Luận văn Thực trạng và một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp than Cao Thắng

ật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn. Trị giá nguyên vật liệu phải trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. Chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua. Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. + Tµi kho¶n 151 : “Hµng mua ®i ®­êng” , tµi kho¶n nµy ®­îc dïng ®Ó theo dâi c¸c lo¹i nguyªn, vËt liÖu, c«ng cô, hµng ho¸... mµ doanh nghiÖp ®· mua hay chÊp nhËn mua, ®· thuéc quyÔn së h÷u cña doanh nghiÖp nh­ng cuèi th¸ng ch­a vÒ nhËp kho (kÓ c¶ sè ®ang göi kho ng­êi b¸n) Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­ 331, 311, 111, 112... b, Sơ đồ kế toán: xem phụ lục 4 1.3.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ a, Khái niệm và tài khoản sử dụng: - Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động nguyên vật liệu trên tài khoản cua nó mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định được lượng xuất dùng cho sản xuất và mục đích kinh doanh khác. Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kú = Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kú + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kú - Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho dùng cuối kú Phương pháp này tiết kiệm được công sức ghi chép nhưng độ chính xác không cao và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. - Tài khoản sử dụng : Theo ph­¬ng ph¸p nµy, kÕ to¸n sö dông nh÷ng tµi kho¶n sau: + TK 611 Mua hµng: dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thu mua, t¨ng, gi¶m nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ (gåm c¶ gi¸ mua vµ chi phÝ thu mua) Bªn nî: ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu tån ®Çu kú vµ t¨ng thªm trong kú Bªn cã: ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng, xuÊt b¸n , thiÕu hôt ... trong kú vµ tån kho cuèi kú. TK611 cuèi kú kh«ng cã sè d­ vµ ®­îc chi tiÕt thµnh 2 tiÓu kho¶n: 6111- Mua nguyªn vËt liÖu 6112- Mua hµng ho¸ + TK 152 - "Nguyªn vËt liÖu" dïng ®ể ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu tån kho, chi tiÕt theo tõng lo¹i Bªn nî: gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho cuèi kú Bªn cã: kÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho ®Çu kú D­ nî: gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho + TK 151- "Hµng mua ®ang ®i ®­êng": dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ sè hµng mua nh­ng ®ang ®i ®­êng hay ®ang göi t¹i kho ng­êi b¸n, chi tiÕt theo tõng lo¹i hµng, tõng ng­êi b¸n Bªn nî: gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i trªn ®­êng cuèi kú Bªn cã: kÕt chuyÓn trị gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i trªn ®­êng ®Çu kú D­ nî : trị gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i trên ®­êng b, Sơ đồ kế toán: xem phụ lục 5 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN CAO THẮNG 2.1 Tổng quan về xí nghiệp than Cao Thắng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp than Cao Thắng Xí nghiệp than Cao Thắng là đơn vị trực thuộc công ty than Hòn Gai thành viên của Tập đoàn Than Việt Nam . Đoàn thành lập theo quyết định 263 NL- TCCB- LĐ ngày 27/4/1989 của Bộ trưởng bộ năng lượng và đi vào hoạt động từ đó với cái tên là Xí Nghiệp khai thác các mỏ nhỏ. Ngày 30/06/1993, xí nghiệp khai thác các mỏ nhỏ chính thức được đổi tên thành mỏ than Cao Thắng theo quyết định số 403 NL-TCCB-LĐ và đến bây giờ là Xí Nghiệp than Cao Thắng. Sau khi được công ty