Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát

241 Xuất kho NVL cho sản xuất kinh doanh, XDCB TK: 111, 112, 331… Nhập kho NVl mua ngoài TK 133 Nhập kho NVl do nhập khẩu TK: 3333, 33312 TK 133 Thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 331 Tk 154 Nhập NVL do tự sản xuất, thuê ngoài gia công Tk 411 Nhập kho NVL do nhận vốn góp Tk 711 Nhập kho NVL do được biếu tặng TK: 621, 627, 641 Nhập kho NVl đã xuất dùng nhưng không hết TK: 1388, 1368 Xuất NVl cho vay tạm thời Tk 1381 NVL thiếu khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân TK:111,112,331 Chiếu khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Tk 133 Giảm thuế GTGT hàng mua TK 222,223 Góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết TK811 TK711 Chênh lệch đánh giá tăng Chênh lệch đánh giá giảm Tk 222,223 Thu hồi vốn góp vào cơ sơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết 1.3.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phuơng pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì trị giá nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho sẽ không được phản ánh một cách thường xuyên liên tục trên Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này chỉ phản ánh trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày, việc nhập nguyên vật liệu được phản ánh ở TK 611- Mua hàng, cuối kỳ kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính ra trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho = Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình tăng giảm trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu trong kỳ, kế toán sử dụng TK 611- Mua hàng. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ ghi: - Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ; - Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa tăng trong kỳ; Bên Có ghi: - Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa tồn cuối kỳ; - Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư, có thể chi tiết theo hai tài khoản cấp 2: TK 6111- Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ TK 6112- Mua hàng hóa. Tài khoản 152 cũng được sử dụng, nhưng nó chỉ phản ánh trị giá vốn nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, … * Phương pháp kế toán: Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu được tóm tắt bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo Phương pháp kiểm kê định kỳ TK 222,223 TK811 Tk 222,223 Thu hồi vốn góp vào cơ sơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết TK 611 TK 1381 NVL thiếu khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân TK: 151, 152 Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ TK: 111, 112, 331 Nhập kho NVL do mua ngoài TK: 133 TK: 151, 152 Kết chuyển NVL tồn cuối kỳ TK: 111, 112, 331 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại TK: 133 TK: 621, 627, 641, 642 Trị giá NVL xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ Giảm thuế GTGT hàng mua TK: 111, 112, 331 TK: 3333, 33312 Nhập kho NVL do nhập khẩu TK 331 TK133 Thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 411 Nhập kho NVL do nhận vốn góp liên doanh TK 631 Nhập kho NVL được tặng thuê ngoài gia công TK 711 Nhập kho NVL do tự chế, Góp vốn liên doanh vào sơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết TK711 Chênh lệch đánh giá tăng Chênh lệch đánh giá giảm 1.3.3. Sổ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu Việc sử dụng các sổ kế toán, quy trình ghi chép sổ kế toán nguyên vật liệu còn tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng Hình thức kế toán nào. Hiện nay có bốn hình thức kế toán: Hình thức Nhật ký- sổ cái; Hình thức Nhật ký chung; Hình thức Chứng từ ghi sổ; Hình thức Nhật ký chứng từ. Dưới đây xin trình bầy về Hình thức kế toán Nhật ký chung (đây là hình thức kế toán được sử dụng tại đơn vị thực tập). Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ nhật ký chung Nhật ký mua hàng Sổ cái TK 152 Bảng kê nhập- xuất- tồn NVL Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng: Chương II Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ quảng phát 2.1. Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát 2.1.1. Lịch sử ra đời, quá trình phát triển Công ty - Tên Công ty: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát - Tên giao dịch quốc tế: Quang Phat Menufacturing trading and Service Company Limited. - Tên viết tắt: Qang Phat MTS Co., LTD - Trụ sở: Số 77 Nguyễn Văn Cừ- Long Biên- Hà Nội. - Ngày thành lập: Thành lập ngày 30/09/2002 theo Số đăng ký kinh doanh số 0102006562 do Sở Kế hoạch & Đầu từ Hà Nội cấp. - Lĩnh vực hoạt động: Buốn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, sản xuất hàng tiêu dùng, hàng cơ khí điện máy. - Mã số thuế: 0101295293 - Vốn điều lệ đăng ký họat động: 600.000.000 đ Hiện nay mặt hàng sản xuất của Công ty là Vỉ nướng thực phẩm. Đây là sản phẩm được làm từ Tôn lá tráng thiếc và Dây thép mạ kẽm. Thị trường chính tiêu thụ sản phẩm của Công ty là Nhật Bản. Đây là một thị trường “khó tính”, dó đó sản phẩm xuất khẩu sang Nhật phải đáp ứng được những yêu cầu khắt khe về chất lượng sản phẩm, mẫu mã, giá cả, … Song sản phẩm Vỉ nướng thực phẩm của Công ty vẫn chiếm lĩnh được thị trường Nhật Bản. Trong những năm qua, doanh thu xuất khẩu bình quân năm ước tính trên một triệu USD. Rõ ràng, tính đến thời điểm này, Công ty mới chỉ trải qua hai năm xây dựng và phát triển, nhưng với thành tích đó đã cho thấy Công ty đang trên đà phát triển mạnh. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty - Mặt hàng Vỉ nướng thực phẩm được sản xuất từ hai loại nguyên vật liệu chính là Tôn lá tráng thiếc và Dây thép mã kẽm. Sau khi trải qua nhiều công đoạn chế tạo khác mới cho ra thành phẩm. Cụ thể gồm các công đoạn: Cán sóng, đan, chặt, dập, cắt tôn, quay lốc, lồng, ép, bấm. Có một số công đoạn thì thực hiện kế tiếp nhau, nhưng cũng có một số công đoạn thì thưc hiện song song nhau. - Toàn bộ quy trính sản xuất do các tổ của một Phân xưởng đảm nhận. Có tổ chỉ thực hiện một công đoạn, có tổ thực hiện nhiều công đoạn, cụ thể: + Tổ cán sóng: Thực hiện công việc cán các dây thép thành hình “sóng”, sau đó chuyển cho tổ đan; + Tổ đan: Thực hiện công việc đan các dây thép đã đựơc cán sóng thành các tấm lưới thép sau đó chuyển cho tổ hoàn thiện. + Tổ cắt: Thực hiện công đoạn cắt tôn, quay lốc, dập góc, sau đó chuyển cho tổ hoàn thiện; + Tổ hoàn thiện: Thực hiện các công đoạn chặt (chặt các tấm lưới thép đã được đan), dập, lồng, ép và bấm. - Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty là quy trình liên tục, kiểu khép kín. Có thể phác họa toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm Vỉ nướng thực phẩm của Công ty bằng sơ đồ sau đây (biểu II.1): Biểu II.1 Sơ đồ quy trình sản xuất Vỉ nướng thực phẩm Dây thép Cán sóng Đan Chặt Dập Tôn lá Cắt tôn Quay lốc Dập góc Lồng ép Bấm KCS Đóng gói, nhập kho 2.1.3. Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành và quản lý Công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau đây: Biểu II.2. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty Hội đồng thành viên Giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phân xưởng sản xuất Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo: - Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận: + Hội đồng thành viên: Bao gồm các thành viên là đồng chủ sở hữu Công ty. Đây là cơ quan điều hành cao nhất ở Công ty, có quyền quyết định phương hướng hoạt động của Công ty, mục tiêu hoạt động và quyết định tới cơ cấu tổ chức quản lý Công ty, điều lệ hoạt động Công ty. + Giám đốc: Là người đại diện pháp luật của Công ty, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, tham mưu cho Hội đồng thành viên về chiến lược, kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh,… + Phòng Hành chính: Nhiệm vụ chính là giúp Giám đốc đốc trong việc quản lý nhân sự, tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện những nội quy, quy chế do Công ty đề ra, … + Phòng Kinh doanh: Giúp Giám đốc trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các kế hoach sản xuất kinh doanh của Công ty. Ví dụ, tham mưu cho lãnh đạo trong việc lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, mở rộng thị trường, tìm kiếm các nhà cung cấp, tổ chức thực hiện các chính sách tiêu thụ sản phẩm, … + Phòng Kế toán: Chức năng chính của Phòng Kế toán là thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời về tình hình hiện có của tài sản, sự biến động của tài sản trong Công ty cho các nhà quản lý Công ty để phục vụ cho việc ra các quyết định và cung cấp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, các nhà đầu tư,… Ngoài ra, cũng giúp Giám đốc trong việc giám sát tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn có đúng mục đích, có hiệu quả hay không và trên cơ sơ đó tư vẫn cho lãnh đạo Công ty trong việc huy động, sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất. + Phân xưởng sản xuất: Là bộ phận chuyên trách trực tiếp sản xuất sản phẩm, người đứng đầu là Quản đốc phân xưởng, trực tiếp quản lý và chỉ đạo thủ kho, các tổ sản xuất, tổ cơ khí sửa chữa. Bộ phận này có nhiệm vụ triển khai công việc sản xuất sản phẩm, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, thời hạn hoàn thành,… 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty - Công ty áp dụng Chế độ Kế toán theo Quyết định 1141 của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995. - Hình thức kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán,… Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký chung. - Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, được minh họa bằng sơ đồ sau đây: Biểu II.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty Kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán trưởng Kế toán bán hàng và thanh toán Kế toán vật tư, TSCĐ và tiền lương Thủ quỹ Chức năng, nhiệm vụ chính của các bộ phận trong Phòng Kế toán: - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu, tổ chức quản lý toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. ở Công ty, kế toán trưởng còn trực tiếp thực hiện các công việc kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác kế toán ở Công ty. - Kế toán bán hàng và thanh toán: + Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm tiêu thụ, tính toán đúng trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch ban hàng, kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ với Nhà nước. + Ghi chép, theo dõi chặt chẽ, phản ánh tình hình các khoản phải thu của khách hàng, các khoản phải trả cho người bán, phải nộp NSNN, … - Đối với kế toán tổng hợp và tính giá thành: Các công việc này do kế toán trưởng ở Công ty trực tiếp đảm nhiệm. Nhiệm vụ, chức năng chính là: + Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành, tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sao cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý, với phương pháp kế toán hàng tồn kho ở Công ty (phương pháp kê khai thường xuyên). + Tập hợp, phân bổ (kết chuyển) chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm. + Ghi chép, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến các hoạt động, các nghiệp vụ khác của doanh nghiệp như đầu tư, vốn bằng tiền, … + Ghi chép, tổng hợp số liệu để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, … - Kế toán vật tư, tài sản cố định, tiền lương: + Ghi chép, phản ánh đầy đủ, thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán đúng trị giá vốn thực tế của vật tư (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) xuất kho. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, mua TSCĐ, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất, cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp,… + Ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác và đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng, giá trị của TSCĐ hiện có, tình hình biến động của TSCĐ. Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ, tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả của người lao động, tính đúng, kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động. Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan… 2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát 2.2.1. Một số đặc điểm chi phối tới công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty - Đặc điểm về quá trình sản xuất sản phẩm: Phần lớn việc sản xuất sản phẩm là xuất phát từ các đơn đặt hàng với khách hàng. Các yêu cầu về nguyên vật liệu sản xuất; kích cỡ, mẫu mã sản phẩm, …do phía khách hàng đưa ra. Trong một kỳ có thể Công ty phải thực hiện sản xuất cùng lúc cho nhiều đơn đặt hàng, mà mỗi đơn đặt hàng lại có những yêu cầu khác nhau về chất lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu sử dụng; về kích cỡ và chất lượng sản phẩm; về thời hạn giao hàng, … chính vì vậy đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu phải theo dõi chi tiết tới từng thứ nguyên vật liệu làm cơ sở để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách đúng đắn, đầy đủ. - Đặc điểm về sản phẩm: Sản phẩm Vỉ nướng thực phẩm của Công ty có cấu tạo khá đơn giản: Chỉ gồm hai loại nguyên vật liệu chính là dây thép và tôn lá, không có vật liệu phụ. Mặt khác, quy cách, kích cỡ của sản phẩm cũng không nhiều (cỡ nhỏ, trung bình và lớn). Với đặc điểm về sản phẩm như trên, công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cũng không quá phức tạp. - Đặc điểm về sử dụng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty dễ bảo quản, rất ít bị thay đổi phẩm chất, chất lượng (chỉ cần tránh nước mưa). Mỗi loại nguyên vật liệu có những nhóm khác nhau. Ví dụ, nguyên liệu dây thép thì bao gồm có dây thép cỡ F 1, dây thép cỡ F 1.5, … Mỗi thứ nguyên vật liệu phải được sử dụng đúng với kích cỡ của sản phẩm. Đặc điểm này đặt ra yêu cầu phải quản lý chi tiết tới từng thứ nguyên vật liệu. Mặt khác, các nghiệp vụ về nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ cũng không nhiều (thường vào những ngày đầu và cuối của tháng). Đặc điểm này cho phép Công ty có thể lựa chọn phương pháp đơn giản để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty *Phân loại: + Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, chia nguyên vật liệu thành: -Nguyên vật liệu chính: Bao gồm 2 loại là Tôn lá và Dây thép. -Vật liệu phụ: Bao gồm các thùng giấy, túi nilon, băng dính để bao gói và đựng sản phẩm. -Vật liệu khác: Bao gồm phế liệu do quá trình sản xuất sản phẩm loại ra ( tôn và dây thép vụn) + Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty là mua ngoài. * Đánh giá nguyên vật liệu: Các nguyên vật liệu của Công ty đều do mua ngoài. Do đó, để đánh giá trị giá nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá. - Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm: Trị giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, thuế không được hoàn lại ( nếu có). Nếu chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho chỉ bao gồm trị giá mua – là giá bán ghi trên hóa đơn ( giá chưa có thuế GTGT) cộng (+) thuế không được hoàn lại (nếu có). Ví dụ: Ngày 03/11/2004, Công ty nhập kho vật liệu Tôn lá mạ thiếc loại MR, phiếu nhập kho số PN 24, ngày 03/11/2004, số lượng: 30.000 kg. Số vật liệu này mua của Công ty TNHH Perstima (KCN Việt Nam-Singapore, Thuận An- Bình Dương), hóa đơn GTGT số 001028 ngày 02/11/2004: Giá bán chưa có thuế: 457.986.730 đ; Thuế GTGT(thuế suất 5%): 22.899.336 đ; Tổng giá thanh toán: 480.886.066 đ. Theo thoả thuận (ghi trong điều 5 của Hợp đồng mua bán số PVC05030066S, ngày 20/10/2004), toàn bộ các chi phí vận chuyển, bốc xếp sẽ do bên bán chịu. Với tài liệu trên, Công ty tính trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu Tôn lá mạ thiếc loại MR như sau: Trị giá vốn thực tế nhập kho bằng (=): 457.986.730 đ, tức bằng giá mua chưa có thuế GTGT. Trong trường hợp đặc biệt, phải nhập lại nguyên vật liệu trước đó (có thể do thay đổi đơn đặt hàng, hoặc do thừa) thì trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập lại kho sẽ bằng trị giá vốn xuất kho trước đó. - Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Để xác định trị giá vốn xuất kho của nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp “ Nhập trước xuất trước”. Đây là phương pháp dựa trên giả thiết số hàng