Luận văn Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam

Hóa đơn Giá trị gia tăng Liên 3: (dùng để thanh toán) Ngày 11 tháng 01 năm 2010 Mẫu số : 01 GTKT - 3LL Số:02 Đơn vị bán hàng: Vietnam Credit Địa chỉ: số A2403, tòa nhà M3-M4 phố Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, Hà Nội Số tài khoản: 7309- 0073B Điện thoại: 0462662416 MS: Họ tên người mua hàng: China export/Credit Insurance Corporatian Tên đơn vị: …………………………………..Địa chỉ: Trung Quốc Hình thức thanh toán: tiền chuyển khoản : MS: Đvt: đ. STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Báo cáo tín nhiệm bản 175 119,803,761 .... ...................... ..................... Cộng tiền 119,803,761 Thuế suất GTGT 0% Tiền thuế GTGT 0 Tổng cộng tiền thanh toán 119,803,761 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười chín triệu tám trăm linh ba nghìn bảy trăm sáu mươi mốt đồng. Người mua hàng (Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi họ tên) Biểu 2.6: Hóa đơn giá trị gia tăng Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên từ hóa đơn GTGT số 02 như trên, kế toán nhập vào máy ở phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, lên hóa đơn cung cấp dịch vụ có dạng như sau(hóa đơn cung cấp dịch vụ điện tử): Biểu 2.7: Hóa đơn cung cấp dịch vụ điện tử của công ty Việtnam Credit Do đặc điểm ghi nhận doanh thu của công ty, doanh thu chỉ được ghi nhận khi công ty đã nhận được tiền chuyển khoản của khách hàng thanh toán, điều này không chuẩn xác theo như chuẩn mực kế toán nhưng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, do vậy xét về định khoản bút toán khá đơn giản: Nợ TK 1122: 119,803,761 Có TK 5113: 119,803,761 Ghi đơn nợ TK 007: 6355 USD Mặc dù công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, nhưng do công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài nên chịu thuế suất GTGT là 0% do vậy TK 3331 không xuất hiện trong định khoản. Trong kế toán doanh thu khi ghi nhận DT, công ty đồng thời ghi nhận khoản tiền được khách hàng thanh toán vào TK tiền gửi ngân hàng bởi khi đó công ty đã nhận ngay được giấy báo có của ngân hàng, và vì vậy quá trình hạch toán rất đơn giản, không có sự xuất hiện của TK 131. Giấy báo có của ngân hàng: BIDV giấy báo có Số: 10002 Ngày 11/01/2010 Số tài khoản: Tên Tài khoản: 11/12/2010 Kính gửi: Công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của quý khách hàng đã được ghi Có với nội dung sau Ngày hiệu lực Số tiền Loại tiền Diễn giải 119.803.761đ USD CHINAEX thanh toán báo cáo tín nhiệm Giao dịch viên Kiểm soát (ký, họ tên) (ký , họ tên) Biểu 2.8: Giấy báo có của ngân hàng Giấy báo có của ngân hàng do ngân hàng phát hành, ghi nhận sự tăng lên về tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp, kế toán nhận được sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, theo biểu dưới đây: Biểu 2.9: giấy báo có của ngân hàng(giấy báo điện tử) Từ quá trình thực tập thực tế tại đơn vị, em được biết rằng dịch vụ mà công ty cung cấp chủ yếu là thông tin tín nhiệm, khách hàng của công ty cũng đều có một đặc điểm chung là hầu hết đều là các tổ chức tín dụng nước ngoài. Các tổ chức này thường đặt hàng theo gói lớn, tức là trong một hợp đồng có yêu cầu đánh giá tín nhiệm về nhiều đối tượng khác nhau (thông thường là về các doanh nghiệp Việt Nam). Khi thanh toán, họ cũng thanh toán cho toàn bộ hợp đồng cùng lúc, và đều