Luận văn Tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty may Thăng Long

ở dang đầu kỳ. Số chênh lệch do thay đổi định mức bằng định mức cũ trừ đi định mức mới và được cộng (trừ) vào gía thành thực tế của sản phẩm đảm bảo cho giá thành thực tế phản ánh trung thực hợp lý. - Xác định số chênh lệch do thoát ly định mức là chênh lệch giữa chi phí sản xuất thực tế phát sinh so với chi phí sản xuất định mức. Việc xác định số chênh lệch do thoát ly định mức được tiến hành theo những phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào từng khoản mục chi phí, song số chênh lệch do thoát ly định mức được xác định như sau : Chênh lệch do thoát ly định mức = Chi phí thực tế theo từng khoản mục - Chi phí định mức theo từng khoản mục - Tính giá thành thực tế của sản phẩm trên cơ sở giá thành định mức, số chênh lệch thoát ly so với định mức và số chênh lệch do định mức thay đổi, xác định giá thành thực tế của sản phẩm theo công thức: Giá thành thực tế = Giá thành định mức ± Chênh lệch so thay đổi định mức ± Chênh lệch do thoát ly định mức 4 - Sổ sách hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm : Như trên chúng ta đã có phương pháp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm khái quát chung cho các doanh nghiệp, theo đó mỗi doanh nghiệp chọn hình thức ghi sổ cho phù hợp. Việc lựa chọn này phải dựa trên hoàn cảnh thực tế và yêu cầu quản lý của từng đơn vị, có thể lựa chọn một trong các hình thức sau : - Hình thức Nhật ký chứng từ - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chung Trong phạm vi bài viết này, em xin trình bày hình thức sổ Nhật ký chứng từ cho phần hành kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Nguyên tắc tổ chức sổ nhật ký chứng từ là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của một tài khoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau, kết hợp đối ứng Nợ của một hay nhiều tài khoản khác. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thoóng hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Đồng thời kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong quá trình ghi chép. Hệ thống sổ : + Nhật ký chứng từ số 7: Ghi Có các TK 142, 152, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 622, 627, 631 và các tài khoản khác trên nhật ký chứng từ số 1, số 2 .... +Bảng kê số 4: “ Tập hợp chi phí sản xuất “ +Bảng kê số 5: “ Tập hợp chi phí đầu tư XDCB “ +Bảng kê số 6: “ Tập hợp chi phí trả trước và chi phải trả “ +Bảng phân bổ số 1: “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH “ +Bảng phân bổ số 2: “ Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ “ +Bảng phân bổ số 3: “ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ ” Sổ cái TK 621, 622, 627, 154: Sổ cái được mở cho cả năm theo dõi phát sinh của các khoản mục chi phí. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ Chứng từ gốc Báo cáo tài chính Sổ cái Chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng phân bổ Bảng phân bổ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu Phần II thực trạng tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty may thăng long I - Đặc điểm tình hình chung của công ty May thăng long : 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty : Tên gọi: Công ty May Thăng Long Tên giao dịch quốc tế: ThangLong Gament Company Tên viết tắt: Thaloga Trụ sở của công ty: 250 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Công ty May Thăng Long được Bộ Ngoại thương chính thức ra quyết định thành lập vào ngày 8 tháng 5 năm 