Luận văn Tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty may Đức Giang

uhành xuất nhập khẩu Tổng giám đốc Mô hình quản lý Công ty may Đức giang có 2 cấp: + Cấp 1 là cấp công ty + Cấp 2 là cấp xí nghiệp Bản chất: là quản lý trực tuyến chức năng Theo sơ đồ trên Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Ban Giám đốc gồm 4 người: - Tổng Giám đốc: lãnh đạo và quản lí tất cả hoạt động SXKD của Công ty và các quan hệ đối ngoại, chỉ đạo và thông qua chương trình kế hoạch hàng tháng, quý và trực tiếp phụ trách các phòng: Tài chính-Kế toán, phòng ISO và phòng tổng hợp. - Phó Tổng Giám đốc kinh doanh: Phụ giúp cho Tổng Giám đốc trong công tác tìm kiếm và thiết lập quan hệ với các bạn hàng, chịu trách nhiệm về việc chỉ đạo, điều hành mặt hàng sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phó Tổng Giám đốc xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các hoạt động liên quan đến XNK vật tư, hàng hoá trong toàn Công ty, tổ chức triển khai các nghiệp vụ XNK như tham gia kí kết hợp đồng XNK. - Phó Tổng Giám đốc sản xuất: Phụ giúp Tổng Giám đốc trong việc điều hành sản xuất, giám sát kỹ thuật, nghiên cứu mặt hàng... Các phòng chức năng: - Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc kế hoạch, chiến lược XNK tổ chức triển khai các kế hoạch và nghiệp vụ XNK. - Phòng Tài chính - Kế toán: Có nhiệm vụ thanh toán, quyết toán hợp đồng, trả lương cho cán bộ công nhân viên, tính toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong các kì báo cáo quản lý và theo dõi tài sản của Công ty cũng như quản lý mọi mặt hoạt động của Công ty trong lĩnh vực Tài chính-Kế toán. - Phòng ISO: có nhiệm vụ quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lí chất lượng ISO 9000 (ISO 9002) - Phòng thời trang và kinh và kinh doanh nội địa: có nhiệm vụ nghiên cứu nhu cầu về thị trường thời trang, nghiên cứu mẫu thiết kế chào hàng FOB, xây dựng định mức tiêu hao nguyên phụ liệu cho từng mẫu chào hàng, quản lí các cửa hàng đại lý và cửa hàng giới thiệu sản phẩm Công ty - Văn phòng Tổng hợp: tham mưu cho Tổng Giám đốc soạn thảo các văn bản, hợp đồng về quản lí hành chính, quản lí nhân sự, tiền lương, bảo hiểm. Tổ chức hội thảo, hội nghị tiếp khách, làm công tác vệ sinh và lao động, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong Công ty. - Phòng kĩ thuật: có nhiệm vụ tiếp nhận tài liệu kỹ thuật, may mẫu, xây dựng tiêu chuẩn kĩ thuật, định mức nguyên phụ liệu, định mức thời gian, đơn giá sản phẩm và kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Phòng kế hoạch đầu tư: Có nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất và chiến lược kinh doanh, theo dõi các yếu tố về nguyên phụ liệu, năng suất lao động để xây dựng kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất. -Ngoài ra, tại mỗi xí nghiệp của Công ty còn có: - Giám đốc các xí nghiệp: có nhiệm vụ giám sát, đôn đốc việc thực hiện sản xuất ở chính xí nghiệp mình. -Trưởng ban điện: phụ trách quản lý về điện tiêu dùng và sản xuất trong Công ty. - Trưởng ban cơ: phụ trách, quản lý máy móc sản xuất trong toàn Công ty. - Đội xe: có nhiệm vụ vận chuyển hàng cho Công ty. 3. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty may Đức Giang 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán bao gồm 12 người. Đứng đầu là Kế toán trưởng, tiếp đó là phó phòng Tài chính-Kế toán và các nhân viên kế toán, thủ quỹ. Phòng Tài chính-Kế toán của công ty có đội ngũ cán bộ với trình độ KT Đại học và trên Đại học, được trang bị phương tiện, dụng cụ tính toán hiện đại, công tác tính toán chính xác đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế cho lãnh đạo công ty và các đối tượng cần cung cấp thông tin. Phòng đặt dưới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc Công ty. Sơ đồ 23: Sơ đồ bộ máy kế toán trong Công ty may Đức Giang Kế toán trưởng Phó phòng KT kiêm KT DT, công nợ với NM, VAT KTTH kiêm KT TSCĐ, XDCB Thủ quỹ KT tiền mặt và T. toán tạm ứng KT TGN & các khoản vay KT nguyên liệu KT Phụ liệu KT CCDC,TP nội địa, CN đại lý KT tiền lương KT công nợ với NB KT CPgiá thành& TPXK Ghi chú: Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến 3.2. Chức năng, nhiệm vụ trong các phần hành kế toán 3.2.1. Kế toán tiền mặt Theo dõi sự biến động quỹ tiền mặt và tài khoản tiền mặt. Đối chiếu với các nghiệp vụ liên quan Kê thuế GTGT đầu vào, đầu ra 3.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Theo dõi sự biến động tiền gửi tại các ngân hàng( VND và ngoại tệ). Kế toán các khoản vay, lãi vay ngân hàng( ngắn hạn, dài hạn). Theo dõi khế ước vay. Các hoạt động thanh toán thực hiện qua ngân hàng. Hạch toán chênh lệch tỷ giá. 3.2.3 Kế toán công nợ với nhà cung cấp Theo dõi công nợ nguyên vật liệu. Thanh toán gia công, thanh toán dịch vụ phí. 3.2.4. Kế toán công nợ với người mua. Kế toán công nợ với người mua. Kế toán doanh thu. Kế toán thuế GTGT đầu ra. 3.2.5. Kế toán kho nội địa, đại lý Kế toán phụ tùng thay thế, kế toán nguyên liệu sản xuất bao bì. Kế toán công cụ dụng cụ Kế toán kho nội địa, cửa hàng, đại lý. 3.2.6. Kế toán tiền lương Kiểm tra, hạch toán lương thực chi và quỹ lương được chi. Thanh toán chế độ cho CBCNV: BHXH, BHYT, KPCĐ, nghỉ ốm, thai sản. 3.2.7. Kế toán nguyên liệu, phụ liệu, nhiên liệu Thực hiện phần hành này có 2 người: Kế toán nguyên liệu và Kế toán phụ liệu. Có chức năng, nhiệm vụ sau: Kiểm tra, hạch toán nguyên liệu, phụ liệu, bao bì. Kế toán giá thành, vật liệu. 3.2.8. Kế toán giá thành, kho thành phẩm Tính giá thành thành phẩm nhập kho. Kế toán Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm. 3.2.9. Kế toán tổng hợp Kế toán tăng, giảm TSCĐ. Kế toán khấu hao TSCĐ. Kế toán tình hình XDCB. Kế toán tạm ứng. Theo dõi liên doanh. Thực hiện kết chuyển, xác định kết quả kinh doanh. 3.3. Tổ chức sổ kế toán tại Công ty may Đức Giang Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lí trình độ của cán bộ kế toán, bộ máy kế toán của Công ty May Đức Giang được tổ chức theo hình thức kế toán tập chung và tiến hành công tác kế toán theo hình thức sổ “nhật ký chứng từ”. Phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Theo hình thức này phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty. ở các xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và ghi chép hạch toán một cách đơn giản để chuyển về phòng kế toán tập chung. Ngoài ra, nhân viên hạch toán (Nhân viên kinh tế) dưới các xí nghiệp trong một số trường hợp phải tổng hợp một số chỉ tiêu phục vụ yêu cầu chỉ đạo, điều hành của phòng kế toán. Cuối tháng phòng kế toán sẽ nhận được chứng từ và báo cáo chi tiết để tiến hành công việc kế toán. Số lượng nhân viên kinh tế bố trí ở mỗi xí nghiệp phụ thuộc và quy mô sản xuất và khối lượng công việc giao cho nhân viên kinh tế đảm nhiệm. Sơ đồ 24: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty may Đức Giang Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký - chứng từ Sổ chi tiết Sổ cái tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II. Tổ chức hạch toán thành phẩm ở công ty may Đức Giang Đặc điểm thành phẩm của công ty Hiện nay may mặc là một trong