Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng

à xuất nhập khẩu Sông Hồng cần phải tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình và đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nền kinh tế thị trường. Công ty đã sắp xếp cơ cấu bộ máy kế toán hết sức khoa học, hợp lý, hoạt động có hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ và chính xác.  Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. Kế toán trưởng P. Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp chi phí giá thành, doanh thu Kế toán nguyên vật liệu hàng hoá Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, CCDC TSCĐ Kế toán xí nghiệp, các đội sản xuất 4.2. Đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty. - Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12 - Hệ thống tài khoản sử dụng : áp dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán… Tổng Công ty hướng dẫn và cụ thể hoá thêm việc mở một số tài khoản kế toán cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của ngành xây lắp. - Hình thức kế toán áp dụng vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán cũng như việc trang bị máy vi tính vào xử lý thông tin để lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung. - Công ty hạch toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Nhập dữ liệu máy tính Xử lý tự động theo chương trình Báo cáo tài chính SKT chi tiết SKT tổng hợp 4.3. Một số chỉ tiêu kinh tế Công ty đạt được trong 2 năm gần đây. ĐVT : nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ % Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 100.180.518 102.651.355 2.470.837 2,46 Khoản giảm trừ 1.196.421 258.807 -937.614 -78,36 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 98.981.097 102.392.574 3.408.477 3,44 Giá vốn hàng bán 94.911.774 91.821.925 -3.089.849 -3,25 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.072.323 10.570.621 6.498.295 159,5 Tổng lợi nhuận trước thuế 411.323 1.104.788 693.465 168,59 Nhận xét : Là một doanh nghiệp nhà nước tiền thân là một chi nhánh của Công ty xây dựng và xuất nhập khẩu thuộc Tổng Công ty xây dựng Sông Hồng nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty không ngừng lớn mạnh, thể hiện qua một số chỉ tiêu chính ở bảng trên. Những chỉ tiêu kinh tế của năm 2003, 2004 đã phản ánh được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, về doanh thu năm 2004 tăng 2,46% so với năm 2003 và các khoản giảm trừ doanh thu năm 2004 cũng đã giảm – 78,36% so với năm 2003 cho thấy công tác bán àng cũng như công tác quản lý của doanh nghiệp đạt tỷ lệ tăng trưởng cao. II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng. 1. Tổ chức kế toán hàng hoá, thành phẩm 1.1. Đặc điểm hàng hoá, thành phẩm của Công ty. Hiện nay Công ty thực hiện hai hoạt động chính là : + Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng như công trình nhà điều hành các ban quản lý dự án Gienco I, công trình trại kỹ sư tư vấn MDI Sóc Trăng, biểu tượng nút giao thông cầu Tân Đệ, công trình nhà chung cư Nhạc viện Hà Nội, công trình xây dựng và cải tạo nhà điều hành Công ty 128. + Kinh doanh thương mại các loại hàng hoá như : Chè, đá, lốp, nguyên liệu sơn, máy móc thiết bị. 1.2. Đánh giá thành phẩm hàng hoá ở Công ty. * Đánh giá hàng hoá. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá thực té hàng xuất bán theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. Toàn bộ chi phí mua hàng hoá theo dõi trên tài khoản 1562. Khi nào hàng bán ra chi phí mua mới được phân bổ cho hàng xuất bán. Khi đó : Trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho = Trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho + Chi phí mua phân bổ cho hàng hoá xuất kho * Đánh giá thành phẩm. Thành phẩm của Công ty là các công trình xây lắp nên thường có đặc điểm là có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian xây dựng dài. Do đó việc đối tượng tính giá thành được kế toán xác định là các công trình hay hạng mục công trình. Kỳ tính giá thành mà Công ty thực hiện là theo từng quý. Song tuỳ thuộc vào thời điểm bàn giao công trình, hạng mục công trình đã được quy định trong hợp đồng mà Công