Luận văn Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác tham dự thầu tại Công ty Cơ điện Trần Phú

đã chủ động tìm hiểu thị trường, quảng bá sản phẩm với tiêu chí: Chất lượng được đặt lên hàng đầu. Công ty đã tham gia vào nhiều công trình, dự án lớn với số vốn lên đến hàng trăm tỷ đồng. Năm 2002, công ty được trao tặng “Giải thưởng chất lượng Việt Nam”. Hiện nay, Công ty là doanh nghiệp nhà nước hạng I thuộc Ủy ban nhân ân Thành phố Hà Nội và là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất dây và cáp điện các loại. Thương hiệu « Dây - cáp điện Trần Phú » đã trở thành một thương hiệu mạnh trên cả nước, được người tiêu dùng tín nhiệm và sử dụng rộng rãi trong các công trình xây dựng công nghiêp cũng như dân dụng. Các sản phẩm của Công ty có mặt trên thị trường trong và ngoài nước, trở thành nhà cung cấp uy tín của hầu hết các Công ty điện lực thuộc tổng Công ty điện lực Việt Nam, các ngành Công nghiệp và kinh tế quốc dân trong cả nước cũng như các bạn hàng Quốc tế và khu vực. Có thể thấy điều đó qua một số khách hàng lớn của Công ty, cũng như các dự án mà Công ty đã và đang tham gia thực hiện: Bảng số 5: Một số dự án mà Công ty đã tham gia thực hiện trong những năm gần đây (đơn vị: đồng) Tên khách hàng Thời gian Hợp đồng Giá trị hợp đồng CÔNG TY TNHH THÁI DƯƠNG 10/03/2005 Dây đồng trần ủ f 2.6 7.047.180.000 NHÀ MÁY THIẾT BỊ ĐIỆN HANAKA 20/06/2005 Nhôm thỏi 6.550.459.293 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÔNG GIANG 04/01/2006 Dây đồng trần ủ mềm f 2.6 8.216.355.000 CÔNG TY CÁP VINADEASUNG 07/02/2006 Dây đồng trần ủ f 2.6 25.515.000.000 CÔNG TY TNHH DÂY CÁP VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN KEVIN 11/02/2006 Dây đồng trần ủ mềm f 2.6 16.968.840.000 CÔNG TY TÂN TÂY ĐÔ 12/02/2007 Cathodes 19.950.000.000 CÔNG TY TNHH NN MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 10/12/2007 Cáp treo hạ thế 3x195 +1x120 15.711.630.000 CHI NHÁNH CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 11-XN SÔNG ĐÀ 11-3 27/02/2008 Dây điện dân dụng bọc PVC, cáp nhôm trần lõi thép ACSR 300/39 có mỡ bảo vệ 8.421.211.875 CÔNG TY TNHH DV THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP ĐỨC TÂM 09/10/2008 Cáp treo, cáp đồng bọc, dây điện dân dụng các loại 14.198.697.502 CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ HOÀNG LONG 20/01/2009 Cáp treo Cu/XLPE/3x6+1x10mm2 222.840.200 CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG GIAO THỦY 27/06/2009 Cáp nhôm bọc hạ thế AI/PVC 50mm2 147.859.350 CÔNG TY CP MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ HÀ ĐÔNG 28/08/2009 Cáp điện Cu/XLPE/2x6+1x10mm2 53.256.500 CÔNG TY TNHH PHƯƠNG DUNG 02/02/2010 Dây điện bọc PVC (dây đơn 1x2.5mm, 1x4mm), cáp treo hạ thế Cu/XLPE/PVC 3.391.248.157 CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN MỸ 06/03/2010 Dây đơn, dây dẹt, dây cáp treo, dây cáp tiết địa 2.149.266.250 VIỆN THỦY ĐIỆN VÀ NĂNG LƯỢNG TÁI TẠO 24/04/2010 Cáp nhôm bọc hạ thế CI/PVC (AV 50mm) 79.750.000 Nguồn: Công ty Cơ điện Trần Phú Công tác tham gia đấu thầu trong và ngoài nước được quan tâm và thực hiện bài bản đúng quy định. Với việc mở rộng các mối quan hệ, bằng thương hiệu của Công ty nên trong quá trình đầu thầu, kết quả thắng thầu của Công ty cao, đã tạo được 50% việc làm qua đấu thầu. Mặt khác, công tác quản lý quá trình thực hiện các hợp đồng của Công ty được coi trọng tạo được lòng tin cho khách hàng. 2.5 Thị trường tiêu thụ: - Bằng việc đưa thiết bị công nghệ tiên tiến vào sản xuất kịp thời bên cạnh việc phát huy hiệu quả của đầu tư, thì các sản phẩm của Công ty đã chiếm lĩnh được thị trường trong nước và nước ngoài với thương hiệu mạnh trong ngành dây và cáp điện. Đặc biệt là sản phẩm dây điện dân dụng có chất lượng cao thương hiệu Trần phú đã đi vào cuộc sống của người tiêu dùng. Đã định hướng thị hiếu người tiêu dùng vươn tới những sản phẩm sản xuất trong nước có chất lượng cao, hình thức đẹp, giá thành hợp lý. Các loại dây điện dân dụng của Công ty được tiêu thụ trực tiếp cho người tiêu dùng, các đội xây lắp điện chủ yếu thông qua các đại lý tiêu thụ và phân phối sản phẩm. Số lượng sản phẩm tiêu thụ trên thị trường này chủ yếu phụ thuộc vào năng lực của các nhà phân phối và người bán hàng trực tiếp ở các cửa hàng bán lẻ. Hiện nay công ty đã có tất cả 13 nhà phân phối cấp 1 ở Hà Nội và một số tỉnh miền Bắc như: Bắc Giang, Nam Định, Thái Bình, Thanh Hóa... Mạng lưới tiêu thụ này còn mỏng so với nhu cầu thực tế và các đối thủ cạnh tranh khác. - Bên cạnh đó, công ty cũng đã thúc đẩy việc xuất khẩu các sản phẩm của mình sang I rắc, các nước trung cận Đông và xúc tiến việc xuất khẩu sang các nước Đông Âu như Ba Lan, Hungary... với kim ngạch trên 7 triệu đô la Mỹ. Đặc biệt công ty đã tiến hành đa dạng hóa sản phẩm triển khai sản xuất và cấp các chứng chỉ UL, VDE làm tiền đề cho việc xuất khẩu sang thị trường Mỹ, EU ( từ năm 2006, công ty đã triển khai làm các chủng loại dây cắm xuất sang tập đoàn SAMSUNG- HÀN QUỐC) mở ra một hướng đi mới cho công ty trong việc đổi mới đa dạng hóa sản phẩm để làm tốt cho việc hội nhập WTO của Việt Nam. 2.6 Đối thủ của Công ty: Sản xuất dây và cáp điện thuộc ngành công nghiệp điện là một trong những ngành thu hút khá nhiều sự quan tâm của các chủ đầu tư. Hơn nữa, Công ty hoạt động mạnh trên cả thị trường trong nước, từ Nam ra Bắc, từ các tỉnh nhỏ đến các thành phố lớn. Chính vì thế, xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh với Công ty là điều không thể tránh khỏi. Một số đối thủ lớn của Công ty có thể kể đến: - Công ty dây và cáp điện Ngọc Khánh 37 Nguyễn Sơn, Long Biên, Hà Nội - Công ty dây và cáp điện Vạn Xuân Km 16, quốc lộ 32, Sơn Tây, Hà Nội - Công ty dây và cáp điệnTaya Việt Nam, chi nhánh Hải Dương - Công ty TNHH một thành viên Dây và cáp điện Việt Nam - Công ty CP điện máy miền Bắc. 2.7 Chất lượng Hồ sơ dự thầu : Có thể nói chất lượng Hồ sơ dự thầu (HSDT) là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và sâu sắc nhất tới kết quả của hoạt động tham dự thầu. HSDT là sản phẩm của quá trình nghiên cứu và soạn thảo. Nó là kết quả của quá trình kết hợp giữa nhiều phòng ban, bộ phận, giữa năng lực hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn của đội ngũ nhân sự. Qua một bộ HSDT có tính khả thi có thể đánh giá được nội lực của nhà thầu: một đội ngũ nhân sự có trình độ, hệ thống máy móc thiết bị đạt tiêu chuẩn, có tiềm lực tài chính vững mạnh và uy tín. Chất