Luận văn Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

ty luôn thực hiện đúng mọi qui định của Nhà nước và pháp luật. Công ty luôn duy trì, củng cố và phát triển các mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đóng góp một phần to lớn vào công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước. Sau đây là một số các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những thời gian hoạt động vừa qua Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 MÉu B02- DNN (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Năm 2008 Đơn vị tính:VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước 1 2 3 4 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 100,696,852 90,634,512 2. Các khoản giảm trừ 02 - 3. Doanh thu thuần 10 100,696,852 90,634,512 4. Giá vốn hàng bán 11 55,382,310 50,123,654 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dv 20 45,314,542 40,510,858 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 17,796 15,657 7. Chi phí tài chính 22 - - 8.Chi Phí quản lý kd 24 35,110,627 30,731,256 9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kd 30 10,221,711 9,795,259 10. Thu nhập khác 31 180,000 - 11. chi phí khác 32 180,000 - 12. Lợi nhuân khác 40 - - 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 50 10,221,711 9,795,259 14. Chi phí thuế TNDN 51 2,862,079 2,742,672 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN(60=50-51) 60 7,359,632 7,052,586 Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty-(Năm2008) Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 So sánh(%) Chênh lệch Tổng thu Đ 90,650,169 100,894,378 111.3 10,244,209 Tổng chi Đ 83,597,582 93,535,016 111.9 9,937,434 Lợi nhuận Đ 7,052,587 7,359,362 104.3 306,775 Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty Qua bảng số liệu Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty nhìn chung cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty là có hiệu quả nhưng chưa cao, được thể hiện qua các chỉ tiêu : - Doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 là 10,244,209 tức tăng 11% chứng tỏ công ty đã kinh doanh tốt, chất lượng dịch vụ được nâng cao, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. - Chi phí năm 2008 so với năm 2007 tăng 9,937,434 tức tăng 11% Chí phí tăng là do việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất chất kỹ thuật của công ty và trong những năm qua trên thị trường có công ty mới mở, sức cạnh tranh lớn, dịch vụ vận tải tăng song tốc độ tăng chi phí băng tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp. Điều này chứng tỏ doanh nhiệp đã chưa tiết kiệm được chi phí ,chi phí tăng dấn đến lợi nhuận của doanh nghiệp thấp. - Lợi nhuận năm 2008 tăng so với năm 2007 là 306,775 tức tăng 4% Lợi nhuận của công ty tăng lên chứng tỏ công ty đã làm ăn có lãi nhưng chưa cao là do công ty đã đầu tư nhiều máy móc thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh làm chi phí tăng lên giảm lợi nhuận vì vậy trong những năm tới công ty cần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí tối đa và đưa ra những sản phẩm chất lượng cao có sức cạnh tranh trên thi trương, có những biện pháp quản lý tối ưu nhằm giúp công ty kinh doanh có hiệu quả đem lại lợi nhận cao hơn. 2.1.5. Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan - Quan hệ với khách hàng: Công ty có nhiều khách hàng trong nước và ngoài nước. Công ty có những chính sách khuyến mại đặc biệt đối với những khách hàng lớn, chiết khấu thanh toán với những khách hàng thanh toán nhanh. - Quan hệ với ngân hàng: Công ty có thể thông qua Ngân hàng thực hiện các ủy nhiệm thu chi, các mối quan hệ tín dụng: vay vốn, trả lãi, quan hệ tiền gửi ngân hàng. Công ty có thể bổ sung vốn kinh doanh nhờ mối quan hệ với Ngân hàng. - Quan hệ với các cơ quan pháp quyền Nhà nước: Doanh nghiệp hoạt động theo giấy phép kinh doanh, kinh doanh đúng ngành nghề theo pháp luật doanh nghiệp Việt nam, chấp hành thực hiện mọi nghĩa vụ với Nhà nước: Nộp thuế đúng hạn, các hoạt động bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy. - Quan hệ với nhà cung cấp: Thông qua các đơn đặt hàng của Công ty nhà cung cấp chuyển hàng đúng thời hạn, định kỳ Công ty chuyển khoản thanh toán hoặc phía nhà cung cấp cử nhân viên đến Công ty nhận thanh toán bằng tiền mặt. 2.1.6. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Bất kì một doanh nghiệp nào khi bước vào sản xuất kinh doanh đều mong muốn thu lại nhiều lợi nhuận. Trong một số năm gần đây công ty cũng gặt hái được những thành công đáng kể song cũng gặp phải không ít những khó khăn hiện tại cũng như trong tương lai cũng vậy, công ty đã đề ra những phương hướng phát triển trong những năn tới như sau: - Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty sẽ đầu tư mua sắm những trang thiết bị như máy vi tính, máy in điện thoại, phục cho khối văn phòng có đủ điều kiện làm việc tốt nhất. Đầu tư cho các dịch vụ vận tải đảm bảo uy tín chất lượng, giữ được niềm tin của khách hàng sao cho đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất . - Về tài chính: Có các chế độ tiền lương, tiền thưởng xứng đáng, đúng pháp luật đối với người lao động. Cân đối thu chi chặt chẽ hơn, lập báo cáo gửi giám đốc, tìm nguồn đầu tư để tăng vốn cho công ty. - Về lực lượng lao động: Không ngừng nâng cao nghiệp vụ nhân viên trong công ty, đồng thời tuyển dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề cao, năng lực tốt, nghiệp vụ chuyên môn giỏi nâng cao chất lượng trong công việc. Đội ngũ cán bộ quản lý nâng cao chuyên môn nghiệp vụ bằng các khóa đào tạo ngắn hạn . quản lý- Về công tác kinh doanh: Tìm kiếm, ký kết nhiều hợp đồng tạo doanh thu ổn định cho công ty, đẩy mạnh công tác liên doanh, liên kết với các nhà đầu tư, thu hút vốn cho dự án, mở rộng kinh doanh ra nhiều mặt hàng đa dạng phong phú.. Cần có những chiến lược phát triển kinh doanh cho phù hợp với xu hướng chung của cả nước. 2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái không có cơ cấu tổ chức văn phòng riêng, nội dung công tác văn phòng của công ty được đảm bảo bởi một đơn vị chức năng có tên là phòng Hành chính-Tổng hợp, nhưng cũng thực hiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng Hành chính tổng hợp (tương đương như Chánh văn phòng). Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp công ty Trưởng phòng hành chính tổng hợp Phó phòng hành chính tổng hợp Nhân viên văn thư Nhân viên y tế Nhân viên văn phòng Nhân viên phục vụ Nguồn: phòng hành chính tổng hợp công ty Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân viên này đều là những nhân viên có chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng với trình độ được đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Nói chung với số lượng công việc hiện nay thì với số lượng người như trên là tương đối phù hợp. Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phó phòng hành chính đã dần củng cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Xét về nhân sự của phòng hành chính hiện nay đang là điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, quản trị văn phòng. Bởi về hầu hết các lãnh đạo và nhân viên trong văn phong đều ở độ tuổi trẻ, nhưng có chuyên môn và nghiệp vụ cao được đào tạo chuyên nghiệp trong đó: Trưởng, phó phòng đều tốt nghiệp sau đại học, các nhân viên văn phòng đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành hành chính văn phòng. Mặt khác trong quá trình hoạt động phòng hành chính được chú trọng, quan tâm phát triển hơn để khảng định vai trò là trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là cửa ngõ thông tin quan trọng của công ty. Bởi lãnh đạo đã nắm bắt được vai trò quan trọng của thông tin trong hoạt động của công ty và tầm quan trọng của thông tin gắn liền với hoạt động của văn pòng. Chính vì vậy mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng trưởng phòng và các nhân viên trong văn phòng đã khẳng định vai trò quan trọng của họ và công tác văn phòng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. 