Luận văn Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Xuân Hoà

y càng tăng gây ảnh hưởng đến doanh thu tiêu thụ. Bên cạnh đó ở các nước phát triển trên thế giới các sản phẩm nội thất của họ đã có sự phát triển vượt bậc, điều đó đặt ra cho Công ty một thách thức lớn đối với các sản phẩm nội thất xuất khẩu. Công ty cần có một tầm nhìn xa và lượng vốn lớn để đáp ứng được nhu cầu xuất khẩu hơn nữa. 2.1.3. Đặc điểm về bộ máy quản lý của Công ty: Nền kinh tế thị trường đã tác động mạnh mẽ đến nền kinh tế nước ta, để tồn tại và phát triển theo xu hướng chung, nhất là trong điều kiện vừa chuyển từ một mô hình xí nghiệp lên mô hình công ty có nhiều phân xưởng, Công ty TNHH NN MTV Xuân Hoà đã cố gắng hết sức và từng bước điều chỉnh hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho gọn nhẹ và hợp lý, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty trong nền kinh tế thị trường hiện nay, góp phần to lớn trong việc thúc đẩy sản xuất, tăng năng suất và hiệu quả lao động. Vì vậy để đứng vững trên thị trường, Công ty TNHH NN MTV Xuân Hoà đã ngày càng mở rộng quy mô sản xuất để tăng thêm tiềm lực của mình, cạnh tranh với các đối thủ khác trên thương trường. Đến nay, tổng số lao động của công ty có trên 1000 người, trong đó công nhân trực tiếp sản xuất là 860 người, chiếm gần 86%. Bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ số 2.1. Trong đó: - Tổng giám đốc công ty: là người đại diện hợp pháp của công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm trước toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty về các vấn đề đảm bảo quyền lợi của người lao động. - Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất: Phụ trách toàn bộ lĩnh vực sản xuất, điều hành sản xuất của công ty, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thực hiện với tiến độ nhịp nhàng giữa các phân xưởng. - Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật: Phụ trách toàn bộ khâu thiết kế, cải tiến mẫu mã sản phẩm của công ty. * Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: - Phòng kỹ thuật: Phụ trách những vấn đề về mặt kỹ thuật sản xuất, cải tiến và xây dựng quy trình công nghệ, áp dụng những sáng kiến vào quy trình công nghệ. - Phòng QC: Có chức năng nhiệm vụ kiểm tra, nghiệm thu chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn để kịp thời xử lý những khuyết điểm. - Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều động hàng hoá cho các phân xưởng có liên quan. - Phòng vật tư - XNK: Nhập các loại vật tư thiết bị dùng cho sản xuất và xuất khẩu những sản phẩm của công ty ra thị trường nước ngoài. - Phòng bán hàng: Chuyên quản lý hàng hoá, thành phẩm, đẩy mạnh thông tin quảng cáo, mở rộng thị trường tiêu thụ và bảo hành sản phẩm. - Phòng kế toán - thống kê: Thu thập, phân loại và xử lý tổng hợp số liệu, từ đó cung cấp số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý có liên quan. - Văn phòng: Quản lý hành chính, quản lý nhà ở, các công trình làm việc phục vụ đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty, tham gia đảm bảo an ninh trật tự cho công ty, … Các phòng trên cùng với các phân xưởng sản xuất đều có mối quan hệ khăng khít với nhau trong sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra, công ty còn có các cơ quan đoàn thể dưới sự chỉ đạo của Ban chấp hành Đảng uỷ của công ty, gồm: Tổ chức Công đoàn Tổ chức Đoàn thanh niên Cộng sản HCM Tổ chức Nữ công 2.1.4. Đặc điểm về bộ máy kế toán của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Xuân Hoà 2.1.4.