Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà Nội

mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. . Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê + Bên Có . Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. . Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá . Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê + Dư Nợ Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như : - Tài khoản 111 - “ Tiền mặt ” - Tài khoản 112 - “ Tiền gửi ngân hàng ” - Tài khoản 133 - “ Thuế GTGT được khấu trừ ” - Tài khoản 331 - “ Phải trả cho người bán ”... 4.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu Cách 1 trang : Sơ đồ 4 : Nguyên liệu, vật liệu đang đi trên đường về nhập kho. : Mua ngoài nguyên liệu, vật liệu nhập kho. : Mua ngoài nguyên liệu, vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án ( Giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào ). (4a) : Nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu nhập kho. (4b) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ. (5) : Nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án. (6) : Nguyên liệu, vật liệu tăng do nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần, được cấp trên cấp,được thưởng, được biếu, tặng. (7) : Nguyên liệu, vật liệu tăng do đánh giá lại (8) : Nguyên liệu, vật liệu tăng do nhận lại vốn góp liên doanh (9) : Nguyên liệu, vật liệu tăng do đi vay (10) : Nhập kho nguyên liệu, vật liệu tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến hoặc nhập kho nguyên liệu, vật liệu thừa khi kết thúc hợp đồng xây dựng hay trị giá phế liệu thu hồi nhập kho. (11) : Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho (12) : Nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê (13) : Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại cho người bán hoặc khoản giảm giá nguyên liệu, vật liệu (14) : Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt, mất mát (15) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm xây lắp (16) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác (17) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu cho hoạt động khoán xây lắp nội bộ (18) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu tự sản xuất hoặc đem thuê ngoài gia công chế biến (19a) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu đem góp vốn liên doanh với đơn vị khác ( Giá trị nguyên liệu, vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá lớn hơn giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho ) (19b) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu đem góp vốn liên doanh với đơn vị khác ( Giá trị nguyên liệu, vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá nhỏ hơn giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho ) (20) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu để cho vay tạm thời (21) : Xuất kho nguyên liệu, vật liệu để bán hoặc gửi bán (22) : Nguyên liệu, vật liệu giảm do đánh giá lại 5. Tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở những doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán là chương trình được thiết kế để xử lý tự động những thông tin cập nhật từ chứng từ gốc ban đầu theo quy trình kế toán đã được ấn định sau đó in ra các sổ sách và báo cáo có liên quan. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau như : Sas, Cads, Effect, Fast...Khi đưa những phần mềm này vào sử dụng, bộ phận kế toán không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc như : ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập báo cáo kế toán mà chỉ cần phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp. Ngoài ưu điểm trên nó còn cho phép cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, với độ chính xác cao thông qua tính năng ưu việt của máy tính và kỹ thuật tin học, phục vụ kịp thời cho công tác quản trị doanh nghiệp. Khi đưa phần mềm kế toán vào sử dụng, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành mã hoá các đối tượng cần quản lý. Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu và xếp lớp các đối tượng này. Nó cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động đồng thời cho phép tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Việc xác định các đối tượng cần mã hoá hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thường các đối tượng sau đây cần phải được mã hoá khi tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu trên máy vi tính : + Danh mục tài khoản + Danh mục nguyên liệu, vật liệu + Danh mục nhóm nguyên liệu, vật liệu + Danh mục kho nguyên liệu, vật liệu + Danh mục khách hàng, nhà cung cấp + Danh mục chứng từ + Danh mục vụ việc ... Khi tiến hành mã hoá các đối tượng cần phải đảm bảo mã hoá đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống cho tất cả các đối tượng cần quản ký, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Lưu ý : + Mã phải là duy nhất trong danh mục. + Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu. + Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hoá cho các danh điểm sẽ phát sinh. + Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhật tại các đơn vị này sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh điểm phải thống nhất trong toàn công ty, một số khác phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên. Sau đây là một số cách thức để tiến hành mã hoá các danh mục : - Mã hoá theo cách gợi nhớ đến tên và đặc điểm của danh điểm. Ví dụ mã hoá đá kích thước 1 cm x 2 cm là DA1x2, kích thước 2 cm x 4 cm là DA2x4... - Mã hoá bằng cách đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm, bắt đầu từ 1. Phương pháp này thường được áp dụng trong trường hợp số lượng danh điểm lớn, khi đó các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC. Ví dụ mã hoá kho nguyên liệu, vật liệu của công trình mới, công trình số 28 như sau : KHO28. - Trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có một cấp mà có thể có đến 2 - 3 cấp. Ví dụ đối với doanh nghiệp có các khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh hoặc thành phố, giả sử khách hàng ở Hà Nội bắt đầu bằng HN, ở Hải Phòng bắt đầu bằng HP... Tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của đơn vị mình mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn cách thức mã hoá cho phù hợp. Phần 2 Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội 1. Giới thiệu khái quát về công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà Nội, địa chỉ 369 đường Trường Chinh, là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 6335/QĐ-UB ngày 9/12/1993 của ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội. Khi mới đi vào hoạt động, Công ty có nhiệm vụ là : - Kinh doanh, sản xuất, chế biến lương thực, nông lâm sản, dược liệu, tiểu thủ công mỹ nghệ và hàng tiêu dùng. - Kinh doanh nhà ở, đầu tư, nhận thầu, xây dựng các công trình công nghiệp, nông nghiệp, dân dụng và xây dựng khác phục vụ cho nhu cầu trong và ngoài nước. - Kinh doanh xuất nhập khẩu. Từ sau Quyết định số 1995/QĐ-UB ngày 26/3/2002, Công ty được bổ sung thêm nhiệm vụ : - Thi công lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, đường dây và trạm biến áp đến 35 KVA. - Kinh doanh khí đốt gas. Hiện nay Công ty chuyển hướng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng và đang từng bước khẳng định mình trên con đường đã chọn, trở thành một thành viên vững mạnh trong Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội. Những năm gần đây Công ty đã trúng thầu và tổ chức thực hiện hàng trăm công trình lớn nhỏ khác nhau, có thể kể đến một số công trình lớn như : Khu du lịch Núi Cấm - Hà Giang, Nhà máy giày Phúc Yên, Khu biệt thự Xuân Đỉnh, Đường Seagames, Trụ sở Cục Hàng hải, Khu chung cư Cầu Diễn... Đó là kết quả từ sự nỗ lực không ngừng của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Chúng ta có thể thấy rõ điều này khi so sánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2003 và 2004: Biểu 1 : kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2003 & 2004 Đơn vị tính: nghìn đồng Chỉ tiêu 2003 2004 Chênh lệch Tuyệt đối Tương đối Doanh thu Chi phí Lợi nhuận trước thuế Nộp Ngân sách Thu nhập bình quân ( 1 người / 1 tháng ) 150.452.587 148.248.331 2.204.256 3.253.000 1.230 252.989.454 250.129.307 2.860.237 2.791.000 1.332 102.536.867 101.880.976 655.981 438.000 102 3.14 (lần) 3.2 (lần) 1.42 (lần) 1.16 (lần) 1.09 (lần) 1.2. Đặc điểm hoạt động Do hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên sản phẩm của Công ty XNK và ĐTXD Hà Nội là các công trình, hạng mục công trình mang tính đơn chiếc, quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công kéo dài, diễn ra liên tục qua nhiều giai đoạn khác nhau. Đối với một số công trình đặc biệt, Công ty được Tổng Công ty chỉ định thầu, còn lại đa số các công trình là do Công ty tự thực hiện đấu thầu, sau đó tiến hành giao khoán cho các đơn vị trực thuộc. Tuỳ vào đặc điểm riêng của mỗi công trình, hạng mục công trình mà quá trình thi công xây dựng sẽ khác nhau song nhìn chung đều tuân theo một quy trình gồm các bước công việc sau: Nghiệm thu và bàn giao công trình Tổ chức thi công xây lắp Lập kế hoạch thi công Đấu thầu/ Chỉ định thầu và ký hợp đồng kinh tế Sơ đồ 5 : Quy trình công nghệ xây lắp - Giai đoạn 1 : Đấu thầu ( chỉ định thầu ) và ký hợp đồng kinh tế. Khi có công trình mời thầu, Công ty mua hồ sơ dự thầu, nghiên cứu hồ sơ giao thầu của bên A để tiến hành công tác khảo sát thiết kế và lập giá trị dự toán theo từng công trình, hạng mục công trình, từ đó lập hồ sơ dự thầu. Sau khi hoàn chỉnh hồ sơ dự thầu, Công ty gửi đến đơn vị khách hàng để tham gia đấu thầu, nếu trúng thầu sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. - Giai đoạn 2 : Lập kế hoạch thi công. Trong giai đoạn này, căn cứ vào giá trị dự toán và điều kiện thi công công trình, phòng kế hoạch đầu tư sẽ lập kế hoạch về tiến độ thi công, tiến độ cấp vốn cho đơn vị thi công công trình. - Giai đoạn 3 : Tổ chức thi công xây lắp. Giai đoạn này bao gồm các bước công việc sau: + Chuẩn bị thi công: gồm các công việc như giao nhận mặt bằng, bố trí thực địa (dựng lán trại cho cán bộ công nhân viên, chuẩn bị điện nước phục vụ cho công tác thi công công trình, tập kết máy móc thiết bị...). Sau đó phá dỡ công trình cũ, san ủi mặt bằng, lập hàng rào... tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thi công. + Thực hiện thi công: bao gồm các công việc sau: . Thi công nền móng: tiến hành đào đất móng, đóng cọc, đổ bê tông móng và xây dựng các công trình ngầm. . Thi công phần thô thân nhà: tiến hành đổ trụ, lắp đặt kết cấu thép, xây tường, cầu thang... . Thi công mái công trình: tiến hành đổ trần, chống thấm, chống nóng, chống sét, thi công bể nước... + Hoàn thiện và lắp đặt điện, nước: đầu tiên là lắp đặt thiết bị điện, nước cùng hệ thống thông gió, điều hoà ; sau đó tiến hành trát tường, cách âm, lắp đặt thiết bị vệ sinh và cuối cùng là lát nền, quét vôi, lăn sơn. - Giai đoạn 4: Nghiệm thu và bàn giao công trình. Đây là giai đoạn kết thúc xây lắp bao gồm các công việc: dọn dẹp vệ sinh, nghiệm thu bàn giao công trình, bảo hành công trình, kết thúc và thanh lý hợp đồng kinh tế. Chính vì tính đơn chiếc cho nên có những công trình nhìn bề ngoài có hình khối kiến trúc tương tự giống nhau nhưng về mặt thiết kế kỹ thuật, kết cấu công trình, tổ chức và biện pháp thi công, chi phí đầu tư và xây dựng lại hoàn toàn khác nhau vì vậy không thể đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp khác. Mỗi sản phẩm là công trình hoặc hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, vì vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự toán và trong suốt quá trình thi công xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo. Sản phẩm xây lắp không thuộc đối tượng lưu thông, sản phẩm được đặt tại một địa điểm cố định, nơi sản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ sản phẩm. Hơn nữa phần lớn công việc xây dựng được tiến hành ngoài trời, chịu ảnh hưởng trực tiếp của điều kiện môi trường tự nhiên tại nơi thi công, đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức bảo quản vật tư, máy móc thiết bị phải phù hợp với từng điều kiện và địa điểm xây dựng công trình sao cho bảo đảm