Luận văn Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI (KPI – Key Performance Indicators) quản trị nguồn nhân lực và khả năng áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam

4.1. Nhóm các chỉ số KPI dùng trong các ngành kinh tế lớn Trong các ngành kinh tế lớn, để đo lường sự thành công và hiệu quả, các nhà quản trị thường xây dựng những chỉ số nhất định, thống nhất để so sánh giữa các doanh nghiệp với nhau. Đây là những chỉ số đã được nghiên cứu và thống nhất trong toàn ngành, dễ dàng trong quá trình theo dõi, đánh giá, chỉ cần qua một vài chỉ số đo lường hoạt động có thể biết các đối thủ cạnh tranh của mình trong ngành đang hoạt động, phát triển ra sao. Ví dụ như trong ngành tài chính, ngân hàng, ta có thể dùng các chỉ số như: số lượng máy ATM trên toàn quốc khi đánh giá về so sánh dịch vụ ATM giữa các ngân hàng; hay tỷ lệ lãi suất cho vay được ngân hàng áp dụng … Trên thế giới hiện nay đã có khoảng gần hai mươi ngành kinh tế có áp dụng các chỉ số KPI để đo lường hiệu quả hoạt động, như: Ngành hàng không, vận tải (gồm 84 chỉ số) Ngành ngân hàng, bảo hiểm (gồm 57 chỉ số) Ngành nghiên cứu, giáo dục (gồm 71 chỉ số) Ngành giải trí (gồm 22 chỉ số) Ngành nông nghiệp (gồm 45 chỉ số) Ngành sản xuất hàng hóa (gồm 12 chỉ số)…. 4.2. Nhóm các chỉ số KPI đánh giá quá trình hoạt động của tổ chức Mỗi tổ chức để xây dựng, hoạt động và phát triển luôn cần có một bộ máy tổ chức với các hoạt động được diễn ra liên tục và không ngừng thay đổi cùng với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Hiện nay, trên thế giới phần lớn các hoạt động của tổ chức đều đã có những bộ chỉ số KPI để đo lường, đánh giá. Trong đó, có không ít những chỉ số đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, chẳng hạn như những chỉ số liên quan đến khách hàng như: tỉ lệ khách hàng quay lại với cửa hàng, hay tỉ lệ khách mua hàng lần thứ ba trở lên… đóng vai trò rất quan trọng trong sản xuất, kinh doanh của các tổ chức kinh tế. Các hoạt động chủ yếu đã được áp dụng KPI hiện nay gồm có: hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng, hoạt động marketing, hoạt động tài chính, vận tải giao nhận, hoạt động liên quan đến pháp lý… Các chỉ số KPI ứng với các hoạt động này sẽ được gói gọn và phân chia thành bốn nhóm chỉ số KPI như sau: Nhóm chỉ số KPI tài chính Nhóm chỉ số KPI hoạt động Nhóm chỉ số KPI khách hàng Nhóm chỉ số KPI nguồn nhân lực Nhìn chung, các chỉ số KPI đánh giá quá trình hoạt động của tổ chức hiện nay được chú trọng hơn cả, bởi nó phản ánh đúng thực trạng hoạt động của tổ chức, và chỉ ra cho họ thấy họ phải làm gì để phát triển, để cải thiện tình hình, nhằm đạt được mục tiêu từ các nhân viên đến bộ phận và toàn thể doanh nghiệp. Bên cạnh đó, KPI là chỉ số được thường xuyên theo dõi, sẽ giúp tổ chức nhanh chóng, kịp thời, sửa chữa thay đổi những yếu kém và cải thiện tổ chức theo hướng tích cực. 4.3. Nhóm các KPI được xây dựng theo các khung chương trình Mỗi ngành hoạt động bao gồm nhiều quá trình, nhiều hạng mục công việc chính trong ngành đó. Mỗi quá trình ấy, hạng mục công việc ấy sẽ đều được đánh giá bằng các chỉ số KPI nhất định. Chúng tập hợp lại với nhau thành những khung chương trình đánh giá mang tính chuẩn mực tương đối, phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau của nhà quản trị. Ví dụ: Trong ngành công nghệ thông tin, có thể sử dụng các bộ khung như: Cobit ( gồm Cobit Acquire & Implement, Cobit Delivery & Support, Cobit Monitor & Evaluate, và Cobit Plan & Organise) hay bộ APM, ASL, BiSL, ITIL, VRM… II. CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1. Khái niệm Từ các nghiên cứu về KPI, theo em, ta có thể hiểu KPI đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực hay chỉ số đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực hay nhóm KPI nguồn nhân lực là những chỉ số được xây dựng nhằm đánh giá được hiệu quả, sự phát triển của các hoạt động thuộc chức năng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp so với mục tiêu đã đề ra. Nó giúp nhà quản trị có cái nhìn cụ thể hơn về chủ thể quan trọng trong doanh nghiệp, đó là người lao động, là đội ngũ công nhân viên và những vấn đề liên quan chặt chẽ tới nguồn nhân lực nhằm đồng thời vừa giúp nhà quản trị chọn đúng người cho đúng việc và đạt được mục tiêu của mình khi sử dụng lao động, vừa giúp người lao động có thể an tâm làm việc, cống hiến trong công việc. 2. Phân loại chỉ số KPI quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Có rất nhiều chỉ số KPI được áp dụng trong doanh nghiệp hiện nay, với nội dung xoay quanh tất cả những vấn đề của việc thu hút, duy trì, phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhìn chung, chúng được phân loại thành ba nhóm cũng lần lượt là ba câu trả lời quan trọng cho ba câu hỏi từ chính nguồn nhân lực các cấp trong doanh nghiệp: Chúng tôi phải hoàn thành cái gì? Chúng tôi sẽ hoàn thành như thế nào? Làm sao để chúng tôi làm tốt hơn? 2.1. KPI đánh giá chuyên môn Ra đời và tồn tại trong một doanh nghiệp, việc đầu tiên và quan trọng nhất là cần xác định chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, hay nhân viên đó. Chúng tôi phải hoàn thành cái gì? Đó là làm thế nào để thu hút nguồn nhân lực tốt, làm thế nào để quản trị tốt nguồn lực con người trong doanh nghiệp… Và thước đo nào để đo được sự hoàn thành tốt hay không tốt của những công việc trên? Đó là lí do hình thành nên KPI đánh giá chuyên môn – KPI dành đánh giá những hoạt động mang tính chuyên môn trong doanh nghiệp, trong đó có quản trị nhân nguồn nhân lực. 2.2. KPI đánh giá chấp hành kỉ luật và văn hóa doanh nghiệp Việc các bộ phận và nhân viên cố gắng hết mình nhằm đạt được mục tiêu của bộ phận và cao hơn là mục tiêu công ty là điều rất đáng được trân trọng và khuyến khích. Tuy nhiên, nhà quản trị cần để tâm tới cách mà mỗi bộ phận, từng nhân viên đó hoàn thành công việc như thế nào, để có thể khẳng định họ làm việc hiệu quả. Công việc chỉ đạt được hiệu quả thực sự khi nó được người thực hiện tiến hành trong bối cảnh, khuôn khổ hoạt động cho phép của doanh nghiệp. Đó là việc chấp hành kỉ luật trong quá trình làm việc, tuân theo đúng quy định, quy trình đã được đưa ra, tránh những tổn thất không đáng có về vật chất, con người do cố gắng làm để đạt mục tiêu đã đề ra, và quan trọng không kém đó là không làm ảnh hưởng tới chính văn hóa và môi trường doanh nghiệp. Đó là những KPI đánh giá chấp hành kỉ luật và văn hóa doanh nghiệp. 2.3. KPI quản lý, phát triển con người Làm tốt hơn nghĩa là đặt nhân viên vào đúng vị trí mà họ mạnh. Làm tốt hơn nghĩa là cần có thêm những chương trình đào tạo và phát triển năng lực và kiến thức cho bản thân cán bộ, nhân viên. Làm tốt hơn nghĩa là dành cho nhân viên những đãi ngộ xứng đáng để đánh giá hết thực lực làm việc của nhân viên, khiến họ yên tâm làm việc và thấy có động lực để làm việc… Đó là tất cả những gì mà KPI quản lý, phát triển con người cần đo lường. 