Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Công ty Chăn nuôi chế biến và xuất nhập khẩu

và chiến lược kinh doanh, Công ty đã đi vào ổn định và có những bước đi báo hiệu một giai đoạn phát triển bền vững và lâu dài. Quá trình hoạt động và phát triển của Aprocimex có thể tóm tắt qua các giai đoạn như sau: Giai đoạn 1993 – 1997 Công ty Chăn nuôI chế biến và Xuất nhập khẩu ra đời theo Quyết định số 235/NN – TCCB/QG của Bộ Nông nghiệp và Công ngiệp thực phẩm (nay là Bộ Nông Nghiệp và phát triển nông thôn) với số vốn kinh doanh đăng ký thành lập là 735 triệu đồng. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và nhân sự chịu sự quản lý của Công ty Gia súc và Thức ăn chăn nuôI khu vực I. Ngày 13 tháng 01 năm 1997 Công ty Chăn nuôi Chế biến và Thức ăn chăn nuôi khu vực I chính thức bàn giao tài sản và nhân sự lại cho Công ty Chăn nuôi Chế biến và Xuất nhập khẩu gồm có : Văn phòng Công ty, trạm sữa và trạm thức ăn chăn nuôi, tổng số nhân sự là 57 người. Xí nghiệp giống vật nuôi Mỹ Văn, tổng số nhân sự là 63 người. Trung tâm truyền giống và phát triển chăn nuôi Vinh, tổng số nhân sự là 09 người. Trung tâm tiếp nhận đầu tư và phát triển chăn nuôi, tổng số nhân sự là 01 người. Trạm Sài Gòn, tổng số nhân sự là 01 người. Giai đoạn 1997- 2000 Do biến động về công tác tổ chức, Tổng công ty Chăn nuôi Việt Nam đã cho tách Xí nghiệp giống vật nuôi Mỹ Văn, Trung tâm kỹ thuật gia súc Vinh thành các đơn vị độc lập trực thuộc Tổng công ty Chăn nuôi Việt Nam và Công ty Kỹ thuật truyền giống gia súc TW. Riêng trạm Sài Gòn, trung tâm tiếp nhận đầu tư và phát triển chăn nuôi Gia Lâm, trạm thức ăn chăn nuôi và trạm sữa thì công ty giải tán và sáp nhập vào công ty toàn bộ nhân sự và tài sản. Giai đoạn 2000 – 2003 Do tình hình thị trường trong giai đoạn này có nhiều biến động tích cực đối với lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty dần dần định hướng kinh doanh, tập trung vào lĩnh vực nhập khấu nguyên liệu phục cho chế biến thức ăn gia súc. Trong năm 2000 và 2001 được sự đồng ý của Tổng công ty Chăn nuôi Việt Nam, Công ty đã tiến hành thanh lý một số tài sản cố định của Công ty tại Cầu Diễn để trả nợ vay Ngân hàng và thu hồi vốn để sản xuất kinh doanh. Với bước đI đúng đắn trong bối cảnh kinh tế thị trường mở, doanh số hàng năm của Công ty bắt đầu tăng, Công ty đã có thể thanh toán hết nợ đọng của những năm trước và bắt đầu thực sự có lãi. Đến năm 2003, Công ty đã trở thành một trong những nhà cung cấp nguyên liệu thức ăn chăn nuôI lớn trong khu vực thị trường miền Bắc với 7 % thị phần. Về thị trường sản phẩm, trong thời gian đầu thành lập, công ty hoạt động trong lĩnh vực rộng gồm những ngành nghề: khai thác, thu mua nguyên liệu thức ăn; nhập khẩu và phân phối nguyên liệu thức ăn, sản xuất chế biến thức ăn gia súc, xuất nhập khẩu. Ngoài ra, công ty còn tham gia kinh doanh thiết bị, vật tư ngành chăn nuôi. Trong 2 năm trở lại đây, nhận thấy tình hình thị trường có nhiều thay đổi với những dấu hiệu tích cực trong lĩnh vực công nghiệp chăn nuôi, công ty đã chủ động chuyển hướng kinh doanh để thích nghi với tình hình. Đồng thời vừa thu hẹp lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp vừa chú trọng chiều sâu vào 2 lĩnh vực chính là : nhập khẩu, phân phối nguyên liệu phục vụ cho sản xuất chế biến thức ăn gia súc và chuyển giao công nghệ sản xuất thức ăn gia súc. Bằng việc kết hợp giữa việc chủ động nhập khẩu nguyên liệu, tổ chức mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước, đã góp phần làm nên thành công của Công ty trong giai đoạn 2002 - 2003. Hiện nay, khách hàng