1958, lúc bấy giờ có tên là Công ty may mặc xuất khẩu Hà Nội, sau đó chuyển sang Bộ Nội thương, rồi Bộ Công nghiệp nhẹ và nay trực thuộc Bộ Công nghiệp. Đây là Công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của Việt Nam với nhiệm vụ chính là sản xuất hàng gia công may mặc xuất khẩu. Năm 1980, Công ty may mặc xuất khẩu Hà Nội đổi tên thành Xí nghiệp May Thăng Long. Báo cáo ngày 31/12/1958, Xí nghiệp đã hoàn thành xuất sắc năm kế hoạch đầu tiên của mình với tổng sản lượng là 319.129 sản phẩm đạt 112,8%. Đây là cơ sở cho một nền móng vững chắc thúc đẩy sự phát triển, là cột mốc đánh dấu thắng lợi đầu tiên có ý nghĩa lớn đối với Xí nghiệp. Trong những năm 60, các sản phẩm của Xí nghiệp đã có mặt ở hầu hết các nước Đông Âu cũ như: Cộng hoà dân chủ Đức, Hungary, Mông Cổ, Liên Xô (cũ), Tiệp Khắc.. . Năm 1986, Xí nghiệp được Bộ Công nghiệp nhẹ xét nâng lên hạng I. Ngày 8 tháng 2 năm 1991, Xí nghiệp May Thăng Long là đơn vị đầu tiên trong ngành may được Nhà nước cấp giấy phép xuất khâủ trực tiếp, tạo được thế chủ động trực tiếp ký kết các hợp đồng sản xuất gia công nâng cao được hiệu quả kinh doanh. Do nhu cầu và tốc độ phát triển của Xí nghiệp đến tháng 6 năm 1992, Bộ Công nghiệp nhẹ (nay là Bộ Công nghiệp) đã có quyết định chuyển đổi hoạt động: từ Xí nghiệp thành Công ty. Công ty May Thăng Long chính thức ra đời từ đây và là đơn vị may đầu tiên trong các xí nghiệp may được chuyển sang mô hình tổ chức Công ty. Hàng năm, Công ty sản xuất từ 8 đến 9 triệu sản phẩm, trong đó sản phẩm xuất khẩu chiếm 95 % và sản phẩm gia công chiếm 80% đến 90%. Năm 1995, Công ty đã sản xuất được trên 9 triệu sản phẩm với các mặt hàng sản xuất chủ yếu như áo bò, sơ mi cao cấp, quần Jean, áo sơ mi bò mài, áo Jacket. Qua nhiều năm liên tục năng động, sáng tạo và phát triển, Công ty May Thăng Long đã vinh dự được Nhà nước tặng thưởng: Huân chương Độc lập hạng 3 vào tháng 8 năm 1997. Công ty May Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nước với số vốn kinh doanh trên 16 tỷ đồng, trong đó vốn do nhà nước cấp : - Vốn cố định: 12 tỷ đồng. - Vốn lưu động: 4 tỷ đồng. Hiện nay, Công ty đang mạnh dạn vay vốn từ nhiều nguồn khác nhau để mua sắm trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên với tổng số lao động tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2000 là hơn 2000 người, trong đó 90% cán bộ chủ chốt của Công ty có trình độ Đại học, Công ty đã đạt được một số chỉ tiêu trong những năm gần đây : Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu 1998 1999 2000 1 Tổng doanh thu 2 Doanh thu XK 3 Lợi nhuận trước thuế 4 Nộp ngân sách 5 Thu nhập bình quân 86 168 227 899 68 935 582 300 1 231 625 394 1 849 453 073 759 907 94 130 817 877 76 190 424 394 1 495 722 713 1 278 011 477 898 542 104 822 657 197 81 014 797 792 1 605 352 749 3 821 949 722 913 352 2- Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty. 2.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất : Tổ chức sản xuất của các loại hàng trong Công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, loại hình sản xuất hàng loạt lớn, chu kỳ sản xuất ngắn. Công ty được bố trí như sau: - 6 Xí nghiệp may từ Xí nghiệp 1 đến Xí nghiệp 6 tại Hà Nội. - 1 Xí nghiệp may Hải Phòng tại thành phố Hải Phòng - 1 Xí nghiệp may Nam Hải tại thành phố Nam Định - 1 Xí nghiệp phụ trợ bao gồm: 1 phân xưởng thêu và 1 phân xưởng mài. 1 Xí nghiệp dịch vụ đời sống. Mô hình tổ chức sản xuất ở Công ty May Thăng Long như sau : 2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý. Công ty May Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam tổ chức quản lý theo 2 cấp: Trên Công ty có Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng Xí nghiệp. Các phòng ban chức năng và nghiệp vụ được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý kinh doanh và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc. Dưới các Xí nghiệp thành viên đứng đầu là Giám đốc Xí nghiệp . Ngoài ra, để giúp việc cho Giám đốc còn có các tổ trưởng sản xuất, các nhân viên báo sổ, nhân viên thống kê. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty May Thăng Long như sau : Kho ngoại quan Xưởng sản xuất nhựa 3- Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm : Đặc điểm sản xuất của Công ty May Thăng Long là sản xuất phức tạp, chế biến kiểu liên tục, sản phẩm phải trải qua nhiều giai đoạn công nghệ sản xuất kế tiếp nhau. Các mặt hàng sản xuất đều phải trải qua các giai đoạn chung là: cắt - may - là - đóng gói. Cụ thể là: các phân xưởng sản xuất được tổ chức theo dây chuyền khép kín, mỗi phân xưởng có 4 dây chuyền may với bộ phận là được bố trí ở cuối dãy. Mỗi công nhân may thực hiện một bộ phận nào đó cấu thành nên sản phẩm, rồi sau đó mới ghép nối lại thành sản phẩm mới hoàn chỉnh, phòng KCS sẽ có trách nhiệm kiểm tra lại sản phẩm trước khi đóng gói sản phẩm. Nếu sản phẩm phải trải qua tẩy mài (quần áo bò) thì trước khi là phải trải qua giai đoạn tẩy mài, còn đối với sản phẩm cần thêu thì trước khi vào may phải trải qua giai đoạn thêu sau đó mới vào may, là, đóng gói. quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty may thăng long Nguyên vật liệu (vải) Trải vải Đặt mẫu Cắt phá Cắt gọt Đồng bộ Đánh số May cổ May tay Ghép thành sản phẩm Tẩy mài Thêu Là-Đính-Kiểm tra-Đóng gói Vật liệu phụ Nhập kho Hàng kiện Bao bì Đóng kiện Nhập kho hàng rời Trải vải Cắt May 4 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán : Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền, kế toán tài sản cố định theo phương pháp khấu hao tuyến tính. Niên độ kế toán bắt đầu ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm, kỳ hạch toán của công ty là một quý. Bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán tập trung tại phòng kế toán - tài vụ. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty May Thăng Long Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Giám đốc XN thành viên Nhóm Kế toán tài chính Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Thủ quỹ Bộ phận tài chính Nhóm Kế toán TSCĐ và NVL Nhóm Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ Kế toán NVL Kế toán theo dõi thanh toán với người bán Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tập trung Nhân viên thống kê tại XN XN XN Ghi chú: : Quan hệ trực tiếp : Quan hệ đối chiếu II - Thực trạng tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty may Thăng long 2.1- Thực trạng tổ chức công tác kế toán kế toán chi phí sản xuất ở Công ty may Thăng Long : Hoạt động sản xuất ở Công ty may Thăng Long hết sức phong phú và đa dạng nhưng có 2 loại hình chủ yếu sau : Sản xuất gia công hàng may mặc cho khách hàng theo các đơn đặt hàng được ký kết giữa Công ty vơí khách hàng. Sản xuất theo hình thức “Mua đứt – bán đoạn” có nghĩa là Công ty tự tìm nguồn nguyên vật liệu trong và ngoài nước để sản xuất sản phẩm đồng thời tự tìm thị trường để tiêu thụ sản phẩm . Với 2 loại hình sản xuất trên, tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty cũng có sự khác biệt nhất định giữa 2 loại hình đó. Do thời gian có hạn và để nghiên cứu tập