3. Phân tích một số chỉ số KPI quản trị nguồn nhân lực Hoạt động quản trị nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động khác nhau và có vai trò quan trọng ngang nhau, bởi bất kì một giai đoạn, một hoạt động nào trong chuỗi chu trình quản trị nguồn nhân lực gặp phải vấn đề rắc rối, cũng có thể mang đến những hậu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, có thể nói, từng hoạt động quản trị đều cần phải được theo dõi chặt chẽ, nghiêm túc, đòi hỏi cần có những chỉ số đo lường riêng, thích hợp và hiệu quả. Khi áp dụng KPI, nhiều tổ chức cho rằng, cần phải có thật nhiều các chỉ số đo lường. Tuy nhiên, cái tên KPI – Key Performance Indicators, đã cho thấy, KPI là những chỉ số đánh giá đóng vai trò quan trọng, là “chìa khóa” cho mọi vấn đề trong quá trình quản trị. Và vì thế việc chọn thật nhiều chỉ số để đo lường là một sai lầm. Điều quan trọng khi xây dựng các chỉ số cho một tổ chức, một bộ phận, một cá nhân nào đó, là phải chọn lựa được những KPI chuẩn nhất, tiêu biểu nhất, có ý nghĩa lớn nhất trong việc đạt được mục tiêu cho tổ chức doanh nghiệp. Mỗi hoạt động có thể chỉ cần có từ ba đến bốn chỉ số, tuy nhiên, nếu biết lựa chọn và xây dựng tốt, đó vẫn là những kim chỉ nam cho hoạt động của tổ chức. Dưới đây là những chỉ số thường được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới và cả tại Việt Nam[9]. 3.1. KPI đánh giá về chế độ lương 3.1.1. Mức thu nhập trung bình Công thức = Tổng thu nhập / tổng nhân viên. Ý nghĩa: Chỉ số này được dùng khi xem xét mức thu nhập trung bình của toàn công ty, giúp doanh nghiệp xem xét mức thu nhập trung bình của công ty mình đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, bởi thu nhập luôn là mối quan tâm lớn của nhân viên, việc có nguồn thu nhập bằng hoặc cao hơn so với trung bình ngành và trung bình đối thủ cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng nhân viên bị thu hút bởi đối thủ cạnh tranh khác. 3.1.2. Mức thu nhập giờ công trung bình Công thức = Thu nhập trung bình / số giờ làm việc. Ý nghĩa: Tỷ lệ này cũng là tỷ lệ so sánh thu nhập trung bình của doanh nghiệp so với mức trung bình của ngành như chỉ số trên. Tuy nhiên, chỉ số này thường thích hợp cho các doanh nghiệp trực tiếp tổ chức sản xuất, trong đó có lao động chia ca và tính giờ công. Đối với những doanh nghiệp này, đây cũng là chỉ số được người lao động quan tâm. 3.1.3. Mức thu nhập theo chức danh Tuy hai chỉ số trên rất được quan tâm, đặc biệt là trong các doanh nghiệp trực tiếp tổ chức sản xuất. Tuy nhiên, mức thu nhập trung bình không phản ánh một cách chính xác thu nhập của các chức danh trong công ty và không phù hợp với những doanh nghiệp hay tổ chức không trực tiếp tổ chức sản xuất, vì vậy cần xây dựng mức thu nhập trung bình của từng chức danh để xây dựng quy chế lương. Công thức = Tổng thu nhập / tổng nhân viên có chức danh đó. Ý nghĩa: Khi xem xét mức thu nhập trung bình theo chức danh, doanh nghiệp có thể xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thị trường bên ngoài. 3.1.4. Tỷ lệ chi phí lương Công thức = Tổng chi phí lương / doanh số. Ý nghĩa: Chỉ số này giúp doanh nghiệp xem xét xem mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không, có phù hợp với tỷ lệ doanh thu, doanh số của doanh nghiệp hay không. Nếu tổng chi phí lương trong doanh nghiệp cao hơn so với doanh số đạt được trong một khoảng thời gian tương đối dài là tín hiệu không tốt cho tình hình kinh doanh của doanh nghiệp (đối với những doanh nghiệp có tuổi thọ thị trường tương đối lâu). Tuy nhiên, đây dường như lại là điều tất yếu đối với các doanh nghiệp mới tham gia thị trường. 3.2. KPI về tuyển dụng 3.2.1. Tổng số hồ sơ xin việc / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh) Công thức = Tổng số hồ sơ xin việc / đợt tuyển dụng. Ý nghĩa: Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp. Số lượng hồ sơ xin việc nhận được nhiều là tín hiệu tốt cho thấy: có thể là do danh tiếng doanh nghiệp tốt, có sức hấp dẫn lớn đối với ứng viên; có thể là do khâu truyền thông tốt; có thể là do chính sự hấp dẫn của công việc…. Lưu ý trong quá trình áp dụng chỉ số: Phòng Nhân sự trong doanh nghiệp cần làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng hồ sơ xin việc của doanh nghiệp nhiều hay ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới. 3.2.2. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Khái niệm: Ứng viên đạt yêu cầu là các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp đề ra. Công thức: Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số ứng viên đạt yêu cầu / tổng số ứng viên. Ý nghĩa: Nếu tỷ lệ này càng cao cho thấy doanh nghiệp đã truyền thông tốt những yêu cầu cơ bản, cốt lõi của doanh nghiệp đến các ứng viên. Việc các ứng viên tự nhận biết được yêu cầu và tự so sánh đối chiếu với khả năng của bản thân, nếu thấy đáp ứng đủ hoặc một phần mới tham dự ứng tuyển sẽ giúp doanh nghiệp đỡ vất vả hơn trong việc lọc hồ sơ ứng viên. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ doanh nghiệp đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì, dẫn đến việc các ứng viên không đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu cũng tham gia dự tuyển. 3.2.3. Chỉ số đo lường hiệu quả trong việc quảng cáo tuyển dụng Tỉ lệ này = Tổng chi phí / Tổng số hồ sơ xin việc. Ý nghĩa: Chỉ tiêu này mang ý nghĩa kinh tế quan trọng với các doanh nghiệp. Nó xác định xem để thu được một hồ sơ xin việc bạn mất bao nhiêu đồng chi phí quảng cáo. Muốn chỉ tiêu này đạt được hiệu quả cao thì việc lựa chọn kênh truyền thông, quảng bá là hết sức quan trọng. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với mục đích nhân sự mình đang tìm kiếm, nhằm tiết kiệm chi phí nhưng lại có nhiều cơ hội lựa chọn được ứng viên từ số hồ sơ xin việc đã thu hút được. Và để đo lường hiệu quả của từng kênh có thể sử dụng chỉ số ở mục 3.2.5. 3.2.4. Thời gian để tuyển nhân viên Công thức: Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụ là 21 ngày. Ý nghĩa: Tuyển dụng không phải là công việc đơn giản. Việc tuyển chọn được đúng người cần thiết đôi khi có thể mang lại những lợi ích to lớn cho tập thể, giảm bớt những rủi ro. Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận Nhân sự trong việc tìm người, thúc đẩy họ trong quá trình thu hút, tìm kiếm và lựa chọn ứng viên; vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, tránh để xảy ra tình trạng thừa thiếu. 3.2.5. Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng Khái niệm: Chỉ số này đo lường số hồ sơ nhận được, số hồ sơ đạt yêu cầu trên mỗi chức danh. Công thức: Chỉ số chi phí trung bình / hồ sơ = Tổng số tiền cho kênh quảng cáo / tổng số hồ sơ xin việc nhận được từ kênh đó. Ý nghĩa: Chỉ số trên cho thấy với mỗi hồ sơ thu được thì từng kênh quảng cáo doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền. Ta so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc bạn chỉ thực hiện quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất, có kết quả chỉ số tốt nhất, bởi việc lựa chọn kênh phù hợp còn phụ thuộc vào chính số lượng lao động trên thị trường với vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng. 3.3. KPI về an toàn lao động An toàn lao động luôn là vấn đề được quan tâm chặt chẽ, đặc biệt trong một số lĩnh vực đặc thù như khai thác, xây dựng, hóa chất… Vì vậy, tại một số doanh nghiệp nước ngoài, các chỉ số về an toàn lao động cho công nhân viên đã được xây dựng nhằm theo dõi gắt gao quá trình thực hiện an toàn lao động. 3.3.1. Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động Tỷ lệ này được đo lường bằng số tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất. Tất nhiên chỉ số này luôn được các tổ chức cố gắng giữ ở mức cực thấp. Ý nghĩa: Việc sử dụng tỉ lệ này giúp nhà quản trị giám sát được quá trình thực hiện an toàn lao động một cách tổng quát và đơn giản nhất, nhằm định hướng cho việc thực hiện an toàn lao động trong doanh nghiệp. 