chất lượng công trình đúng như thiết kế dự toán ban đầu. Tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không thể hiện rõ ràng, nói cách khác tác động của yếu tố thị trường bị hạn chế vì giá trị công trình, hạng mục công trình được xác định theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư (giá đấu thầu) ; trong khi đó chi phí sản xuất lại rất phong phú và đa dạng, bao gồm chi phí cho nhiều chủng loại nguyên vật liệu, sử dụng nhiều loại máy móc thiết bị thi công, sử dụng nhiều loại thợ theo những ngành nghề và trình độ tay nghề khác nhau. Vì vậy muốn tổ chức tốt công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì những người có liên quan đến công tác kế toán cần phải hiểu rõ những đặc điểm ngành nghề, từ đó tìm ra các giải pháp phù hợp khi xử lý công việc. 1.3. Bộ máy quản lý Để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường, phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ quản lý và cán bộ công nhân viên, bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, đứng đầu là Ban giám đốc, bên dưới có các phòng ban chức năng, các xí nghiệp, chi nhánh và các đội trực thuộc. Cách 1 trang : Sơ đồ 6 - Bộ máy Công ty 1.4. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty XNK và ĐTXD Hà Nội được tổ chức ngày càng tinh gọn theo sơ đồ sau : Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và tiền ương Kế toán công nợ và hàng tồn kho Kế toán chi phí và giá thành Kế toán ngân hàng và thuế Kế toán tiền mặt và TSCĐ Kế toán đội Kế toán xí nghiệp, chi nhánh Sơ đồ 7 : Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty XNK và ĐTXD Hà Nội Xuất phát từ yêu cầu đặt ra của thực tế, ngày 1/9/2002, Công ty đã chính thức đưa phần mềm kế toán vào sử dụng, phiên bản Fast 2002.e và hiện nay là phiên bản Fast 2003.f. Phần mềm này cho phép kế toán trưởng có thể phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán thông qua chức năng phân quyền. Ví dụ phân công cho nhân viên Phạm Mạnh Quân phụ trách kế toán hàng tồn kho, cách làm như sau: - Chọn menu “ Hệ thống ” bằng cách kích chuột trái hoặc ấn phím Enter sau đó chọn tiếp menu “ Quản lý người sử dụng ” rồi vào menu “ Khai báo người sử dụng và phân quyền ” - Trên màn hình khai báo kích chuột vào nút “ Thêm NSD ” rồi tiến hành nhập dữ liệu tuần tự như sau: + Tên : QUAN + Tên đầy đủ : Phạm Mạnh Quân + Mật khẩu : Nhập mật khẩu bất kỳ, giả sử là 123 ( Mật khẩu này chỉ cho phép người được phân quyền và kế toán trưởng truy cập vào phần kế toán hàng tồn kho + Sửa / xoá chứng từ : Đánh số 1 nếu kế toán trưởng cho phép nhân viên này được sửa và xoá chứng từ ; nếu không cho phép đánh số 0. - Cuối cùng kích chuột vào nút “ Nhận ” để kết thúc khai báo. - Tiếp theo sẽ tiến hành phân quyền cho người sử dụng bằng cách di chuyển con trỏ màu xanh đến vị trí tên nhân viên Phạm Mạnh Quân rồi kích chuột vào nút “ Phân quyền ”, chọn cột “ Chức năng không được sử dụng ”, kích chuột để đánh dấu phần kế toán hàng tồn kho sau đó kích vào nút “ Thêm quyền ” và nút “ Nhận ”. Chức năng phân quyền trong phần mềm Fast giúp kế toán trưởng có thể kiểm tra công việc của từng nhân viên và xác định được cụ thể trách nhiệm thuộc về người nào khi xảy ra sai sót. Việc phân quyền rất đa dạng như: - Quyền được truy nhập tới các menu - Quyền được nhập một số loại chứng từ nhất định - Quyền được sửa, xoá chứng từ - Quyền được in một số sổ sách, báo cáo kế toán - Bị hạn chế chỉ được nhập liệu cho một số bộ phận nhất định... 1.5. Hình thức kế toán Ngoài hình thức kế toán Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ, Fast còn thích hợp với cả hình thức Nhật ký chứng từ, hình thức kế toán mà Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà Nội đang áp dụng - đây là một ưu điểm hơn hẳn so với các phần mềm kế toán khác. Để lựa chọn hình thức Nhật ký chứng từ ta chọn menu “ Kế toán tổng hợp ” rồi chọn menu “ Sổ kế toán theo hình thức NKCT ” . Khi đó chương trình sẽ cho phép truy cập vào: - Nhật ký chứng từ số 1 đến số 10 - Bảng kê số 1 đến số 11 - Sổ cái, sổ chi tiết và sổ tổng hợp chữ T của một hoặc