Luận văn Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt Nam

ản sau: Nguồn vốn Sử dụng vốn 1/ Vốn điều lệ. 2/ Các Quỹ: - Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ. - Quỹ dự trữ đặc biệt. - Các loại quỹ khác. 3/ Vốn huy động. 4/ Vốn điều hoà. 5/ Vốn vay. 6/ Các nguồn vốn khác. 1/ Cho vay: - Cho vay trong hệ thống. - Cho vay ngoài hệ thống. 2/ Quỹ an toàn. 3/ Hùn vốn cổ phần. 4/ Mua chứng khoán. 5/ Tài sản cố định. 6/ Sử dụng vốn khác Nguồn vốn:  Vốn điều lệ và các quỹ: Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 37 - Vốn điều lệ là vốn cần có để thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể trích lợi nhuận, phát hành trái phiếu để tăng thêm vốn điều lệ, mở rộng quy mô kinh doanh. - Các quỹ cũng được coi là nguồn vốn kinh doanh, các quỹ đều được trích ra từ lợi nhuận thu được trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.  Vốn huy động: - Loại vốn có nguồn gốc từ các khoản tiết kiệm của các tổ chức dân cư, kinh tế và xã hội. Loại vốn này được huy động tại các bàn huy động vốn của các Ngân hàng.  Vốn điều hoà: - Vốn này do các Ngân hàng cơ sở và các tổ chức kinh doanh tiền tệ khác gửi lên để điều hoà, phân phối cho các Ngân hàng cơ sở và các tổ chức tín dụng khác đang cần vốn.  Vốn vay: Chủ yếu là vay của các tổ chức tài chính (Ngân hàng Nhà nước, các Ngân hàng thương mại, quỹ tín dụng khu vực, quỹ tín dụng cơ sở,...) và vay nước ngoài.  Các nguồn vốn khác: Như lãi chưa phân phối, vốn uỷ thác đầu tư... Các nguồn vốn trên được sử dụng trong các lĩnh vực sau: - Cho vay các tổ chức trong và ngoài hệ thống theo nguyên tắc ưu đãi các tổ chức trong hệ thống về mặt lãi suất. - Lập quỹ an toàn để bù đắp rủi ro trong kinh doanh. - Hùn vốn mua cổ phần của các doanh nghiệp, mua chứng khoán sinh lợi. - Mua mới, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định, hiện đại hoá công cụ lao động ... nhằm làm tăng hiệu quả công việc. - Các sử dụng vốn khác: Chi phí giao dịch, đi lại 4. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh hiện nay. Trong thời gian thực tập tại Cục Công ngệ tin học Ngân hàng - Đơn vị thuộc Ngân hàng TW. Khi nghiên cứu về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của ngành Ngân hàng nói chung và của các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói riêng, tình hình ứng dụng của các bộ phận này như sau: Để phục vụ công việc kinh doanh và quản lý của các cơ quan này chủ yếu sử dụng một số mạng máy tính. Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây là Novel Netware cho các máy trạm và máy chủ. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu của các cơ quan chủ yếu Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 38 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro 2.6 for DOS cùng với bộ chương trình quản lý chạy trên môi trường này bao gồm: + Phân hệ huy động vốn (bao gồm các chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm, quản lý trái phiếu, kỳ phiếu, quản lý tín dụng...) + Chương trình kế toán giao dịch Ngân hàng. + Chương trình thanh toán tiền điện tử . + Chương trình thanh toán bù trừ qua mạng máy tính. + Chương trình quản lý vốn cổ phần. + Chương trình quản lý vốn trung, dài hạn. + Chương trình quản lý nhân sự. Tuy nhiên, do một số nhược điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này đồng thời với việc những chương trình này đã có những lạc hậu, do đó hướng phát triển chung của các Ngân hàng này là bảo trì, cải tiến, bổ sung, nâng cấp và thay đổi sao cho khắc phục được