Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu Y Tế I Hà Nội

kỳ được phân bổ toàn bộ cho số hàng đã bán. Đối với các doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ dài, doanh nghiệp thương mại dự trữ hàng hoá lớn, doanh thu không ổn định, CPBH và CPQLDN cần phải được tính toán, phân bổ hợp lý cho số hàng đã bán và số hàng còn tồn trong kho. Thường các doanh nghiệp tiến hành phân bổ CPBH, CPQLDN cho hàng đã bán theo tiêu chuẩn trị giá hàng xuất bán như sau: * CPBH(CPQLDN) CPBH(CPQLDN) + CPBH(CPQLDN) Trị giá phân bổ cho số = của hàng tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ x vốn hàng hàng đã bán Trị giá vốn hàng tồn + Trị giá vốn hàng đã bán đầu kỳ nhập trong kỳ trong kỳ 1.2.4. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.4.1. Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị hàng hoá... Theo quy định hiện hành CPBH của doanh nghiệp bao gồm các loại chi phí sau: (1) Chi phí nhân viên: Bao gồm các khoản tiền lương, tiền phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng... và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương theo quy định. (2) Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí để bao gói sản phẩm, bảo quản, nhiên liệu trong quá trình vận chuyển hàng hoá... (3) Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm chi phí về công cụ, dụng cụ đo lường, tính toán, làm việc... trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. (4) Chi phí khấu hao tài sản cố định: Bao gồm chi phí khấu hao về nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển... (5) Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá: Bao gồm các chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian quy định. (6) Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí thuê TSCĐ, thuê kho, bãi, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng cho các đại lý bán hàng ... (7) Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm ngoài những khoản chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, tiếp thị... Cuối kỳ hạch toán, chi phí bán hàng được kết chuyển, phân bổ để xác định kết quả kinh doanh tuỳ theo từng loại hình và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp: +Đối với doanh nghiệp sản xuất, nếu chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ hạch toán phân bổ và kết chuyển toàn bộ (hoặc một phần) CPBH sang theo dõi ở loại “chi phí chờ kết chuyển” tương ứng với số sản phẩm chưa tiêu thụ. +Đối với doanh nghiệp thương mại, trường hợp doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá giữa các kỳ có biến động lớn cần phân bổ một phần chi phí bảo quản cho số hàng còn lại cuối kỳ. 1.2.4.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, chi phí QLDN được chia thành các loại sau: (1) Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo quy định. (2) Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban của doanh nghiệp; cho sửa chữa TSCĐ... dùng chung của doanh nghiệp. (3) Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí về đồ dùng, dụng cụ văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. (4) Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc... (5) Thuế, phí, lệ phí: Bao gồm thuế nhà đất, thuế môn bài...và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà... (6) Chi phí dự phòng: Các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. (7) Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp. (8) Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ, chi trả lãi tiền vay cho SXKD... CPQLDN là một khoản chi phí gián tiếp do đó cần được lập dự toán và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Đây là loại chi phí liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp, do vậy cuối kỳ cần phải được tính toán, phân bổ để xác định kết quả kinh doanh. Việc hạch toán, phân bổ và kết chuyển CPQLDN vào cuối kỳ cũng