Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa

ại và phát triển. Công ty TNHH Hóa Bách khoa Tên giao dịch: POLYTECNIC CHEMICAL COMPANY LIMITED Tên viết tắt: POLYCHEMICO..,LTD Trụ sở chính: N3, tổ4, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Thành phố HN Điện thoại:049713067 Fax: 6364164 Email: polychemico@hn.vnn.vn 2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Căn cứ vào quyết định thành lập số 0102007167 sở kế hoạch và đầu tư thành phố HN. Từ đó đến nay công ty luôn cố gắng đổi mới và thực hiện một số nhiệm vụ và chức năng. Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm khác…Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên nhưng còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò nghiên cứu thị trường. Công ty đang phấn đấu để thưc hiện hết các chức năng nhiệm vụ của mình. Trong cac lĩnh vực đang hoat động, công ty luôn đạt kết qua năm sau cao hơn năm trước 3. Kết quả hoạt động kinh doanh 2004-2005 ( Phụ lục 1) Công ty Hóa Bách Khoa là một DN trẻ về tuổi đời. Trong bốn năm phát triển và trưởng thành, công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã đưa sản phẩm của mình vào các công trình vào khắp cả nước, tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước chiếm tỷ lệ 1,123%. Nộp Ngân sách nhà nước chiếm 1,511%. Thu nhập bình quân ngày càng được nâng lên so với năm sau chiếm 1,2%. Một số công trình đã được công nhận là đạt chất lượng cao như: khách sạn Duyên Hải - Lào Cai, Nhà khách tỉnh Lao Cai, Trường ĐH Kiến trúc HN, khách sạn xây dựng…. Trong bốn năm hoạt động công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã có sự phát triển về mọi mặt. Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng , hội chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc tế Việt nam Expo 2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây Ban Nha 2004, giải thưởng công nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ Thuỵ Sỹ – 2005) 4.Cơ cấu tổ chức quản lý và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 4.1. Cơ cấu tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý được khái quát bằng sơ đồ 8 Mô hình bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hóa Bách Khoa được bố trí theo cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng. Mô hình này được áp dụng phổ biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp .Với cơ cấu tổ chức như trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và một phó giám đốc điều hành chung các phòng ban chức năng . * Giám đốc công ty - Điều hành hoạt động SXKD của công ty. Đề ra và chỉ đạo thực hiện chiến lược SXKD. Trực tiếp chỉ đạo về tổ chức ,tài chính và các hoạt động SXKD. Bổ nhiệm, bãi miễn các trường, phòng ban chức năng. Đề bạt tăng lương, tuyển dụng, sa thải, kỷ luật nhân viên. * Phó giám đốc Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng ban kinh doanh, kỹ thuật, kế toán . * Phòng kinh doanh Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất. * Phòng kỹ thuật Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đưa ra quyết định. Ngoài ra phòng kỹ thuật còn thu thập các hóa đơn chứng từ về nhập xuất NVL và công cụ dụng cụ. * Phòng kế toán Có nhiệm vụ thực hiện theo lệnh thống kê kế toán do nhà nước ban hành. Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật ký- sổ cái. Báo cáo theo tháng và quý, áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ, kiểm kê thường xuyên, báo cáo tài chính theo năm. 4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán * Đặc điểm cơ cấu tổ chức kế toán của công ty Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung ở phòng kế toán. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp như sau (sơ đồ 9) Kế toán trưởng: Chi đạo, giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả với đồng vốn của công ty. Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi hi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán hàng , chi phí quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác… Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm và khấu hao TSCĐ, lập báo cáo nhật ký chứng từ và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ nhập - xuất -tồn kho NVL và công cụ dụng cụ, lập bảng kê. Kế toán tiền lương: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền lương, trả lương cho công nhân viên theo tháng Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt, tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt * Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng - Hình thức sổ kế toán: Căn cứ vào tình hình thực từ SXKD, căn cứ vào khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế, công ty đã chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký – sổ cái vào công tác kế toán. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Tình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái có thể khái quát bằng sơ đồ 10 phụ lục Hệ thống sổ kế toán: + Sổ kế toán tổng hợp: các Nhật ký chung, các bảng kê, sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như: Sổ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL và CCDC, thành phẩm…còn sử dụng bảng phân bổ. + Sử dụng mẫu sổ in sẵn và các quan hệ đối ứng tài khoản các chi tiết kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Tài khoản sử dụng: + TK 152: NVL + TK 153: CCDC + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý + TK 621: Chi phí NVL + TK623: Chi phí nhân công trực tiếp + TK627: Chi phí sản xuất chung + TK111: Trả bằng tiền mặt + TK112: Trả bằng chuyển khoản + TK331: Phải trả cho người bán + TK133: Thuế GTGT II. Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty Hoá Bách Khoa Phân loại Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất sơn và các vật liệu chống thấm, do đó vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng. Khối lượng của NVL phục vụ cho sản xuất của công ty tương đối lớn chiếm 20% khối lượng hàng tồn kho của DN. Với trên 30 loại vật liệu khác nhau, do đó để tổ chức, quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức năng,công dụng và phân loại chúng một cách thích hợp. Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có hai chức năng và công dụng khác nhau nên Công ty Hoá Bách Khoa tiến hành phân loại NVL theo mục đích sử dụng. Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại: - NVL chính: Là đối tượng chủ yếu trong quá trình sản xuất. Đối với hai sản phẩm chính của công ty là sơn và chất chống thấm thì NVL chính là: Tian, acryles, primalAC, nhựa nhũ tương,… TK sử dụng: TK 152.1 NVL phụ:là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính bao gồm: Amoniac, naterrosol, vỏ thùng, caolanh, kãoin, bột siêu mịn,… TK sử dụng: TK152.2 Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất chất chống thấm như: Than đá, củi, xăng… TK sử dụng: TK 152.3 Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít, … Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán NVL được thuận tiện hơn. 2.Tính giá vật liệu Hiện nay NVL của công ty sử dụng để phục vụ cho sản xuất phải thu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty sử dụng giá thực tế để phản ánh ghi chép trên cơ sở kế toán * Tính giá nguyên vật liệu nhập kho - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu Gía thực tế NVL nhập kho = Gía ghi trên hoá đơn ++ Thuế NK (nuế có) ++ Chi phí vân chuyển bốc dỡ Ví dụ: Ngày 22\4\2005 công ty đã mua TitanR-706 của Inđônêxia theo hóa đơn số 7893 với giá ghi trên hóa đơn là 4.875 đô(1đô =16.000VND), thuế NK là 5%, chi phí vận chuyển bốc xếp là 2.000.000 đ Vậy trị giá vốn NVL nhập kho là: 78.000.000 + + 78.000.000 x 5% ++ 2.000.000 = 83.900.000 (Với 4.785 đô = 78.000.000 VND) Đối với NVL mua trong nước: Gía thực tế NVL nhập kho = Gía mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua phát sinh (nếu có) Ví dụ: Ngày 20\1\2005 công ty đã nhập 40 kg TitanR-706 của công ty Hưng Lộc theo hóa đơn số 8755. Giá mua ghi trên hóa đơn là 14.000.000đ, thì giá thực tế là 14.000.000đ (người bán giao hàng tại công ty) * Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Giá trị NVL xuất kho chỉ là chỉ tiêu quan trọng làm cơ sở lập bảng phân bổ NVL từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lại. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất khó. Đối với NVL quan trọng, nhập, xuất thường xuyên, số lượng lớn như Titan, PrimalAc..thì công ty sử dụng đơn giá thực tế vật liệu xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền. Với phương pháp tính giá như vậy, cuối tháng kế toán mới tính được giá vật liệu xuất kho. Đơn giá bình quân (PBQ) == Trị giá NVLtồn ĐK ++ Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK ++ Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất dùng == (PBQ) x Số lượng NVL xuất dùng Ví dụ: Tính giá xuất kho của nguyên vật liệu TitanR-706. Tồn đầu tháng 12\2004 là 15kg với đơn giá 343.000đ\kg Ngày 20\1\2005 nhập 40kg với đơn giá thực tế nhập là 350.000đ\kg Ngày 28\1\2005 xuất 35kg TitanR-706 dùng để sản xuất Đơn giá xuất dùng = = (15 x 343.000) ++ (40 x 350.000) == 119.000 đ 15 + 40 Vậy giá trị thực tế 35kg TitanR-706 xuất dùng bằng: 35 x 350.000 = 12.250.000 Còn với nhiều NVL khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL đó trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất có thể là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ theo công thức: Trị giá thực tế NVL xuất dùng mỗi loại == Đơn giá bình quân nhập mỗi loại x Số lượng NVL xuất dùng mỗi loại * Chứng từ kế toán nhập NVL Nguồn cung cấp NVL cho công ty hiện nay là do mua ngoài. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo đề ra cho từng phân xưởng, do đặc thù của công ty nên khi mua vật liệu trưởng phòng kỹ thuật phải làm đơn xin tạm ứng tiền đi mua hoặc liên hệ với nhà cung cấp chở hàng đến để đảm bảo tốt nhất và kịp thời nhất những loại vật tư cần dùng. Ngoài ra các nhân viên phân xưởng có thể nhận hàng và tiếp nhận hàng về xưởng nhập kho (phụ lục 1 ) Lúc này, NVL dù đã nằm trong kho nhưng chưa đủ chứng từ đẻ được thanh toán vì chưa có “phiếu nhập kho”. NVL về đến công ty, trước khi nhập kho sẽ được các nhân viên sản xuất lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư ” để kiểm tra chất lượng, quy cách, phẩm chất, số lượng thực nhập đúng tiêu chuẩn (phụ lục 2). Biên bản này lập thành 3 liên: 1 liên lưu theo phiếu nhập kho để làm cơ sở thanh toán 1 liên lưu theo phiếu nhập kho để làm cơ sở thanh toán 1 liên lưu ở phòng kỹ thuật hoặc các bên có liên quan 1 liên giao cho khách hàng. Sau khi có “biên bản kiểm nghiệm vật tư” trên, phòng sản xuất sẽ viết “phiếu nhập kho”(phụ lục 3). Phiếu nhập kho được lập theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập, ký đủ các chữ ký của những người có liên quan theo mẫu biểu quy định. Phiếu nhập được lập thành 4 liên: 1 liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) 1 liên giao cho kế toán thanh toán (kế toán theo dõi TK 331 “phải trả khách hàng”) để làm căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán cho khách hàng và sau đó lưu ở kế toán thanh toán. 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán để hạch toán 1 liên giao cho khách hàng. Đối với mỗi nguồn nhập các chứng từ kế toán ban đầu khác nhau: - Mua vật liệu bằng tiền mặt các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán trong trường hợp này là: Phiếu nhập kho, giấy báo chi tiền mặt, hóa đơn bán hàng của người bán……….. - Mua tạm ứng: Đối tượng được tạm ứng đi mua vật liệu là các nhân viên của phòng sản xuất . Nhưng dù dùng ngay hay không vật liệu đã mua về nhất định phải qua kho, viết phiếu nhập mới được thanh toán. Cuối tháng khi có đầy đủ phiếu nhập, bảng kê nhập, hóa đơn bán hàng của người bán hoặc đối chiếu công nợ (mua với giá trị thấp hơn 1000.000),kế toán viết”giấy thanh toán tạm ứng” cho người mua (phụ lục 4) Các chứng từ nhập được dùng ghi các loại sổ kế toán – chỉ tiêu nhập * Chứng từ kế toán xuất NVL Khi phòng sản xuất có nhu cầu vật liệu và được giám đốc cũng như trưởng phòng kỹ thuật phê duyệt, phòng kỹ thuật sẽ viết” phiếu xuất kho”, phòng sản xuất cầm phiếu xuất kho xuống lĩnh vật tư. Thủ kho chỉ được phép xuất kho khi đã có đủ 2 chữ ký của 2 người trên và ghi số lượng thực xuất trên”phiếu xuất kho”. Số lượng thực xuất chỉ được nhỏ hơn hoặc bằng số lượng yêu cầu ghi trên phiếu xuất (phụ lục 5). Phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho vật tư được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng một kho hoặc cùng một mục đích sử dụng, khi lập phiếu , phiếu phải ghi rõ họ tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày, tháng lập phiếu và lý do sử dụng và kho xuất vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán Liên 3 người nhận giữ để ghi vào kế toán bộ phận sử dụng, phục vụ cho hạch toán phân xưởng 3. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu Công ty TNHH Hoá Bách Khoa là một DN có nhiều chủng loại NVL khác nhau. Do đó, để có thể theo dõi được chính xác kịp thời tình hình biến động của từng thứ (danh điểm) NVL công ty sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết là phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phần chứng từ nhập được kê trên các loại sổ: Bảng kê mua nhập vật tư Sổ chi btiết vật liệu (chỉ theo dõi phần nhập mua NVL bằng tiền mặt và tạm ứng, không theo dõi phần xuất trên sổ chi tiết) Phần chứng từ xuất được kê trên các loại sổ: Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, ghi số lượng thực tế vật liệu nhập, xuất vào chứng từ, phân loại chứng từ. Thủ kho mở “thẻ kho” theo dõi tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và theo thứ tự NVL (phụ lục 6 ) Cuối tháng, thủ kho chuyển toàn bộ “phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho”, báo cáo kho cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ. Tại phòng kế toán: Kế toán mở “sổ chi tiết vật liệu” (phụ lục7) và “sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu” (phụ lục 8) để theo dõi tình hình biến động vật liệu cả chỉ tiêu số lượng và giá trị cho toàn bộ NVL hiện có trong công ty mà không mở theo từng kho. Trình tự ghi sổ như sau: *Đối với nghiệp vụ nhập kho Cuối tháng thủ kho phải hoàn tất toàn bộ chứng từ liên quan đến việc thu mua NVL của họ trong tháng và gửi cho phòng kế toán. Phương thức thanh toán tiền mua vật liệu có thể bằng tiền mặt, tiền tạm ứng, chuyển khoản hoặc mua chịu. Kế toán phân loại các chứng từ thu mua theo phương thức thanh toán: Trước hết, nếu NVL mua bằng tiền mặt hoặc tạm ứng : Kế toán ghi vào “bảng kê nhập”(phụ lục 9). Bảng kê nhập được mở để theo dõi nhập mua vật liệu, số tiền tạm ứng và thanh toán tạm ứng của phòng sản xuất hoặc thủ kho Đối với phiếu nhập kho vật liệu mua bằng tiền gửi ngân hàng hoặc chưa thanh toán, kế toán vật liệu không ghi vào “sổ chi tiết vật liệu”. * Đối với nghiệp vụ xuất kho vật liệu Cuối tháng, phòng sản xuất gửi lên phòng kế toán “báo cáo sử dụng vật tư” về lượng tồn đầu kỳ ở phòng sản xuất mình, lượng vật tư nhận trong kỳ, lượng thực tế sử dụng trong tháng cho phòng kế toán. Kế toán dựa trên “bảng tính giá nguyên vật liệu xuất” (phụ lục 10) để vào “bảng phân bổ vật liệu” (phụ lục 11). Sau đó, căn cứ vào bảng phân bổ , kế toán ghi tổng giá trị từng loại nguyên vật liệu đã dùng trong kỳ vào cột xuất trên “sổ đối chiếu luân chuyển”. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở theo dõi giá trị nhập xuất tồn theo từng danh điểm vật liệu. Công ty chỉ mở một “sổ đối chiếu luân chuyển” để theo dõi tình hình biến động của NVL cho toàn công ty mà không mở tương ứng cho mỗi kho một sổ đối chiếu luân chuyển. 