lượng HSDT phải được đánh giá trên cả hai phương diện: nội dung và hình thức Về mặt nội dung, HSDT trước hết phải đảm bảo trình bày đầy đủ các yêu cầu công việc cũng như yêu cầu khác đã nêu trong HSMT. Thông thường với mỗi gói thầu, các yêu cầu này đã được quy định chi tiết, rõ ràng trong HSMT, do đó, khi lập HSDT đòi hỏi cán bộ đấu thầu phải nghiên cứu kỹ HSMT để chuẩn bị đầy đủ những nội dung đảm bảo yêu cầu. Song song với nó, một bộ HSDT cũng cần trình bày đủ những nội dung theo quy định của Luật đấu thầu Việt Nam. Vì thế, cán bộ soạn thảo HSDT cần phải có trình độ hiểu biết không chỉ trong lĩnh vực chuyên môn mà còn phải nắm rõ quy trình soạn thảo và các yêu cầu cụ thể đối với một bộ HSDT. Điều đó đồng nghĩa với việc cán bộ được giao nhiệm vụ trực tiếp lập HSDT phải được trang bị kỹ năng vững chắc trong lĩnh vực đấu thầu, thành thạo kỹ năng lập HSDT và có nhiều kinh nghiệm trong công tác này. Bên cạnh mặt nội dung là hình thức của HSDT, một bộ hồ sơ tốt không chỉ đảm bảo về mặt nội dung mà còn phải hoàn chỉnh và bắt mắt về mặt hình thức. Cần đặc biệt chú ý tới cách sắp xếp, trình bày thông tin để tạo thuận lợi cho bên mời thầu trong đánh giá HSDT, tránh tình trạng trình bày lộn xộn dẫn tới việc hiểu thiếu, sai lệch về nhà thầu. Việc có được một bộ HSDT hoàn chỉnh, mang tính khả thi là yếu tố vô cùng quan trọng có ảnh hưởng chi phối đến khả năng thằng thầu của Công ty. Đi đôi với chất lượng của Bộ HSDT là năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo HSDT. Do đó công ty rất chú trọng trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân sự cho phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật - là những phòng chịu trách nhiệm chính thực hiện công tác đấu thầu. Tóm lại, có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của Công ty. Mỗi nhân tố đều có tác động và ảnh hưởng lớn đến khả năng thắng thầu của Công ty. Chính vì vậy cần phải đảm bảo những nhân tố đó thì công tác đấu thầu của Công ty mới đạt hiệu quả cao. 3. Tổng quan về công tác đấu thầu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú : 3.1 Tổng quan về công tác đấu thầu tại Công ty : Từ khi thành lập, công ty đã tham gia nhiều dự án lớn nhỏ phục vụ mua sắm trang thiết bị, dây truyền công nghệ. Công tác đầu tư được đẩy mạnh và phát triển hàng năm. Tuy nhiên để có được uy tín và những phát triển hiện nay, công tác soạn thảo, lựa chọn gói thầu, quản lý đầu tư, triển khai thực hiện dự án, thẩm định dự án cũng phải được làm cẩn thận. Công tác quản lý đầu tư đặc biệt được chú trọng, đây là một bộ phận không thể tách rời trong hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty đã cố gắng thực hiện tốt việc quản lý đầu tư để tạo sự tác động liên tục, có tổ chức, định hướng vào quá trình đầu tư của mình. Trong từng điều kiện cụ thể, Ban lãnh đạo công ty luôn cố gắng sử dụng đồng bộ các biện pháp kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật và một số biện pháp khác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Ngoài hoạt động đầu tư trang thiết bị máy móc cho công ty, Công ty tham gia đấu thầu, hợp tác với các cơ sở ngành điện như: Tổng công ty điện lực Việt Nam, Ban quản lý điện miền Trung, Công ty điện lực