Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội

sản xuất kinh doanh ở công ty dệt 19/5 hà nội. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên công ty: Công ty dệt 19-5 Hà Nội. Tên giao dịch quốc tế: HATEXCO. Địa chỉ : 203 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân – Hà Nội. Công ty ra đời trong thời kỳ công thương nghiệp sản xuất kinh doanh những năm 1954 – 1960. Tiền thân của công ty là một số cơ sở tư nhân được hợp nhất lại gồm: Công ty Việt Thắng, Công ty Dệt Hoà Bình, Công ty Dệt Tây Hồ. Công ty được chính thức thành lập vào tháng 10- 1959 và lấy tên là “Dệt 8 – 5”. Cho đến nay 2005 đã trải qua 46 năm tồn tại và phát triển cùng với những thay đổi không ngừng về mọi mặt của đất nước công ty Dệt 19 – 5 đã trải qua các giai đoạn sau : * Giai đoạn 1959 – 1973. Đây là thời kỳ đất nước ta đang trải qua cuộc kháng chiến chống Mỹ. Công ty dệt 19-5 được thành lập mang tên Xí nghiệp Quốc doanh 8/5 gồm nhiều hợp tác xã dệt nhỏ hợp thành và có trụ sở tại Số 4- Ngõ 1- Hàng Chuối. Thời điểm ban đầu, xí nghiệp Quốc doanh 8/5 chỉ có 250 người với dây chuyền sản xuất lạc hậu, cũ kỹ, quy mô sản xuất nhỏ và chủ yếu sản xuất vải phin, bít tất, vải kaki, khăn mặt, vải bạt theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước chủ yếu phục vụ cho nhu cầu của Quốc phòng. Năm 1964 trong thời kỳ chiến tranh công ty thực hiện theo chủ trương của thành phố vừa sản xuất vừa chiến đấu, một bộ phận của nhà máy chuyển về thôn Văn – Xã Thanh Liệt để se sợi và dệt vải. Năm 1967, xí nghiệp tách bộ phận dệt bít tất, khăn mặt, thành lập Xí nghiệp Dệt kim Hà Nội. * Giai đoạn 1974 – 1988. Doanh nghiệp đổi tên thành xí nghiệp Dệt bạt 8 – 5 Hà Nội. Đến 1980, nhà máy được duyệt luận chứng kinh tế xây dựng cơ sở mới ở Nhân chính – Thanh Xuân nên xí nghiệp được cấp đất, vồn để đầu tư xây dựng nhà máy mới. Và khu sản xuất với tổng diện tích 4.5 ha, với 100 máy dệt Tiệp Khắc đặt tại Thanh Xuân chính thức đi vào hoạt động năm 1985, nhờ vậy năng suất tăng lên đạt 2.7 triệu m/năm, số lượng cán bộ công nhân viên cũng tăng lên, tổng số có khoảng 520 người. năm 1983, xí nghiệp Quốc doanh 8/5 đổi tên thành Nhà máy dệt bạt 19-5. Năm 1988 số lượng công nhân sản xuất công nghiệp của nhà máy đạt cao nhất 1256 người với số máy dệt là 200. * Giai đoạn từ 1989 đến nay. Đây là thời kỳ đất nước ta chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ bao cấp sang kinh tế thị trường. Các nhà máy phải tự tìm thị trường tiêu thụ, tự chủ về tài chính và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Tháng 12/1992 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 3218 ngày 15/12/1992 quyết định đổi tên nhà máy thành “Công ty Dệt 19/5 Hà Nội”. Đây là một thuận lợi cho sự phát triển của Công ty, tạo điều kiện để Công ty mở rộng quan hệ đối ngoại, tiếp xúc với thị trường trong nước và quốc tế. Để thích nghi với cơ chế thị trường, giải quyết những khó khăn về vốn và tiêu thụ sản phẩm. Công ty đã liên doanh với một số đối tác Singapore thành lập nên “tập đoàn sản xuất hàng dệt may 19/5”. Đến nay qua hơn 10 năm hoạt động, liên doanh ngày càng lớn mạnh và đã nộp lãi về cho Công ty, giải quyết việc làm cho trên 500 lao động. Năm 1998, Công ty lắp đặt dây chuyền sản xuất sợi tự cung cấp cho phân xưởng dệt của công ty và một phần để kinh doanh. Đến nay Công ty đã có một phân xưởng sợi hiện đại, đạt 1250 tấn/năm, với tổng số vốn đầu tư cho dây chuyền này là 50 tỷ đồng. Tháng 6/2000, tổ chức quốc tế chứng nhận QMS (úc) đã đánh giá và cấp chứng chỉ ISO 9002: 1994 cho