Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng vµ xác định kết quả bán hàng ở công ty Thương mại Thuốc lá

i. Ngµy 02/08/2000 ®­îc cÊp phÐp bæ xung ngµnh nghÒ kinh doanh: mua b¸n thuèc l¸ ®iÕu c¸c lo¹i. C«ng ty cã t­ c¸ch theo ph¸p luËt ViÖt Nam. Trô së chÝnh t¹i sè 10 YÕt Kiªu- QuËn hoµn kiÕm Hµ Néi (nay chuyÓn sang sè 79 Bµ TriÖu). C«ng ty cã ®iÒu lÖ tæ chóc vµ ho¹t ®éng ®­îc chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ Tæng c«ng ty thuèc l¸ ViÖt Nam phª duyÖt theo quyÕt ®Þnh sè 11/TLVN_Q§_TC ngµy 27/07/2000 c«ng ty chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam. 2.1.2.2.ThuËn lîi vµ khã kh¨n . * ThuËn lîi: - §­îc sù quan t©m vµ chØ ®¹o cña héi ®ång qu¶n trÞ, ban gi¸m ®èc cña Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, sù hç trî nhiÖt t×nh cña c¸c phßng ban, c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn Tæng c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, dÆc biÖt lµ sù cè g¾ng cña ban l·nh ®¹o c«ng ty vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn c«ng ty. - Sù céng t¸c vµ gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c«ng ty Thuèc l¸ Singapore (STC) trong lÜnh vùc Marketing, t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng ty tiÕp tôc chiÕm lÜnh, ph¸t triÓn thÞ tr­êng, tiªu thô s¶n phÈm Vinataba ë phÝa B¾c vµ ®ang më réng thÞ tr­êng phÝa Nam. - Thuèc l¸ Vinataba lµ mét s¶n phÈm cã uy tÝn trªn thÞ tr­êng nhiÒu n¨m nay víi thÞ phÇn trªn 70% s¶n phÈm thuèc l¸ cao cÊp ë khu vùc thÞ tr­êng phÝa B¾c. Cã hÖ thèng ph©n phèi chÆt chÏ, l©u n¨m, nhiÒu kinh nghiÖm trªn toµn quèc ®èi víi s¶n phÈm Vinataba. - Nhµ n­íc cã mét sè chÝnh s¸ch míi vÒ qu¶n lý vµ ph©n phèi theo nghÞ ®Þnh 76/2001/Q§_CP ngµy 22/10/2001 cña ChÝnh phñ ®èi víi s¶n phÈm Thuèc l¸. * Khã kh¨n: - Thuèc l¸ lµ mÆt hµng Nhµ n­íc h¹n chÕ s¶n xuÊt vµ tiªu dïng,cÊm qu¶ng c¸o, do vËy c«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n trong kh©u giíi thiÖu, tiÕp thÞ, khuyÕn m¹i. - Trªn thÞ tr­êng, Thuèc l¸ nhËp lËu ®­a vµo trong n­íc ngµy cµng t¨ng lµm t¨ng l­îng cung so víi cÇu. Cã thêi ®iÓm ®· xuÊt hiÖn Thuèc l¸ Vinataba Sµi Gßn gi¶, t©m lý nguêi tiªu dïng ­a chuéng Vinataba Sµi Gßn. §ã lµ nh÷ng nguyªn nh©n g©y khã kh¨n cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. -T×nh h×nh tiªu thô thuèc l¸ Vinataba bao cña c«ng ty phô thuéc c¬ b¶n vµo nhu cÇu cña thÞ tr­êng, trong khi ®ã c¸c nhµ m¸y l¹i s¶n xuÊt theo kÕ ho¹ch do Tæng c«ng ty giao, do vËy dÉn ®Õn cung cÇu mÊt c©n ®èi t¹i mét sè thêi ®iÓm lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh©u diÒu hµnh ho¹t ®éng cña c«ng ty. 2.2 §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý vµ bé m¸y kÕ to¸n ë c«ng ty 2.2.1 Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty Th­¬ng m¹i thuèc l¸. §øng ®Çu c«ng ty lµ Gi¸m ®èc, gióp viÖc cho Gi¸m ®èc cã mét phã Gi¸m ®èc. Phã Gi¸m ®èc kiªm Gi¸m ®èc chi nh¸nh, c¸c tr­ëng phßng vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng. Gi¸m ®èc c«ng ty: Cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt vÒ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc héi ®ång qu¶n trÞ, Tæng Gi¸m ®èc c«ng ty Thuèc l¸ ViÖt Nam, tr­íc ph¸p luËt vÒ c¸c quyÕt ®Þnh ®ã . Phã Gi¸m ®èc: Gióp viÖc cho Gi¸m ®èc; qu¶n lý c¸c v¨n b¶n trong ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô ®­¬c giao theo sù uû quyÒn cña Gi¸m ®èc; cã quyÒn kiÓm tra tÊt c¶ c¸c kh©u vÒ ®¶m b¶o chÊt l­îng vµ tho¶ m·n kh¸ch hµng. §¹i diÖn l·nh ®¹o vÒ chÊt l­îng: chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ mäi ho¹t ®éng cña hÖ thèng chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9001_2000. Phã Gi¸m ®èc kiªm Gi¸m ®èc chi nh¸nh: cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt vÒ mäi ho¹t ®éng cña chi nh¸nh. Phã Gi¸m ®èc chi nh¸nh: Gióp viÖc cho Gi¸m ®èc chi nh¸nh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ c¸c c«ng viÖc nhiÖm vô cña m×nh. Phßng/ban tæ chøc hµnh chÝnh: Tham m­u cho Gi¸m ®èc thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸c lÜnh vùc: c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, ®µo t¹o, lao ®éng tiÒn l­¬ng, x©y dùng c¬ b¶n, b¶o hé lao ®éng, thi ®ua khen th­ëng, kû luËt; chÕ ®é h­u trÝ, BHXH, BHYT.... C«ng t¸c hµnh chÝnh, ph¸p chÕ qu¶n trÞ phôc vô cho cho qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty/chi nh¸nh theo quy ®Þnh cña c«ng ty, Tæng c«ng ty vµ Nhµ n­íc . Phßng/ ban kinh doanh: tham m­u cho gi¸m ®èc thùc hiÖn qu¶n lý ®iÒu hµnh ho¹t déng kinh doanh vÒ c¸c lÜnh vùc, kÕ ho¹ch, vËn chuyÓn, tiªu thô, kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm. Phßng/ ban thÞ tr­êng: Tham m­u cho Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c thÞ tr­êng Phßng/ ban kÕ to¸n tµi chÝnh: Gióp Gi¸m ®èc c«ng ty/chi nh¸nh chØ ®¹o vµ tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh, thèng kª vÒ gi¸ c¶ cña c«ng ty/chi nh¸nh theo ®óng c¸c quy ®Þnh cña luËt ph¸p Nhµ n­íc vµ Tæng c«ng ty. Ngoµi ra ë phÝa B¾c c«ng ty cã 4 cöa hµng gíi thiÖu s¶n phÈm ë Gia L©m, Qu¸n Th¸nh, Thanh Xu©n, YÕt Kiªu vµ mét kho hµng chÝnh ë Thanh Xu©n. ë phÝa Nam c«ng ty cã 20 cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm. C«ng ty cã quan hÖ giao dÞch víi ng©n hµng c«ng th­¬ng Thanh Xu©n_Hµ Néi, Ng©n hµng N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ViÖt Nam_chi nh¸nh QuËn Hai Bµ Tr­ng_Hµ Néi, Ng©n hµng N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ViÖt Nam_chi nh¸nh Kim M·. S¬ ®å 1: Tæ chøc bé m¸y vµ hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng cña c«ng ty. S¬ ®å 2: Tr×nh tù vµ mèi t­¬ng t¸c gi÷a c¸c qu¸ tr×nh  Bangi¸m ®èc Phßng kinh doanh Phßng TC KT Phßng ThÞ tr­êng Phßng ThÞ tr­êng Phßng TC HC Chi nh¸nh P.GD Chi nh¸nh Ban thÞ tr­êng Ban TC KT Ban KD Ban TC HC Qu¸ tr×nh KD +Xem xÐt y/c kh¸ch hµng kh¶ n¨ng thùc hiÖn + Mua hµng + B¶o qu¶n + VËn chuyÓn + Giao hµng Gi¸m ®èc ChÝnh s¸ch môc tiªu HÖ thèng v¨n b¶n C¸c phßng ban Theo dâi, ®o l­êng qu¸ tr×nh, kiÓm so¸t s¶n phÈm phï hîp hµnh ®éng KPPN Kh¸ch hµng Trao ®æi th«ng tin §¸nh gi¸ hµi lßng kh¸ch hµng Nguån lùc §¸nh gi¸ néi bé Xem xÐt l·nh đạo S¬ ®å 1 S¬ ®å 2 2.2.2 Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty: LÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh cña c«ng ty lµ kinh doanh mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i, ngoµi ra cßn kinh doanh vËn chuyÓn. C«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c¸c ho¹t ®éng kinh doanh nh»m cung cÊp th«ng tin th­êng xuyªn, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. NhiÖm vô chñ yÕu cña kÕ to¸n trong c«ng ty: Ghi chÐp, ph¶n ¸nh tÝnh to¸n sè liÖu vµ t×nh h×nh lu©n chuyÓn, sö dông tµi s¶n, vËt t­, tiÒn vèn còng nh­ c¸c qu¸ tr×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch kinh doanh thuèc l¸ bao, vËn chuyÓn, kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, kû luËt thu nép, thanh to¸n, kiÓm tra b¶o vÖ an toµn cho tµi s¶n vµ ph¸t hiÖn ng¨n ngõa nh÷ng hiÖn t­îng tiªu cùc trong kinh doanh. Cung cÊp th«ng tin vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh, phôc