các nhược điểm của bộ chương trình này. Cụ thể, với chương trình cải tiến hệ thống này đang xây dựng lại một số chương trình như: Chương trình quản lý nhân sự (đang được viết lại bằng HQTCSDL Microsoft Access 97 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 tại phòng kỹ thuật phần mềm – Cục Công nghệ tin học Ngân hàng) và họ đang có xu hướng thay đổi một số chương trình như phân hệ huy động vốn, chương trình quản lý vốn cổ phần... Do vậy, em đã nghiên cứu, với tính chất học hỏi nhằm thiết kế chương trình tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm mới với tính chất kế thừa chương trình cũ để phát huy được những mặt ưu điểm và khắc phục những nhược điểm của chương trình cũ. II. Nghiệp vụ quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh. 1. Vai trò của huy động vốn tiết kiệm trong dân. Vốn huy động tiết kiệm là một bộ phận của huy động vốn, nó góp phần tận dụng số tiền nhàn rỗi trong dân cư và các tổ chức kinh tế, xã hội khác để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Tuy không chiếm tỉ trọng cao trong trong tổng nguồn vốn nhưng nó là một bộ phận không thể thiếu ddược trong hệ thống huy động vốn. Ngoài ý nghĩa kinh tế nó còn góp phần làm thay đổi thói quen của của đa bộ phận dân cư đó là thích tích luỹ hơn là góp phần đầu tư xây dựng đất nước. điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì số tiền nhàn rỗi trong dân cư rất lớn (theo Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 39 con số thống kê năm 1999 thì khoảng hơn 1,2 tỷ USD) trong khi đất nước lại rất cần có vốn để phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội. 2. Quy trình kế toán gửi của hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1. Tại bàn gửi tiết kiệm. 2.1.1. Quy trình nghiệp vụ kế toán giao dịch. Xử lý đầu ngày: Dự kiến doanh số thu, chi hàng ngày, đầu giờ giao dịch thủ quỹ viết giấy tạm ứng (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán) có ý kiến của trưởng phòng kế toán và duyệt của Tổng giám đốc.  Với tiền gửi không kỳ hạn. - Nhận tiền gửi lần đầu: + Kế toán hướng dẫn khách hàng lập giấy gửi tiền. + Căn cứ vào giấy gửi tiền khách hàng nộp, viết sổ tiết kiệm, phiếu lưu và yêu cầu ký chữ ký mẫu. Sau đó ký tên, chuyển sang bộ phận kiểm soát trước quỹ. + Bộ phận kiểm soát trước quỹ kiểm soát chứng từ, ghi nhật ký quỹ và chuyển chứng từ sang thủ quỹ. + Thủ quỹ kiểm soát lại, ký tên và chuyển cho người kiểm soát ký, đóng dấu vào sổ tiết kiệm, sau đó trả sổ khách hàng, chuyển chứng từ cho kế toán viên. + Kế toán nhận chứng từ, xuất sổ in quan trọng hàng ngày, giấy gửi tiền, đóng nhật ký ngày. + Định khoản: Nợ TK: Tiền mặt tại quỹ. Có TK: Tiền gửi khách hàng. - Nhận tiền gửi tiếp: + Khách hàng phải nộp sổ tiết kiệm cũ và trình tự xử lý hạch toán tương tự như gửi tiền lần đầu. Điểm khác: Không viết sổ tiết kiệm. Khách hàng không phải đăng ký chữ ký mẫu. Kế toán ghi tiếp số tiền gửi trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và rút số dư mới. - Trả một phần số dư trên sổ: + Khách hàng nộp sổ tiết kiệm cho kế toán và yêu cầu rút tiền. + Kế toán viết giấy lĩnh tiền và yêu cầu khách hàng ký chữ ký mẫu. + Kế toán rút phiếu lưu kiểm soát, đối chiếu chứng minh thư và chữ ký mẫu, ghi sổ tiền lấy ra, rút số dư trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và giấy lĩnh tiền, ký tên Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 40 vào nhật ký quỹ sau đó chuyển sang kiểm soát trước quỹ ( Giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm, phiếu