Công ty. Năm 2001, Công ty áp dụng đồng thời hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002 và TQM làm hoàn thiện và nâng cao chất lượng quản lý thật sự. Vào đầu năm 2003, phân xưởng may của công ty được thành lập. Bước đầu phân xưởng này sẽ thực hiện gia công cho bên liên doanh Việt – Sin, sau đó sẽ tiến tới xuất khẩu trực tiếp. Đây là một bước đi chắc chắn, mở ra hướng phát triển mới cho Công ty. Như vậy sau hơn 46 năm hoạt động và phát triển, mặc dù đã trải qua nhiều bước thăng trầm nhưng công ty Dệt 19/5 Hà Nội vẫn đứng vững và ngày càng lớn mạnh, với tốc độ phát triển nhanh và ổn định, đóng góp không nhỏ cho ngân sách Nhà nước cũng như cho nền kinh tế quốc dân, được thể hiện qua báo cáo kết quả hoạt động SXKD như sau: Đơn vị: Triệu đồng STT Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2004 1 Doanh thu 73 000 75 000 76 000 91 000 2 Giá trị SX công nghiệp 45 500 54 400 61 600 73 800 3 Nộp NSNN 6 900 6 700 8 500 9 600 4 Vốn kinh doanh 14 500 23 000 23 500 24 000 5 Thu nhập doanh nghiệp 155 501 4230 1600 6 Thu nhập BQ 1 lao động 0.70 0.85 0.87 1.10 Nguồn: Phòng Tài Vụ Với sự cố gắng của toàn thể CBCNV, Công ty đã được Nhà nước trao tặng: 01 huân chương lao động hạng ba. 01 huân chương lao động hạng nhì. 01 huân chương lao động hạng nhất. Đạt huy chương bạc về sản phẩm vải bạt các loại tại hội chợ triển lãm Giảng Võ, Các công đoàn vững mạnh xuất sắc, đạt đảng bộ vững mạnh xuất sắc tiêu biểu của thành phố năm 2003, đạt quản lý giỏi qua các năm, Đoàn thanh niên vững mạnh. Công ty đang cố gắng phấn đấu đạt được danh hiệu đơn vị Anh Hùng trong những năm tới. 2.1.2 Bộ máy tổ chức quản lý của công ty Dệt 19/5 Hà Nội. Công ty 19-5 Hà Nội được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng với mô hình trực tuyến chuyên chức năng trên cơ sở quyền làm chủ của người lao động. Giám đốc: là người điều hành tất cả các hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm chung về tổng thể hoạt động trong Công ty như kết quả sản xuất kinh doanh, tổ chức lao động… và chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản cấp trên. Ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc điều hành các công việc của công ty; giám đốc còn chỉ huy trực tiếp các phòng ban: Phòng kiểm toán thống kê, Phòng tài vụ, Phòng lao động tiền lương, Phòng kế hoạch thị trường. Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh: là người phụ trách hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty, phối hợp cùng phòng kế hoạch thị trường lên kế hoạch sản xuất hàng tháng để cùng phòng vật tư có kế hoạch tính toán nhu cầu về vật tư phù hợp với yêu cầu sản xuất. Phó giám đốc tài chính – nội chính: là người phụ trách về mặt quản lý TSCĐ, lên kế hoạch và thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản. Quản lý về mặt tài chính của công ty. Quản lý phòng y tế và phòng bảo vệ. Phó giám đốc kỹ thuật - đầu tư: là người có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện đầu tư xây dưng cơ bản (đầu tư mới và cải tạo lại) để đưa vào sản xuất. Phụ trách phòng kỹ thuật cơ điện. Trong Công ty có 9 phòng chức năng trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến nhiệm vụ của mình, chịu sự quản lý trước hết là trưởng phòng, PGĐ thuộc lĩnh vực và cao nhất là Giám đốc. Các phòng bao gồm: Phòng kế hoạch – Thị trường: lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Phòng vật tư: Quản lý và cung ứng vật tư cho sản xuất kinh doanh, bảo quản kho tàng, vận chuyển hàng hoá. Phòng tài vụ: Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, chuẩn