ty có thể thực hiện kỳ tính giá thành sản phẩm khác nhau với những công trình có thời điểm thanh toán và giá thành sản phẩm khác nhau với những công trình có thời điểm thanh toán và giá thành sản phẩm khác nhau với những công trình có thời điểm thanh toán và bàn giao không trùng với kỳ tính giá thành sản phẩm, kế toán vẫn tiến hành tính giá thành vào thời điểm thanh toán. Giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty được tính theo theo các khoản mục : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi công - Chi phí sản xuất chung. Cuối quý kế toán thực hiện tập hợp chi phí và tính toán lập bảng giá thành sản phẩm quý 4/2004 (xem phụ lục 7). Giá thành thực tế của thành phẩm xuất bán của Công ty được tính theo phương pháp đích danh. Căn cứ vào giá thành thực tế của từng công trình, hạng mục công trình để xác định trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất bán. Ví dụ đối với công trình để xác dịnh trị giá vốn thực tế của thành phẩm xuất bán. Ví dụ đối với công trình cải tạo trung tâm năng lượng mới giá thành thực tế là 90.000.000 VNĐ. Khi đó giá vốn hàng xuất bán của công trình này là 90.000.000 VNĐ. 2. Kế toán doanh thu bán hàng. 2.1. Quy trình bán hàng và các loại doanh thu. PGĐ kinh doanh trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch bán hàng và thu tiền hàng. Khi có nghiệp vụ bán hàng, kế toán hàng hoá sẽ viết phiếu xuất kho, kế toán phụ trách bán hàng kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT (Mẫu số 01. GTKT – 3LL BK.01-B của Bộ Tài chính ban hành ngày 16/7/1998 theo quyết định số 885/1998/QĐ). Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để giao cho khách theo đúng như số lượng hàng trên phiếu xuất kho. Cuối ngày thủ kho có nhiệm vụ nộp toàn bộ phiếu xuất kho lên phòng kế toán để làm căn cứ đối chiếu. Kế toán hàng hoá công ợ có nhiệm vụ theo dõi và nhập dữ liệu vào máy tính. Mặc dù khi giao hàng, khách hàng thanh toán tiền hàng ngay hay trả chậm nhưng Công ty vẫn hạch toán qua công nợ (TK131). Sau đó làm phiếu thu tiền hàng thông qua thu công nợ (TK 131). Doanh thu bán hàng ở Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng bao gồm doanh thu từ bán hàng hoá và doanh thu từ các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp – thành phẩm của Công ty. Trong đó mỗi loại doanh thu lại được mở chi tiết cho từng loại mặt hàng, từng công trình xây dựng : Doanh thu hàng hoá có : doanh thu bán nguyên liệu sơn, doanh thu bán lốp, doanh thu bán đá, doanh thu bán ché xuất khẩu, doanh thu bán chè nội địa. Doanh thu thành phẩm có : doanh thu công trình nhà điều hành các BQLDA CiencoI, doanh thu công trình biểu tượng nút giao thông cầu Tân Đệ, doanh thu công trình chung cư Nhạc viện Hà Nội, doanh thu công trình nhà máy bia Việt Hà, doanh thu công trình xây dựng và cải tạo nhà điều hành Công ty 128. 2.2. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán. Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng là đơn vị sản xuất kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và toàn bộ hàng hoá, dịch vụ kinh doanh của Công ty để thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng. Vì vậy, Công ty sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng khi xuất bán hàng hoá, thành phẩm. Hoá đơn giá trị gia tăng do kế toán doanh thu hoặc nhân viên phòng kinh doanh lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) Liên 1 : Lưu tại quyển gốc Liên 2 : Giao cho khách hàng Liên 3 : Làm căn cứ để thủ kho xuất kho hàng hóa sau đó chuyển cho phòng kế toán. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ liên quan khác : nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt sử dụng chứng từ là phiếu thu, nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của ngân hàng và chứng từ kèm theo như phiếu xuất kho. * ) Tài khoản kế toán. Để kế toán doanh thu bán hàng Công ty sử dụng các tài khoản phản ánh doanh thu : TK 5111 và các tài khoản liên quan khác : TK 131, TK 331, TK 3331, TK 111, TK 112. 2.3. Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng. Khi ký được hợp đồng kinh tế hoặc có khách hàng đặt mua hàng hóa phòng kinh doanh sẽ thực hiện hợp đồng hoặc yêu cầu đặt mua của khach hàng. Khi tiến hành giao bán hàng hoá, hoặc khi hoàn thành công trình xây dựng bàn giao cho khách hàng kế toán sẽ viết hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn giá trị gia tăng viết đầy đủ các nội dung : ngày tháng, đơn vị bán hàng, người mua hàng, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng giá thanh toán và có đầy đủ chữ ký. Cuối ngày kế toán tổng hợp các hóa đơn phát sinh cho từng đối tượng khách hàng, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn và tiến hành cập nhật hóa đơn vào máy. Hiẹn tại, Công ty chỉ mở một tài khoản 5111 và sổ cái tài khoản 5111 – doanh thu bán hàng hoá để phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng hoá và doanh thu sản phẩm xây lắp của đơn vị. Do đó toàn bộ các hóa đơn bán hàng hóa và sản phẩm xây lắp để được nhập vào máy tương tự như nhau trên cùng một màn hình nhập liệu, theo cùng một định khoản và số liệu được chuyển vào các sổ như nhau. * Kế toán tổng hợp bán hàng hoá Khi thực hiện hợp đồng đã ký kết hoặc yêu cầu đặt mua của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ xuất kho giao hàng hóa cho khách hàng và viết phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT. Sau đó phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được chuyển về phòng kế toán để hạch toán. Ví dụ : Ngày 16/12/2004 Công ty xuất khẩu chè sang Ba Lan như sau : Chè đen : 14.500 kg Cộng thành tiền 160.784.880đ, thuế suất GTGT 0%, tổng cộng tiền thanh toán 160.784.880đ. Công ty sử dụng hóa đơn GTGT số 0094386 (xem phụ lục 7) Ví dụ : Ngày 16/12/2004 căn cứ vào sổ cái TK 5111 (xem phụ lục 8) Doanh thu xuất khẩu chè sang Ba Lan, số tiền 160.784.880đ Kế toán định khoản như sau : Nợ TK 131 : 160.784.880 Có TK 5111 : 160.784.880 Kế toán nhập số liệu vào máy ta vào các sổ kế toán : sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái TK 5111 (xem phụ lục 8), sổ cái TK 131 (xem phụ lục 9). Cũng tương tự như nhập bút toán kế toán bán hàng – Doanh thu bán nguyên liệu sơn kế tón vào màn hình nhập dữ liệu để nhập bút toán thuế giá trị gia tăng theo định khoản sau : Nợ TK 131 Có TK 3331 Và đưa số liệu vào các sổ kế toán : sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái TK 3331 (xem phục lục 10), sổ cái TK 131 (xem phụ lục 9). *Kế toán tổng hợp tiêu thụ sản phẩm xây lắp. Khi công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, kế toán viết hóa đơn, giá trị gia tăng xác định doanh thu của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán sử dụng hóa đơn GTGT đó để hạch toán doanh thu bán hàng và nhập vào chương trình kế toán trên máy. Quy trình nhập vào máy cũng tương tự như đối với phần kế toán bán hàng hóa. Kế toán cũng vào màn hình nhập dữ liệu và lần lượt nhập các dữ liệu cần thiết sau đó máy sẽ tự động xử lý số liệu và chuyển vào các sổ kế toán liên quan. 2.4. Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng. Để theo dõi tình hình bán hàng hóa cũng như doanh thu các công trình xây dựng, phần mềm kế toán được thiết kế mở các sổ chi tiết doanh thu. Đối với hàng hoá được mở các sổ chi tiết doanh thu từng mặt hàng : nguyên liệu sơn (xem phụ lục 11), chè, lốp, đá…, với mỗi mặt hàng doanh thu bán trong nước và doanh thu xuất khẩu cũng được mở sổ chi tiết doanh thu riêng : sổ chi tiết doanh thu chè bán trong nước (xem phụ lục 13). Với các công trình xây dựng thì từng công trình cũng được theo dõi riêng (xem phụ lục 14). Doanh thu của tất cả các loại hàng hoá, thành phẩm được tập hợp trên sổ tổng hợp chi tiết doanh thu. 3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. 3.1. Các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng kinh doanh đa dạng các loại sản phẩm nên quản lý chất lượng, số lượng của các loại hàng hoá là rất quan trọng. Công ty đã ngày càng cố gắng nâng cao công tác quản lý chất lượng hàng hoá cũng như chất lượng các công trình để đảm bảo giảm tối thiểu các khoản giảm trừ doanh thu. Tuy nhiên, các khoản giảm trừ doanh thu không thể loại bỏ hoàn toàn. Hiện nay, tại Công ty vẫn tổ chức kế toán theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu : Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. 