vô cho viÖc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ, cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp, cung cÊp th«ng tin phôc vô cho viÖc kiÓm tra, kiÓm so¸t cña Nhµ n­íc ®èi víi ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ. Bé m¸y kÕ to¸n: T­¬ng øng víi m« h×nh qu¶n lý vµ ®Æc ®iÓm kinh doanh, m« hinh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty lµ m« h×nh nöa tËp trung nöa ph©n t¸n. ViÖc tæ chøc h¹ch to¸n ®­îc tËp chung t¹i phßng kÕ to¸n tµi chÝnh. Cßn chi nh¸nh t¹i thµnh phè Hå ChÝ Minh cã ban kÕ to¸n riªng nh­ng chØ ho¹ch to¸n kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh (l·i hoÆc lç) råi chuyÓn sè liÖu ra trô së chÝnh t¹i Hµ Néi ®Ó tiÕn hµnh trÝch lËp c¸c quü. C¸c thµnh phÇn c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc ph©n chia râ rµng cho c¸c kÕ to¸n viªn trong phßng. ChÝnh v× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n dÇn ®­îc chuyªn m«n ho¸, phï hîp víi khèi l­îng c«ng viÖc vµ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña qu¶n lý. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å: (trang 32). Trong ®ã: * KÕ to¸n tr­ëng: + Phô tr¸ch toµn bé c¸c c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, ®èi néi, ®èi ngo¹i cña phßng, c«ng t¸c tæ chøc, ®µo t¹o cña phßng, c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán HH, vật tư KM Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp BC TC Thủ quỹ KÕ to¸nTSC§ vµ cöa hµng GTSP + Ký c¸c chøng tõ thu chi, ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n khuyÕn m¹i, c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh * Phã phßng kÕ to¸n kiªm kÕ to¸n l­¬ng, BHXH, KPC§. + Ký thu chi, c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng, khuyÕn m¹i, c¸ b¸o c¸o tµi chÝnh ...khi tr­áng phßng ®i v¾ng, tham gia kiÓm kª quü tiÒn mÆt + TrÝch l­¬ng, BHXH, BHYT, KPC§ hµng th¸ng vµo gi¸ thµnh, hµng quý lËp b¸o c¸o quü l­¬ng cã tæng hîp sè liÖu cña chi nh¸nh theo mÉu quy ®Þnh cña Tæng c«ng ty vµ phßng + §Çu th¸ng lµm b¸o c¸o nhanh tiÒn l­¬ng, ®Ò xuÊt møc chi l­¬ng Kú II cho c«ng ty. + Phèi hîp víi phßng TC-HC ®èi chiÕu c¸c b¸o c¸o BHXH, BHYT hµng quý + Thèng kª t×nh h×nh chi th­ëng tõ quü l­¬ng, th­ëng hµng quý, n¨m b¸o c¸o l·nh ®¹o phßng vµ c«ng ty ®Ó cã ph­¬ng ¸n chi th­ëng quý, 6 th¸ng, c¸c ngµy lÔ. + LËp b¸o c¸o thuÕ thu nhËp c¸ nh©n hµng th¸ng, quý, n¨m. + Lµm thñ tuc thÕ chÊp cho kh¸ch hµng khu vùc Hµ Néi, Hµ T©y. In b¸o c¸o thÕ chÊp hµng th¸ng b¸o c¸o Tr­ëng phßng vµ l­u quyÕt to¸n cña c«ng ty. * KÕ to¸n tiÒn mÆt: + LËp phiÕu thu chi, rót sè d­ trong cuèi ngµy b¸o c¸o cho tr­ëng phßng, cuèi th¸ng kiÓm kª quü, lËp b¸o c¸o quü tiÒn mÆt. + Lµm b¸o c¸o thu chi tiÒn mÆt theo quy ®Þnh . * KÕ to¸n ng©n hµng. + Theo dâi, lËp chøng tõ thu chi ng©n hµng hµng ngµy, theo dâi c«ng nî víi ng©n hµng, thanh to¸n c¸c kho¶n thuÕ, c¸c kho¶n ph¶i nép kh¸c... + Cuèi th¸ng, quý lËp b¸o c¸o tiÒn göi ng©n hµng. * KÕ to¸n TSC§ vµ cöa hµng GTSP. + KÕ to¸n c¸c cöa hµng, theo dâi c¸c cöa hµng vÒ b¸n hµng, thu nhËp tiÒn l­¬ng, th«ng b¸o gi¸ b¸n lÎ, kiÓm kª hµng ho¸ vµ vËt phÈm khuyÕn m¹i c¸c cöa hµng. + KÕ to¸n TSC§, lËp b¸o c¸o t¨ng gi¶m tµi s¶n, nguån vèn theo mÉu. TrÝch khÊu hao vµo gi¸ thµnh vµ ph©n bæ khÊu hao, tham gia lµm thñ tôc thanh lý TSC§. + Theo dâi vµ qu¶n lý ho¸ ®¬n b¸n hµng, lËp b¸o c¸o sö dông ho¸ ®¬n theo quy ®Þnh, c«ng t¸c v¨n th­ cña phßng. * KÕ to¸n hµng ho¸ vËt t­ khuyÕn m¹i. +Theo dâi t×nh h×nh xuÊt nhËp vËt t­ hµng ho¸ khuyÕn m¹i, kiÓm kª hµng ho¸ khuyÕn m¹i tån kho hµng th¸ng, t¹m øng khuyÕn m¹i. + Tæng hîp t×nh h×nh khuyÕn m¹i chi nh¸nh vµ b¸o c¸o theo quy ®Þnh. * KÕ to¸n mua hµng +Hµng ngµy theo dâi ho¸ ®¬n nhËp hµng, c«ng nî ®Õn h¹n víi c¸c nhµ m¸y, theo dâi t×nh h×nh c«ng nî víi nhµ m¸y. +Kª khai VAT ®Çu vµo, tÝnh to¸n chi phÝ hµng nhËp kho, gi¸ vèn hµng ho¸ tiªu thô, trÝch chi phÝ vËn chuyÓn hµng th¸ng vµo gi¸ thµnh. LËp b¸o c¸o c«ng nî víi ng­êi b¸n. *KÕ to¸n b¸n hµng. +X¸c nhËn chøng tõ thanh to¸n trªn ho¸ ®¬n b¸n hµng, tham gia lµm thñ tôc ký hîp ®ßng tiªu thô vµ thanh lý. +Rót sè d­ c«ng nî ph¶i thu hµng ngµy, kiÓm tra chi phÝ tiªu thô trong kú kiªn quan ®Õn tiªu thô hµng ho¸, kª khai VAT ®Çu ra hµng th¸ng vµ göi côc thuÕ Hµ Néi. * KÕ to¸n tæng hîp lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. + Tæng hîp chi phÝ kinh doanh, lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh th¸ng, quý, n¨m, b¸o c¸o thuÕ theo thu nhËp doanh nghiÖp göi c¬ quan thuÕ. + Göi b¸o c¸o tµi chÝnh c¸c c¬ quan liªn quan (côc TCDN 6 th¸ng mét lÇn, thuÕ 1 n¨m mét lÇn, tæng c«ng ty göi hµng quý) lµm thÕ chÊp cho kh¸ch hµng ë c¸c khu vùc ngoµi Hµ Néi, Hµ T©y. +B¸o c¸o ®Þnh kú theo quy ®Þnh, lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh quý, n¨m, c«ng t¸c ISO cña phßng, c«ng t¸c tin häc vµ th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh. * Thñ quü. +Gi÷ tiÒn mÆt vµ c¸c chøng tõ cã gi¸, tµi kiÖu hå s¬ thÕ chÊp, vµng b¹c ngo¹i tÖ. +Rót sè d­ hµng ngµy ®«Ý chiÕu víi kÕ to¸n tiÒn mÆt, chñ ®éng nép tiÒn mÆt vµo ng©n hµng, chÊm c«ng lao ®éng. Gi÷a c¸c phÇn kÕ to¸n cã sù phèi hîp chÆt chÏ vµ ®ång bé, ®¶m b¶o tÝnh th«ng nhÊt vÒ ph¹m vi, ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n vµ ghi chÐp. Tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu ®­îc dÔ dµng vµ ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt ®Ó söa ch÷a kÞp thêi. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, viÖc qu¶n lý chøng tõ vµ ho¸ ®¬n gi¸ trÞ ra t¨ng ®Çu ra, ®Çu vµo ®­îc c«ng ty t¸ch riªng biÖt cho hai nh©n viªn kÕ to¸n cña hai phÇn hµnh chÞu tr¸ch nhiÖm vµ ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp. §éi ngò kÕ to¸n cña c«ng ty cã tr×nh ®é nghiÖp vô, cã tr¸ch nhiÖm vµ nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc; thµnh th¹o trong øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n. §iÒu nµy gióp kÕ to¸n viªn kh«ng nh÷ng gi¶m bít ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc mµ cßn ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi , ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c, ®¶m b¶o cung cÊp trung thùc nh÷ng th«ng tin gióp cho l·nh ®¹o, c¸c ngµnh cã chøc n¨ng ®¸nh gi¸ ®­îc hiÖu qu¶ kinh doanh trong kú, qua ®ã x©y dùng ®­îc kÕ ho¹ch kinh doanh phï hîp víi yªu cÇu cña thÞ tr­êng. ChÝnh s¸ch kÕ to¸n ¸p dông t¹i doanh nghiÖp: + Niªn ®é kÕ to¸n: b¾t ®Çu tõ 01/01 ®Õn hÕt ngµy 31/12 n¨m d­¬ng lÞch + §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong ghi chÐp kÕ to¸n: ®ång ViÖt Nam. + H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông: Chøng tõ ghi sæ. + Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n TSC§: TSC§ h¹ch to¸n theo nguyªn gi¸. Ph­¬ng ph¸p khÊu hao TSC§ theo ®­êng th¼ng. + Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc, xuÊt tr­íc. Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ hµng tån kho theo nguyªn t¾c gi¸ gèc. Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi kú theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc, xuÊt tr­íc. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. + Kú b¸o c¸o : quý, n¨m. + BCTC : C«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ ¸p dông hÖ thèng b¸o c¸o tæng hîp do Bé tµi chÝnh ban hµnh, bao gåm: B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh Ngoµi c¸c b¸o c¸o quyÕt to¸n n¨m, ®Þnh kú c«ng ty lËp c¸c b¸o c¸o bæ trî cho qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý, bao gåm: B¸o c¸o t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån hµng ho¸ B¸o c¸o chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶ B¸o c¸o b¸n hµng B¸o c¸o tæng hîp tån theo kho. B¸o c¸o t×nh h×nh t¨ng, gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh. Víi ho¹t ®éng kinh doanh hiÖn nay, kÕ to¸n c«ng ty sö dông hÇu hÕt c¸c tµi kho¶n trong hÖ thèng tµi kho¶n, tu©n thñ theo nguyªn t¾c ®· ®­îc quy ®Þnh cña vô chÕ ®é kÕ to¸n vµ Bé tµi chÝnh. HiÖn nay c«ng ty tæ chøc tr×nh tù ghi sæ nh­ sau: Chøng tõ gèc Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Chøng tõ ghi sæ Sæ quü TM, TGNH Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt 2.2.3 Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh: HiÖn nay, c«ng ty ®ang sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n AFSYS cña c«ng ty cæ phÇn Th­¬ng m¹i vµ phÇn mÒm tin häc AFSYS lµ phÇn mÒm ch¹y trªn hÖ ®iÌu hµnh MS Windows (95, NT) v× thÕ nã kÕ thõa ®Çy ®ñ nh÷ng g× mµ m«i tr­êng Windows hç trî. Nã ®­îc thiªt kÕ cho hÖ thèng ®a ng­êi dïng vµ cã tÝnh b¶o mËt cao. Cho phÐp ph©n quyÒn sö dông chi tiÕt ®Õn c¸c khèi chøc n¨ng c«ng viÖc cña tõng nh©n viªn. AFSYS ®­îc thiÕt kÕ theo hÖ thèng më cho phÐp ng­êi dïng lùa chän, khai b¸o tham sè phï hîp ®iÒu kiÖn ®Æc thï cña tõng doanh nghiÖp, hÖ thèng sæ s¸ch b¸o c¸o kÕ to¸n phong phó, ®a d¹ng (trªn 80 biÓu). §èi víi ®¬n vÞ cã nhiÒu ®¬n vÞ thµnh viªn trùc thuéc AFSYS cã thÓ gióp b¹n c«ng viÖc tæng hîp sè liÖu b¸o c¸o cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn thµnh b¸o c¸o chung cña toµn doanh nghiÖp. Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chóng tõ gèc nh­: phiÕu thu, phiÕu chi, giÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, biªn lai thu thuÕ ...kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra, ph©n lo¹i. Chøng tõ thuéc phÇn hµnh nµo th× ®­îc ph¶n ¸nh t¹i phÇn hµnh ®ã vµ ®­îc b¶o qu¶n, l­u tr÷. M¸y tÝnh sÏ xö lý th«ng tin vµ lªn c¸c lo¹i sæ s¸ch nh­ c¸c sæ kÕ chi tiÕt, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. Cuèi kú , m¸y tÝnh sÏ lËp c¸c b¶ng biÓu kÕ to¸n vµ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. Tr×nh tù ghi sæ trªn m¸y vi tÝnh ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau. các chứng từ gốc xử lý chứng từ Nhập dữ liệu: + Ctừ đã được xử lý. + Bút toán k/c, điều chỉnh + Các tiêu thức phân bổ Máy thực hiện + Lên sổ sách + Lập :bảng biẻu, BCTC In các thông tin theo yêu cấu ViÖc trang bÞ vi tÝnh t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n, gi¶m nhÑ bít ®­îc nh÷ng phÇn viÖc ®¬n gi¶n. Tuy nhiªn viÖc nµy còng cã mét sè h¹n chÕ nhÊt ®Þnh v× nã phô thuéc vµo kü thuËt cña ng­êi lËp tr×nh phÇn mÒm. C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ, ®iÓm næi bËt cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ dÔ lµm, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu, c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc ph©n c«ng ®Òu trong th¸ng vµ dÔ ph©n c«ng chia nhá. Tuy nhiªn nÕu viÖc ghi chÐp ®­îc thùc hiÖn b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng th× viÖc ghi chÐp trïng lÆp nhiÒu nªn sè liÖu kÕ to¸n ph¶i lµm ®ång ®Òu, ph¶i th­êng xuyªn kiÓm tra, ®èi chiÕu, nÕu cã sai sãt ph¶i söa ch÷a trªn nhiÒu sæ. Nh­ng c«ng ty sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n nªn kh«ng nh÷ng kh¾c phôc ®­îc nh÷ng nh­îc ®iÓm mµ tiÕn ®é xö lý th«ng tin, lËp c¸c b¸o c¸o vµ tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu qu¶n lý nhanh chãng vµ thuËn tiÖn h¬n so víi kÕ to¸n thñ c«ng, cã sö dông ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó thanh to¸n hµng tån kho, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin th­êng xuyªn, chÝnh x¸c vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña hµng ho¸ nhËp kho. Trong ho¹ch to¸n chi tiÕt hµng tån kho kÕ to¸n ¸p dông ph­¬ng ph¸p ghi thÓ song song. 2.3 KÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n : §Æc ®iÓm cña hµng ho¸ vµ qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ ¶nh h­ëng ®Õn kÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n C«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸ lµ doanh nghiÖp kinh doanh trªn c¸c lÜnh vùc sau: - Mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i. -Tæ chøc vËn chuyÓn c¸c lo¹i nguyªn liÖu, vËt t­, phô liÖu vµ thuèc l¸ bao phôc vô cho s¶n xuÊt thuèc l¸ ®iÕu cña c«ng ty. - TiÕn hµnh ho¹t ®éng kh¸c trong ph¹m vi cho phÐp cña tæng c«ng ty. Trong kinh doanh mua b¸n thuèc l¸ bao c¸c lo¹i, hiÖn nay c«ng ty chØ b¸n trong n­íc. Hµng ho¸ cña c«ng ty ®­îc nhËp tõ c¸c nhµ m¸y s¶n xuÊt thuèc l¸: Th¨ng Long, Sµi Gßn, Thanh Ho¸, B¾c S¬n. C¸c mÆt hµng chñ yÕu cña c«ng ty lµ: Vinataba Tcty, Vinataba Sµi Gßn, Vina Premium, Marlboro. Ngoµi ra c«ng ty cßn kinh doanh vËn chuyÓn nh­ng doanh thu vËn chuyÓn chiÕm tû träng nhá trong tæng doanh thu. T×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸ ë c«ng ty lu«n ®­îc chó träng vÒ c¸c mÆt: Quy c¸ch phÈm chÊt: Hµng ho¸ tr­íc khi nhËp xuÊt kho ph¶i ®­îc kiÓm tra kü l­ìng vÒ chÊt l­îng còng nh­ quy c¸ch. ChÝnh v× vËy tr­êng hîp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i rÊt Ýt khi x¶y ra do hµng bÞ kÐm phÈm chÊt. Gi¸ c¶: Hµng ho¸ cña c«ng ty lµ gi¸ kÕ ho¹ch do Tæng c«ng ty phª duyÖt. C«ng ty kh«ng ®­îc quyÒn chñ ®éng quyÕt ®Þnh gi¸ b¸n ra cña hµng ho¸. Tuy nhiªn, gi¸ b¸n ra cña hµng ho¸ c«ng ty trªn thÞ tr­êng trong nh÷ng n¨m qua lµ kh¸ æn ®Þnh, ®¶m b¶o cho kh¸ch hµng cã lîi nhuËn, gi¸ b¸n cña kh¸ch hµng nh×n chung ®¶m b¶o cã lîi nhuËn tèi thiÓu tõ 50 ®Õn 70 ®/bao. C«ng t¸c thÞ tr­êng vµ ch¨m sãc kh¸ch hµng: T¨ng c­êng, triÓn khai c«ng t¸c b¸n lÎ vµ tËp trung, ®Èy m¹nh c«ng t¸c khuyÕn m¹i cho ng­êi tiªu dïng ë c¸c thÞ tr­êng c¹nh tranh. ChÝnh s¸ch ph©n phèi s¶n phÈm: Ký hîp ®ång theo quý vµ b¸n hµng theo kÕ ho¹ch th¸ng, tuÇn cho c¸c kh¸ch hµng, kÕt hîp víi kiÓm tra, gi¸m s¸t chÆt chÏ tõng khu vùc thÞ tr­êng, giao hµng s¸t víi nhu cÇu thÞ tr­êng. Riªng n¨m 2004 t×nh h×nh tiªu thô vµ gi¸ c¶ hµng ho¸ b¸n ra nh­ sau: S¶n l­îng tiªu thô n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng trªn 28 triÖu bao, xÊp xØ ®¹t 112% . S¶n l­îng tiªu thô n¨m 2004 ®· t¨ng æn ®Þnh vµ t¨ng v÷ng ch¾c ë tÊt c¶ c¸c khu vùc thÞ tr­êng truyÒn thèng. C¸c thi tr­êng c¹nh tranh víi s¶n phÈm Virnia Gold: H¶i Phßng, Qu¶ng Ninh, H¶i D­¬ng,Th¸i B×nh ...s¶n l­îng ®¹t 42 triÖu bao/n¨m chiÕm 16% s¶n l­îng toµn c«ng ty, t¨ng h¬n 10 triÖu bao so víi cïng kú n¨m tr­íc. ThÞ tr­êng NghÖ An, Hµ TÜnh do c¹nh tranh quyÕt liÖt víi s¶n phÈm White Horse. S¶n l­îng n¨m 2004 ®¹t 6,5 triÖu bao, gi¶m so víi n¨m 2003 lµ 2 triÖu bao. Gi¸ c¶: Tõ ngµy 01/01/2004, tæng c«ng ty ®iÒu