thông qua chuyển khoản. Do vậy mà công ty chỉ có phương thức cung cấp dịch vụ duy nhất là trực tiếp cho từng khách hàng, và cũng chỉ có một phương thức ghi nhận doanh thu duy nhất như trên. 2.2.1.2. Tổ chức hạch toán DT tại công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Sau khi kế toán viên nhập số liệu từ các chứng từ gốc về doanh thu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất vào các sổ chi tiết và sổ cái của các TK liên quan. Vì công ty chỉ cung cấp một loại hình dịch vụ duy nhất, do vậy doanh thu của công ty được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Ta có sổ chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng của công ty là tổ chức bảo hiểm tín dụng xuất khẩu Trung Quốc như sau: Công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Sổ chi tiết TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tên khách hàng: China Export Credit Insurance Corporation Mã khách hàng: M2 Tháng 01 năm 2010 (đơn vị tính: VND) Số ctừ Ngày tháng ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Số dư đầu kỳ - - 02 11/01/2010 Thanh toán báo cáo tín nhiệm 1122 119,803,761 08 21/01/2010 Thanh toán báo cáo tín nhiệm 1122 25,496,480 01 31/01/2010 Kết chuyển doanh thu 911 145,300,241 145,300,241 Tổng phát sinh 145,300,241 145,300,241 Số dư cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.10: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Cuối kỳ, công ty đưa ra bảng tổng hợp chi tiết doanh thu trong kỳ như sau Công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu Đối tượng khách hàng: tất cả Tháng 01 năm 2010 (đvt: VND) Mã khách hàng Tên khách hàng Đvt Số lượng Số tiền Tiền thuế Chiết khấu Tổng tiền M1 Verband der Vereine Creditreform E.V - VERBAND báo cáo 20 35.534.357 0 0 35.534.357 M2 China Export Credit Insurance Corporation - CHINAEX báo cáo 200 145.300.241 0 0 145.300.241 M3 Coface Greater China Limited - COFATQ báo cáo 75 60.124.423 0 0 60.124.423 M4 Captl Ref-Citpl Admin - CAPTL báo cáo 18 16.520.521 0 0 16.520.521 M5 Euler Hermes Kredit vesicherun GS - AKT - EULERH báo cáo 80 79.047.321 0 0 79.047.321 M6 DP Information Network PTE Ltd - DPINFO báo cáo 42 45.729.245 0 0 45.729.245 M7 Korea Export Credit Insurance Corporation -KOREAEX báo cáo 25 25.921.242 0 0 25.921.242 M8 Alpha Leader Risk and Asset Management Co., Ltd - ALPHA báo cáo 3 3.850.787 0 0 3.850.787 M9 Crediteyes International Credit and Collection - CREDITEY báo cáo 82 86.582.672 0 0 86.582.672 M10 Dun Bradstreet PL - DUNBRA báo cáo 27 27.766.109 0 0 27.766.109 M11 Cogeri - COGERI báo cáo 250 217.509.413 0 0 217.509.413 M12 Dow Chemical Pasific - DOWCHE báo cáo 1 1.135.844 0 0 1.135.844 M13 Teikoku Data Bank Ltd – TEIKOKU báo cáo 15 19.484.795 0 0 19.484.795 M14 Owens online INC - OWENS báo cáo 8 8.191.002 0 0 8.191.002 M15 Consolidated Services INTL INC - CONSOL báo cáo 2 4.801.940 0 0 4.801.940 M16 International Research Associates - INTERRE báo cáo 50 53.089.141 0 0 53.089.141 Tổng số 898 817.532.877 0 0 817.532.877 Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.11: Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu Đồng thời, số liệu được nhập vào máy tính từ các chứng từ gốc sẽ kết chuyểnvào sổ cái TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Sổ cái TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tháng 01 năm 2010 (Đơn vị tính: đồng) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nộ Có Ngày Số Số dư đầu kỳ - - 11/1/2010 01 VERBAND Thanh toán tiềnBCTN 1122 10,037,902 11/1/2010 02 CHINAEX Thanh toán tiềnBCTN 1122 119,803,761 11/1/2010 03 COFATQ Thanh toán tiềnBCTN 1122 28,560,902 11/1/2010 04 Ltd - ALPHA Thanh toán tiền BCTN 1122 16,520,521 11/1/2010 05 GS -AKT Thanh toán tiền BCTN 1122 15,947,982 11/1/2010 06 AKT-EULERH Thanh toán tiền BCTN 1122 63,099,339 11/1/2010 07 CHINAEX Thanh toán tiền BCTN 1122 15,061,470 ………… … ………………. ……………………. …… ……….. ………….. 19/1/2010 11 CREDITEY Thanh toán tiềnBCTN 1122 86,582,672 21/1/2010 12 CHINAEX Thanh toán tiềnBCTN 1122 25,496,480 25/1/2010 13 COFA Thanh toán tiềnBCTN 1122 31,563,521 26/1/2010 14 VERBAND Thanh toán tiềnBCTN 1122 12,494,279 ………… … ……………… ………………….. …. ……….. …………. 28/1/2010 18 CONSOL Thanh toán tiềnBCTN 1122 4,801,904 29/1/2010 22 DUNINFO Thanh toán tiềnBCTN 1122 12,786,827 31/1/210 Kết chuyển DT thuần 911 817,532,877 817,532,877 Cộng số phát sinh 817,532,877 817,532,877 Dư cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.13: sổ cái TK 511 của công ty Việtnam Credit Cuối tháng, phần mềm sẽ tự thực hiện bút toán kết chuyển DT để xác định kết quả kinh doanh từ TK 511 sang TK 911 theo bút toán ngầm định như sau: Nợ TK 511: 817,532,877 Có TK 911: 817,532,877 Biểu 2.14: Chứng từ (điện tử) kết chuyển doanh thu Sản phẩm mà công ty cung cấp là sản phẩm vô hình-dịch vụ thông tin tín nhiệm.Với thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình cùng tinh thần khách quan trung thực và kỹ năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên của công ty, Việtnam Credit luôn cung cấp cho khách hàng của mình những thông tin tin cậy, những báo cáo đánh giá có chất lượng. Do vậy, kể từ khi hoạt động đến nay công ty chưa từng bị một khách hàng nào từ chối thanh toán tiền mua dịch vụ. Điều đó lý giải tại sao việc công ty lựa chọn cách ghi nhận doanh thu như ở trên đây, và cũng do vậy mà trong lịch sử công tác kế toán của công ty chưa từng có nghiệp vụ nào ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu. Cùng với việc ghi nhận DT, thông thường các doanh nghiệp cũng tiến hành công tác hạch toán thuế GTGT đầu ra, nhưng hoạt động của công ty là hoạt động cung cấp dịch vụ xuất khẩu, do vậy công ty chịu mức thuế suất thuế GTGT là 0%, do vậy không xuất hiện TK 3331 trong bút toán này. 2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Trong hệ thống TK, công ty vẫn có TK phản ánh giảm trừ DT là TK 521 với các TK chi tiết như là TK 5211, TK 5212, TK 5213, tuy nhiên từ khi thành lập đến nay công ty luôn cung cấp dịch vụ đảm bảo chất lượng nên chưa có bất kỳ bút toán giảm trừ DT nào được hạch toán. 2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam 2.2.3.1. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán tại công ty. Là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, không hề có hoạt động xuất nhập vật tư, do vậy trong giá vốn của dịch vụ cung cấp ra, không có chi phí nguyên vật liệu. Doanh thu thực hiện được phần lớn là sản phẩm từ chất xám của con người, bởi vậy chi phí chủ yếu là chi phí nhân công. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán của công ty cũng linh hoạt theo đặc thù của hoạt động kinh doanh, công ty tổng hợp toàn bộ những chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình tìm kiếm thông tin và đưa ra báo cáo tín nhiệm trong cả kỳ kế toán vào TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, sau đó cuối tháng tiến hành kết chuyển sang TK 632 - Giá vốn hàng bán để ngay sau đó thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Có một điểm rất đáng lưu ý đó là, với cách hạch toán doanh thu và chi phí như thế này, công tác kế toán của công ty đã không tuân theo nguyên tắc phù hợp của chuẩn mực kế toán. Chi phí phát sinh kỳ nào ghi nhận và hạch toán xác định kết quả ngay trong kỳ, trong khi doanh thu được ghi nhận sau khi khách hàng đã thực tế thanh toán, theo như quan sát thực tế thì việc ghi nhận doanh thu thường sau ghi nhận giá vốn (tức là chi phí trực tiếp tạo ra khoản doanh thu đó) khoảng từ 3-4 tháng. Các chi phí được hạch toán vào giá vốn bao gồm Lương của nhân viên Phí trả cho cộng tác viên Chi phí mua thông tin để phục vụ cho việc viết báo cáo tín nhiệm (tiền đi tiếp xúc doanh nghiệp, tiền báo cáo tài chính...) 2.2.3.2. TK và chứng từ sử dụng Để xác định giá vốn của số hàng đã bán kế toán sử dụng TK 632 - Giá vốn, hàng bán. TK này không chi tiết cho từng đơn hàng mà được mở để tập hợp toàn bộ chi phí của cả tháng, sau đó kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong tháng cho dù chưa ghi nhận doanh thu cho đơn đặt hàng đó. Ngoài ra, công ty còn sử dụng tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 154 : tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp như là chi phí về nhân công bao gồm cả chi phí về tiền lương cho nhân viên trực tiếp làm việc cho doanh nghiệp và các cộng tác viên, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ trực tiếp việc tìm kiếm thông tin... Vì doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, do vậy không giống như các doanh nghiệp sản xuất khác có các chứng từ xuất nhập hàng hóa thành phẩm, chỉ có nghiệp vụ kết chuyển xác định kết quả cuối kỳ thì mới có chứng từ kết chuyển điện tử. 2.2.3.3. Tổ chức hạch toán kế toán giá vốn hàng bán tại Vietnam Credit Trong kỳ, khi phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến việc tạo ra các báo cáo tín nhiệm, kế toán thực hiện việc tổng hợp toàn bộ chi phí đó vào TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Do đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên chi phí chủ yếu là chi phí nhân công, ngoài ra là các chi phí dịch vụ mua ngoài khác thể hiện qua khoản tạm ứng cho nhân viên của công ty để tiến hành tác nghiệp, thu thập thông tin. Công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Sổ cái Tài khoản: 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tháng 01 năm 2010 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ - - 9/1/2010 6 Thanh toán hợp đồng ngày 2/1 111 19,000,000 11/1/2010 8 Thanh toán hợp đồng ngày 4/1 111 18,000,000 12/1/2010 10 Thanh toán hợp đồng ngày 5/1 111 17,500,000 14/1/2010 12 Thanh toán hợp đồng ngày 7/1 111 19,500,000 15/1/2010 13 Thanh toán tiền mua thông tin 111 2,700,000 18/1/2010 5 Thanh toán phí 3 năm 07.08.09 112 30,499,700 18/1/2010 18 Thanh toán hợp đồng ngày11/1 111 19,000,000 25/1/2010 26 Thanh toán hợp đồng ngày18/1 111 19,000,000 29/1/2010 31 Thanh toán hợp đồng ngày22/1 111 17,000,000 30/1/2010 4 Lương nhân viên tháng 1 334 306,731,527 30/1/2010 7 Mua thông tin 141 80,000 ………… … ………………………. … …………. …………… 30/1/2010 7 Mua thông tin 141 100,000 30/1/2010 9 Kết chuyển giá vốn hàng bán tháng 1 632 