những nhu cầu không thể thiếu của xã hội. Công ty may Đức Giang ra đời để thoả mãn nhu cầu đó. Tuy là công ty trẻ nhưng do nắm bắt được thị hiếu người tiêu dùng nên sản phẩm của công ty luôn được bạn hàng ưa chuộng, đứng vững trong điều kiện cạnh tranh của nền kinh tế thị trường. Công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm trong đó chủ yếu bao gồm: Các loại áo Jacket, áo Jilê, quần sooc, áo sơ mi, váy bò, quần áo trẻ em, áo mămg tô... Sản phẩm của công ty may Đức Giang đều là những thành phẩm vì chúng được hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng của quy trình sản xuất. Công ty sản xuất các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng với hình thức gia công sản xuất là chủ yếu. Hiện nay công ty có quan hệ với 21 nước. Nhưng thị trường chính của công ty là các nước như: Đức, Ba lan, Phần lan, Bỉ, Thuỵ điển, Tây Ban Nha, Canada, Đài loan, Singapore, Hồng Kông, Nhật Bản,... Phương thức thanh toán hàng gia công chủ yếu là bằng chuyển khoản, phương thức giao hàng tại cảng hoặc sân bay. Ngoài ra thành phẩm công ty còn được bán ra cho các đại lý trên khắp cả nước với phương thức thanh toán chủ yếu là bằng tiền mặt và phương thức giao hàng ngay tại kho của công ty. Bên cạnh đó công ty còn có thêm hình thức bán lẻ tại các cửa hàng của công ty như cửa hàng giới thiệu sản phẩm... Do vậy, công tác kế toán TP và tiêu thụ TP của công ty tương đối phức tạp vì vậy đòi hỏi phải quản lý chi tiết từng mã TP, từng khách hàng và từng đại lý. Ví dụ: Hãng HABITEX (nước Bỉ) là khách hàng lớn nhất của công ty chuyên đặt các loại áo Jăcket với các mã thành phẩm như: 1702, 1705, 5996, 51927... Loại thành phẩm Mã thành phẩm Loại thành phẩm Mã thành phẩm áo Jăcket 1702 áo Jilê 1923 9602 1924 5 lớp 1973 51927 1905 ..... ..... áo Măng tô 43567 áo Budông 8324 43728 8325 43889 8327 ..... ..... Các sản phẩm của công ty đều sản xuất và bán ra theo từng mã hàng. 2. Tính giá thành phẩm Công ty may Đức Giang là một doanh nghiệp sản xuất nhiều mặt hàng với khối lượng lớn, công tác quản lý thành phẩm của công ty được tiến hành cả về mặt hiện vật và giá trị. Công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp ở công ty may Đức Giang đều được tiến hành theo giá thực tế. Thành phẩm của công ty được nhập kho hàng tháng, giá thành công xưởng của công ty được xác định vào cuối quý nên ở kho TP của công ty chỉ quản lý về mặt hiện vật như số lượng, chủng loại, quy cách của từng thứ TP. Giá thành thực tế thành phẩm nhập kho: Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành căn cứ vào các khoản chi phí sản xuất bao gồm: chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong quý và tính ra giá thành sản xuất thực tế của từng loại TP hoàn thành nhập kho. Việc tính giá thành từng loại TP được tiến hành vào cuối mỗi quý sau đó kế toán giá thành chuyển sang cho kế toán TP. Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế TP tồn đầu kỳ Trị giá thực tế TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ Số lượng TP nhập trong kỳ + + Giá thành thực tế TP xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền: Giá thực tế TP xuất kho = Đơn giá thực tế bình quân xuất kho x Số lượng TP xuất kho Ví dụ: tính giá thực tế áo Jacket 5 lớp xuất kho (Quý I/2002). Căn cứ vào bảng cân đối N- X- T kho thành phẩm phần số dư đầu kỳ (phần số dư cuối kỳ bảng cân đối N- X- T quý trước) để có được giá thực tế tồn đầu kỳ là 0 đồng và số lượng là 0 chiếc. Căn cứ vào số tổng nhập trong kỳ trên bảng cân đối N- X- T kho TP dòng áo Jacket 5 lớp ta có lượng TP