Luận văn Tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh

g 4 hình thức sổ kế toán: Nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ, sổ nhật ký chung. Nhưng cho dù doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán nào thì khi đó hệ thống sổ kế toán đều bao gồm sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các chỉ tiêu tổng hợp (sổ cái),và các sổ kế toán chi tiết để theo dõi chi tiết từng đối tựng kế toán theo yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với mỗi hình thức quy trình ghi vào sổ kế toán tổng hợp cũng khác nhau nhưng mỗi tài khoản kế toán tổng hợp ( TK 621, TK 622, TK 627, TK154, TK 631...) đều được mở một sổ cái, đều phản ánh một chỉ tiêu về chi phí sản xuất. Nó cung cấp các thông tin để lập báo cáo về chi phí và giá thành. Quy trình ghi sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ liên quan tới chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm được biểu hiện qua sơ đồ sau: Ghi chú: Đối chiếu cuối tháng Ghi cuối kỳ Ghi hàng ngày Sổ kế toán tổng hợp liên quan đến vật liệu, tiền lương, TSCĐ. Chứng từ gốc Tài liệu phản ánh khối lượng sản phẩm sản xuất Sổ kế toán tổng hợp TK 621, 622, 623, 627 Sổ tổng hợp tài khoản 154, 631 Báo cáo kế toán về chi phí sản xuất Sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất Bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung Trong thuyết minh báo cáo tài chính thì có một phần báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố, nó được lập theo hàng quý. Nhưng phần kế toán chi phí sản xuất thường thực hiện theo từng tháng (có thể theo quý). Hàng tháng, kế toán doanh nghiệp cần phải tổng hợp chi phí sản xuất theo yếu tố cung cấp số liệu luỹ kế để lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố. 5. Tổ chức công tác tính giá thành sản phẩm Sau khi tập hợp được chi phí phát sinh trong kỳ, kế toán chi phí và giá thành tiến hành đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo phương pháp mà doanh nghiệp lựa chọn và tính giá thành sản phẩm cho đối tượng cần tính giá. Tuỳ theo phương pháp tính giá thành áp dụng tại doanh nghiệp mà kế toán tiến hành tính toán số liệu cụ thể theo từng phương pháp nhưng những tài liệu cần thiết cho mọi phương pháp là: Chi phí sản xuất đã tập hợp được trong kỳ, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ và cuối kỳ, khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Ngoài ra, tuỳ từng phương pháp có thẻ cần các tài liệu sau: Hệ số giá thành, giá thành định mức, tỷ lệ giá thành giữa kế hoạch và thực tế... Để đảm bảo cho công tác tính giá thành khoa học và kịp thời thì kế toán cần lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp và kế toán phải mở bảng tính giá thành theo đối tượng cụ thể. V. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong điều kiện áp dụng kế toán máy 1. Nhiệm vụ của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán Trong quá trình cập nhật dữ liệu một chương trình, người sử dụng luôn phải cập nhật dữ liệu ban đầu mọi chi phí phát sinh liên quan đến giá thành sản xuất một loại sản phẩm nào đó như: Tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao... Sau này người sử dụng chỉ cần thực hiện một số bước theo chỉ dẫn, chương trình sẽ tự thực hiện công việc tổng hợp, xử lý và kết chuyển, người sử dụng chỉ cần xem và in giá thành từng loại theo yêu cầu. Tuy nhiên, muốn tổ chức tốt kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đáp ứng được yêu cầu quản lý thì kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Xác định đối tượng kế toán tập hợp CPSX và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý, từ đó tổ chức mã hoá, phân loại các đối tượng cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp lựa chọn. Tuỳ theo yêu cầu quản lý để xây dựng hệ thống danh mục tài khoản, kế toán chi tiết cho từng đối tượng để kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm. - Tổ chức tập hợp, kết chuyển, hoặc phân bổ CPSX theo đúng từng trình tự đã xác định. - Tổ chức xác định các báo cáo cần thiết về CPSX và giá thành sản phẩm để chương trình tự động xử lý, kế toán chỉ việc xem, in và phân tích CPSX và giá thành sản phẩm. - Tổ chức kiểm kê, xử lý, cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối tháng, số lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang đầu tháng,... Xây dựng phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang khoa học, hợp lý để xác định giá thành và hạch toán giá thành sản phẩm hoàn thành sản xuất trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác. 2. Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán * Nguyên tắc - Việc tập hợp các CPSX hoàn toàn do máy tự nhận dữ liệu từ các bộ phận liên quan và tự máy tính toán, phân bổ CPSX trong kỳ. Do đó, từng khoản mục chi phí phải được mã hoá ngay từ đầu tương ứng với các đối tượng chịu chi phí. - Căn cứ kết quả kiểm kê đánh giá sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và nhập dữ liệu sản phẩm dở dang cuối kỳ vào máy. - Lập thao tác các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ, kết chuyển cuối kỳ trên cơ sở hướng dẫn có sẵn. -Căn cứ vào yêu cầu của người sử dụng thông tin, tiến hành kiểm tra các báo cáo cần thiết. * Các bước tiến hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán Bước chuẩn bị: Thu thập, xử lý các số liệu cần thiết, sản phẩm dở dang ... . Phần mềm kế toán sử dụng Dữ liệu đầu vào: Chi phí SXKDDD cuối kỳ, các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, chọn phương pháp tính giá xuất vật tư, tiêu thức phân bổ chi phí , khấu hao... Máy tính xử lý Thông tin và đưa ra sản phẩm Thông tin đầu ra: Bảng tính giá thành sản phẩm, báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo giá thành, sổ cái... 3. Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán Kế toán máy chỉ có hiệu quả khi sử dụng phần mềm thích hợp và dùng đúng phương pháp. Người sử dụng cần nắm được các công việc sau khi sử dụng phần mềm: Cài đặt và khởi độngchương trình, xử lý nghiệp vụ, nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, xem / in sổ sách báo cáo. 3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Xử lý nghiệp vụ: - Phân loại chứng từ: phân loại các chứng từ gốc thành: Phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn...Mỗi chứng từ có màn hình nhập dữ liệu khác nhau. - Định khoản:Nghiệp vụ này sử dụngTK nào? TK nào ghi Nợ,TK nào ghi Có? - Xử lý trùng lặp - Phương pháp mã số: một mã số được xem như là biểu diễn theo quy ước, thường ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hay tập hợp thực thể. - Công tác mã hoá: Là việc xác định một hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với những đối tượng cần biểu diễn. * Nhập dữ liệu: - Thông thường, đối với kế toán CPNVLTT thì việc nhập các dữ liệu cố định, khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục mà liên quan đến các phần hành kế toán trước, chỉ trừ khi bổ sung, mở rộng quy mô thêm vào danh mục. - Người sử dụng nhập dữ liệu phát sinh kỳ báo cáo sau khi vào màn hình nhập liệu, xem thông báo và hướng dẫn khi nhập, người sử dụng thực hiện thao tác quy trình nhập liệu mới. * Xem và in sổ sách báo cáo 3.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp * Xử lý nghiệp vụ: tương tự như trong kế toán chi phí NVLTT * Nhập dữ liệu: Sau khi lập phương thức tính lương thì chỉ cần nhập một số mục như: ngày công, giờ công, lương cơ bản, lập tức máy sẽ tự động tính toán. * Xử lý và in sổ sách, báo cáo: bảng phân bổ tiền lương, sổ chi tiết chi phí nhân công NCTT, sổ cái TK 622, bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành. 3.3. Kế toán chi phí sản xuất chung Các bước tương tự như kế toán chi phí NVLTT. 4. Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ Các phần mềm có thể thiết lập Menu kết chuyển cuối kỳ hoặc thiết kế một chứng từ để tiến hành kết chuyển từ TK đầu 6 sang TK 154. Nếu tập hợp chi phí theo địa điểm phát sinh chi phí thì phải xây dựng danh mục phân xưởng, có thể xây dựng danh mục các khoản mục chi phí. 5. Kế toán giá thành sản phẩm * Kiểm kê, đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ: Phần mềm kế toán không thể tự xác định được khối lượng và mức độ hoàn thành của sản phẩm. Do vậy, kế toán phải xây dựng phương pháp tính toán sản phẩm làm dở cuối kỳ và mức độ hoàn thành để nhập vào chương trình. * Quá trình thực hiện tính giá thành: + Cập nhật sản phẩm làm dở đầu kỳ (hoặc máy tự chuyển từ cuối kỳ trước) + Tập hợp chi phí: Máy tự động tập hợp. + Cập nhật sản xuất sản phẩm trong kỳ và làm dở cuối kỳ. + Tổng hợp số liệu. + In báo cáo. Trên đây là những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Nó chính là cơ sở của việc hạch toán kế toán chi phí trong mỗi doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại nhà máy gốm xây dựng cẩm thanh I. Đặc điểm của Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh - Tên đơn vị: Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh - Địa chỉ : xã Cẩm Yên - huyện Thạch Thất - tỉnh Hà Tây - Tổng số cán bộ, công nhân viên : 427 người - Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân, chuyên sản xuất các loại gạch, ngói nung phục vụ cho các công trình xây dựng với công nghệ sản xuất của Italia. - Sản phẩm chính là : gạch 2 lỗ, gạch 6 lỗ, gạch đặc, gạch nem tách .... 1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh. Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh có tiền thân là Xí nghiệp gạch Cẩm Yên được thành lập theo quyết định số 40/UBND ngày 20/01/1971. Trong những năm đầu hoạt động, do ảnh hưởng của cơ chế tập trung bao cấp, vốn chủ yếu do ngân sách nhà nước cấp, cộng với quy trình công nghệ lạc hậu hầu như không có gì, chủ yếu là làm thủ công nên xí nghiệp rất kém phát triển. Năm 1981, Xí nghiệp gạch Cẩm Yên chuyển về Hà Nội thuộc sở xây dựng Hà Nội. Trong thời gian này xí nghiệp cũng đã có nhiều cố gắng trong việc sản xuất sản phẩm. Năm 1985, sản phẩm của nhà máy đã được trao tặng huân trương lao động hạng 3. Năm 1991, Xí nghiệp gạch Cẩm Yên chuyển về Hà Tây thuộc sở xây dựng Hà Tây. Đến năm 1994, được sự đồng ý của UBND tỉnh Hà Tây,sở xây dựng Hà Tây,Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng cho phép xí nghiệp gạch Cẩm Yên liên doanh với xí nghiệp gạch Đại Thanh. Tháng 8/1994, bắt đầu xây dựng lại xí nghiệp và đến cuối tháng12/1994 thì hoàn thành. Ngày 01/01/1995, bắt đầu hoạt động và gọi là công ty sản xuất vật liệu xây dựng Cẩm Thanh. Tháng 3/2000 đựoc sự đồng ý của UBND tỉnh Hà Tây cho phép công ty sản xuất vật liệu xây dựng Cẩm Thanh được chuyển về một mối là công ty gốm xây dựng Đại Thanh và có tên là Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh theo quyết định số 559/TCT- TCLĐ ngày 20/03/2000 của tổng giám đốc công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng. Từ khi xây dựng lại tới nay,nhà máy đã có những bước tiến đáng kể, tạo công ăn việc làm cho người lao động ở nông thôn, tăng thu nhập cho ngân sách nhà nước. Cụ thể: khi mới xây dựng lại nhà máy mới chỉ có một lò Tuynen với công suất 10.000.000 viên/ năm, cho đến năm 2004 thì nhà máy đã có 3 lò Tuynen (trong đó 2 lò có công suất 10.000.000 viên/ năm, 1 lò có công suất 20.000.000 viên/ năm) chủ yếu bằng vốn tự bổ sung và vốn vay; đồng thời nhà máy còn được rất nhiều bằng khen của tỉnh, của bộ xây dựng về việc hoàn thành tốt sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. Để thấy rõ hơn sự phát triển của nhà máy ta cần xem xét các chỉ tiêu sau: Bảng2.1 STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Quy mô vốn - Vốn cố định - Vốn lưu động 1000đ 22.548.524 16.521.910 6.026.614 33.105.705 22.247.005 10.858.700 36.749.095 23.247.015 13.502.080 2 Số CNV bình quân năm người 350 478 420 3 Tổng doanh thu 1000đ 13.085.988 22.874.129 22.403.521 4 Lợi nhuận 1000đ 695.342 748.272 760.051 5 Nộp ngân sách nhà nước 1000đ 1.498.220 1.784.497 1.340.560 6 Thu nhập bình quân đ 635.800 698.500 740.450 2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của nhà máy 2.1. Đặc điểm quy trình công nghệ Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh với quy trình công nghệ sản xuất gạch liên tục, phức tạp bao gồm nhiều công đoạn kế tiếp nhau nhưng có thể chia thành hai khâu: khâu chế biến tạo hình và khâu sấy nung. - Khâu chế biến tạo hình: Đất khai thác được đưa vào kho và ngâm ủ phong hoá trước khi đưa vào máy cấp liệu thùng. Sau đó, đất và than được pha theo một tỷ lệ nhất định rồi được đưa qua các máy: Từ máy cán thô đến máy nhào lọc lưới, máy cán mịn, máy nhào đùn liên hợp rồi chuyển sang máy cắt gạch tự động và cho ra sản phẩm dở là gạch mộc. Gạch mộc được chuyển sang cho bộ phận phơi đảo. Sau khi gạch đã khô thì được chuyển lên các xe goòng đưa vào lò. - Khâu sấy nung: Gạch mộc khô đã được xếp lên các xe goòng sẽ được tiến hành sấy nung trong một thời gian nhất định. Gạch ra lò là gạch chín được phân chia thành các thứ hạng phẩm cấp (loại 1, loại 2, loại 3) dựa theo hình dáng, màu sắc bên ngoài. Sau đó, thủ kho căn cứ vào kết quả kiểm kê làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất gạch của Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh như sau: Kho đất Điện, Than Máy nhào đùn liên hợp Máy cắt gạch tự động Phơi kiêu đảo Sấy nung Tuynen Ra lò, phân loại Kho thành phẩm Máy cấp liệu phụ gia Băng tải gạch mộc Bãi ủ nguyên liệu Máy cấp liệu thùng Băng tải số 2 Máy cán thô Máy nhào lọc lưới Băng tải số 1 Máy cán mịn Băng tải số 3 2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất Với đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất gạch kiểu liên tục như trên. Mặt khác, để phù hợp với điều kiện thực tế hiện nay quy trình sản xuất của Nhà máy gạch Cẩm Thanh được tổ chức ở một phân xưởng sản xuất và các bộ phận phụ trợ... Trong phân xưởng lại được chia ra thành 10 tổ sản xuất bao gồm: - Tổ máy ủi: có nhiệm vụ dùng máy ủi đất phục vụ nguyên vật liệu cho khâu chế biến tạo hình. - Tổ chế biến tạo hình: có nhiệm vụ chế biến đất và than... để tạo ra sản phẩm là gạch mộc ( gạch chưa nung). - Tổ phơi kiêu đảo: có nhiệm vụ phơi đảo gạch mộc cho khô theo đúng yêu cầu kĩ thuật. - Tổ xếp goòng: có nhiệm vụ xếp gạch mộc khô lên các xe goòng chuẩn bị cho khâu sấy nung. - Tổ chế than: có nhiệm vụ cung cấp than đầy đủ, liên tục, đúng tiêu chuẩn kĩ thuật cho quá trình sản xuất. - Tổ cơ khí: có nhiệm vụ sửa chữa thiết bị điện, máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất. - Tổ sấy, nung Tuynen: có nhiệm vụ đảm bảo cho hầm sấy và lò nung Tuynen hoạt động liên tục để chuyển gạch mộc thành gạch chín. - Tổ ra lò: có nhiệm vụ phân loại gạch theo từng thứ hạng phẩm cấp khi gạch đã chín và xếp gạch thành kiêu tại bãi chứa. -Tổ bốc xếp: có nhiệm vụ bốc gạch lên xe phục vụ cho quá trình bán hàng. -Tổ vệ sinh công nghiệp: có nhiệm vụ vệ sinh nhà máy đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh trong nhà máy Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh là một doanh nghiêp liên doanh, hạch toán kinh doanh độc lập và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh.Vì vậy, việc phân công công việc hợp lý trong bộ máy sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hiện nay, Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh phân công quản lý theo sơ đồ sau: Giám đốc Tổ máy ủi Phòng tổ chức lao động Phòng kỹ thuật Phân xưởng sản xuất Phòng kế toán Phòng kinh doanh Tổ chế biến tạo hình Tổ phơi kiêu đảo Tổ xếp goòng Tổ chế than Tổ cơ khí Tổ sấy nung Tuynen Tổ ra lò Tổ bốc xếp Tổ vệ sinh công nghiệp * Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý - Ban giám đốc: Trong nhà máy ban giám đốc chỉ gồm giám đốc nhà máy. Giám đốc chỉ đạo trực tiếp tới phân xưởng sản xuất, giúp việc cho ban giám đốc là các phòng ban, mỗi phòng ban có vai trò nhất định đối với công tác quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh trong nhà máy.Bên cạnh đó, giám đốc cũng chỉ đạo, giám sát mọi hoạt động của các phòng ban và đưa ra phương hướng hoạt động cho nhà máy. Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý của nhà máy, là người chịu trách nhiệm trước công ty,Tổng công ty, trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý lao động, quản lý tiền vốn và làm nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định của pháp luật và là chủ tài khoản của nhà máy. - Các phòng ban: + Phòng tổ chức lao động:là bộ phận tham mưu giúp việc cho giám đốc về tổ chức lao động theo quy mô sản xuất, tuyển chọn cán bộ và công nhân viên có năng lực có tay nghề, có kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên lành nghề cho nhà máy, đồng thời còn xử lý và truyền tải các thông