Luận văn Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phi sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty chè Sông Lô - Tuyên Quang

cầu của người sử dụng thông tin, tiến hành kiểm tra các báo cáo cần thiết. Trình tự xử lý có thể khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ 08): Bước chuẩn bị - Thu thập, xử lý các tài liệu cần thiết sản phẩm dở dang, số lượng,... - Phần mềm kế toán sử dụng. Dữ liệu đầu vào - CPSX kinh doanh dở dang cuối kỳ, các bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển chi phí. - Lựa chọn phương pháp tính giá xuất vật tư hàng hoá, phân tích tiêu thức phân bổ chi phí, khấu hao. - Các tài liệu khấu hao khác. Máy tính xử lý Thông tin và đưa ra sản phẩm Thông tin đầu ra Bảng tính giá thành sản xuất sản phẩm, các báo cáo CPSX, báo cáo giá thành sản xuất sản phẩm, sổ cái,... 1.8.3- Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Khi đã có được phương pháp và phần mềm kế toán tương thích, kế toán máy sẽ hiệu quả hơn kế toán thủ công nhiều. Người sử dụng có thể quản lý, xử lý, lưu trữ dữ liệu một cách tiện lợi và chính xác, đồng thời cũng có thể lấy được thông tin tài chính, kế toán cần thiết một cách kịp thời mà không tốn nhiều công sức. Sau khi cài đặt và khởi động chương trình, những công việc tiếp theo mà người làm kế toán máy phải thực hiện là: - Xử lý nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, xử lý trùng lặp, mã hoá) - Nhập dữ liệu: + Nhập các dữ liệu cố định (nhập 1 lần): Lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho (khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục) + Nhập dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo: Vào màn hình nhập dữ liệu, các thông báo và chỉ dẫn khi nhập, quy trình nhập dữ liệu mới, quá trình sửa/xoá dòng dữ liệu, quá trình phục hồi dòng dữ liệu đã xoá,... - Xử lý dữ liệu: Công việc này phải làm mỗi khi ta nhập thêm dữ liệu mới, sửa hay xoá dữ liệu đã nhập. - Xem và in sổ sách, báo cáo. 1.8.3.1 - Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Xử lý nghiệp vụ: - Phân loại chứng từ: là việc phân ra một cách có hệ thống các loại chứng từ có đặc điểm giống nhau: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu,... Mỗi một chứng từ có một màn hình nhập dữ liệu khác nhau, với các yếu tố khác nhau, tuân theo hệ thống chế độ kế toán hiện hành hoặc theo yêu cầu quản lý. Muốn nhập dữ liệu một chứng từ gốc nào đó, ta chỉ cần lựa chọn và nhập dữ liệu vào các ô cần thiết ngầm định sẵn. Kế toán chi phí nguyên vật liệu thường xuyên phải sử dụng đến chứng từ xuất vật liệu. Khi nhập liệu phiếu xuất kho, người sử dụng thường chỉ nhập số lượng xuất là bao nhiêu, còn trị giá xuất kho là do máy tự động tính theo công thức doanh nghiệp đã ngầm định. - Định khoản: là cách thức tính toán, xem xét một nghiệp vụ kế toán phát sinh để quyết định đúng đắn nghiệp vụ ấy cần sử dụng tài khoản nào và tài khoản được sử dụng như thế nào, hoặc bên Nợ, hoặc bên Có. Nguyên tắc định khoản tạo ra mối liên hệ đối ứng giữa các tài khoản. - Công tác mã hoá: là việc xác lập một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn, nhằm mục đích nhận diện dứt khoát, không nhầm lẫn một mẫu tin trong một tập hợp tin hay một cá thể trong một tập thể. * Nhập dữ liệu: - Thông thường, đối với kế toán CPNVLTT thì việc nhập các dữ liệu cố định, khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục mà liên quan đến các phần hành kế toán trước, chỉ trừ khi bổ sung, mở rộng quy mô thêm vào danh mục. - Người sử dụng nhập dữ liệu phát sinh kỳ báo cáo sau khi vào màn hình nhập liệu, xem thông báo và hướng dẫn khi nhập, người sử dụng thực hiện thao tác quy trình nhập