3.3.2. Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động Công thức: Bằng tổng thời gian mất mát của tất cả các chức danh liên quan đến một tai nạn lao động (tổng hợp lại toàn bộ thời gian mất mát). Ý nghĩa: Tổng chi phí liên quan đến thời gian mất mát gồm chi phí mất đi do xảy ra tai nạn lao động và chi phí xử lý an toàn lao động. Ví dụ như tai nạn lao động làm đình trệ tiến độ công việc và ảnh hưởng không nhỏ tới môi trường và thành viên trong tổ chức. Các chi phí tổn thất trong thời gian này có thể do tâm lý của nhân viên sau tai nạn lao động, chi phí thuê nhân công để sản xuất bù lại thời gian đã mất, trường hợp xấu nhất là đền bù cho đối tác do chậm trễ hoặc ảnh hưởng tới hiệu quả công việc… 3.3.3. Tỷ lệ chi phí mất do an toàn lao động Công thức: Chi phí mất do an toàn lao động = Số sản phẩm bị mất x đơn giá (của người liên quan) + chi phí xử lý an toàn lao động. Ý nghĩa: Xét dưới góc độ kinh tế, việc xảy ra tai nạn lao động đem lại những tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Với chỉ số này, các doanh nghiệp nên theo dõi chi phí này ở các bộ phận khác nhau, với những tính chất công việc khác nhau, và so sánh theo từng tháng để có các biện pháp điều chỉnh thích hợp. 3.3.4. Thời gian huấn luyện an toàn lao động Việc huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên về an toàn lao động là việc làm rất cần thiết trong các tổ chức, doanh nghiệp. Đây là việc làm cần được ưu tiên lên hàng đầu nhằm tránh những tổn thất đáng tiếc có thể xảy ra. Tuy nhiên, việc huấn luyện và lường trước cho nhân viên về các trường hợp liên quan đến an toàn lao động thường không phải là dễ, bởi ít ai có thể tính toán một cách chính xác các trường hợp. Vì vậy, việc huấn luyện về an toàn lao động cần được tiến hành thường xuyên, định kì. Việc tính toán thời gian được huấn luyện cho từng cá nhân và theo từng hạng mục khác nhau cần được theo dõi thường xuyên, thành một chỉ số quan trọng, nhằm xem xét thời gian, hạng mục huấn luyện như vậy đã đủ hay chưa, các thông tin cũng như hướng xử lí tình huống xảy đến trong công việc có được truyền tải tới nhân viên kịp thời hay không? 3.4. KPI về đào tạo 3.4.1. Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên Công thức: Chỉ số này bằng tổng số giờ huấn luyện trong một đơn vị thời gian cho mỗi chức danh. Ý nghĩa: Chỉ số này cho biết, bạn đã huấn luyện nhân viên đủ thời gian hay chưa theo kế hoạch. Tuy nhiên, không nên chỉ hiểu theo nghĩa hẹp của chỉ số này để dẫn đến việc đối phó, hình thức, đào tạo cho đủ giờ. Mà số giờ đào tạo ở đây là số giờ ứng với nội dung thiết yếu cần được đào tạo, cũng giống như số giờ học, số tiết học mà sinh viên phải tham dự để học hết các nội dung đã được phân bổ thành giờ, thành tiết, trong chương trình học. 3.4.2. Chi phí huấn luyện / nhân viên Ý nghĩa: Với những tổ chức, doanh nghiệp hoạt động kinh tế, việc tính toán các loại chi phí để có được đội ngũ nhân viên giỏi là điều hiển nhiên như bất cứ lĩnh vực nào khác trong tổ chức, doanh nghiệp. Chi phí huấn luyện cho biết doanh nghiệp đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu, từ đó có những hướng điều chỉnh, xem xét để đạt tới mức hợp lí thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được áp dụng trong những lần tiếp theo. Công thức: Chi phí huấn luyện trung bình = Tổng chi phí / tổng số nhân viên trong doanh nghiệp. Lưu ý: Doanh nghiệp nên tính chi phí theo chức danh sẽ tiết kiệm được thời gian và tài chính trong doanh nghiệp. Trong đó tổng chi phí gồm chi phí thuê giảng viên (hoặc giảng viên nội bộ), các