3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng. * Chứng từ kế toán sử dụng Với khoản chiết khấu thương mại thì phải thể hiện trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng đã thỏa thuận giữa hai bên. Với khoản hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng hàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại và hóa đơn (nếu trả lại toàn bộ), bản sao hóa đơn (nếu trả lại một phần). Với khoản giảm giá hàng bán cũng phải có biên bản xác nhận chất lượng lô hàng bị giảm và văn bản đề nghị của người mua giảm giá hàng bán và bản sao hóa đơn. Và một số chứng từ liên quan khác : phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng. * Tài khoản kế toán sử dụng. Công ty mở các tài khoản phản ánh khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại : Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán Tài khoản 3331 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra. Và một số tài khoản kế toán liên quan khác : TK 131, TK 111, TK 112 3.3. Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, căn cứ vào các chứng từ hợp lý hợp lệ như đã nêu ở trên, kế toán nhập dữ liệu vào chương trình kế toán : Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 521 – nếu là khoản chiết khấu thương mại, sổ cái tài khoản 531 – nếu là khoản hàng bán bị tra lại, sổ cái tài khoản 532 - nếu là khỏan giảm giá hàng bán và sổ cái tài khoản 3331 – thuế giá trị gia tăng đầu ra. Trong kỳ, Công ty đã phát sinh khoản giảm giá hàng lốp cho Công ty Tân Thành Đô. Căn cứ vào biên bản xác định nguyên nhân do lốp không đúng mẫu trong hợp đồng và đề nghị giảm giá của Công ty Tân Thành Đô đã được giám đốc Công ty phê duyệt và bản sao hóa đơn giá trị gia tăng. Kế toán tiến hành lập dữ liệu vào máy. Ví dụ : số chứng từ 3253 ngày 24/10/2004, xuất giảm hàng lốp cho Công ty Tân Thành Đô căn cứ vào TK 532 (xem phụ lục 15), kế toán định khoản như sau : Nợ TK 532 : Có TK 131 Và đưa vào sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 532 (xem phụ lục 15) và sổ cái tài khoản 131. Tương tự kế toán sẽ nhập liệu và nhập bút toán giảm thuế GTGT đầu ra. 4. Tổ chức kế toán tình hình thanh toán phải thu khách hàng. 4.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán Để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán sau : - Phiếu thu - Giấy báo có - Biên bản đối chiếu công nợ - Và một số chứng từ khác liên quan. * Tài khoản kế toán - TK 131 : Phải thu khách hàng - TK 111 : Tiền mặt - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng Và một số TK liên quan : 331 4.2. Phương pháp kế toán. Khi bán hàng cho khách hàng, dựa vào hóa đơn GTGT kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Khi nhập hóa đơn, kế toán khai báo đầy đủ, chi tiết tài khoản công nợ đến từng đối tượng khách hàng, mã khách hàng. Dựa vào các dữ liệu được nhập ở màn hình nhập liệu, máy tự động chạy và kết xuất ra các sổ : Nhật ký chung, sổ cái TK 131 và các sổ chi tiết công nợ. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để nhập vào máy. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu thu (xem phụ lục 16) (lập 3 liên) : liên 1 giữ tại nơi lập, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 thủ quỹ giữ làm căn cứ thu tiền. Ví dụ : Ngày 01/12/2004, căn cứ vào phiếu thu (xem phụ lục 16) số chứng từ 152 nghiệp vụ phát sinh là khách hàng thanh toán tiền nguyên liệu sơn số tiền : 1.756.920đ, kế toán định khoản như sau : Nợ TK 111 Có TK 131 Kế toán nhập số liệu vào máy, chương trình kế toán trên máy sẽ tự động chuyển sổ liệu vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 131 (xem phụ lục 9), sổ cái tài khoản 1111 (xem phụ lục 17) và sổ chi tiết phải thu của khách hàng (xem phụ lục 18) và sổ tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng. 5. Tổ chức kế toán thuế GTGT. 5.1. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng. Các hóa đơn GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào trong kỳ Các hóa đơn GTGT hàng hoá, thành phẩm bán ra trong kỳ Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra Tờ khai thuế GTGT Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. * Tài khoản kế toán. Sử dụng các tài khoản kế toán 133 và tài khoản 3331 để kế toán thuế GTGT và một số tài khoản kế toán liên quan khác : TK 111, 112. 