liệu mới. * Xử lý dữ liệu: Nếu thao tác sai, nhầm lẫn thì người sử dụng phải thành thạo quy trình sửa, xoá hoặc phục hồi dòng dữ liệu. * Xem, in sổ sách, báo cáo: Người sử dụng nên hiểu được mối quan hệ giữa các sổ sách, báo cáo và tìm hiểu quy trình xử lý, luân chuyển sổ và số liệu của phần mềm doanh nghiệp đang áp dụng. 1.83.2 - Kế toán chi phí nhân công trực tiếp và kế toán chi phí sản xuất chung: Các bước thực hiện đối với hai phần hành kế toán này được thực hiện tương tự như quá trình kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, gồm các bước cơ bản: xử lý nghiệp vụ, nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu và in sổ sách báo cáo. 1.8.3.3 - Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ: Các phần mềm có thể thiết lập Menu kết chuyển cuối kỳ hoặc thiết kế một chứng từ để tiến hành kết chuyển từ tài khoản đầu 6 sang tài khoản 154. Nếu tập hợp chi phí theo địa điểm phát sinh chi phí thì phải xây dựng danh mục phân xưởng. Để phục vụ cho việc tính giá thành theo khoản mục, phần mềm có thể xây dựng danh mục các khoản mục chi phí, kết hợp với các tài khoản chi phí để tập hợp các chi phí vào các sổ sách, báo cáo theo các khoản mục. Từ đó, lấy số liệu lên bảng tính giá thành theo khoản mục hoặc tập hợp chi phí theo khoản mục. Khi nhập dữ liệu, các chi phí phát sinh phải chia ra khoản mục chi phí để chương trình tập hợp. 1.8.3.4 - Kế toán giá thành sản phẩm: * Kiểm kê, đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ: Phần mềm kế toán không thể tự xác định được khối lượng và mức độ hoàn thành của sản phẩm. Do vậy, kế toán phải xây dựng phương pháp tính toán sản phẩm làm dở cuối kỳ và mức độ hoàn thành để nhập vào chương trình. * Quá trình thực hiện tính giá thành: - Cập nhật sản phẩm làm dở đầu kỳ (hoặc máy tự chuyển từ cuối kỳ trước) - Tập hợp chi phí: Máy tự động tập hợp. - Cập nhật sản xuất sản phẩm trong kỳ và làm dở cuối kỳ. - Tổng hợp số liệu. In báo cáo. chương 2 Thực trạng tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty chè sông lô tuyên quang 2.1/Đặc điểm tình hình chung của công ty chè sông lô 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty chè Sông Lô Tuyên Quang tiền thân là Xí nghiệp Nông công nghiệp chè Tuyên Quang trực thuộc Tổng Công ty chè Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 374 NN - TCCB/QĐ ngày 11/3/1988 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm do sát nhập giữa Nông trường Sông Lô và Nhà máy chè Tuyên Quang. Nông trường Sông Lô được thành lập từ năm 1970, là đơn vị sản xuất nông nghiệp chuyên trồng chè và sản phẩm thu hoạch là chè búp tươi. Nhà máy chè Tuyên Quang được thành lập từ năm 1984, là một đơn vị sản xuất công nghiệp chuyên sản xuất chè đen xuất khẩu. Sau khi sát nhập, Xí nghiệp nông công nghiệp chè Tuyên Quang được chuyển giao về tỉnh quản lý và được đổi tên thành Công ty chè Sông Lô-Tuyên Quang theo Quyết định số 349/QĐ - UB ngày 15/05/1998 của UBND tỉnh Tuyên Quang. Trụ sở của Công ty đặt tại xã Kim Phú- huyện Yên Sơn- tỉnh Tuyên Quang. Công ty nằm trong vùng đất đỏ Bazan thuộc miền núi phía Đông bắc của huyện, với tổng diện tích đất tự nhiên là 1.474 ha. Trong đó diện tích đất nông nghiệp là 887.5 ha, độ dốc trung bình 5-10o điều kiện khí hậu và thổ nhưỡng rất thích hợp cho việc trồng cây công nghiệp dài ngày đặc biệt là cây chè. Công ty có một Nhà máy chế biến đặt tại trụ sở của Công ty. Nhà máy được xây dựng từ năm 1984 và đưa vào sản xuất chính thức năm 1987. Dây chuyền sản xuất và chế biến chè chủ yếu của Liên Xô chế tạo, theo thiết kế có công suất 48 tấn chè búp tươi/ ngày, từ nguyên liệu chè búp tươi được sản xuất trên cùng một dây chuyền