trung có chiều sâu, trong khuôn khổ chuyên đề này chỉ đề cập đến tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính gía thành sản phẩm đối với loại hình sản xuất gia công hàng may mặc cho khách hàng. Sản xuất hàng gia công may mặc cho khách hàng là loại hình sản xuất đặc thù của ngành may mặc, đặc biệt ở Công ty may Thăng Long, nó chiếm tỷ trọng lớn (từ 80% đến 90%) toàn bộ hoạt động của Công ty. 2.1.1- Đặc điểm chi phí sản xuất ở Công ty: Đối với loại hình sản xuất gia công hàng may mặc cho khách hàng, giá thành sản phẩm bao gồm 4 khoản mục chi phí sau: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất mặt hàng gia công Chi phí sản xuất chung bao gồm toàn bộ những chi phí phục vụ cho quá trình sản xuất ở từng xí nghiệp như: Chi phí khấu hao tài sản cố định , chi phí quản lý phân xưởng, chi phí nguyên vật liệu và các chi phí khác bằng tiền. Đặc điểm nổi bật của loại hình sản xuất gia công may mặc cho khách hàng của Công ty may Thăng Long khác với các loại hình sản xuất khác là chi phí nguyên vật liệu chính và chi phí nguyên vật liệu phụ chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng giá thành sản phẩm sản xuất. Nguyên nhân là do nguyên phụ liệu đều do khách hàng (bên đặt hàng) chịu trách nhiệm đưa đến cho Công ty theo đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng. Công ty chỉ tính vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp và chi phí nguyên vật liêụ phụ trực tiếp phần chi phí vận chuyển của lượng nguyên phụ liệu (dùng cho sản xuất sản phẩm trong kỳ) từ cảng Hải phòng về kho của Công ty. Trường hợp khi kiểm nhận tại kho, nếu thiếu Công ty sẽ thông báo cho khách hàng và nếu có yêu cầu, Công ty sẽ mua hộ lượng nguyên vật liệu thiếu hụt đó và khách hàng sẽ thanh toán cho Công ty sau. Trong loại hình sản xuất gia công may mặc cho khách hàng, định mức chi phí về nguyên phụ liệu do Công ty và khách hàng thoả thuận và ghi rõ trong hợp đồng. Căn cứ vào đó, các phòng ban có liên quan như phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch sản xuất .. .lập bảng định mức chi phí sản xuất cho từng mã hàng và gửi xuống các xí nghiệp thực hiện. Nếu Công ty không dùng hết sốlượng nguyên phụ liệu đó do tiết kiệm được thì phần tiết kiệm đó Công ty sẽ được hưởng và không hạch toán giảm chi phí sản xuất. 2.1.2- Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Do đặc điểm của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm và do điều kiện cụ thể của Công ty như đã nêu ở trên, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất ở Công ty được xác định là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất của tất cả các loại sản phẩm. 2.1.3- Phương pháp kế toán chi phí sản xuất ở Công ty : 2.1.3.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Để quản lý và tập hợp chính xác khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty đã chia khoản mục này làm hai loại đó là : Vật liệu chính (vải ngoài, vải lót, bông .. .) Vật liệu phụ (khoá, cúc, chỉ may .. .) Tại Công ty may Thăng Long, đối với loại hình sản xuất gia công hàng may mặc thì toàn bộ nguyên vật liệu, kể cả bao bì đều do khách hàng (bên đặt hàng) cung cấp theo điều kiện CIF tại cảng Hải phòng, (có nghĩa là chi phí vận chuyển từ nước của người đặt hàng đến cảng Hải phòng, bảo hiểm cho lượng nguyên phụ liệu đều do bên đặt hàng chịu) hoặc theo điều kiện hợp đồng gia công. Số lượng nguyên vật liệu chuyển đến Công ty được tính trên cơ sở số lượng sản phẩm đặt hàng và định mức từng loại nguyên vật liệu tính cho từng sản