thường xuyên của Công ty chủ yếu là các nhà máy sản xuất thức ăn gia súc ở các tỉnh phía Bắc (khoảng 100 nhà máy sản xuất thức ăn gia súc lớn nhỏ ) : Công ty Cám con cò CP, Công ty Nam Dũng, Công ty TNHH Newhope Hà Nội, Công ty Cổ phần Hàm Rồng – Thanh Hoá, Công ty thức ăn chăn nuôi Thái Bình. Sản phẩm nhập khẩu chính của Công ty trong thời gian qua là nguyên liệu chính để sản xuất thức ăn gia súc, những nguyên liệu này có thể mua trực tiếp từ trong nước như: ngô, bột cá Cà Mau.. Tuy nhiên hầu hết nguyên liệu đều phải nhập khẩu từ nước ngoài như : Khô đậu tương từ ấn độ, Trung Quốc, Achentina, Cám mỳ ấn Độ, Bột thịt Xương Mỹ, úc Đặc biệt Công ty đang có doanh số nhập khẩu đỗ tương lớn nhất miền Bắc. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng có những thuận lợi và khó khăn nhất đinh + Về thuận lợi : Những năm gần đây nhu cầu thị trường thức ăn chăn nuôi gia súc gia tăng đột ngột cả về số lượng và chất lượng, như là một nhu cầu tất yếu của sự phát triển trong ngành chăn nuôi Việt Nam Mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của công ty rộng khắp cả nước, có hơn 100 đối tác làm ăn chính. Là một công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chăn nuôI và xuất nhập khẩu nguyên liệu phục vụ cho chế biến gia súc. Đội ngũ cán bộ công nhân viên đoàn kết, nội bộ công ty vững mạnh, tập thể có truyền thống kỷ luật, tâm huyết gắn bó với công ty, đặc biệt là có một số cán bộ có nhiều năm kinh nghiệm, tay nghề cao trong chuyên môn Ngoài ra, công ty còn được sự ủng hộ và hỗ trợ thiết thực về chủ trương, đường lối của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Tổng công ty Chăn nuôi Việt Nam. +Về khó khăn : Hiện nay, vốn sở hữu của Công ty không nhiều, chủ yếu dựa vào vốn vay Ngân hàng là chính, tuy nhiên việc vay vốn cũng không thuận lợi điều này làm ảnh hưởng không nhỏ tới mục tiêu kinh doanh mà Công ty đề ra. Mặt khác, Công ty chưa có kho tàng bến bãi, địa điểm sản xuất, mọi hoạt động lưu kho đều phải thuê ngoài với chi phí rất cao lảm ảnh hưởng đến giá thành của hàng hoá. Bộ máy nhân sự còn cồng kềnh, phân bổ lao động chưa thực sự hợp lý dẫn đến hoạt động phối hợp giữa các bộ phận chưa được hiêu quả. Cạnh tranh trong lĩnh vực nhập khâu nguyên liệu và chế biến sản phẩm phục vụ chăn nuôi ngày càng phức tạp và khó dự đoán. Bên cạnh đó, rất nhiêu yếu tố bên ngoài tác động không tốt đến hoạt động của Công ty : Chính sách phát triển ngành chăn nuôI không ổn định, chưa được Nhà nước quan tâm đúng mức, các yếu tố dịch bệnh gia súc ảnh hưởng đến quá trình tiêu thụ sản phẩm chăn nuôi của công ty, quy mô chăn nuôi ở nước ta phần lớn còn khá nhỏ, khó đầu tư thiết bị cũng như hệ thống thú y, phòng chống dịch bệnh hiện đại để sản xuất thực phẩm đảm bảo yêu cầu chất lượng xuất khẩu. Khả năng và xu thế phát triển của Doanh nghiệp trong thời gian tới: Theo dự báo của Hiệp hội thức ăn chăn nuôi Việt Nam trong những năm tới ngành chăn nuôi sẽ phát triển rất mạnh do nhu cầu thị trường còn rất lớn sẽ kéo theo sự phát triển của hoạt động sản xuất và kinh doanh thức ăn chăn nuôi. Trong thực tế : Sự phát triển mạnh về nhu cầu nguồn nguyên liệu của ngành chế biến thức ăn chăn nuôi gia súc trong nước trong khi nguồn cung cấp trong nước về nguyên liệu này chưa phát triển kịp cả về chất lượng lẫn số lượng. Nhu cầu cho các trang thiết bị hiện đại với công nghệ cao của các doanh nghiệp, nhà máy sản xuất và chế biến thức ăn gia súc. Với tình hình như vậy, chiến lược phát triển của công ty trong các năm tới sẽ tiếp tục tập trung đầu tư và phát triển các loại hình dịch vụ, đặc biệt là kinh doanh