tương tự như đối với CPBH. 1.2.5. Xác định kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng là kết quả tiêu thụ sản phẩm, kinh doanh mua bán vật tư, hàng hoá, cung cấp thực hiện lao vụ, dịch vụ. Đây là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ, đánh giá khả năng, trình độ quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ phải thực hiện với Nhà nước. Để phù hợp và thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu lập các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì kết quả bán hàng được xác định theo trình tự sau: * Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu Trong đó các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Trị giá hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT đối với cơ sở nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. * Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Gía vốn hàng bán * Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng = Lợi nhuận gộp – CPBH – CPQLDN. 1.3. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.3.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ. Chứng từ kế toán vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành ở các đơn vị. Bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế nào khi thực sự phát sinh trong thực tế đều phải lập chứng từ theo mẫu quy định hoặc theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính tuỳ theo từng lĩnh vực, đặc điểm kinh doanh mỗi của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của mọi nghiệp vụ, đồng thời nó là căn cứ để kế toán thực hiện việc tổ chức hạch toán ban đầu cũng như kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ sách, tài liệu... trong doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp thương mại thường sử dụng các chứng từ bán hàng sau: Hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng, hoá đơn vận chuyển hàng hoá, phiếu xuất kho, phiếu lên hàng... 1.3.2. Tài khoản sử dụng và trình tự kế toán. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình bán hàng và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * TK 156 “Hàng hoá”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá. Tài khoản 156 gồm có 2 tài khoản cấp 2 : + TK156(1): Trị giá mua hàng hoá + TK156(2): Chi phí thu mua hàng hóa * TK 611 “Mua hàng”: Phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng (trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). * TK 157 “Hàng gửi đi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng như gửi bán đại lý, ký gửi nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán. * TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. TK 511 có 4 tài khoản cấp 2: + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá + TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá * TK 512 “Doanh thu nội bộ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ các doanh nghiệp. TK 512 gồm 3 tài khoản cấp 2: + TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá + TK 5122: Doanh thu bán thành phẩm + TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ * TK 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. * TK 521 “Chiết khấu thương mại”: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hóa), dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2 : + TK 5211: Chiết khấu hàng hoá + TK5212: Chiết khấu thành phẩm + TK5213: Chiết khấu dịch vụ * TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, sai quy cách... * TK 532 “Giảm giá hàng bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán. * TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây, lắp (Đối với doanh nghiệp xây, lắp) bán trong kỳ. * TK 641 “Chi phí bán hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí đóng gói sản phẩm... Tài khoản này được mở thành 7 tài khoản cấp 2 tương ứng với các nội dung của CPBH. * TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp... Tài khoản này được mở thành 8 tài khoản cấp 2 tương ứng với nội dung của từng loại CPQLDN *TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN. Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp 3: + Tài khoản33311 “Thuế GTGT đầu ra” + Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK 111, TK112, TK131, TK421... Trình tự kế toán: (sơ đồ 1, sơ đồ 2). 1.3.3. Tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Cuối tháng, theo phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin của doanh nghệp. Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà khi có lệnh, chương trình kế toán máy sẽ in ra các sổ kế toán tổng hợp phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng, kết quả bán hàng đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì chương trình sẽ cho phép in ra sổ Nhật ký chung, các sổ cái tài khoản (TK511, 632, 641, 642, 911...). Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ thì chương trình sẽ cho phép in ra sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ cái tài khoản và Chứng từ ghi sổ. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ thì chương trình sẽ cho phép in ra các bảng kê (bảng kê 8, bảng kê 11) và nhật ký chứng từ số 8. Sổ kế toán chi tiết: tuỳ theo yêu cầu quản lý công tác bán hàng, kết quả bán hàng, tuỳ theo mục đích sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp, chương trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán chi tiết cho các tài khoản: TK 511, TK131... Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy. Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán Sổ kế toán Các báo cáo tổng hợp chi tiết kế toán Trên đây là phần lý luận chung về kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành. Thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty XNK Y Tế I sẽ được em trình bày ở Chương 2 của bài luận văn này. CHƯƠNG II: THựC Tế Về Tổ CHứC công tác Kế TOáN BáN HàNG Và XáC ĐịNH KếT QUả BáN HàNG TạI CÔNG TY XNK Y Tế I Hà NộI. 2.1. Khái quát chung về công ty XNK Y Tế I Hà Nội 2.1.1. Qỳa trỡnh hỡnh thành và phỏt triển. Cụng ty XNK Y Tế I Hà Nội cú trụ sở chớnh đặt tại 138 Giảng Vừ, Hà nội, cú tờn giao dịch là VIMEDIMEX HA NOI (Vietnam National Medical Products Import Company I) là một doanh nghiệp Nhà Nước hạch toỏn độc lập, trực thuộc Tổng cụng ty Dược Việt Nam. Cụng ty XNK Y Tế I được thành lập theo quyết định số 338/CP ngày 05/02/1985. Tiền thõn là một chi nhỏnh của cụng ty XNK Y Tế Dược trực thuộc cỏc liờn hiệp xớ nghiệp Dược Việt Nam. Cụng ty được thành lập trờn cơ sở nhận bàn giao nhiệm vụ XNK thuốc, thiết bị y tế của năm cụng ty ngoại thương là: Minexport, Tocontap, Neforimex, Machinimport & Technoimport. Từ khi thành lập cụng ty được chuyển sang cho Bộ Y Tế Việt Nam quản lý và cú tờn là cụng ty XNK thiết bị y tế Trung Ương (quyết địmh số 264-Bộ Y Tế ra ngày 30/05/1985). Cụng ty XNK Y Tế I được thành lập lại theo quyết định số 530/ BYT-QĐ ngày 12/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Y Tế. Đến năm 1996 thỡ cụng ty mới chớnh thức là thành viờn của Tổng cụng ty Dược Việt Nam. Sau gần 20 năm thành lập và phỏt triển cụng ty XNK đó tạo được chỗ đứng trong lĩnh vực XNK thuốc tõn dược, trang thiết bị y tế, thị trường hoạt động được mở rộng khụng ngừng, cú quan hệ XNK với nhiều nước trờn thế giới, với phương chõm coi trọng chữ tớn và đảm bảo chất lượng trong kinh doanh, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, cụ thể như sau: Chỉ tiờu ĐVT 2002 2003 2004 1.Tổng doanh thu 2. Kim ngạch xuất khẩu 3.Kim ngạch nhập khẩu 4. Lợi nhuận thực hiện 5.Nộp NSNN đồng đồng đồng đồng đồng 239.970.990.000 39.120.500.000 115.190.900.000 431.779.800.000 11.450.750.000 264.800.500.000 41.136.600.000 172.265.762.000 625.781.792.000 11.860.261.000 279.862.991.500 43.390.150.000 175.690.871.000 