giáo trình, phương tiện học tập… 3.4.3. Tỷ lệ nhân viên được đào tạo Công thức: Tỷ lệ này được tính cho số nhân viên được đào tạo / tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó. Các doanh nghiệp có thể dùng các tỷ lệ nhân viên được đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài. 3.4.4. Hiệu quả đào tạo Công thức: Tỷ lệ nhân viên áp dụng sau đào tạo / tổng số nhân viên được đào tạo. Ý nghĩa: Tỷ lệ này cho biết, trong số những nhân viên đã được đào tạo thì có bao nhiêu người đã được làm công việc đó sau khi được đào tạo, tất nhiên, trong báo cáo đánh giá kết quả đào tạo, cần biết nhân viên đã ứng dụng đào tạo như thế nào vào công việc. Hiệu quả đào tạo này có ý nghĩa rất quan trọng. Nó không chỉ cho thấy nhân viên nào phù hợp với mục tiêu công việc, mà còn đánh giá được việc đào tạo như vậy đã thích hợp hay chưa, khả năng ứng dụng giữa lí thuyết đào tạo và thực tế ứng dụng là như thế nào… để có hướng điều chỉnh hoạt động đào tạo một cách hợp lý và hiệu quả. 3.5. KPI về đánh giá công việc Việc đánh giá công việc là tùy thuộc rất nhiều vào phương pháp mà mỗi công ty lựa chọn và sử dụng, sao cho thích hợp nhất với điều kiện của công ty trong hiện tại, tuy nhiên, sau khi đánh giá, đây là những số liệu cơ bản cần được quan tâm. 3.5.1. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ Công thức = Số nhân viên không hoàn thành / tổng số nhân viên. Ý nghĩa: Doanh nghiệp cần xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận trong công ty. Nếu tỷ lệ quá thấp của công ty hoặc từng bộ phận cần chú ý xem xét, cân nhắc có thể các tỷ lệ quá thấp là do trưởng bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, hoặc ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng cần lưu ý (trưởng bộ phận có thể có xu hướng bình quân chủ nghĩa). Những trường hợp như vậy đều cho nhà quản trị những cái nhìn thiếu chính xác và thực tế về nhân viên và dẫn đến sự kém hiệu quả trong hoạt động đánh giá nhân viên. Điều này cũng có thể sẽ gây ra những bất bình trong nhân viên, từ đó ảnh hướng tới chất lượng công việc. 3.5.2. Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100 % công việc Ý nghĩa: Tỷ lệ này cho bạn biết số nhân viên đảm bảo công việc là bao nhiêu? Nếu như việc xem xét tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ ở trên nhằm giúp doanh nghiệp có hướng điều chỉnh, khắc phục nhằm đảm bảo chất lượng công việc thì tỷ lệ này lại cung cấp cho doanh nghiệp những tín hiệu tốt, kịp thời khen thưởng, động viên nhân viên, từ đó thúc đẩy nhân viên cống hiến và phát triển. Tỷ lệ này cần được thiết lập và đưa ra so sánh giữa các bộ phận với nhau, và giữa các tháng với nhau. Công thức: Số nhân viên hoàn thành / tổng số nhân viên. 3.5.3. Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy Công thức: Tỷ lệ này bằng số lượng vi phạm trong một tháng. Có thể phân loại vi phạm theo bộ phận, nếu gom theo lĩnh vực thì càng tốt, ngoài ra doanh nghiệp có thể phân ra làm mức độ nghiêm trọng của vi phạm. Ý nghĩa: Bên cạnh việc hoàn thành 100% công việc, thì việc giữ gìn kỉ cương, trật tự trong quá trình làm việc cũng cần được đưa vào xem xét. Nó cho thấy trách nhiệm, hành vi, thái độ, con người của nhân viên trong một môi trường tập thể chung trong quá trình làm việc. Có không ít trường hợp, do vi phạm nội quy quá nhiều như đi muộn, hút thuốc trong văn phòng… cũng là lí do khiến nhân viên bị sa thải. 3.6. KPI về giờ làm việc 3.6.1. Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty Doanh nghiệp cần xem xét tổng thời gian đi muộn từng tháng, và so sánh sự tăng giảm của nó để có các biện pháp quản trị thích hợp. 3.6.2. So sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận Công thức: Tổng thời gian / tổng nhân viên. Ý nghĩa: Dựa vào chỉ số này, doanh nghiệp sẽ biết rằng bộ phận nào bị mất thời gian nhiều nhất, do vậy sẽ có biện pháp để hạn chế, đảm bảo năng suất công việc. 3.6.3. Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm Công thức: Số ngày nghỉ + ốm / tổng số ngày làm việc trong tháng. Ý nghĩa: Nếu công ty có tỷ lệ này cao, doanh nghiệp cần xem xét lại các nguyên nhân để khắc phục. 3.7. KPI về lòng trung thành 3.7.1. Tỷ lệ vòng quay nhân viên Tỷ lệ vòng quay nhân viên = Tổng số nhân viên đã tuyển / tổng số nhân viên theo kế hoạch. Ý nghĩa: Tỷ lệ này càng cao chứng tỏ vòng quay nhân viên cao, vòng đời của nhân viên thấp. Đây là tín hiệu không tốt đối với doanh nghiệp, đòi hỏi nhà quản trị cần có sự phân tích, tìm hiểu nguyên nhân từ phía nhân viên hay từ phía doanh nghiệp nhằm có biện pháp xử lí thích hợp. Lưu ý: Tỷ lệ này có thể dùng để đo lường tỷ lệ của toàn công ty, tỷ lệ của một bộ phận hay tỷ lệ theo từng chức danh. Với tỷ lệ theo từng chức danh, ví dụ: doanh nghiệp quy định chỉ có 10 nhân viên bán hàng, nhưng trong năm bạn đã tuyển 25 nhân viên thì tỷ lệ vòng quay là 25/10 = 2,5. 3.7.2. Tỷ lệ vòng đời nhân viên Công thức: Tỷ lệ vòng đời của nhân viên = Tổng thời gian phục vụ doanh nghiệp của tất cả nhân viên / tổng số nhân viên doanh nghiệp đã tuyển. Ý nghĩa: Doanh nghiệp có thể tính cho toàn công ty và cho chức danh, cho bộ phận. Đối với chức danh có vòng đời quá thấp điều này có thể không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội, ví dụ như các chức danh hay làm thời vụ. Còn đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận dẫn đến vòng đời của nhân viên thấp. 3.7.3. Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi Công thức = Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi / tổng số nhân viên. Ý nghĩa: Tỷ lệ này phản ánh số nhân viên sẵn sàng ra đi khi có điều kiện, tuy vậy sẽ vẫn còn một bộ phận nhân viên còn lưỡng lự ra đi không nằm trong tỷ lệ này. 3.7.4. Tỷ lệ nhân viên trung thành Tỷ lệ này phản ảnh tỷ lệ nhân viên luôn sẵn sàng sát cánh với doanh nghiệp cho dù bị mọi đối thủ cạnh tranh quyến rũ. Doanh nghiệp có thể xác định số nhân viên này thông qua các cuộc phỏng vấn từ các đối thủ giả tạo từ bên ngoài. Tuy nhiên, nhìn chung doanh nghiệp nên tập trung vào đội ngũ nhân sự khung và vững chãi của doanh nghiệp. * Ghi chú: Ngoài ra, chỉ số hài lòng của nhân viên cũng là một tỷ lệ rất tốt để đo lường sự trung thành và rất dễ đo lường. 3.8. KPI về năng suất của nguồn nhân lực 3.8.1. Doanh số / nhân viên Chỉ tiêu này đánh giá một nhân viên tạo ra bao nhiêu đồng trong một năm. Chỉ tiêu này hữu ích khi đánh giá giữa các đơn vị cùng kinh doanh một sản phẩm của công ty hoặc so sánh với đối thủ cạnh tranh để xác định hiệu quả của nguồn nhân lực. 3.8.2. Lợi nhuận/ nhân viên Chỉ tiêu này cách phân tích tương tự chỉ tiêu doanh số/ nhân viên. 3.8.3. Chi phí hành chính / nhân viên Khái niệm: Chi phí hành chính bao gồm: chi phí sửa và bảo trì máy tính, bàn ghế, chi phí điện nước hoặc sửa chữa các dụng cụ văn phòng. Chi phí văn phòng phẩm không đưa vào loại chi phí này, nếu công ty quy định ngân sách cho từng loại văn phòng phẩm thì nó mang tính chất chi phí đầu tư, doanh nghiệp chỉ đưa chi phí này vào chi phí trên khi doanh nghiệp không có quy định ngân sách và không kiểm soát được chi phí này. Ý nghĩa: Chi phí này chỉ hữu ích khi so sánh giữa các năm hoặc các đơn vị với nhau. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp xây dựng được định mức chi phí thì có khả năng sẽ kiểm soát được nó khi so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí. 3.8.4. Năng suất Chỉ tiêu n