các mặt hàng nguyên liệu đầu vào phục vụ cho ngành chăn nuôi, đẩy mạnh sảnxuất trong nước. Về thị trường nguyên liệu, tiếp tục khai thác các nguồn cung cấp nguyên liệu có sẵn đồng thời nghiên cứu và phát triển thêm nguồn nguyên liệu mới trong và ngoài nước. Về thị trường tiêu thụ, trên cơ sở nhà máy sản xuất thức ăn gia súc ở các tỉnh miền Bắc đang là khách hàng thường xuyên của Công ty, khả năng còn có những khách hàng mới là những nhà máy sắp được xây dựng. Để phục vụ tốt mạnglưới khách hàng, Công ty đang thực hiện củng cố lại cách bán hàng sao cho thuận lợi nhất với khách hàng, tổ chức trạm giao nhận hàng tại Hải Phòng không qua khâu trung gian như hiện nay, thường xuyên chăm sóc khách hàng, củng cố niềm tin cho khách hàng thông qua chất lượng nguyên liệu, giá cả cạnh tranh nhằm làm cho khách hàng và công ty là một mối liên kết chặt chẽ hỗ trợ nhau cùng phát triển. Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu (Đơn vị tính : đồng) Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Doanh thu thuần 54,345,426,200 60,780,303,247 174,700,267,000 Vốn kinh doanh 2,165,199,512 1,839,890,829 1,839,890,829 Vốn Nhà Nước 1,163,944,801 1,839,890,829 1,839,890,829 Lợi nhuận trước thuế 1,163,944,801 655,579,706 3,057,674,269 Lợi nhuận sau thuế 838,040,256 472,014,388 2,201,525,474 Số người lao động 45 46 54 Nộp Ngân sách Nhà nước 1,181,832,919 3,242,096,545 11,691,135,662 +Thuế GTGT 467,479,456 2,624,644,189 10,957,982,908 +Thuế XNK 695,635,063 597,046,656 323,320,354 + Thuế TNDN 325,904,544 183,562,317 856,140,795 Thu nhập bình quân 1 người/tháng 700,000 1,000,000 2,000,000 Nợ phải trả 10,019,730,570 31,348,447,884 59,004,543,276 Nợ phải thu 1,190,057,305 15,235,157,160 508,863,562 2.1.2 - Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty chăn nuôi chế biến và Xuất nhập khẩu Hiện nay cơ chế tổ chức quản lý công ty theo mô hình trực tuyến chức năng với cấp quản lý cao nhất là Giám đốc, là người chỉ huy cao nhất, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và cấp trên về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là người triển khai tổ chức thực hiện, điều hành bộ máy hoạt động nhằm hoàn thành kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, quý, năm cũng như kế hoạch phát triển lâu dài của công ty.Giám đốc công ty cũng có quyền quyết định tổ chức tổ chức bộ máy quản lý trong công ty: lựa chọn, bãi miễn, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên theo chính sách pháp luật của ngành và của Nhà nước. Giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc. Phó Giám đốc giúp việc cho giám đốc, được Giám đốc phân công điều hành và chịu trách nhiệm trước một số công việc của công ty. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty chăn nuôi ché biến và Xuất nhập khẩu Phòng xuất nhập khầu Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Kỹ thuật KCS Phòng tổ chức Phó giám đốc Giám đốc Phòng tổ chức hành chính: Nhiệm vụ của phòng này là : quản lý hồ sơ công văn, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty; tổ chức công tác quản lý lao động tiền lương, chế độ chính sách cho người lao động theo chỉ đạo của Giám đốc công ty; Ngoài ra, còn phải đáp ứng đầy đủ, kịp thời các yêu cầu phục vụ cho nhiệm vụ kinh doanh như : xe con, Photo, chuyển nhận Fax, công văn in ấn tài liệu, công tác thi đua tuyên truyền Phòng kế toán - tài vụ: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, có nhiệm vụ tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, lập Báo cáo tài chính định kỳ theo Chế độ kế toán hiện hành, cũng như Báo cáo quản trị nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin kịp thời của ban lãnh đạo và các bên có liên quan. Ngoài ra, phòng kế toán – tài vụ còn có nhiệm vụ đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện tốt các công tác quản lý tàI chính, quản lý thu - chi giao dịch, kiểm ngân, thu nộp tiền hàng, quản lý nhập xuất vật tư hàng hoá, công nợ, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ Báo cáo tài chính, nghĩa vụ nộp thuế, nộp ngân sách Nhà nước Phòng kinh doanh Trước khi có ý định kinh doanh một lô hàng nào đó, phòng kinh doanh phải đề ra phương án kinh doanh ( phương án này phải được xây dựng cụ thể, chi tiết khẳng định tính hiệu quả khi thực hiện đồng thời đề ra các biện pháp thực thi một cách thuyết phục) sau đó trình lên Giám đốc và chỉ khi Giám đốc phê duyệt (cùng với sự nhất trí của phòng tài vụ ) phương án mới được triển khai thực hiện Phòng xuất nhập khẩu Tìm kiếm bạn hàng, nghiên cứu những thị trường tiềm năng, thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Hiện nay, công ty mới chỉ thực hiên được nhiệm vụ nhập khẩu thức ăn chế biến để cung cấp cho các Công ty chế biến trong nước do vậy, phòng xuất khẩu có nhiệm vụ chủ yếu là : nghiên cứu thị trường tiêu thụ trong nước và tìm kiếm nguồn hàng từ nước ngoài 2.1.3 - Tình hình chung về công tác kế toán tại Công ty chăn nuôi chế biến và Xuất nhập khẩu 2.1.3.1 - Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Chăn nuôI chế biến và xuất nhập khẩu Với chức năng nhiệm vụ quản lý tài chính, phòng kế toán - tài vụ của Công ty Chăn nuôi chế biến và Xuất nhập khẩu góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh của công ty. Có thể nói phòng kế toán tài vụ là bộ phận tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc ra các quyết định điều hành quá trình kinh doanh một cách đúng đắn và hiệu quả. Phòng kế toán được tổ chức tập trung đứng đầu là trưởng phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác hạch tóan, từ hạch toán ban đầu đến hạch toán tổng hợp để lập Báo cáo kế toán tập trung tại phòng kế toán công ty. Phòng có nhiệm vụ thực hiện tốt kế hoạch tài chính, thu thập, ghi chép và tổng hợp thông tin về tình hình kinh doanh của công ty, lập các báo cáo đầy đủ kịp thời. Bộ máy kế toán của công ty Chăn nuôi chế biến và Xuất nhập khẩu được thực hiện như sau : Kế toán trưởng Trưởng phòng KT kiêm kế toán tổng hợp Kế toán hàng hoá Kế toán thanh toán Kế toán Ngân hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán trưởng Có nhiệm vụ quản lý, điều hành, bao quát chung toàn bộ công việc trong phòng: Tổ chức và chỉ đạo hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong công ty, tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, vận dụng sáng tạo hình thức và phương pháp kế toán phù hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động SXKD của công ty. Trưởng phòng kế toán kiêm Kế toán tổng hợp Có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức kế toán tổng hợp, lập BCTC của công ty, giúp cho kế toán tổ chức thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, tổ chức tổng hợp và chi tiết nguồn vốn kinh doanh, các quỹ của đơn vị, đồng thời trưởng phòng cũng thực hiện phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả Kế toán công nợ: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến , công nợ, tiền gửi, tiền vay, thời hạn nợ của công ty,. . . theo dõi các khoản nợ phải thu và chịu trách nhiệm thanh lý các hợp đồng của khách hàng. Kế toán tiền gửi ngân hàng Bộ phận này theo dõi tình hình tăng, giảm, ghi chép và tập hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng, trực