lưu). Bộ phận này kiểm soát lại, sau đó chuyển sang thủ quỹ giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm còn phiếu lưu trả cho kế toán để lưu. + Thủ quỹ đối chiếu lại giấy lĩnh tiền và sổ tiết kiệm, chi tiền cho khách hàng, đóng dấu đã chi tiền vào giấy lĩnh tiền, vào sổ quỹ, ký tên và chuyển trả chứng từ cho bộ phận kiểm soát. + Bộ phận kiểm soát kiểm soát lại chứng từ, trả sổ tiết kiệm cho khách hàng và chuyển chứng từ cho kế toán. + Kế toán nhận lại giấy lĩnh tiền, cuối ngày đóng vào tập nhật ký chứng từ. + Định khoản: Nợ TK : Tiền gửi khách hàng. Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. - Trả hết số dư trên sổ: + Trình tự xử lý tương tự như trả một phần số dư trên sổ. + Điểm khác: Kế toán tính lãi từ ngày khách hàng gửi đến ngày khách hàng rút hoặc số lãi còn được lĩnh ( nếu khách hàng tính lãi hàng tháng ) và thông báo lãi cho khách hàng. Căn cứ số lãi tính được, lập phiếu chi lãi và tính toán sổ tiết kiệm. Số tiền gửi sau khi tính toán được đính kèm giấy lĩnh tiền đóng vào tập chứng từ trong ngày. Định khoản: Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi không kỳ hạn. Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ. Trường hợp khách hàng rút lãi hàng tháng, phải nộp sổ tiết kiệm vào Quỹ tín dụng, kế toán sau khi tính lãi thông báo cho khách hàng, lập phiếu chi, ghi vò sổ tiết kiệm ( ngày thang trả lãi, trả đến thời gian nào, số lãi đã trả). Trên sổ tiết kiệm, khi trả lãi kế toán và thủ quỹ ký tên. Định khoản: Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 41 Nợ TK: Trả lãi tiền gửi. Có TK: Tiền mặt tại quỹ:  Với tiền gửi có kỳ hạn. - Nhận tiền gửi có kỳ hạn: + Trình tự xử lý giống như nhận tièn gửi không kỳ hạn. + Định khoản : Nợ TK : Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Tiền gửi có kỳ hạn. - Trả tiền gửi có kỳ hạn: + Trình tự xử lý giống như trả tiền gửi không kỳ hạn. + Điểm khác : Đến cuối kỳ hạn và khách hàng không đến lĩnh tiền, kế toán tính lãi nhập gốc và coi như gửi kỳ hạn mới ( Ngày hôm sau tính lãi cho ngày hôm trước). + Định khoản: Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi có kỳ hạn ( Gốc cũ + Lãi nhập gốc) Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. 2.1.2. Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Kế toán và thủ quỹ tiến hành đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ, ký xác nhận sau khi đã tiến hành kiểm quỹ. Kế toán tiến hành lập báo cáo: Báo cáo tình hình huy động vốn tổng hợp sau khi phát sinh gửi tiền rút gốc, rút lãi. Các báo cáo lập thành 2 liên, một liên đóng vào tập chứng từ huy động vốn của bàn, một liên và giấy nộp tiền gửi về trung tâm điều hành cùng lượng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán cuối ngày. Hàng ngày các bàn huy động vốn tiến hành khảo sát sổ vào lúc 15 giờ và giao nộp tiền, các chứng từ về trung tâm trước 16 giờ 30’ cùng ngày. Tại bàn huy động vốn sắp xếp chứng từ và đóng thành từng tập theo thứ tự: + Nhật ký quỹ + Bản kê phát sinh gửi tiền + Các chứng từ gửi tiền . Bảng kê phát sinh rút tiền. Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 42 . Bảng kê phát sinh rút lãi. + Bản kê phát sinh lãi nhập gốc. + Các chứng từ lĩnh tiền gốc và lãi. Ngoài ra còn lưu trữ báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn ngày theo tập riêng và mở sổ theo rõi ấn chỉ quan trọng nhập xuất hàng ngày. 2.1.3. Một số vấn đề cần lưu ý. - Tại các bàn huy động vốn mở sổ quỹ và nhật ký quỹ. - Các chứng từ của bàn huy động vốn lập, nộp về trung tâm phải được ghi rõ của bàn tiết kiệm nào. - Căn cứ lượng tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tồn quỹ, bàn tiết kiệm phải viết giấy nộp tiền hoàn ứng ngay trong ngày. - Căn cứ số doanh thu, chi cho khách hàng, bàn huy động vốn có thể tạm ứng hoặc nộp tiền nhiều lần trong ngày. 2.2. Tại phòng kế toán. - Quy trình nghiệp vụ kế toán đầu ngày: Khi bàn huy động vốn tạm ứng tiền, phòng kế toán mở tài khoản “thanh toán với bàn huy động vốn ”, tiểu khoản mở theo từng bàn huy động. Căn cứ giấy tạm ứng tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK : Thanh toán với bàn huy động vốn Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ - Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Phòng ngân quỹ trung tâm nhận được giấy nộp tiền kèm theo tiền mặt, ngân phiếu thanh toán sẽ tiến hành kiểm soát kiểm đếm và ký tên trên các chứng từ, sau đó chuyển sang phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ vào các bản sao kê gửi tiền, rút gốc, rút lãi của các bàn gửi tiết kiệm, sau khi kiểm soát kế toán lập phiếu chuyển khoản tổng hợp và hạch toán: + Nếu là giấy nộp tiền tạm ứng: Nợ TK: Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . + Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp tiền gửi: Nợ TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . Có TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền). Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 43 + Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp trả tiền khách hàng: Nợ TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền). (Hoặc Nợ TK: Trả lãi tiền gửi). Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . - Công việc cuối tháng: + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn tháng. + Sao kê số dư tiền gửi huy động vốn cho từng kỳ hạn gửi. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng. + Công việc cuối năm. + Nhập lãi vào gốc cho các sổ tiết kiệm không kỳ hạn. + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động gửi tiết kiệm. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng. III. phương hướng phát triển chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. 1. Nhận xét chung về chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm mà các Ngân hàng thương mại quốc doanh sử dụng. 1.1. Đặc điểm chung. - Chương trình được viết bằng ngôn ngữ Foxpro 2.0 for DOS chạy với hệ điều hành mạng Novell Netware cho các Server và hệ điều hành cho các Client là MS.DOS. Chương trình được cài đặt với Admin là phòng kế toán còn các Users là các bàn huy động vốn – nơi trực tiếp giao dịch với khách hàng. Do đó mọi thông tin diễn ra tại các bàn huy động vốn thì tại phòng kế toán họ đều có thể nắm bắt được hoàn toàn. 1.2.Ưu điểm. - Chương trình có hệ thống giao diện đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng. - Chương trình chiếm dụng bộ nhớ khá ít (gần 700KB). - Tại mọi form giao diện người dùng đều có thể truy cập được những thông tin cần thiết về các bản ghi hiện hành và tìm kiếm các bản ghi cũng như thêm, sửa, cập nhật. - Hệ thống báo cáo đầy đủ rõ ràng, ngắn gọn. Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 44 1.3. Nhược điểm. - Hệ thống có tính bảo mật chưa cao vì chưa dịch ra được ngôn ngữ máy. - Hệ thống chưa phát huy được những tính năng ưu việt mới của hệ điều hành Window 9X (giao diện đẹp, truynhập mạng đễ dàng…) - Hệ thống chỉ đáp ứng tiền gửi là tiền Việt nam, và một số ngoại tệ không cho phép khai báo thêm ngoại tệ sử dụng. - Hệ thống đang còn phải sử dụng một số hàm để tính lãi trước hạn và muốn sử dụng được phải có các nhân viên kiêm về hệ thống mới có thể sử dụng được do đó nó chưa linh hoạt trong giao diện. - Hệ thống chưa đưa ra được những thông tin liên quan đến cùng một khách hàng(ví dụ: một khách hàng có thể có nhiều sổ tiết kiệm, do đó cần căn cứ vào số CM của khách để tổng hợp những thông tin về khách hàng). 