Luận văn Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho tân cảng của công ty cổ phần kho vận Tân Cảng

ho, giúp cho ta đánh giá một cách khách quan và dể dàng hơn qua sự biến động từng năm: Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện sản lượng hàng hóa thông qua kho của công ty (ĐVT:Tấn) Tuy có sự giảm sút về sản lượng vì chia sẻ sang Cát lái nhưng sản lượng hàng xuất khẩu vẫn cao, và đó luôn là nguồn thu trọng yếu của công ty. Do công ty luôn có một lượng chủ hàng và đại lý quen thuộc tham gia giao nhận tại kho, với hơn 100 đại lí hàng hoá lớn nhỏ của Việt Nam và Quốc tế. Trong đó có những đại lí có sản lượng lớn nhất là Everich Ltd, Globe link Ltd… 2.2.4.2. Đánh giá chung về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Là một Công ty mới vừa thành lập từ sự xác nhập hai xí nghiệp kho bãi Tân Cảng và xí nghiệp kho bãi Cát Lát. Do đó bài báo cáo sẽ phân tích số liệu của riêng xí nghiệp kho bãi Tân Cảng 3 năm gần đây để phần nào đánh giá khả năng kinh doanh dịch vụ kho bãi của xí nghiệp. Vì sự xác nhập này nhằm mục đích đưa xí nghiệp vươn lên một tầm cao hơn với mô hình Công ty mẹ - Công ty con, hầu hết nhiệm vụ, chức năng của các kho bãi không hề thay đổi. 0 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 140,000 160,000 180,000 Kho hàng nhập Kho hàng xuất Kho hàng nội địa 2007 2008 2009 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 22 Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (ĐVT:VNĐ) S T T CHỈ TIÊU NĂM 2007 NĂM 2008 NĂM 2009 2008/2007 2009/2008 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối A TỔNG DT 90,117,253,393 117,264,133,452 96,815,540,012 27,146,880,059 30.12 -20,448,593,440 -17.44 1 DT bốc xếp hàng - kho 30,609,293,770 35,863,684,216 27,145,419,854 5,254,390,446 17.17 -8,718,264,362 -24.31 2 DT thuê kho 6,092,858,460 5,806,843,360 5,204,038,395 -286,015,100 -4.69 -602,804,965 -10.38 3 DT bốc xếp hàng- bãi 53,146,079,161 70,120,614,736 64,095,815,431 16,974,535,575 31.94 -6,024,799,305 -8.59 4 DT thuê bãi 269,013,001 547,299,114 370,266,332 278,286,113 103,45 -5,102,724,808 -93.23 B CHI PHÍ 62,535,466,986 81,167,795,386 74,579,503,533 18,632,328,400 29.79 -6,588,291,853 -8.12 C LN& PP LN 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 1 Tổng LN trước thuế 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 2 Thuế thu nhập phải nộp 7,722,897,011 10,106,974,659 6,226,090,214 2,384,077,648 30.87 -3,880,884,445 -38.40 3 LN sau thuế 19,858,879,011 25,989,363,408 16,009,973,132 6,130,484,397 30.87 -9,979,390,276 -38.40 (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) *Xem chi tiết tại phụ lục 1* Qua bảng 2.4, ta có thể thấy: v Về Doanh thu: - Năm 2008 doanh thu tăng 30.12% so với năm 2007 tương đương 27,146,880,059 đồng. Do công ty đã biết sử dụng nguồn lực hợp lí, lượng khách hàng quen thuộc vẫn luôn trung thành, công ty đã nhanh chóng đầu tư thêm các loại xe đẩy, xe nâng và nâng cấp hệ thống kho…Tuy vậy lượng hàng hóa vẫn không nhiều như những năm trước đó, vì từ năm 