Luận văn Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại xí nghiêp 296 – công ty 319 Bộ quốc phòng

ào chứng từ gốc kế toán ghi theo định khoản mua ngoài sau: Nợ TK152.153 Nợ TK133 Có TK331 cụ thể : khi nhận HĐ GTGT Số 00648 và PNK số 130 ngày 10/11/2004 của đội XDCT số 67 kế toán ghi: Nợ TK152: 82.000.000 Nợ TK 133: 8.200.000 CóTK331: 90.200.000 Nhập kho khi kiểm kê vật tư tại hiện trường cuối niên độ kế toán để tập hợp chi phí ,tính giá thành ghi: Nợ TK1521 Có TK621 Nhập kho phế liệu thu hồi Nợ TK152 Có TK621 4.2 Kế toán xuất vật tư ,công cụ -dụng cụ : Vật tư xí nghiệp được xuất cho thi công .còn công cụ ,dụng cụ có thể cho thi công ,có thể cho văn phòng của xí nghiệp ,theo giá thực tế " Nhập trước -xuất trước" Nợ TK : 621,627,642 Có TK : 1521,153 Cụ thể : Căn cứ PXK số 201 ngày 28/12/04 của đội XDCT 67 xuất cát thi công Nợ TK 621: 15.235.000 Có TK152: 15.235.000 Căn cứ PXK công cụ như máy tính con cho văn phòng XN Nợ TK642: 320.000 Có TK153: 320.000  Phần II Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp I. Vai trò, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu : 1.1. Khái niệm vật liệu : Vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. 1.2. Đặc điểm vật liệu : Vật liệu có nhiều thứ, nhiều loại rất phong phú và đa dạng nhưng chúng đều có những đặc điểm chung cơ bản sau : - Xét về mặt hiện vật : Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định, khi tham gia vào sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Xét về mặt giá trị : khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy tốc độ chu chuyển của chúng thường rất nhanh. - Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lưu động và chi phí vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. 2. Vai trò, ý nghĩa và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp : 2.1. Vai trò, ý nghĩa của quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp : Từ những đặc điểm cơ bản trên của nguyên vật liệu, ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. - Nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm, cho nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên không phải là vô tận. - Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu để quản lý vật liệu và thúc đẩy việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất ; dự trữ và sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình tái sản xuất. 2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp : Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu : phong phú và đa dạng về chủng loại; mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý, hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau, để có thể thấy làm tốt công tác quản lý vật liệu toàn diện ở tất cả các khâu, thì trước hết cần thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau : - ở khâu thu mua : Phải thu mua đủ số lượng, đúng chủng loại vật liệu theo định mức cần thiết với chất lượng tốt, giá cả hợp lý, hao hụt trong định mức cho phép, đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. - ở khâu bảo quản : Phải có đủ kho tàng, các thiết bị bảo quản cần thiết , dụng cụ cân đo đong đếm; cần bảo quản theo đúng yêu cầu và kỹ thuật phù hợp với tính chất lý, hoá của mỗi loại vật liệu. Tổ chức sắp xếp kho vật liệu thuận tiện cho quá trình sản xuất. - ở khâu dự trữ : Phải xây dựng được mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. - ở khâu sử dụng : Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, đúng mục đích trên cơ sở định mức và dự toán chi. Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu theo những yêu cầu trên, các doanh nghiệp phải đảm bảo tốt các điều kiện tối thiểu sau : - Trước hết doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng được trang bị các phương tiện bảo quản, dụng cụ cân, đong, đo đếm cần thiết. Doanh nghiệp phải xây quy chế bảo quản nguyên vật liệu cụ thể, phù hợp; phải bố trí thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực trình độ chuyên môn. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải đảm bảo kỹ thuật, hợp lý, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. - Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ, định mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư không những phải được xây dựng đầy đủ, chi tiết cho từng loại, từng công đoạn mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến. - Mặt khác cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và sổ chi tiết vật liệu theo đúng chế độ qui định. Tổ chức tốt công tác kiểm tra, kiểm kê, thường xuyên đối chiếu với các phần hành kế toán khác, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong toàn doanh nghiệp và ở từng phân xưởng, tổ, đội sản xuất. 3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp : Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp, trong đó kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho của vật liệu. Để thực hiện tốt vai trò của mình, kế toán nguyên vật liệu phải làm tốt những nhiệm vụ sau : - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời về số lượng cũng như giá trị vật liệu nhập - xuất - tồn kho. Tính giá thực tế vật liệu đã thu mua, nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện thu mua vật tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn... nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ, đúng chủng loại vật tư cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu; hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu theo đúng chế độ, phương pháp quy định nhằm đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách toàn diện, thống nhất trong toàn doanh nghiệp. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho. Phát hiện kịp thời số thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để đề xuất những biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xẩy ra. - Xác định số lượng , giá trị của nguyên vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh; phân bổ chính xác, hợp lý giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Định kỳ kế toán vật liệu tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nước qui định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. - Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu, giúp lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng các định mức cần thiết để quản lý vật liệu nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán nguyên vật liệu cần phải : - Nắm vững đặc điểm nguyên vật liệu cần cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp về chủng loại, quy cách, đặc tính cơ, lý, hoá, tính chất lưu chuyển, lập sổ danh điểm vật liệu. - Lựa chọn phương pháp đánh giá hàng nhập - xuất một cách hợp lý để lấy căn cứ ghi giá vật tư. - Lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp và thiết kế hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp nguyên vật liệu phù hợp. - Thiết kế hệ thống báo cáo về nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp. II. Phân loạI và Tính giá nguyên vật liệu 1. Phân loại vật liệu : Trong các doanh nghiệp, nguyên liệu, vật liệu gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng tính chất lý hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục. Điều đó đòi hỏi phải sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau thành một nhóm với những đặc trưng nhất định để tiện cho việc theo dõi và quản lý, hạch toán vật liệu đạt kết quả tốt hơn. Vật liệu được phân loại dựa trên những tiêu thức cơ bản sau : 1.1. Theo công dụng và tính chất của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất : Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu gồm các loại sau : - Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào); - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt .... - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm đầu tư cho xây dựng cơ bản; - Phế liệu thu hồi : Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gạch, vải vụn, sắt...). - Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng v .v... ý nghĩa : Cách phân loại này giúp ta đánh giá được vai trò, công dụng của từng loại nguyên vật liệu, để từ đó xây dựng các định mức về tiêu hao vật liệu cho sản xuất hợp lý và sử dụng các tài khoản cấp I , cấp II phù hợp. 1.2. Theo nguồn hình thành gồm : - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự sản xuất - Nguyên vật liệu có từ các nguồn khác như : nhận vốn góp liên doanh, nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng. - Nguyên vật liệu thu hồi từ sản xuất. ý nghĩa : Với cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp biết được cơ cấu nguồn nhập vật liệu để từ đó tính giá đúng vật liệu, đồng thời đề ra các qui định cho công tác thu mua, quản lý và sử dụng từng loại vật liệu có hiệu quả. 1.3. Theo đối tượng tập hợp chi phí : - Nguyên vật liêu trực tiếp : Là các nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất sản phẩm và dễ dàng xác định được mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm. - Nguyên vật liệu gián tiếp : Là nguyên vật liệu khi sử dụng thường liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí khác nhau như : NVL gián tiếp ở bộ phận sản xuất (tính vào chí phí sản xuất chung), NVL gián tiếp trên phạm vi toàn doanh nghiệp (tính vào chí phí quản lý doanh nghiệp) ý nghĩa : Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp thấy được vai trò của từng loại NVL trong sản xuất kinh doanh, từ đó có thể phân bổ chính xác giá trị NVL thực tế đã sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí. Trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu" để xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng NVL. Sổ danh điểm được sử dụng trong công tác quản lý và hạch toán, đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá công tác quản lý và hạch toán ở doanh nghiệp. Sổ danh điểm NVL được trình bày như sau: Sổ danh điểm nguyên liệu ,vật liệu Loại : Nguyên liệu, vật liệu chính Ký hiệu tài khoản : 152 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 1 2 3 4 5 6 2. Tính giá nguyên vật liệu : Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu để ghi sổ kế toán theo những nguyên tắc nhất định. Trong hạch toán, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc), và phải sử dụng thống nhất phương pháp tính giá vật liệu. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho : - Với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập khẩu (nêu có) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phân thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi...) trừ các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại (nếu có). - Với nguyên vật liệu tự sản xuất : Tính theo giá thành sản xuất thực tế. - Với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: giá thực tế gồm giá trị nguyên vật liệu xuất chế biến và các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) - Với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh : Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên tham gia góp vốn chấp nhận. - Với phế liệu : Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Với vật liệu được tặng, thưởng : Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương. 2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Trong thực tế, nguyên vật liệu biến động thường xuyên, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. 