Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long

ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Hiện nay, số cán bộ công nhân viên trong công ty là 297 người, trong đó nhân viên quản lý là 45 người. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long: Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công hay sử dụng máy vi tính đều phải căn cứ vào việc tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, quy mô, trình độ tin học của đơn vị để lựa chọn mà thực hiện quy định chức vụ, trách nhiệm cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán, trong đó nhấn mạnh vấn đề quản trị người dùng. Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty được tố chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc thu thập, lập chứng từ kế toán đến việc xử lý, kiểm tra, phân loại chứng từ vàp máy, thực hiện hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy với chương trình cài đặt. Tại các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán, chỉ bố trí nhân viên kế toán thu thập tổng hợp chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm xử lý vào ngày 25 hàng tháng. Sơ đồ: NHÂN VIÊN THỐNG KÊ KẾ TOÁN Ở CÁC ĐỘi SẢN XUẤT TRỰC THUỘC Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán KT - CCDC Kế toán TL- BHXH Kế toán TM - TGNH PĐ phụ trách kỹ thuật Bộ máy kế toán của công ty còn giúp Giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh tế từ đó đề ra các giải pháp tài chính kịp thời phục vụ cho hoat động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính nên Công ty cũng đã tạo và phân quyền truy cập cho người sử dụng vào từng nhóm đã được định nghĩa sẵn. Với việc quản lý và sử dụng này thì việc phân công trách nhiệm của những người kế toán từng phần hành là rất rõ ràng. 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng số Thăng Long: 2.2.1. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng: Khi áp dụng phần mềm kế toán, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người thì tất cả các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán hiện đại được tích hợp với nhau, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Nói cách khác, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán chính là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cũng như việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chương trình kế toán đã được thiết kế. Như vậy, thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Như vậy có thể thấy máy vi tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là cần thiết. Nhận thức được vị trí, vai trò của việc ứng dụng thông tin kế toán, năm 2000 công ty xây dựng số 8 Thăng Long đã sử dụng phần mềm kế toán CADS để phục vụ cho công tác hạch toán, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thi công hoàn thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái. Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CADS mà công ty sử dụng có thể mô tả như sau: Sơ đồ: Bút toán kết chuyển Mã đối tượng kế toán Chứng từ gốc Máy vi tính Nội dung nghiệp vụ Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan, bảng kê Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra những báo cáo, sổ kế toán cần thiết Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính được hiểu như sau: Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan. Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CADS được làm tự động thông qua các bút toán kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút toán kết chuyển toàn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển. Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút toán kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động. 2.2.2. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long: Công ty xây dựng số 8 Thăng Long là môt đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty có những đặc thù riêng. Để xây dựng các công trình Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu. Các loại nguyên vật liệu này phong phú về chủng loại, quy cách. Có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng (Gồm xi măng trắng và xi măng thường), có loại là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào sử dụng ngay mà không phải qua chế biến như cát, sỏi, đá… và có những loại còn là sản phẩm của ngành nông lâm như gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… Có những loại vật liệu đã qua chế biến ở dạng cấu kiện như cửa, lan can… Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau. Có những loại vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép… nhưng có loại lại sử dụng rất ít như đinh, đỉa… Hầu hết các loại vật liệu xây dựng sử dụng trực tiếp cấu thành nên công trình do vậy chi phí nguyên vật liệu chiếm đến 70 – 80% giá trị sản phẩm xây dựng cơ bản. Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau. Công ty có thể mua ngay tại các của hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn. Một số loại vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… song có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời (vì khối lượng quá nhiều) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến quá trình thi công và giá thành. Vì vậy Công ty cần phải có biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp với từng loại vật liệu. 2.2.3. Yêu cầu quản lý của Công ty: Do đặc điểm vật liệu của Công ty như trên, để quản lý tốt, chính xác về mặt số lượng cũng như giá trị vật liệu thì việc tổ chức quản lý vật liệu của Công ty là rất cần thiết và quan trọng. Hiện nay, Công ty quản lý vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Ở khâu thu mua: Để có vật liệu phục vụ cho công việc xây dựng thì các đội viết đơn xin mua vật liệu gửi lên phòng vật tư. Sau khi đựoc xét duyệt thì nhân viên của Công ty hoặc đội sản xuất tiến hành đi mua vật tư và áp tải về tận kho hoặc chân công trình kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp. Mặt khác, hàng tháng Công ty đều có kế hoạch thu mua vật tư để đảm bảo cho tiến độ thi công không bị gián đoạn. Ở khâu bảo quản: Với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng đội sản xuất nên công ty chỉ bố trí một hệ thống kho tàng nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi công từng công trình. Mỗi công trình đều có kho và được mã hoá chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm. Kế toán nguyên vật liệu là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán, đối chiếu ghi sổ nguyên vật liệu ở công ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất hoặc phát hiện những thiếu sót thì có biện pháp ngăn chặn sự hao hụt mất mát đối với từng loại vật tư và giúp Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý trong việc điều động lượng vật liệu dư thừa giữa các công trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư. Ở khâu dự trữ và sử dụng: Công ty sử dụng vật liệu theo đúng các định mức đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu. 2.2.4. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty: 2.2.4.1. Phân loại: Nhằm phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được phân loại như sau: + Nguyên vật liệu chính: Để tiến hành xây dựng các công trình, Công ty phải sử dụng một số lượng lớn các loại vật liệu khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình thi công cấu thành nên thực thể của công trình thì đều được gọi chung là nguyên liệu, vật liệu và hạch toán vào TK 1521. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành qua chương trình phần mềm CADS bằng việc mã hoá theo tên nguyên vật liệu. Ví dụ: - Xi măng PC 30 : XM30 - Xi măng PC 40 : XM 40 - Đá hộc : DAHOC - Thép tròn trơn : THEPTT - Thép tròn gai : THEPTG - Cát : CAT - Sub base : SUBASE - Base : BASE - Dây thép : THEPD + Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công ông trình như Dầu Diezen, Xăng A92 …. Và được hạch toán vào TK 1523. + Phụ tùng sửa chữa thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc và phương tiện vận tải như xăm, lốp, hộp số, bình ắc quy… 2.2.5.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau: Nguyên tắc giá gốc Nguyên tắc thận trọng Nguyên tắc nhất quán Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư. Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài hay đội sản xuất tự mua. Ngoài ra, Công ty còn nhập kho do thu hồi phế liệu. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau: + Nhập do mua ngoài: Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu và tính luôn vào đơn giá mua hàng. Vì thế, khi vật liệu về nhập kho, kế toán tính ngay được giá thực tế của số vật liệu đó: Trị giá vốn thực Số lượng Đơn giá mua tế nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x ghi trên hoá đơn nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT) VD: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 027738 của Xí nghiệp đá Xuân Thuỷ bán 1.431 kg đá cấp phối B (loại II): Giá chưa có thuế : 129 471 428 Thuế GTGT là : 6 473 571 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ : 28 620 000 Thuế GTGT của chi phí vận chuyển: 1 431 000 => Như vậy, giá thực tế nhập kho của đá là: 165 995 999 + Nhập phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá của các nguyên vật liệu có thể sử dụng được, có thể bán được hoặc giá ước tính được. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của Công ty nhiều nhưng nguyên vật liệu mua về thường xuất thẳng cho các đội sản xuất vì vậy Công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập cho đến khi xuất. Do đó Công ty sử dụng giá thực tế xuất kho mà cụ thể là phương pháp đơn giá thực tế đích danh. 2.2.5. Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế toán nguyên vật liệu của Công ty: Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng… Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán CADS đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan. + Danh mục tài khoản: Khi sử dụng phần mềm kế toán CADS, doanh nghiệp thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẳn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định. Để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3… Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục tài khoản”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản: Mã tài khoản, mã công trình, sản phẩm, tài khoản này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản… Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của công ty, kế toán sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK1524. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK113, TK331, TK 621, TK 627... Các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên. + Danh mục khách hàng: Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty (liên quan đến tạm ứng). Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng. Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục khách hàng”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế… Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo quy định sau: Với khách hàng là đơn vị bán: DNB + số thứ tự (hoặc tên viết tắt) VD: Công ty Xi măng Bỉm Sơn DNB 001 Công ty TNHH Phú Thành DNB 002 Công ty XD & TM Hà Trang DNB 003 Công ty vận tải Thuỷ I DNB 004 Công ty SX VLXL Thành Đạt DNB 005 … - Với các khách hàng là đơn vị mua: DNM + số thứ tự (hoặc tên viết tắt) - Với các cá nhân: Cá nhân trong công ty: CB + Tên + Họ + Đệm Ví dụ: Lê Văn Tình CB TNT - Các ngân hàng: NH + Số thứ tự VD: Ngân hàng ĐT & PT Hà Nội : NH 002 + Danh mục nhóm hàng hoá vật tư: Hàng hoá, vật tư không những có thể theo dõi từng danh điểm mà còn có thể theo dõi theo nhóm. Hàng hoá, vật tư được tổ chức phân cấp dưới dạng nhóm mẹ con hình cây. Nhóm có thể phân cấp đến 06 mức. Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này thực hiện bằng menu lệnh “Giao dịch/ Danh mục nhóm hàng hóa”. Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như: số thứ tự nhóm, mã nhóm, tên nhóm, đánh dấu vào ô nhóm gốc hay nhóm chứa danh điểm vật tư. + Danh mục hàng hoá, vật tư: Việc khai báo được thực hiện qua Menu “Giao dịch/ Danh mục hàng hoá” Để vào được các danh điểm cho một nhóm hàng hoá, vật tư ta chuyển vệt sáng đến nhóm đó rồi nhấn CTRL + ENTER. Nhóm muốn thêm danh điểm phải là nhóm cuối. Nhấn phím F4 để thêm danh điểm. Sau đó, người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như: Mã hàng hoá, vật tư, số thứ tự, tài khoản kho … + Danh mục kho hàng: Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh “Danh mục/Danh mục kho hàng hoá- vật tư”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tên kho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở. Ví dụ: Mã kho Tên kho ZK 01 Kho công ty ZK 02 Kho đội xây dựng số 1 ZK 03 Kho đội xây dựng số 2 …. ZK 09 Kho đội xây dựng số 8 ZK 10 Kho đội xây dựng số 9 ZK 11 Kho đội xây dựng số 10 ……………………………………….. 2.2.6. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hịên nay Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được tiến hành như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho. Mỗi thứ nguyên vật liệu được mở riêng chi một thẻ kho. Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của từng đối tượng liên quan và tính ra số tổng để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi thành một dòng trên thẻ kho. Ở phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất. Máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục đã cài đặt. Ví dụ: Công trình Quốc lộ 14 - Pleiku trong tháng 07/2004 có thẻ kho như sau: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 10/07/2004 Tờ số: Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, hàng hoá: Đá cấp phối loại I Đơn vị tính: m3  Mã số : D1 Ngày nhập/xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Chữ ký của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 2500 18/07 13 Xuất phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.113 1.387 20/07 14 Xuất đá cấp phối loại I phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 329 1.058 26/07 93 Nhập đá cấp phối thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.113 3.171 26/07 84 Xuất đá cấp phối loại I phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.442 729 Cộng 1.113 2.884 729 2.2.7. Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán về nguyên vật liệu: 2.2.7.1. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu: Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp cho mỗi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán. Hình thức này gồm có các loại sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Sổ chi tiết cho từng loại vật tư: Nhằm phản ánh số tồn đầu kỳ, số nhập, số xuất trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu đó. Sổ chi tiết này được lập theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu. Số liệu trên sổ chi tiết vật tư cho từng thứ được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư tương ứng. 2.2.7.2. Báo cáo kế toán: Công ty sử dụng hai báo cáo tổng hợp chính về vật tư đó là: Báo cáo tổn kho: Chỉ báo cáo về số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ, nhóm vật tư theo tháng. Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư: Nhằm cung cấp tổng hợp toàn bộ tình hình tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ của từng thứ, nhóm, loại vật tư. Báo cáo này được lập theo tháng, quý. Chỉ tiêu tồn kho của từng thứ vật tư trên báo cáo tồn kho phải phù hợp với chỉ tiêu tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật tư tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư. Tổng hợp số liệu các sổ chi tiết của từng thứ vật tư (gồm cả chỉ tiêu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ) phải phù hợp với các chỉ tiêu tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả các chỉ tiêu đó. 3.2.7.3. Chứng từ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu: Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ nên các chứng từ gốc ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT)… sẽ được tổng hợp vào các chứng từ tổng hợp là các Chứng từ ghi sổ. Trong kế toán nguyên vật liệu luôn có 3 chứng từ ghi sổ được phân loại theo nội dung kinh tế như sau: + 2 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu trong đó: 1 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài (quan hệ với người bán) tức ghi Nợ TK 1521, ghi Có TK 331. 