Hà Nội, Công ty điện lực Yên Bái, Hòa Bình... trong công tác tiêu thụ sản phẩm chủ yếu thông qua các đại lý và tham gia đấu thầu. Từ khi thành lập đến nay, Công ty thường xuyên tham gia vào các cuộc đấu thầu trong và ngoài nước ở các dự án lớn, trọng điểm, cung cấp mạng lưới dây điện lớn cho các dự án. Nhờ có mối quan hệ rộng rãi với nhiều nước trên thế giới, các doanh nghiệp cung cấp nguyên liệu trong nước, Công ty thường có khả năng trúng thầu với các gói thầu lớn, nhờ có hoạt động này tạo ra được rất nhiều việc làm cho công nhân. Tuy nhiên, Công ty cũng lựa chọn gói thầu chứ ko phải tham gia tràn lan, vượt quá khả năng của mình cũng như các gói thầu của các dự án không thấy khả thi. Bảng số 6 : Số lượng gói thầu mà công ty đã tham dự những năm gần đây Năm Số lượng gói thầu tham gia Số gói thầu trúng 2007 31 5 2008 35 3 2009 28 4 Nguồn: Công ty Cơ điện Trần Phú Một số gói thầu mà Công ty đang thực hiện: Gói thầu « Cung cấp dây cáp điện hạ thế », chủ đầu tư là Công ty điện lực 3-TP Hồ Chí Minh Giá trị gói thầu là 26.055.098.900VNĐ Thời gian thực hiện gói thầu 1 năm Khối lượng công việc hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại được 70% Gói thầu « Cung cấp dây nhôm bọc, dây cáp điện », chủ đầu tư là Ban quản lý dự án nhà máy thủy điện ĐăkMi 4 Giá trị gói thầu: 40.850.675.412 VNĐ Thời gian thực hiện gói thầu: 16 tháng Khối lượng công việc hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại được 50% Gói thầu « Gia công tái chế dây nhôm trần và dây nhôm trần lõi thép », chủ đầu tư là Công ty điện lực 2 Giá trị gói thầu: 3.669.159.150 VNĐ Thời gian thực hiện gói thầu: 16 tuần Khối lượng công việc hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại được 90% Công tác tham dự thầu cũng như các hoạt động sản xuất kinh doanh khác đều chịu sự điều chỉnh của pháp luật, đặc biệt là công tác đấu thầu càng cần phải được thực hiện đúng như những quy định của Nhà nước và Chính phủ ban hành. 3.2 Các văn bản pháp luật có liên quan đến công tác đấu thầu của Công ty: - Nghị định số 88/1999/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 1/9/1999 về việc ban hành quy chế đấu thầu - Nghị định số 14/2000/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 5/5/2000 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 của Chính phủ - Thông tư số 04/2000/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch đầu tư ban hành ngày 26/5/2000 về hướng dẫn thực hiện quy chế đấu thầu (ban hành) kèm theo nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/2000 của Chính phủ và nghị định số 14/2000/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 5/5/2000 - Nghị định số 66/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 12/6/2003 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số 14/2000/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 5/5/2000 - Thông tư số 01/2004/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch đầu tư ban hành ngày 26/5/2000 về hướng dẫn thực hiện nghị định số 66/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 12/6/2003 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quy chế đấu thầu - Nghị định số 111/2006/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 