phẩm (định mức này được Công ty và khách hàng cùng nghiên cứu, xây dựng phù hợp với mức tiêu hao thực tế và dựa trên điều kiện cụ thể của mỗi bên). Ngoài phần nguyên liệu tính toán theo định mức như trên, khách hàng còn có trách nhiệm chuyển cho Công ty 3% số nguyên liệu để bù vào sự hao hụt kém phẩm chất trong quá trình sản xuất sản phẩm và vận chuyển nguyên vật liệu. Trong loại hình sản xuất hàng gia công, kế toán chỉ quản lý về mặt số lượng của lượng nguyên vật liệu nhâp kho nói trên theo từng hợp đồng gia công và khi có lệnh sản xuất cung cấp nguyên vật liệu cho Xí nghiệp, kế toán không hạch toán giá vốn thực tế của bản thân nguyên vật liệu dùng cho sản xuất mà chỉ hạch toán phần chi phí vận chuyển số nguyên vật liệu ấy vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ. Như đá trình bày ở trên, để việc nghiên cứu được tập trung có chiều sâu và đem lại hiệu quả trong chuyên đề này em xin trình bày phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của loại hình hàng gia công. Chi phí nguyên liệu được quản lý trên hai mặt: -Quản lý về mặt số lượng. -Quản lý chi phí vận chuyển. 2.1.3.1.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp : Quá trình theo dõi quản lý và hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính ở Công ty may Thăng Long được tiến hành trong suốt quá trình sản xuất theo từng mã sản phẩm gia công. Quá trình này có thể khái quát trên 2 mặt: Quản lý về mặt số lượng Hạch toán chi phí vận chuyển cho từng mã hàng a)- Quản lý về mặt số lượng: Quản lý về mặt số lượng là sự theo dõi, quản lý số lượng nguyên vật liệu chính sử dụng trong kỳ, giám đốc việc thực hiện các định mức tiêu hao. Các loại vải do phòng Kỹ thuật xây dựng cho từng mã hàng đồng thời làm căn cứ để phân bổ chi phí vận chuyển (của toàn bộ lượng nguyên vật liệu mà khách hàng chuyển đến) cho sốlượng sản phẩm sản xuất ra theo tiêu thức phân bổ thích hợp. Mặc dù một loại vải được dùng để sản xuất gia công ra nhiều mã hàng khác nhau và mỗi mã hàng lại được sản xuất từ nhiều loại vải khác nhau với các kích cỡ khác nhau nhưng sản phẩm sản xuất ra phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng (bên đặt hàng) mà lại tiết kiệm được nhiều nguyên vật liệu nhất (vải ngoài, vải lót .. .). Bởi vậy, Công ty đã áp dụng phương pháp hạch toán bàn cắt trên “ Phiếu theo dõi bàn cắt ” nhằm phản ánh được một cách chính xác số lượng từng loại vải tiêu hao thực tế cho mỗi mã hàng liên quan. Căn cứ vào Phiếu xuất kho (ghi rõ số lượng từng loại vải xuất cho từng xí nghiệp) và định mức kỹ thuật tiêu hao do phòng kỹ thuật cung cấp, nhân viên hạch toán ở Xí nghiệp tính toán và lập “Phiếu theo dõi bàn cắt”, ghi rõ số lượng từng loại vải tiêu hao thực tế cho mỗi mặt hàng, số lượng thừa hoặc thiếu so với hạch toán bàn cắt công ty may thăng long phiếu xuất kho Mẫu số: 02-VT ******* Ngày 11 tháng 7 năm 2001 Họ tên người nhận hàng: Hiền - XN4 Lý do xuất hàng : Gia công Xuất tại kho : Nguyên liệu Số T T Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Yêu cầu Thực xuất 1 2 Vải ngoài xanh Vải bò 20003 9460 mét mét 410 428 Cộng x x x x x Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Lập phiếu * Phiếu theo dõi bàn cắt ( trang bên ) Ví dụ: Ngày 11 tháng 7 năm 2001, theo lệnh sản xuất, xí nghiệp may 4 nhận từ kho nguyên liệu về 410 m vải ngoài xanh của mã hàng 20003, rải được 75 lá, chiều dài mỗi lá là 5.34m Vậy số vải trải được là 75 x 5,34 = 400,5 (m) Số vải hao phí do những chỗ đầu bàn đoạn nối là: 0,02 x 75 = 1,5 (m) Nên số vải thực tế tiêu hao