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán Để xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác kế toán trong phạm vi toàn công ty giúp lãnh đạo công ty tổ chức công tác quản lý, phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ dưới sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất trực tiếp của kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của cán bộ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, và để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, công ty đã tổ chức kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Trong hình thức này, phòng kế toán - thống kê đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty, trong đó các nhân viên kế toán (bao gồm 10 người) đặt dưới sự lãnh đạo của Giám đốc tài chính. Phòng kế toán giúp ban giám đốc tổ chức tốt chế độ hạch toán kế toán và thông tin kinh tế trong công ty, qua đó giúp ban giám đốc quản lý chặt chẽ việc sử dụng vật tư, tiền vốn trong sản xuất kinh doanh, thực hiện các chỉ tiêu đạt hiệu quả tốt nhất. Nhiệm vụ của phòng kế toán: Lập và thực hiện tốt kế hoạch tài chính nhằm đảm bảo mọi yêu cầu của công ty giao cho. Tổ chức thống kê ghi chép sổ sách ban đầu chính xác, thống nhất biểu báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong quá trình sản xuất, phân tích, đánh giá, báo cáo Tổng giám đốc và cung cấp cho các bộ phận chức năng theo quy định của công ty. Tính toán, ghi chép chính xác về nguồn vốn và tình hình sử dụng tài sản cố định, vật tư, các loại vốn bằng tiền,… phản ánh chính xác kịp thời chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 2.1.4.2. Bộ máy kế toán của công ty: Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, quy mô sản xuất của công ty mà phòng Kế toán - Tài vụ được biên chế 12 người bộ máy kế toán của công ty và được tổ chức như sau: (Sơ đồ 2.2) Trong đó: - Giám đốc tài chính: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi việc ở phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về quản lý kinh tế - tài chính của công ty và những thông tin kinh tế khác. - Phó giám đốc tài chính: là tham mưu cho giám đốc tài chính, thay thế cho giám đốc tài chính khi đi vắng, và có sự uỷ quyền, thực hiện nhiệm vụ do giám đốc tài chính phân công. - Kế toán thanh toán và kế toán tiền lương: Theo dõi công nợ với khách hàng và công nợ với cá nhân trong nội bộ, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền lương và các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ. Chịu trách nhiệm về số dư công nợ các tài khoản 141, 331, 111, 334. - Kế toán NVL và TSCĐ: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn NVL, theo dõi TSCĐ và tình hình khấu hao TSCĐ của toàn công ty. - Kế toán thành phẩm và công nợ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả, đối chiếu công nợ,… - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành - Thủ quỹ: Căn cứ vào các phiếu thu, chi tiền mặt để nhập xuất tiền mặt, báo cáo thu chi hàng ngày, làm nhiệm vụ quản lý quỹ, chịu trách nhiệm vật chất đối với tiền mặt của công ty và lập báo cáo quỹ. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty GIáM Đốc tài chính P.Giám đốc Tài Chính kế toán CCDC kế toán NVL và TSCĐ kế toán giá thành kế hoạch kế toán thành phẩm và công nợ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành thủ quỹ kế toán thanh toán+ kế toán tiền lương Các nhân viên kinh tế khác có liên quan 2.1.4.3. Hình thức kế toán của công ty Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N Đồng tiền sử dụng: VNĐ Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao tuyến tính. Phương pháp tính thuế: Nhà máy nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Các loại báo cáo được lập: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty sử dụng gồm 54 tài khoản theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, có thể mở đến tài khoản cấp 2. Công ty đã sử dụng các tài khoản như: 111, 112, 131, 141, 151, 152,153, 154, 333, 211, 334, 621, 622, 627,… Tổ chức công tác kế toán tài chính tại công ty: Để đảm bảo công tác kiểm tra kế toán trong công ty thực hiện đúng nhiệm vụ, yêu cầu, chức năng của mình nhằm cung cấp các thông tin một cách trung thực, chính xác, cũng như cần thực hiện đúng chế độ, chính sách của Nhà nước nói chung và của chế độ kế toán nói riêng thì cần thiết phải thực hiện thường xuyên công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp. Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp được tiến hành theo các nội dung sau: Kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính; kiểm tra việc chấp hành chế độ, chính sách về quản lý kế toán kinh tế tài chính, chế độ thể lệ kế toán. Kiểm tra tài chính, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của kế toán trưởng, kết quả công tác của bộ máy kế toán. Kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty do giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm, phương pháp chủ yếu để tiến hành kiểm tra là kiểm tra đối chiếu số lượng chứng từ với sổ sách kế toán có khớp nhau không, đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp. Kiểm tra có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý kế toán của công ty. Vì vậy cần thiết phải thực hiện đúng chế độ của việc kiểm tra, phải được lập biên bản hoặc báo cáo kiểm tra, trong đó có nêu rõ nội dung tiến hành kiểm tra, thời gian tiến hành kiểm tra, những kết luận nhận xét, đề nghị của ban tiến hành kiểm tra. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin theo hình thức “Nhật ký chung” trên máy Chứng từ gốc Mã hoá chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chung Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính liên quan Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu số liệu: 2.1.4.4. Tổ chức mã hoá thành phẩm Mã hoá các đối tượng cần quản lý có vai trò to lớn trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán hiện nay. Tại công ty Xuân Hoà, việc mã hoá các đối tượng được thực hiện theo những danh mục quy định trong phần mềm kế toán Effect, đó là: Danh mục tài khoản; Danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hoá; Danh mục đơn vị khách hàng, danh mục phân xưởng. * Giao diện phần mềm mã hoá vật liệu, sản phẩm, hàng hoá: Phiếu nhập mua Thành phẩm 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 155 * Giao diện phần mềm mã hoá đơn vị khách hàng: Phiếu nhập mua Thành phẩm 2.1.4.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Hiện nay công tác kế toán của công ty Xuân Hoà được thực hiện trên máy vi tính. Phần mềm kế toán công ty sử dụng là phần mềm Effect, ngoài ra công ty còn sử dụng một số phần mềm khác như: Microsoft Word, Microsoft Excel,... để trợ giúp thêm cho công tác kế toán hàng ngày. Giới thiệu chung về phần mềm Effect Effect là phần mềm tự động hoá kế toán, trợ giúp trong việc quản lý điều hành doanh nghiệp. Effect quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho kế toán viên quản lý có hiệu quả hơn công tác kế toán của doanh nghiệp mình. Màn hình giao diện chính của phần mềm như sau: 2.2. Tình hình thực tế về công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả ở công ty TNHH Nhà nước một thành viên Xuân Hoà 2.2.1. Thực tế công tác kế toán thành phẩm 2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm của công ty Đặc điểm chung về thành phẩm Nền kinh tế thị trường hiện nay với nét đặc trưng nổi bật, đó là sự cạnh tranh khốc liệt. Để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần phải năng động, sáng tạo, và hơn hết, đó là phát huy tối đa thế mạnh của mình trong sản xuất kinh doanh và trong công tác quản lý để sản xuất ra ngày càng nhiều sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đa dạng, phong phú, hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Và một điều quan trọng nữa, doanh nghiệp cần tìm kiếm thị trường mới nhằm mở rộng thị phần cho doanh nghiệp. Các sản phẩm của công ty với chất lượng cao, mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng đã được tiêu thụ nhiều trên thị trường, đó là một lợi thế rất lớn của công ty mà các đối thủ cạnh tranh không dễ gì vượt qua được. Nắm bắt được rất rõ những vấn đề trên, công ty Xuân Hoà đã không ngừng tự hoàn thiện mình, thay đổi theo hướng tích cực, và thực tế cho thấy, trong thời gian hoạt động của mình, công ty không những đã thích ứng rất tốt để tồn tại trên thương trường mà còn phát triển mạnh, ngày càng được biết đến nhiều hơn, không chỉ trong nước, mà còn cả trên thị trường quốc tế. Có được như vậy không thể không kể đến vai trò to lớn của ban lãnh đạo, cũng như sự đồng tâm nhất trí, cùng cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Theo mục đích sử dụng thì sản phẩm của công ty bao gồm: Bán thành phẩm: như một số phụ tùng xe đạp (vành, ghi đông, khung xe đạp, các loại ống thép từ F15 á F32) Thành phẩm: gồm xe đạp nam hoàn chỉnh, xe đạp nữ hoàn chỉnh, các loại ghế như GM - 01, GM - 02, GS - 01, GS - 02 v.v..., các loại bàn như: BVP - 01, BVP - 02, BVT - 02 v.v... và nhiều sản phẩm khác đều có in chụp hình ở catalog của công ty). Cách mã hoá thành phẩm của công ty Thành phẩm của công ty gồm có nhiều chủng loại, đa dạng, phong phú, do vậy để thuận tiện cho việc nhận diện, tìm kiếm nhanh và chính xác tùng loại thành phẩm trong quá trình xử lý thông tin, và nhất là trong kế toán máy là có thể giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ, ngay từ khi bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán EFFECT, công ty đã tiến hành mã hoá các loại thành phẩm và được cài sẵn trong máy. Ví dụ, cách mã hoá của một số thành phẩm như sau: Tên thành phẩm Mã thành phẩm Bàn học sinh đơn ống BHS - 05 - 01 Bàn vi tính khung gỗ màu ghi BVT - 03 - 00 ghi Bàn văn phòng gỗ công nghiệp BVP - 01 - 00B Ghế gấp khung ống thép F22,2 mạ GM 01- 00 Nội quy, quy chế trong việc nhập, xuất thành phẩm: Sản phẩm sản xuất ra phải được QC kiểm tra, sau đó nhập kho thành phẩm Thành phẩm nhập, xuất phải được phản ánh vào chứng từ một cách kịp thời, trong ngày, không được ghi số âm (-). Chứng từ chỉ có giá trị khi có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan. Thành phẩm trong kho phải tuân thủ theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO-9002. Tình hình tổ chức công tác hạch toán thành phẩm ở Công ty Xuân Hoà: Việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp thành phẩm do kế toán viên của phòng kế toán thực hiện. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, phòng kế toán đã phối hợp chặt chẽ với phòng vật tư, xuất nhập khẩu, các thủ kho của phòng và thủ kho các phân xưởng để đảm bảo quản lý và hạch toán tốt nhất, thuận tiện nhất đối với thành phẩm của công ty, tránh hiện tượng mất mát, lãng phí. 2.2.1.2. Công tác đánh giá thành phẩm ở Công ty Xuân Hoà, thành phẩm được đánh giá theo giá thành thực tế theo định kỳ hàng tháng. Hàng năm, Công ty xác định giá thành kế hoạch cho mỗi loại sản phẩm, giá thành kế hoạch của sản phẩm được xác định vào đầu quý I hàng năm do phòng kế toán lập, dựa vào các chỉ tiêu theo kế hoạch. Giá thành kế hoạch của sản phẩm là mục tiêu phấn đấu của công ty và là căn cứ để so sánh, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch hạ giá thành của công ty. Dưới đây là giá thành kế hoạch của một số loại sản phẩm của công ty năm 2008. STT Tên thành phẩm Giá thành đơn vị (đ) 1 2 3 4 GM - 15 - 07 BVP - 01B BVT - 01 BHS - 05 238.300 632.700 405.600 298.500 Thành phẩm của công ty được đánh giá theo giá thành thực tế nhập kho, giá thành thực tế xuất kho. Giá thành thực tế nhập kho: Do bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế nhập kho của từng loại thành phẩm chuyển sang cho kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Giá thành này thường được đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế, bao gồm: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí NC trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Hàng tháng, căn cứ vào số tổng cộng các loại thành phẩm nhập kho ở các thẻ kho và giá thành thực tế nhập kho đơn vị, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tính ra giá thực tế từng loại thành phẩm đơn vị. Ví dụ: Tổng hợp số liệu trên các thẻ kho với loại GM - 15 - 07 tháng 03/2008 có 590 sản phẩm GM - 15 - 07 nhập kho và giá thành đơn vị công xưởng thực tế nhập kho là: 205.080đ. Kế toán tính ra giá thành thực tế nhập kho là: 590c x 205.080đ = 120.997.200đ Giá thành thực tế xuất kho: Việc tính giá thành thực tế xuất kho là cơ sở để kế toán ghi Có TK 155 và là cơ sở để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng. Ngoài ra nó còn là cơ sở để xác định giá bán hợp lý vừa đảm bảo bù đắp chi phí, có lợi nhuận, nhưng lại phù hợp với sức mua của thị trường. Giá bán của công ty thay đổi dựa trên cơ sở giá thành thực tế xuất kho. Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho của công ty được tính theo đơn giá bình quân gia quyền, căn cứ vào giá thành thực tế tồn đầu kỳ, giá thành thực tế nhập trong kỳ, số lượng thành phẩm nhập trong kỳ, với các chỉ tiêu tương ứng của từng loại thành phẩm, kế toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm sẽ tính giá thành thực tế xuất kho theo công thức: ZTT xuất kho ZTT tồn kho đầu kỳ + ZTT nhập kho trong kỳ Số lượng TP xuất kho trong kỳ = x Số lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ + Số lượng thành phẩm nhập kho trong kỳ Theo phương pháp này, giá xuất kho của thành phẩm được tính vào cuối tháng sau khi kế toán đã cập nhật xong tất cả các chứng từ nhập, xuất kho trong tháng. Thành phẩm tồn đầu tháng nằm trên báo cáo thành phẩm tồn kho đầu tháng. Ví dụ: Tổng hợp các thẻ kho đối với GM - 15 - 07 tháng 03/2008 có 2.300 GM - 15 - 07 xuất kho Tồn đầu kỳ 2.280 GM - 15 - 07 với giá trị 467.325.586đ Nhập trong kỳ 590 GM - 15 - 07 với giá trị 120.997.200đ Kế toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tính toán như sau: x 2300 ZCXTT xuất kho của GM - 15 - 07 = = 467.325.586 + 120.997.200 x 218 2280+590 = 471.478.191đ Thực chất những công việc trên được thực hiện trên máy vi tính. Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, kế toán thành phẩm nhập vào máy chỉ tiêu số lượng. Sau đó đến cuối tháng thực hiện chạy đơn giá bình quân cho từng mặt hàng do đã được cài đặt tự động trên hệ thống phần mềm EFFECT ngay từ đầu niên độ kế toán. 2.2.1.3. Chứng từ kế toán, thủ tục nhập xuất kho thành phẩm và trình tự luân chuyển chứng từ Về chứng từ kế toán, Công ty sử dụng một số chứng từ sau: Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm Chế độ kế toán quy định, với mọi sự biến động của thành phẩm đều phải được ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. Chứng từ được sử dụng làm căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm do sản xuất hoàn thành là Phiếu nhập kho mẫu 01-VT ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho Sau khi kết thúc quá trình sản xuất, những sản phẩm đã hoàn thành được nhân viên QC kiểm tra chất lượng, công nhận đạt yêu cầu chất lượng thì mới được phép nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm, tiến hành nhập kho thành phẩm, giao cho thủ kho thành phẩm quản lý. Việc nhập kho thành phẩm phải được diễn ra giữa thống kê phân xưởng, thủ kho và kế toán. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Do đơn vị nhập giữ + Liên 2: Do kho nhận thành phẩm giữ + Liên 3: Thủ kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển lên cho phòng kế toán để vào sổ theo dõi chi tiết và được lưu tại phòng kế toán. Chứng từ liên quan đến xuất kho thành phẩm Để phản ánh việc xuất kho thành phẩm, khi hạch toán ban đầu công ty sử dụng phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT. Phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT được phòng kinh doanh tiêu thụ (bộ phận tiêu thụ viết phiếu xuất kho là căn cứ để viết hoá đơn GTGT. Khách hàng căn cứ vào hoá đơn nộp tiền cho thủ quỹ (nếu thanh toán ngay) hoặc kế toán ghi nợ TK 131 (chi tiết cho khách hàng - nếu chưa thanh toán), rồi đem hoá đơn xuống kho. Thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ tiến hành xuất kho theo hoá đơn. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT lên phòng kế toán để kế toán doanh thu làm cơ sở nhập liệu vào máy. Trong phần mềm kế toán EFFECT chia làm 2 nghiệp vụ xuất kho: Xuất có doanh thu và xuất không có doanh thu. Xuất có doanh thu: khi phát sinh các nghiệp vụ về xuất bán vật tư, hàng hoá, thành phẩm kế toán chọn các chứng từ thuộc nhóm “Hóa đơn” để nhập liệu (thường là hoá đơn GTGT có tính thuế GTGT) Xuất không có doanh thu: thường là xuất vật tư dùng cho sản xuất hoặc xuất chuyển kho, kế toán chọn các chứng từ thuộc nhóm “Phiếu xuất” (kế toán thường sử dụng các chứng từ có chứa xâu “Gvtđ” - Giá vốn tự động, phần mềm chương trình sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho của hàng hoá trong kho vừa chọn). Thông thường phiếu xuất này công ty sử dụng chính là