Luận văn Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty sản xuất - Xuất nhập khẩu Việt An

ăm 1995 theo quyết định số 2000 - QĐ/VB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và đã chính thức đi vào hoạt động được gần 9 năm. Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An có tên giao dịch là VAPROMEXCO, là một doanh nghiệp nhà nước, công ty thành viên hạch toán độc lập của tổng công ty Hồ Tây - Ban tài chính quản trị TW Đảng. Công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nước, điều lệ tổ chức và hoạt động của tổng công ty Hồ Tây, các văn bản pháp quy khác của nhà nước. Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An có trụ sở chính tại 239 - tổ 01A Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội, diện tích của công ty là 10 000 m2. Lúc mới thành lập công ty mới chỉ có 120 máy móc thiết bị về may mặc các loại và 90 công nhân, tổng giá trị tài sản lúc bấy giờ là 3,5 tỷ đồng. Trải qua bao khó khăn thách thức vừa tiến hành sản xuất, vừa xây dựng, hiện nay Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An đã có 372 máy móc chuyên dùng, các loại và 351 cán bộ công nhân viên với tổng vốn kinh doanh đã lên đến gần 13,5 tỷ đồng. Lúc mới thành lập, công ty có 2 ngành nghề kinh doanh chính là - Sản xuất may mặc - Kinh doanh xuất nhập khẩu. Tuy nhiên từ năm 1999 thực hiện chỉ thị 31TC/TW ngày 30 tháng 9 năm 1998 của Ban tài chính quản trị TW nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bị thu hẹp và đã chủ yếu sâu vào hoạt động sản xuất may mặc. Trong hoạt động sản xuất may mặc, công ty có 2 hình thức sản xuất là gia công may mặc và sản xuất tự doanh. Các mặt hàng chủ yếu của công ty là áo Jackét, quần áo dệt kim, quần áo thể thao được tiêu thụ ở thị trường trong và ngoài nước như EU, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông. Có thể nhìn vào một số chỉ tiêu trong những năm gần đây để nhận thấy tình hình tăng trưởng kinh tế qua các giai đoạn của công ty. Về cơ cấu vốn: Đơn vị: đ Năm Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Vốn lưu động 6.098.646.190 6.975.137.377 7.968.208.800 Vốn cố định 5.648.250.923 5.573.387.825 5.527.941.603 Tổng số vốn 11.724.897.113 12.520.525.302 13.466.150.403 Kết quả sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1. Doanh thu(1 000 000 đ) 7 837 9 387 8 938 10 982 2. Sản lượng(=sp) 360 133 538 066 415 000 566 666 3. Nộp NSNN (1 000 000 đ) 46,6 120,9 557,7 910,9 4. Lợi nhuận (1 000 000 đ) 52,948 87,382 79,680 137,847 5. Quỹ lương (1 000 000 đ) 1 403 1718 2 277 2 851 6. Lao động bình quân (người) 376 365 351 351 7.Thu nhập bình quân (1000000 đ) 3,11 3,92 5,40 6,76 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của công ty 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý. Là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo mô hình này ban lãnh đạo công ty có thể nắm bắt tình hình thực tế sản xuất kinh doanh nhanh, chính xác. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An Phân xưởng 1 Giám đốc Công ty Phó Giám đốc Phụ trách sản xuất P. Tổ chức Hành chính P. Kế toán Tài chính P. Kế hoạch Thị trường Phân xưởng 2 P. Kỹ thuật Chú thích: Mối tương quan giữa các bộ phân với nhau: Mối liên quan trực tiếp từ cấp trên: Đứng đầu là giám đốc công ty: điều hành và quản lý chung các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật và tổng công ty Hồ Tây. Tham mưu cho giám đốc có phó giám đốc phụ trách sản xuất, kế toán trưởng, hệ thống các phòng ban công ty. Phó Giám Đốc phụ trách sản xuất có chức năng: là người giúp việc cho Giám đốc, chỉ đạo