2005 cảng Tân Cảng chính thức không còn đón tàu có tải trọng lớn vào làm hàng nữa. - Năm 2009 doanh thu giảm 17.44% so với năm 2008 tương đương 20,448,593,440 đồng. Do chịu áp lực của cuộc khủng hoảng thế giới năm 2009 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 23 cùng với lượng hàng hoá xuất nhập bằng đường biển phải chia sẻ cho bộ phận kho khu vực cảng Cát Lái và được chuyển lên công ty bằng đường bộ, hoặc đường thủy với tàu có tải trọng nhỏ. v Về Chi phí: - Có thể thấy ngay chi phí năm 2008 tăng 29.79% so với năm 2007, tương đương 18,632,328,400 đồng. Nguyên do cũng vì công ty phải chi ra một lượng lớn để đầu tư vào cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho việc xếp dỡ vận chuyển hàng hóa thật linh hoạt. - Do đã đầu tư chi phí vào năm 2008 nên năm 2009 công ty đã giảm được các khoản chi phí như chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí khấu hao…Cụ thể chi phí giảm 8.12% tương đương 6,588,291,853 đồng. Phân bổ nguồn lực hợp lí nên chi phí chi lương cho cán bộ công nhân viên cũng giảm. Điều này chứng tỏ trong năm 2009 công ty đã có biện pháp quản lí chi phí thật chặt chẽ. v Về Lợi nhuận: - Tuy có chi khoản chi phí đầu tư trang thiết bị nhưng do Doanh thu tăng đáng kể, lượng hàng vẫn nhiều nên lợi nhuận công ty đạt được năm 2008 tăng 30.87% tương đương 8,414,561,662 đồng - Do chịu ảnh hưởng từ giá cả tăng (giá bốc xếp, giá thuê kho bãi…) cùng với sự chuyển giao lượng hàng sang Cát Lái nên lợi nhuận năm 2009 giảm 38.40% tương đương 13,860,301,587 đồng Từ bảng 2.4 đã phân tích, ta có thể xem qua biểu đồ tổng quát 2.2 và 2.3 thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty tăng giảm rất rõ rệt: Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (ĐVT : VNĐ) 0 20,000,000,000 40,000,000,000 60,000,000,000 80,000,000,000 100,000,000,000 120,000,000,000 Doanh thu Chi phí LN TT LN ST 2007 2008 2009 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 24 Nhìn vào biểu đồ 2.1 có thể thấy năm 2008 là năm có doanh thu và lợi nhuận cao nhất. Bước sang năm 2009, tuy chịu ảnh hưởng từ cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng doanh thu lẫn lợi nhuận vẫn cao hơn năm 2007. Tuy có hiện tượng giảm sút này nhưng đây vẫn là một con số đáng mơ ước đối với các công ty kinh doanh cùng ngành nghề. Biểu đồ 2.3 Biểu đồ thể hiện tỉ trọng doanh thu từng dịch vụ của công ty Nhận thấy rằng, doanh thu từ dịch vụ bốc xếp hàng tại bãi luôn chiếm tỉ trọng cao nhất, tiếp theo là doanh thu bốc xếp hàng trong kho, doanh thu thuê kho và doanh thu thuê bãi luôn chiếm một tỉ trọng khiêm tốn. Nguyên do có thể vì việc kí hợp đồng cho hãng tàu và khách hàng thuê một số kho bãi có thời hạn, tuy doanh thu tiền lưu kho hàng tháng ổn định nhưng hiệu quả khai thác không cao, không chủ động trong khai thác hàng hoá (do giá thuê kho bãi trong ngày cao hơn giá thuê kho cả tháng). Khi có lượng hàng lớn cần khai thác thì không có kho đáp ứng kịp thời cho khách hàng. Trước tình hình đó, hiện nay công ty đã có chính sách giá cả và những ưu đãi thật hợp lí, đáp ứng được nhu cầu thuê kho, bãi của khách hàng hiện nay, giá cước lưu kho bãi sẽ được trình bày trong mục 2.3.4 2.3. Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho Tân Cảng - Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng: Trong khai thác container, một số cảng trên Thế Giới thường quy hoạch kho hàng CFS hoạt động riêng biệt tách rời cảng và cũng có một số cảng trực tiếp điều hàng CFS của họ. Qua hai hình thức trên ta thấy Tân Cảng hiện nay đang khai thác kho hàng CFS ngay tại trong cảng: có thể là do điều kiện thuận lợi về cầu bến, bãi chứa và nhất là hệ thống kho hàng kiên cố được tiếp quản sau giải phóng. 34 % 7% 59 % 0% 2007 32% 5% 62% 1% 2008 28% 5% 66% 1% 2009 DT bốc xếp hàng trong kho DT thuê kho DT bốc xếp hàng tại bãi DT thuê bãi GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 25 2.3.1. Hệ thống kho hàng Tân Cảng: 2.3.1.1. Tổng quan khu kho hàng Tân Cảng: Sơ đồ 2.2 dưới đây thể hiện vị trí từng kho, với kho hàng nhập là kho 1,2,3,4. Kho hàng xuất là kho 5,6,8, trong đó kho 8 là sự sáp nhập của 2 kho7,8 trước đây. Các kho 9,10,11,12,13 là kho nội địa chuyên hàng bách hóa tổng hợp Sơ đồ 2.2: Vị trí kho hàng tại Tân Cảng của công ty Công ty có 12 kho lớn với diện tích mỗi kho là 2,100 m2 , tổng diện tích của 12 kho là 25,200 m2 nằm ngang trên mặt cầu Cảng rất thuận lợi cho việc bốc xếp hàng rời, hàng xá, hàng đổ đống và cả container khi phải xuất nhập qua kho. Các kho nhập và xuất được bố trí gần ngay cầu tàu, còn các kho nội địa được bố trí trên bãi Kho 1 là kho hàng nhập đầu tiên trong hệ thống 4 kho hàng nhập có vị trí nằm ngay gần bãi hàng CFS, nên đây là kho duy nhất hàng hóa rút từ container được đưa thẳng vào kho. Còn kho 2,3,4 do cửa kho nằm xa bãi CFS nên hàng hóa được đưa vào kho thông qua xe trung chuyển. v Chức năng – nhiệm vụ của các khu kho hàng CFS: Đây là đầu mối trực tiếp quản lý kho hàng tổ chức mọi hoạt động xếp dỡ, giao nhận và quản ký kho hàng. - Quan hệ với các đại lý hãng tàu, đại lý giao nhận hàng hóa, khách hàng để giải quyết những vấn đề liên quan trong xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại kho hàng; tham mưu cho Ban giám đốc Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và khai thác. - Cung ứng phương tiện, xử lí nhanh chóng container LCL đến và ra kho hàng GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 26 - Làm một số thủ tục hải quan cần thiết về hàng hóa đóng container xuất khẩu tại cảng do khách hàng, đại lý hãng tàu ủy quyền 2.3.1.2. Lưu kho và phương pháp xếp dỡ, bảo quản hàng hóa: v Lưu kho: Lưu kho là nghiệp vụ cốt lõi trong quá trình lưu hàng tại kho: giữ gìn đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hoá trong kho (không chịu trách nhiệm về bản chất của hàng hoá). Trong thời gian lưu kho có những thiết bị hỗ trợ bảo quản hàng hoá: - Máy thông gió giúp thoát khí trong kho ra bên ngoài và hệ thống thoát nước - Nhiệt kế, ẩm kế: dùng đo nhiệt độ, độ ẩm thường xuyên trong kho để điều chỉnh khi thích hợp (số lần kiểm tra phụ thuộc vào thời tiết). Từ khi hàng hoá nhập kho cho đến lúc xuất kho sẽ được chất xếp theo từng khu vực riêng tuỳ thuộc vào tính chất hàng được thực hiện bởi: lực lượng công nhân bốc xếp, xe nâng, xe “pick up”. v Phương pháp xếp dỡ và bảo quản hàng hóa trong kho: Hàng hoá nhập khẩu vào kho được xếp gọn gàng theo từng đại lí đã được phân hàng sẵn theo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy. Hàng hoá trong kho được xếp tuỳ theo từng loại bao bì theo áp lực cho phép của kiện hàng dưới cùng, áp lực của nền kho đã được tính toán phù hợp. Khi thực hiện công tác xuất khẩu đóng hàng vào container, hàng được xếp trong container phải tuân theo các nguyên tắc: hàng nặng đặt bên dưới, phân bố đều trọng lượng hàng hoá trên mặt sàn container, chèn lót hàng bên trong container, gia cố hàng hoá bên trong container, hạn chế và giảm bớt áp lực hoặc chấn động, chống hiện tượng hàng hoá bị nóng, hấp hơi… Hàng hóa được đóng, rút từ container chủ yếu là hàng thông dụng (bách hóa) có kích thước, hình dáng và khối lượng, vật liệu bao gói, cách đóng gói loại hàng khác nhau, tính chất lý, hóa bên trong khác nhau, hoàn chỉnh, đồng bộ. Vì thế mà chúng có phương pháp xếp dỡ và bảo quản khác nhau. Các loại hàng thường được xuất, nhập trong kho hàng: - Những mặt hàng xuất khẩu: Sản phẩm từ gỗ, gạo, giày da, cà phê, hàng dệt may, gốm sứ - mỹ nghệ, điện - điện tử… GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 27 - Những mặt hàng nhập khẩu: Chất dẻo, hạt nhựa, hóa chất, thức ăn gia súc, máy móc thiết bị, vải sợi, dệt nhuộm, nguyên liệu gỗ, nguyên liệu giấy, giấy - giấy cuộn… ð Tất cả đều được đóng vào trong bao, thùng, kiện để thuận tiện cho việc xếp dỡ và bảo quản. 2.3.1.3. Quản lý hàng xuất, nhập trong kho: Kho nhập Kho xuất Sơ đồ 2.3: Sơ đồ xếp hàng tại kho 2 cửa nhập và xuất HÀNG A, B, C: xếp hàng đóng kiện, thùng carton, thùng gỗ HÀNG D, E, F, G, H: xếp hàng tránh ánh sáng mặt trời, hàng linh kiện HÀNG I, J: xếp hàng nguy hiểm · Hàng hoá dỡ xuống xếp trên pallet, sau đó vận chuyển vào trong kho bằng xe nâng hàng. Xe nâng hàng đưa hàng vào trong kho theo trục đường giao thông chính trong kho sau đó rẽ nhánh vào các đường Line để hàng · Hàng hoá đưa vào kho xếp theo sơ đồ, theo từng khu vực quy định sẵn.Trong kho chia thành các hàng (A, B, C, D, E, F…), giữa các hàng cách nhau 0.5 m và cách vách tường kho 0.5 m · Trên mỗi dãy ta xếp chia thành 10 ô nhỏ để xếp hàng theo tên đại lý, chủ hàng, loại hàng, theo hóa đơn CẦU TÀU CẦU TÀU Cửa Chính Cửa Phụ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 A A A A A A B C D E F G H J I Cửa Chính Cửa Phụ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 A A A A A A B C D E F G H J I GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 28 · Cấu trúc kho nhập và xuất tương đối giống nhau, chỉ có ngược nhau ở cửa chính và phụ. Kho nhập thì cửa chính gần cầu tàu thuận lợi cho xe trung chuyển, xe cơ giới lớn chở hàng về. Ngược lại kho xuất thì cửa phụ gần cầu tàu để dễ dàng xuất hàng đi. · Riêng kho 1,4,5,8 thì có 