4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu Công ty chọn phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên theo đó , công ty sử dụng những TK 152(152.1; 152.2; 152.3; 152.4) ngoài TK 152, trong quá trình hạch toán, kế toán con sử dụng TK 111, 112, 331, 141, 621, 627, 642… 4.1 Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyê nliệu, vật liệu. Tùy theo từng nguồn nhập, hạch toán tổng hợp NVL như sau: Mua NVL bằng tiền mặt Hàng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt mua NVL và thực hiện việc ghi sổ quỹ hàng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo tất cả các chứng từ thu, chi làm cơ sở ghi sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán ghi các nghiệp vụ chi tiền mặt mua NVL phát sinh trong tháng vào Nhật ký-sổ cái (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111) (phụ lục 12). Sau đó lấy tổng phát sinh Có TK 111, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152 để ghi vào Sổ cái TK 152 (phụ lục 13) VD: Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002398 ngày 20-1-2005 và phiêú nhập kho số 8755 (phụ lục 3) ngày 20-1-2005 kế toán ghi. Nợ TK 1521: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK 111: 14.700.000 - Mua NVL bằng tạm ứng VD: Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002398 ngày 20-1-2005 và phiếu nhập số 8755 ngày 20-1-2005 (phụ lục 3) kế toán ghi: Nợ TK 1521: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK 141: 14.700.000 đ - Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán tiền mua NVL VD: Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002398 ngày 20-1-2005 và phiếu nhập số 8755 ngày 20-1-2005 (phụ lục 3) kế toán ghi: Nợ TK 1521: 14.000.000 Nợ TK 133 : 700.000 Có TK 112: 14.700.000 Mua chưa thanh toán tiền cho người bán Trong trường hợp chưa thnah toán được tiên cho người bán, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từ khi nghiệp vụ phát sinh đến khi thanh toán xong cho người bán. Khi nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán cho người bán kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111,112 VD:Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002398 ngày 20-1-2005 và phiếu nhập kho 8755 ngày 20-1-2005 (phụ lục 3) kế toán ghi Nợ TK 1521: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK331: 14.700.000 4.2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên liệu, vật liệu. NVL trong DNSX giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý DN, do mất mát, thiếu hụt. a. Xuất kho vật liệu dùng cho SXKD Ghi Nợ TK621: Dùng trực tiếp cho sản xuất Nợ TK 627: Dùng phục vụ sản xuất ở các phân xưởng bộ phận phục vụ sản xuất Nợ TK 641: Dùng cho nhu cầu bán hàng Nợ TK 642: Dùng cho quản lý trong toàn công ty Nợ TK 341: Dùng cho sửa chữa tài sản cố định, cho xây dựng cơ bản Có TK 152 VD: Phiếu xuất kho 28-1-2005 (phụ lục5) xuất Titan –R706 cho phân xưởng sơn. Số lượng 35 kg đơn giá 350.000đ/kg thành tiền là 12.250.000đ. Kế toán định khoản : Nợ TK 621: 12.250.000 Có TK 1521: 12.250.000 b. Vật liệu giảm do mất mát thiếu hụt - Nếu đã rõ nguyên nhân: +Do ghi chép nhầm lẫn ,cân đo , đong đếm sai cần phải điều chỉnh sổ kế toán đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định, tế toán ghi: Nợ TK liên quan Có TK 152 +Nếu thiếu hụt trong định mức được tínhvào chi phí quản lý DN, kế toán ghi Nợ TK 642 Có TK 152 VD: Kiểm kê thấy thiếu hụt Titan-R706 , ngày 12-3 mua Titan-R706 có tổng giá trị thanh toán la 38.000.000 Kiểm kê thấy thiếu hụt 3% trong định mức , kế toán ghi: Nợ TK 642: 760.000 Có TK 152.1: 760.000 +Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chụi trách nhiệm gây nên, kế toán ghi Nợ TK 111: tiền mặt Theo số bồi thường Nợ TK 138 (1388): Phải thu khác vật chất Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu -Trường hợp chưa rõ nguyên nhân thiếu hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 138(1381): Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Khi có quyết định xử lý tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 111, 334…..: Số bồi thường Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Nợ TK 138(1381): Phải thu khác Có TK 138(1381): Phải thu khác (Tài sản thiếu chờ xử