820.388.900.000 12.461.875.000 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của cụng ty XNK Y Tế I. Chức năng: Trực tiếp XNK cỏc mặt hàng thiết bị y tế, dược phẩm và cỏc nhúm hàng khỏc theo quy định hiện hành của Bộ Thương Mại và Nhà nước. Cụng ty được phộp mở cỏc cửa hàng, đại lý bỏn buụn, bỏn lẻ trong cả nước. Nhiệm vụ: Chủ động giao dịch, đàm phỏn, ký kết và thực hiện cỏc hợp đồng mua bỏn ngoại thương, hợp đồng kinh tế và cỏc văn bản về hợp tỏc liờn doanh, liờn kết với khỏch hàng trong và ngoài nước thuộc nội dung hoạt động của cụng ty. 2.1.3. Mục tiêu và đặc điểm cỏc mặt hàng kinh doanh của cụng ty. Mục tiêu kinh doanh: Kinh doanh, cung cấp cỏc loại trang thiết bị y tế, cỏc loại thuốc chữa bệnh, cỏc loại hoỏ chất và đồ dựng cho cỏc ngành y tế phục vụ nhu cầu khỏm chữa bệnh của nhõn dõn. Đặc điểm cỏc mặt hàng kinh doanh: gồm ba nhúm hàng Nhúm hàng trang thiết bị y tế: Giỏ trị thường lớn, nhu cầu tiờu thụ chủ yếu cho cỏc bệnh viện, phũng khỏm... nờn khi nhập cỏc mặt hàng này phải nghiờn cứu nhu cầu thị trường nếu khụng sẽ gõy ứ đọng vốn cho cụng ty. Nguồn cung cấp chủ yếu là cỏc hóng, cỏc cụng ty nước ngoài như Phỏp, Hàn Quốc, Nhật... Việc mua bỏn đàm phỏn qua fax, email và việc thanh toỏn chứng từ thụng qua ngõn hàng. Nhúm hàng dược phẩm: Cú thị trường tiờu thụ lớn hơn, chất lượng phải đảm bảo theo quy định của nhà nước. Nhúm hàng khỏc: Như tinh dầu, dược liệu... cú đặc điểm là dễ bảo quản, thời hạn sử dụng dài, giỏ trị khụng lớn nhưng thường cồng kềnh, thể tớch lớn nờn ảnh hưởng đến chi phớ vận chuyển, lưu kho, lưu bói... nguồn cung cấp chủ yếu là cỏc hộ sản xuất nhỏ lẻ ở địa phương như Thanh Hoỏ, Lào Cai, Lạng Sơn... Đối với cỏc loại đông dược và thuốc bắc thỡ nguồn hàng chủ yếu là nhập từ Trung Quốc. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của cụng ty. Cụng ty XNK Y Tế I Hà Nội là một đơn vị hạch toỏn độc lập cú tài khoản tiền gửi ở cỏc ngõn hàng ANZ, Vietcombank, City bank... Cú tư cỏch phỏp nhõn trực thuộc Tổng cụng ty Dược Việt Nam. Bộ mỏy quản lý của cụng ty theo mô hình trực tuyến, Giỏm đốc là người chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh của cụng ty. Ban giỏm đốc Sơ đồ 1: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty. Phũng kinh doanh XNK Phũng thương mại dược phẩm Phũng kinh doanh thiết bị y tế Chi nhỏnh Lạng Sơn Chi nhỏnh Sài Gũn Cỏc hiệu thuốc tạiHà Nội Phũng kế hoạch đối ngoại Phũng tổ chức Phũng tài chớnh kế toỏn 2.1.5. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn của cụng ty. Thị trường bán hàng của công ty tương đối rộng, trải dài từ Bắc vào Nam nhất là các thị trường lớn như: Hà Nội, Hải Phòng, T.P Hồ Chí Minh... nờn cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn cho phự hợp với tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty. Cụng việc kế toỏn ở cỏc chi nhỏnh do cỏc nhõn viờn kế toỏn chi nhỏnh đú thực hiện. Cuối thỏng tổng hợp số liệu gửi về phũng tài chớnh - kế toỏn của cụng ty. Phũng này hạch toỏn cỏc nghiệp kinh tế phỏt sinh và tổng hợp số liệu chung cho toàn cụng ty để lập bỏo cỏo kế toỏn. Phũng tài chớnh kế toỏn gồm 9 người, mỗi người đảm nhận cỏc phần hành kế toỏn riờng. Đứng đầu bộ mỏy kế toỏn là kế toỏn trưởng, người điều hành chung toàn bộ hoạt động kế toỏn tài chớnh của cụng ty. Trợ giỳp cho kế toỏn trưởng là phú phũng kế toỏn và cỏc kế toỏn viờn. Sơ đồ 2: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty. Kế toỏn T.Hợp Kế toỏn trưởng Phú phũng kế toỏn KT-TSCĐ và cụng nợ Kế toỏn tiền lương & NH Kế toỏn hàng hoỏ Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn thuế Thủ quỹ Kế toỏn chi nhỏnh Lạng Sơn Kế toỏn cỏc hiệu thuốc Hà Nội Kế toỏn chi nhỏnh Sài Gũn Hệ thống bỏn lẻ Phần lớn cụng tỏc kế toỏn đều được thực hiện trờn mỏy tớnh nờn tốc độ xử lý thụng tin, lập bỏo cỏo và tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu quản lý nhanh và thuận tiện hơn rất nhiều so với thủ cụng. Cụng ty ỏp dụng phương phỏp KKTX để hạch toỏn hàng tồn kho, sử dụng hệ thống tài khoản của doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chớnh. Cỏc tài khoản tổng hợp được mở chi tiết thành cỏc tài khoản cấp hai phự hợp với yờu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế toán được sử dụng trong công ty là: Sổ cái các tài khoản, sổ theo dõi quá trình nhập xuất, các sổ, thẻ chi tiết,... Sơ đồ 3: Trỡnh tự ghi sổ của cụng ty. Chứng từ gốc Sổ , thẻ kế toỏn chi tiết Sổcỏi Bảng tổng hợp chitiết Bảng cõn đối số phỏt sinh Bỏo cỏo tài chớnh Chỳ thớch: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối thỏng 2.2. Thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty XNK Y Tế I Hà Nội. 2.2.1. Khỏi quỏt về nghiệp vụ bỏn hàng tại cụng ty. Với mục tiờu mở rộng thị trường, đẩy nhanh khối lượng hàng bỏn ra, khỏch hàng đến với cụng ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoỏ, giỏ cả phự hợp và cú thể lựa chọn hỡnh thức thanh toỏn thớch hợp. Cụng ty chấp nhận cho khỏch hàng trả lại hàng hoỏ nếu như hàng hoỏ kộm phẩm chất, sai quy cỏch, quỏ hạn sử dụng... Do vậy, để đảm bảo uy tớn với khỏch hàng và trờn thị trường cụng ty luụn chỳ trọng đến cỏc mặt sau: Về chất lượng: Hàng hoỏ trước khi bỏn ra được kiểm tra kỹ về chất lượng, chủng loại , thời hạn sử dụng... Về giỏ bỏn: Được xỏc định trờn giỏ mua thực tế cộng với chi phớ thu mua, bảo quản và gắn liền với sự vận động của giỏ cả thị trường. Là một doanh nghiệp chuyờn kinh doanh XNK nờn nghiệp vụ bỏn hàng trong cụng ty luụn được chỳ trọng, đặc biệt là bỏn hàng xuất khẩu, cỏc phũng nghiệp vụ tự lập hợp đồng xuất khẩu rồi trỡnh giỏm đốc duyệt. Sau khi thực hiện xong sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và xỏc định kết quả kinh doanh để tớnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện nhiệm vụ xuất khẩu của từng phũng trong mỗi lần xuất. Cỏc khỏch hàng của cụng ty thường là cỏc đối tỏc làm ăn lõu dài với khối lượng mua hàng hoỏ cú giỏ trị lớn thỡ ngoài hỡnh thức thanh toỏn ngay thỡ cụng ty chủ yờỳ là hỡnh thức thanh toỏn sau (cho khỏch hàng chịu). 2.2.2. Kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn. 2.2.2.1. Phương phỏp tớnh trị giỏ vốn hàng xuất kho. Cụng ty hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp KKTX và tớnh trị giỏ vốn hàng xuất kho theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cả kỳ dự trữ (mỏy sẽ tự động tớnh). Công thức được xác định như sau: Đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền Giỏ vốn thực tế HTK đầu kỳ + Giỏ vốn thực tế hàng nhập trong kỳ = Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Trị giỏ vốn hàng xuất kho bao gồm cả trị giỏ mua và chi phớ thu mua. Trị giỏ mua là giỏ mua của hàng hoỏ trờn hợp đồng mua hàng và thuế (đối với hàng nhập khẩu, trị giỏ mua là CIF, FOB... và thuế nhập khẩu). Cũn chi phớ mua hàng thỡ sẽ được cụng ty tiến hành phõn bổ vào thời điểm cuối kỳ. *Giỏ vốn thực tế = Đơn giỏ thực tế x Số lượng hàng hàng xuất kho bỡnh quõn gia quyền xuất kho Chi phớ thu mua Chi phớ thu mua *Chi phớ thu mua phõn bổ cho hàng + thực tế p.sinh trong thực tế phõn bổ tồn đầu kỳ kỳ cần phõn bổ Trị giỏ cho hàng hoỏ = x mua của xuất kho Trị giỏ mua của + Trị giỏ mua của hàng hoỏ,vật hàng tồn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ tư xuất kho Vớ dụ : Tớnh trị giỏ hàng xuất kho của mặt hàng: Thuốc MEDAXON (10 GL(hộp)), tồn đầu kỳ là :0 (hộp) Đơn vị tính: Đồng Ngày, tháng Diễn giải Số lượng Số tiền 16/10/03 Nhập kho thuốc MEDAXON của SINGAPORE và thuế VAT(5%) 100 35.151.218 1.757.561 12/11/03 Nhập kho thuốc MEDAXON của SINGAPORE và thuế VAT(5%) 100 35.362.063 1.768.103 01/12/03 Nhập kho thuốc MEDAXON của SINGAPORE và thuế VAT(5%) 150 56.241.914 2.821.096 = = Đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền 35.151.218 + 35.362.063 + 56.241.914 100 + 100 + 150 362 157,7 362.157,7 đ/hộp Ngày28/10/03. Xuất thuốc MEDAXON cho cụng ty TNHH - Mạnh Cường, hoỏ đơn 040778 cú số lượng hàng: 250 hộp. Trị giỏ vốn của hàng xuất kho: 250 x 362.157,7 = 90.539.425 đ 2.2.2.2. Chứng từ kế toỏn và trình tự luân chuyển chứng từ. Cụng ty khụng sử dụng phiếu xuất kho mà sử dụng trực tiếp hoỏ dơn GTGT(Biểu 1). Hoá đơn GTGT gồm ba liên (liên1: Lưu, liên2: Giao cho khách hàng, liên3: Dùng để thanh toán). Riêng liờn 2 được photo thành hai bản: một bản giao khỏch hàng , một bản giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn. Hàng ngày khi có hoá đơn GTGT kế toán tập hợp, phân loại và cập nhập số liệu vào máy, sau đó máy tự động lên sổ chi tiết và sổ cái TK 632 (Biểu 2). 2.2.2.3. Kế toỏn một số nghiệp vụ chủ yếu. *Tài khoản sử dụng: TK 632-Giỏ vốn hàng bỏn, cú cỏc tài khoản cấp 2 sau: TK 6321: Giỏ vốn hàng bỏn-nhập khẩu TK 6322: Giỏ vốn hàng bỏn-xuất khẩu TK 6323: Giỏ vốn hàng bỏn-nội địa TK 6324: Giỏ vốn hàng bỏn-chi phớ dịch vụ PMU TK 6325: Giỏ vốn hàng bỏn-chi phớ dịch vụ marketing TK 6326: Giỏ vốn hàng bỏn- nội bộ *Tài khoản liờn quan như TK 156 cũng được mở chi tiết: TK 1561: Giỏ mua hàng hoỏ TK 15611: Giỏ mua hàng hoỏ-nhập khẩu TK 15612: Giỏ mua hàng hoỏ-xuất khẩu TK 15613: Giỏ mua hàng hoỏ-nội địa TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá *Trỡnh tự hạch toỏn: Căn cứ vào số lượng trong hoỏ đơn GTGT kế toỏn hạch toỏn: Nợ TK 632 (Theo trị giá vốn) Cú TK 156 (Theo trị giỏ vốn) Vớ dụ: Căn cứ vào số lượng trong hoỏ đơn GTGT số 040411(Biểu1) kế toỏn hạch toỏn: Nợ TK 6321 49.500.000 Cú TK 15611 49.500.000 2.2.3. Kế toỏn doanh thu bỏn hàng. 2.2.3.1. Chứng từ kế toỏn và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ. Chứng từ gồm: hoỏ đơn GTGT, phiếu thu, giấy bỏo cú, hợp đồng XK... Sơ đồ 4: Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ. Chứng từ gốc(hoỏ đơn, giấy bỏo Cú...) Sổ chi tiết cỏc TK 511,512,531 Sổ tiền mặt, cụng nợ, TGNH... Sổ cỏi TK 511,512,531 Bỏo cỏo kế toỏn Bảng cõn đối số phỏt sinh = 2.2.3.2. Kế toỏn doanh thu bỏn hàng. Tài khoản sử dụng: *TK 511: Doanh thu hàng hoỏ bỏn ra bờn ngoài và được mở chi tiết: TK 5111: Doanh thu bỏn hàng trong nước TK 5112: Doanh thu hàng XK TK 51111: Doanh thu bỏn hàng hoỏ TK 51112: Doanh thu hàng nhập khẩu TK 51113: Doanh thu dịch vụ *TK 512: Doanh thu bỏn hàng nội bộ cũng được mở chi tiết tương tự như TK 511 ngoài ra cũn sử dụng một số tài khoản khỏc liờn quan. Trỡnh tự hạch toỏn: *Đối với hàng bỏn trong thị trường nội địa: +Trường hợp bỏn cho khỏch hàng bờn ngoài: Nợ TK 111,112 Tổng giỏ thanh toỏn(nếu khỏch hàng trả ngay) Nợ TK 131(chi tiết khỏch hàng) Tổng giỏ thanh toỏn(nếu khỏch hàng chịu) Cú TK 511 Doanh thu bỏn hàng khụng cú thuế GTGT Cú TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Vớ dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 040778 ngày 28/10/2003 xuất bỏn thuốc MEDAXON cho cụng ty TNHH Mạnh Cường, khỏch hàng chưa thanh toỏn tiền, cú tiền hàng: 93.750.000đ, tiền thuế GTGT: 9.375.000đ, tổng cộng tiền thanh toỏn: 103.125.00đ. Kế toỏn hạch toỏn như sau: Nợ TK 131 103.125.000 (Chi tiết cụng ty TNHH Mạnh Cường) Cú TK 5111(51112) 93.750.000 Cú TK 3331(33312) 9.375.000 +Trường hợp bỏn nội bộ: Nợ TK 136(chi tiết hiệu thuốc) Tổng giỏ thanh toỏn Cú TK 512 Doanh thu bỏn hàng nội bộ Cú TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Vớ dụ: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 040115 ngày 2/10/03 với nội dung: Xuất thuốc TOTHEMA cho hiệu thuốc1, cú tiền hàng: 32.500.000đ, tiền thuế GTGT: 1.625.000đ, tổng cộng tiền thanh toỏn: 34.125.000đ. Kế toỏn hạch toỏn: Nợ TK 136 34.125.000 (chi tiết hiệu thuốc 1) Cú TK 512 32.500.000 Cú TK 3331 1.625.000 *Đối với hàng xuất khẩu: Doanh thu hàng XK là tổng giỏ trị ngoại tệ của lụ hàng ghi trờn hoỏ đơn thư