3 cửa: 1 cửa chính và 2 cửa phụ do gần trục đường chính và việc xếp dỡ giao nhận diễn ra thuận tiện hơn. v Quản lý hàng nhập trong kho (Kho 1->4) - Sau khi rút hàng từ Container vào kho, xếp thành từng lô kiện hàng theo từng chủ hàng tiện cho việc kiểm, đếm và trả hàng cho khách - Khác với hàng xuất, hàng nhập được xếp dựa vào loại hàng và số Container. Những lô hàng nào được rút từ container sẽ được đánh dấu trên những lô hàng đó với nội dung: số container, số đầu kiện trên số kiện để khi hàng đưa vào kho và nhân viên kho sẽ dựa vào những con số đó để kiểm đếm - Căn cứ vào đặc tính của hàng hóa mà xếp theo từng khu riêng biệt, hàng hóa xếp cách tường từ 0.5 -> 1m, giữa hàng với hàng cách nhau một khoảng để tiện cho việc kiểm đếm và giao hàng v Quản lý hàng xuất trong kho (Kho 5->8) - Sau khi nhập hàng theo B/N, hàng xếp theo khu vực của từng đại lý, chủ hàng hoặc người gom hàng - Nhân viên kho hướng dẫn công nhân xếp hàng trong kho đúng quy định và ghi rõ số lượng kiện hàng và tên chủ hàng, đo kích thước hàng thuận tiện cho việc đóng hàng vào container. - Hàng hóa xếp theo từng đại lý. Hàng cùng đại lý thì xếp theo từng chủ hàng - Hàng được xếp theo từng ô đã phân định ở kho và được đánh dấu trên lô hàng - Khoảng cách các lô hàng và giữa lô hàng với từng rộng hay hẹp tùy thuộc vào lượng hàng nhiều hay ít. - Theo yêu cầu của người gom hàng hay đại lý giao nhận đóng hàng vào trong container xuất hàng theo “Bảng kê chi tiết container” thì nhân viên kho tìm container đóng hàng và hướng dẫn xe nâng, lấy đúng kiện, lô hàng mà theo đúng yêu cầu của vận đơn v Quản lý hàng nội địa trong kho (Kho 9->13): đều là kho hàng bách hóa tổng hợp, kho hàng nội địa nên hàng đóng gói theo kiện, lô, bao bì dễ kiểm đếm dễ giao nhận GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 29 Nhận xét: - Hàng hóa được bố trí trong kho như vậy đôi khi gây khó khăn cho việc làm hàng vì: Đối với hàng xuất: hàng chung đại lý (kiện, thùng…) được xếp cùng với nhau nên việc kiểm đếm rất mất thời gian. Đối với hàng nhập: hàng xếp theo số container hoặc số đầu kiện nhưng không tuân theo quy tắc “FIRST IN-FIRST OUT” tức là hàng vào trước sẽ ra trước, do đó kho nên sắp xếp hàng hóa theo thời gian để khi rút hàng ra khỏi kho dễ dàng hơn. - Những mặt hàng nặng không thể xếp chồng lên nhau lại rất mất diện tích, còn một số mặt hàng nhẹ lại dư diện tích xếp hàng khá nhiều. ð Cần có một giải pháp thỏa đáng để đồng bộ và tiết kiệm diện tích để xếp hàng vào kho được nhiều hơn. Vì vậy ở chương 3, đề tài sẽ trình bày giải pháp lắp đặt hệ thống kệ Selective nhằm giải quyết hết những hạn chế này của kho hàng. 2.3.2. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng: Trong nền kinh tế hiện nay thì nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa tại các cảng biển là rất lớn. Tại Tân Cảng, ngoài những chủ hàng có khối lượng hàng lớn gửi theo hình thức nguyên container thì còn có các chủ hàng lẻ với các hàng hóa không đủ để đóng trong nguyên container. Họ thường có những nhu cầu như: - Gửi hàng đi chào hàng, hàng hội chợ quảng cáo với số lượng ít - Gửi các phụ tùng thiết bị phục vụ cho công tác duy tu, sữa chữa bảo trì các thiết bị đang vận hành tại Việt Nam - Các nguyên vật liệu chính, phục vụ cho sản xuất hàng hóa với số lượng ít nhưng giá trị cao, nhu cầu của các hộ tư nhân buôn bán nhỏ lẻ, của doanh nghiệp tư nhân đang tìm kiếm thị trường. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho rất quan trọng và luôn luôn cần cải tiến để hoàn hảo hơn. Kho hàng CFS của công ty ra đời cũng nhằm mục đích phục vụ các nhu cầu trên, chính vì vậy hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại đây diễn ra liên tục và nhộn nhịp. 2.3.2.1. Tổng quát quy trình giao nhận hàng xuất: v Sơ đồ luồng hàng xuất: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 30 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luồng hàng xuất 1. Hàng của nhiều chủ hàng được thu gom và chuyên chở về kho CFS của Tân Cảng, sau đó hàng được phân loại đóng gói và chuẩn bị chờ xuất 2. Container rỗng được chuyển từ bãi rỗng lên kho, hàng được đóng gói vào container tại kho rất thuận lợi cho việc tránh được mưa nắng không kể thời gian thời gian, thời tiết 24/24 cho kịp kế hoạch chuyến tàu theo yêu cầu 3. Container được đem ra bãi CFS 4. Sau đó chuyển container sang bãi chờ xuất (theo ý khách hàng) 5. Container từ bãi xuất được chuyển xuống tàu theo ý khách hàng v Quy trình nhập hàng xuất vào kho: Bảng 2.5: Quy trình nhập hàng vào kho Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 3 - Chủ hàng (CH) - Đại lý - Chủ hàng - BPCT - BPCT - CH liên hệ đại lí đăng kí gửi hàng lẻ, nhận và kí Booking note với Đại lý - CH trình BN và TKHQ (1 bản chính và 1 bản sao) cho Bộ phận chứng từ (BPCT) - BPCT kiểm tra hồ sơ đầy đủ rồi tiến hành cập nhật dữ liệu vào máy: tên chủ hàng, đại lý, số lượng…và để trống số khối, RT qui đổi. Sau đó in phiếu nhập kho, trả hồ sơ - Booking note (B/N) - B/N - TKHQ - B/N - TKHQ - Phiếu nhập kho Đăng kí gửi hàng lẻ Kiểm tra hồ sơ và cập nhật dữ liệu Trình chứng từ GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 31 *Nếu trường hợp chủ hàng làm việc qua đại lý thì toàn bộ các thủ tục trên sẽ được thực hiện bởi người đại diện của đại lý* v Quy trình xuất hàng đóng vào cont : Bảng 2.6: Quy trình xuất hàng đóng vào container Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 -Đại lý -BPCT -Đại lý -BPCT -Điều độ rỗng - Đại lý đưa lệnh cấp rỗng cho BPCT - BPCT tiếp nhận lệnh cấp rỗng của Đại lý và gửi giấy yêu cầu đến Điều độ rỗng - BPCT lập Phiếu đóng gói (Packing list nộp hãng tàu) và in CMC (phiếu chuyển bãi chờ xuất) - Lệnh cấp cont (container) rỗng - Lệnh cấp cont rỗng - Packing list - CMC 4 5 - Kho hàng - Chủ hàng - Đại lý - Chủ hàng - BPCT cùng phiếu nhập liên 1, 2, 3 - CH trình phiếu nhập kho cho kho để nhập hàng - Kho tổ chức nhận hàng vào kho - Thủ kho kiểm tra số lượng, số khối…, kí xác nhận thực nhập lên phiếu nhập kho, lưu liên 2 và trả liên1,3 cho CH lên BPCT đóng tiền - Nếu chính xác thông tin thì kho và HQGS kho