Luận văn Tổ chức công tác kế toán nhập – xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà Nội

từ xưởng đúc nhưng chỉ là phôi thép tiến hành ra công các chi tiết máy công cụ. Phân xưởng cơ khí: nhận phôi sản phẩm gang từ xưởng đúc, đồng thời nhận phôi sản phẩm thép từ xưởng AL&NL tiến hành gia công tinh các chi tiết máy công cụ. Tuỳ theo yêu cầu của quy trình công nghệ cũng như độ phức tạp của các chi tiết mà có thể được chế tạo bằng một hoặc một số phương pháp công nghệ phức tạp như tiện, phay, bào, roa,... Kết thúc giai đoạn này các chi tiết sản phẩm đã được hoàn thành chuyển cho bộ phận lắp ráp, tiến hành lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh. Bộ phận lắp ráp nhận các chi tiết hoàn chỉnh từ phân xưởng cơ khí hoặc một số chi tiết đã được hoàn chỉnh từ xưởng AL&NL tiến hành lắp ráp thành sản phẩm máy công cụ hoàn chỉnh. Việc chuyển bán thành phẩm từ xưởng này qua xưởng khác có thể là trực tiếp hoặc có thể thông qua kho bán thành phẩm. Các sản phẩm hoàn thành trước khi nhập kho đều phải chuyển qua phòng quản lý chất lượng (KCS) để kiểm tra chất lượng. Có thể khái quát quy trình sản xuất sản phẩm máy công cụ của Công ty như sau: NVL Gang Cơ khí AL & NL Lắp ráp Đúc Thép Sơ đồ 8: Sơ đồ khái quát quy trình công nghệ sản xuất máy công cụ Nhập kho thành phẩm 4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Cơ khí Hà Nội 4.1 Mô hình tổ chức của bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của Công ty. Trong 3 năm từ năm 1988 đến năm 1990, Công ty đã giảm biên chế số lượng nhân viên kế toán và cho tới nay có 16 cán bộ kế toán trình độ đại học. Ngoài ra, Công ty còn tổ chức thêm kế toán dưới các xưởng và đều là những người nắm vững chuyên môn. Đứng đầu bộ máy kế toán hiện nay là trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) chuyên làm nhiệm vụ giúp giám đốc công ty ký duyệt các hợp đồng kinh tế điều hành các công việc thuộc phòng Kế toán – Thống kê - Tài chính, các thông tư, chỉ thị về kế toán đều được thông qua. Công việc cụ thể của phòng kế toán như sau: Thủ quỹ: làm nhiệm vụ cấp phát tiền, cân đối quỹ của Công ty. Kế toán tiền mặt: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt, phụ trách TK 111, 141,, Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tiền gửi ngân hàng về thu, chi hàng ngày, báo cáo ủy nhiệm chi, ủy nhiêm chi , theo dõi các khoản vay ngắn hạn , dài hạn, tính lãi tiền vay,... Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình xuât, nhập vật tư, công cụ dụng cụ, bán thành phẩm, cả về số lượng, giá trị và chủng loại,... Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính tiền lương thời gian và tiền lương sản phẩm. Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo qui định. Tính các khoản phụ cấp tính theo lương và các khoản ngoài lương phải thanh toán,... Kế toán TSCĐ, XDCB: quản lý theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ về nguyên giá, khấu hao, và giá trị còn lại, tính toán và phân bổ chi phí khấu hao, chi phí XDCB theo đúng đối tượng,... Kế toán tài khoản 331: Có nhiệm vụ quản lý hóa đơn, theo dõi công nợ phải trả tới từng nhà cung cấp, tới từng người bán,... Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Tập hợp chi phí hát sinh rồi tính toán và phân bổ chi phí. Trên cơ sở đó tính giá thành công xưởng và giá thành toàn bộ cho từng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng rồi nhập kho thành phẩm,... Kế toán dự án: Quản lý các dự án và theo dõi quá trình thực hiện, cập nhập, tập hợp các chi phí rồi tính toán giá thành và quyết toán từng hạng mục, cuối kỳ lập báo cáo thực hiện dự án. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả: Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty,theo dõi tình hình công nợ phải thu tới từng khách hàng, lập bảng kê số 10, nhật ký chứng từ số 8,... Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp chung về vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương, tài sản và giá thành sản phẩm,... để lập các báo biểu kế toán, bảng CĐKT, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh vào cuối mỗi quý, báo cáo chi phí theo yếu tố, lập bảng giải trình, bảnh quyết toán vào cuối mỗi năm để trình lên cơ quan cấp trên. Nhân viên thống kê: Bên cạnh các kế toán tại phòng Kế toán Thống kê Tài chính, để đảm bảo cho việc tập hợp báo cáo tình hình cấp trên đúng nội dung và thời gian qui định, Công ty tổ chức thêm một số nhân viên kế toán tại các xưởng sản xuất chính như: xưởng máy công cụ, xưởng đúc,... Kế toán xưởng trên cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh của phân xưởng mình đề nghị cung ứng vật liệu và lập bảng chấm công theo dõi thời gian lao động của công nhân, phiếu giao nộp sản phẩm được KCS kiểm nghiệm, bảng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xưởng mình và nộp lên cho phòng kế toán vào cuối mỗi tháng để tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty. Trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Kế toán TK311 Kế toán Tiêu thụ Kế toán Dự án Thống kê Kế toán Tiền mặt Kế toán Vật tư Kế toán TSCĐ, XDCB Kế toán T. Lương Kế toán CPSX, tính GTSP Kế toán tổng hợp Kế toán TGNH Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cơ khí Hà Nội 4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cơ Khí Hà Nội tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung với nội dung: hợp nhất công tác kế toán, tài chính, thống kê vào 1 phòng Kế toán – Thống kê - Tài chính. Toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê được thực hiện từ khâu đầu cho đến khâu cuối trên phòng Kế toán- Thống kê - Tài chính. Chức năng của phòng là giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê theo quy định của nhà nước, tổ chức thu thập, xử lý cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý. Qua đó kiểm tra quy trình thực hiện sản xuất kinh doanh của Công ty, giám đốc bằng đồng tiền việc sử dụng vốn, nguồn vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty được áp dụng theo chế độ kế toán, theo quyết định 1141/TC-QĐ/CĐTK ngày 01/11/95 của bộ tài chính. Hiện nay, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ, tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, tính trị giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, kỳ kế toán là một tháng, vớí hệ thống sổ sách tương đối phù hợp theo chế độ qui định của công tác hạch toán ở Công ty và được tổ chức quy củ, rõ ràng, hoạt động rất có hiệu quả. Với bộ máy kế toán như trên mỗi nhân viên đều cố gắng phát huy năng lực của bản thân để đảm bảo thực hiện công việc trôi chảy, nhanh chóng chính xác. Để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác kế toán tại Công ty, Ban lãnh đạo Công ty đã và đang tiến hành nghiên cứu để ứngdụng đưa công nghệ quản lý thông tin trên máy vi tính bằng các phần mềm kế toán đặc trưng vào công ty một cách nhanh nhất có thể được. Giúp cho công tác quản lý kế toán được nhanh chóng chính xác kịp thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. II. thực trạng tổ chức kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà Nội 1. Công tác tổ chức quản lý chung về nguyên vật liệu ở Công ty 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và tổ chức công tác thu mua nguyên vật liệu ở Công ty. Nhiệm vụ cơ bản của Công ty là sản xuất các loại máy công