công nghệ, sản xuất được 7 loại chè đen thành phẩm khác nhau về phẩm cấp chủ yếu để xuất khẩu: - Chè đen OP: Loại I - Chè đen FBOP: Loại II - Chè đen P: Loại III - Chè đen PS: Loại IV - Chè đen BPS: Loại V - Chè đen F: Loại VI - Chè đen D: Loại VII Đến năm 1993 do điều chuyển một số thiết bị héo, vò, sấy hiện tại công suất chỉ đạt 36 tấn chè búp tươi / ngày, công suất thực tế đạt 80% (28- 30 tấn/ ngày). Từ năm 1996 theo nghị định số 01/CP , Công ty chè đã tiến hành giao khoán vườn chè lâu dài, định hướng ổn định cho các hộ kinh tế nhận khoán. Đến năm 1997 Công ty đã có 635 hộ nhận khoán với tổng diện tích là 641.7 ha tới thời điểm hiện nay Công ty còn 596.5 ha, bình quân một hộ nhận gần 1 ha. Sau 6 năm thực hiện giao khoán vườn chè lâu dài và ổn định cho các hộ công nhân cụ thể là năm 1996 - 2001 sản lượng chè tăng từ 2.533,7 tấn lên 4.550,0 tấn, năng suất tăng 33,8 tạ/ha. Tuy nhiên, Công ty cũng gặp phải một số khó khăn đó là sự đối mặt gay gắt với thị trường, sự tụt giá trong tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là giá tiêu thụ của 3 loại chè đen cấp cao giảm mạnh làm giảm doanh thu của Công ty từ đó ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Cùng với những bước thăng trầm trong quá trình phát triển của ngành chè Việt Nam, sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển, với kinh nghiệm sản xuất kinh doanh và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật , Công ty đã trải qua nhiều lần đổi mới, cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh đến nay đã tương đối ổn định và thực sự có hiệu quả. Hàng năm Công ty đã cung cấp cho thị trường tiêu dùng trong và ngoài nước trên 1.345,8 tấn chè. Với sản lượng đó đã góp phần đáng kể vào sự phát triển của toàn ngành. Mặc dù còn nhiều khó khăn, sản phẩm của Công ty đã đứng vững trên thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước và cũng đạt được kết quả nhất định. Điều này được thể hiện qua một vài chỉ tiêu sau: ĐVT: Tr.đồng Năm Chỉ tiêu 2001 2002 2003 1.Tổng nguồn vốn 20.740 22.926 30.492 2.Doanh thu 15.745 19.233 36.605 3.Lợi nhuận 112 89 121 4.Nộp NSNN 1.302,5 1.368,2 2.250 5. Thu nhập BQ (Đ/người/tháng) 313.000 432.000 585.000 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty chè Sông Lô 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất Từ năm 1998, Xí nghiệp Nông công nghiệp chè Tuyên Quang đổi tên thành Công ty chè Sông Lô. Thực chất đó chỉ là sự thay đổi về tên gọi, còn toàn bộ công tác tổ chức sản xuất vẫn không có gì thay đổi. Công ty vẫn thực hiện hai nhiệm vụ sản xuất chính là sản xuất Nông nghiệp và sản xuất Công nghiệp. sản phẩm của sản xuất Nông nghiệp (chè búp tươi) là nguyên liệu phục vụ cho sản xuất Công nghiệp (chè đen xuất khẩu). Do đó đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty vừa là sản xuất nông nghiệp, vừa sản xuất công nghiệp. Như chúng ta đã biết đặc điểm tổ chức sản xuất của hai ngành này là khác nhau. - Ngành nông nghiệp: Gồm 18 cán bộ quản lý, chia thành 13 đội nhận khoán có nhiệm vụ sản xuất chè búp tươi. Mỗi đội có một đội trưởng thực hiện việc quản lý, theo dõi tình hình sản xuất ở đội mình phụ trách. Đồng thời mỗi đội chè phải chịu trách nhiệm trước Công ty về kết quả thực hiện theo phương pháp khoán mà công ty giao cho. - Ngành công nghiệp: Hiện nay Công ty chỉ sản xuất loại sản phẩm là chè đen xuất khẩu. Do đó Công ty chỉ có một nhà máy chế biến chè đen đặt tại Công ty. Nhà máy gồm 210 công nhân viên, trong đó công nhân trực tiếp sản xuất là 172 người, được chia thành 6 tổ sản xuất với 5 tổ chè đen và 1 tổ cơ khí. Nhiệm vụ của Nhà máy là sản xuất chè đen xuất khẩu gồm 7 loại chè có phẩm cấp