tiếp thực hiện các thủ tục vay vốn ngân hàng. thanh toán với Ngân hàng Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ kiểm tra tính thích hợp của bộ chứng từ viết hoá đơn cho khách hàng, kiểm tra tình hình thanh toán và thuế của từng hoá đơn bảo quản bộ chứng từ để cơ quan thuế kiểm tra. Kế toán thanh toán (tiền mặt và tiền lương): Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt tính toán và thanh toán lương cùng các khoản khác liên quan đến tiền lương cho công nhân viên, theo dõi việc thu chi BHXH, BHYT và KPCĐ. Thủ quỹ Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt cho các đối tượng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền ký duyệt. 2.1.3.2 - Hình thức kế toán của công ty. Chế độ kế toán công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1141 TC/ CĐKT ban hành ngày 1/11/ 1995 của Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung cho phù hợp với hoạt động SXKD của công ty. Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 Kỳ kế toán: Quý. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt nam đồng, nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán TSCĐ: + Nguyên giá TSCĐ: Đánh giá theo giá thực tế để tính giá thành thực tế và giá trị còn lại của TSCĐ. + Phương pháp áp dụng: Khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực tế nhập, xác định giá vốn thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Theo phương pháp KKTX. Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành. Hệ thống sổ áp dụng: + Các sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật tư – hàng hoá, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng + Các bảng kê, CTGS, sổ cái các tài khoản Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả SXKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty chăn nuôi chế biến và Xuất nhập khẩu Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cúng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối quý : Đối chiếu 2.2 – Thực trạng vể tổ chức công tác kế toán Doanh thu bán hàng ở Công ty chăn nuôi chế biến và xuất nhập khẩu. 2.2.1 - Khái quát về nghiệp vụ bán hàng tại Công ty chăn nuôi chế biến và xuất nhập khẩu. Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại trong quá trình kinh doanh, mục tiêu mà Công ty hướng tới là : kinh doanh an toàn và mang lại lợi nhuận cao. Do vậy, mỗi phương án kinh doanh của Công ty khi được duyệt đều đã thường đảm bảo có đủ đầu vào và đầu ra cho hàng hoá và có hiệu quả kinh tế cao. Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là bán hàng trực tiếp. Theo phương thức bán hàng này, phòng kinh doanh của Công ty giao hàng cho khách hàng tại kho khách hàng hoăc giao hàng tay ba thông qua công ty vận tải. Người nhận hàng sau khi đã ký vào chứng từ bán hàng (Hoá đơn GTGT, Biên Bản giao hàng) hoặc giao cho Công ty Phiếu nhập kho của phía khách hàng thì hàng hoá đó được xác định là đã được bán. Kế toán có thể xác định doanh thu bán hàng, ghi tăng công nợ, và giảm lượng hàng hoá doanh nghiệp đang có. Các hình thức bán hàng chủ yếu của công ty bao gồm: +Bán hàng nhập khẩu +Bán hàng nội địa Về hình thức thanh toán : +Thanh toán ngay: theo phương thức thanh toán này, thời điểm khách hàng trả tiền ngay cho công ty đổng thời với việc xuất hàng ra khỏi kho, khi đó khách hàng sẽ nộp tiền ngay cho thủ quỹ. +Thanh toán chậm : Theo phương thức thanh toán này, khi công ty chuyển giao hàng hoá cho khách hàng, khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán ngay tức thời tại thời điểm giao hàng mà sau một thời hạn nhất định ghi trong Hợp đồng mua hàng. Nếu quá