hoá đơn GTGT (không tính thuế GTGT) Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT đều được lập 3 liên: + Liên 1: Do phòng kế hoạch giữ. + Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Thủ kho sau khi vào thẻ kho chuyển lên cho phòng kế toán. Ngoài ra còn có: Biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá xác định chất lượng, giấy đề nghị giảm giá. Trên cơ sở những chứng từ ghi chép từ ban đầu kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thành phẩm. Mẫu phiếu nhập kho: biểu 2.1 Mẫu hoá đơn GTGT: biểu 2.2 Biểu 2.1: phiếu nhập kho Ngày 05/03/2008 Số: 88 Họ tên người giao hàng: Bà Cù Thị Phúc Đơn vị: Phân xưởng lắp ráp Địa chỉ: Nội dung: Nhập kho thành phẩm Tại kho: Thành phẩm - Kho Xuân Hoà STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Ghế GM - 15 - 07 Cái 300 300 Cộng 300 300 Tổng số tiền viết bằng chữ: ..................................................................................... Nhập ngày 05 tháng 03 năm 2008 Phụ trách cung tiêu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Người giao hàng (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Biểu 2.2:  hoá đơn (gtgt) Liên 1: (Lưu) NK/2008B Ngày 0 6 tháng 03 năm 2008 Số: 0032314 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Hoà Địa chỉ: Vĩnh Phúc Số tài khoản: Điện thoại: 0211 877 126 Mã số: 2 5 0 0 1 6 1 9 2 2 0 0 1 1 Họ tên người mua hàng: Chị Hà Đơn vị: Đại lý Đào Duy Hảo- Hạnh Địa chỉ: Tổ 9 phố Phan Đình Phùng TN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số: 2 0 0 0 1 6 1 6 1 1 0 0 1 2 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ghế GM-15-07 chiếc 900 244.000 219.600.000 Cộng tiền hàng: 219.600.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 21.960.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 241.560.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mốt triệu, năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Quy trình nhập liệu đối với phiếu nhập kho Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho trên, tiến hành nhập liệu như sau: Phiếu nhập mua Thành phẩm 155 Kế toán chọn chứng từ “Phiếu nhập kho thành phẩm” Ô ngày: 05/03/2008 Ô chứng từ: PN0067 Ô diễn giải: Nhập hàng Cù Thị Phúc Ô ông/bà: Dương Hoàng Linh Ô VLSPHH: chọn mã SPGM 16002 Ô kho: Kho số 7 Yên Thế Ô số lượng: 300.000 Khi nhấn nút “Lưu” chương trính sẽ thông báo “Có thể thiếu dữ liệu ở ô PS Nợ, PS Có, bạn có muốn ghi lại?(C/K)”, nhấn phím C để lưu. Đối với các thành phẩm còn lại nhập vào màn hình nhập liệu tương tự. Quy trình nhập liệu đối với xuất kho thành phẩm Do công ty sử dụng hoá đơn GTGT kèm theo phiếu xuất kho nên chứng từ xuất thành phẩm ở đây chính là hoá đơn GTGT Căn cứ vào hoá đơn GTGT (biểu 2.2), kế toán doanh thu tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Khi thực hiện các lệnh trên máy, máy sẽ tự động chạy chương trình và cho phép kiết xuất, in ra các sổ chi tiết thành phẩm với từng mã thành phẩm trong danh mục thành phẩm đã cài đặt. Phòng kế toán mở sổ chi tiết thành phẩm theo từng thành phẩm để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn thành phẩm theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán tập hợp phân loại theo từng nơi phát sinh và tiến hành nhập liệu như sau: Ta có màn hình nhập liệu của hoá đơn GTGT trên như sau: Dựa vào hoá đơn GTGT trên, kế toán bán hàng chọn chứng từ thuộc nhóm “Hoá đơn bán H.hoá, vtư, TP VAT (Gvtđ)” và vào màn hình nhập liệu tiến hành các bước nhập liệu như sau: Ô ngày: 06/03/2008 Ô chứng từ: 0032314 Ô số hoá đơn: NK/2008B Ô diễn giải: Yên Thế hoá đơn 0032314(06/03/2008) Ô ĐVKH: chọn mã 4600135020 (hoặc dùng phím F5 để tìm ra tên khách hàng) Ô VLSPHH: chọn mã SPGM 16002 Ô kho: Kho số 7 Yên Thế Ô số lượng: 900.000 Ô đơn giá: 244.000 Ô đvtt: dùng phím F5 để chọn đơn vị tiền tệ Ô Nợ: nhập TK 131 Ô tiền: nhập số tiền 219.600.000 Ô Có: nhập TK 5111 Ô nhóm VAT: Ghế các loại Số tiền sẽ do máy tự tính. Sau khi thực hiện nhập dữ liệu như trên, kế toán nhấn nút “Lưu”, chương trình sẽ lưu đồng thời các bút toán giá vốn, doanh thu và thuế GTGT. Các dữ liệu sau khi