điều hành sản xuất và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình sản xuất của Công ty. Các phòng ban chức năng gồm có: Phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng kĩ thuật, phòng kế hoạch, phòng bảo vệ. Các phòng ban chức năng không trực tiếp chỉ đạo đến các phân xưởng, nhưng có nhiệm vụ đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất, quy trình quy phạm, các tiêu chuẩn và định mức kinh tế, kỹ thuật, các chế độ quản lý giúp giám đốc nắm rõ tình hình của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau: Phòng kỹ thuật: có chức năng chỉ đạo kỹ thuật sản xuất, chọn lựa kỹ thuật hợp lý cho mỗi quy trình, kiểm tra áp dụng kỹ thuật vào sản xuất có hợp lý hay không, thiết kế mẫu, xây dựng các tiêu chuẩn định mức kinh tế kĩ thuật, đề xuất các ý kiến để tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo yêu cầu sản xuất. Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ lập kế hoạch, điều hành kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, quản lý thành phẩm, viết phiếu nhập, xuất kho TP. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, tiếp thị khai thác thị trường, tiêu thụ sản phẩm. Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ ghi chép phản ánh và giám đốc mọi hoạt động của công ty thông qua các chỉ tiêu giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo công ty có đường lối phát triển đúng đắn và hiệu qủa cao nhất. Phòng tổ chức hành chính: Là bộ phận tham mưu giúp Giám đốc và Đảng uỷ thực hiện các chính sách, chế độ đối với cán bộ công nhân viên, tổ chức, xây dựng bộ máy quản lý, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề cho người lao động, xây dựng chế độ tiền lương, thưởng, các chế độ phúc lợi xã hội cho người lao động. Phòng bảo vệ: Bảo vệ tài sản của công ty, thực hiện kiểm tra hành chính ra vào Công ty đối với con người cũng như hàng hoá, phòng chống bão lụt, trộm cắp, cháy nổ. 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất. Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An là một DN công nghiệp chủ yếu gia công hàng may mặc theo quy trình công nghệ khép kín, liên tục trên một dây truyền sản xuất bán tự động bằng các máy móc chuyên dùng với số lượng chủng loại sản phẩm tương đối lớn được chế biến từ nguyên liệu chính là vải, sản phẩm có thời gian chế tạo ngắn, được sản xuất hàng loạt theo mã hàng và có giá trị không cao. Mô hình tổ chức sản xuất ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An Giám đốc công ty Px2 Px1 Phó giám đốc phụ trách sx Quy trình công nghệ sản xuất: Đối tượng sản xuất chính là vải, từ vải được cắt và may thành các chủng loại mặt hàng khác nhau, kỹ thuật sản xuất mỗi mặt hàng có mức độ phức tạp khác nhau phụ thuộc vào số lượng, chi tiết của loại hàng đó. Nói chung sản xuất ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An là quá trình sản xuất phức tạp kiểu liên tục, sản phẩm qua nhiều giai đoạn sản xuất kế tiếp nhau như cắt, chuyền may, là, đóng gói. Quy trình công nghệ sản xuất may mặc tại công ty May từng bộ phận rời Lắp ráp các bộ phận Kiểm tra chất lượng Thành phẩm Là, đóng gói Nhập kho Trải vải phác mẫu Nguyên vật liệu KCS kiểm tra trên bàn cắt Cắt 2.1.3. Đặc điểm công tác kế toán của Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm tổ chức quản lý ở trên, hiện nay công ty tiến hành tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán như: kiểm tra, phân tích, xử lý, hoạch định theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được cập nhật hàng ngày vào máy. Đứng đầu bộ máy kế toán hiện nay là kế toán trưởng (Trưởng phòng tài chính kế toán). Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ máy hoạt động gọn nhẹ có hiệu quả và chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán trong DN. Kế toán tổng hợp: làm nhiệm vụ tập hợp số liệu từ các bộ phận chi tiết, tính giá thành sản phẩm, đồng thời theo dõi, phản ánh, tổng hợp số liệu tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, tính toán, phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng cho các đối tượng chịu chi phí. Kế toán công nợ, vốn bằng tiền: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả, các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền ngân hàng và các khoản tạm ứng. Kế toán tiền lương, vật tư và các khoản chi phí: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương của các cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện việc theo dõi, phản ánh và tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất và tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính trị giá thực tế của NVL, CCDC thu mua. Tập hợp chi phí sản xuất. Kế toán thành phẩm, doanh thu và thuế: Chịu trách nhiệm theo dõi, phản ánh và tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm. Tình hình tiêu thụ thành phẩm và các khoản thuế ở công ty. Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu, chi tiền mặt. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán tiền lương, vật tư và các khoản chi phí. Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ và vốn bằng tiền. Kế toán thành phẩm, doanh thu và thuế Kế toán trưởng Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp số liệu * Hình thức kế toán : Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên hệ thống phần mềm Fast 2000. * Kỳ kế toán: là 1 tháng. * Niên độ kế toán là tính theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. * Phần mềm kế toán Fast mà Công ty áp dụng: Bắt đầu từ năm 2000. * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Pháp kê khai thường xuyên. * Công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất kho trong kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. Màn hình giao diện chung của FAST 2000: Sơ đồ trình tự ghi sổ tại Công ty SX XNK Việt An Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng kê, bảng phân bổ Máy tính Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Đối chiếu cuối tháng Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Hệ thống máy tính cho phép cung cấp thông tin hàng ngày hoặc bất kể khi nào 2.2. Tình hình thực tế về công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An. 2.2.1 Công tác kế toán thành phẩm 2.2.1.1 Đặc điểm về thành phẩm và cách mã hoá thành phẩm ở Công ty. * Đặc điểm thành phẩm: Thành phẩm của Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An là các loại sản phẩm may mặc rất đa dạng phong phú như: áo Jacket, các loại quần áo thể thao, các loại quần áo dệt kim và các loại váy...Sản phẩm được sản xuất từ một quy trình công nghệ phức tạp, liên tục, qua nhiều giai đoạn khác nhau. Sản phẩm may mặc của công ty có thời gian chế tạo ngắn, được sản xuất hàng loạt theo mã hàng và có giá trị không cao. * Cách mã hoá thành phẩm ở công ty: Thành phẩm của công ty có nhiều loại, do vậy, để thuận tiện cho việc nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác từng loại thành phẩm trong quá trình xử lý thông tin, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ, ngay từ khi bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán Fast, Công ty đã tiến hành mã hoá các loại thành phẩm. Thành phẩm được mã hoá theo số