bị vốn cho sản xuất kinh doanh, thu – chi tài chính kế toán. Phòng lao động tiền lương (phòng tổ chức nhân sự): Tuyển dụng, đào tạo nhân lực, bố trí lao động, giải quyết chế độ tiền lương, BHXH, kỷ luật lao động. Phòng kỹ thuật: Quản lý công tác kỹ thuật, đầu tư và điều độ sản xuất trong Công ty. Phòng quản lý chất lượng (KCS): Quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hoá mua về và hàng hoá sản xuất trong Công ty. Phòng hành chính: làm nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ, soạn thảo công văn, tài liệu cho các cuộc họp hội nghị. Phụ trách bộ phận văn thư của doanh nghiệp. Phòng y tế đời sống: chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, đảm bảo vệ sinh công cộng trong Công ty và xây dựng môi trường lao động đảm bảo an toàn cho công nhân sản xuất. Phòng kiểm toán: Kiểm tra báo cáo kế toán tài chính, kiểm tra chứng từ thanh toán, tiền mặt, séc và tiền vay, kiểm tra nhập, xuất vật tư gia công; kiểm tra công nợ, đánh giá kết quả kiểm tra, báo cáo giám đốc, đề xuất các biện pháp xử lý và theo dõi thực hiện xử lý. Sơ đồ 11 : Mối quan hệ giữa các phòng ban Giám đốc PGĐ phụ trách SX - KD PGĐ kĩ thuật đầu tư Phòng vật tư PGĐ phụ trách tài chính Phòng LĐ tiền lương Phòng tài vụ Phòng hành chính bảo vệ Phòng kiểm toán Phòng y tế Phòng thị trường 3 phân xưởng sản xuất Phòng kĩ thuật Phòng quản lí chất lượng 2.1.3. Tổ chức sản xuất và qui trình công nghệ của công ty Dệt 19/5 Hà Nội. 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất * Về tổ chức sản xuất công ty có 4 phân xưởng: - Phân xưởng sợi: Sản xuất các loại sợi 100% cotton phục vụ cho việc sản xuất vải bạt cung cấp cho thị trường. - Phân xưởng Dệt: Sản xuất chủ yếu các loại vải phục bụ cho ngành công nghiệp may giầy. - Phân xưởng may: Thực hiện gia công sản phẩm may mặc xuất khẩu cho công ty liên doanh Việt - Sin 19-5. - Ngành hoàn thành: Hoàn tất các sản phẩm trong công ty. * Tổ chức bộ máy sản xuất ở các phân xưởng: - Quản đốc phân xưởng. - Phó quản đốc. - Trưởng ca sản xuất. - Các tổ sản xuất từ đầu đến cuối dây chuyền.  Qui trình sản xuất được thể hiện qua sơ đồ sau PX Sợi PX Dệt PX May Ngành hoàn thành 2.1.3.2. Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất. Là doanh nghiệp công nghiệp, sản xuất có tính chất hàng loạt với khối lượng lớn, dây chuyền công nghệ sản xuất ở công ty được tổ chức theo kiểu nước chảy, sản phẩm làm ra ở khâu trước là nguyên liệu đầu vào của khâu sau. Cung bông Chải Ghép ` Sợi con Đánh ống TP sợi đơn TP sợi to Se Đậu Máy OE • PX Sợi: • PX Dệt : Đậu Se Đánh ống Suốt Mắc Dệt TP vải Dọc Ngang • PX May thêu : Chải vải Ghép mẫu Cắt vải Thêu May TP quần áo Ngành hoàn thành: Nhập kho Nhuộm KCS Soạn hàng Đo gấp Đóng kiện 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty Dệt 19/5 Hà Nội. 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội. Dựa trên mô hình kế toán tập trung, lao động kế toán trong Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu. Trưởng phòng tài vụ trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ các kế toán viên phần hành và Trưởng phòng có mối quan hệ tham mưu với các bộ phận như Phòng kiểm toán, Phòng lao động tiền lương, các đơn vị liên quan tới tin học trong kế toán…Phương thức này rất thích hợp với Công ty, nó giúp bộ máy kế toán vận hành tốt, theo kịp những sửa đổi về chế độ, chuẩn mực kế toán được ban hành khá nhiều trong thời gian gần đây. áp dụng đúng nguyên tắc tổ chức lao động kế toán, các phần hành kế toán tại Công ty được phân chia hợp lý. Những