2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty a.Chức năng chung của văn phong công ty - Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phê duyệt. - Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty. - Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp. - Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất, phát triển nguồn nhân lực... - Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng TCHC. - Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm. - Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty. b.Nhiệm vụ chung của văn phòng công ty - Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển giao. - Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho giám đốc . - Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về chất lượng trong sản xuất. - Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phòng Hành chính tổng hợp cũng như trong toàn công ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho công ty. - Quản lý máy móc, bảo trì máy móc định kỳ. c. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân sự trong văn phòng Trưởng phòng hành chính tổng hợp Lá người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách nhiệm ngiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng Là người chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn như :Tổng hợp ,kiểm tra, giám sát ... Là người có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức. Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phận văn phòng . Trưởng phòng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự trong công ty, thường xuyên theo dõi, nắm bắt những thông tin liên quan đến nhân sự để kịp thời giải quyết những thắc mắc của nhân viên. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về công tác khen thưởng, kỷ luật, đánh giá chất lượng công việc, thẩm định dự án đầu tư của từng bộ phận, phòng ban chuyên môn. + Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi được chuyên viên hành chính tổng hợp để trình lãnh đạo. + Chỉ đạo công tác lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của công ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc, những kế hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao. + Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của công ty bởi trưởng phòng là người tham mưu chiến lược kinh doanh cho công ty. + Thực hiện các chuyến đi công tác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, kiểm tra quá trình hoạt động của công ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra có hiệu quả cao nhất. + Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để có phương pháp quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng. Phó phòng hành chính tổng hợp + Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng ,cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận có trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do chánh văn phòng giao phó. + Là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách (Đối ngoại ,phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của công ty ...) ,và chụi trách nhiệm trước chánh văn phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách . + Chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, điều phối nhân sự trong công ty dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng + Chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình nhân sự để kịp thời bổ sung hoặc thuyên chuyển các lao động trong công ty. + Cùng với trưởng phòng thực hiện công tác lập kế hoạch đào tạo, gửi cán bộ đi học tại các trường để nâng cao trinh độ chuyên môn Thực hiện việc chỉ đạo trực tiếp, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ đề ra đối với văn phòng, các chi nhánh, phong ban trong công ty. + Chịu trách nhiệm trong công tác hành chính văn thư trong công ty Tổ chức việc tiếp nhận,quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bản đến đi trong công ty. Chức năng này hết sức quan trọng nhằm giúp cho công ty tìm ra những bạn hàng tiềm năng, định hướng nhu cầu trong tương lai giúp văn phòng lập kế hoạch khả thi. Nhân viên văn phòng +Làm công tác thông tin tuyên truyền trong công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo sản phẩm theo yêu cầu. +Khai thác mạng internet: Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh doanh bán hàng.Tìm khách hàng hoặc những văn bản pháp luật mới hoặc chưa có lưu trữ tại công ty . Có trách nhiệm duy trì trang web của