496,851,227 Cộng sps 496,851,227 496,851,227 Dư cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.16: Sổ cái TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển sang bên nợ TK 632 với bút toán ghi nhận: Nợ TK 632 ..... Có TK 154... Công ty TNHH thông tin tín nhiêm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Sổ cái Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tháng 01 năm 2010 (Đơn vị tính: đồng) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ - 30/1/2010 Kết chuyển giá vốn hàng bán tháng 1 1542 469,851,227 31/1/2010 02 Kết chuyển xác định kêt quả kinh doanh 911 469,851,227 Cộng số phát sinh 469,851,227 469,851,227 Dư cuối kỳ - Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký đóng dấu, họ tên) Biểu 2.16: Sổ cái TK giá vốn hàng bán Cũng giống như hạch toán doanh thu, cuối kỳ phần mềm kế toán sẽ tự động có bút toán kết chuyển chi phí giá vốn hàng bán để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo chứng từ kết chuyển(chứng từ điện tử). Biểu 2.17: chứng từ kết chuyển giá vốn 2.2.4. Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp tại công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam 2.2.4.1.TK và chứng từ kế toán sử dụng Công ty thực hiện hạch toán kế toán theo quyết định số 48/006/QĐ-BTC chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo như nội dung của quyết định này, công tác hạch toán kế toán của công ty sẽ sử dụng hệ thống TK với số TK ít hơn trong QĐ 15/2006/QĐ-BTC. Cụ thể công ty không sử dụng TK 641 để phản ánh chi phí bán hàng, mà toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp và phản ánh vào TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty mở thêm các tài khoản chi tiết đến cấp 2 để phản ánh các chi phí như sau: TK 64221: Chi phí nhân viên bán hàng và quản lý( tiền lương) TK 64223: Chi phí vật liệu đồ dùng TK 64224: Chi phí khấu hao tài sản Tk 64225: Chi phí thuế, phí, lệ phí TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài Do công ty là thành viên duy nhất của ASIAGATE tại Việt Nam, hoạt động cung cấp dịch vụ của công ty được khách hàng biết đến qua các thông tin trực tuyến, khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức tín dụng xuất khẩu nước ngoài đã biết đến công ty và chủ động đặt hàng, do vậy chi phí bán hàng của doanh nghiệp là không nhiều. Hiện tại, mặc dù công ty cũng đang tiến hành xúc tiến việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp trong nước, tuy nhiên mới chỉ là bước đầu nên các chi phí chi ra chưa được định hình vào một loại chi phí bán hàng riêng, do vậy các khoản mục chi phí nhân viên, chi phí khấu hao vẫn chưa có sự tách biệt rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nên gộp chung lại như ở trên. Chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty chủ yếu là các chi phí phục vụ cho hoạt động thu thập thông tin của nhân viên trong quá trình tiến hành viết báo cáo đánh giá tín nhiệm các doanh nghiệp. Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm: chi phí thanh toán cước phí điện thoại, chi phí xăng xe đi lại, cước vận chuyển, phí chuyển tiền… Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp cộng gộp từ đầu kỳ đến cuối kỳ, được ghi sổ theo thứ tự ngày phát sinh nghiệp vụ, sau đó cuối kỳ doanh nghiệp tiến hành kết chuyển để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Trong tháng, khi phát sinh các nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp, có các chứng từ liên quan như: bảng phân bổ tiền lương, bảng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn..bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, phiếu thu phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng… kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu từ các chứng từ gốc theo định khoản: Nợ TK 642 (chi tiết):… Có TK liên quan:… 2.2.4.2. Tổ chức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Ta sẽ xét một nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 1 năm 2010 có liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp để thấy được chi tiết quy trình hạch toán kế toán của công ty. Nghiệp vụ tạm ứng để mua văn phòng phẩm cho công ty: trước hết người được giao nhiệm vụ mua văn phòng phẩm nhận mẫu chừng từ đề nghị tạm ứng từ bộ phận kế toán, điền đầy đủ thông tin sau đó nộp cho kế toán trưởng xem xét. Sau khi đề nghị tạm ứng của nhân viên được xem xét và chấp nhận, thủ quỹ sẽ giao cho người đề nghị tạm ứng số tiền như trong đề nghị tạm ứng, cũng là lúc kế toán ghi nhận việc chi tiền mặt, khi đó có thêm chứng từ gốc nữa: Phiếu chi tiền. Công ty TNHH thông tin tín nhiệm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Bộ phận:… Mẫu số 03-TT Số:07 Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 28 tháng 01 năm 2010 Kính gửi: Bà Phạm Thị Phương - Kế toán trưởng Tên tôi là: Tạ Ngọc Hữu Địa chỉ: bộ phận kinh doanh tiếp thị Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 1.940.000 đ (một triệu chín trăm bốn mươi nghìn đồng) Lý do tạm ứng: tạm ứng mua đồ dùng văn phòng phẩm Thời hạn thanh toán: 30/01/2010 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.18: Giấy đề nghị tạm ứng tại Việtnam Credit Phiếu chi tiền được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc thì thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Liên 1: lưu ở nơi lập phiếu Liên 2: thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. Liên 3: giao cho người nhận tiền Công ty TNHH thông tin tín nhiêm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Mẫu số: 01-TT Phiếu chi Quyển số:.. Ngày 28/01/2010 Số: 07 Nợ: TK 141 Có: TK 111 Họ và tên người nhận tiền: Tạ Ngọc Hữu Địa chỉ: Bộ phận kinh doanh tiếp thị Lý do chi: Tạm ứng để mua văn phòng phẩm Số tiền: 1.940.000 đ (một triệu chín trăm bốn mươi nghìn đồng) Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 28 tháng 01 năm 2010 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.19: Phiếu chi tại Việtnam Credit Do công tác hạch toán kế toán của công ty được sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting 2006, nên ngoài phiếu chi tiền mặt như ở bên trên, còn có phiếu chi tiền mặt điện tử như sau: Biểu 2.20: chứng từ chi tiền mặt điện tử Sau khi mua hàng hóa đồ dùng văn phòng, người nhận tiền tạm ứng tiến hành thannh toán tạm ứng: Công ty TNHH thông tin tín nhiêm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Mẫu số: 04-TT Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 30 tháng 01 năm 2010 Số: 07 Nợ: TK 642 Có: TK 141 Họ và tên người thanh toán: Tạ Ngọc Hữu Bộ phận: phòng kinh doanh tiếp thị Số tiền tạm ứng và thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền A 1 1. Số tiền tạm ứng Số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết 0 Số tạm ứng kỳ này 1.940.000 Phiếu chi số 07 ngày 28/01/2010 1.940.000 2.Số