Luận văn Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty In Thống Nhất

tiếp sử dụng máy móc, thiết bị giúp công nhân nắm vững kỹ thuật sản xuất. Do vậy với số lượng công nhân không tăng lên nhiều nhưng sản phẩm hàng năm của nhà máy ngày càng tăng. Bên cạnh việc tham gia in các tài liệu, văn kiện của Đảng phục vụ các kỳ Đại hội, Nhà máy góp phần cùng ngành in cả nước tạo ra thị trường ấn phẩm chất lượng. Cán bộ công nhân viên phấn đấu không ngừng, luôn xứng đáng là người lính gác trên mặt trận tư tưởng văn hoá Năm 1995 theo Quyết định số 132/TC- QĐ ngày17/01/1995 của Bộ Văn hoá - thông tin trên cơ sở hợp nhất Nhà máy In Thống Nhất và Xí nghiệp thiết bị sân khấu thành công ty In Thống Nhất. Năm 2001, công ty vinh dự được Đảng và Nhà nước tặng Huân chương lao động hạng nhất Ngành nghề kinh doanh của công ty: + In các loại sách báo, tạp chí văn hoá phẩm, tem nhãn, bao bì, phục vụ công nghiệp tiêu dùng, các biểu mẫu thống kê giấy tờ, các tài liệu phục vụ công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính của Trung ương và địa phương theo đúng những quy định của pháp luật + Kinh doanh, mua bán các loại vật tư, thiết bị phục vụ trong ngành in + Nhận sửa chữa tân trang thiết bị, đào tạo công nhân kỹ thuật và chuyển giao công nghệ cho các nhà in khác của Trung ương và địa phương Công ty In Thống Nhất đã liên tục đầu tư, đổi mới thiết bị, thay đổi cơ cấu sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và khẳng định uy tín vững vàng trên thị trường. Dựa vào tiềm lực sẵn có của mình cộng với sự năng động của cán bộ lãnh đạo, công ty đã nắm bắt được tình hình thay đổi của máy móc, thiết bị, mở rộng sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường, ký kết các hợp đồng sản xuất trong và ngoài nước. Sau đây là một số kết quả sản xuất kinh doanh của công ty In Thống Nhất trong 3 năm 2001, 2002, 2003. (Sơ đồ 9) Sơ đồ 9: Đơn vị tính: 1000 đồng STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Doanh thu 27.876.802 36.350.951 48.710.825 2 Vốn kinh doanh 15.785.664 16.627.737 16.959.524 3 Lợi nhuận trước thuế 526.636 913.343 1.106.498 4 Các khoản phải nộp ngân sách 996.348 1.196.509 1.609.345 5 Lợi nhuận sau thuế 358.112 621.074 752.419 6 Số lao động (người) 287 277 308 7 Thu nhập bình quân người/ tháng 1.000 1.108 1.247 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty in Thống Nhất ở công ty việc tổ chức sản xuất được tiến hành theo đơn đặt hàng của khách hàng. Sản phẩm chính của công ty là các ấn phẩm đã được in ấn như sách, tem nhãn… Công ty có 3 phân xưởng trực tiếp tiến hành hoạt động sản xuất là: phân xưởng Chế bản, phân xưởng In và phân xưởng Sách. Mỗi phân xưởng tiến hành các công đoạn sản xuất riêng và kết hợp với các phân xưởng khác để tạo ra sản phẩm. Quy trình công nghệ sản xuất ở công ty gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị gồm: + Sắp chữ vi tính + Sửa, chụp , contak + Bình bản Giai đoạn 2: Giai đoạn in gồm: + Phơi - hiện - xử lý bản + Quá trình in + Phân loại sản phẩm, xếp kệ chuyển sang phân xưởng sách Giai đoạn 3: Giai đoạn gia công thành phẩm gồm các bước: Pha cắt, gấp, bắt sách, soạn số, khâu chỉ, dán tờ gác, ép, vào gáy bìa, cắt ba mặt, đóng gói Việc tổ chức sản xuất có thể tóm tắt thành sơ đồ sau( sơ đồ 10 ) Theo sơ đồ tổ chức sản xuất trên, khách hàng đến ký hợp đồng với công ty tại phòng sản xuất. Sau đó phòng sản xuất viết Phiếu sản xuất với nội dung ấn phẩm cần in ấn rồi chuyển cho phân xưởng Chế bản. Phân xưởng Chế bản tiến hành các công việc sắp chữ vi tính, sửa chụp contak, bình bản