tin tổ chức về nhân sự,chế độ tiền lương cho toàn bộ công nhân viên trong nhà máy. + Phòng kỹ thuật: là bộ phận thực hành và nghiên cứu, ứng dụng, cải tiến công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm. Hướng dẫn các phân xưởng,các bộ phận làm đúng quy trình công nghệ sản xuất, có trách nhiệm kiểm tra chất lượng từng khâu trong quá trình sản xuất và sản phẩm làm ra. + Phòng kế toán: là bộ phận quan trọng giúp việc cho giám đốc về quản lý vốn,quản lý tài chính của nhà máy, có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc về các chính sách tài chính, chế độ tài chính, quản lý thu chi tài chính theo quy định tài chính kế toán hiện hành ...Phòng kế toán là nơi phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính của nhà máy, tổ chức kiểm tra các hoạt động kinh tế ; từ đó giúp giám đốc nắm bắt cụ thể hơn tình hình tài chính cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà máy.Đồng thời, thông qua các số liệu thực tế phòng kế toán phải phối hợp với các phòng ban quản lý để lên kế hoạch sản xuất giúp ban quản trị ra quyết định đúng hướng, kịp thời. + Phòng kinh doanh: Được giám đốc nhà máy quyết định cho quy chế riêng về công tác tổ chức bán hàng. Đây cũng là một bộ phận rất quan trọng của nhà máy bởi nó có tác dụng to lớn đối với khối lượng sản phẩm tiêu thụ, từ đó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và lợi nhuận của nhà máy. Bên cạnh việc bán hàng phòng kinh doanh còn tổ chức công tác tiếp thị, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm qua các gian hàng. Bán hàng dưới nhiều hình thức bán buôn, bán lẻ, gửi qua các đại lý qua đó nắm bắt được nhu cầu của khách hàng ở từng địa bàn để có những chính sách bán hàng hợp lý, từ đó có thể tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ. 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của nhà máy 4.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán của nhà máy Trong thực tế hiện nay, tồn tại ba hình thức tổ chức công tác kế toán là: - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. - Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. - Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Song do nhà máy là doanh nghiệp có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn nên nhà máy lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức kế toán tập trung thì toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán trung tâm của nhà máy dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, còn ở các bộ phận, phân xưởng không tiến hành công tác kế toán mà phòng kế toán trung tâm sẽ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn và hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của các bộ phận đó và một hoăc vài ngày sẽ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán mà nhà máy đã nắm bắt được thông tin nhanh từ đó có thể kiểm tra, đánh giá chỉ đạo kịp thời. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng xử lý thông tin trên máy vi tính. 4.2. Mô hình bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán Vì hình thức tổ chức công tác kế toán trong nhà máy chọn là hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung nên bộ máy kế toán của nhà máy được mô tả theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Kế toán tổng hợp * Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán: - Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của nhà máy, phân công từng phần công việc cho kế toán viên, đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các nhiệm vụ có liên quan đến công tác tài chính của nhà máy.Kế toán trưởng phải tổ chức hướng dẫn cho các nhân viên kế toán trong nhà máy thực hiện các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán do nhà nước ban hành hoặc các quy chế của doanh nghiệp và kiểm tra việc thực hiện đó. Kế toán trưởng còn tổ chức kiểm kê tài sản, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán, giúp giám đốc trong việc quản lý tài chính, tài sản của nhà máy. - Kế toán tổng hợp:có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy, đồng thời còn theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao, lập báo