phân công trong Công ty đã đảm bảo được sự tối ưu trong cường độ lao động, sự tương xứng giữa nhân viên kế toán với công việc đồng thời tuân thủ nghiêm túc nguyên tắc bất kiêm nhiệm, bất vị thân. Theo đó, Công ty có các phần hành kế toán chủ yếu như sau: Trưởng phòng tài vụ giữ chức năng như kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung, làm công việc của kế toán tổng hợp: tập hợp chi phí, tính giá thành, lập BCTC. Đồng thời theo dõi nguồn vốn, TSCĐ, các công trình XDCB, các khoản kinh phí sự nghiệp. Kế toán vốn bằng tiền và thành phẩm: Theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt, và cũng có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp đối với thành phẩm. Kế toán tiền gửi, tiền vay, nguyên vật liệu, CCDC và thanh toán với người bán. Các khoản tiền gửi, tiền vay bao gồm cả ngắn hạn và dài hạn. Kế toán bán hàng, doanh thu tiêu thụ sản phẩm, thanh toán với người mua và các quỹ xí nghiệp: chịu trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ bán hàng, xác định doanh thu và kiêm nhiệm theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và các quỹ như quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi… Thủ quỹ kiêm theo dõi các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả và các khoản cần phân bổ: có nhiệm vụ giữ tiền cho đơn vị, theo dõi chặt chẽ các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt trong Công ty, đồng thời theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, thanh toán chậm như tạm ứng, phải thu, phải trả nội bộ, các khoản phân bổ qua nhiều kỳ. Sơ đồ 12: Mối quan hệ tổ chức của bộ máy kế toán. Trưởng Phòng Tài vụ Kế toán tổng hợp (chi phí, giá thành, BCTC), TSCĐ, XDCB, kinh phí Kế toán tiền gửi NH. Nguyên vật liệu, thanh toán với người bán Kế toán tiền mặt, thành phẩm Kế toán bán hàng, quỹ xí nghiệp Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ, phân bổ 2.2.2.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty. Công ty dệt 19-5 là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động kinh doanh theo Luật DN. Đối với công tác kế toán phải luôn tuân thủ theo Luật kế toán, luật thuế GTGT, thuế TNDN, các luật liên quan tới báo cáo tài chính, và các chuẩn mực kế toán. Hiện nay, chứng từ kế toán và các sổ sách mẫu biểu trong Công ty áp dụng theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, hệ thống sổ kế toán được tổ chức theo hình thức Nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. Đơn vị tiền tệ sử dụng: VND Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo chế độ qui định của bộ tài chính; phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp kế toán Hàng Tồn Kho: Nguyên tắc đánh giá HTK theo giá thực tế; phương pháp hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. Hình thức sổ kế toán: Nhật ký – chứng từ. Các loại sổ sử dụng gồm: + Nhật ký chứng từ: Có 9 NKCT được đánh số từ 1 đến 10 (Công ty không sử dụng NKCT số 6). + Bảng kê: Có 8 bảng kê được đánh số từ 1 đến 11 (không có bảng kê số 8, 10) + Bảng phân bổ: Có 4 bảng phân bổ được đánh số từ 1 đến 4. + Sổ cái các tài khoản. + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: để phù hợp với hoạt động thực tế tại công ty, kế toán tiến hành mở một số sổ chi tiết như: Sổ chi tiết NVL (thẻ kho), Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng, Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay, Sổ CFSXKD, thẻ tính giá thành sản phẩm... Sơ đồ 13: qui trình ghi sổ Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 331 NKCT 4, 5, 6 NKCT số 1, 2, 4, 5, 7 Bảng kê 4, 5, 6 BPB số 2 Bảng kê số 3 Sổ cái TK 152, 153 NKCT số 7 BCTC Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2.3. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà Nội. 2.3.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty. a. Đặc điểm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra, đó không phải là vấn đề quá phức tạp song lại đòi hỏi phải cung ứng kịp thời, đủ, đúng chủng loại để đảm bảo cho chất lượng của vải thành phẩm. Do sản phẩm của công ty là vải công nghiệp nên nguyên liệu đầu vào chủ yếu là sợi và bông trong cấu thành giá trị sản phẩm: 70 – 80% sợi. 10% tiền lương. 10% khấu hao. 10% chi phí khác. Sản xuất sợi: - 95% bông. - 5% chi phí khác. Sợi được dùng cho sản xuất ở đây chủ yếu là sợi cotton 100%. Ngoài ra còn dùng cả sợi Peco (bông pha polysete), sợi tổng hợp, sợi đay...trong đó: sợi cotton chiếm 70-75%, sợi các loại chiếm 25-30%. Ngoài bông và sợi ra để vận hành máy dệt công ty còn phải sử dụng một số lượng lớn các vật tư phụ tùng với nhiều chủng loại, kích cỡ khác nhau như: Bánh răng, Bu lông, ốc, vít, gông... Sở dĩ bông chiếm tỷ lệ cao như vậy là do từ năm 2001, Công ty đã đầu tư dây chuyền máy kéo sợi để đáp ứng nhu cầu của phân xưởng dệt và cung cấp cho thị trường. Nguồn bông mà công ty sử dụng chủ yếu là bông nhập ngoại như: bông Tây Phi, bông úc, bông Nga, bông Mỹ... Bông được phân loại theo chất lượng gồm bông cấp 1 và bông cấp 2. Khi công ty mua bông về, trong mỗi kiện bông đã được xếp thành các lót khác nhau. Vì vậy bông nhập kho được xếp theo các lót, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc quản lý và đưa vào sản xuất sản phẩm. Hàng tháng căn cứ vào hoá đơn đặt hàng, phòng KTSX sẽ lập phương án pha bông và trình giám đốc duyệt. b. Công tác quản lý nguyên vật liệu. Nguồn cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội chủ yếu do mua ngoài. Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm xây lắp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vấn đề đầu tiên mà Công ty cần quan tâm tới trong công tác quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. Công ty đã xây dựng được hệ thống kho tàng kiên cố, hiện đại nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các phân xưởng. Hiện nay công ty có 3 kho để dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bao gồm: • Kho nguyên vật liệu chính. • Kho nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng. • Kho phế liệu. Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua. Nguyên vật liêu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua. Trước khi nhập kho nguyên vật liệu, phụ tùng... nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng NVL, phụ tùng mua về. Với các loại NVL, phụ tùng mua về không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá. Ví dụ: Sợi được đánh giá dựa vào: độ dai, độ mịn, độ xoắn... Bông được đánh giá dựa vào: tỷ lệ sơ, màu sắc... Phụ tùng được đánh giá dựa vào: khả năng chịu ma sát, độ chịu lực.... Biểu số 1 Biên bản kiểm tra chất lượng bông Ngày 18 tháng 12 năm 2004 Kiểm tra gồm: 1. Trần Thuý Hà 2. Nguyễn Thị Hoa 3. Nội dung - Căn cứ HĐKT số...ngày...tháng...năm 2004. - Căn cứ tiêu chuẩn chất lượng. Kiểm tra chất lượng nhập ngày 18 tháng 12 năm 2004 của công ty Dệt Hà Nam. Số lượng nhập 37838,76 Kg = 168 Kiện. Số lượng kiểm tra 37838,76 Kg. Kết quả. Chủng loại, ký hiệu Đơn vị Đạt Không đạt Ghi chú Số lượng % Số lượng % Bông thiên nhiên Mỹ cấp II Kg 31232.11 82.54 6606.65 17.5 Nhận xét: Bông đều màu nhưng tỷ lệ sơ không đồng đều. Đề xuất: Đạt chất