Luận văn Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại tổng công ty cà phê Việt Nam

cây công nghiệp phục vụ xuất khẩu dưới dạng sản phẩm thô. - Khối lưu thông xuất nhập khẩu: Mua trực tiếp sản phẩm thô từ các hộ nông dân, từ nông trường để xuất khẩu. - Khối dịch vụ: Cung cấp dịch vụ cho công tác khai hoang, trồng mới, hệ thống cơ sở hạ tầng của nông trường trong và ngoài tổng công ty. Ngoài ra, tổng công ty còn có các đại lý thu mua rải rác trên toàn quốc, đáp ứng nhu cầu thu mua, chế biến, xuất nhập khẩu. 2.1.3- Tổ chức bộ máy quản lý của tổng công ty. 2.1.3.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy của tổng công ty. - Hội dồng quản trị: Có 5 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, là các thành viên chuyên trách. Trong đó có: Chủ tịch HĐQT, phó chủ tịch HĐQT, một thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát, một thành viên kiêm Tổng giám đốc và một thành viên là chuyên gia trong lĩnh vực tài chính - kinh tế - quản trị kinh doanh và pháp luật. - Ban kiểm soát: Có 5 thành viên trong đó trưởng ban kiểm soát là thành viên HĐQT và 4 thành viên khác do HĐQT miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, gồm:1 thành viên là chuyên môn kế toán, 1 thành viên cho đại hội công nhân viên chức, 1 thành viên do Bộ trưởng quản lý ngành giới thiệu và 1 do Tổng cục trưởngTổng cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp giới thiệu. Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính , kế toán xây dựng cơ bản, dự án AFD Phó TGĐ phụ trách công tác tổ chức thanh tra nội bộ Phó TGĐ phụ trách khu vực Tây nguyên Phó TGĐ phụ trách khu vực Bắc Tây Nguyên Văn phòng TCT BTC cán bộ thanh tra Ban TCKT Ban xuất nhập khẩu Ban KH-ĐT Ban điều hành dự án 1258/CP Các đơn vị trực thuộc - Ban giám đốc: Gồm 1 TGĐ và 4 phó TGĐ. Một phó TGĐ phụ trách về công tác cổ phần hoá doanh nghiệp, tổ chức cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu; một phó TGĐ phụ trách khu vực Gia Lai Kon Tum theo chuyên đề TGĐ phân công;một phó TGĐ phụ trách về tài chính kế toán,sản xuất kinh doanh,xây dựng cơ bản,dự án AFD; một phó TGĐ phụ trách khu vực Đắc Lắc,Phú Yên theo chuyên đề TGĐ phân công. - Ban tham mưu: Gồm văn phòng Tổng công ty; Ban Tổ chức cán bộ-Thanh tra; Ban Tài chính Kế toán; Ban Xuất nhập khẩu; Ban kế hoạch và đầu tư; Ban điều hành dự án AFD. - Các đơn vị trực thuộc: Gồm 8 đơn vị hành chính sự nghiệp và 62 doanh nghiệp. 2.1.3.2- Chức năng nhiệm vụ bộ máy tổ chức của Tổng công ty. - Hội đồng quản trị (HĐQT). HĐQT thực hiện các chức năng quản lýTổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của công ty theo nhiệm vụ nhà nước giao. HĐQT có thể nhận vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác do nhà nước giao, xem xét phê duyệt phương án cho TGĐ, đề nghị kiểm tra giám sát mọi hoạt động của Tổng công ty thông qua đề nghị của TGĐ. Trình lên Chính phủ, tổ chức xét duyệt thẩm định và trình cơ quan có thẩm quyền duyệt kế hoạch đầu tư, ban điều hành giám sát các định mức tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật kể cả tiền lương, phê chuẩn và trình Thủ tướng Chính phủ điều lệ và nội dung sửa đổi. -Ban kiểm soát. Do HĐQT lập ra để giúp HĐQT thực hiện việc kiểm tra giám sát TGĐ, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật, điều lệ của Tổng công ty và các nghị quyết, quyết định của HĐQT. -Ban giám đốc. Tổng giám đốc điều hành bộ máy và được Thủ tướng chính phủ bổ nhiệm cùng Chủ tịch HĐQT, nhận vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực của nhà nước để quản lý. TGĐ chịu trách nhiệm về toàn bộ vốn mà HĐQT đã phê duyệt, xây dựng phát triển, điều hành hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Thực hiện việc kiểm tra các đơn vị thành viên, cung cấp tài liệu cho HĐQT. Chịu sự kiểm tra của HĐQT. Được quyền áp dụng các biện pháp vượt quyền của Chính phủ giao trong trường hợp khẩn cấp. Phó TGĐ là người giúp TGĐ điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo sự phân công của TGĐ và chịu trách nhiệm trước TGĐ và pháp luật về nhiệm vụ đã được phân công thực hiện. -Ban tham mưu. Văn phòng Tổng công ty: Tổ chức thực hiện các mặt công tác về quản trị hành chính chung trong cơ quan, phối hợp vối các ban chức năng để xây dựng các nội qui, qui chế toàn Tổng công ty (TCT). Ban tổ chức cán bộ - thanh