2.2.1. Giá thực tế : Theo phương pháp này việc hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo được mối quan hệ cân đối sau : Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ Từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau : - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. . Điều kiện vận dụng : Phương pháp này thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. . Ưu điểm : Giá vật liệu xuất kho chính xác . Nhược điểm : Đòi hỏi công tác bảo quản và hạch toán chi tiết vật liệu nhập kho phải được tiến hành tỉ mỉ. - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) : Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất, như vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. . Điều kiện vận dụng : Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. . Ưu điểm : Theo cách này doanh nghiệp giải quyết được lượng tồn kho của các lô hàng cũ. . Nhược điểm : Việc hạch toán chi tiết nhiều và phải tiến hành công phu. Đánh giá hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp không chính xác. - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) : Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. . Điều kiện vận dụng : Phương pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, thích hợp trong trường hợp lạm phát. . Ưu điểm : Không bị phụ thuộc vào số lần nhập, xuất trong kỳ nhiều hay ít. . Nhược điểm : Dễ nhầm lẫn, đánh giá hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp không chính xác. - Phương pháp giá đơn vị bình quân : Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân - Phương pháp giá lần nhập cuối cùng : Theo phương pháp này, kế toán sẽ tính giá trị vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng, sau đó tính ra giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ theo công thức : Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế nguyên vật liệu = NVL tồn kho + NVL mua - NVL tồn xuất dùng đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ . Điều kiện áp dụng : Thường áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. . Ưu điểm : Không phải theo dõi các nghiệp vụ xuất kho, ghi chép đơn giản. . Nhược điểm : Không theo dõi được giá trị nguyên vật liệu tồn kho một cách thường xuyên 2.2.2. Giá hạch toán : Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch, giá tạm tính, hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp vật liệu. Giá hạch toán được tính như sau: Giá hạch toán vật = Số lượng vật x Đơn giá liệu nhập (xuất) liệu nhập (xuất) hạch toán Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu = Giá hạch toán vật liệu x Hệ số giá xuất trong kỳ xuất trong kỳ vật liệu Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ - Điều kiện áp dụng : phương pháp này được áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư, trình độ kế toán tương đối tốt. - Ưu điểm : Kết hợp được hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, tính giá không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. - Nhược điểm : Phải tổ chức hạch toán chi tiết tỉ mỉ, khối lượng công việc bị dồn vào cuối kỳ hạch toán. III. Hạch toán Chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép kịp thời, thường xuyên sự biến động của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị trong từng kho của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện ở cả hai nơi : ở kho và phòng kế toán. Hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là : Phương pháp thẻ song song; Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo tính chất các nghiệp vụ phát sinh và trình độ kế toán mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một trong ba phương pháp hạch toán trên. 1. Phương pháp Thẻ song song : sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Thẻ hoặc sổ Chi tiết vật liệu Kế toán Tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết Nhập-Xuất-tồn kho Vật liệu Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. Thẻ kho Đối tượng vật tư : Kho vật tư : Loại vật tư Đơn vị tính : Ngày tháng Số phiếu Diễn giải Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ .... Cộng Tồn cuối kỳ - ở phòng Kế toán : Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Sổ chi tiết vật liệu Loại vật tư : Đơn vị tính : Kho : Đơn giá hạch toán : Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày SL Tiền SL Tiền SL Tiền … …. ……… Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Ngày ..... tháng .... năm Danh điểm Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng vật liệu Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền 1. 2. .... Tổng cộng . Ưu điểm : Phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu và dễ phát hiện sai sót . Nhược điểm : Ghi chép trùng lắp làm tăng khối lượng công tác kế toán . Điều kiện áp dụng : áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn kế toán còn hạn chế. 2. Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển: sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Kế toán Tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - ở kho: Giống như phương pháp Thẻ song song - ở phòng Kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của vật liệu cả về hiện vật và giá trị trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển Tên vật tư : Đơn giá : Danh điểm : Kho : Danh Tên, Số dư Tháng 1 . Tháng 12 điểm qui cách đầu năm Nhập Xuất Tồn . Nhập Xuất Tồn VL vật tư SL Tiền SL T SL T SL T . SL T SL T SL T … …. …. ….. …. . T.Cộng . Kế toán vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ; Sau đó lập bảng kê nhập - bảng kê xuất vật liệu cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu. Cuối tháng từ bảng kê nhập, bảng kê xuất vào sổ đối chiếu luân chuyển, mỗi loại vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ sau đó đối chiếu số liệu với thủ kho về hiện vật, với kế toán tổng hợp về giá trị nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Không cần lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. . Điều kiện áp dụng : áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng nhập - xuất không nhiều, theo dõi thường xuyên hàng ngày. . Ưu điểm : Khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. . Nhược điểm : Việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp, công việc thường bị dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng chậm đến việc lập các báo cáo kế toán. 3. Phương pháp Sổ số dư : sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu Nhập Phiếu Xuất Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho Kế toán tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) Kho số : Danh điểm vật tư Số hiệu chứng từ Số tiền Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Sổ số dư Vật tư : Kho số : Danh Tên, Đơn Đinh mức Số dư Số dư cuối Số dư cuối điểm qui cách vị dự trữ đầu năm tháng 1 ... tháng 12 vật tư vật tư tính Max Min SL TT SL TT SL TT A B C 1 2 3 4 5 6 ... ... ... - ở phòng Kế toán : Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đ