và được cài đặt sẵn trong máy. Cụ thể thành phẩm của Công ty được mã hoá như sau: Tên vật tư Mã vật tư Quần đùi mẫu TP001 Quần short M1+M4+M6 TP002 Quần dài liền gối người lớn TP003 Quần dài trẻ em 15 TP004 ... ... Mã 243115 MT uỷ thác qua VA TP188 Mã 243114 MT uỷ thác qua VA TP189 Mã 243116 MT uỷ thác qua VA TP190 Mã 243113 MT uỷ thác qua VA TP191 ... ... Công ty chủ yếu sản xuất mặt hàng gia công nên sản phẩm được các đơn vị đề nghị gia công đã được các đơn vị này mã hoá từ trước để tiện cho việc theo dõi như: Mã 243113, mã 243114 ... 2.2.1.2 Đánh gíá thành phẩm. Đánh giá thành phẩm là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của thành phẩm theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, nhất quán. *Đối với thành phẩm nhập kho: là thành phẩm do công ty sản xuất, gia công, không có thành phẩm được nhập từ các nguồn như được chia từ hoạt động liên doanh, được biếu tặng... Do đó thành phẩm của công ty được đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế bao gồm: chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Những thành phẩm công ty nhận gia công trực tiếp cho các đơn vị khác thì giá thành thực tế thành phẩm nhập kho không bao gồm giá trị NVL chính mà bên đặt gia công cung cấp. Còn thành phẩm (chủ yếu là thành phẩm thuộc loại hợp đồng ngoài) công ty tự đảm nhận toàn bộ đầu vào thì chi phí NVL trực tiếp cấu thành nên giá thành thành phẩm. Trong tháng khi công ty nhập kho thành phẩm do công ty sản xuất gia công thì trong phiếu nhập kho kế toán chỉ ghi cột số lượng, đến cuối tháng sau khi kế toán tổng hợp đã tính gía thành thành phẩm nhập kho trong tháng thì cột giá lúc này mới được điền. Ngoài ra có trường hợp công ty thuê ngoài gia công sản phẩm mà công ty đã nhận gia công cho đơn vị khác để kịp tiến độ giao hàng theo hợp đồng đã ký kết. Trường hợp này giá thành thực tế thành phẩm nhập kho là toàn bộ giá gia công chưa có thuế GTGT mà công ty đă thoả thuận với đơn vị nhận gia công cho công ty. *Đối với thành phẩm xuất kho: Giá xuất kho thành phẩm được tính theo đơn giá thực tế bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, giá xuất kho của thành phẩm được tính vào cuối tháng sau khi kế toán đã cập nhật xong tất cả các chứng từ nhập - xuất thành phẩm trong tháng. Thành phẩm tồn đầu tháng nằm trên báo cáo thành phẩm tồn kho đầu tháng. Trị giá TP xuất kho = Đơn giá trung bình của TP xuất kho * Số lượng TP xuất kho trong kỳ Giá trị TP tồn đầu kỳ + Giá trị TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ == Đơn giá trung bình của TP xuất kho Giá trung bình tính cho từng mặt hàng được kế toán cài đặt tự động trên hệ thống phần mềm Fast 2000 ngay từ đầu niên độ kế toán. Trong tháng khi xuất kho thành phẩm, kế toán thành phẩm nhập liệu phiếu xuất kho hoặc hoá đơn GTGT thì bỏ trống phần đơn giá thành phẩm xuất bán hoặc giá vốn hàng bán, đến cuối tháng sau khi khoá sổ kế toán để lên báo cáo N - X - T thành phẩm, chương trình phần mềm sẽ tự động tính giá xuất kho thành phẩm theo giá trung bình và điền vào ô đơn giá thành phẩm xuất bán hoặc giá vốn hàng bán. 2.2.1.3 Kế toán chi tiết thành phẩm. * Chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm: Chế độ quy định mọi sự biến động của thành phẩm đều phải được ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An thành phẩm nhập kho chủ yếu do công ty sản xuất và gia công. Ngoài ra 1 số thành phẩm nhập kho do công ty thuê ngoài gia công. - Đối với thành phẩm do công ty gia công, sản xuất thủ tục nhập kho như sau: + Chứng từ được sử dụng làm căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm do sản xuất hoàn thành đó là: Phiếu nhập kho mẫu số 01/VT Ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. + Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho: Thành phẩm sau khi hoàn thành công đoạn cuối của quy trình công nghệ được phòng KCS kiểm tra đạt tiêu chuẩn chất lượng, quy cách, mẫu mã được nhập kho. Phòng KCS phải lập biên bản kiểm nghiệm cho số lượng sản phẩm hoàn thành đó. . Tổ trưởng tổ sản xuất viết phiếu tích kê ghi số lượng, loại thành phẩm (có chữ ký của mình), giao cho bên vận chuyển đưa tới kho. . Thủ kho tiến hành đối chiếu giữa số lượng thực tế với số lượng ghi trên phiếu tích kê và cho nhập kho. . Tổ trưởng tổ sản xuất báo cáo số lượng thành phẩm nhập kho lên phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch viết Phiếu nhập kho (gồm 2 liên), liên gốc lưu tại phòng kế hoạch, 1 liên gửi cho thủ kho. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các sản phẩm trong kho 1 cách khoa học, hợp lý, đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ thành phẩm để tiện theo dõi công tác nhập xuất kho. Ví dụ minh hoạ phiếu Nhập kho thành phẩm do công ty gia công, sản xuất: Biểu 1 Công ty sản xuất xuất nhập khẩu việt an Số 1 Đặng Tiến Đông SốCT:23/02 Phiếu nhập kho Ngày 3 tháng 02 năm 2004 Người giao dịch Đơn vị Xưởng may 1 Địa chỉ Xưởng may 1Diễn giải Nhập kho mã MU7063HS Xuất tại kho Kho thành phẩm (TP01) Dạng nhập xuất Chi phí SXKD dở dang STT Tên vật tư TK Vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền 1 Mã MU7063 của HS 155 TP140 Chiếc 5700.000 4013 22 874 100 Tổng cộng 22 874 100 Nhập ngày …tháng …năm Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Ngưòi nhận Thủ kho - Đối với thành phẩm công ty thuê ngoài gia công thủ tục nhập kho như sau: Bên gia công sau khi gia công xong sẽ giao hàng cho công ty theo đúng thời gian thoả thuận trong hợp đồng nhận gia công. Bộ phận giao nhận và tổ KCS của công ty nhận và kiểm tra chất lượng sản phẩm gia công. Sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được xác nhận trong biên bản kiểm nghiệm bàn giao sản phẩm và được nhập kho. Thủ kho và bên nhận gia công kí xác nhận vào biên bản. Phòng kế hoạch sau khi có đủ các chứng từ hợp lý, hợp lệ như: hợp đồng gia công giữa công ty và bên nhận gia công, hoá đơn GTGT của bên nhận gia công, biên bản kiểm nghiệm bàn giao sản phẩm, căn cứ vào các chứng từ đó phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: + 1 liên lưu tại phòng kế hoạch. + 1 liên chuyển cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để hạch toán. Ví dụ phiếu nhập kho do thuê ngoài gia công: Biểu 2 Công ty sản xuất xuất nhập khẩu việt an Số 1 Đặng Tiến Đông SốCT:24/02 Liên: 2 Phiếu nhập kho Ngày 03 tháng 02 năm 2004 Người giao dịch: KH57 Đơn vị : Công ty TNHH Minh Trí Địa chỉ: Đường Lĩnh Nam - Thanh Trì - Hà NộiDiễn giải: Nhập hàng uỷ thác gia công Nhập tại kho: Kho thành phẩm (TP01) Dạng nhập : Phải trả cho người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền 1 Mã 243115 MT uỷ thác qua VA 155 TP188 Chiếc 216.00 0 1 408 000 2 Mã 243114 MT uỷ thác qua VA 155 TP189 Chiếc 108.00 0 704 000 Mã 243116 MT uỷ thác qua VA 155 TP190 Chiếc 504.00 0 3 296 000 Tổng cộng 5 408 000 Nhập ngày …tháng …năm Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Ngưòi nhận Thủ kho * Chứng từ liên quan đến xuất kho thành phẩm. ở Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An không có hoạt động xuất kho thành phẩm để tiêu dùng nội bộ, để liên doanh liên kết... Công ty chủ yếu xuất kho TP để bán theo hợp đồng đã kí kết từ trước hoặc xuất kho TP để trả hàng mà công ty đã nhận gia công. Trong trường hợp này, chủ yếu công ty sử dụng hoá đơn GTGT để làm chứng từ xuất kho TP. Khi đến hạn giao hàng cho khách hàng theo thời hạn đã kí trên hợp đồng, ban giám đốc viết lệnh xuất kho, phòng kế toán căn cứ vào lệnh xuất kho viết hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT gồm 3 liên: - Liên gốc (hoá đơn GTGT màu xanh) lưu tại phòng kế toán. - 1 liên giao cho khách hàng (hoá đơn GTGT màu đỏ). - 1 liên gửi cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT tiến hành xuất kho TP. Sau đó thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho chuyển hoá đơn GTGT lên phòng kế toán để kế toán doanh thu làm cơ sở nhập liệu vào máy. Ví dụ hoá đơn GTGT. Biểu 3 Mẫu số: 01 GTGT - 3LL AD/2003 B Hoá đơn GTGT N0: 043151 Liên 3: Nội bộ Ngày 25 tháng 02 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An Địa chỉ: Số 1- Đặng Tiến Đông - Đống Đa - Hà Nội Điện Thoại: Số TK: Mã số thuế: 0100109762-1 Họ tên người mua hàng: H.S APPAREL CO, LTD Tên đơn vị: H.S APPAREL CO, LTD Địa chỉ: 237 - Đường Lạc Long Quân - Quận 5 - TPHCM Số TàI KHOảN Hình thức thanh toán: 1311 MS: 348532747 STT Tên hàng hóa dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền MU7063 của HS 5 700.000 5 858 33 345 000 Cộng tiền hàng: 33 345 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3 334 500 Tổng cộng tiền thanh toán: 36 679 500 Số tiền viết bằng chữ: ba mươi sáu triệu sáu trăm bảy chín nghìn năm trăm đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) *Kế toán chi tiết thành phẩm ở công ty được thực hiện như sau. Kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp ghi thẻ song song theo kế toán máy. Chứng từ nhập, chứng từ xuất Thẻ kho Kho dữ liệu tổng hợp Thẻ, sổ chi tiết thành phẩm Báo cáo N-X-T TP Báo cáo tổng hợp Phòng kế toán và Máy tự động xử lý thủ kho thực hiện ở kho: Thủ kho mở thẻ kho cho từng loại thành phẩm và cho từng kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, hàng ngày thủ kho ghi vào thẻ kho tình hình nhập xuất tồn TP theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng TP tồn kho của từng loại TP trên thẻ kho. Ví dụ thẻ kho: Biểu 4 Đơn vị: Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Việt An Tên kho: TP01 Thẻ kho Năm 2004 Người lập thẻ kho: Chú Văn Tờ số: 140 Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm: Nhập kho mã MU 7063 của HS. Đơn vị tính: chiếc Mã số: TP140 STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán N S Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu kỳ 0 2 02/2 PN 22/2 Nhập kho mã MU 7063 của HS 13.000 3 03/2 PN 23/2 Nhập kho mã MU 7063 của HS 5700.000 4 04/2 PN 26/2 Nhập kho mã MU 7063 của HS 49.000 5 25/2 HD43159 Xuất mẫu áo may mặc gia công 13.000 6 25/2 HD43151 Xuất gia công may mặc hàng HS = 2137,5$*15600 5700.000 7 25/2 HD43160 Xuất kho áo mẫu cho HS mã 7063=18.375 49.000 Cộng Tồn cuối kỳ 5762.000 5762.000 0 ở phòng kế toán: Hàng ngày, nhân viên phòng kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và nhận chứng từ về phòng kế toán. Trên cơ sở chừng từ nhập, xuất đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ kế toán tiến hành phân loại chứng từ Nhập, Xuất riêng cho từng kho để nhập dữ liệu vào máy. - Phiếu nhập kho thành phẩm: Căn cứ vào ví dụ về phiếu nhập kho TP do uỷ thác gia công ở trên, kế toán TP tiến hành nhập liệu như sau: Từ màn hình nhập liệu vào menu "Kế toán hàng tồn kho", sau đó chọn loại chứng từ "Phiếu nhập kho", lúc này hiện lên một màn hình nhập liệu, kế toán thành phẩm ấn vào nút "Mới" trên màn hình nhập liệu để tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết. Trong đó: - Mã chứng từ: Phiếu nhập kho VND chọn trong danh mục bằng phím Enter. - Ngày ctừ: nhập ngày ghi trên phiếu nhập kho. - Số: nhập số của phiếu nhập kho. - Mã khách: chọn trong danh mục bằng cách ấn phím Enter. - Diễn giải: ghi lý do nhập kho TP - Mã kho: Chọn mã kho TP trong danh mục bằng cách ấn phím Enter. - Mã vật tư: Nếu mã vật tư đã có trong danh mục thì chọn bằng cách ấn phím Enter. Nếu chưa có trong danh mục thì nhập thêm vào hệ thống danh mục TP và chọn. - Số lượng: nhập số lượng ghi trên phiếu nhập kho. - Giá VND: do nhập kho TP từ sản xuất nên cuối tháng mới tính được giá thành của TP nhập kho vì vậy trong quá trình nhập liệu bỏ qua ô giá VND. - Thành tiền: bỏ qua. - TK có: nhập số hiệu TK Có. - TK nợ: Nhập số liệu TK Nợ. - Sau khi nhập xong các dữ liệu cần thiết ấn nút "Lưu" để lưu các dữ liệu vừa nhập. Nếu như trong phiếu nhập kho TP có nhiều mã hàng khác nhau thì sau khi nhập xong một mã hàng, ấn nút “Lưu”, lúc này nút “Tiếp” trên màn hình nhập liệu hiện sáng. ấn vào nút “Tiếp” để tiếp tục nhập liệu các mã hàng còn lại. Nếu muốn sửa lại các dữ liệu vừa nhập ấn vào nút “ Sửa” trên màn hình nhập liệu. Sau đó ấn nút “Lưu”. Đối với phiếu nhập kho thành phẩm do Công ty thuê ngoài ra công, kế toán vẫn chọn màn hình nhập liệu “Phiếu nhập kho” và tiến hành nhập liệu tương tự như với phiếu nhập kho TP do Công ty sản xuất gia công. - Nhập dữ liệu liên quan đến xuất kho TP: do ở công ty sử dụng hoá đơn GTGT để xuất kho TP nên chứng từ xuất TP ở đây chính là hoá đơn GTGT. Căn cứ vào hoá đơn GTGT ở trên, kế toán doanh thu tiến hành nhập liệu vào máy (Trình bày ở phần kế toán doanh thu). Đó là quá trình nhập liệu các chứng từ nhập, xuất kho TP do kế toán TP, tiêu thụ TP thực hiện trong tháng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, sau khi thực hiện khoá sổ tổng hợp máy tự động kết chuyển số lượng thành phẩm xuất bán từ bên kế toán tiêu thụ sang bên kế toán thành phẩm. Kế toán thành phẩm in ra sổ chi tiết của từng TP, Báo cáo nhập xuất tồn TP cho từng kho. Cuối tháng, so sánh số liệu tồn đầu kì, nhập trong kỳ, tồn cuối kì của từng mặt hàng trên báo cáo N - X - T với số liệu trên thẻ kho của thủ kho phải trùng hợp. Ví dụ Sổ chi tiết TP theo biểu 5 Ví dụ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn TP theo biểu 6 2.2.1.4 Tổ chức kế toán tổng hợp TP. Song song với công tác hạch toán chi tiết TP, kế toán tổng hợp TP là công việc không thể thiếu được trong công tác quản lý TP. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các TK kế toán và các sổ kế toán để phản ánh kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Do đặc điểm TP của công ty đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, do đó để thuận tiện cho việc hạch toán nhập xuất thành phẩm công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. *TK sử dụng: TK154, TK155, TK111, TK112, TK 331... * Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về TP ở Công ty SX XNK Việt An. TK154,111,112,331 TK155 TK632 Nhập kho TP từ SX, từ thuê Xuất kho TP để bán, để các đơn vị khác gia công trả hàng gia công * Các sổ kế toán liên quan đến Phần hành kế toán thành phẩm của Công ty bao gồm: Sổ chi tiết TK 155, Sổ chi tiết tài khoản 632, Chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 155, Sổ cái TK 632. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất TP, kế toán tiến hành nhập các dữ liệu vào máy, từ tệp dữ liệu trong máy chương trình sẽ tự lập các sổ chi tiết các TK 15