Luận văn Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phú

hư sau: - Nhân viên kỹ thuật và kế toán sẽ được nghỉ cả ngày. - 4 nhân viên bán hàng sẽ thay phiên nhau làm việc. Ví dụ: + Chủ nhật ngày 2/4 : A và B trực. + Chủ nhật ngày 9/4 : B và C trực. + Chủ nhật ngày 16/4 : A và C trực. + Chủ nhật ngày 23/4 : C và D trực www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 32 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN - Bốn nhân viên giao hàng sẽ thay phiên nhau làm việc tương tự như các nhân viên bán hàng. - Thủ kho ở tại cửa hàng. BẢNG 4. PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG TẠI CỬA HÀNG VLXD HƯNG PHÚ VÀO NGÀY CHỦ NHẬT Khoản mục Ca 1 Ca 2 Thời gian Từ 7h – 11h Từ 1h - 5h Nhân viên trực Giao hàng Giao hàng Thủ kho Thủ kho 2 nhân viên bán hàng 2 nhân viên bán hàng (Nguồn: DNTN Hưng Phú) Cuối mỗi ngày, nhân viên bán hàng sẽ giao phiếu chi tiền vận chuyển bán hàng trong ngày cho chủ doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp so sánh phiếu chi này với sổ bán hàng hàng ngày có khớp hay không, sau đó sẽ chi tiền vận chuyển cho xe giao hàng. Phần việc còn lại là chủ doanh nghiệp kiểm tra lại doanh thu trong ngày. Trong những năm qua, chủ doanh nghiệp vẫn phân công lao động theo tiến trình như trên, chỉ trừ trường hợp nhân viên có việc đột xuất cần nghỉ phép với lý do chính đáng thì thời khoá biểu phân công lao động tại cửa hàng có sự thay đổi. Tuy nhiên do cách phân công như vậy thiếu sự công bằng giữa nhân viên trong phân xưởng, nhân viên giao hàng so với nhân viên bán hàng và kế toán. Đồng thời nó cũng ảng hưởng đến sức khỏe và thời gian của chủ doanh nghiệp. Chẳng hạn: chủ doanh nghiệp không có thời gian nghỉ ngơi, và sẽ đối phó không kịp với việc có nhiều khách hàng vào ngày chủ nhật. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 33 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN BẢNG 5. KẾT QUẢ SỬ DỤNG THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (Nguồn: Tổng quỹ lương và thưởng lấy từ bộ phận kế toán, doanh thu và lợi nhuận trích từ bảng 2) Nhận xét: Theo bảng trên ta thấy năng suất lao động năm của năm 2006 là thấp nhất 495.400.000 đồng, đến năm 2007 năng suất lao động là 715.700.000 đồng, cao hơn năm 2006 220.300.000 đồng, tuy nhiên đến năm 2008 năng suất lao động lại giảm chỉ còn 706.800.000 đồng, giảm 8.900.000 đồng so với năm 2007. Năng suất lao động năm chỉ là thước đo chung về mức đóng góp của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, nó chưa thể hiện được sự đóng góp của từng cá nhân. Do đó, để biết được mức đóng góp của từng cá nhân ta phải tính được năng suất lao động giờ. Tuy nhiên, doanh nghiệp không theo dõi số ngày làm việc của nhân viên nên không thể tính được năng suất lao động giờ của từng nhân viên. Chỉ tiêu mức sinh lời/người của các thành viên trong doanh nghiệp cũng có sự biến thiên. Năm 2007 chỉ tiêu mức sinh lời/ người là cao nhất, mỗi lao động tạo ra được giá trị lợi nhuận là 4.620.000 đồng, cao hơn năm 2006 là 1.190.000 đồng cho thấy trong năm 2007 mỗi lao động của doanh nghiệp đều cố gắng tạo ra lợi nhuận cao hơn năm trước. Tuy nhiên, đến năm 2008 chỉ tiêu này đã sụt giảm hẳn, mỗi người lao động chỉ còn tạo được 2.240.000 đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu hiệu suất tiền lương cho biết rằng: - Năm 2006, với 1 đồng tiền lương đã đem lại 1,13 đồng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Khoản mục ĐVT 2006 2007 2008 A. Số liệu 1. Doanh thu Triệu đồng 10.403 15.030 14.842 2. Số lượng lao động Người 21 21 21 3. Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 72 97 47 4. Tổng quỹ lương và thưởng. Triệu đồng 64 88 112 B. Kết quả 1. Năng suất lao động/người/năm Triệu đồng 495,4 715,7 706,8 2. Chỉ tiêu mức sinh lời/người Triệu đồng 3,43 4,62 2,24 3. Chỉ tiêu hiệu suất tiền lương 1,13 1,10 0,42 www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 34 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN - Năm 2007, với 1 đồng tiền lương đã đem lại 1,10 đồng lợi nhuận cho doanh nghiệp - Năm 2008, với 1 đồng tiền lương đã đem lại 0,42 đồng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng đòn bẩy tiền lương của doanh nghiệp còn hạn chế mặc dù doanh nghiệp đã cố gắng tăng quỹ lương của nhân viên vào mỗi năm. Nguyên nhân của sự sụt giảm về chỉ tiêu mức sinh lời/người cũng như hiệu suất tiền lương là do thu nhập của doanh nghiệp đã giảm hơn so với năm 2006 và năm 2007, trong khi quỹ lương và thưởng của nhân viên vẫn tăng đều qua mỗi năm, cho thấy mặc dù giảm về lợi nhuận nhưng doanh nghiệp vẫn chăm lo tốt đời sống của người lao động tại doanh nghiệp. Như vậy, chỉ tiêu mức sinh lời/người và chỉ tiêu hiệu suất tiền lương của năm 2008 giảm so với các năm trước là do điều kiện kinh doanh thay đổi đã làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Theo bảng trên, năm 2007 là năm hiệu quả nhất về mặt sử dụng năng suất lao động và lương của doanh nghiệp vì tốc độ tăng năng suất lao động cao hơn tốc độ tăng của lương. Tuy nhiên, năm 2008 tốc độ tăng năng suất lao động đã chậm lại và có phần giảm so với năm 2007, lúc này tốc độ tăng của lương đã cao hơn tốc độ tăng của năng suất lao động. Điều này cho thấy mặc dù điều kiện kinh doanh thay đổi nhưng doanh nghiệp vẫn không ngừng tăng lương cho công nhân, do vậy doanh nghiệp không chỉ kinh doanh vì lợi nhuận mà còn vì mục tiêu xã hội. 4.2 Phân tích hoạt động quản trị mua, nhập và bán hàng tại doanh nghiệp Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại- dịch vụ mua bán lẻ vật liệu xây dựng, hoạt động mua là hoạt động quan trọng nhất vì để bán tốt cần phải bắt đầu từ mua tốt. Do đó nó ảnh hưởng đến kết quả lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp. Khi đi vào kinh doanh ngoài giá vốn hàng bán, cửa hàng còn phải trả thêm cho các chi phí mới phát sinh như: chi phí vận chuyển cho việc mua hàng, chi phí vận chuyển cho việc bán hàng (chi phí bán hàng), chi phí quản lý. Trong các loại này có loại thuộc chi phí bất biến, có loại thuộc chi phí khả biến nên cần phải quản trị các loại chi phí này thật tốt. Muốn vậy việc tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra kinh doanh phải tốt. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 35 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Loại hình kinh doanh của doanh nghiệp là thương mại và dịch vụ mua bán sỉ và lẻ vật liệu xây dựng, do đó việc quản trị hoạt động mua hàng và bán hàng là quan trọng nhất, là đầu ra đem lại thu nhập cho doanh nghiệp, khâu quyết định hiệu quả kinh doanh thực tế. Việc mua hàng hoá đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp kiếm được lợi nhuận nhiều hơn. Theo những số liệu kết quả kinh doanh từ 2006 – 2008 đã được giới thiệu ở phần khái quát, ta tiến hành đánh giá công tác quản trị mua, nhập hàng và bán hàng như sau: Quy trình vận động bán hàng tại cửa hàng gồm 3 khâu: khâu mua hàng, khâu nhập hàng và khâu bán hàng 4.2.1 Đánh giá khâu quản trị hoạt động mua hàng: Mục tiêu của công tác quản trị này là tìm nguồn cung ứng bảo đảm hàng hoá về mặt số lượng, chất lượng và giá cả. Công tác quản trị mua