đóng dấu vào phiếu nhập và TKHQ rằng hàng đã được nhập kho. - Kho lập biên bản hiện trường (được kí giữa kho, CH và Đại lý) - CH trình phiếu nhập (có dấu của kho) và TKHQ (có dấu của HQGS kho) cho BPCT - CH đóng phí CFS, phí lưu kho (nếu có) - CH nhận lại hóa đơn liên 2 (đối với KH đóng tiền trực tiếp theo từng lô hàng), liên 3 (nếu Đại lý trả phí bốc xếp theo hợp đồng) - BPCT lưu lại: B/N, TKHQ bản sao, phiếu nhập và hóa đơn liên1 - TKHQ - Phiếu nhập - Biên bản hiện trường - Phiếu nhập - TKHQ Nhập hàng vào kho Đưa lệnh rỗng Tiếp nhận và yêu cầu điều cont rỗng Hoàn thành và đóng phí CFS GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 32 3 4 5 6 7 -Kho hàng -Đại lý -Điều độ rỗng -Kho hàng -Đại lý -HQGS kho -HQGS kho -Điều độ khu xuất đóng -Kho hàng -BPCT - Đại lý lên kế hoạch đóng cont và gửi cho kho hàng và yêu cầu nhân viên kho đóng hàng theo danh sách - Điều độ rỗng tổ chức lấy cont và hạ cont rỗng tại vị trí kho yêu cầu. - Kho hàng tiếp nhận kế hoạch đóng hàng từ Đại lý, kiểm tra danh sách, TKHQ, B/N đúng và đầy đủ thì chấp nhận xuất hàng - Kho hàng kiểm tra cont trước khi đóng hàng và tác nghiệp tổ chức đóng hàng vào container theo kế hoạch của Đại lý dưới sự giám sát của Hải quan kho - Kho hàng ký biên bản đóng hàng với Đại lý - Sau khi đã đóng hàng đủ, hải quan kho tiến hành niêm phong Cont - Điều Độ khu Xuất – Đóng tổ chức chuyển cont hàng về bãi chờ xuất - Kho hàng nộp lại biên bản đóng cont cho BPCT và BPCT Cập nhật dữ liệu theo yêu cầu đóng hàng của đại lý và cập nhật phiếu CFS xuất - Bản kế hoạch đóng cont -TKHQ - B/N - Biên bản đóng hàng - Biên bản đóng cont Nhận xét : - Ở các bước làm thủ tục, khách hàng phải trình chứng từ cho BPCT rồi sau đó mới cầm phiếu nhập kho (để trống số khối và chưa có dấu xác nhận nhập hàng) trình tiếp cho kho, khi kho kiểm đủ thì khách hàng lại quay lại BPCT để trình lần nữa và đóng phí => công đoạn rườm rà không cần thiết vì phải trình nhiều lần, đi lại quãng đường từ BPCT đến kho nhập (kho 5) thì khá xa. Nếu có những sai sót gì từ kho hoặc BPCT thì khách hàng lại đi ngược lại để sữa chữa => rất mất thời gian, đôi khi khiến khách hàng khó chịu và không hài lòng. Thủ tục rườm rà đôi lúc là nguyên nhân để tiêu cực phát sinh. Hoàn thành và lập phiếu xuất Lên kế hoạch đóng cont Tổ chức điều cont Kiểm tra chứng từ, cont và tổ chức đóng hàng Niêm phong và chuyển cont về bãi GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 33 - BPCT tách riêng gây một số khó khăn cho khách hàng khi chỉnh sửa thông tin, và lúng túng khi trình chứng từ vì không biết cửa nào là xuất, nhập, đóng cont…(đối với khách hàng mới) Thiết nghĩ công ty nên phân đều nhân viên chứng từ vào kho hàng, không cần tách rạch ròi như vậy, để công việc của khách hàng giảm lại một nữa, mà công ty lại có kế hoạch phân lương ổn định hơn. Đây cũng là một trong những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn cho quy trình giao nhận tại kho của công ty mà đề tài sẽ đưa ra vào phần sau. Hàng xuất là nhóm hàng quan trọng nhất của công ty