rồi chuyển đến phân xưởng In. Tại phân xưởng In sau khi tiến hành các công việc phơi-hiện - xử lý bản thì thực hiện quá trình in. Sau đó có một bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm. Sản phẩm đạt đủ yêu cầu chất lượng sẽ được chuyển sang phân xưởng Sách. Tại phân xưởng Sách sẽ tiến hành các công việc như: pha cắt, gấp, bắt sách, soạn số, khâu chỉ, dán tờ gác …. Sau khi sản phẩm hoàn thành sẽ được đóng gói để chuẩn bị giao cho khách hàng. Phòng vật tư chịu trách nhiệm giao hàng cho khách hàng với đầy đủ số lượng và đúng thời gian 2.1.3 Quản lý sản xuất kinh doanh ở công ty in Thống Nhất Với đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, kiểu liên tục. Vì vậy để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng quan hệ chỉ đạo từ trên xuống dưới + Đứng đầu là giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung, đại diện cho quyền lợi của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty + Ba phó giám đốc: là những người giúp việc cho giám đốc, trực tiếp quản lý các phân xưởng. Đó là phó giám đốc kinh doanh tiếp thị, phó giám đốc vật tư- hành chính, phó giám đốc sản xuất + Phòng tổ chức lao động tiền lương: có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề tổ chức hành chính, quản lý lao động + Phòng vật tư tiêu thụ: thực hiện công việc giao, nhận hàng hoá, vật tư đối với khách hàng, nhà cung cấp + Phòng kế toán: chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán của công ty + Phòng sản xuất: là nơi tiến hành việc ký kết các hợp đồng với khách hàng theo dõi tình hình sản xuất + Phân xưởng chế bản: là nơi cung cấp các bản in mẫu cho phân xưởng in + Phân xưởng in: là nơi trực tiếp tiến hành in theo lệnh của phòng sản xuất trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với khách hàng + Phân xưởng sách: là nơi tiến hành gia công các thành phẩm từ phân xưởng In chuyển sang + Phân xưởng cơ điện: là nơi phụ trách về vấn đề điện toàn công ty, đảm bảo điện cho sản xuất Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau( sơ đồ 11) 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty in Thống Nhất Kế toán tổng hợp (Trưởng phòng kế toán ) Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty, công ty đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty từ khâu hạch toán ban đầu đến lập báo cáo, kiểm tra kế toán. Các phân xưởng, các phòng ban khác chỉ lập những chứng từ phát sinh rồi gửi về phòng kế toán. Phòng kế toán được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Bộ máy kế toán gồm 6 người được bố trí theo sơ đồ sau (sơ đồ 12) Sơ đồ 12 Thủ quỹ Kế toán tiêu thụ thành phẩm và công nợ Kế toán vật tư và thanh toán công nợ Kế toán tiền lương và tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt và TSCĐ + Trưởng phòng kế toán: là người hướng dẫn điều hành, kiểm tra, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán, tài chính của công ty + Kế toán tiền mặt và TSCĐ: theo dõi tình hình hiện có, sự biến động của tiền mặt, ghi sổ sự tăng giảm TSCĐ, các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ + Kế toán tiền lương và tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ tính toán tiền lương và các khoản có liên quan, tính toán, phân bổ chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương. Bên cạnh đó kế toán còn theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của tiền gửi ngân hàng + Kế toán vật tư và thanh toán công nợ: theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của vật tư đồng thời theo dõi việc thanh toán công nợ + Kế toán tiêu thụ thành