hàng có ảnh hưởng lớn đến kết quả doanh thu của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp mua với giá cao sẽ không bán được hàng do phải cạnh tranh với các cửa hàng khác, doanh nghiệp đã mất đi cơ hội tăng thêm doanh thu cũng như mất đi khách hàng thân thuộc trong tương lai. Do đó, mua hàng là khâu quan trọng nhất cần phải quản trị tốt sao cho chi phí thấp nhất. Trong khâu mua hàng, chủ doanh nghiệp là người toàn quyền quyết định. Quá trình mua hàng hoá bao gồm nhiều công việc khác nhau có quan hệ chặt chẽ với nhau. Các công việc ấy đã tạo thành một quy trình thể hiện như sau: Sơ đồ 9. Quy trình mua hàng hoá của doanh nghiệp. Thỏa mãn Nhu cầu mua Tìm và chọn người bán Thương lượng và đặt hàng Thực hiện đơn hàng Đánh giá kết quả mua Không thỏa mãn www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 36 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Theo sơ đồ trên thì chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành:  Hoạch định nhu cầu mua: bước hoạch định nhu cầu mua này chủ doanh nghiệp sẽ dựa vào chủng loại hàng hoá còn lại trong kho, nhu cầu trên thị trường và căn cứ vào đơn đặt hàng của khách để xác định số lượng cần mua của loại hàng hoá đó. Tuy nhiên việc hoạch định nhu cầu mua chỉ dựa theo cảm tính và kinh nghiệm để dự đoán số lượng mua chứ không có tính toán cụ thể nào. Như vậy, công tác hoạch định nhu cầu mua hàng sẽ thiếu chính xác khi chưa có căn cứ xác thực cho việc mua hàng.  Tìm và chọn người bán: sau khi đã xác định lượng cần mua, chủ doanh nghiệp sẽ giao dịch bằng điện thoại với nhà cung cấp về chủng loại, giá cả, thời gian thanh toán tiền hàng, thời gian và địa điểm giao hàng. Nếu giao dịch được thoả mãn thì tiến hành đặt hàng. Có thể trong quá trình tìm nhà cung cấp doanh nghiệp sẽ phải hỏi nhiều người bán để tìm ra mức giá hợp lý nên việc phát sinh thêm chi phí quản lý (chi phí giao dịch là không tránh khỏi).  Thực hiện đơn hàng: Sau khi hàng được chở về doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá kết quả mua theo các chỉ tiêu như: số lượng, chủng loại, chất lượng, đúng thời điểm, chi phí thấp nhất. Chi phí mua hàng của doanh nghiệp bao gồm 2 chi phí chính đó là chi phí hàng hóa (giá trị của hàng hoá) và chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp vận chuyển hàng từ nhà cung cấp về đến cửa hàng bằng xe thuê ngoài và cước phí vận chuyển tỷ lệ thuận với khối lượng của hàng hoá được chở về.  Chính sách tồn kho của doanh nghiệp: Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh với hai kênh phân phối sỉ và lẻ. Với kênh phân phối lẻ, doanh nghiệp chỉ nhập hàng về với số lượng vừa đủ để trưng bày tại cửa hàng và đáp ứng nhu cầu cho khách hàng mua lẻ. Còn với kênh phân phối sỉ phần lớn khách hàng mua hàng hóa qua đơn đặt hàng. Khi khách hàng muốn mua hàng hóa với số lượng lớn sẽ điện thoại hoặc trực tiếp đến cửa hàng giao dịch và thương lượng và ký kết hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào số lượng hàng hóa khách hàng đặt doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp tiến hành đặt hàng và nhập hàng nên tình trạng tồn kho với khối lượng lớn ít xảy ra. Với các đại lý thuộc kênh phân phối www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 37 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN của doanh nghiệp thường mua hàng trọn gói nên hạn chế được tình trạng trả lại hàng hóa trừ trường hợp hàng kém phẩm chất hay chủng loại. Bên cạnh đó, phương pháp xuất kho của doanh nghiệp là theo phương pháp FIFO nên doanh nghiệp cũng chủ động hơn trong công tác quản lý hàng tồn kho. Bên cạnh đó, việc mua hàng đúng thời điểm là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp có được lợi nhuận cao, muốn vậy công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp phải được chú trọng đúng mức nhất là công tác lập kế hoạch. Ta có thể đánh giá công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp vào năm 2008 như sau: BẢNG 6. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ CHO MUA HÀNG NĂM 2008 ĐVT: Triệu đồng Sản phẩm Chi phí mua hàng Chênh lệch Kế hoạch Thực hiện Tuyệt đối % Ngói Thái Tan 5.913 6.015 102 1,73 Sơn 1.057 884 (173) (16,36) Gốm đá trang trí 814 873 59 7,25 Gạch 1.668 1.589 (80) (4,78) Kéo Martruss 4.816 4.947 131 2,72 Tổng cộng 14.269 14.308 (Nguồn: Bộ phận kế toán – DNTN Hưng Phú) Nhận xét: Theo bảng trên có thể đánh giá việc lập kế hoạch của doanh nghiệp như sau: - Chênh lệch âm là các mặt hàng Sơn và Gạch. Nguyên nhân là do từ năm 2007 giá cả hàng hóa ngành xây dựng có nhiều biến động, trong đó hai mặt hàng nói trên biến động khá nhiều, giá liên tục tăng, trên thị trường xuất hiện ngày càng nhiều đối thủ kinh doanh hai mặt hàng trên, bên cạnh đó bên ngoài thị trường xây dựng đã có những dấu hiệu chững lại do mặt bằng giá khá cao. Điều này đã làm cho doanh nghiệp đề phòng rủi ro bị thua lỗ nên chỉ mua vào ít hàng hoá. - Chênh lệch dương là các mặt hàng Ngói Thái Lan, Gốm đá trang trí và Kèo Martruss . Tình hình thị trường biến động như trên, nhưng các mặt hàng này thuộc mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp nên doanh nghiệp vẫn phải mua hàng để bán với số lượng ít hơn nhưng chi phí vẫn cao hơn so với kế hoạch. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 38 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN Như vậy, công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp tuy có chênh lệch so với phần thực hiện nhưng chênh lệch này là không nhiều, gần sát với số thực tế và cũng phù hợp với tình hình của thị trường. Nhìn chung khâu quản trị hoạt động mua hàng của doanh nghiệp tương đối tốt và khá đầy đủ từ công tác hoạch định đến việc lựa chọn và thực hiện đơn hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời gian trong việc mua hàng hóa đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng. Bên cạnh đó, với quy trình mua hàng như đã trình bày thấy rằng nhu cầu mua hàng hóa của doanh nghiệp được thỏa mãn và thực sự có hiệu quả khi lựa chọn được nhà cung ứng với giá cả tối ưu, chất lượng hàng hóa được đảm bảo. Để làm được điều đó, doanh nghiệp nên giữ vững lập trường cũng như kế hoạch đã đề ra đối với hoạt động mua hàng hóa. 4.2.2 Đánh giá khâu quản trị hoạt động nhập và quản lý hàng tồn kho:  Đánh giá khâu quản trị hoạt động nhập hàng: Khi đã quyết định mua hàng, chủ doanh nghiệp sẽ đặt hàng bằng điện thoại nếu mua với số lượng ít hoặc gửi bản fax nếu mua với số lượng nhiều cho nhà cung ứng. Sở dĩ doanh nghiệp có thể mua hàng qua điện thoại vì chủ doanh nghiệp là người có uy tín cao đối với các nhà cung ứng nên không cần phải có biên bản đặt hàng vẫn mua được hàng. Trong khâu nhập hàng này, có 2 loại bốc dở hàng tùy theo đặc điểm của hàng hóa: - Nếu là các mặt hàng tấm kẽm, tấm đen và thép hình sẽ được công nhân xuống hàng và xếp hàng vào kho bằng tay. - Nếu là các mặt hàng cuộn thì xuống hàng và sắp xếp vào kho bằng máy móc Trình tự diễn biến như sau:  Bước 1: Khi xe hàng về đến nơi, chủ doanh nghiệp sẽ được nhận hoá đơn giá trị gia tăng (nếu có) và hóa đơn giao hàng của nhà cung ứng từ chủ xe.  