khác nhau như: Chè đen OP, FBOP, P, PS, BPS, F, D. Việc sản xuất của Nhà máy được thực hiện theo 3 ca, mỗi ca 8 tiếng. - Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty chè Sông Lô áp dụng theo quy trình công nghệ phức tạp kiểu liên tục. Hoạt động sản xuất diễn ra ở các giai đoạn kế tiếp nhau, các đơn vị sản phẩm vận động từ giai đoạn này qua giai đoạn khác một cách liên tục cho đến khi hoàn thành (thành sản phẩm). Còn sản phẩm hoàn thành ở giai đoạn nhất định gọi là Bán thành phẩm (sản phẩm dở dang). Do đó đặc điểm sản xuất công nghệ của công ty là có sản phẩm dở dang. Quy trình công nghệ sản xuất chè đen xuất khẩu ở Công ty chè Sông Lô có thể khái quát theo sơ đồ sau: Trộn Thành phẩm Nguyên liệu Héo Vò Lên men Sấy Sàng phân loại Quy trình công nghệ chế biến chè được thực hiện qua 8 công đoạn sau: - Nguyên liệu: Khi về đến nhà máy, chè búp tươi được phân theo 3 loại A, B, C. Sau đó bảo quản bằng cách rải mỏng (khoảng 15-20 cm) , đảo tơi để chè khỏi ngốt. - Héo chè: Đối với chè loại A, B nhiệt độ héo là 37- 40 độ , tốc độ máy 1á 2, độ dày trong băng chuyền từ 10á 15 cm, qua máy héo khoảng 3á 3,5 giờ, thuỷ phần còn lại 62á63% đối với nguyên liệu chính, nhiệt độ từ 42á45 độ, tốc độ máy từ 2á3, độ dày từ 15á20 cm, qua máy héo 2á2,5 giờ, thuỷ phần còn lại 63á65%. - Vò chè: Trọng lượng mỗi khối 200-220 kg vò chè 3 lần (loại A, B), 2 lần (loại C) thời gian 120 phút và độ dập tế bào từ 75- 80%. - Lên men: Thời gian từ 3- 4 giờ tuỳ theo từng loại chè, nhiệt độ phòng lên men từ 20 - 22 độ C, độ ẩm từ 95 - 98%. - Sấy khô: Nhiệt độ sấy từ 95 - 110 độ C, thời gian sấy 25 phút, thuỷ phần còn lại sau khi sấy từ 3,5 - 5%, được gọi là chè bán thành phẩm. - Sàng phân loại: Đổ lên sàng cho ra 4 loại số : che số 1, số 2, số 3, số 4 , sau đó để lại các số để rê lấy thành phẩm gồm có 7 loại: OP, FBOP, P, PS, BPS, F, D. - Trộn: Chè sau khi được phân làm 7 loại, KCS nhặt để riêng từng loại và đấu trộn theo yêu cầu của khách hàng. - Thành phẩm: Đóng gói bao bì theo số lượng và chất lượng quy chuẩn, kẻ mã hiệu của Công ty rồi xuất khẩu theo đơn đặt hàng. 2.1.2.2. Tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty Công ty chè Sông Lô tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến, Ban Giám đốc Công ty gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc. Giám đốc: Là đại diên pháp nhân của Công ty, là người có quyền hành cao nhất trong Công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của Công ty. Cùng giúp việc cho Giám đốc có 2 Phó Giám đốc (PGĐ), 1 PGĐ phụ trách nông nghiệp, 1 PGĐ phụ trách công nghiệp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh vực được phân công. các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ của Công ty có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc được Giám đốc phân công. - Phòng Kế hoạch: Có nhiệm vụ lập kế hoạch, dự án và giao cho các đơn vị sản xuất để thực hiện kế hoạch , dự án; hàng tháng theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch và sơ kết báo cáo kế hoạch đã thực hiện. - Phòng Ky thuật: gồm 2 bộ phận: Bộ phận kỹ thuật nông nghiệp có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra và xử lý tình hình sâu bệnh cho cây chè. Bộ phận kỹ thuật công nghiệp có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào về số lượng, chất lượng, chủng loại và chất lượng thành phẩm; nghiên cứu đề xuất những sản phẩm mới, tổ chức công nghệ sản xuất của Công ty, bảo quản, đăng ký nhãn hiệu hàng hoá, chất lượng sản phẩm. - Phòng Tài chính - Kế toán: Tiến hành tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác kế toán tài chính phục vụ cho hoạt động SXKD của Công ty, thực hiện chế độ quản lý tài chính, báo cáo kết quả và hoạt động thống kê do Nhà nước và Tỉnh quy định; tham gia việc định giá với hàng hoá mua vào và bán ra; kiểm tra, phân tích các hoạt động tài chính trong từng thời kỳ, tham mưu cho Giám đốc trong việc huy động, quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả nhất. - Phòng Tổ chức - hành chính: Có nhiệm vụ quản lý, sắp xếp, bố trí lao động toàn Công ty; thực hiện chế độ lao động tiền lương, chế độ chính sách và các công việc văn phòng, hành chính khác. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Giám Đốc Công Ty PGĐ phụ trách nông nghiệp PGĐ phụ trách Công nghiệp Phòng Kế hoạch Phòng Kỹ thuật Phòng TC - KT Phòng Tổ chức-HC 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán ở Công ty chè Sông Lô 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Để hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán trong Công ty phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty, sử dụng phương pháp kế toán sao cho có hiệu quả nhất. Do đó, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức như sau: -Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ theo dõi và tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty; chỉ đạo chung công tác kế toán trong hệ thống kế toán (từ các bộ phận trong phòng đến các đơn vị sản xuất). - Kế toán cụm các đội sản xuất nông nghiệp: Gồm 3 người, mỗi người phụ trách 4 đội nhận khoán vườn chè, có trách nhiệm thanh toán tiền sản phẩm, các chế độ theo lương; theo dõi và thu các khoản nợ của công nhân như: nợ tiền vật tư, tiền BHXH, BHYT, KPCĐ, thuế sử dụng đất nông nghiệp... - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Theo dõi tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong tháng. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các số liệu phát sinh hàng ngày của các bộ phận cung cấp và vào sổ sách có liên quan, phân loại lập bảng kê lên chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ. Đồng thời ghi vào sổ cái các tài khoản và lập báo cáo tài chính. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu, chi trong và ngoài Công ty, theo dõi tiền gửi, tiền vay. Thanh toán các khoản tiền sản phẩm, lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, theo dõi bán hàng và thanh toán công nợ cho các đối tượng trong và ngoài Công ty. - Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ: Theo dõi tình hình vật tư, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp vật tư, cân đối thừa thiếu khi kiểm kê quyết toán; thu chi tiền mặt theo phiếu thu chi và vào sổ quỹ. Dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, mỗi nhân viên trong phòng kế toán phải hoàn thành công việc của mình nhằm đảm bảo giữa các bộ phận trong phòng có sự phân công phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán vật tư, thủ quỹ Kế toán tập hợp chi phí và tính gia thành Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán cụm các đội SXNN 2.1.3.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán của Công ty và phần mềm kế toán sử dụng tại Công ty * Hình thức sổ kế toán của Công ty: - Do đặc thù của Công ty nằm trên địa bàn rộng, Công ty lại áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến cuối tháng mới tập hợp được nên đơn vị đã áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Kỳ kế toán: Công ty thực hiện kỳ kế toán theo quý, năm. Hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với doanh nghiệp SXKD như Công ty chè Sông Lô. Với hệ thống sổ sách chứng từ phản ánh chính xác tình hình SXKD của Công ty đã tạo điều kiện phát huy vai trò chức năng của công tác kế toán trong việc phản ánh ghi chép tính toán một cách