phẩm và công nợ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm tiêu thụ, ghi chép các khoản doanh thu, theo dõi các khoản phải thu + Thủ quỹ: là người chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản toàn bộ số vốn bằng tiền tại quỹ của công ty. Mọi khoản thu chi đều do thủ quĩ thực hiện 2.1.5 Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty: Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast accounting 2003. + Phần mềm này có các đặc điểm nổi bật sau: - Tính giá thành chi tiết đến từng sản phẩm theo các khoản mục chi phí - Tự động tính thuế GTGT đầu vào, thuế GTGT đầu ra. - Quản lý chi tiết hàng hoá, vật tư theo số lượng, giá trị danh điểm vật tư - Lập báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp về nhập, xuất, tồn, kho hàng - Tự động hoá lập các báo cáo tài chính kế toán. + Phần mềm này có các phân hệ sau: Hệ thống, Phân hệ kế toán tổng hợp, Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay, Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả, Phân hệ kế toán hàng tồn kho, Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành, Phân hệ kế toán TSCĐ, Phân hệ báo cáo thuế, Phân hệ báo cáo tài chính + Hệ thống menu trong Fast accounting được tổ chức dưới dạng ba cấp: - Cấp 1: Bao gồm các phân hệ trên - Cấp 2: Liệt kê các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ gồm: Cập nhật số liệu; Lên báo cáo; Khai báo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn; In các danh mục từ điển. - Cấp 3: Liệt kê ra từng chức năng cụ thể được nêu ra trong menu cấp 2 + Về việc tổ chức hệ thống danh mục trong phần mềm: Phần mềm đã xây dựng hệ thống danh mục sau: Danh mục tài khoản; Danh mục khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ; Danh mục kho hàng; Danh mục nhóm hàng hoá vật tư; Danh mục hàng hoá, vật tư; Danh mục TSCĐ + Các thao tác chung khi cập nhật 1 chứng từ : - Về bố trí màn hình cập nhật: Màn hình nhập chứng từ gồm 4 phần: Phần 1: Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như: ngày chứng từ, số chứng từ, ngày hạch toán. Phần 2: Danh sách các định khoản hoặc các mặt hàng trong chứng từ đó. Phần 3: Các tính toán như: Tổng số tiền, thuế GTGT … Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như: Xem, Sửa, Tạo mới …. - Quy trình vào một chứng từ mới: Chọn menu cần thiết. Chương trình lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Để con trỏ tại nút Mới rồi ấn Enter. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình. Để con trỏ tại nút “Lưu” ấn Enter để lưu chứng từ. + Tổ chức mã hoá các đối tượng sử dụng: Trước khi sử dụng phần mềm, kế toán phải khai báo các tham số hệ thống và hệ thống các danh mục. - Danh mục tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán ở công ty được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính quy định để đáp ứng yêu cầu quản lý, công ty xây dựng các tài khoản chi tiết cần sử dụng Ví dụ: Tài khoản 112-Tiền gửi ngân hàng bao gồm: TK1121 - Tiền VND gửi Sở giao dịch 1 NHCT Việt Nam TK 1123 - Tiền VND gửi NHCT Đống Đa TK 1124 - Tiền VND gửi ngân hàng đầu tư và phát triển HN - Mã hoá các danh mục hàng hoá, vật tư; danh mục khách hàng; danh mục thuế suất; danh mục kho hàng…..Công ty thực hiện mã hoá các đối tượng cần quản lý khoa học, phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Ví dụ: Đối với danh mục hàng hoá, vật tư: công ty mã hoá theo tên vật tư, mỗi một mã đi kèm với tên của một vật tư, hàng hoá: Vật tư cồn công nghiệp có mã là CON, vật tư băng dính hộp có mã là: BDHOP…. Tương tự kế toán tiến hành mã hoá các