lượng đưa vào sản xuất (Phòng KTSX lựa chọn phương án pha bông thích hợp). Phòng QLCL Người kiểm tra ( đã ký) (đã ký) Bộ phận quản lý vật tư và phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của ban Giám đốc, tiến hành nhập xuất vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho Ban Giám đốc những chủng loại vật tư còn cần dùng, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều để Ban Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng vật tư không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay ứ đọng vốn do vật tư tồn động quá nhiều không sử dụng hết. Bên cạnh đó cán bộ phòng kế hoạch vật tư, thủ kho là người trực thuộc sự quản lý của phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm nhập, xuất vật tư theo chứng từ nhập xuất. Hàng tháng, hàng quý, thủ kho lên thẻ kho đồng thời kết hợp với các cán bộ chuyên môn tiến hành kiểm kê NVL kết hợp với phòng kế hoạch vật tư và thủ kho tiến hành hạch toán, đối chiếu ghi bổ sung. Thủ kho phải vào sổ nhập xuất hàng ngày đầy đủ, ghi chép một cách cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật tư, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý. Toàn bộ vật tư, phụ tùng phải có phiếu xuất kho do phòng vật tư viết, thủ kho mới được cấp phát cho người sử dụng. Đối với vật tư phụ tùng trực tiếp thay thế vào máy phục vụ sửa chữa thường xuyên, phân xưởng căn cứ vào số lượng, chủng loại được thể hiện trên phiếu xuất để lấy dần theo ca sản xuất. Phòng vật tư thống nhất với phân xưởng cách mở sổ theo dõi xuất hàng ngày, cuối tháng thủ kho ghi thực xuất vào phiếu vật tư. Không chỉ quan tâm tới công tác thu mua, bảo quản nguyên vật liệu, công ty cũng rất chú trọng đến vấn đề sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả bằng cách lập ra hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính. Phòng KTSX có nhiệm vụ theo dõi việc thực hiện các định mức này. Hàng tháng, các phân xưởng tiến hành lập báo cáo tiêu hao NVL, xác định chênh lệch để có hướng điều chỉnh kịp thời. Biểu số 2: Báo cáo tình hình tiêu hao nguyên vật liệu chính trên các công đoạn sản xuất 6 tháng cuối năm 2004 STT Công đoạn Tổng sản lượng Định mức tiêu hao Mứcsử dụng Thực tếsử dụng Tăng/Giảm Tổng Hồi Phế 1 Phế 2 Rối 1 Cung bông 686295 2.2 1.1 1.1 701394 690898 - 10496 2 Chải 651489 7 1 3 3 697093 686295 - 10798 3 Ghép 651055 0.2 0.1 0.1 0.1 652358 651489 - 868.7 … … … … … … … … … … … 12 Thí nghiệm 747954 1 0 74.8 26.8 - 48 Cộng 14 3.7 4.6 5.6 0.3 Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu, định kỳ 06 tháng một lần công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu nhằm xác định chính xác lượng nguy Biểu số 3 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Biên bản kiểm kê kho nguyên liệu chính 06 tháng cuối năm 2004 Hôm nay ngày 31/12/2004 Chúng tôi gồm: Trần Thị Phúc – Thủ kho Trần Thuý Hà - Kế toán vật tư Cùng nhau kiểm kê kho nguyên liệu chính và thống nhất số liệu sau: STT Chủng loại Số sổ sách Số kiểm kê Chênh lệch Số lượng Quả Số lượng Quả Số lượng Quả 1 Sợi Ne 8/4 Cot 29.5 24 29.5 24 2 Sợi Ne 20/1 Pe 104.3 109 150 109 45.7 3 Sợi Ne 20/1 C.kỹ 1.3 1 1.3 1 4 Sợi Ne 20/10 C.kỹ 59.4 48 59.4 48 5 Sợi Ne 23/12 Cot 104 48 104 48 6 Sợi Ne 32/2 Cot 94.8 58 94.8 58 7 Sợi Ne 40/1 Pe 1253.6 604 1253.6 604 8 Sợi 300D Petex 11.5 4 11.5 4 9 Sợi 150d 7.7 6 7.7 6 10 Sợi đay 3.5/1 22.1 5 22.1 5 11 Sợi đay 4/1 130.2 37 130.2 37 12 Sợi các loại 7.4 5 7.4 5 13 Sợi phế liệu 11.1 11.1 14 Ruy băng 7.89 7.89 15 Bông kiện 242679 1096 242679 1096 16 Bao tải tận dụng 33 Cái 33 