chính xác đầy đủ, trung thực , kịp thời nâng cao hiệu quả sản xuất của Công ty. Sơ đồ tổ chức sổ kế toán của Công ty theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Thẻ, sổ chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Bảng đối chiếu số phát sinh các Tài khoản Bảng chi tiết số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi cuối tháng Ghi cuối quý Đối chiếu , kiểm tra * Phần mềm kế toán sử dụng tại Công ty: Công ty chè Sông Lô là một doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày nhiều, nhất là những ngày thời vụ. Do đó nhu cầu trang bị và ứng dụng máy tính trong công tác kế toán là rất cần thiết và cấp bách. Máy tính là công cụ hỗ trợ cho các cán bộ kế toán xử lý tính toán và đưa ra các thông tin, báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý , mà còn là phương tiện lưu trữ số liệu an toàn tiết kiệm được không gian lưu trữ... Sớm thấy những ưu điểm đó của máy tính và nhằm nâng cao chất lượng thông tin của bộ máy kế toán cung cấp, bắt đầu từ năm 2001 Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán MiSa Version 4.5. MiSa Version 4.5 cho phép kết xuất ra các sổ theo đúng nhu cầu sử dụng, có thể lấy chi tiết theo từng đối tượng thông qua các mã cấp một cách sâu nhất hoặc có thể lấy được số liệu một cách tổng hợp nhất. Chương trình này dễ sử dụng, đưa ra được những thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý . Đây là hướng đi đúng của Công ty và phù hợp với điều kiện hiện nay của đất nước. Công ty đã tổ chức trang bị các thiết bị cần thiết để ứng dụng máy tính trong công tác hạch toán kế toán. Với 2 máy vi tính đặt tại phòng kế toán được nối mạng với nhau, 1 máy in LaserJet 1100 và 1 máy in LQ2170 đã giúp cho việc tổ chức công tác kế toán của Công ty nhanh nhất và tiết kiệm nhất. Hiện nay các sổ kế toán, báo cáo kế toán đều được lập và in qua máy. Đến cuối tháng, quý, năm phòng kế toán tổ chức lưu trữ số liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu toàn bộ số liệu trong ổ cứng MiSa Version 4.5. Đối với việc cài đặt chương trình phần mềm kế toán thì danh mục tài khoản kế toán là danh mục quan trọng nhất. Trong phần mềm kế toán MiSa Version 4.5 mà Công ty sử dụng, danh mục tài khoản kế toán được cài đặt theo hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài chính quy định. Ngoài ra Công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết để phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Quy trình xử lý thông tin trên máy theo sơ đồ sau: Khai báo hệ thống danh mục, cập nhật số dư ban đầu Nhập dữ liệu các chứng từ TM, TGNH, nhập xuất NVL Xử lý tính toán theo chương trình đã lập In báo cáo, sổ , bảng Màn hình giao diện: Xử lý tính toán theo chương trình đã lập In báo cáo, sổ , bảng Tệp Soạn thảo Khai báo Giao dịch Quản trị Trợ giúp Tháng... Năm... Đăng ký truy nhập CSDL Tên Mật khẩu SA Truy nhập Huỷ bỏ Misa- C:\ Misa 4.5\ Phần mềm 2002\ Misa.dbc 2.2/ thực trạng tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty chè sông lô tuyên quang Là một doanh nghiệp Nhà nước bao gồm cả sản xuất nông nghiệp và sản xuất công nghiệp do đó việc kinh doanh có lãi và đứng vững trên thị trường cũng là một yêu cầu đòi hỏi sự nỗ lực, cố gắng phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Vì ngoài ý nghĩa kinh tế, sự tồn tại và phát triển của Công ty còn mang ý nghĩa chính trị là tạo công ăn việc làm cho người lao động ở địa phương , giảm bớt nạn thất nghiệp và các tệ nạn xã hội, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Để làm được điều này , cũng giống như các doanh nghiệp khác, Công ty chè Sông Lô phải thực thi nhiều biện pháp tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất ... song một trong những biện pháp được quan tâm hơn cả là làm thế nào để tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo ko ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Kế toán với chức năng cung cấp thông tin kịp thời và chính xác đã trở thành một công cụ đắc lực trong công tác quản lý của Công ty, đặc biệt là kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. 