thời hạn thanh toán mà khách hàng chưa thực hiện nghĩa vụ Công ty sẽ tính lãi quá hạn do thanh toán chậm. Thông thường, khi giao hàng, khách hàng trả trước một khoản tiền nhất định sau đó trả dần theo thời hạn đã thoả thuận giữa hai bên. Do khối lượng thanh toán thường khá lớn nên để thuận tiện cho việc giao dịch công ty chủ yếu thanh toán bằng : séc, uỷ nhiệm thu, tiền mặt Do khối lượng hàng mỗi lần nhập khẩu cũng như lượng hàng bán ra khá lớn, chu kỳ bán hàng dài do vậy, việc xác định kết quả kinh doanh được xác định theo từng quý. Cuối mỗi quý, kết quả bán hàng của Công ty được xác định theo công thức : Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí quản lý doanh nghiệp Em xin đề cập lần lượt từng nội dụng trên. 2.2.2- Kế toán doanh thu bán hàng Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình kinh doanh, là quá trình trao đổi, chuyển hoá vốn từ hình tháI hiện vật sang hình thái giá trị “tiền tệ”, đây là giai đoạn có ý nghĩa quan trọng giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn để tiếp tục cho quá trình kinh doanh tiếp theo. Kết thúc quá trình bán hàng là việc khách hàng nhận hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Số tiền đã thu được hoặc phải thu tính theo giá bán của hàng hoá được xác định là đã bán đó gọi là doanh thu bán hàng. Theo Chế độ kế toán hiện hành, kế toán chỉ được hạch toán là doanh thu bán hàng của hàng hóa xuất bán khi khách hàng đã trả hoặc chấp nhận trả tiền cho số hàng đó. 2.2.2.1 - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán *Chứng từ kế toán: Để công tác kế toán bán hàng thực hiện được thuận lợi và chính xác , phòng kinh doanh phả có trách nhiệm lập, tập hợp cung cấp chứng từ ban đầu cho phòng kế toán. Những chứng từ này phải được lập theo quy định , có đủ các yếu tố để chứng minh tính có thực Phòng kế toán phải có trách nhiệm hướng dẫn các phòng lập những chứng từ đó, cụ thể gồm: Hoá Đơn GTGT, Hoá Đơn ngoại (Invoice), Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Thông báo thuế của HảI quan. Trong đó: Hoá đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL. Hoá đơn được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng để thanh toán. Concordia Agritrading Pte LTD 158 Cecil Street # 09 – 01 Dapenso Building Singapore 069545 Tel : (65) 6225 5325 Fax: (65) 6225 5840 Tlx : RS33900 NIDSIN Website : www. Concordia – sin.com Commercial Invoice Animal Production processing anh import- export Company (Aprocimex) No.6, Nguyen Cong Tru Str, Hanoi Vietnam Invoice No. 086553F Invoice Date : 22/10/2004 Bank for Foreign Trade Of Viet nam, Hanoi Vn L/C Number 02701NN03ILC1385 date 041020 Shipped per MV ‘captain Panagiotis E’ Description Of goods As per L/C Indian Extracted Soyabean Meal CNF FO Hai phong Port, Vietnam Incoterms 2000 Packing : In Bulk Origin : India Quantity MT 1900 2000 Unit price USD/MT 202 Amout USD 383.800 Specifications : The soyabean mea; supplied shall be of good merchantable quality baland and taste ans fee of mold, insect infestation in conformity with the following specification Protein : Min 44.00 Pct, allowances for Protein In Proportion From 43.99 Pct to 43.50 Pct, 1:1 From 43.49 Pct to 43.00 pct, 2:1 Below 43.00 Pct Rejecyable Above 44.00 pct acceptable Moisture : maximum 13.00 Pct Fobre : 7.00 pct maximum Sand/Silica : 2.50 pct maximum Urease activity: Minimum 0.02units/maxinmum 0.20 mg/n2/gm unit as per eec method at 30 degree centigrade Concordia argitrading pte ltd Signature *Tài khoản kế toán sử dụng Để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán công ty sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác như: TK 131 – Phải thu của khách hàng TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra. TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu Do đặc điểm của các thức giao hàng : kế toán chỉ ghi nhận doanh thu khi khách hàng chắc chắn đồng ý nhập kho số hàng hoá đã mua thông qua chứng từ : Biên bản giao hàng, Phiếu nhập kho của khách hàng. Và khi đó khách hàng không được phép trả lại hàng do vậy không sử dụng TK 521, TK 531, TK 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. 2.2.2.2 – Sổ kế toán và trình tự hạch toán doanh thu bán hàng Sổ kế toán : Công ty sử dụng các sổ kế toán chi tíêt: Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Các báo cáo : Báo cáo nhập - xuất tồn kho hàng hoá, Báo cáo chênh lệch giá hàng hoá Chứng từ ghi sổ TK 511, TK 131 , Sổ cái TK 511 Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng tại Công ty chăn nuôi chế biến và xuất nhập khẩu. Hoạt động chủ yếu của Công ty chăn nuôi chế biến và xuất nhập khẩu là nhập khẩu các sản phẩm phục vụ cho quá trình chế biến thức ăn chăn nuôi. Do vậy công ty thường nhập khẩu các loại nguyên liệu để sản xuất thức ăn gia súc theo đơn đặt hàng của các đơn vị kinh doanh thương mại trong nước. Hàng hóa này được vận chuyển từ những chuyến tàu lớn : khách hàng có hai cách thức nhận hàng : +Nhận hàng trực tiếp -giao tại cảng +Nhận hàng thông qua bên thứ 3 - đơn vị vận tải. Kế toán thường viết hoá đơn sau, cụ thể là : Hoá đơn chỉ được lập khi nhận được Phiếu nhập kho của Bên mua - tức là khi khách hàng đã kiểm tra kỹ số lượng và chất lượng sản phẩm, đồng ý nhập kho và không được trả lại hàng với bất kỳ lý do nào. Bên cạnh đó, nếu hàng hóa không đạt tiêu chuấn như đã thoár thuận trong hợp đồng, khách hàng có thể chấp nhận nhập hàng với mức giá thấp hơn hoặc từ chối nhận hàng (lúc này kế toán chưa viết Hoá đơn GTGT) . Do cách thức này nên Kế toán không sử dụng TK 531- Hàng bán bị trả lại, TK532 - Giảm giá hàng bán, TK 521 - Chiết khấu thương mại. Như vậy, chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ của kế toán doanh thu là: Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01- GTKT – 03 LL. Hoá đơn này xác định số lượng, đơn giá, số tiền bán hàng chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế gía trị gia tăng và tổng giá thanh toán của số hàng trong hoá đơn. Hoá đơn được lập theo 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Chuyển giao cho khách hàng làm căn cứ để khách hàng vận chuyển trên đường, lập phiếu nhập kho và thanh toán tiền mua hàng. Liên 3: Kế toán hàng hoá giữ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng hoá, sổ chi tiết công nợ, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hoá, Báo cáo chênh lệch giá hàng hoá Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng được thể hiện qua sơ đồ sau : Chứng từ gốc Sổ chi tiết phải thu KH Sổ cái Sổ chi tiết hàng hoá Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hoá Bảng tông hợp chi tiết TK 511, TK131 Ví dụ: Để có thể hình dung công tác kế toán doanh thu bán hàng, ta đi vào xem xét một nghiệp vụ cụ thể như sau : Trong kỳ, công ty bán lô hàng Khô đậu tương ấn độ100 tấn cho Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Hoàn Dương theo Hợp đồng số 084/CNCB – XNK ký ngày 25/11/2004 . Khi ký hợp đồng Công ty Cổ phần SX & TM Hoàn Dương đã đặt trước 10% giá trị Hợp đồng , Theo Hợp đồng này : Số lượng khô đậu tương ấn Độ : 100 tấn Đơn giá : 4514 đồng/kg Thuế GTGT: 5% x 1.00.000 x 4514 = 22.570.000 đồng Tổng giá trị Hợp đồng : 473.970.000 đồng Đến ngày 08/12/2004, Phòng k