5.2. Phương pháp kế toán. Hàng hoá dịch vụ của Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Hiện nay Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, với các mức thuế suất GTGT đầu ra là 0%, 5% và 10% ; được xác định như sau : Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào trong kỳ được khấu trừ Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ = Số lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ x Đơn giá bán x Thuế suất thuế GTGT Các chứng từ này được lập cho từng tháng. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ căn cứ trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào. Thuế GTGT đầu ra căn cứ trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Khi nhận được các hóa đơn GTGT của hàng hoá bán ra và hàng hoá dịch vụ mua vào kế toán nhập liệu vào máy. Máy sẽ xử lý số liệu và đưa vào các sổ nhật ký chung (xem phụ lục) sổ cái TK 133 sổ cái tài khoản 3331 (xem phụ lục 10). Cuối tháng kế toán lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá bán ra, và bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào được lập thành 2 bản : 1 bản dành cho hàng hoá, dịch vụ mua vào trong nước, một bản dành cho hàng hoá, dịch vụ mua từ nước ngoài. Căn cứ vào bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, kế toán lập từ khai thuế GTGT. Kế toán lập thành 3 bộ (mỗi bộ bao gồm một bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và một tờ khai thuế GTGT) gửi cơ quan thuế 2 bản và Công ty giữ lại 1 bản. Công ty kê khai và nộp thuế vào cuối mỗi tháng. Căn cứ giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kế toán lập phiếu chi tiền mặt và nhập dữ liệu vào máy. Quy trình nhập phiếu chi tương tự như nhập phiếu thu, TK ghi nợ là TK 3331, TK ghi Có là TK 1111 hoặc TK 1121. Mẫu tờ khai thuế GTGT Mẫu Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào (xem phụ lục 20 và 21) Mẫu bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (xem phụ lục 22) 6. Kế toán giá vốn hàng hoá thành phẩm. 6.1. Kế toán giá vốn hàng hoá xuất bán. Bộ phận kinh doanh của Công ty tiến hành tìm kiếm thị trường nhận các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế. Từ đó có kế hoạch thu mua và xuất bản các hàng hoá. khi ký được hợp đồng kinh tế được giám đốc Công ty phê duyệt phòng kinh doanh sẽ tiến hành xuất lô hàng theo yêu cầu của khách hàng. Khi phòng kế toán nhận được các chứng từ xuất hàng hoá như Phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng kinh tế bộ phận kế toán hàng hoá sẽ hoàn chỉnh chứng từ và nhập số liệu trên phiếu xuất kho vào máy. Khi phiếu xuất kho hàng hoá chuyển về phòng kế toán thường mới chỉ có chỉ tiêu về số lượng. Do đó kế toán phải tính toán giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp mà Công ty áp dụng để hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp bình quân liên hoàn, sau đó mới nhập số liệu vào máy. Chương trình kế toán trên máy sẽ tự động xử lý số liệu đưa vào các sổ liên quan : Sổ nhật ký chung, Sổ cái 156, Sổ cái 632 và các sổ chi tiết liên quan. Ví dụ : Ngày 16/12/2004, Công ty xuất chè xuất khẩu sang Ba Lan với giá vốn hàng xuất bán của lô hàng số tiền là 146.581.000. Căn cứ vào sổ cái TK 632 (xem phụ lục 23), kế toán định khoản : Nợ TK 632 Có TK 156 Kế toán nhập số liệu và các số liệu trên phiếu xuất kho trên sẽ được chuyển đến sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái TK 156 (xem phụ lục 22), sổ cái TK 632 (xem phụ lục 23) và chuyển vào sổ chi tiết hàng hoá, chè xuất khẩu (xem phụ lục 25) và sổ chi tiết giá vốn chè xuất khẩu (xem phụ lục 26) đồng thời số liệu còn được tổng hợp ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn (xem phụ lục 27). 