của tất cả các tài khoản - Các bảng phân bổ chi phí - Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản - Bảng số dư đầu kỳ và cuối kỳ của các tài khoản Khi sử dụng phần mềm Fast thì trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty có sự thay đổi rõ rệt so với khi thực hiện kế toán thủ công. Cụ thể là phần lớn công việc ghi chép, lưu giữ, bảo quản và xử lý số liệu sẽ được thực hiện trên máy tính theo trình tự sau: Sơ đồ 8 : Quy trình xử lý số liệu trên máy tính Chứng từ kế toán Nhập chứng từ Các phân hệ nghiệp vụ Tệp nhật ký Chuyển sổ sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán Báo cáo kế toán 2. Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà Nội. 2.1. Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu 2.1.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu Công ty XNK và ĐTXD Hà Nội có 4 xí nghiệp và 7 đội trực thuộc. Mỗi đội, mỗi xí nghiệp lại trúng thầu và thi công nhiều công trình khác nhau : cầu, đường, trường học, nhà ở, sân vận động, khu du lịch, trạm biến áp... Mỗi công trình lại bao gồm nhiều hạng mục như phần móng, phần thân, phần xây thô, phần hoàn thiện. Chính vì vậy mà nguyên liệu, vật liệu ở Công ty rất đa dạng, phong phú cả về quy cách, chất lượng, chủng loại và giá cả. Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại nguyên liệu, vật liệu. Trên thực tế nguyên liệu, vật liệu ở Công ty được phân loại theo mục đích sử dụng và chia thành 3 nhóm sau : - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho xây dựng cơ bản như : thép, đá, gạch, cát... - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho xây lắp, lắp đặt điện như : dây điện, sứ cách điện, công tơ, điều hoà, ổ cắm... - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho lắp đặt nước như : ống nước, van phao, keo dán, đồng hồ nước... Sau đó mỗi loại nguyên liệu, vật liệu lại được chia nhỏ ra theo một số tiêu thức nhất định như theo công suất hoạt động, theo hình dáng, kích cỡ, theo đơn vị tính... Ví dụ : - Theo công suất hoạt động, điều hoà được chia thành : . Điều hoà 12000BTU . Điều hoà 18000BTU . Điều hoà 24000BTU - Theo hình dáng, thép được chia thành : . Thép tròn ( Thép cuộn ) . Thép gai ( Thép xoắn ) . Thép hình Tiếp theo, căn cứ vào kích cỡ, thép tròn và thép gai lại được chia nhỏ thành : thép f6 ( phi 6 ), f8, f10, f12, f18, f20, f25... ; căn cứ vào đơn vị tính, thép hình được chia thành : thép hình tính theo mét và thép hình tính theo kilôgam. Trên cơ sở đó Công ty đã xây dựng được một danh điểm nguyên liệu, vật liệu với gần 200 loại khác nhau. Khi đưa phần mềm Fast vào sử dụng, phòng kế toán đã tiến hành mã hoá nguyên liệu, vật liệu theo cách gợi nhớ đến tên và đặc điểm đi kèm. Ví dụ : - Thép tròn hoặc thép gai có f ( đường kính ) nhỏ hơn hoặc bằng 10 milimét được mã hoá là THEP10. - Thép tròn hoặc thép gai có f lớn hơn 10 milimét, nhỏ hơn hoặc bằng 18 milimét được mã hoá là THEP18. - Thép tròn hoặc thép gai có f lớn hơn 18 milimét được mã hoá là THEP20 - Thép hình tính theo mét được mã hoá là THEPHINHM. - Thép hình tính theo kilôgam được mã hoá là THEPHINHKG. - Điều hoà 12000BTU được mã hoá là DIEUHOA12 - Điều hoà 18000BTU được mã hoá là DIEUHOA18 - Điều hoà 24000BTU được mã hoá là DIEUHOA24 Trong quá trình hoạt động,nếu có phát sinh thêm nguyên liệu, vật liệu mới thì các đội, các xí nghiệp sẽ báo lên Công ty để bổ sung kịp thời. 2.1.2. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu Thực tế cho thấy toàn bộ nguyên liệu, vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động thi công xây lắp của Công ty đều được mua ngoài và được đánh giá theo đúng quy định ghi trong chuẩn mực kế toán số 02 của Bộ Tài chính. - Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà Nội nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ vì vậy giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn ( giá không có thuế GTGT ) cộng với chi phí vận chuyển, bốc xếp... trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản, khi thi công công trình ở địa phương nào, các xí nghiệp, các đội thường mua nguyên