than Hòn Gai giao quản lý và khai thác than tại khu vực Bắc Bành Danh và khu vực Cái Đá hoá chất với tổng dự toán nguồn vốn xây dựng cơ bản trên 20 tỷ quy mô sản xuất của Xí Nghiệp được mở rộng. Trụ sở làm việc: Phường Cao Thắng thành phố Hạ Long- Tỉnh Quảng Ninh. Giấy phép đăng ký kinh doanh số 1009013 do uỷ ban kế hoạch tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 05/08/1993. Tài khoản giao dịch của XN: 0141000000273 NH Ngoại Thương QN. Mã số thuế: 5700100506. Nguồn vốn chủ sở hữu: 6.019.245.977: +Vốn cố định: 5.651.21.208 + Vốn lưu động: 367.945.769 Giá trị tài sản từ 4.000.000.000 đến nay đã là 37.000.000.000 Số lượng lao động là hơn 1000 người. Điện thoại giao dịch: 0333.825311 - Fax: 0333.626354 Chức năng sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp: XN than Cao Thắng là doanh nghiệp trực thuộc Công ty than Hòn Gai, chuyên khai thác, chế biến kinh doanh than cung ứng cho các nhà máy nhiệt điện, xi măng và các nhu cầu khác trong và ngoài nước. 2.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của XN Than Cao Thắng Thông qua thăm dò địa chất cho thấy các vỉa than dày từ 10-14m, chất lượng than đạt từ cám 3 đến cám 5. Khai trường của xí nghiệp có địa hình đồi núi phức tạp, hơn 1/2 các vỉa than nằm ở độ sâu từ 200-220m so với mức nước biển. Quy trình công nghệ của Xí nghệp phải tiến hành bằng khai thác hầm lò, không lợi nhuận như các mỏ lộ thiên. Để phù hợp với địa hình khai thác của khai trường, Xí nghiệp áp dụng khai thác theo hệ thống lò chợ, sử dụng công nghệ khoan nổ mìn kết hợp với thủ công chống lò bằng gỗ phá hoả toàn phần. Vận chuyển than trong lò chủ yếu bằng máng cào, xe goòng. Chính vì vậy mà chi phí cho quá trình sản xuất khai thác than thường rất lớn, chủ yếu là chi phí khoan nổ mìn làm cho giá thành khai thác ra tương đối cao. 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của XN Than Cao Thắng (phụ lục 6) Ban điều hành: Giám đốc: Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là ba phó giám đốc: chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật, công tác sản xuất và công tác an toàn của Xí nghiệp. Chức năng các phòng ban: - Phòng kế toán: Thực hiện công việc kế toán, thống kê trong Xí nghiệp và quản lý các nguồn tài chính của Xí nghiệp. - Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ lập các phương án kinh doanh làm căn cứ cho việc thực hiện các hợp đồng kinh tế cũng như đề ra các phương án sản xuất kinh doanh, cung ứng nguyên vật liệu cho các công trường phân xưởng sản xuất. - Phòng tổ chức lao động: quản lý về mặt lao động tiền lương của công nhân viên chức trong Xí nghiệp, nắm vững thông tin tình hình lao động sản xuất. - Phòng bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ trật tự an ninh, công quân sự địa phương, công tác thanh tra nội bộ. - Phòng y tế: đảm bảo chăm lo sức khoẻ cho công nhân viên chức và vệ sinh phòng bệnh trong cơ quan. - Văn phòng xí nghiệp : có nhiệm vụ tổng hợp các mặt hoạt động của Xí nghiệp. - Phòng kỹ thuật: có chức năng chỉ đạo kỹ thuật tìm kiếm khai thác mỏ, bảo vệ môi trường. - Phòng an toàn: kiểm tra giám sát công tác kỹ thuật an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh. - Phòng điều khiển sản xuất: quản lý giám sát chỉ đạo, điều hành công việc sản xuất than, đảm bảo lượng than theo kế hoạch trong năm. - Phân xưởng đời sống: chịu trách nhiệm về chăm lo đời sống cho tập thẻ CBCNV trong toàn XN 2.1.5 T×nh h×nh tµi chÝnh cña xÝ nghiÖp 2 n¨m gÇn ®©y (phụ lục 7 & 8): Qua số liệu hai bảng cho thấy tổng