tra: Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất đổi mới công tác quản lý, sắp xếp, bố trí tổ chức bộ máy hoạt động; tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các qui chế, nội qui chế độ và công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật; tổ chức công tác pháp chế thanh tra, kiểm tra; giúp TCT quản lý chỉ đạo công tác y tế sức khoẻ người lao động Ban Tài chính Kế toán: Quản lý nguồn tài chính và quản lý thu chi tổng hợp, phân tích hoạt động kinh tế tài chính trong sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất kinh doanh. Ban xuất nhập khẩu: Điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu. Tìm kiếm, khai thác và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu; phụ trách về các quan hệ quốc tế, khai thác khả năng đầu tư từ nước ngoài. Ban kế hoạch và đầu tư: Xây dựng các kế hoạch sản xuất và kinh doanh, các dự án đầu tư, thu mua cà phê để kinh doanh xuất khẩu; tập hợp về sản xuất và phát triển cây cà phê Ban điều hành dự án 1258/CP: Tổ chức thực hiện chương trình phát triển cây cà phê trong phạm vi cả nước trong khuôn khổ sử dụng vốn của AFD. - Các đơn vị trực thuộc . Các đơn vị hạch toán độc lập: Tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và lĩnh vực tài chính, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với TCT Các đơn vị hành chính sự nghiệp: Qui chế tổ chức hoạt động do HĐQT phê duyệt. Trong hoạt động lấy thu bù chi, tạo nguồn thu từ dịch vụ, nghiên cứu khoa học cho các đơn vị trong và ngoài nước, sử dụng quĩ kinh tế phúc lợi theo chế độ. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Hoạt động chịu sự chi phối của TCT. 2.1.4- Tổ chức công tác kế toán. Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển từ tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, các chính sách kinh tế tài chính, các chế độ, thể lệ về kế toán đã có nhiều thay đổi nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý trong giai đoạn mới. Điều này một mặt tạo điều kiện để các doanh nghiệp tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh thuận lợi, mặt khác cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức và thực hiện công tác kế toán hợp lý, khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm phát huy vai trò của công tác kế toán. 2.1.4.1- Chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán Tổng công ty cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn, hoạt động trên địa bàn rộng khắp cả nước cả nước lại có nhiều đơn vị phụ thuộc.Vì vậy, Ban Tài chính Kế toán ở Tổng Công ty có những chức năng nhiệm vụ chính sau: Tham mưu cho lãnh đạo Tổng Công ty trong việc hình thành các nguồn vốn, thực hiện cân đối tài chính, bảo đảm đủ vốn để thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty cũng như việc quản lý, phân phối sử dụng các nguồn vốn đúng mụch đích, đúng chính sách chế độ và đạt hiệu quả kinh tế cao. Xây dựng qui chế , qui định về quản lý tài chính của Tổng Công ty trên cơ sở chính sách chế độ và qui định hiện hành của nhà nước. Xây dựng kế hoạch tài chính của toàn Tổng Công ty. Kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt chính sách chế độ, các qui định , qui chế về quản lý tài chính của nhà nước và của toàn Tổng Công ty. Tổ chức công tác kế toán và thống nhất công tác hạch toán kế toán trong toàn Tổng Công ty theo đúng chế độ kế toán hiện hành và pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt quyết toán tài chính hàng năm cho các đơn vị thành viên, tổng hợp quyết toán toàn Tổng Công ty báo cáo nhà nước. Tổng hợp các báo cáo định kỳ về tài chính, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý chỉ đạo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao. Trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, công tác thu chi bảo hiểm xã hội của cơ quan văn phòng Tổng Công ty và chỉ đạo kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ tài chính kế toán các chi nhánh, các đơn vị hạch toán phụ thuộc cũng như các đơn vị thành viên Tổng Công ty. Chủ trì phối hợp với các ban có liên quan trong công tác thanh lý, nhượng bán tài sản theo qui định Nhà nước. Theo dõi, tổng hợp các nguồn vốn, công tác tài chính của chương trình dự án phát triển cà phê chè. Chủ trì phối hợp với các ban của Tổng Công ty để xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh, xây dựng giá thành