công ty . Cập nhật các thông tin liên quan từ nơi khác đến thông qua mạng điện tử, quản lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng, hoàn thành các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phòng giao. + Là người trực tiếp trợ giúp cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc, giải phóng lãnh đạo khỏi những công tác mang tính sự vụ để tập chung vào những vấn đề cơ bản + Xây dựng triển khai các kế hoạch thực hiện các công việc được giao. Tư vấn cho lãnh đạo về soạn thảo, ban hành văn bản theo quy định chung + Xây dựng kế hoạch làm việc, bố trí thời gian, địa điểm tiếp khách cho trưởng phòng và chịu trách nhiệm về những công việc được giao. + Giúp trưởng phòng kiểm tra, sắp xếp các văn bản vào tủ hồ sơ riêng. Thường xuyên báo cáo cho trưởng phòng biết tình hình thực hiện kế hoạch làm việc để không bị bỏ sót công việc. + Kiểm tra, chuẩn bị tài liệu, thiết kế nội dung cuộc họp cho trưởng phòng tại các cuộc họp. Bố trí phương tiện vận chuyển, nơi nghỉ ngơi cho chuyến đi công tác xa của lãnh đạo Tuy nhiên với vai trò là người giúp việc trực tiếp cho trưởng phó phòng, là người lập kế hoạch giúp thủ trưởng thực hiện các kế hoạch một cách khoa học đạt hiệu quả cao. Vì vậy những yêu cầu đối với người thư ký không chỉ là những kỹ năng chuyên môn mà còn có những yếu tố giao tiếp đối xử với mọi người trong doanh nghiệp, khách của doanh nghiệp, thủ trưởng một cách nghệ thuật, có mỗi quan hệ tôt với mọi người, tạo được thiện cảm, sự tin yêu đối với mọi người. Muốn làm được như thế người nhân viên văn phòng phải luôn trau dồi những kỹ năng giao tiếp, tạo cho mình phẩm chất tốt đẹp, xây dựng niềm tin trong doanh nghiệp. Nhân viên phục vụ Phải đảm bảo sạch sẽ vệ sinh nước uống, đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ, dọn vệ sinh khu vực làm việc, nhân viên phục vụ hàng ngay phải đến sớm trước giờ làm việc của công ty ít nhất 30 phút để quét dọn vệ sinh toàn bộ trục đường chính và thu gom rác lá cây tập kết vế nơi quy định Hàng ngày tưới và chăm bón cây cảnh khu vực văn phòng giám đốc, làm sạch cỏ quét dọn ở các vườn hoa vườn cây trong công ty. Hoàn thành các nhiệm vụ khi lãnh đạo giao Nhân viên y tế Khám, cấp phát thuốc và điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ . Làm công tác vệ sinh phòng bệnh,vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ, lập hồ sơ về nghỉ hưu mất sức lao động để đưa ra hội đồng y khoa, hoàn tất các hồ sơ trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cần giám định sức khoẻ. Hàng tháng xem xét tất cả các trương hợp ốm đau, thai sản tai nạn lao động để xác định đúng chế độ, quyền lợi cho người lao động . Lập dự trù mua thuốc dụng cụ khám chữa bệnh cho cán bộ nhân viên công ty và các sự kiện đột xuất như dịch bệnh, cháy nổ, bão lụt... Hoàn thành các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao phó. Nhân viên văn thư lưu trữ Lưu giữ hồ sơ tài liệu của công ty (công văn di, công văn đến) lĩnh đủ vật tư giấy mực phục vụ cho công tác in ấn, sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi đến,các loại tài liệu, in ấn các tài liệu cho công ty, sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và vào sổ, giải quyết tốt công tác phân loại công văn đi đến, đảm bảo độ mật và chính sác kịp thời của các thông tin, nhận các tài liệu văn bản, thư, báo trí từ văn phòng để phát đến các đơn vị cá nhân, lưu trữ hố sơ tài liệu khoa học hợp lý dế tìm kiếm khi cần thiết. +Những yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên văn phóng : Tận tuy phục vụ cán bộ công chức trong công ty, mọi công cụ hành chính văn phòng đều xuất phát từ quyền lợi và lợi ích hợp phát. Bình tính, sáng suốt xử lý thông tin, nhiệt tình tâm huyết với nghề nghiệp. Sáng tạo năng động trong cơ chế mới, phát huy nếp sống văn hoá trong cộng đồng, có lối sống lành mạnh tôn trọng lối sống cộng đồng. Phải biết mình biết người, làm việc có khoa học, tiết kiệm thời gian, muốn đổi mới cần có kiến thức và nhân cách. 2.2.3. Trang thiết bị văn phòng Yếu tố hiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc. Đây là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành có hiệu quả. Là công ty làm về dịch vụ vận tải vì thế yếu tố trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý điều hành được lãnh đạo công ty rất coi trọng vì họ nhận ra được vai trò quan trọng của yếu tố này có tác động tích cực cả tới tâm lý nhân viên. Trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ đáp ứng được yêu cầu của công việc. Tuy nhiên phòng hành chính còn tận dụng một số các trang thiết bị đã cũ ký và không đồng bộ như: bàn ghế, khay đựng tài liệu nên chưa tạo ra tính hiện đại, thẩm mỹ trong văn phòng. Mặc dù diện tích phòng hành chính tương đối hẹp nhưng để hỗ trợ điều đó là các trang thiết bị phục vụ trong công việc như: bàn ghế, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống làm mát... Mặt khác đối với việc quản lý và bảo vệ tài sản chung thì ban lãnh đạo công ty quy định trách nhiệm quản lý tài sản cho từng phòng ban nói chung và phòng hành chính nói riêng để nâng cao ý thức tự quản lý, bảo vệ tài sản chung. Các phòng ban có nhu cầu thay thế, bổ sung các trang thiết bị phục vụ công việc thì phải có báo cáo và đề xuất gửi phòng hành chính kiểm tra, xem xét trước khi trình lãnh đạo. Như vậy tránh được một số tình trạng tham ô của công. Một số thiết bị cơ bản của phòng hành chính tổng hợp được thồng kê qua bảng số liệu Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008 Stt Loại thiết bị Số lượng(chiếc) 1 Máy tính 3 2 Máy in 2 3 Máy photocopy 1 4 Máy fax 1 5 Máy scan 1 6 Điện thoại 2 7 Máy gập giấy 5 8 Máy chiếu 1 9 Loa đài 1 10 Bình lọc nước 1 11 Điều hòa 1 12 Tủ hồ sơ 2 Nguồn: phòng hành chính tổng hợp công ty Ngoài trang thiết bị này ra thì văn phòng còn có trang thiết bị văn phòng phẩm khác như: con dấu, ghim, các tài liệu khác... Với số lượng trang thiết bị như trên đối với văn phòng công ty là tương đối đây đủ và phù hợp có thể đáp ứng được yêu cầu công việc giúp nhân viên văn phòng làm việc được thận lợi hơn. Tuy nhiên vẫn còn một số trang thiết bị chưa được hiện đại như máy photo đã qua cũ và thương xuyên gặp sự cố, cần thay thế thế mới, con lại các thiết bị văn phòng khác đếu rất hiện đại và phù hợp với công tác văn phòng trong công ty. Hiện đại hóa văn phòng không chỉ là mục tiêu của riêng văn phòng công ty mà nó còn là xu thế của mọi công ty hiện nay khi văn phòng đang trở thành phòng ban không thể thiếu của công ty, nó là bộ mặt của công ty. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, tin học máy tính, công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động văn phòng thay đổi hầu hết. Các công việc giấy tờ đều được hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Do đó cách mua sắm các trang thiết bị và bố trí văn phòng đã và đang có nhiều thay đổi theo xu hướng đó. 2.2.4. Nội dung công tác quản trị văn phòng. Các hoạt động trong văn phòng công ty có hiệu quả hay không là tùy thuộc rất nhiều vào hiệu quả công tác quản trị văn phòng. Công tác quản trị văn phòng được thực hiện tốt sẽ làm cho công việc đạt kết quả cao, nhân viên văn phòng phấn khởi làm việc và các nguồn lực văn phòng được tận dụng tối đa. Công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái về cơ bản giống với lý thuyết song cũng có môt số sự khác biệt la do công ty đã vận dụng các lý thuyết vào thực tế trong công ty và có sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động trong công ty cụ thể như sau: 1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác. Chương trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo công ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ công việc theo từng thời gian được chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc công việc trọng tâm nhằm đạt được yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Khối lượng công việc hàng ngày là ngoài sự kiểm soát của người quản trị văn phòng. Tuy nhiên có thể nhìn vào ghi chép công việc trong quá khứ và ngoại suy từ đó để cho một số chỉ dẫn về khối lượng công việc có thể có trong tương lai. Trong suốt quá trình hoạt động công ty đã xây dựng các chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm một cách chi tiết lấy đó làm cơ sở thực hiện mục tiêu của công ty một cách tuần tự. Kế