lý) VD: Kiểm kê kho thấy thấy hụt Primalac trị giá 2.000.000đ, chưa rõ nguyên nhân. Công ty quyết định bắt thủ kho phải bồi thường trừ vào lương 50%, kế toán ghi BT1: Nợ TK 138(1381) : 2000.000 Có TK 152.1 : 2000.000 BT2: Khi có quyết định xử lý: Nợ TK 334: 1000.0000 Nợ TK 138(1388): 1000.000 Có TK 138(1381): 2.000.000 Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên liệu , vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa I. Đánh giá thực trạng về công tác quản lý và kế toán nguyên liệu , vật liệu tại Công ty TNHH Hóa Bách Khoa 1. ưu điểm : Trải qua 4 năm phát triển và trưởng thành công ty Hóa Bách Khoa đã và đang khẳng định vị trí và vai trò của mình trong nền kinh tế thị trường . Công ty từng bước khắc phục khó khăn tìm ra giải pháp về quản lý kinh tế làm cho công ty nhanh chóng hòa nhập với nền kinh tế thị trường, cùng đổi mới trang thiết bị dây chuyền sản xuất củng cố bộ máy quản lý. Thị trường của công ty luôn không ngừng mở rộng, các sản phẩm được đa dạng hóa như sơn và các vật liệu chống thấm, nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh với sản phẩm của các hạng khác . Công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định: tốc độ tăng tưởng cao, đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao, công ty đã nhận đuợc nhiều bằng khen về chất lượng sản phẩm…. Đạt được những thành tựu như trên là do: Thứ nhất: Công tác kế toán nguyên vật liệu Là một DNSX, NVL đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, nó tạo nên 70% giá thành sản phẩm cũng như tạo nên công dụng và chất lượng sản phẩm. Sử dụng NVL hợp lý, hạch toán đúng đắn đầy đủ là cơ sở cho việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý và hoạch toán vật liệu nên công ty luôn có sự khuyến khích đối với những sáng kiến trong việc cải tiến công tác quản lý và hạch toánNVL. Công tác hạch toán NVL tại công ty có thể xem xét trên những mặt sau: Công ty đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL tiên tiến , tránh lãng phí Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán giúp cho công tác ghi chép nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Công ty xây dựng một hệ thống kho đủ điều kiện để bảo quản NVL trong những năm vừa qua giúp cho việc lưu chuyển qua kho Xây dựng định mức dữ trữ hợp lý đảm bảo tiết kiệm vốn dữ trữ và sản xuất được tiến hành liên tục. Thứ hai: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký –sổ cái. Đâylà hình thức khá phổ biến và có nhiều ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán chung của công ty. Hệ thống sổ kế toán và tài khoản, các mẫu biểu công ty sử dụng đều đúng như chính sách ban hành của nhà nước.Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của công ty. Hơn nữa, việc vận dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp chi tiết vật liệu đơn giản, dễ kiểm tra dễ đối chiếu. Vậy ,với nền kinh tế có nhiều biến động do đó mỗi dơn vị trong nền kinh tế luôn tìm mọi cách đổi mới hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những điều không hợp lý để tồn tại và phát triển. Cùng với xu thế chung của xã hội công ty đã tìm cho mình những bước đi thích hợp, mạnh giãn đổi mới nhất là về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. 2. Một số tồn tại chủ yếu Một là:Trong lĩnh vưc quản lý nguyên liệu ,vật liệu * Về tính giá nguyên vật liệu nhập kho Đối với một số NVL nhập từ Sài Gòn nay công ty đang tính giá nhập kho bằng nguyên giá vật liệu. Còn các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển , chi phí dịch vụ ngân hàng và thuế lại được ghi vào chi phí khác. Điều này dẫn tới đơn giá nhập kho của loại NVL đó sẽ không chính xác . Sau đó , giá vật liệu xuất kho lại bằng tổng giá mua cộng chi phí thu mua chia cho số lượng vật liêu nhập kho.. Nếu trong tháng có nhiều loại NVL nhập mua hoặc nhiều loại vật liêu cùng nhập trên một hóa đơn thì khi tính giá vật liệu xuất kho sẽ bị nhầm lẫn hay bỏ xót. *Về tính giá nguyên vật liệ