chØnh t¨ng gi¸ b¸n Vinataba Sµi Gßn tõ 7390 ®/bao lªn 7535 ®/bao, Vinataba Tæng c«ng ty t¨ng tõ 6800®/bao lªn 7040®/bao. Sau khi t¨ng gi¸ th¸ng 11 vµ 12 n¨m 2004 gi¸ b¸n trªn thÞ tr­êng tiÕp tôc ®­îc gi÷ æn ®Þnh tõ 7650 ®Õn 7700®/bao kÝch thÝch tiªu dïng t¨ng. Qu¸ tr×nh b¸n hµng ho¸ LËp kÕ ho¹ch b¸n hµng: + C¨n cø vµo kÕ ho¹ch tiªu thô th¸ng ®· ®­îc G§ phª duþÖt, phßng/ban kinh doanh x©y dùng kÕ ho¹ch b¸n hµng theo th¸ng, tuÇn cho c¸c kh¸ch hµng phï hîp víi hîp ®ång ®¨ng ký. + Dùa vµo kÕ ho¹ch b¸n hµng, c¸n bé phßng/ban kinh doanh th«ng b¸o cho kh¸ch hµng ®Ó kh¸ch hµng cã kÕ ho¹ch thùc hiÖn (th«ng b¸o b»ng ®iÖn tho¹i). Thùc hiÖn b¸n hµng: C¨n cø yªu cÇu mÆt hµng cña kh¸ch hµng b»ng fax, giÊy giíi thiÖu phï hîp víi kÕ ho¹ch b¸n hµng vµ ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång ®· quyÕt ®Þnh, phßng kinh doanh lËp ho¸ ®¬n GTGT chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n. NÕu ®ñ ®iÒu kiÖn vÒ thanh to¸n tiÒn hµng, l·nh ®¹o phßng kÕ to¸n ký, ho¸ ®¬n sau ®ã chuyÓn vÒ phßng/ban kinh doanh ký ho¸ ®¬n theo uû quyÒn cña Gi¸m §èc. §èi víi kh¸ch hµng c«ng ty: +C¸n bé phô tr¸ch cïng viÕt giÊy ®Ò nghÞ vËn chuyÓn theo biÓu mÉu QT- 140 H§TL- F04 göi cho ®¬n vÞ vËn chuyÓn do c«ng ty thuª, yªu cÇu vËn chuyÓn cho tõng kh¸c hµng vµ chuyÓn ho¸ ®¬n b¸n hµng cho thñ kho. +Thñ kho c¨n cø vµo sè l­îng ghi trªn ho¸ ®¬n tiÕn hµnh xuÊt hµng, l­u biªn lai giao nhËn hµng ho¸. §èi víi kh¸ch hµng cña chi nh¸nh: +Kh¸ch hµng ph¸i Nam: C¸n bé phßng thÞ tr­êng phèi hîp cïng bé phËn vËn chuyÓn (ban kinh doanh) sÏ nhËp hµng t¹i kho nhµ m¸y, giao cho ®¬n vÞ vËn chuyÓn vµ chuyÓn hµng hãa tíi kh¸ch hµng. +Kh¸ch hµng phÝa B¾c: Ban kinh doanh lËp lÖnh vËn chuyÓn vµ phiÕu vËn chuyÓn néi bé, bé phËn vËn chuyÓn nhËn hµng t¹i kho nhµ m¸y chuyÓn hµng ra kho L¹c Trung, thñ kho L¹c Trung nhËp hµng vµ sau ®ã xuÊt hµng cho kh¸ch hµng phÝa B¾c theo ho¸ ®¬n b¸n hµng cña chi nh¸nh. _ViÖc bèc xÕp vµ vËn chuyÓn theo quyÕt ®Þnh vËn chuyÓn thuèc l¸ bao QT19.02.VC HiÖn nay, t¹i c«ng ty trÞ gi¸ cña hµng ho¸ xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p NhËp tr­íc_XuÊt tr­íc, tøc lµ hµng ho¸ nµo nhËp kho tr­íc sÏ ®­îc ®em xuÊt tr­íc. Víi c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt diÔn ra liªn tôc th× ph­¬ng ph¸p nµy ph¶n ¸nh kh¸ chÝnh x¸c trÞ gi¸ hµng xuÊt kho, phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh doanh cña c«ng ty. 2.3.1 Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ hµng ho¸ xuÊt kho b¸n: Hµng ho¸ cña c«ng ty mua vÒ nhËp kho hay xuÊt b¸n th¼ng ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh, ghi chÐp trªn c¶ hai chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. KÕ to¸n chi tiÕt vµ kÕ to¸n tæng hîp ®Òu h¹ch to¸n theo gi¸ thùc tÕ. C«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Do vËy viÖc xuÊt b¸n hµng ho¸ ph¶i ®­îc ghi hµng ngµy khi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. §Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng lo¹i hµng ho¸, kÕ to¸n sö dông sæ chi tiÕt TK 156 (xem biÓu 1.1). Cuèi quý, c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ chi tiÕt TK 156 kÕ to¸n tæng hîp sÏ tiÕn hµnh lªn B¸o c¸o b¸n hµng vµ lËp sæ C¸i TK 156 (xem phÇn phô lôc). TK 156 ®­îc më chi tiÕt: TK 1561CT: Gi¸ mua hµng ho¸ t¹i c«ng ty TK 1561TX: Gi¸ mua hµng ho¸ t¹i cöa hµng Thanh Xu©n TK 1561GL: Gi¸ mua hµng ho¸ th¹i cöa hµng Gia L©m. TK 1561YK: Gi¸ mua hµng ho¸ t¹i cöa hµng YÕt Kiªu. TK 1561QT: Gi¸ mua hµng ho¸ t¹i cöa hµng Qu¸n Th¸nh. TK 1562CT: Chi phÝ thu mua