nhập kho trong kỳ là 1.291 chiếc. Đồng thời căn cứ vào giá thực tế nhập trong kỳ do kế toán giá thành cung cấp ta có giá thực tế nhập trong kỳ 106.260.150 đồng. Đơn giá bình quân = 106.260.150 1.291 = 82.308 đ/c Căn cứ vào tổng lượng xuất trong kỳ ta có được số lượng TP xuất trong kỳ 1.081 chiếc. Giá thực tế áo Jacket 5 lớp xuất kho = 82.308 x 1.081 = 88.975.385 đ Sau khi có giá thực tế xuất kho kế toán ghi vào cột giá trị xuất kho trên bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm. Công ty may Đức Giang không sử dụng bảng kê số 9 (tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá), đồng thời không sử dụng giá hạch toán. Việc tính số lượng thành phẩm tồn kho cuối quý, nhập, xuất trong quý được tiến hành trên bảng cân đối tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm. Việc xác định chính xác giá thực tế của TP nhập kho và xuất kho là cơ sở để công ty xác định đúng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong quý. Ngoài ra số liệu về giá thực tế TP xuất kho còn là căn cứ để xác định giá bán của thành phẩm hợp lý, đảm bảo bù đắp chi phí bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh vừa có lợi nhuận mà giá bán lại phù hợp với giá cả chung của thị trường. 3. Kế toán chi tiết thành phẩm 3.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho thành phẩm Mọi nghiệp vụ biến động của TP đều phải được ghi chép, phản ánh vào chứng từ ban đầu phù hợp và theo đúng nội dung đã quy định. Trên cơ sở chứng từ kế toán về sự biến động của TP để phân loại, tổng hợp và ghi vào sổ kế toán thích hợp. Hiện nay công ty sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Hoá đơn GTGT Các chứng từ này do phòng kế hoạch viết và lập thành 3 liên, tuỳ thuộc vào từng nội dung của chứng từ mà mỗi liên sẽ được gửi đến mỗi nơi theo quy định. Sơ đồ luân chuyển chứng từ có thể được khái quát như sau: Sơ đồ 25 : Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho thành phẩm Phiếu nhập kho thành phẩm Phòng kế hoạch (liên 1) Người nhập kho (Liên 3) Thủ kho (Liên 2) Kế toán thành phẩm Sơ đồ 26 : Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho thành phẩm Hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho thành phẩm Phòng kế hoạch (liên 1) Khách hàng (Liên 3) Thủ kho (Liên 2) Kế toán thành phẩm Hoá đơn GTGT Phòng kế hoạch (liên 1) Khách hàng (Liên 3) Thủ kho (Liên 2) Kế toán thành phẩm Sơ đồ 27 : Sơ đồ luân chuyển hoá đơn gtgt 3.1.1. Thủ tục nhập kho thành phẩm. Sản phẩm của công ty sau khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng được phòng kiểm tra chất lượng (KCS) xác nhận là đạt yêu cầu sẽ được đóng gói và nhập kho. Hàng ngày các xí nghiệp trực tiếp sản xuất có sản phẩm hoàn thành nhập kho sẽ được tổ phó đưa hàng đến nhập. Phòng kế hoạch sẽ viết phiếu nhập kho, thủ kho đối chiếu số liệu hàng nhập do tổ phó mang đến và ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng và được lập thành 3 liên: Liên 1 (màu tím) được lưu tại phòng kế hoạch. Liên 2 (màu xanh) đưa cho thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển lên cho phòng kế toán. Liên 3 (màu đỏ) dùng cho người nhập hàng để từ đó tính lương cho công nhân trong xí nghiệp. Định kỳ 5-7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thành phẩm làm căn cứ ghi sổ chi tiết thành phẩm. Biểu số 1: Mẫu phiếu nhập kho như sau: Đơn vị: Công ty may Đức Giang Địa chỉ: Thị trấn Đức Giang- Gia Lâm Mẫu số 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/10995 của BTC Số: 15 Nợ: ............ Có :............ Phiếu nhập kho Ngày 20 tháng 1 năm 2002 Họ tên người giao hàng: Phân xưởng may 9 Theo PKN nhập kho số 15 ngày 20-1-2002 của bộ phận kiểm nghiệm Nhập tại kho: Hoàn thành Stt Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Mã hàng JK 5 lớp Tổ 3 Tổ 4 Tổ 5 Tổ 8 Cái 128 28 32 57 1 Cộng 128 Cộng thành tiền (bằng chữ): .......................................................................... Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ kho Nhập, ngày 20 tháng 1 năm 2002 Thủ tục xuất kho thành phẩm Khi có nhu cầu xuất hàng thì giám đốc công ty hoặc trưởng phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào yêu cầu ra lệnh xuất kho cho nhân viên phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho có ghi số lượng, đơn giá, thành tiền. Phiếu xuất kho gồm 3 liên: Liên 1 (màu tím) lưu tại phòng kế hoạch. Liên 2 (màu xanh) giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để kế toán tiêu thụ làm căn cứ ghi sổ chi tiết thành phẩm. Liên 3 (màu đỏ) giao cho khách hàng. Công ty sử dụng chứng từ xuất kho cho các nghiệp vụ phát sinh như sau: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ở công ty khi các đại lý có yêu cầu hay xuất hàng cho quảng cáo, giới thiệu sản phẩm thì phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu số 2: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Đơn vị: Công ty may Đức Giang Địa chỉ: Thị trấn Đức Giang- Gia Lâm Mẫu số 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/10995 của BTC Số: 38 Nợ: ............ Có :............ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 9 tháng 2 năm 2002 Căn cứ lệnh điều động số: ...... ngày ...... tháng ...... năm 2002 của.............................. về việc........................................................................ Họ tên người vận chuyển : Anh Trường Hợp đồng số: ....................... Phương tiện vận chuyển: ............................................................................ Xuất tại kho: Chị Dần Nhập tại kho: Cửa hàng đại lý số 3- ngõ 9- Hoè Nhai Stt Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 2 áo Jackét 9602 áo JK5 lớp Cái - 7 12 Cộng 19 Cộng thành tiền:................................................................................... Nhập, ngày 5 tháng 2 năm 2002 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Phiếu xuất kho Trong hệ thống kho của công ty có hai loại kho được phân biệt rõ ràng đó là kho dùng cho các sản phẩm nội địa (kho cô Dần) và kho dùng cho các sản phẩm để trả hàng gia công (kho hoàn thành). Quá trình sản xuất sản phẩm dùng để trả hàng gia công công ty thường sản xuất thêm một số lượng hàng nhất định để tránh trường hợp công ty giao hàng cho khách có một số cái không đảm bảo yêu cầu thì sẽ được công ty thay thế bằng số lượng hàng sản xuất thêm đó. Điều này đảm bảo thực hiện đầy đủ điều kiện cũng như nghĩa vụ của công ty trong hợp đồng, đảm bảo giữ chữ tín với bạn hàng và ổn định thị trường tiêu thụ lâu dài. Nhưng nếu lượng hàng làm thêm này không cần sử dụng để trả hàng gia công thì số lượng dôi ra này sẽ được phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho chuyển sang kho nội địa để tiêu thụ. Phiếu xuất kho này chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Biểu số 3 Mẫu phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty may Đức Giang Địa chỉ: Thị trấn Đức Giang- Gia Lâm Mẫu số 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/10995 của BTC Số: 45 Nợ: ............ Có :............ Phiếu xuất kho Ngày 25 tháng 3 năm 2002 Họ tên người nhận hàng: Kho cô Dần Lý do xuất kho: Xuất tại kho: Hoàn thành Stt Tên nhãn hiệu quy Cách phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 5 6 Mã hàng 1923 Mã hàng 1973 Quần nhung TE Mã hàng 9972 Mã hàng 9963 áo JK 5 lớp Cái 55 10 03 07 01 10 Cộng 86 Cộng thành tiền:................................................................................... Ngày 25 tháng 3 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Kế toán trưởng Thủ kho Hoá đơn GTGT Kể từ ngày1/1/1999 theo sự thay đổi của chế độ tài chính - kế toán, khi công ty xuất hàng trả hàng gia công hay xuất bán hàng trực tiếp thì phòng kế hoạch thay việc viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho bằng cách sử dụng ngay hoá đơn GTGT để ghi vào các chứng từ có liên quan. Mẫu hoá đơn GTGT được biểu hiện như sau: Biểu số 4: hoá đơn (GTGT) Liên 1: Lưu Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL Ngày Ngày 20 tháng 2 năm 2002 N0: 007407 Đơn vị bán hàng: Công ty May Đức Giang Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Số tài khoản: 710A-00015 Họ tên người mua hàng: Đoàn Tất Tĩnh Địa chỉ: Cửa hàng số 115 Đội Cấn Hình thức thanh toán: Tiền mặt Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 áo 3 lớp TE 118 Quần nhung TE áo Jackét 5 lớp áo Jilê áo tráng nhựa áo 3 lớp Tisi áo mưa Leisure Quần thun TE Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 05 03 05 02 05 01 01 04 45.454 36.364 82.308 40.909 136.363 109.090 36.364 6.363 227.270 109.092 1.045.455 81.818 681.815 109.090 36.364 25.452 Cộng tiền hàng: 1682.441 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 168.244 Tổng cộng tiền thanh toán : 1.850.685 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm năm mươi ngàn sáu trăm tám mươi lăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Kế toán chi tiết thành phẩm Để tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ tình hình hiện có cũng như sự biến động của từng loại thành phẩm, công ty may Đức Giang đã tiến hành kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi sổ song song. Trình tự hạch toán được biểu hiện: ở kho: Việc ghi chép tình hình Nhập- Xuất- Tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập- xuất thành phẩm, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. Thẻ kho được mở chi tiết cho từng loại mã thành phẩm. Mẫu thẻ kho như sau: Biểu số 5: Tên đơn vị: Công ty may Đức Giang Mẫu số:06 - VT Tên kho : Kho TP công ty QĐ 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/95 của Bộ tài chính Thẻ kho Ngày lập thẻ: 5/1/2002 Tờ số: 02 Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư: áo Jackét 5 lớp Đơn vị tính: cái Mã số: Stt Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Số Ngày N, X Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu quý I 0 56 20/1 May 9 Nhập kho 128 07 27/1 Xuất trả gia công 15 …. ….. ….. ….. ….. ….. 029719 4/2 Xuất trả gia công 10 … … … …. …. … 019896 30/2 Xuất trả gia công 25 … … … … … … Tổng cộng 1.129 1.081 210 ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết thành phẩm để ghi chép tình hình nhập- xuất kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng, mỗi mã thành phẩm được mở riêng ở mỗi tờ sổ khác nhau. Đến cuối quý khi tính được giá thành thực tế của thành phẩm kế toán mới ghi vào chỉ tiêu giá trị của bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm. Vì vậy kế toán thành phẩm chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng ở sổ chi tiết. Cuối quý kế toán cộng sổ chi tiết thành phẩm và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Mẫu sổ chi tiết thành phẩm như sau: Biểu số 6: Sổ chi tiết thành phẩm Quý I- 2002 - Tên sản phẩm: áo Jacket 5 lớp Đơn vị tính: Chiếc Mã số: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT 56 07 ... 