hoạch công tác là sự định hướng, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của doanh nghiệp, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Chương trình kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một văn bản dự kiến những công việc doanh nghiệp tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian xác định nào đó. Sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài nhiều năm thường được gọi là chương trình. Có thể thấy chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động của doanh nghiệp tổ chức nhằm đảm bảo cho các hoạt động đó được diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra, là cơ sở đểu thủ trưởng doanh nghiệp tổ chức chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công việc trọng tâm, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ. Các loại chương trình: - Chương trình tổng thể: là những định hướng hoạt động chung của công ty trong một khoảng thời gian dài( từ 5 năm trở lên) - Chương trình công tác: Là sự định hướng hoạt động cho cơ quan, cá nhân về một lĩnh vực hoạt động nhất định. Ví dụ như: Chương trình đào tạo tiền công vụ; chương trình xây dựng văn bản công ty,... Cũng có chương trình cho mọi hoạt động như chương trình cuộc của công ty...Thông thường, để thực hiện các chương trình, phải xây dựng, tổ chức thực hiện nhiều kế hoạch. Các loại kế hoạch công tác: - Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có thời gian thực hiện từ 5 năm trở lên nhằm xác định phương hướng, nội dung có tính chất chiến lược, lâu dài. Đối với loại kế hoạch này khi xây dựng quan trọng nhất là xác định được mục tiêu cuối cùng cần đạt tới trong một khoảng thời gian nhất định. - Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch có thời gian thực hiện từ một năm đến dưới 5 năm với nội dung cụ thể hóa các phương hướng chiến lược của các chương trình, kế hoạch dài hạn. Thông thường kế hoạch trung hạn nhằm thực hiện một giai đoạn, một bước của mục tiêu chung, mục tiêu chiến lược. Những chỉ tiêu của kế hoạch này không được mâu thuấn với chỉ tiêu của kế hoạch chiến lược. - Kế hoạch ngắn hạn: đây thực chất là lịch trình làm việc cụ thể để thực hiện chương trình kế hoạch trung hạn. Nội dung bao gồm các biện pháp mang tính tác nghiệp. Thời gian thực hiện thường dưới một năm (6 tháng, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần). Loại kế hoạch này cần được xây dựng chi tiết, gắn liền với nhiệm vụ cụ thể của đơn vị trong cơ quan, công sở. Các chỉ tiêu trong kế hoạch loại này cần được kiểm tra một cách cụ thể nhất,các biện pháp, phương tiện, điều kiện có tính khả thi nhất. Ví dụ: Kế hoạch công tác 6 tháng cuối năm 2008 của công ty ..., kế hoạch công tác quí I, kế hoạch công tác tháng 12 năm 2008. Các căn cứ để lập chương trình kế hoạch: - Căn cứ vào yêu cầu của cấp trên đối với việc thực hiện công việc. - Căn cứ vào điều kiện, hoàn cảnh công ty để triển khai thực hiện một công việc cụ thể, cần phải có những nguồn lực nhất định, bao gồm: nhân lực, vật lực. Những nguồn lực này còn phụ thuộc vào những nguồn lực của công ty. - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. - Căn cứ vào các qui định của pháp luật của Nhà Nước. Nguyên tác lập kế hoạch: Chương trình, kế hoạch phải có tính thực tế, phải phù hợp với yêu cầu công việc. Bên cạnh các nguyên tắc chung, thực tế cho thẩy để xây dựng được bản chương trình, kế hoạch có tính khả thi cần phải đáp ứng những nhu cầu cụ thể sau: - Cần xác định mục tiêu công việc phải cần làm và tiêu chí đánh giá như thế nào là đạt mục tiêu. - Kế hoạch phải cụ thể, phải thiết thực, kịp thời. - Đảm bảo những yêu cầu về nội dung, hình thức của văn bản quản lý hành chính Nhà nước và quy trình ban hành. - Có sự thống nhất và linh hoạt trong các biện pháp thực hiện. Kết quả thực hiện: Văn phòng đã hỗ trợ cho ban giám đốc cũng như các phòng làm tốt công việc vì chương trình công tác luôn được lập sắn và chi tiết đến từng cá nhân thực hiện. Hơn nữa bộ phận văn phòng căn cứ vào chương trình làm việc đó để cung cấp trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc của các phòng ban. Các bộ phận luôn cố gắng thực hiện tốt chương trình k