Bước 2: Chủ doanh nghiệp sẽ cùng với nhân viên kiểm tra lại barem hàng rồi bàn giao số lượng và chủng loại cho thủ kho, sau đó bàn giao hóa đơn giá trị gia tăng cho kế toán để thực hiện nhiệm vụ báo cáo thuế. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 39 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN  Bước 3: Thủ kho tiến hành kiểm hàng trên xe và kiểm tra quá trình xuống hàng của công nhân.  Bước 4: Là quá trình nhập hàng vào kho, các loại hàng hoá khi được nhập vào kho sẽ được xếp vào các ngăn, kệ để hàng theo quy định. - Riêng mặt hàng phôi cuộn sau khi được bốc dở xuống phương tiện giao hàng bằng hệ thống palang cáp điện sẽ được đưa vào kho xưởng bằng hệ thống xe chạy trên đường ray. Kế tiếp công nhân sẽ sắp xếp các cuộn phôi này vào chỗ của nó trong kho xưởng sao cho thuận tiện trong việc bán hàng. - Thủ kho là người theo dõi toàn bộ quá trình xuống hàng và nhập hàng vào kho, nên trong quá trình đó, nếu phát hiện sự cố có lẫn loại hàng hoá khác hoặc hàng kém chất lượng thì sẽ báo lại với chủ doanh nghiệp để chủ doanh nghiệp báo cho nhà cung cấp và xử lý.  Bước 5: Chủ doanh nghiệp sẽ ghi lại số lượng vào sổ giao hàng để thanh toán tiền vận chuyển cho chủ phương tiện. Nhận xét khâu quản trị nhập hàng: Việc nhập hàng vào kho được thực hiện dễ dàng, thuận tiện vì tất cả các loại hàng hóa đều được định sẵn chỗ, chỉ cần xếp hàng vào đúng chỗ của nó là xong. Tuy nhiên cũng có một số bất lợi như sau: - Khâu nhập hàng hóa ở bước 3 phải trải qua 2 giai đoạn xuống hàng rồi mới nhập hàng vào kho. Khi xe giao hàng về đến là phải tiến hành nhập hàng ngay, không chủ động được thời điểm xuống hàng, thời gian xuống hàng lại vào ban ngày nên càng gây ảnh hưởng đến việc bán hàng của cửa hàng trong khi đó vẫn có những lúc cửa hàng vắng khách, công nhân chỉ ngồi chờ việc. - Các bước thực hiện nhập hàng khá đơn giản, ít phải trải qua các thủ tục rườm rà, chỉ cần kiểm tra thử 1 hoặc vài mẫu lúc giao hàng là được nên khi có sự cố về hàng hoá như có loại hàng khác bị lẫn vào hoặc hàng kém phẩm chất nhưng không phát hiện ra kịp thời, lúc đó không ai chịu trách nhiệm dẫn đến hậu quả cuối cùng là doanh nghiệp phải chịu thất thoát chỗ đó. - Trong khi chờ nhập hàng hóa, doanh nghiệp đã không tính toán đến việc nhà cung ứng giao trễ hàng mặc dù đã hẹn ngày giao hàng, không lập tiến độ theo dõi thời hạn nhận nguyên vật liệu từ những người cung ứng khác nhau nên không www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 40 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN tạo được sự chủ động trên mọi phương diện trong việc tiếp nhận hàng hóa, có lúc nhập quá nhiều mặt hàng này gây thiếu hụt vốn cho mặt hàng khác.  Đánh giá khâu quản lý hàng tồn kho: Công tác quản lý hàng tồn kho là hết sức quan trọng đòi hỏi phải bố trí người quản lý và bảo quản cẩn thận nhằm tránh những tổn thất có thể xảy ra. Đối với DNTN Hưng Phú công tác quản lý hàng tồn kho cững được thực hiện khá đầy đủ bằng cách kiểm kê định kỳ hàng tháng, hàng quý, đối chiếu sổ sách với số thực nhập, thực xuất và xác định lượng hàng tồn kho. Để xử lý hàng tồn kho doanh nghiệp thực hiện chiết khấu hay giảm giá hàng bán để cải thiện tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm chi phí kho bãi, mẫu mã hàng hóa lạc hậu.  Đánh giá công tác Marketing:  Yêu tô giá: Việc đánh giá của doanh nghiệp hiện nay dựa vào 3 yếu tố: + Lợi nhuận: tùy theo từng thời điểm mà doanh nghiệp định ra một mức lợi nhuận nhằm kích thích người mua. + Người mua. +Cạnh tranh. - Việc định giá dựa vào lợi nhuận giúp doanh nghiệp làm ăn có lãi và phát triển. Tuy nhiên, giá cả của doanh nghiệp cũng là một giá cạnh tranh trên thị trường hiện nay. Ngoài ra việc quyết định giá dựa vào người mua có ý nghĩa là doanh nghiệp áp dụng đối với khách hàng than thiết. Các khách hàng than thiết thì được áp dụng giá thấp hơn nhằm gắn bó khách hàng của doanh nghiêp. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp còn dựa vào mức giá của các đối thủ mà có chiến lược giá cho phù hợp.  Yếu tố sản phẩm: Đối với lĩnh vực kinh doanh hàng hóa vật liệu xây dựng mang tính đặc thù và đồng nhất, không có sự phân biệt rõ rệt so với các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề kinh doanh. Điều này tạo rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trên thị trường. Vì vậy, hiện nay Hưng Phú kinh doanh phần lớn với các khách hàng quen biết lâu năm và những khách hàng được giới thiệu đến nhờ vào uy tín làm ăn và chất lượng hàng hóa. www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 41 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN  Yếu tố khuyến mãi: Khuyến mãi là một trong những yếu tố nhằm làm kích thích tiêu thụ hàng hóa, nhưng cho đến thời điểm hiện nay doanh nghiệp chưa có hình thức khuyến mãi nào được làm rầm rộ một cách bài bản, chủ yếu dựa vào các mối quan hệ thân thiết với các khách hàng và chỉ tặng quà cho các ngày lễ tết, ngoài ra nhằm tạo những mối quan hệ làm ăn lâu dài doanh nghiệp còn áp dụng các chính sách chiết khấu đối với các nhà phân phối mua hàng với số lượng nhiều và chi trả tiền ngay theo tỷ lệ phần trăm tương ứng với số tiền được ghi trong hóa đơn.  Yếu tố phân phối: Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng chủ yếu hình thức phân phối trực tiếp và thong qua một số trung gian phân phối các sản phẩm của doanh nghiệp đến tay ngườ tiêu dung cuối cùng, đây là hình thức phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ khi mà doanh nghiệp không có đủ những nguồn lực để phát triển mạng lưới kinh doanh trong khu vực ĐBSCL. 4.2.3 Đánh giá khâu quản trị bán hàng: Cùng với tầm quan trọng của khâu mua hàng là khâu quản trị bán hàng, vì đây là khâu quyết định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp nên đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ phục vụ tốt khách hàng về mặt chất lượng và giá cả, mà còn đòi hỏi thái độ phục vụ, trình độ hiểu biết về hàng hóa của nhân viên bán hàng. Doanh nghiệp kinh doanh 5 nhóm mặt hàng chính: Ngói Thái Lan, Sơn, Gốm đa trang trí, Gạch, Kèo Martruss. Sau đây là doanh số bán của doanh nghiệp: BẢNG 7. DOANH SỐ BÁN CỦA DOANH NGHIỆP QUA 3 NĂM 2006- 2008 ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Ngói Thái Lan 4.729 6.081 5.939 Sơn 803 749 923 Gốm đá trang trí 845 806 849 Gạch 992 2.420 2.048 Kèo Martruss 3.034 4.974 5.083 Tổng cộng 10.403 15.030 14.842 (Nguồn: Bộ phận kế toán DNTN Hưng Phú) www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 42 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 Ngói Thái Lan Gốm đá trang trí Kèo Martruss 2006 2007 2008 Biểu đồ 2. SO SÁNH DOANH SỐ BÁN CÁC MẶT HÀNG NĂM 2006-2008 Theo biểu đồ trên ta thấy doanh số hàng năm của các mặt hàng như: Ngói, Gạch, Kèo Martruss đều có doanh thu cao đặc biệt là năm 2007 và năm 2008. Các mặt hàng như Sơn và Gốm có doanh thu thấp hơn nhưng vẫn là sản phẩm chính của doanh nghiệp. Dự báo năm 2009 doanh thu của mặt hàng Ngói, Gạch và Kèo Martruss vẫn chiếm vị trí cao. Để thực hiện quản trị tốt khâu tổ chức bán hàng thì việc bán hàng được tổ chức có sự kết hợp chặt chẽ giữa khâu bán hàng và khâu giao hàng trình tự như sau:  Bước 1: Nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, làm phiếu tính tiền theo 3 liên: liên 1 giao cho kế toán ra hóa đơn thuế giá trị gia tăng cho khách, liên 2 giao cho khách kèm theo hóa đơn VAT để khách thanh toán tiền, liên 3 giữ lại để kiểm tra doanh thu cuối ngày. Trường hợp khách yêu cầu chở trước và sẽ thanh toán ngay sau khi chở đến nơi thì liên 2 này sẽ dùng làm giấy ký nhận của khách hàng và không xuất hóa đơn VAT.  