029719 ... 019896 … 20/10 27/10 ... 4/11 ... 30/12 … Tồn đầu quý May 9 nhập hàng Xuất trả gia công ... Xuất trả gia công ... Xuất trả gia công … 128 15 ... 10 ... 25 ... 0 Cộng 1.291 106.260.150 1.081 88.975.385 210 17.284.765 Để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp thì kế toán chi tiết tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết vào bảng cân đối N- X- T kho TP theo từng mã hàng. Kế toán tổng hợp thành phẩm Để phản ánh tình hình N- X- T kho TP, kế toán sử dụng các TK sau: + TK 155 - Thành phẩm : TK 155.1 - Thành phẩm kho hoàn thành. TK 155.2 - Thành phẩm kho nội địa. TK 155.3 - Thành phẩm tại các cửa hàng. + TK 632 - Giá vốn hàng bán + TK 157 - Hàng gửi bán - Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhập kho TP thì kế toán ghi: Nợ TK 155 Có TK 154 VD: đối với thành phẩm hàng JK 5 lớp quý I/2002 nhập kho từ sản xuất 1.291 cái với giá thành đơn vị sản phẩm là 82.308 đ/c kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 155 : 106.260.150 Có TK 154 : 106.260.150 - Khi xuất kho thành phẩm căn cứ vào nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi : Nợ TK 632 Có TK 155 VD: đối với thành phẩm hàng JK 5 lớp quý I/2002 căn cứ vào hoá đơn GTGT số 007407 về việc tiêu thụ cùng với các hoá đơn GTGT khác tổng số thành phẩm áo JK 5 lớp tiêu thụ trong kỳ là 1.081 cái đơn giá bình quân là 82.308 đ/c kế toán sẽ ghi như sau: Nợ TK 632: 88.975.385 Có TK 155: 88.975.385 Để có số liệu ghi vào Nhật ký chứng từ liên quan, cuối quý căn cứ vào sổ chi tiết TP, các chứng từ nhập, xuất kho TP, kế toán tiến hành phân loại chứng từ kèm theo từng loại mã hàng, mã TP kết hợp với giá thành đơn vị thực tế của từng loại TP do kế toán giá thành cung cấp để lập bảng cân đối Nhập- Xuất- Tồn TP. Bảng cân đối N- X- T thành phẩm được mở cho những loại TP có cùng mục đích. Ví dụ: TK 155.1 - Thành phẩm dùng trả hàng gia công; TK 155.2- Thành phẩm dùng tiêu thụ nội địa; TK155.3- Thành phẩm tại các cửa hàng. Trên bảng cân đối này ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: Dư đầu kỳ, nhập trong kỳ (nhập kỹ thuật, nhập gia công, nhập khác...), xuất trong kỳ (xuất bán, xuất gia công, xuất quảng cáo, xuất mẫu, xuất kho nội địa...), dư cuối kỳ. Bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm (Biểu số 7) Căn cứ để lập bảng cân đối Nhập- Xuất- Tồn thành phẩm: Phần dư đầu kỳ: căn cứ vào bảng cân đối N- X- T thành phẩm quý trước (Quý IV/2001) phần số dư cuối kỳ để ghi vào số dư đầu kỳ này cho cả hai chỉ tiêu số lượng và số tiền. (Mã hàng JK 5 lớp có số lượng tồn đầu kỳ: 0 chiếc). Phần nhập trong quý căn cứ vào số lượng trên chứng từ nhập bao gồm: Nhập trong kỳ, nhập từ đơn vị gia công, nhập khác. ( Mã hàng JK 5 lớp có tổng số lượng nhập là 1.291 chiếc). Phần xuất trong kỳ căn cứ vào công ty xuất TP (phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT) để ghi theo chỉ tiêu số lượng. Phần xuất gồm xuất trả gia công, xuất bán, xuất quảng cáo, xuất mẫu, xuất kho nội địa, xuất khác... (Mã hàng JK 5 lớp có số lượng xuất là 1.081 chiếc.) Cuối quý căn cứ vào chỉ tiêu giá trị do kế toán giá thành cung cấp kế toán TP ghi vào chỉ tiêu giá trị trên bảng cân đối N- X- T kho thành phẩm (Mã hàng JK 5 lớp có chỉ tiêu giá trị phần nhập trong quý là 106.260.150 đồng). Từ chỉ tiêu giá trị TP nhập trong quý kế toán tính ra giá trị xuất TP trong quý theo phương pháp bình quân gia quyền