2. Phương hướng phát triển chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1.Phương hướng chung. - Đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt trong phần giao dịch và truy cập cho người sử dụng. Đảm bảo những thông tin mang tính cô đọng cho lãnh đạo ở phần báo cáo. - Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 & viết chương trình bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 chạy trên hệ điều hành Windows 9X sao cho quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu. Tận dụng được mọi ưu việt của hệ điều hành cũng như hệ quản trị cơ sở dữ liệu & ngôn ngữ lập trình và về giao diện cũng như để nối mạng. - Trao đúng quyền hạn cho từng người sử dụng. - Bổ sung những chức năng mà chương tình cũ còn thiếu như các chức năng : + Cho phép truy nhập thêm loại tiền sử dụng. + Cho phép người sử dụng truy cập thông tin về các loại gửi cũng như lãi suất một cách dễ dàng. + Nhập trực tiếp lãi trước hạn vào phần lãi suất của từng loại tiền gửi. 2.2. Tổ chức hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm mới.  Mục đích. - Quản lý tiền gửi gửi khách hàng. - Quản lý khách hàng. - Xử lý các yêu cầu gửi, rút tiền hàng ngày của khách hàng. Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 45 - Quản lý các loại kỳ hạn gửi, mức lãi suất, đăng ký rút trước hạn, đăng ký các loại tiền sử dụng… - Tính lãi cho khách hàng, quản lý tổng số tiền gửi, rút của khách hàng. - Theo dõi và tổng hợp được tình hình hoạt động gửi, rút tiền hàng ngày, định kỳ tháng, năm để lập báo cáo cần thiết cho bộ phận lãnh đạo.  Dữ liệu vào. - Thông tin về tình hình gửi, rút tiền hàng ngày của khách hàng. - Thông tin thị trường: Tỉ giá các loại ngoại tệ. - Các tham số hệ thống phục vụ quản lý như: + Các loại kỳ hạn và hình thức rút lãi (trước hoặc sau) cho mỗi loại. + Các mức rút lãi suất ứng với loại tiền gửi, loại kỳ hạn. + Các loại ngoại tệ được phép kinh doanh. + Thông tin về bàn sử dụng, người sử dụng hệ thống. - Thông tin đầu ra của hệ thống. + Tính lãi gửi tiền của khách hàng, tổng số tiền khách hàng được nhận. + Sao kê chi tiết tình hình phát sinh ngày, tổng hợp kết quả giao dịch trong ngày (Số tiền gửi, số tiền rút…). + Báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động tháng, năm. + Các thông tin khác về sổ tiết kiệm, khách hàng. Trên đây, mới là giới thiệu sơ bộ quá trình quản lý tiền gửi tiết kiệm và một số vấn đề cơ bản về chương trình cũ mà cơ quan đang sử dụng. Qua đây ta có thể thấy được những mặt được và chưa được của hệ thống chương trình cũ, từ đây ta có thể phát huy được những mặt mạnh và khắc phục được những điểm yếu của chương trình cũ. Chương III sẽ nêu chi tiết cách phân tích, thiết kế và cài đặt chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm này. Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 46 Chương IIi. Phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. 1. Mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh. Hệ thống huy động tiết kiệm được tổ chức như sau: - Các địa điểm huy động vốn (bàn gửi tiết kiệm) làm nhiệm vụ chủ yếu là giao dịch với khách hàng: nhận và thực hiện yêu cầu gửi, rút tiền của khách hàng. - Phòng kế toán quản lý tổng hợp các hoạt động về nghiệp vụ huy động vốn thông qua các bàn gửi tiết kiệm. - Tình hình huy động tiết kiệm được phòng kế toán tổng hợp, báo cáo thường xuyên lên lãnh đạo. Sau đây là mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm: LÃNH ĐẠO Bàn huy động vốn Bàn huy động vốn Bàn huy động vốn …… Phòng kế toán KHÁCH HÀNG Yêu cầu gửi, rút tiền Sơ đồ lưu chuyển thông tin trong hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm: Hình 3.1: Mô hình hệ thống quản lý tiết kiệm. Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 47 2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1. Phân tích chung. Trong hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm ta phân ra làm hai cấp: Cấp quản lý là phòng kế toán, cấp thừa hành là bàn gửi tiết kiệm. 2.2. Phân tích sự lưu chuyển thông tin tại các bàn gửi tiết kiệm. 2.2.1. Đầu ngày. Đầu ngày, các bàn gửi tính lãi đầu ngày và thực hiện nhập lãi vào gốc nếu đến hạn theo nguyên tắc: + Với loại sổ không kỳ hạn, lãi được cộng dồn hàng ngày. Để đảm bảo lãi được tính hàng ngày, kể cả các ngày nghỉ, chương trình phải sử dụng khái niệm ngày số dư(ngaysd) và ngày làm việc(ngay). Ngày làm việc là ngày giao dịch hiện tại, ngày số dư là ngày giao dịch trước đó. Khi tính lãi, chương trình sử dụng vòng lặp chạy từ ngay sau ngày số dư đến ngày làm việc. ứng với mỗi vòng lặp, lãi ngày được tính một lần và cộng đồn vào trường lãi. Nếu gặp ngày 1/1, máy sẽ thực hiện nhập lãi vào gốc, số lãi là số phát sinh của loại phát sinh lãi nhập gốc, phát sinh này được ghi nhận vào tệp phát sinh ngày. Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 48 + Với loại sổ có kỳ hạn, căn cứ vào ngày gửi và số tháng gửi của kỳ hạn, máy sẽ tính được ngày đến hạn. nếu ngày đến hạn nằm trong phạm vi từ sau ngày số dư đến ngày làm việc, sổ này sẽ được nhập lãi vào gốc và gửi ở kỳ hạn mới, ngày gửi mới tính từ sau ngày đến hạn một ngày. phát sinh lãi nhập gốc cũng được phản ánh vào tệp phát sinh ngày. Vào đầu ngày, sau khi tính lãi nhân viên sử dụng phải lập bản Sao kê chi tiết phát sinh lãi nhập gốc, liệt kê tất cả những sổ tiết kệm được nhập Lãi vào Gốc. 2.2.2. Trong ngày. Trong ngày, bàn gửi thực hiện giao dịch gửi, rút tiền với khách hàng. + Trường hợp khách hàng gửi tiền lần đầu, khách hàng được cấp sổ tiết kệm, các thông tin về sổ tiết kiệm của khách hàng được ghi trong tệp Sổ tiết kiệm với các thuộc tính: Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Nếu khách hàng gửi có kỳ hạn, lãi được tính và ghi lại, trừ trường hợp với loại sổ rút lãi trước thì lãi sẽ được đặt bằng 0. + Trường hợp gửi thêm vào loại sổ không kỳ hạn, số dư gốc trong sổ tiết kiệm sẽ được cộng thêm với số tiền gửi vào. + Khi thực hiện rút tiền loại không kỳ hạn, số tiền rút phải được chỉ rõ là rút Gốc hay rút Lãi, loại tiền rút và phải kiểm tra xem khách hàng có đủ số dư trên sổ hay không. Tương ứng với rút Gốc và rút Lãi, số dư gốc và số dư lãi được trừ đi theo số tiền rút. Nếu như khách hàng thực hiện tất toán hoặc sau khi rút tiền, khách hàng không còn số dư gốc và số dư lãi, sổ tiết kệm sẽ được tất toán. thông tin về sổ tiết kệm sẽ được chuyển sang tệp Sổ tiết kệm lưu. các thông tin này dùng để tra cứu khi khách hàng có thắc mắc, khiếu nại… + Với loại sổ tiết kiệm có kỳ hạn, khi đến hạn mà khách hàng đến rút tiền, họ sẽ được tất toán sổ tiết kiệm – rút hết gốc lẫn lãi. Khi khách hàng muốn rút trước hạn, lãi sẽ được tính lại theo phương pháp tính lãi không kỳ hạn kể từ ngày gửi đến ngày làm việc. 2.2.3. Cuối ngày. Vào cuối ngày, căn cứ vào nhật ký phát sinh ngày, bàn gửi lập báo cáo tình hình huy động vốn ngày, sao kê chi tiết các loại phát sinh và nếu có yêu cầu sẽ lập bản sao kê chi tiết sổ tiết kiệm của khách hàng. Vào cuối tháng, cuối năm, bàn huy động còn lập thêm báo cáo tình hình huy động vốn tháng và báo cáo tình hình huy động vốn năm. Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 49 2.3. Phân tích sự lưu chuyển thông tin tại phòng kế toán. Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là thường xuyên cập nhật những yêu cầu thay đổi của lãnh đạo về các loại tiền gửi, loại kỳ hạn, mức lãi suất ứng với mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến đổi về tỉ giá của mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến động về tỉ giá của mỗi loại ngoại tệ. Phòng kế toán còn quản lý danh sách người sử dụng (các bàn gửi), có thể cài đặt, loại bỏ người sử dụng. Công việc này chỉ được thực hiện khi mới đưa hệ thống vào sử dụng hoặc khi các Ngân hàng này mở thêm, thay đổi địa điểm gửi. Tất cả các thông tin này chỉ được cập nhật, thay đổi tại phòng kế toán, các bàn gửi chỉ được sử dụng, tra cứu. Phòng kế toán làm nhiệm vụ sao lưu dữ liệu theo định kỳ nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu khi có rủi ro hệ thống, khi cần thiết các dữ liệu này sẽ được phục hồi. Việc sao lưu và phục hồi dữ liệu còn có tác dụng khắc phục sai sót trong nhập liệu (hê thống phải chạy lại từ trước khi có sai sót). Hàng ngày, phòng kế toán tiến hành tổng hợp các báo cáo từ bàn gửi để lập báo cáo ngày. Báo cáo tháng, báo cáo năm cũng được tổng hợp từ các báo cáo tháng, năm của bàn gửi. Bên cạnh các báo cáo này, phòng kế toán còn lập danh sách khách hàng và thông tin chi tiết về khách hàng khi cần thiết, căn cứ vào dữ liệu trong các tập tin sổ tiết kiệm của phòng kế toán (một khách hàng có thể có nhiều sổ tiết kiệm tại các bàn gửi khác nhau, căn cứ tổng hợp là số chứng minh nhân dân của khách hàng hoặc số hộ chiếu nếu khách hàng là người nước ngoài). 3. Các sơ đồ luồng dữ liệu. Công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm được thực hiện tập trung chủ yếu là tại các bàn gửi và được thực hiện chủ yếu là trong một ngày, việc xác định các luồng dữ liệu vào ra, các xử lý nhanh và hợp lý là những tác động tích cực đến việc hoàn thành công tác trên. 3.1. Sơ đồ khung cảnh. KHÁCH Sổ tiết kiệm Báo cáo, PHÒNG BÀN HUY LÃNH Báo cáo, sao kê Hệ thống quản lý tiết kiệm Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 50 3.2. Sơ đồ ngữ cảnh. 3.3. Sơ đồ luồng thông tin. Thời điểm Khách hàng Bàn huy động vốn Phòng kế toán Lãnh đạo KHÁCH HÀNG Quản lý tiền gửi tiết kiệm BÀN HUY ĐỘNG VỐN Thực hiện Tác động LÃNH ĐẠO Tác động Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh PHÒNG KẾ TOÁN Thực hiện Luận văn tốt nghiệp - Chuyên ngành đào tạo: Tin học quản lý Nguyễn Tài Cường 51 Đầu ngày làm việc (ngày giao dịch) Trong ngày làm việc Cuối ngày, cuối tháng, cuối năm Vào cuối ngày, tháng, năm (khi có yêu cầu của lãnh đạo ) Sổ tiết kiệm đã tính lãi Sổ tiết kiệm đến hạn chưa tính lãi Tính lãi cho sổ tiết kiệm, tăng số dư lãi CSDL TK Nhập số dư lãi vào gốc cho những sổ đến hạn. Sao kê chi tiết phát sinh lãi nhập gốc Danh sách chi tiết phát sinh lãi nhập gốc Sổ tiết kiệm Nhập các thông số cho sổ tiết kiệm. Phiếu trả lãi Sổ tiết kiệm không kỳ hạn, gửi thêm Tìm số sổ mà khách hàng gửi thêm Tăng số dư gốc CSDL TK Tính lãi cho sổ tiế