29/9/2006 về việc hướng dẫn thi hành luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo luật xây dựng - Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 do Chính phủ ban hành ngày 29/11/2005 Và một số văn bản khác có liên quan 3.3 Nhân sự cho công tác tham dự thầu của Công ty : Tham gia vào công tác đấu thầu của Công ty gồm rất nhiều bộ phận, phòng ban. Các đơn vị cùng nhau phối hợp thực hiện để chuẩn bị cho công tác tham gia dự thầu của Công ty. - Giám đốc của Công ty là người ra quyết định xem có nên tham gia dự thầu hay không - Phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ thu thập thông tin khách hàng, thông tin về các gói thầu, bố trí nhân sự thực hiện dự án, thiết bị thi công, tiến độ thi công, các tài liệu cần thiết có liên quan. - Phòng kế toán tài vụ nghiên cứu và đánh giá tình hình tài chính của Công ty để báo cáo tình hình tài chính của Công ty. - Phòng hành chính tổ chức lo cung cấp các tài liệu về Tư cách pháp lý, các văn bản, giấy tờ cần thiết để tham gia dự thầu - Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ cung cấp các danh mục thiết bị máy móc, năng lực về kỹ thuật của Công ty. 4. Quy trình tham dự thầu của Công ty: Sau hơn 20 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất dây và cáp điện, Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình về quy trình tham dự thầu như sau: Sơ đồ 2 : Quy trình tham dự thầu của Công ty STT Trình tự thực hiện Đơn vị thực hiện Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 - Phòng kinh doanh tổng hợp - Giám đốc - Phòng Kinh doanh tổng hợp - Phòng kinh doanh tổng hợp - Phòng Kế toán tài vụ - Phòng Hành chính tổng hợp - Phòng Kỹ thuật - Phòng kinh doanh tổng hợp - Giám đốc Quy trình tham dự thầu của Công ty được thực hiện theo các bước như sau: Bước 1: Thu thập và tiếp nhận thông tin từ bên mời thầu Chủ đầu tư đăng tải thông tin mời thầu trên các báo đầu thầu và trên trang web, Công ty phải tìm hiểu về dự án và về chủ đầu tư trên các phương tiện thông tin đại chúng để xem có nên tham dự thầu hay không. Các yêu cầu của khách hàng cũng có thể thông báo qua mời thầu, chỉ định thầu.. tùy theo dự án và được chuyển đến công ty dưới mọi hình thức. Các yêu cầu của khách hàng được thể hiện dưới dạng Fax, công văn, điện thoại hoăc giao dịch trực tiếp. Người nhận yêu cầu của khách hàng phải ghi vào Sổ tiếp nhận yêu cầu của Khách hàng. Trường hợp không chấp nhận, trưởng phòng kinh doanh thông tin lại cho khách hàng và thông báo lý do không chấp nhận để có thể đàm phán lại với khách hàng. Trường hợp chấp nhận tham gia thầu, sau khi nhận yêu cầu của khách hàng là tìm hiểu thông tin chi tiết về dự án và về khách hàng, thông báo lại cho Giám đốc Công ty để ra quyết định Việc tìm hiểu thông tin liên quan đến gói thầu là một hoạt động vô cùng quan trọng, nó giúp nhà thầu nắm bắt được các thông tin cần thiết ban đầu như: - Tên chủ đầu tư - Loại gói thầu - Nguồn vốn - Tư vấn thiết kế, tư vấn đầu thầu - Hình thức đấu thầu - Số lượng nhà thầu tham gia - Thời gian mở thầu - Tiêu chuẩn kỹ thuật - Tiến độ thi công - Tổng mức đầu tư, dự toán công trình Các thông tin này cần phải được xác thực chính xác và phải đáng tin cậy. Từ đó, nhà thầu sẽ tiến hành