Bước 2: Nhân viên bán hàng ghi phiếu lấy hàng trong kho và chuyển giấy này cho người giao hàng, người giao hàng chỉ được phép lấy hàng giao khi có phiếu này từ người bán hàng.  Bước 3: Trước khi hàng rời khỏi cửa hàng, thủ kho sẽ kiểm tra lại số hàng được giao thông qua liên 1, nếu đã đủ và đúng số hàng như trong liên 1 thì xe giao www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 43 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN hàng được quyền rời khỏi cửa hàng. Nếu khách hàng là khách thân thuộc của cửa hàng tức là người được chủ cửa hàng cho phép nợ gối đầu khi mua hàng thì người chở hàng sẽ đem theo sổ ký nhận của người khách này để thuận lợi cho việc ký nhận có nhận hàng. - Sau khi giao hàng theo địa chỉ cần giao, người giao hàng sẽ đem tiền thanh toán của khách và sổ ký về (nếu có). - Nếu có sổ ký nhận nợ thì kế toán phụ trách phần công nợ sẽ giữ những giấy tờ có liên quan đến khách hàng còn nợ này. Tổ chức bán hàng của doanh nghiệp còn có các hình thức chiết khấu giảm giá cho khách hàng như: - Nếu khách hàng mua lẻ mà nằm trong Q. Ninh Kiều thì sẽ được doanh nghiệp vận chuyển đến nơi cho khách hàng. Hình thức bán lẻ là bán trực tiếp cho khách hàng và thu tiền mặt theo bảng giá bán lẻ tại cửa hàng. - Đối với các doanh nghiệp mua sỉ sẽ được doanh nghiệp bán theo đơn giá sỉ, được mua gối đầu. Hình thức bán sỉ là bán buôn cho các cửa hàng khác và bán theo các hợp đồng kinh tế khi khách hàng đặt hàng với số lượng lớn. Vào mỗi dịp tết trung thu hay tết nguyên đán doanh nghiệp đều có tặng quà cho những khách hàng thường xuyên gắn bó với cửa hàng, giá trị món quà tuỳ theo mức đóng góp của khách hàng vào doanh thu của doanh nghiệp. Trong quá trình bán hàng, nếu tình hình giá cả trên thị trường có thay đổi thì nhà cung cấp sẽ fax bảng giá mới cho cửa hàng để chủ doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh giá bán hàng hóa. Trong khâu quản trị bán hàng, việc quản lý chi phí bán hàng hay chi phí vận chuyển là quan trọng nhất. Khâu vận chuyển cho khách hàng chủ yếu bằng xe tải và xe honda 2 bánh. Dưới đây là tình hình chi phí vận chuyển bán hàng thực hiện so với kế hoạch năm 2008 của doanh nghiệp: www.kinhtehoc.net Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tại DNTN Hưng Phú GVHD: Thầy LÊ TÍN 44 SVTH: TRẦN THỊ MỸ NGÂN BẢNG 8. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ VẬN CHUYỂN BÁN HÀNG NĂM 2008 ĐVT: Triệu đồng Sản phẩm Chi phí vận chuyển bán hàng Chênh lệch Kế hoạch Thực hiện Tuyệt đối % Ngói Thái Tan 33 39 6 18,18 Sơn 21 18 (3) (14,29) Gốm đá trang trí 41 45 4 9,76 Gạch 28 23 (5) (17,86) Kèo Martruss 37 47 10 27,03 Tổng cộng 160 172 (Nguồn: Bộ phận kế toán DNTN Hưng Phú) Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng chi phí vận chuyển cho việc bán hàng năm 2008 vừa qua có nhiều biến động đáng kể. Trong đó chi phí vận chuyển cho mặt hàng Sơn và Gạch thực hiện giảm so với kế hoạch, nguyên nhân của việc giảm chi phí là do trong năm 2008 hai mặt hàng trên tiêu thụ tương đối chậm một phần vì doanh nghiệp mua lượng hàng đầu vào ít hơn so với mọi năm nên khách hàng ít có sự lựa chọn, t