là: 400,5 + 1,5 = 402 (m) Lẽ ra số vải còn lại sau khi cắt phải là : 410 - 402 = 8 (m) Song thực tế phần vải nhập về kho chỉ có 4,5 m còn lại là những dẻo vải vụn nhỏ không sử dụng được. Do đó phần thiếu 8 - 4,5 = 3,5 (m) được gọi là thiếu do hạch toán bàn cắt Cuối tháng, từ các “Phiếu theo dõi bàn cắt”, nhân viên hạch toán Xí nghiệp lập “Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên liệu”, “Báo cáo chế biến” và “Báo cáo hàng hoá” Nội dung cụ thể của từng loại báo cáo này như sau: Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên liệu (Biểu số 2) Báo cáo Nhập, Xuất, Tồn nguyên liệu được lập vào cuối tháng cho biết số lượng từng loại nguyên liệu dùng để sản xuất từng mã hàng Xí nghiệp nhận về trong tháng là bao nhiêu, số lượng nguyên liệu xuất chế biến hoặc đổi bán .. là bao nhiêu và còn tồn lại dưới dạng nguyên liệu, vật liệu là bao nhiêu. Đối với các Xí nghiệp, nguyên liệu nhận về trong tháng có thể từ nhiều nguồn khác nhau như từ kho đầu dấu, từ kho nguyên liệu ... Nguyên liệu xuất khỏi kho Xí nghiệp bao gồm: xuất chế biến (đây là phần tiêu hao thực tế); xuất về kho nguyên liệu; xuất về kho đầu dấu (đây là số lượng các loại vải đầu các cây vải không đủ cắt một chi tiết sản phẩm của mã hàng lần trước được nhập lại kho đầu dấu, lần này có thể đủ cho một hoặc một vài chi tiết sản phẩm của mã hàng lần này nên được xuất dùng nhưng vì lý do nào đó nên lại nhập trở về kho); phần đổi bán thành phẩm (thực chất đây là các lá vải đã cắt nhưng bị lỗi hay bị cắt hỏng, Xí nghiệp nhập lại kho xin đổi); phần nguyên liệu thiếu trong cây (phần này được đo đếm lại và có lập biên bản cụ thể cho từng cây vải bị thiếu), và phần nguyên liệu xuất kho của Xí nghiệp vì những lý do khác. Số lượng nguyên vật liệu còn tồn lại là bao nhiêu. Biểu số 2 Công ty may Thăng long Báo cáo nhập - xuất - tồn nguyên liệu Xí nghiệp may 4 Tháng 7 năm 2001 TT Tên nguyên liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất chế biến Xuất về kho nguyên liệu Xuất về kho đấu thầu Đổi bán Thiếu có biên bản Xuất khác Tổng cộng xuất Tồn cuối kỳ 1 Mã 20003 -Vải ngoài 990 950 950 40 -Vải lót thân Jin 1500 1465 1465 35 -Vải phối 210T 11 8 8 3 2 Mã UJ 340 - Vải ngoài 1911 1890,5 1890,5 20,5 -Vải bò 120Z đen 732,5 715 715 17,5 - Vải lót túi # xanh 2000 3015 3015 -1015 -Vải lót túi # đen 1400 1405 1405 -5 .. .. . .. Cộng 28686,5 42.428 4.550 363 560.5 48.494,5 22.620 Người lập biểu Giám đốc Xí nghiệp Báo cáo chế biến nguyên liệu (Biểu số 3) Báo cáo này được lập căn cứ vào “Phiếu theo dõi bàn cắt” thể hiện số lượng bán thành phẩm (đã đánh số đồng bộ) Xí nghiệp cắt được trong tháng là bao nhiêu, thực tế tiêu hao bình quân một đơn vị bán thành phẩm là bao nhiêu. Cột “Đầu bàn, đoạn nối” là phần vải chừa ra ở đầu bàn cắt hoặc ở chỗ nối giữa 2 cây vải mà phần này đã được tínhở trên. Cột này có tác dụng giúp kế toán kiểm tra tính hợp lý của hao phí đầu bàn, đoạn nối. Biểu số 3 Công ty may Thăng Long Báo cáo chế biến nguyên liệu Xí nghiệp may 4 Tháng 7 năm 2001 TT Tên nguyên liệu Khách Hàng Bán thành Phẩm Nguyên liệu Chế biến Đầu bàn đoạn nối Định mức thực tế Định mức Công ty 1 Mã 20003 OTTO Vải ngoài 1.300 950 7,4 0,730 0,775 Vải lót thân Jin 1.300 1.465 12,28 1,127 1,2189 Vải phối 210T 1.300 8 0,7 0,006 0,00816 2 Mã UJ 340 OTTO Vải ngoài 2.700 1.890,5 13,56 0,700 0,724 Vải bò 120Z đen 1.000 715 5,64 0,715 0,724 Vải lót túi # xanh 2.700 3.015 25,38 1,117 1,213 Vải lót túi # đen 1.000 1.205 9,6 1,205 1,213 .. .. .. .. Người lập biểu Giám đốc Xí nghiệp * Báo cáo hàng