phân tích xem xét khả năng có đáp ứng được yêu cầu của gói thầu hay không, nếu trúng thầu thì trong tình hình thị trường như vậy có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không? Những thông tin và đánh giá bước đầu như vậy sẽ là cơ sở để công ty đưa ra quyết định có tham dự gói thầu hay không. Việc này vô cùng quan trọng, nếu là cơ hội tốt thì sẽ tham gia còn nếu thấy không khả thi thì có thể loại bỏ. Việc làm này giúp công ty tránh công tác tham dự thầu tràn lan gây lãng phí nguồn lực. Khi Công ty được chỉ định thầu, Công ty có thể ký hợp đồng với chủ đầu tư. Giám đốc công ty là người trực tiếp nhận chỉ định thầu và giao cho phòng Kinh doanh triển khai thực hiện. Trong trường hợp có yêu cầu của Chủ đầu tư, trưởng phòng kinh doanh lập hồ sơ năng lực của Công ty, trình giám đốc phê duyệt và gửi cho chủ đầu tư xem xét. Và khi hai bên đã đồng ý thống nhất thì sẽ ký hợp đồng. Trường hợp tham gia đấu thầu, quy trình tham dự thầu được thực hiện qua các bước như sau: - Mua và nghiên cứu HSMT - Lập HSDT và tham dự buổi mở thầu - Ký hợp đồng Bước 2 Mua và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu: Sau khi phân tích và đưa ra quyết định sẽ tham dự thầu, Trưởng phòng kinh doanh ( hoặc người được ủy quyền) tiến hành mua HSMT theo địa chỉ mời thầu hoặc thông báo mời thầu. HSMT là căn cứ để lập HSDT. Trưởng phòng kinh doanh phân công nhiệm vụ nghiên cứu HSMT cho người có năng lực để bóc tách những nội dung cần chuẩn bị trong HSDT. Sau khi mua HSMT, phòng kinh doanh sẽ chuyển xuống phòng Tài vụ để làm bảo lãnh dự thầu, sau đó chuyển cho phòng Kỹ thuật để lo chào về mặt kỹ thuật cho bên mời thầu. Bước 3 Lập Hồ sơ dự thầu và tham dự buổi mở thầu : Bên mời thầu là người đánh giá, lựa chọn nhà thầu thông qua hồ sơ dự thầu. Vậy, sau khi mua HSMT, Công ty nghiên cứu các yêu cầu của gói thầu và tiến hành lập HSDT. Hồ sơ dự thầu bao gồm các tài liệu sau: - Hồ sơ pháp lý bao gồm: Đơn dự thầu Bản liên danh, nhà thầu phụ (nếu có) Giấy ủy quyền (nếu có) Bảo đảm dự thầu Bản sao giấy đăng ký kinh doanh - Hồ sơ năng lực kinh nghiệm bao gồm: Giới thiệu chung về công ty Hồ sơ năng lực Bảng kê khai năng lực tài chính 3 năm gần đây Bảng kê khai máy móc thiết bị Bảng kê khai các hợp đồng đã và đang thực hiện của nhà thầu Cam kết huy động vốn, các cam kết liên quan đến dự án Kế hoạch triển khai và bố trí nhân lực thực hiện gói thầu Bảng giá chào thầu và điều kiện thanh toán Bảng giá chào thầu bao gồm tên hàng hóa (là các chi phí để sản xuất ra sản phẩm như chi phí sản xuất, chi phí đánh giá chất lượng sản phẩm, chi phí hao hụt, tổng chi phí cấu thành sản phẩm...), nơi sản xuất, số lượng, đơn vị tính, đơn giá không thuế tại kho bên mua, trị giá chưa thuế tại kho bên mua, trị giá có thuế tại kho bên mua Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp của hàng hóa (tùy theo yêu cầu của HSMT) Catalog của thiết bị chào thầu Quá trình lập HSDT: Người được trưởng phòng kinh doanh giao chủ trì gói thầu lập kế hoạch chuẩn bị HSDT, trong kế hoạch phải nêu rõ: Nội dung cần thực hiện Người hoặc bộ phận thực hiện Thời gian hoàn thành Trưởng phòng kinh doanh trình duyệt giám đốc phê duyệt kế hoạch và phân phối, giao nhiệm vụ tới các phòng ban có liên quan để thực hiện Các cá nhân và phòng ban liên quan thực hiện việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo đúng nội dung và thời gian nêu trong kế hoạch. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phải phối hợp với các đơn vị khác hoặc trình báo cáo giám đốc để cho hướng thực hiện. Kỹ thuật lập hồ sơ dự thầu : Có thể nói, đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của Công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá khả năng của Công ty lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều nhăm giúp cho nhà thầu thể hiện được sự vượt trội của mình trước hội đồng chấm thầu. * Soạn thảo hồ sơ dự thầu : Trong hồ sơ dự thầu, các cán bộ thực hiện hồ sơ sẽ bóc tác từng nhóm công việc do các nhóm hoặc cá nhân khác nhau thực hiện. Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu cần có sự phối hợp của các phòng ban sau : - Phòng kinh doanh tổng hợp chuẩn bị các tài liệu về: Đơn dự thầu Thông tin chung về công ty Hồ sơ kinh nghiệm của công ty Bố trí nhân sự thực hiện dự án Bố trí thiết bị thi công Tiến độ thi công Điều kiện thanh toán và thương mại Các tài liệu khác mà HSMT yêu cầu Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng Mẫu hợp đồng kinh tế - Phòng kế toán tài vụ chuẩn bị tài liệu về: Bảo lãnh dự thầu Số liệu tài chính Bản báo cáo quyết toàn tài chính Đề xuất tài chính (đây là nhân tố cơ bản để quyết định khả năng thắng thầu của các nhà thầu. Việc xây dựng đề xuất tài chính dựa trên các yếu tố về giả cả của thị trường, sự biến động của nền kinh tế trong nước và trên thế giới và được phối hợp xây dựng cùng với phòng Kinh doanh tổng hợp và phòng Kỹ thuật). Công ty hoạt động trên 20 năm trong ngành và cũng có rất nhiều năm kinh nghiệm tham gia dự thầu đã luôn xác định cạnh tranh về giá dự thầu là biện pháp chủ yếu, do đó công tác khảo sát và đưa ra giá dự thầu phải được chú trọng đặc biệt, hạn chế sai sót đến mức tối đa và tính toán chính xác chi phí để thực hiện gói thầu. Nhóm chuyên viên sẽ thực hiện đề xuất tài chính bao gồm các nội dung như thuyết minh giá dự thầu, bảng chi tiết đơn giá từng loại vật tư, nhân công, máy móc thiết bị, giá dự thầu tổng hợp, giá dự thầu chi tiết, đơn xin giảm giá dự thầu (nếu có). - Phòng hành chính tổ chức cung cấp các tài liệu: Cung cấp các tài liệu về Tư cách pháp lý có công chứng gồm: Đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập và sáp nhập doanh nghiệp Cấp văn bằng, chứng chỉ các cá nhân chủ chốt thực hiện dự án (nếu HSMT yêu cầu) - Phòng kỹ thuật: Cung cấp các danh mục thiết bị máy móc, năng lực về kỹ thuật của Công ty Đề xuất về kỹ thuật : Căn cứ vào sản phẩm gói thầu mà Công ty sẽ bóc tách khối lượng công việc cần làm trong toàn bộ quá trình thực hiện gói thầu. Với mỗi gói thầu đều có các yêu cầu về kỹ thuật khác nhau. Mỗi gói thầu cần sử dụng máy móc thiết bị, nguồn nhân lực với yêu cầu chuyên môn, kinh nghiệm là khác nhau tùy theo sự phức tạp của gói thầu. Nhóm chuyên viên phân tích phải hiểu rõ công việc nào phải làm và làm như thế nào. Thông qua bảng này sẽ phối hợp với phòng kế toán tài vụ để tính giá dự thầu. Có thể nói, đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của