cụ, các loại phụ tùng, các hàng kim khí tiêu dùng, thiết bị toàn bộ như: các loại máy tiện máy mài, máy phay, máy ép vít, bơm thủy lực, bơm bánh răng, các loại bánh răng, các loại phụ ting xe đạp, xích, líp,... theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu thị trường. Chính vì vậy, nguyên vật liệu được sử dụng bao gồm rất nhiều loại với qui cách, chủng loại khác nhau như: tôn tấm, thép tròn, thép cán, vòng bi các loại, nhôm, đồng, sơn, cao su, dây điện, các loại hóa chất, gỗ,... Đặc điểm chung của loại nguyên vật liệu này là có kết cấu bền chắc, không gây khó khăn trong quá trình vận chuyển cũng như bảo quản, ít xảy ra hiên tượng hao hụt, mất mát. Khối lượng mỗi loại nguyên vật liệu được sử dụng trong kỳ khác nhau tuỳ theo yêu cầu sản xuất và nhiệm vụ được giao. Công tác thu mua nguyên vật liệu ở Công ty.Hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, xí nghiệp vật tư cũng tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dung trên cở là kế hoạch sản xuất để xác định nhu cầu về nguyên vật liệu ở từng tháng, từng quý trong năm kế hoạch. Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất ở Công ty rất đa dạng về chủng loại và kích cỡ. Vì vậy, một Công ty hay chỉ riêng thị trường trong nước thôi thì chưa thể đáp ứng dược hết nhu cầu về nguyên vật liệu của Công ty. Do vậy, Công ty có quan hệ kinh tế với rất nhiều các Công ty TNHH, Công ty liên doanh, các doanh nghiệp Nhà nước, các cửa hàng, Công ty tư nhân,... trong nước và nước ngoài có bán nguyên liệu, vật liệu,... mà Công ty cần. Theo đánh giá khái quát thì khoản 30% nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty được nhập khẩu từ nước ngoài, vd: thép chủ yếu được nhập khẩu từ Nga, vòng bi chủ yếu được nhập từ Mỹ, Thụy Điển, còn tôn chủ yếu được nhập khẩu từ Nhật,... Còn 70% nhu cầu nguyên vật iệu của Công ty thì được mua ở trong nước. Một số đơn vị thường cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty như: Công ty tổng hơp kinh doanh thép và vật tư Hà tây, Công ty Nam Vang, Công ty thương mại và phat triển công nghệ Ngân Giang, doanh nghiệp thép Hùng Cường, Công ty sơn Hải Phòng, Công ty cơ khí và xây dựng Thăng Long, Công ty cơ khí 19/8,… Đối với các nhà cung cấp thường xuyên Công ty chủ yếu áp dụng phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả tiền ngay. Theo quy định của Công ty, khi mua hàng yêu cầu phải có hóa đơn GTGT do Bộ tài chính phát hành của người bán gửi kèm theo (liên 2), trong ít trường hợp mua của cá nhân không có hóa đơn GTGT thì nhân viên tiếp liệu phải yêu cầu người bán viết giấy biên nhận ghi rõ loại nguyên liệu, vật liệu mua về số lượng, đơn giá, thành tiền. 1.2 Phân loại nguyên vật liệu Với một khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều nhóm, nhiều thứ khác nhau, nỗi loại có vai trò, công dụng, tính chấtlý, hóa học khác nhau. Do đó, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý. ở Công ty căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở Công ty thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau đây: Nguyên liệu, vật liệu chính: là những loại NVL khi tham gia vào quá trinh sản xuất nó cấu thành nên thực thể sản phẩm, ví dụ: thép các loại, tôn tấm, vòng bi các loại, động cơ các loại,... Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ khi sử dụng có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc làm thay đổi mầu sắc như: sơn các loại, dây điện, thiết bị điện, các loại hóa chất, cao su, keo dán ác, gỗ, dung môi pha sơn, xăng (để rửa chi tiết cho sạch),... Nhiên liệu: là những vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qua trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, than củi, dầu, ôxi,... Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… ví dụ: động cơ ô tô,... Phế liệu thu hồi: Chủ yếu là các loại NVL được loại ra từ qua trình sản xuất như: phoi thép, phoi gang, phoi nhôm, phoi đồng, dây đông cháy, cáp nhôm phế, sắt thép phế, gang phế… Ví dụ: Nguyên vật liệu chính trong Công ty được chia thành các nhóm sau: TK 1521 bao gồm: + TK 1521.A: Tôn các loại + TK 1521.B: Thép các loại + TK 1521.C: Vòng bi các loại + TK 1521.E: Động cơ các loại,… Trong nhóm nguyên vật liệu chính thép có các loại thép như: + TK 1521.B05: Thép 20X, 30X,.. + TK 1521.B06: Thép 2X, 3X,… + …. + TK 1521.B09: Thép Y,.. 1.3 Tình hình công tác quản lý NVL ở Công ty. Tổ chức hệ thống kho tàng Nếu như khâu thu mua NVL ảnh hưởng lớn đến chất lượng, qui cách, chủng loại,... của NVL nhập kho thì khâu bảo quản dự trữ cũng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác quản lý NVL. Thực tế cho thấy nếu NVL mua về nhập kho dù có đảm bảo qui cách, chất lượng nhưng nếu khâu bảo quản dự trữ tổ chức không tốt, không khoa học sẽ dẫn đến tình trạng NVL bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới quay trình sản xuất, tới chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản dự trữ NVL là điều cần thiết và không thể thiếu được ở bất kỳ DNSX nào. ở Công ty, NVL được tổ chức thành các kho sau: + Kho vòng bi, động cơ; + Kho tôn tấm; + Kho thép tròn, sắt,.. + Kho kim loại mầu; + Kho thiết bị đồ điện; + Kho hóa chất, cao su,.. + Kho hợp kim.. +Kho vật tư của xưởng đúc. Tất cả các kho NVL đều trực thuộc Tổng kho. Hệ thống kho được bố trí gần xưởng sản xuất, nên rất thuận lợi cho việc chuyên chở NVL từ kho đến xưởng sản xuất. Hệ thống định mức Để phục vụ cho công tác quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả thì Công ty đã tiến hành xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm. Bởi mỗi loại sản phẩm khác nhau thì định mức tiêu hao NVL các loại cũng khác nhau. Phòng điều độ sản xuất có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng loại máy công cụ, phụ tùng,... Khi các xưởng có nhu cầu lĩnh vật tư thì phòng điều độ sản xuất sẽ viết phiếu cấp vật tư dựa trên nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất mà Công ty giao cho từng xưởng và định mức tiêu hao NVL của từng sản phẩm mà Công ty đã xây dựng. Quy chế bảo quản và chế độ trách nhiệm vật chất Nói đến công tác quản lý vật tư thì không thể không nói đến vai trò của thủ kho. Bởi thủ kho, ngoài trách nhiệm quản lý và bảo quản tốt NVL có trong kho, còn phải có trách nhiệm cập nhập sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình biến động (nhập, xuất) của từng thứ NVL ở trong kho về mặt số lượng, mà thủ kho còn có trách nhiệm phát hiện các trường hợp NVL tồn đọng lâu trong kho do nhập về quá nhiều, và NVL tồn kho đã kếm phẩm chất,... từ đó đưa ra kiến nghị, giải pháp với cấp trên để xử lý. Trong trường hợp thủ kho không đảm bảo về số lượng khi kiểm kê thì thủ kho phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất tùy theo mức độ. 1.4. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của NVL ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Đánh giá NVL là khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán NVL, đánh giá NVL có đầy đủ, chính xác mới biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí NVL trong giá thành sản phẩm. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu thu mua từ các nguồn khác nhau thì trị giá vốn thực tế của NVL khi nhập kho cũng khác nhau: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: + Phần lớn các đơn vị cung cấp NVL cho Công ty đều chịu trách nhiệm chuyên chở đến tận nơi và chi phí vận chuyển được tính vào giá mua. Do đó, giá vốn thực tế NVL nhập kho chính là giá trị ghi trên hóa đơn GTGT dòng “cộng tiền hàng”. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên, nếu trên hóa đơn mua hàng có thuế GTGT thì giá vốn NVL nhập kho không bao gồm thuế GTGT, mà thuế GTGT được theo dõi riêng trên TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ. Ngày 05/03/2003 có hoá đơn số 063301, Công ty mua thép Y8A-Phi 100 của công ty vật tư thái nguyên ,trên hoá đơn giá trị gia tăng ghi rõ: Cộng tiền hàng: 12.900.000 đ Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 645.000 đ Tổng tiền thanh toán: 13.545.000 đ Trường hợp này giá vốn thực tế của thép Y8A phi 100 nhập kho là 12.900.000 đ Kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: 12.900.000 đ Nợ TK 133: 645.000 đ Có TK 331: 13.545.000 đ ( Chi tiết công ty vât tư thái nguyên ) + Đối với một số NVL mà khi mua Công ty thỏa thuận với người cung cấp là Công ty chịu trách nhiệm chuyên chở thì giá vốn NVL nhập kho bao gồm: giá mua ghi trên hóa đơn cộng (+) chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Đối với vật tư phế liệu Trị giá vốn thực tế của vật tư phế liệu nhập kho bằng số lượng vật tư phế liệu nhập kho nhân (x) đơn giá phế liệu do Công ty qui định. Ngày 28/03/2003 có phiếu nhập vât tư số 21 nhập kho 15.900 kg phôi thép, phôi thép được trở bằng xe cải tién. Kế toán NVL sau khi nhận được phiếu nhập vật tư trên thì kế toán căn cứ vào Barem xác định được đơn giá của phôi thép là 60 đồng/ kg. Kế toán tính trị giá vốn nhập kho của số phôi thép trên là: 15.900 kg * 60 đ/kg = 954.000 đồng Theo công ty quy định thì số tiền của phế liệu nhập kho công ty trả ngay cho người nhập và tính vào khoản phải trả, kế toán ghi bút toán: Nợ TK 152: 954.000 đ Có TK 338: 954.000 đ * Theo thông báo số 3/5 CKHN/TC có hiệu lực từ ngày 01/04/1999 về thu gom vật tư phế liệu và vật tư dôi dư do Phó giám đốc Nguyễn Văn Thành ký thì đơn giá phế liệu được trả theo barem sau: Đơn vị tính: đ/kg Tên phế liệu Giá hiện hành Tỷ lệ (%) so với giá hiện hành Đơn gía phế liệu theo phương pháp tự vận chuyển Đơn gía phế liệu theo phương pháp vận chuyển bằng ôtô (1) (2) (3) (4=2*3) (5=2*3*50%) Sắt thép phế 1.050 15 160 80 Gang phế 1.800 15 270 135 Phoi gang 600 15 90 45 Phoi thép 400 15 60 30 Phoi đồng 10.000 10 1.000 500 Phoi nhôm 13.000 10 1.300 650 Day đồng cháy 15.000 10 1.500 750 Cáp nhôm phế 15.000 10 1.500 750 - Đánh giá trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho Công ty Cơ khí Hà Nội xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn: Trị giá vốn thực tế = Số lượng NVL x Đơn giá bình quân Của NVL xuất kho xuất kho gia quyền Trong đó: Đơn giá bình quân được Công ty xác định sau mỗi lần nhập. Đơn giá bình quân = gia quyền Trị giá vốn thực tê + tồn đầu kỳ số lượng NVL tồn đàu kỳ + Trị giá vốn thực tế nhập trong kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ Ngày 07/03/2003 có nghiệp vụ xuất kho 435 kg thép Y8A- phi 100 kế toán tính: Đơn giá bình quân gia quyền tính được: ( 4.150.000đ + 12.900.000đ) / ( 500kg + 1.500kg ) = 8.525 đồng/ kg Như vậy trị giá vốn xuất kho 435 kg thép Y8A phi 100 là: 435 kg * 8.525 đồng = 3.708.375 đồng. kế toán ghi bút toán: Nợ TK 621: 3.708.375 đồng Có TK 152: 3.708.375 đồng 2.Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu và hạch toán ban đầu 2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Theo qui định của chế độ kế toán tất cả các loại NVL khi về đến Công ty thì đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho. Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc hạch toán hàng tồn kho ở Công ty Cơ khí Hà Nội qui định: Điều 1: Các chứng từ để làm thủ tục nhập kho vật tư, NVL phải tuân theo các bước sau: Hàng nhập vào Công ty qua cổng phải có xác nhận của bảo vệ; Hàng được xác nhận trọng lượng qua phiếu cân tại Công ty (nếu có yêu cầu cân); Hàng được kiểm tra về chất lượng qua xác nhận của phòng quản lý chất lượng; Đơn giá căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Điều 2: Ngay sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ trên thủ kho các đơn vị có trách nhiệm làm thủ tục nhập kho ngay (không phụ thuộc vào hóa đơn tài chính) và cung cấp cho phòng kế toán thống kê tài chính chậm nhất sau 3 ngày (kể từ ngày là thủ tục nhập kho). Khi làm thủ tục nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập vật tư. Phiếu nhập vật tư được lập làm 02 liên: - 01 liên giao cho nhân viên tiếp liệu để hoàn chỉnh bộ “chứng từ mua hàng”. Sau đó, bộ chứng từ này được chuyển lên ngay cho kế toán công nợ nếu hàng mua chịu, hoặc chuyển cho kế toán tiền mặt nếu hàng mua trả ngay bằng tiền mặt, hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng nếu hàng mua trả bằng tiền gửi ngân hàng, để vào sổ kế toán liên quan, theo dõi chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình nợ phải trả của Công ty với từng đơn vị cung cấp. Kế toán công nợ chỉ theo dõi tổng số tiền phải trả cho từng đơn vị cung cấp chứ không theo dõi số lượng, đơn giá của từng loại NVL. - 01 liên thủ kho giữ và căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập vật tư ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng của từng thứ NVL nhập, xuất, tồn kho, thủ kho không theo dõi chỉ tiêu giá trị. Sau đó, chậm nhất là sau 3 ngày kể từ ngày làm thủ tục nhập kho, thủ kho phải chuyển phiếu nhập vật tư lên phòng kế toán thống kê tài chính, hoặc kế toán vật tư xuống kho lấy phiếu nhập kho để hoàn chỉnh quản lý. Sau khi nhận phiếu nhập kho vật tư thì kế toán vật tư ghi số liệu vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Kế toán vật tư có nhiệm vụ theo dõi chi tiết đến từng nhóm, từng loại, từng thứ NVL nhập kho ở cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. - Ngày 10/03/2003 có phiếu cấp vật tư số 51 xuất kho 450 kg thép Y8A phi 100 sau khi nhận được phiếu cấp vật tư kế toán ghi đơn giá xuất vào phiếu cấp vật tư là 8.525 đ /kg ( Từ ngày 07/03 đến ngày 10/03 công ty không có nghiệp vụ nhập thép Y8A phi 100 ) nên giá trị thực tế của vật liệu xuất kho là: 8.525 đ * 450 kg = 3.836.250 đồng - Đến ngày 20 /03/2003 có phiếu nhập vật tư số 18 nhập 500 kg thép Y8A phi 100 với đơn giá là 8.700 đ/kg, Vậy trị giá thực tế thép Y8A phi 100 nhập kho là: 8.700đ * 500 kg = 4.350.000 đồng Kế toán căn cứ vào giấy báo Nợ tiền gửi Ngân hàng kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK152: 4.350.000đ Có TK 112: 4.350.000đ Ngày 25/03/2003 có phiếu xuất kho 150 kg thép Y8A phi 100 cho sản xuất sản phẩm, kế toán tính đơn giá xuất kho bằng: ((200 kg * 8.525 đ) + 4.350.000 đ)/ 200 kg + 500 kg = 8.650 đ/kg Trị giá vốn thực tế của 150 kg thép xuất kho bằng: 8.650 đ * 150 kg = 1.297.500 đồng Kế toán ghi bút toán : Nợ TK 621: 1.297.500đ Có TK 152: 1.297.500đ Trong tháng 3/2003 Công ty mua thép Y8A phi 100 của chi nhánh vật tư Thái Nguyên. Hóa đơn GTGT do bên bán gửi kèm như sau: Biểu 2: Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2 (Giao khách hàng) Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Ngày 05tháng 03 năm 2003 N0 063301 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư Thái Nguyên Địa chỉ: Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cơ khí Hà Nội Địa chỉ: Số 74 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: 