Cái 17 Vải vụn 206.2 206.2 Kính đề nghị giám đốc duyệt nhập dôi số lượng trên Phòng vật tư Thủ kho ( đã ký) ( đã ký) Thực tế cho thấy, do có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty Dệt 19/5 Hà Nội hầu như không có chênh lệch lớn giữa sổ sách kế toán và sổ kiểm kê. Nếu có chênh lệch, hao hụt là do đặc điểm của nguyên vật liệu dễ bị tác động bởi môi trường như: Độ ẩm, nhiệt độ...Vì vậy lượng chênh lệch này là không đáng kể và đều nằm trong định mức. Bên cạnh đó, hệ thống kho tàng của công ty tương đối tốt, được đặt gần nơi sản xuất nên hạn chế được hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển. 2.3.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. a. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu gồm nhiều chủng loại với nhiều nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy để quản lý chặt chẽ từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: •Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm bông và sợi các loại. •Nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng: Do nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng có định mức sử dụng gần giống nhau nên công ty xếp chung thành một loại. Trong đó: +Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để tăng chất lượng và hình thức cho sản phẩm. Ví dụ: Mỡ Iroflex, dầu Oil inpray _ molybkom, dầu MD40, sáp tạo độ bóng cho sợi – sợi chuốt sáp… + Vật tư phụ tùng: Là những chi tiết phụ tùng, máy móc thiết bị dùng để thay thế hoặc sửa chữa máy móc như: bulông, êcu các loại, bóng đèn, móc sợi, chổi tóc, tay đập... • Phế liệu thu hồi: Là các loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: bông rối, sợi phế liệu, chải phế liệu, vải vụn... b. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thực tiễn. ở công ty Dệt 19/5 Hà Nội, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu thực tế hiện có của công ty, đồng thời trong thực tế những năm gần đây giá nguyên vật liệu thường khá ổn định nên kế toán sử dụng giá thực tế của nguyên vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. • Giá thực tế nhập kho: Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, vì vậy giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu được đánh giá là khác nhau. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho của nguyên vật liêu mua ngoài được xác định bằng công thức sau: Giá thực tế NVL nhập kho trong kì Các loại thuế không được hoàn lại Các khoản CKTM và giảm giá VL mua Giá mua ghi trên hoá đơn = - + Tại công ty, nguyên vật liệu thu mua chủ yếu là hàng giao tại kho của công ty, chi phí vận chuyển, bốc dỡ công ty chịu. Có một số ít nguyên vật liệu nhập kho theo hợp đồng hàng giao tại kho bên bán, lúc này căn cứ vào hợp đồng cụ thể mà thực hiện (chẳng hạn như chi phí vận chuyển, bốc dỡ bên bán chịu...). Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế Giá thực tế Các chi phí liên quan NVL gia công = NVL xuất + (tiền thuê gia công, chế Nhập kho trong kỳ gia công chế biến biến, chi phí vận chuyển, hao hụt trong định mức). Đối với phế liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế Giá ước tính có thể sử dụng được phế liệu nhập kho = ( hay giá trị thu hồi tối thiểu) trong tháng • Giá thực tế xuất kho. Công ty Dệt 19/5 Hà Nội sử dụng phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ để xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong tháng. Giá thực tế = Số lượng x Đơn giá NVL xuất kho NVL xuất kho bình quân Trong đó đơn giá bình quân được tính như sau: Đơn giá bình quân = Giá thực tế + Giá thự