nên đòi hỏi công ty phải có các chiến lược như thế nào để lôi kéo khách hàng vào mình vượt qua các đối thủ cạnh tranh. Chính vì vậy, sự hài lòng khách hàng về quy trình giao nhận của công ty sẽ góp phần mang lại nguồn doanh thu đáng kể. 2.3.2.2. Tổng quát quy trình giao nhận hàng nhập: v Sơ đồ luồng hàng nhập: Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luồng hàng nhập 1. Hàng từ tàu được đưa thẳng vào bãi CFS đã nhận được giấy yêu cầu của hãng tàu và Caigo manifest 2. Khi container hàng chung chủ mà chưa có giấy yêu cầu và Cargo manifest thì được đưa vào bãi nhập 3. Container được đưa từ bãi nhập lên bãi CFS khi đã có D/O của hãng tàu 4. Tại bãi hàng CFS hàng được nhập rút từ container và vận chuyển về kho hàng CFS 5. Hàng được xuất kho cho từng chủ hàng lẻ theo lệnh D/O của hãng tàu 6. Container được chuyển về bãi chứa container rỗng chờ đóng hàng khác GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 34 v Quy trình rút hàng nhập từ container vào kho : Bảng 2.7: Quy trình rút hàng nhập từ container vào kho Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 3 4 - Đại lý - BPCT - BPCT - Hải quan - Đại lý - BPCT - Đại lý - HQGS kho - BPCT - Đại lý nhận D/O nguyên cont có dấu gia hạn lệnh hãng tàu, thể hiện phương án làm hàng trên lệnh. - Đại lý gửi thông tin cont cần chuyển về BPCT bằng Fax, hoặc D/O trước 04 tiếng so với giờ tàu cập tại Cát Lái - BPCT tổ chức vận chuyển cont về Tân Cảng bằng đường Sà lan, hoặc đường bộ. - Căn cứ vào yêu cầu chuyển cont của hãng tàu, BPCT là đơn vị chịu trách nhiệm làm thủ tục HQ chuyển cảng (công văn chuyển cửa khẩu), chuyển chứng từ bàn giao cho HQ Tân Cảng - Đại lý làm thủ tục hải quan đưa cont rút hàng vào kho gồm: công văn, lệnh giao hàng, Bản lược khai hàng hóa (Manifest) và bản kê chi tiết của từng container - Đại lý nộp BPCT D/O, bản kê chi tiết cont - Đại lý nộp cho kho hàng, HQGS kho 01 bồ hồ sơ gồm: Công văn Hải quan xin đưa hàng vào kho, Bản lược khai hàng hóa, bảng kê chi tiết cont. - Căn cứ vào bảng kê chi tiết cont, Bản lược khai hàng hóa, BPCT nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho hàng. - BPCT nhập CMC, gửi kế hoạch chuyển cont CFS từ bãi nhập đến bãi CFS - D/O - Công văn chuyển cửa khẩu - D/O - Cargo Manifest - Bản kê chi tiết cont - Cargo Manifest - Bảng kê chi tiết cont - CMC Làm thủ tục hải quan Nhập dữ liệu và gửi kế hoạch điều cont Nhận chứng từ và gửi thông tin Chuyển cont hàng về cảng GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 35 v Quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ : Bảng 2.8: Quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ 5 6 7 8 -Khu hàng nhập-rút - Kho hàng - Đại lý - HQGS kho -Kho hàng -Vina control - Kho hàng - Hải quan - Điều độ khu rỗng - Khu hàng nhập - rút tổ chức chuyển cont về bãi CFS theo kế hoạch. - Kho hàng tiếp nhận hồ sơ photo từ Đại lý (Công văn xin rút container vào kho có xác nhận của HQ giám sát, Bản lược khai hàng hóa , bảng kể chi tiết cont). - Kho tổ chức rút hàng từ cont vào kho dưới sự giám sá