6.2. Kế toán giá vốn thành phẩm xuất bán. Thành phẩm của Công ty là các công trình xây lắp do đó Công ty không sử dụng tài khoản 155 – thành phẩm mà kết chuyển từ tài khoản 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang sang tài khoản 632 – giá vốn hàng bán. Cuối quý hoặc khi công trình xây dựng hoàn thành nghiệm thu, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của công trình đó trên tài khoản chi tiết 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và lập bảng tính giá thành để tính giá thành thực tế của từng công trình xây lắp. Căn cứ vào bảng tính giá thành kế toán thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn thành phẩm sang tài khoản 632- giá vốn hàng bán. Cụ thể công trình nhạc viện Hà Nội, khi công trình hoàn thành kế toán tập hợp chi phí trên tài khoản 154 và tính giá thành thực tế của công trình trên bảng tính giá thành và thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn. Ví dụ : Ngày 31/12/2004, kết chuyển mã CT017 chi phí SXKD dở dang công trình Nhà chung cư sang giá vốn số tiền chi phí SXKD dở dang tập hợp được là 11.677.343.607, căn cứ vào sổ cái TK 154 (xem phụ lục 24) kế toán định khoản như sau : Nợ TK 632 Có TK 154 Kế toán nhập dữ liệu và máy sẽ biết xuất số liệu ra các sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 34) sổ cái tài khoản 154 (xem phụ lục 24), sổ cái tài khoản 632 (xem phục lục 23), sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh công trình nhà chung cư nhạc viện Hà Nội (xem phụ lục 28) và sổ chi tiết giá vốn hàng bán công trình nhà chung cư nhạc viện Hà Nội (xem phụ lục 29). 7. Tổ chức kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. 7.1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn Công ty, bao gồm : - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Thuế phí, lệ phí - Chi phí dự phòng - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác. 7.2. Chứng từ và tài khoản kế toán * Chứng từ kế toán. Để hạch toán kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty sử dụng các chứng từ sau : Hóa đơn giá trị gia tăng : tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại dùng cho quản lý doanh nghiệp. Bảng thanh toán lương cho nhân viên quản lý doanh nghiệp Bảng trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng. *) Tài khoản kế toán. Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau để kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp : Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Trong đó mở 8 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác. Và các tài khoản kế toán khác liên quan : Tài khoản 111, TK 112, TK 331, TK 334, TK 338,… 7.3. Phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhân viên quản lý của Công ty hưởng theo lương thời gian. Cuối tháng dựa vào bảng chấm công và đơn giá lương thời gian đã được phê duyệt, kế toán tính ra lương thời gian đồng thời các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) cho từng nhân viên. Sau đó sẽ căn cứ vào bảng thanh toán lương để nhập dữ liệu vào máy tính. Ví dụ : Số chứng từ 365 ngày 31/12/2004 căn cứ vào sổ cái TK 6421 (xem phụ lục 30) chi may đồng phục cho nhân viên năm 2004 chi phí cho nhân viên quản lý số tiền là 15.000.000đ. Chương trình kế toán trên máy sẽ tự động xử lý số liệu theo định khoản : Nợ TK 6421 Có TK 334 Và chuyển số liệu vào các sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 6421 (xem phụ lục 30), sổ cái tài khoản 334, 3382, 3383, 3384). 8. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng 8.1. Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, thành phẩm của Công ty, bao gồm : - Chi phí bán hàng - Chi phí khấu hao TSCĐ ở khâu bán hàng - Chi phí dụng cụ đồ dùng - Chi phí thuê kho, phí thanh toán xuất nhập khẩu qua ngân hàng - Chi phí tiếp khách, chi phí giao dịch bán hàng 8.2. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán * Chứng từ kế toán. Hóa đơn GTGT : tiền cước vận chuyển hàng hoá đem bán, bao bì, tiền thuê kho bãi. Bảng thanh toán lương cho nhân viên bán hàng Bảng trích khấu hao tài sản cố định dùng cho bán hàng Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng * Tài khoản kế toán sử dụng : Để kế toán chi phí bán hàng Công ty mở Tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Công ty không mở tài khoản cấp hai đối với tài khoản 641 – chi phí bán hàng mà mở các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo dõi chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng. Và các tài khoản kế toán khác liên quan : T