kho hàng, bộ phận sử dụng TSCĐ. Màn hình Desktop của phần mềm như trang bên : + Hình thức kế toán áp dụng ở công ty: công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ với hệ thống sổ sách đúng theo quy định Sổ cái Nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ thể hiện ở sơ đồ 13 Sơ đồ 13 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. + Chính sách kế toán áp dụng tại công ty: Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ Kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính và các thông tư sửa đổi bổ sung + Niên độ kế toán: được bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 + Kỳ kế toán tại công ty: là 1 tháng + Phương pháp khấu hao TSCĐ: công ty sử dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng + Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 2.2 Thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty in Thống Nhất 2.2.1 Nguyên tắc hạch toán chi phí sản xuất ở công ty in Thống Nhất ở công ty, CPSX gồm 3 khoản mục: CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC. Các tài khoản phản ánh các khoản mục CPSX này là TK 621, TK 622, TK 627. Các tài khoản này ở công ty không mở chi tiết theo từng sản phẩm. Các khoản mục CPSX trên đều được mã hóa cài đặt. Khi phát sinh các khoản CPSX trên, kế toán nhập các chứng từ có liên quan: chứng từ về xuất vật tư … vào máy. Trên màn hình nhập liệu kế toán gõ vào cột "TK Nợ" là: 621, 622, 627. Khi nhập phiếu xuất vật tư vào máy, kế toán căn cứ vào: cột "Mã kho", nội dung của chứng từ để gõ tài khoản vào cột "TK Nợ". Ví dụ: khi xuất vật tư mực thì kế toán căn cứ vào cột "Mã kho" là MUC để gõ TK: 621. Khi nhập các chứng từ khác, kế toán căn cứ vào nội dung của chứng từ để gõ vào cột "TK Nợ". 2.2.2 Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất ở công ty Đối tượng kế toán tập hợp CPSX ở công ty là phạm vi, giới hạn mà các chi phí sản xuất cần được tổ chức tập hợp theo đó Công ty là loại hình doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng. Hàng tháng công ty nhận được những đơn đặt hàng với số lượng, yêu cầu khác nhau. Tuy vậy công ty không tiến hành hạch toán CPSX cho từng bộ phận hay từng đơn đặt hàng mà tiến hành hạch toán chung cho toàn bộ công ty. Do vậy đối tượng kế toán tập hợp CPSX ở công ty là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất 2.2.3 Nội dung chi phí sản xuất tại công ty CPSX là một bộ phận quan trọng trong quá trình tiến hành hoạt động sản xuất của công ty. ở công ty, CPSX được phân loại thành các khoản mục sau: CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC CPNVLTT bao gồm chi phí về nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất CPNCTT bao gồm chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất CPSXC là các khoản chi phí sản xuất liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng Ngoài ra để phục vụ cho việc lập Thuyết minh báo cáo tài chính và phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp, CPSX của công ty còn được phân loại thành 5 yếu tố chi phí sau : Chi phí nguyên vật liệu, Chi phí nhân công, Chi phí khấu hao TSCĐ, Chi phí dịch vụ mua ngoài, Chi phí bằng tiền khác 2.2.4 Phương pháp kế toán chi phí sản xuất 2.2.4.