Công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu nên phải chú trọng để đẩy mạnh được khả năng vượt trội của mình. Phòng kỹ thuật phải tính toán các công tác chuẩn bị thi công, nhân lực thực hiện gói thầu, khối lượng máy móc cần huy động cho gói thầu, biện pháp thi công, danh mục chủng loại vật tư... Việc lập HSDT do các phòng trong công ty thực hiện. Nhân viên lập các tài liệu dự thầu được lựa chọn phải là những chuyên gia am hiểu lĩnh vực đấu thầu, lĩnh vực được phân công soạn thảo và chuẩn bị. * Tổng hợp hồ sơ dự thầu: Căn cứ vào kế hoạch, chủ trì gói thầu đôn đốc các đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao và phải đảm bảo chất lượng công việc hoàn thành. Sau đó tiến hành thu thập tất cả các hồ sơ của các đơn vị để xem xét và tổng hợp. * Kiểm tra, hoàn chỉnh đóng bộ và phê duyệt: Các tài liệu của HSDT sau khi hoàn thành được trưởng phòng Kinh doanh tổng hợp phối hợp với các trưởng các đơn vị liên quan khác kiểm tra, rà soát và trình giám đốc ký phê duyệt. Nếu phó giám đốc ký thay phải có giấy ủy quyền. Đóng bộ HSDT: Sau khi giám đốc đã ký và phê duyệt các tài liệu của HSDT , chủ gói thầu tiến hành sao hồ sơ với số lượng bản sao theo yêu cầu của HSMT. Các bộ bản sao và bản gốc phải được đóng riêng và ở ngoài bìa phải ghi rõ bản gốc hay bản sao. * Trình bày HSDT: HSDT được đóng thành quyển, có thể đóng thành 1 hay nhiều quyển theo yêu cầu của HSMT và phải có bản sao lưu lại tại phòng Kinh doanh tổng hợp. HSDT được sắp xếp theo đúng thứ tự yêu cầu của HSMT và được đánh số từ 1 đến hết. Trường hợp túi HSMT không nêu thứ tự thì sắp xếp theo thứ tự sau : Danh mục tài liệu - Đơn dự thầu - Bảo lãnh dự thầu - Tài liệu về pháp lý - Giới thiệu chung về công ty - Tài liệu về năng lực - Catalog về thiết bị chào thầu - Kế hoạch triển khai và bố trí nhân lực Các bộ hồ sơ phải có trang bìa chính cho từng quyển, ngoài ra mỗi mục đều có phân trang Nội dung của trang bìa: Bìa chính ghi theo mẫu HSMT, trường hợp trong túi HSMT không ghi thì ghi: Tiêu đề «  Hồ sơ dự thầu » cỡ lớn, Bản sao hoặc bản gốc, tên gói thầu, tên chủ đầu tư, tên và địa chỉ nơi nhận, tên và địa chỉ nhà thầu. Yêu cầu HSDT phải đầy đủ các nội dung theo chỉ dẫn của HSMT, trình bày đẹp, rõ ràng. Trước khi niêm phong cần phải kiểm tra kỹ càng tránh nhầm lẫn và sai số, thiếu sót tài liệu. Hồ sơ sau khi đóng quyển tiến hành bao gói, các quyển hồ sơ được bọc kín hoặc để trong hộp. Ngoài bao gói ghi tên hồ sơ, tên và địa chỉ nơi nhận, tên và địa chỉ nhà thầu. Tiến hành niêm phong hồ sơ bằng giấy niêm phong có đóng dấu của công ty Bảo mật hồ sơ: Hồ sơ dự thầu chỉ những người được phân công thực hiên biết được hết các số liệu, các thành viên tham gia soạn thảo không được để lộ các số liệu ra bên ngoài. «  Thư giảm giá » là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa ra bộ phận đóng gói hồ sơ. Nộp và tham dự mở thầu: - Nộp HSDT: HSDT sau khi đã đóng gói được gửi đến địa chỉ nơi nhận theo HSMT. - Phương thức nộp: Trực tiếp tại nơi nhận: Cán bộ phòng kinh doanh đưa hồ sơ đến tận nơi theo đúng thời gian và địa điểm trong HSMT, khi nộp hồ sơ cần lập biên bản bàn giao hồ sơ Gửi qua đường bưu điện, gửi chuyển phát nhanh: Áp dụng trong trường hợp nơi nhận ở xa và hồ s