nào nhập kho trước đó thì xuất kho trước và lấy đơn giá nhập thực tế của số hàng đó là đơn giá xuất. Ví dụ: Trong tháng 11/2004, Công ty có có tài liệu sau về vật liệu Tôn lá mạ thiếc loại MR: - Tồn ngày 01/11 : SL: 5.500 kg; ĐG: 14.334,8; ST: 78.841.400; - Xuất ngày 01/11 : SL: 5.500 kg; - Nhập ngày 03/11 : SL: 30.000 kg; ĐG: 15.266,2243; ST: 457.986.730; - Xuất ngày 04/11 : SL: 25.000 kg; - Nhập ngày 25/11 : SL: 15.000 kg; ĐG: 14.600,0 ; ST: 219.000.000. Với tài liệu trên, Công ty tính trị vốn thực tế xuất kho của nguyên liệu Tôn lá- MR trong tháng cho từng phiếu xuất như sau: Phiếu xuất số PX28, ngày 01/11 : 5.500x14.334,8 = 78.841.400 Phiếu xuất số PX30, ngày 04/11/2002 : 25.000x15.266,2243 =381.655.608 Cộng cả tháng: 460.497.008 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết nguyên vật liệu, kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, cung cấp thông tin về tình hình tăng, giảm, tồn kho của nguyên vật liệu một cách chi tiết tới thứ nguyên vật liệu trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất sản phẩm của Công ty: Chỉ sản xuất một loại sản phẩm ( Vỉ nướng thực phẩm), nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất không nhiều… nên Công ty đã sử dụng phương pháp Ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nội dung của phương pháp này như sau: * Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho ( biểu II.4) để theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu về mặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời cũng xác định được trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thẻ kho dùng để ghi chép cho một thứ nguyên vật liệu. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập (xuất) nguyên vật liệu phát sinh sau khi thực hiện công việc nhập kho (xuất kho) thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập (thực xuất) vào phiếu nhập kho (phiếu xuất kho). Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (liên 2) thủ kho ghi số lượng thực nhập (thực xuất) vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho nguyên vật liệu để ghi chép vào cột “Tồn” của thẻ kho. Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau khi được sử dụng để ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho bảo quản để giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. * Tại phòng kế toán: Hàng tuần, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về phòng kế toán. ở phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu giá trị trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đối với phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT (của người bán), các chứng từ khác liên quan (ví dụ: Chứng từ về vận chuyển….) để tính ra “Đơn giá” và “Thành tiền”. Còn đối với phiếu xuất kho, để giúp cho việc tính “Đơn giá” cho từng phiếu xuất được đơn giản, kế toán sử dụng chỉ tiêu số lượng trên phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và từ sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra đơn giá xuất, tổng giá trị xuất của mỗi loại nguyên vật liệu xuất kho. Căn cứ vào đơn giá xuất trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tính ra “Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu xuất kho. Để có thể quản lý chi tiết nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị, phòng kế toán của Công ty đã sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu(biểu II.8). Các sổ chi tiết này được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu. Cơ sở để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ chi tiết của kỳ trước. 2.2.4. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty là mua ngoài. Trước đây thường phải nhập khẩu, nhưng hiện nay trong nước đã sản xuất được, do đó Công ty đã mua ở trong nước để tiết kiệm chi phí. Các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu trong kỳ thường không nhiều, do đó công việc kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cũng không quá phức tạp. Tuy nhiên quá trình nhập nguyên vật liệu khá chặt chẽ: Từ khâu tìm nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ, xử lý chứng từ, … Có thể tóm tắt toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán quy trình nhập nguyên vật liệu tại Công ty bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán quy trình nhâp nguyên vật liệu Nhà cung cấp Phòng Kinh doanh Thủ kho Phòng Kế toán Giám đốc Xuất hiện nhu cầu mua Hợp đồng mua NVL (lập, ký) Ký vào Hợp đồng Ký vào Hợp đồng Xuất hàng theo HĐ Hàng về Hóa đơn GTGT (Liên 2) Phiếu nhập kho (lập, ký) Hóa đơn GTGT (Liên 2) Phiếu nhập kho (ghi, ký) Người giao hàng ký Phiếu nhập kho (Liên1-lưu) Phiếu nhập kho (liên 2) Phiếu nhập kho (hoàn chỉnh) Thẻ kho Sổ chi tiết NVL Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiêt NVL Sổ cái TK152 BC. Tài chính (1) (2a) (2b) (4) (3) (5) (6a) (6b) (8) (7) (9) (10) (11) Hoá đơn GTGT (lập) Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng : Đơn đặt hàng sau khi được ký kết, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán số nguyên vật liệu đầu vào cần thiết, quy cách, chủng loại, …để trình Giám đốc. Căn cứ kế hoạch đó, Giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán. Dưới đây là một ví dụ minh họa về hợp đồng mua nguyên vật liệu giữa Công ty với nhà cung cấp (biểu II.5): Biểu II.5 Công hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc -----o0o----- Hợp đồng mua bán hàng hóa Số: PVC0503006S Ngày : 20/10/2004 Bên bán : Công ty TNHH perstima (việt nam) Địa chỉ: Số 15 Đường số 6 KCN Việt Nam – Singapore, Huyện Thuận An, Tỉnh Bình Dương. Điện thoại : 0650.784 090 Fax : 0650.782 798 MST : 3700444535 Đại diện bởi : Ông Hiroshi Sumino - Tổng Giám Đốc bên mua : Công ty TNHH SX- TM và dịch vụ quảng phát Địa chỉ : Số 77, Nguyễn Văn Cừ – Long Biên- Hà Nội Điện thoại : 04.6500 890 Fax : 04.8735 975 MST : 0101295293 Đại diện bởi : Ông Nguyễn Văn Hợp – Giám Đốc Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hóa của bên bán, được đề cập trong mục 2 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên bên mua theo những điều khoản và điều kiện được quy định trong Hợp đồng sau đây. Dó đó, trên cơ sở những thỏa thuận và cam kết sau, hai bên đồng ý ký kết Hợp đồng mua bán hàng hóa sau: Đơn đặt hàng của bên mua số: PVC0503006S 2. Hàng hóa: Tôn lá mạ thiếc theo tiêu chuẩn chất lượng Nhật Bản JIS G3303, SPTE, loại MR. Stt Dày (mm) Rộng (mm) Dài (mm) Độ cứng Bề mặt Độ mạ Số lượng (tấn) Giá đơn vị (USD) Thành tiền (USD) 1 0.20 910 1036 4 R2 2.8/2.8 30 969.00 29,070.00 Cộng 30 US $ 29,070.00 GTGT 5% US $ 1,453.50 Tổng cộng: 30 US $ 30,523.50 Tổng giá trị Hợp đồng bằng chữ là: Ba Mươi Ngàn Năm Trăm Hai Mươi Ba Đô La Năm Mươi Xu. 3. Thời gian giao hàng: Cuối tháng 10/ tháng 11, năm 2004. Trong trường hợp có thể phải giao hàng chậm trễ, bên bán sẽ thông báo cho bên mua cụ thể bằng văn bản trong thời gian sớm nhất 4. Mục đích sử dụng : Vỉ nướng. 5. Giao hàng: Giao hàng tại kho của bên bán: Công ty TNHH Perstima (Việt Nam)- Tỉnh Bình Dương. Việc giao hàng chỉ được tiến hành sau khi ngân hàng bên bán thông báo đã nhận được tiền thanh toán của bên mua . bên bán sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển số hàng tới kho của của BÊN MUA sau khi đã thanh toán 100% giá trị hợp đồng sẽ được đề cập dưới đây. 6. Thanh toán: bên mua chuyển khoản 10% tiền đặt cọc vào tài khoản ngân hàng của bên bán trong vòng 07 ngày sau khi ký Hợp đồng. 90% giá trị còn lại sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của bên bán trước khi giao hàng; giá trị này được tính dựa trên khối lượng hàng thực giao (theo như điều khoản ghi dưới đây) sẽ được bên bán thông báo khi hàng hóa đã hoàn tất. Đối với giao hàng từng phần, 10% số tiền giao hàng sẽ được trừ vào đợt giao hàng cuối cùng của Hợp đồng. Ngoại tệ thanh toán USD sẽ được quy đổi thành VND theo tỷ giá của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam vào thời điểm thanh toán. 7. Phí lưu kho: bên mua phải lấy toàn bộ số lượng hàng trong vòng 30 ngày sau khi nhận được thông báo giao hàng của bên bán. Trong trường hợp bên mua không lấy hết số hàng trong thời gian quy định đó, bên mua sẽ phải