tài sản và tổng nguồn vốn của Xí nghiệp tại thời điểm cuối năm là 79.972.829.349 đồng và thời điểm đầu năm là: 79.185.540.105 đồng. Vậy tổng tài sản và tổng nguồn vốn cuối năm tăng so với đầu năm là: 742.289.244 đồng, tương ứng tăng 101%. Điều này cho thấy trong năm 2009 quy mô về tài sản và nguồn vốn mà Xí nghiệp sử dụng đã tăng so với năm 2008. + Về tài sản: Tài sản ngắn hạn giảm 7.041.833.783 đồng so với đầu năm, tương ứng giảm còn 81%; còn tài sản dài hạn tăng 7.829.123.027 đồng, tương ứng với tăng 118%. Nguyên nhân tăng là do chuyển đổi tài sản giữa các xí nghiệp trong Công ty. + Về nguồn vốn: Tăng chủ yếu là do các khoản nợ vay ngắn hạn. Điều này cho thấy trong kỳ Xí nghiệp có các biện pháp huy động vốn để chi trả các khoản nợ. + Về nguồn kinh phí và quỹ khác: hầu như không thay đổi trong vài năm gần đây. Qua bảng ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp giảm 6.065.631.233đ tương đương với 86.2%. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng giảm 6.065.631.233đ , giảm còn 86,2%. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp cũng giảm 17.078.806.289 đ , giảm còn 25.5% 2.1.6 Hình thức tổ chức công tác kế toán tại XN than Cao Thắng Để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung . Phòng kế toán có vị trí quan trọng thuộc sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Nhiệm vụ chủ yếu là quản lý vốn. Phản ánh theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Xí nghiệp. 2.1.7 Tổ chức bộ máy kế toán tại XN (phụ lục 9) - Kế toán trưởng: Phụ trách chung, giúp giám đốc quản lý và chỉ đảo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê tài chính của Xí nghiệp. - Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về công tác hạch toán từ các đội sản xuất, phân xưởng đến xí nghiệp, bao gồm tổ chức vận dụng công tác kế toán, các chế độ, thể lệ kế toán, sổ sách kế toán, chứng từ kế toán… - Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp thời về các khoản phải trả, phải thu công nhân viên( số lương, bồi dưỡng, BHXH, BHYT…) - Kế toán tài sản cố định và nguyên vật liệu: Theo dõi nhập, xuất vật liệu vào đối tượng sử dụng, lên bảng kê số 3, bảng phân bổ số 3, theo dõi chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang. - Kế toán giá thành: tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, phân tích các khoản chi phí, đánh giá tiềm lực của Xí nghiệp về lao động, vật tư, tiền vốn… dự toán chi phí trong quá trình sản xuất. - Kế toán vốn bằng tiền: theo dõi thu chi tiền mặt. Mở số theo dõi tình hình xuất-nhập-tồn tiền mặt. - Kế toán công nợ: Theo dõi toàn bộ công nợ trong nội bộ xí nghiệp cũng như bên ngoài. TK sử dụng TK141, TK136, TK336. - Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế. Căn cứ vào nhật ký chung, bảng kê để lên báo cáo kế toán định kỳ. - Nhân viên kinh tế các bộ phận: Theo dõi công lao động, sản lượng công trường và nhu cầu vật tư, các chi phí trên công trường. 2.1.8 Các chính sách kế toán áp dụng tại Xí nghiệp : Chế độ kế toán áp dụng: + Chế độ kế toán áp dụng : áp dụng theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của bộ tàI chính. + Các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/2009 kết thúc ngày 31/12/2009 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : Đồng Việt Nam ( VNĐ) Hình thức kế toán: XN áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung”. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : Theo giá gốc. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác: - Nguyên tắc ghi nhận : Công nợ đã phát sinh tiền bán sản phẩm, hàng hoá cung cấp dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận trả. - Lập dự phòng phải thu khó đòi : Lập vào thời đIểm cuối năm cho những khoản thu đã quá hạn > 01 năm hoặc khách hàng đang trong thời gian xem xét giải thể phá sản. Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá (NG) và giá trị còn lại. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : Theo phương pháp đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát hành hoá đơn cho khách hàng và được khách hàng chấp thuận trả tiền. Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản mà xí nghiệp đang vận dụng là hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán trong các doanh nghiệp. 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp than Cao Thắng 2.2.1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá NVL sử dụng trong Xí nghiệp 2.2.1.1 Đặc điểm NVL sử dụng trong Xí nghiệp Xí Nghiệp Than Cao Thắng là một đơn vị hạch toán và kinh doanh phụ thuộc với quy trình công nghệ hiện đại và phức tạp nhưng lại chịu sự quản lý trực tiếp của Công Ty Than Hòn Gai. Xí nghiệp hoạt động khai thác than bằng công nghệ khai thác hầm lò và khai thác lộ thiên ( chủ yếu là khai thác hầm lò ) do vậy vật liệu chủ yếu là chất nổ và gỗ chống lò. Để phù hợp với từng loại vật liệu, Xí nghiệp đã xây dựng một hệ thống kho tàng để quản lý và bảo vệ loại vật tư theo đúng yêu cầu, hệ thống đã phù hợp với đặc tính lý, hoá của vật liệu, kho tàng được tổ chức thuận lợi cho việc cung cấp, phát và quản lý. Để khai thác than, Xí nghiệp sử dụng rất nhiều loại vật liệu, phần lớn là các loại vật liệu được mua từ trong nước ( mua chất nổ của Xí nghiệp hoá chất mỏ Quảng Ninh, sắt thép từ Xí nghiệp vật tư và một số nguồn khác……). Do tỷ trọng vật liệu của Xí nghiệp chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Nên việc tổ chức ghi chép, hạch toán và quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với XN. 2.2.1.2 Phân loại NVL trong Xí nghiệp Nhìn chung trong Xí nghiệp sản xuất bao gồm rất nhiều loại, mỗi loại có vai trò và công dụng khác nhau, chúng luôn biến động tăng, giảm để đáp ứng cho cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp than Cao Thắng là đơn vị sản xuất kinh doanh than nên sản phẩm của Xí nghiệp là than. Để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất đòi hỏi số lượng vật tư lớn,vì vậy yêu cầu quản lý hạch toán NVL Xí nghiệp đã phân thành các loại. - Vật liệu chính : Do XN than Cao Thắng là đơn vị khai thác hầm lò, đối tượng LĐ là tài nguyên trong lòng đất do đó NVL chính không tham gia vào quá trình sản xuất. - Vật liệu phụ (TK152.2): Là những VL có tác dụng phụ tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng vật liệu phụ có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất như sắt thép, gỗ chống lò, chất nổ …. - Nhiên liệu (TK 152.3): bao gồm các loại xăng, dầu hoả, hoá chất. - Phụ tùng thay thế (Tk 152.4) : như vòng bi, giây cuaroa, xăm, lốp ô tô … - Phế liệu thu hồi (TK 152.5) là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất -VL khác (152.6). 