cáo tài chính. - Kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi công cụ dụng cụ đang sử dụng ở các bộ phận, ghi chép kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Ngoài ra, kế toán vật tư còn tham gia trong việc định mức vật tư dự trữ, góp phần đảm bảo dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đảm bảo cho sản xuất liên tục. - Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ theo dõi tổng quỹ lương, tính lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động, ghi chép kế toán tổng hợp tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Kế toán thanh toán (kiêm kế toán ngân hàng): có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền(tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,tiền đang chuyển), theo dõi các khoản trích nộp ngân sách nhà nước theo quy định, giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của nhà máy. - Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ theo dõi số lượng hàng bán ra thông qua các hoá đơn, ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng, các khoản thuế ở khâu tiêu thụ, đồng thời kế toán bán hàng còn theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của nhà máy, thi hành lệnh thu chi do kế toán thanh toán lập, trong đó phải có đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc để đảm bảo được việc thu chi tiền mặt và quản lý quỹ tiền mặt, không để mất mát thiếu hụt tiền quỹ. 4.3. Hình thức kế toán mà nhà máy đang áp dụng Xuất phát từ yêu cầu tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế toán, và yêu cầu sản xuất kinh doanh với một khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thường xuyên với khối lượng tương đối lớn. Mặt khác, nhà máy cũng đã trang bị hệ thống máy vi tính cho phòng kế toán để có thể xử lý công việc nhanh và hiệu quả. Vì vậy, nhà máy áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung”. Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được ghi vào sổ “Nhật ký chung” theo trình tự thời gian. Số liệu trên sổ “ Nhật ký chung” là căn cứ để ghi vào “ Sổ Cái”. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung: Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 4.4.Giới thiệu phần mềm kế toán sử dụng trong nhà máy Phần mềm mà nhà máy áp dụng là Fast Accounting 2003 của công ty phần mềm tài chính kế toán Fast, cho phép lựa chọn giao diện bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng Anh tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Fast Accounting có tính bảo mật cao do có mật khẩu cho từng người dùng và cho phép phân quyền cho người sử dụng đến từng chức năng của chương trình. Phần mềm này tổ chức các phân hệ nghiệp vụ sau: Phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng, phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán chi phí và giá thành, phân hệ quản lý TSCĐ, phân hệ báo cáo thuế, phân hệ báo cáo tài chính. Số liệu được cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình, ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ khác và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. Đây là phần mềm hiện nay đang được rất nhiều công ty sử dụng, với phần mềm này giúp cho nhà máy khai thác được các thông tin kế toán và quản trị kinh doanh hiệu quả cao. Ngoài ra, Nhà máy còn sử dụng chương trình Microsoft Word và Microsoft Excel. Quy trình xử lý số liệu trong Fast Accounting được mô tả thông qua sơ đồ sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập các chứng từ vào phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký Chuyển sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Đối với phần mềm Fast Accounting, các chứng từ kế toán đều được xử lý, phân loại và định khoản kế toán tuỳ theo từng chứng từ trong các phân hệ nghiệp vụ. Kế toán chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào cho máy thật đầy đủ và chính xác, còn thông tin đầu ra như: sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ chi tiết, các báo cáo kế toán đều do máy tự xử lý, luân chuyển, tính toán và đưa ra các biểu bảng khi cần in. Để thuận tiện cho công tác quản lý và công tác hạch toán, kế toán cần phải khai báo các đối