liệu, vật liệu ở địa phương đó và theo thoả thuận ghi trong hợp đồng thì các nhà cung cấp sẽ chở nguyên liệu, vật liệu đến tận kho công trình ( tiền vận chuyển tính luôn vào giá bán ). Điều này giải thích tại sao phần lớn giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho lại không bao gồm chi phí vận chuyển mà chỉ đơn thuần là giá mua ghi trên hoá đơn, được tính bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá. - Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho ở Công ty, giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp đích danh cụ thể là khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. Công việc này được tính tự động trên máy sau khi bộ phận kế toán hàng tồn kho tiến hành khai báo ở ô “ Cách tính giá hàng tồn kho ” trên màn hình khai báo khi vào danh mục nguyên liệu, vật liệu. 2.2. Đặc điểm của công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu Do chi phí nguyên liệu, vật liệu chiếm tỉ trọng rất lớn trong giá trị xây lắp, chủng loại nguyên liệu, vật liệu phong phú, đa dạng, kho nguyên liệu, vật liệu lại di động đi theo công trình vì vậy yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu không phải là nhỏ. Làm thế nào để có thể quản lý tốt nguyên liệu, vật liệu, đảm bảo không để xảy ra tình trạng ứ đọng, thiếu hụt, sử dụng lãng phí, không đúng mục đích hay tình trạng bớt xén, đưa các loại nguyên liệu, vật liệu sai quy cách, phẩm chất vào trong thi công từ đó làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng thi công các công trình. Đây vẫn còn là một bài toán khó đặt ra cho Ban giám đốc và cho phòng Tài chính kế toán của Công ty. Thực tế cho thấy trong quá trình hoạt động Công ty đã không ngừng bổ sung, hoàn thiện các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu. Trước khi tiến hành thi công, phòng Kế hoạch đầu tư sẽ dựa vào hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công để bóc tách khối lượng nguyên liệu, vật liệu tiêu hao cho từng công trình và hạng mục công trình, lập thành bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu gửi cho phòng Tài chính kế toán và các đội, các xí nghiệp có liên quan ( Biểu 2 ). Sau đó căn cứ vào tiến độ thi công của công trình, người phụ trách vật tư sẽ lập các hợp đồng mua nguyên liệu, vật liệu với nhà cung cấp theo đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và chủng loại đã được xác định, đảm bảo không để xảy ra tình trạng ứ đọng hay thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu. Phòng Tài chính kế toán cũng dựa vào bảng tổng hợp trên để dự trù về tài chính và quản lý việc sử dụng nguyên liệu, vật liệu ở các đơn vị trực thuộc. Cách 1 trang : Biểu 2 - Bảng tổng hợp vật liệu 2.3. Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu Bộ máy kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung. Trước đây nhân viên kế toán các đội, các xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ thu thập, phân loại và tổng hợp chứng từ chuyển lên Công ty còn phòng Tài chính kế toán Công ty chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức hạch toán thay cho các đơn vị này. Đầu năm 2003, Công ty đã cho cài đặt phần mềm kế toán ở dưới các đơn vị trực thuộc và theo chủ trương của Công ty, kế toán các đội, các xí nghiệp có thêm nhiệm vụ là cập nhập chứng từ vào máy tính, sau đó định kỳ ba tháng một lần sẽ chuyển số liệu lên phòng Tài chính kế toán trên Công ty ( bằng cách sử dụng menu “ Sao chép số liệu ra ” và menu “ Sao chép số liệu vào ” ). Để tiện lợi cho quá trình nhập liệu, tránh tình trạng nhầm lẫn xảy ra khi tổng hợp số liệu toàn Công ty, phòng Tài chính kế toán đã tiến hành mã hoá và xây dựng được một hệ thống danh mục từ điển áp dụng thống nhất cho các đội và các xí nghiệp. Khi sử dụng phần mềm Fast, các đối tượng thông tin cần quản lý có liên quan đến công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty bao gồm : + Danh mục đơn vị cơ sở + Danh mục nhóm nguyên liệu, vật liệu + Danh mục nguyên liệu, vật liệu + Danh mục kho hàng + Danh mục vụ việc + Danh mục khách hàng + Danh mục nhà cung cấp