hµng ho¸ t¹i c«ng ty. TrÞ gi¸ vèn cña hµng xuÊt kho ®Ó b¸n bao gåm : TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng xuÊt kho ®Ó b¸n vµ chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng ®· b¸n. Trong ®ã: + TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng xuÊt kho ®Ó b¸n ®­îc x¸c ®Þnh theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc- xuÊt tr­íc. Khi hµng ho¸ xuÊt kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n: Nî TK 632 Cã TK 1561CT + Chi phÝ mua hµng ph©n bæ cho sè hµng ®· b¸n: do chi phÝ mua hµng mµ chñ yÕu lµ chi phÝ vËn chuyÓn liªn quan ®Õn nhiÒu chñng lo¹i hµng ho¸, víi mçi lo¹i hµng ho¸ ®­îc cung cÊp tõ c¸c nhµ m¸y s¶n xuÊt kh¸c nhau, liªn quan ®Õn c¶ khèi l­îng hµng ho¸ trong kú vµ hµng ho¸ ®Çu kú nªn ®­îc ph©n bæ. Chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng ho¸ xuÊt kho cña c«ng ty phÝ nµy hµng th¸ng ®­îc trÝnh tr­íc nh­ sau: ` + Cuèi quý ( hay cuèi th¸ng) c¨n cø vµo s¶n l­îng nhËp kho thùc tÕ cña tõng nhµ m¸y dÓ tiÕn hµnh trÝch tr­íc chi phÝ vËn chuyÓn, chi tiÕt cho tõng nhµ m¸y: Nhµ m¸y thuèc l¸ Sµi Gßn: Chi phÝ thu mua 36,8 ®/bao. Nhµ m¸y thuèc l¸ Thanh Ho¸: Chi phÝ thu mua 7,1428 ®/bao. Nhµ m¸y thuèc l¸ B¾c S¬n: Chi phÝ thu mua 3,33 ®/bao. Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long: Chi phÝ thu mua 0 ®/bao. KÕ to¸n h¹ch to¸n cho tõng nhµ m¸y theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 1562CT Cã TK 3353 §ång thêi cuèi th¸ng kÕ to¸n tiªu thô c¨n cø vµo s¶n l­îng xuÊt b¸n thùc tÕ trong th¸ng t¹i kho vµ l­îng hµng xuÊt chuyÓn kho tíi c¸c cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm (chi tiÕt theo tõng nhµ m¸y), h¹ch to¸n chi phÝ vËn chuyÓn: Nî Tk 632 Cã TK 1562CT Khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n thanh to¸n vËn chuyÓn cña c¸c nhµ m¸y göi ®Õn, kÕ to¸n ng©n hµng ph¶n ¸nh nghiÖp vô sau: Nî TK 3353 Cã TK 112 §èi chiÕu gi÷a chi phÝ thu mua thùc tÕ víi sè liÖu trÝch tr­íc, nÕu sè thùc tÕ nhá h¬n sè trÝch tr­íc, kÕ to¸n tiªu thô tiÕn hµnh hoµn nhËp sè d­ theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 3353 Cã TK 632 Cô thÓ th¸ng 12/2004 Chi phÝ vËn chuyÓn ®­îc tËp hîp chi tiÕt cho tõng nhµ m¸y: C«ng ty Th­¬ng m¹i Thuèc l¸. Chi phÝ vËn chuyÓn t­¬ng øng cña hµng ho¸ xuÊt kho. Th¸ng 12 n¨m 2004 Stt Tªn ®¬n vÞ XuÊt trong kú (bao) §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 2 3 4 Nhµ m¸y thuèc l¸ Sµi Gßn Nhµ m¸y thuèc l¸ Thanh Ho¸ Nhµ m¸y thuèc l¸ B¾c S¬n Nhµ m¸y thuèc l¸ Th¨ng Long 9833590 1456000 2970500 5206183 36,8 7,1428 3,33 0 361876112 10399917 9891765 0 Tæng céng 19466273 382167794 C¨n cø vµo B¸o c¸o b¸n hµng th¸ng 12/2004, tæng gi¸ mua hµng ho¸ lµ 121810479600 ®ång. VËy gi¸ thµnh thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho th¸ng 12/2004: 121810479600 + 382167794 = 122192647394 (®) 2.3.2 KÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n. §Ó h¹ch to¸n gi¸ vèn hµng b¸n kÕ to¸n sö dông TK 632: Gi¸ vèn hµng b¸n. TK nµy ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c TK sau: TK63213: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao, hµng ho¸ kh¸c. TK63213GL: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Gia L©m TK63213QT: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Qu¸n Th¸nh TK63213TX: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng Thanh Xu©n TK63213YK: Gi¸ vèn thuèc l¸ bao ë cöa hµng YÕt Kiªu TK63232: Gi¸ vèn dÞch vô vËn chuyÓn TK63288: Gi¸ vèn hµng ho¸ kh¸c. Trong c«ng ty m¹ng l­íi m¸y vi tÝnh ®­îc kÕt nèi néi bé nªn s