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu khác như phế liệu thu hồi. + 1 chứng từ ghi sổ phản ánh viêc xuất nguyên vật liệu tức là ghi Nợ các tài khoản liên quan, ghi Có TK 152. Các chứng từ ghi sổ được lập 1 tháng 1 lần vào ngày cuối tháng. Hiện nay Công ty sư dụng những chứng từ do Bộ tài chính quy định đó là hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… Chứng từ được kế nguyên vật liệu xử lý theo trình tự sau: Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ quỹ Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 2.2.8. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: 2.2.8.1. Nhập do mua ngoài: Bên cạnh phế liệu thu hồi nhập kho, nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua theo hợp đồng trong nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng là di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên Công ty áp dụng hình thức khoán xuống đội sản xuất thi công. Các công trình thường ở rất xa công ty (Công trình Quốc lộ 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku, công trình đường Bắc Ninh- Nội Bài, công trình đường R5 - Hải Phòng….) và hoạt động tách biệt nhau do đó mỗi công trình có một nhân viên thống kê theo dõi tình hình biến động, hiện có của vật tư tại kho ở công trình. Ví dụ như công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku do Trần Văn Bích làm nhân viên thống kê. Việc cung cấp vật tư chủ yếu do phòng vật tư thực hiện. Khi công ty thắng thầu và ký hợp đồng thi công các công trình, phòng kế hoạch sẽ giao khoán các công trình, hạng mục công trình theo từng đợt hoặc toàn bộ gửi xuống các đội sản xuất. Do sản phẩm công ty chủ yếu theo hợp đồng nên việc mua sắm nguyên vật liệu dựa vào thông số kỹ thuật của hợp đồng. Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng vật tư dự trù khối lượng cho từng loại. Ví dụ: Khi nhận được bản giao khoán hạng mục: Công trình Km 532 + 200 đến Km 534 - Thuộc gói thầu số 4- Dự án nâng cấp Quốc lộ 14 – Đoạn qua trung tâm TP Plei ku - Tỉnh Gia Lai TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘi CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CTY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- -------o0o------- Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2003 BẢN GIAO KHOÁN:CÔNG TRÌNH: KM 632 + 200 ĐẾN KM 200 - THUỘC GÓI THẦU SỐ 4 ĐOẠN QUA TRUNG TÂM TP PLEIKU- TỈNH GIA LAI ĐƠN VỊ THI CÔNG: ĐỘI XD SỐ 2 (Ô. ĐỘ) NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG: Trách nhiệm của Công ty: Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế, phân khai các hạng mục công việc để giao cho các đơn vị thi công, quyết định nguồn cung cấp vật tư, thiết bị, công nghệ thi công chủ yếu để đảm bảo chất lượng công trình. Công ty tạo điều kiện cho đơn vị vay vốn thi công. Đơn vị chịu lãi của ngân hàng (theo hợp đồng giữa Công ty và đơn vị). Công ty chỉ thanh toán vốn cho đơn vị khi bên A thanh toán cho công ty theo phiếu giá. Sau khi công trình hoàn thành. nghiệm thu bàn giao, thanh toán với bên A xong Công ty sẽ quyết toán toàn bộ giá trị công trình đơn vị thực hiện. Trách nhiệm của đơn vị thi công: Nhận mặt bằng thi công. Triển khai thi công, chịu trách nhiệm trước Công ty về tiến độ, chất lượng công trình, đảm bảo an toàn cho người, thiết kế thi công và chịu sự giám sát trực tiếp của các phòng ban nghiệp vụ Công ty. Chịu trách nhiệm về mọi chi phí về nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và thanh quyết toán công trình với bên A; chịu trách nhiệm sửa chữa những sai sót và bàn giao các hạng mục công việc mình làm. CƠ SỞ GIAO KHOÁN Khối lượng trong bản giao khoán là khối lượng theo hợp đồng kinh tế từ lý trình Km 532 + 200 đến Km 534. Giá trị thanh toán cho đội sẽ tính trên khối lượng nghiệm thu thanh toán với bên A. Đơn giá trong bảng khoán bao gồm toàn bộ chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công, huy động, công trình phụ tạm, công việc phụ trợ khác, phụ phí thi công, bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên, lễ, phép… và thuế VAT đối với vật liệu. Tài liệu áp dụng: Định mức dự toán theo quyết định số 1242/1998/QĐ – BXD ngày 25/11/1998 Giá ca máy theo quyết định số 1260/1998/QĐ- BXD Đơn giá nhân công theo bảng lương A6 - Nghị định 05/CP, lương tối thiểu được điều chỉnh theo thông tư số 04/2002/TT – BXD Chi phí chung được tính bắng 35% chi phí nhân công. Giá vật tư theo giá thông báo tại thời điểm khu vực thi công Đội đã chấp nhận bảng khoán và ký tên dưới đây thì phải có biện pháp để thi công sao cho có hiệu quả. Trong quá trình thi công, chi phí để thi công công trình cao hay thấp đơn vị phải tự cân đối (nếu lỗ thì đơn vị phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước việc mình làm) III. KINH PHÍ GIAO KHOÁN: 8.831.209.315đ (Bằng chữ: Tám tỷ, tám trăm ba mươi mốt triệu, hai trăm linh chín nghìn, một trăm ba mươi nhăm đồng) ĐƠN VỊ THI CÔNG GIÁM ĐỐC CỒNG TY Sau khi nhận được bản giao khoán, đơn vị thi công bắt đầu tiến hành thi công. Để phục vụ thi công công trình đảm bảo đúng tiến độ và đúng hợp đồng thì Công ty có thể: Nhập 1 lần để xuất nhiều lần do công trình ở xa nguồn cung cấp. Nhập và cho xuất thẳng. Nhập nhiều lần cho xuất một lần do nhu cầu sử dụng cho 1 lần là lớn mà nguyên vật liệu lại hiếm hoặc phụ thuộc vào kết quả khai thác của nhà cung cấp ở gần công