2.2.1.Chi phí sản xuất 2.2.1.1.Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất Với quy trình sản xuất liên tục, quá trình sản xuất phải trải qua nhiều công đoạn khác nhau. Cùng một quy trình công nghệ sản xuất với cùng một loại nguyên vật liệu tiêu hao thu được nhiều loại sản phẩm khác nhau. Do đó căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ và đặc điểm tổ chức sản xuất mà kế toán Công ty xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất . 2.2.1.2.Nội dung phương pháp tập hợp chi phí sản xuất - Tuỳ thuộc vào khả năng quy nạp chi phí vào các đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất, kế toán Công ty sẽ áp dụng phương pháp tập hợp chi phí sản xuất một cách phù hợp. Vì Công ty chỉ sản xuất một sản phẩm là chè đen xuất khẩu nên các chi phí có liên quan trực tiếp đến đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất nào sẽ được kế toán quy nạp trực tiếp vào từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất có liên quan. Như vậy , kế toán Công ty đã xác định phương pháp tập hợp chi phí sản xuất là phương pháp trực tiếp. - Hiện nay, Công ty tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên nên các TK sử dụng trong công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất là: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CPNVLTT) TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT) TK 627: Chi phí sản xuất chung (CPSXC) TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (CPSXDD) Dùng để tập hợp chi phí sản xuất toàn Công ty và cung cấp số liệu cho việc tính giá thành sản phẩm.(các TK trên không mở chi tiết vì Công ty chỉ sản xuất một loại sản phẩm là chè đen xuất khẩu). Sổ sách kế toán được sử dụng để phản ánh công tác tập hợp chi phí sản xuất theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” gồm: - Sổ cái TK 621, TK 622, TK 627, TK 154 - Bảng phân bổ khấu hao Tài sản cố định (TSCĐ) - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 2.2.1.2.1. Tập hợp chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp CPNVLTT ở Công ty chè Sông Lô chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng số chi phí. Khoản mục CPNVL gồm: - NVL chính : Chè búp tươi, chè bán thành phẩm (BTP) mua ngoài. - Nhiên liệu: Than... Để đảm bảo yêu cầu quản lý, phản ánh chính xác các chi phí thực tế phát sinh và tính giá thành sản phẩm nên khoản CPNVLTT ở Công ty phải được theo dõi, quản lý một cách chặt chẽ. a, NVL chính: NVL chính để sản xuất chè đen chủ yếu là chè búp tươi và chè BTP mua ngoài. - Chè búp tươi : Được sản xuất ở các đơn vị sản xuất Nông nghiệp. Do tính chất sản xuất theo thời vụ từ tháng 3 đến tháng 10 vì vậy Công ty lập kế hoạch thu hái theo kỳ sinh trưởng của cây chè, lập kế hoạch giá thu mua theo từng thời điểm. Đồng thời để đảm bảo yêu cầu quản lý chặt chẽ, phản ánh chính xác các chi phí thực tế phát sinh, Công ty giao cho các cán bộ quản lý của 13 đội sản xuất theo dõi, quản lý tình hình sản xuất chè ở các đội và 2 cán bộ thu mua ở mỗi đội có nhiệm vụ cân nhận , phân loại, thu mua ngay tai các đội sản xuất. Chè búp tươi là nguyên liệu tươi sống, do đó thu hái ngày nào sản xuất ngày đó không qua khâu nhập kho. Hàng ngày chè tươi sau khi được các đội thu hái mang về sẽ được cán bộ