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Nội dung: CPNVLTT là toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất Công ty là doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về mẫu mã, quy cách, chất lượng sản phẩm do đó nguyên vật liệu trong công ty gồm rất nhiều loại khác nhau. Nguyên vật liệu của công ty bao gồm : nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, vật liệu khác + Nguyên vật liệu chính: gồm những đối tượng lao động chủ yếu cấu thành thực thể vật chất chính của sản phẩm sản xuất ra. ở công ty nguyên vật liệu chính gồm: giấy và mực. Giấy in gồm nhiều loại với khổ giấy khác nhau để phù hợp với từng đơn đặt hàng. Công ty sử dụng nhiều loại giấy : giấy Bãi Bằng, giấy Couché….. mực in cũng có nhiều loại khác nhau như mực Nhật, mực Trung Quốc…với màu sắc phong phú tuỳ theo yêu cầu của từng đơn đặt hàng mà pha chế + Vật liệu phụ: gồm các loại vật liệu có vai trò thứ yếu trong quá trình sản xuất góp phần làm tăng chất lượng, hoàn thiện sản phẩm. ở công ty vật liệu phụ gồm các loại: băng dính, keo dán , cồn phim…. + Nhiên liệu: gồm các loại vật liệu cung cấp cho các đơn vị vận tải phục vụ công tác sửa chữa máy móc, thiết bị. ở công ty nhiên liệu gồm các loại: xăng, dầu mỡ …. + Phụ tùng thay thế: gồm các thiết bị, phụ tùng được sử dụng trong việc thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. ở công ty phụ tùng thay thế gồm có: vòng bi các loại, Halogen chụp phơi …. + Vật liệu khác: gồm các loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên. ở công ty vật liệu khác thường là vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ TSCĐ, … Trong điều kiện hiện nay, công ty phải tự tìm nguồn và tự mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty dễ mua trên thị trường nên đối với nguyên vật liệu công ty dùng đến đâu mua đến đó. Công ty chỉ dự trữ một lượng nhất định nguyên vật liệu ở đầu kỳ và cuối kỳ và cũng chỉ cho những loại nguyên vật liệu thường xuyên được dùng đến. Nhờ đó góp phần làm tăng tốc độ luân chuyển vốn của công ty. Trong nền kinh tế thị trường thì điều này rất có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp tận dụng được những cơ hội, tăng lợi thế trong cạnh tranh Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, ở công ty sử dụng các loại chứng từ sau: Phiếu lĩnh vật tư, Phiếu xuất giấy, Thẻ kho Để kế toán CPNVLTT, kế toán sử dụng TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để phản ánh các loại nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản: TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu TK 1521 : Nguyên liệu, vật liệu chính giấy TK 1522 : Vật liệu chính mực TK 1523 : Vật liệu phụ TK 1524 : Nhiên liệu TK 1525 : Phụ tùng thay thế TK 1526 : Chế biến TK 1527 : Vật liệu khác Khi có nhu cầu sử dụng vật tư (trừ vật liệu là giấy) bộ phận có nhu cầu sử dụng sẽ lập Giấy xin lĩnh vật tư đưa lên cho phó giám đốc sản xuất để duyệt. Nếu thấy phù hợp, phó giám đốc sẽ kí duyệt đồng ý cho lĩnh. Giấy xin lĩnh vật tư sẽ được chuyển cho phòng vật tư để phụ trách phòng kí. Căn cứ vào Giấy xin lĩnh vật tư, phòng vật tư lập Phiếu lĩnh vật tư ( lập làm 3 liên). Phòng vật tư lưu 1 liên. Người nhận vật tư mang 2 liên Phiếu lĩnh vật tư xuống kho để làm thủ tục xuất kho. Thủ kho căn cứ vào Phiếu lĩnh vật tư để xuất kho. Vật tư xuất kho phải được kiểm tra đầy đủ về số lượng và chất lượng. Khi xuất kho thủ kho ghi số lượng vật tư thực xuất vào Phiếu lĩnh vật tư. Người nhận vật tư giữ 1 liên Phiếu lĩnh vật tư, vật tư được giao đến cho bộ phận có nhu cầu sử dụng. Thủ kho căn cứ vào Phiếu lĩnh vật tư ghi vào Thẻ kho rồi chuyển Phiếu lĩnh vật tư cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư căn cứ vào Phiếu lĩnh vật tư nhập vào máy sau đó lưu chứng từ này Riêng vật tư là giấy thì phòng sản xuất căn cứ vào nhu cầu sử dụng lập Phiếu xuất giấy. Người nhận giấy mang Phiếu xuất giấy xuống kho để làm thủ tục xuất kho. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng giấy thực xuất vào Phiếu xuất giấy đồng thời căn cứ vào Phiếu xuất giấy ghi vào thẻ kho rồi chuyển Phiếu xuất giấy cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư căn cứ vào Phiếu xuất giấy nhập vào máy Điều đáng chú ý là nguyên liệu giấy công ty mua về thường là giấy nguyên lô nguyên cuộn. Vì vậy giấy mua về phải trải qua giai đoạn gia công thành những tờ có khuôn khổ thích hợp mới đưa vào in. Để theo dõi quá trình này kế toán sử dụng tài khoản 1526 - Chế biến. Tài khoản này phản ánh trị giá giấy xuất đi chế biến và trị giá giấy nhập về sau khi chế biến. Giấy được xuất đi chế biến thì phòng sản xuất cũng lập Phiếu xuất giấy. Phiếu xuất giấy cũng được luân chuyển theo trình tự ở trên. Sau khi nhận được phiếu xuất giấy, kế toán vật tư sử dụng phiếu xuất giấy nhập vào máy. Giấy được chế biến xong thì được chuyển về kho. Phòng vật tư lập phiếu nhập vật tư (lập làm 2 liên) và chuyển 1 liên cho thủ kho. Thủ kho nhập giấy ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập vật tư rồi chuyển Phiếu nhập vật tư cho kế toán vật tư Như đã trình bày ở trên khi nguyên vật liệu được xuất để sử dụng trực tiếp cho sản xuất thì kế toán nhập Phiếu lĩnh vật tư, Phiếu xuất giấy vào máy Cách thức nhập vào máy như sau: Từ màn hình nền của Fast accounting vào phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho" ở menu thứ nhất. Khi menu thứ hai xuất hiện chọn “ Cập nhật số liệu". Khi menu thứ ba xuất hiện chọn “ Phiếu xuất kho". Sau khi xuất hiện màn hình nhập liệu kế toán tiến hành nhập liệu Ví dụ: Ngày 04/12/2004 công ty xuất vật tư cho sản xuất, phòng kế toán nhận được Phiếu lĩnh vật tư như sau( xem mẫu 1): Sau khi nhận được Phiếu lĩnh vật tư trên, kế toán vật tư tiến hành nhập vào máy như sau: Từ màn hình nền của Fast accounting vào phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho" ở menu thứ nhất. Khi menu thứ hai xuất hiện chọn “ Cập nhật số liệu". Rồi chọn “ Phiếu xuất kho ” ở menu thứ ba. Màn hình xuất hiện khung “ Chọn thời gian làm việc”. ở ô “ Từ ngày ” kế toán gõ 01/12/2004. ở ô “ Đến ngày ” kế toán gõ 31/12/2004. Sau đó ấn Enter. Khi đó trên màn hình xuất hiện 5 chứng từ được nhập cuối cùng. ấn ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Tại nút “ Mới ” ấn Enter để nhập chứng từ mới. Kế toán lần lượt nhập dữ liệu vào Tại dòng “ Loại phiếu xuất" kế toán gõ số 4 (vì vật tư này dùng cho sản xuất). Tại dòng “ Mã khách” kế toán gõ: INTN máy sẽ tự hiện lên: Công ty In Thống Nhất và ở dòng “ Địa chỉ ” máy cũng tự hiện: 107 Nguyễn Tuân. Tại dòng số phiếu xuất kế toán gõ: 390. Tại dòng “ Diễn giải" kế toán gõ : "Xuất cho phân xưởng máy" (Vì ở công ty phân xưởng In còn gọi là phân xưởng máy). Sau đó kế toán lần lượt cập nhật thông tin liên quan đến các vật tư Tại cột “ Mã hàng" kế toán ấn Enter, trên máy sẽ xuất hiện bảng mã hoá từng loại vật tư. Kế toán chọn các mã vật tư phù hợp với các loại vật tư. Máy sẽ tự điền thông tin vào các cột “ Tên hàng" ; “ Đơn vị tính". Tại cột “ Số lượng" kế toán lần lượt gõ số lượng của từng loại vật tư. Tại cột “ TK Có": chương trình tự hiện lên các tài khoản tương ứng với các vật tư. Đó lần lượt là các TK: TK 1522, TK 1523, TK 1523, TK 1523, TK 153, TK 1523, TK 153. Tại cột “ TK nợ” kế toán lần lượt gõ các TK phản ánh khoản mục chi phí: TK 621,TK 621, TK621, TK 6272, TK 6272, TK 6272, TK6272. Sau khi nhập liệu xong kế toán ấn Enter để lưu chứng từ. ở công ty, việc tính trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền trong đó đơn