hoá ( Biểu số 4) Báo cáo này thể hiện số lượng bán thành phẩm đã cắt được trong kỳ, số lượng sản phẩm hoàn thành và số lượng sản phẩm dở dang còn đang gia công chế biến ở giai đoạn nào đó trên dây chuyền công nghệ. “Báo cáo hàng hoá” được theo dõi từng mã hàng cả từng đơn đặt hàng. Biểu số 4 Công ty may Thăng Long Báo cáo hàng hoá Xí nghiệp may 4 Tháng 7 năm 2001 TT Mã hàng Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 20003 Cái 4.818 4638 180 2 UJ 304 nt 3.500 1.500 200 3 DV 12 nt 11 11 0 .. .. .. Cộng 1.951 25.510 25.430 2.031 Người lập biểu Giám đốc Xí nghiệp Cuối tháng, 3 báo cáo này được gửi lên phòng Kế toán Công ty, bộ phận kế toán nguyên vật liệu tổng hợp số liệu và gửi sang bộ phận kế toán chi phí. Kế toán chi phí tổng hợp số liệu và lập “Báo cáo thanh toán nguyên liệu cắt”, “Báo cáo tổng hợp chế biến”và “Báo cáo tổng hợp hàng hoá”. * Báo cáo tổng hợp chế biến (Biểu số 5) Căn cứ vào “Báo cáo chế biến nguyên liệu” của các Xí nghiệp thành viên, kế toán của Công ty lập “Báo cáo tổng hợp chế biến”. Nội dung của báo cáo này cho biết: + Số lượng bán thành phẩm đã cắt được của Xí nghiệp trong quý là bao nhiêu. + Số lượng mỗi loại nguyên vật liệu chính tiêu hao cho lượng bán thành phẩm cắt được trong quý là bao nhiêu. + Số tiền vận chuyển phân bổ cho số lượng nguyên vật liệu chính đó là bao nhiêu. Biểu số 5 Công ty may Thăng Long Báo cáo tổng hợp chế biến Phòng Kế toán – Tài vụ Quý 3 năm 2001 TT Tên nguyên liệu Mã hàng Số lượng BTP Lượng vải xuất chế biến Bình quân tiêu hao Chi phí NVL chính Chi phí bình quân 1 đ/v sản phẩm 1 Vải ngoài 20003 8000 16.080 2,01 2.480.064 310,008 UJ 304 56.000 105.840 1,89 16.368.352 292,292 .. .. .. Cộng 297 827 45.954.750 2 Vải Hàn quốc DV266 6.000 12.048 2,008 2.074.320 345,72 .. .. .. Cộng 127.251.420 Tổng cộng 965.839.700 * Báo cáo tổng hợp hàng hoá (Biểu số 6) Báo cáo này được lập dựa trên “Báo cáo hàng hoá” được lập hàng tháng ở các Xí nghiệp. Nội dung cụ thể các báo cáo cho biết số lượng của từng mã hàng đã nhập kho trong quý là bao nhiêu, bất kể mã hàng đó do Xí nghiệp nào sản xuất. Đây là căn cứ để phân bổ chi phí vận chuyển vật liệu phụ, tính lương cho công nhân sản xuất và là cơ sở để tính giá thành sản phẩm. Biểu số 6 Công ty may Thăng Long Báo cáo tổng hợp hàng hoá Phòng Kế toán – Tài vụ Quý 3 năm 2001 Tháng Mã hàng Kế hoạch Sản lượng thực tế 10 20003 9.500 11 20003 17.500 12 20003 18.000 Cộng 45.000 45.000 10 UJ340 10.300 11 UJ340 11.800 12 UJ340 9000 Cộng 31.000 31.000 b) Hạch toán chi phí vận chuyển: Chi phí vận chuyển của mỗi chuyến nguyên vật liệu từ cảng Hải phòng về kho của Công ty được chia bình quân cho số lượng vải ngoài của chuyển đó mặc dù trong đó còn có nhiều loại nguyên liệu khác. Tiếp đó, căn cứ vào lượng vải ngoài xuất cho các Xí nghiệp trong quý để phân bổ chi phí vận chuyển tính vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong quý đó (không kể lượng vải ngoài xuất cho các Xí nghiệp trong quý đó sử dụng có sử dụng hết vào việc sản xuất sản phẩm hay không) Trong “Báo cáo tổng hợp chế biến”, chi phí vận chuyển còn được kế toán phân bổ cho từng mã hàng theo tiêu thức phân bổ là lượng vải ngoài tiêu hao thực tế cho từng mã hàng. Sau đó, với từng mã hàng, kế toán tính ra chi phí vận chuyển bình quân cho một đơn vị bán thành phẩm. (Xem biểu "Báo cáo tổng hợp chế biến") Ví dụ: Theo hợp đồng ký với khách hàng OTTO Công ty nhận được số nguyên liệu chính do khách chuyển đến là 208.500 mét vải ngoài . Chi phí vận chuyển lô hàng là: 32.171.500 đồng. Như vậy ch