2.2.1.3 Đánh giá NVL tại Xí nghiệp * Đánh giá NVL nhập kho: Xí nghiệp đánh giá NVL nhập kho theo phương pháp giá thực tế - Đối với vật liệu mua ngoài : Trị giá thực tế VL mua ngoài = Trị giá mua thực tế + Chi phí thu mua - Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 02/07/2009 ( phụ lục 10) XN nhập mua 4.700kg thuốc nổ P2541 đơn giá 16.600đ và 605kg thuốc nổ AH1 đơn giá 12.500đ . Thuế GTGT 5% Trị giá thực tế NVL mua ngoài = [(4700 x 16600) + (605 x 12500) ] x 105% = 89.861.625đ - Vật liệu mua ngoài cho thuê, gia công chế biến: trị thì giá thực tế của vật liệu là giá mua tại kho. Trị giá thực tế NVL nhập kho do gia công chế biến = Trị giá vốn thực tế của VL, CCDC xuất thuê gia công, chế biến + Số tiền thuê gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có) Ví dụ: Ngày 22/07/2009 XN xuất 12 tấn sắt thép thuê gia công bộ phận băng truyền tải than trị giá 59.000.000đ . Chi phí gia công 13.000.000 đ. Chi phí vận chuyển là 3.000.000 đ. Trị giá thực tế vật liệu nhập kho do gia công, = 59.000.000 + 13.000.000 + 3.000.000 chế biến = 75.000.000 đ - Đối với vật liệu thu hồi ( phế liệu thu hồi): Trị giá thực tế của chúng được tính bằng giá bán thực tế của phế liệu bán trên thị trường * Đánh giá NVL xuất kho : Để đảm bảo yêu cầu cho công tác kế toán giá của vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Ví dụ : Đơn vị có số liệu trong tháng 7/2009 của thuốc nổ AH1 Tồn đầu kỳ 1.600kg đơn giá 12.000đ Ngày 02/07 nhập 605kg đơn giá 12.500đ Ngày 08/07 xuất 400kg cho Vỉa 14.1 Đơn giá bình (1600 x 12000) + (605 x 12500) quân sau = = 12.137đ lần nhập 2/7 1600 + 605 Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = 12.137 x 400 = 485.487 đ 2.2.2 Kế toán chi tiết NVL tại XN Than Cao Thắng 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 152 sử dụng để hạch toán NVL tại Xí Nghiệp được mở chi tiết thành: TK 1521 : Vật liệu phụ TK 1522 : Nhiên liệu. Tk 1523 : Phụ tùng thay thế TK 1528 : Vật liệu khác. - Cách mã hoá NVL tại Xí Nghiệp : Xí Nghiệp mã hoá theo kho, mỗi kho là một nhóm mặt hàng, mỗi mặt hàng là một mã theo các ký tự A, B, C, D….và tương ứng với ký hiệu tên của loại VL đó. Ví dụ: Gỗ chống lò ký hiệu là A. Gỗ loại 2,5M phi 11 thì mã là : A2,5P11 Thuốc nổ là B1, kíp nổ là B2 …. 2.2.2.2 Chứng từ và thủ tục kế toán * Thủ tục nhập kho Theo qui định của CĐKT kế toán hiện hành thì tất cả các NVL mua ngoài khi về đến doanh nghiệp đều phải qua thủ tục kiểm nhận mới nhập kho. Thực tế tại Xí Nghiệp Than Cao Thắng thì nhân viên cung ứng vật tư của Xí nghiệp trực tiếp đi mua nên hoá đơn GTGT của người bán bao giờ cũng về cùng hàng. Khi hàng về đến Công ty ban kiểm nghiệm của Xí nghiệp sẽ căn cứ vào hoá đơn, như số lượng, chất lượng, chủng loại, đơn vị tính, đơn giá, thuế suất và tổng số tiền phải thanh toán. quá trình kiểm nghiệm gồm 4 người: Thủ kho ,Phó giám đốc, Phó phòng kế hoạch vật tư,Phó phòng kỹ thuật sản xuất. khi biên bản kiểm nghiệm xong, hàng đã được nhập kho, kế toán vật tư lập phiếu nhập kho dựa trên hoá đơn GTGT của người bán và biên bản kiểm nghiệm (có đầy đủ của các thành viên). Thủ tục nhập kho hoàn thành. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm để làm căn cứ thanh toán cho người bán, liên còn lại lưu ở gốc để làm căn cứ ghi thẻ và các số kế toán có liên quan. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho do kế toán chuyển đến và thực tế số vật tư nhập kho tiến hành ghi thẻ kho. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư, hàng hoá một cách khoa học, hợp lý, đúng số kho ghi trên phiếu nhập để đảm bảo cho việc quản lý và xuất kho vật tư được chặt chẽ, dễ dàng và thuận tiện. Nếu số vật tư mua về bị sai so với yêu cầu thì ban kiểm nghiệm không cho nhập kho và xin ý kiến của ban lãnh đạo Xí nghiệp. Ví dụ : Ngày 02/07/2009 XN mua thuốc nổ của xí nghiệp hoá chất mỏ Quảng Ninh. Các thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: Các thành viên căn cứ hoá đơn GTGT trên ( phụ lục 11) và sổ vật tư hiện có, ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm ( phụ lục 12). Khi hàng về đến xí nghiệp, phòng kỹ thuật căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoá đơn vật liệu nổ công nghiệp của Công Ty hoá Chất Mỏ Quảng Ninh) và biên bản xác nhận chất lượng nổ tiến hành kiểm nghiệm ( phụ lục 13) về mặt số lượng hàng nếu đảm bảo thì kết luận cho nhập kho. Kế toán NVL căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm trên để lập phiếu nhập kho ( phụ lục 14) * Thủ tục xuất kho Xí Nghiệp Than Cao Thắng là doanh nghiệp sản xuất than nên vật liệu trong kho của Xí nghiệp chủ yếu xuất dùng cho các công trường sản xuất chính NVL phần lớn để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm theo kế hoạch đã được duyệt. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sau khi tính toán bộ phận kế hoạch sẽ viết phiếu đề nghị cung cấp vật tư chuyển lên các phòng chức năng, chuyên quản ký duyệt rồi được chuyển qua phó giám đốc phụ trách sản xuất duyệt. Sau đó chuyển qua phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra lại lần nữa xem phiếu có gì sai sót không. Nếu không thì kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho cho riêng từng loại vật liệu để tiện cho việc theo dõi, hạch toán dễ dàng. Cuối tháng thủ kho phải chuyển toàn bộ các chứng từ xuất kho lên cho kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán có liên quan. Ví dụ: Phân xưởng khai thác Vỉa 14.2 có giấy đề nghị cấp vật tư ( phụ lục 11) , đã được phòng kế hoạch đồng ý duyệt cấp vật tư như sau. Thuốc nổ P2541 : 600kg và 400kg thuốc nổ AH1 để phục vụ cho việc phá hoả xây dựng hệ thống lò. Xuất 500M3 gỗ lò loại 2,5M phi 13 Sau khi xem xét các giấy tờ đề nghị cấp vật tư và xét duyệt của phòng kế hoạch, kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho ( phụ lục 12 , 13 , 14) 2.2.2.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại XN Than Cao Thắng Để thuận tiện cho việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra tình hình xuất và tồn kho NVL một cách thường xuyên và liên tục, có hệ thống. Xí Nghiệp Than Cao Thắng đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Trình tự ghi chép cụ thể tại Xí nghiệp như sau: -Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL (phiếu nhập, phiếu xuất) ghi lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho tương ứng với từng loại NVL. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn thực tế còn ở thẻ kho với số tồn thực tế ở trong kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày, thủ kho phải chuyển nhượng toàn bộ chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Phòng kế toán mở sổ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng tổng số nhập, tổng số xuất và tồn kho của từng thứ NVL trên Sổ và đối chiếu với thẻ của thủ kho. Đồng thời kế toán tính giá trị thực tế của NVL xuất dùng theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập và ghi vào cột đơn giá, cột thành tiền trên phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ chi tiết và ghi các số kế toán có liên quan. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu với số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho. Khi 2 bên nhất trí được ký vào thẻ kho, kế toán ký vào thẻ kho của thủ kho, thủ kho ký vào thẻ của kế toán vật tư. Cuối tháng, kế toán dùng sổ chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 2.2.2.3.