tiền đã chi 1.940.000 Chứng từ số 012 ngày 29/01/2010 1.940.000 3.Chênh lệch 0 Số tạm ứng chi không hết 0 Chi quá số tạm ứng 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.21: Giấy thanh toán tạm ứng tại Việtnam Credit Sau khi kế toán thực hiện nhập số liệu từ các chứng từ vào trong máy, phần mềm sẽ tự động kết xuất vào các sổ chi tiết, các sổ cái liên quan: Công ty TNHH thông tin tín nhiêm và xếp hạng doanh nghiệp Việt Nam Địa chỉ: M3M4-Nguyễn Chí Thanh-Đống Đa-Hà Nội Sổ cái TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 01 năm 2010 (đơn vị tính: đồng) Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ - - 3/1/2010 1 Thanh toán tiền mua xăng 1111 1,163,640 5/1/2010 1 Phí chuyển tiền 1121 11,000 5/1/2010 2 Thanh toán tiền VPP 1111 17,825,000 5/1/2010 3 Thanh toán tiền mua xăng 1111 1,021,364 6/1/2010 2 Phí chuyển tiền 1121 11,000 7/1/2010 3 Phí chuyển tiền 1121 22,000 8/1/2010 4 Thanh toán phí dịch vụ tòa nhà 1111 1,043,700 9/1/2010 5 Thanh toán tiền mua xăng 1121 1,167,273 11/1/2010 7 Thanh toán cước bưu chính 1121 212,727 12/1/2010 9 Thanh toán tiền mua xăng 1111 875,455 12/1/2010 11 Thanh toán tiền văn phòng phẩm 1111 18,010,000 16/1/2010 14 Thanh toán tiền mua xăng 1111 600,000 18/1/2010 4 Thanh toán phí mua séc 1121 9,900 18/1/2010 5 Phí chuyển tiền 1122 197,351 18/1/2010 15 Thanh toán cước điện thoại T12 1111 1,830,108 18/1/2010 15 Thanh toán cước điện thoại T12 1111 873,527 18/1/2010 15 Thanh toán cước điện thoại T12 1111 3,224,532 18/1/2010 15 Thanh toán cước điện thoại T12 1111 94,304 18/1/2010 15 Thanh toán cước điện thoại T12 1111 222,167 18/1/2010 15 Thanh toán cước điện thoại T12 1111 699,990 18/1/2010 15 Thanh toán cước điện thoại T12 1111 202,727 18/1/2010 15 Thanh toán cước điện thoại T12 1111 1,258,298 18/1/2010 16 Mua ấn chỉ 1111 15,200 18/1/2010 1 Kết chuyển chi phí thuế tháng 1 3338 3,000,000 18/1/2010 1 Kết chuyển chi phí thuế tháng 1 3335 21,457,310 19/1/2010 19 Thanh toán tiền mua xăng 1111 1,050,000 19/1/2010 20 Thanh toán tiền mua hàng 1111 846,828 21/1/2010 6 Thanh toán phí SBC báo nợ 1122 269,115 21/1/2010 21 Thanh toán tiền mua xăng 1111 300,000 22/1/2010 22 Thanh toán cước CPN 1111 1,220.005 22/1/2010 23 Thanh toán tiền mua xăng 1111 1,200,000 22/1/2010 24 Thanh toán tiền tiếp khách 1111 855,000 23/1/2010 25 Thanh toán tiền mua xăng 1111 51,700 27/1/2010 10 Thanh toán phí chuyển tiền 1121 294,552 28/1/2010 27 Thanh toán tiền nước uống 1111 900,000 28/1/2010 28 Thanh toán tiền mua xăng 1111 361,000 29/1/2010 29 Thanh toán tiền tiếp khách 1111 750,000 29/1/2010 30 Thanh toán tiền mua xăng 1111 1,706,000 30/1/2010 32 Thanh toán tiền tiếp khách 1111 444,000 ……… …. …………………………….. …… ………… …………… 30/1/2010 7 Thanh toán tạm ứng mua VPP 141 1,940,000 30/1/2010 38 Phân bổ chi phí tháng 1 14122 26,328,082 31/1/2010 Kết chuyển CP QLDN 64221 911 104,741,270 31/1/2010 Kết chuyển CP QLDN 64223 911 26,328,081 31/1/2010 Kết chuyển CP QLDN 64224 911 39,315,267 31/1/2010 Kết chuyển CP QLDN 64225 911 24,457,310 31/1/2010 Kết chuyển CP QLDN 64227 911 113,700,393 Cộng số phát sinh 308,542,321 308,542,321 Dư cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.22: sổ cái TK chi phí quản lý doanh nghiệp Cuối kỳ, sau khi kế toán đã nhập đầy đủ các nghiệp vụ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng, phần mềm sẽ tự động kết chuyển xác định kết quả hoạ