giá bình quân dùng để xác định trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho là đơn giá bình quân cả kỳ (đơn giá bình quân cố định). Đơn giá này được tính một lần vào cuối tháng. Trong tháng mỗi khi cập nhật các Phiếu lĩnh vật tư, Phiếu xuất giấy vào máy thì kế toán chỉ nhập vào cột “ Số lượng" còn 2 cột “ Giá VND ” và “ Tiền VND ” kế toán không nhập vào. Cuối tháng sau khi kế toán cập nhật tất cả chứng từ : Phiếu nhập vật tư, Phiếu lĩnh vật tư, Phiếu xuất giấy thì kế toán sẽ khai báo việc tính đơn giá bình quân cả kỳ (dùng để xác định trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho) vào máy vi tính. Việc khai báo được thực hiện như sau: Từ màn hình nền của Fast accounting vào phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho" ở menu thứ nhất. Khi menu thứ hai xuất hiện, chọn “ Cập nhật số liệu" Rồi chọn “ Tính giá trung bình” ở menu thứ ba. Trên màn hình sẽ xuất hiện một khung để kế toán khai báo. Sau khi khai báo xong máy sẽ tự tính đơn giá bình quân cả kỳ theo công thức: Đơn giá bình quân cả kỳ = Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Đơn giá này tính cho từng loại vật tư đồng thời máy cũng tự tính : trị giá thực tế vật tư xuất kho trong tháng theo công thức: Trị giá thực tế Đơn giá bình quân Số lượng vật tư = cả kỳ của x vật tư xuất xuất kho trong tháng vật tư đó dùng trong tháng Đơn giá bình quân cả kỳ và trị giá thực tế vật tư xuất kho trong tháng sẽ được máy tự cập nhật vào các phiếu xuất kho Giao diện của phiếu xuất kho trên máy (dùng để nhập liệu Phiếu lĩnh vật tư trên) vào cuối tháng như sau (đây là giao diện của phiếu xuất kho vào cuối tháng tức là sau khi máy đã tính đơn giá bình quân cả kỳ của từng loại vật tư và trị giá thực tế xuất kho của từng vật tư trong tháng và cập nhật các giá trị này vào phiếu xuất kho ) Sau khi kế toán nhập thông tin ở các chứng từ vào máy thì chương trình sẽ tự xử lý, liên kết các dữ liệu vào các sổ, báo cáo liên quan đến nguyên vật liệu. Kế toán có thể xem, in trực tiếp các sổ, báo cáo có liên quan như: Sổ cái TK 621( xem Biểu 1), Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ( xem Biểu 2 ), Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn .... Ví dụ: Để xem Sổ cái TK 621 kế toán thực hiện như sau: Từ màn hình nền của Fast accounting vào phân hệ "Kế toán tổng hợp" ở menu thứ nhất; chọn “ Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ" ở menu thứ hai; sau đó chọn “ Sổ cái của 1 tài khoản" ở menu thứ ba. Trên màn hình xuất hiện khung chọn. ở ô tài khoản kế toán gõ 621, rồi gõ ngày, tháng, năm ở ô “ Từ ngày" và ô “ Đến ngày”. Sau đó ấn Enter thì sẽ xem được Sổ cái TK 621 2.2.4.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT ) - Nội dung: CPNCTT bao gồm chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất CPNCTT ở công ty được trả theo hai hình thức lương: tiền lương trả theo sản phẩm và tiền lương trả theo thời gian. Ngoài ra còn có một số khoản khác: tiền lương làm việc khác, bồi dưỡng làm thêm giờ … Tiền lương thực tế phải trả cho một công nhân = Tiền lương sản phẩm + Tiền lương thời gian + Các khoản khác (nếu có) Trình tự tính lương ở công ty như sau: + Đối với lương sản phẩm: ở công ty có 3 phân xưởng trực tiếp sản xuất: phân xưởng Chế bản, phân xưởng In, phân xưởng Sách. Cách tính lương sản phẩm cho công nhân ở từng phân xưởng khác nhau * ở phân xưởng In: nhân viên thống kê căn cứ vào Bảng kê sản phẩm in tính tiền lương cho từng loại sản phẩm. Rồi lập Bảng tổng hợp lương bộ phận in. Trên bảng này có thể hiện lương sản phẩm của từng máy sản