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: a, Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Khi XN có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến. Căn cứ vào phiếu báo này, XN xem xét và chuẩn bị phương thức thanh toán. Như vậy sẽ không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ trường hợp duy nhất hàng về hoá đơn cùng về. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, XN sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán – TK 331 “ phải trả cho người bán”. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với từng người bán của XN. * Nếu nguyên vật liệu thanh toán cho người bán bằng tiền mặt: Ví dụ: Ngày 12/07/2009 XN nhập mua 100 cây thép pomina Φ12 đơn giá 135.000đ, phục vụ cho việc chống lò với hoá đơn GTGT số 004522 số tiền cả thuế GTGT 10% là 148.500.000đ . Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 135.000.000 Nợ TK 1331: 13.500.000 Có TK 111: 148.500.000 * Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng: Ví dụ: Căn cứ vào chứng từ gốc nhập vật liệu ( phụ lục 13) và hoá đơn ngày 02/07/2009 (phụ lục 10). XN nhập mua 4.700kg thuốc nổ P2541 đơn giá 16.600đ và 605kg thuốc nổ AH1 đơn giá 12.500đ . Thuế GTGT 5%. Kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình nhập kho NVL và thanh toán với người bán. Khi nhập kho NVL nhưng chưa thanh toán với người bán. Căn cứ vào 2 hoá đơn trên kế toán ghi vào “sổ nhật ký chung” (phụ lục 18) và “sổ cái TK 152” (phụ lục 19). Nợ TK 152: 85.582.500 đ Nợ TK 1331: 4.279.125 đ Có TK 331: 89.861.625 đ Ngày 04/07/2009 nhận được giấy báo nợ của ngân hàng Công Thương Hạ Long báo đã trả tiền cho công ty hoá chất Mỏ Quảng Ninh ngân hàng Ngoại Thương Hạ Long số tiền 89.861.625 : Nợ TK 331: 89.861.625 đ Có TK 112: 89.861.625 đ Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vụ bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết TK 331 (phụ lục 20) theo các định khoản trên. * Nếu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán: Ví dụ: Ngày 13/07/2009 XN nhập mua 20 lốp ôtô tải đơn giá 900.000đ theo phiếu nhập kho số 34 phục vụ cho phân xưởng ôtô. Số tiền công ty phải thanh toán cho Cửa hàng phụ tùng Thắng Hoa là 19.800.000đ. (Thuế GTGT 10%) Kế tóan định khoản: Nợ TK 152 : 18.000.000 đ Nợ TK 133: 1.800.000 đ Có TK 331(TH): 19.800.000đ * Trường hợp tạm ứng tiền cho nhân viên để mua nguyên vật liệu Ví dụ: Theo phiếu chi số 50 ngày 14/07/2009, XN chi tiền tạm ứng cho đồng chí Nguyễn Minh Châu mua 1.000lít dầu bao gồm cả thuế GTGT là 13.200.000đ (thuế GTGT 10%) Kế toán định khoản trên phiếu chi: Nợ TK 141: 13.200.000 Có TK 111: 13.200.000 Khi nhập kho kế toán định khoản: Nợ TK 152: 12.000.000 Nợ TK 133: 1.200.000 Có TK 141: 13.200.000 b, Trường hợp nhập kho NVL từ phế liệu thu hồi: * Khi có phế liệu nhập kho: Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 98 ngày 24/07/2009 XN nhập lại kho 20kg thuốc nổ AH1 không dùng được – đơn giá 12.500đ . Tổng số tiền là 250.000đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 152 : 250.000đ Có TK 621: 250.000đ * Trường hợp xuất dùng cho phân xưởng sản xuất, nhưng phân xưởng sản xuất sử dụng không hết phải nhập lại kho: Ví dụ: Ngày 25/07/2009 nhập lại kho 3 m3 gỗ lò loại 2,5M phi 13 do xuất cho vỉa 14.3 làm giàn chống lò, nhưng dùng không hết trả lại nhập kho. Đơn giá là 473.000đ, tổng trị giá 1.419.000đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 1.419.000đ Có TK 621: 1.419.000đ 2.2.2.3.2 Kế toán tổng hợp xuÊt nguyên vật liệu a, Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuÊt Khi tiến hành xuất vật liệu cho sản xuất, căn cứ vào số lượn