710A – 006 Ngân hàng công thương, Đống đa, Hà Nội Hình thức thanh toán: Mua chịu MST: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép Y8A phi 100 kg 1500 8.600 12.900.000 Cộng tiền hàng: 12.900.000 đ Thuế suất GTGT 5% : Tiền thuế GTGT: 645.000đ Tổng cộng tiền thanh toán: 13.545.000đ Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, năm trăm bốn mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Khi hàng nhập vào Công ty qua cổng có xác nhận của bảo vệ, được xác nhận trọng lượng qua phiếu cân tại Công ty, và được phòng KCS kiểm tra chất lượng. Sau đó, thủ kho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập vật tư và ghi vào phiếu nhập vật tư số thực nhập. Sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng về mặt số lượng. Biểu 3: HAMECO Phiếu nhập vật tư Mã số BM06/04 Số 53/0604 Ngày 06/03/2003 Tên người nhập: Thái Đơn vị nhập: Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư Thái Nguyên Hóa đơn: 063301 Ngày: 05/3/03 Nhập vào kho: Sắt, thép Ghi Có TK 331 TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 Thép Y8A-phi 100 Kg 1500 1500 8.600 12.900.000 645.000 5%thuế Cộng: 13.545.000 Số tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu, năm trăm bốn mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người nhập Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đãký) (Đã ký và đóng dấu) Khi giao hàng vào kho người giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này. Sau đó, chậm nhất sau ba ngày kể từ ngày làm thủ tục nhập kho, thủ kho chuyển phiếu nhập vật tư cho phòng kế toán thống kê tài chính. Cụ thể là chuyển cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư sau khi nhận được phiếu nhập vật tư phải kiểm tra và hoàn chỉnh phiếu nhập vật tư. Sau đó, kế toán vật tư tiến hành nhập số liệu vào sổ kế toán chi tiết liên quan. 2.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu Tại Công ty, vật tư xuất kho chủ yếu là để phục vụ sản xuất chế tạo sản phẩm. Ngoài ra còn xuất cho công tác bán hàng, xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất chung, xuất cho xây lắp công trình. Trong quá trình sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất được giao, khi nào các xưởng có nhu cầu về vật tư thì “quản đốc” viết đơn xin lĩnh vật tư, trong đơn liệt kê rõ danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể về quy cách, phẩm chất, số lượng và ký vào đơn, sau đó cầm đơn xin lĩnh vật tư lên phòng điều độ sản xuất. Phòng điều độ sản xuất sau khi nhận được đơn xin lĩnh vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng xưởng và định mức tiêu hao NVL để lập phiếu cấp vật tư. Trên phiếu cấp vật tư phải ghi rõ tên vật tư, ký hiệu quy cách, đơn vị tính, số lượng duyệt, tên người lĩnh phiếu,và người duyệt ký xác nhận vào phiếu. Sau đó, người lĩnh phiếu cầm phiếu cấp vật tư xuống kho vật tư cần lĩnh. Thủ kho sau khi nhận được phiếu cấp vật tư sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của vật tư tồn kho và đối chiếu với số lượng duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho vật tư. Thủ kho có trách nhiệm ghi rõ: ngày cấp, tên kho, số lượng thực cấp, số lượng kho còn nợ (nếu số lượng vật tư tồn kho không đủ so với số lượng duyệt), tên người nhận vật tư và tên người cấp vật tư. Sau đó, thủ kho căn cứ vào phiếu cấp vật tư để vào thẻ kho, thủ kho chỉ theo dõi số lượng vật tư xuất kho, và chậm nhất sau 3 ngày thủ kho phải chuyển phiếu cấp vật tư lên phòng kế toán để kế toán vật tư hoàn chỉnh phiếu cấp vật tư, tính toán đơn giá, và trị giá vật tư xuất kho kịp thời, chính xác. Tháng 3/2003 Công ty xuất kho nguyên vật liệu thép Y8A p