sản phẩm, chi phí sản xuấtđể trình lãnh đạo ban hành. 2.1.4.2- Cơ cấu bộ máy. Trưởng phòng kế toán bộ phận phụ thuộc ( Chi nhánh) Trưởng phòng kế toán các đơn vị trực thuộc ( Đơn vị sản xuất kinh doanh ) Trưởng phòng kế toán các đơn vị sự nghiệp ( Đơn vị sự nghiệp ) Các bộ phận kế toán Kế toán trưởng Phó Phòng kế toán Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp theo dõi các chi nhánh , các đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị hành chính sự nghiệp , kế toán tiền lương văn phòng , tổng hợp văn phòng . Kế toán thanh toán - Trưởng ban tài chính Quán xuyến điều hành chung mọi công việc của ban theo chức năng nhiệm vụ của trưởng ban và chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng. - Phó ban tài chính: Phụ trách công việc tài chính và nguồn vốn của Tổng Công ty và Văn phòng Tổng Công ty... Phụ trách công tác tài chính kế toán các đơn vị thành viên của Tổng Công ty phần xây dựng cơ bản. Ngoài ra còn phối hợp với các phòng ban có liên quan trong Tổng Công ty trong công tác quản lý các đơn vị thành viên. - Kế toán phụ trách công tác tài chính kế toán các doanh nghiệp thành viên Tổng Công ty phần vốn sản xuất kinh doanh. Kiểm tra hướng dẫn và tổ chức công tác kế toán và hạch toán trong các đơn vị thành viên. Tổng hợp các báo cáo định kỳ phần sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo quyết toán tài chính, nắm phần vốn sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thành viên và tổng hợp quyết toán báo cáo tài chính toàn Tổng Công ty. - Kế toán phụ trách phần hành công việc về công tác tài chính kế toán các đơn vị sự nghiệp thuộc TCT. Lập kế hoạch cấp phát và kiểm tra việc sử dụng kinh phí, tài sản ,vật tư,tiền vốn trong các đơn vị sự nghiệp. Kiểm tra hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt công tác tài chính kế toán, chấp chấp hành tốt chính sách, chế độ tài chính kế toán của nhà nước. Tổng hợp báo cáo định kỳ phần sự nghiệp theo qui định của nhà nước về TCT. Tính lương và các khoản trích theo lương phải nộp trong văn phòng TCT. - Kế toán thanh toán với người mua hàng, người bán hàng Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng mua bán hàng về tình hình thanh toán các lô hàng, tình hình công nợ với khách hàng và thanh lý hợp đồng với khách hàng. Kế toán doanh thu chi phí theo từng lô hàng, kế toán thanh toán với ngân sách. Kế toán tiền gửi tiền vay ngân hàng, theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tài chính kế toán của nhà nước và của TCT. Kế toán phụ trách các phần hành công việc kế toán tiền gửi tiền vay ngân hàng, kế toán phần vốn góp, liên doanh, liên kết, vốn tài trợ, các dự án ODA - Kế toán phụ trách về kế toán tổng hợp Văn phòng TCT. Xuất phát từ thực tiễn là một đơn vị có qui mô và địa bàn hoạt động lớn, việc tổ chức quản lý khó khăn, trang bị kỹ thuật nghiệp vụ lại chưa đầy đủ mà TCT đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp – vừa tập trung, vừa phân tán. Phòng kế toán của TCT gồm có 9 người, có trình độ nghiệp vụ cao. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán bao gồm các bộ phận phù hợp với các khâu công việc các phần hành kế toán. Phòng kế toán có trách nhiệm ghi chép, thu thập, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng bộ phận kế toán, từ đó định kỳ tổng hợp và lập báo cáo kế toán của toàn TCT gửi cho lãnh đạo nắm được tình hình sản xuất kinh doanh. Hiện nay TCT đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để phân loại, tổng hợp các chứng từ cùng loại để lập chứng từ ghi sổ, đồng thời căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. cùng với việc ghi sổ tổng hợp kế toán của TCT còn phải vào sổ chi tiết. Chứng từ gốc Báo cáo quỹ hằng ngày Bảng kê gốc chứng từ cùng loại Sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hằng ngày Đối chiếu Ghi cuối kỳ , cuối tháng 2.2- Thực tế tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam 2.2.1- Tình hình hoạt động xuất khẩu ở Tổng Công ty cà phê Việt Nam. 2.2.1.1- Nội dung hoạt động xuất khẩu. Xuất khẩu là một nghiệp vụ kinh doanh phức tạp, hàng hoá được tiêu thụ tại nước ngoài, thời gian lưu thông dài, phương thức và phương tiện thanh toán phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp nếu người kinh doanh không am hiểu về các nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế. Nghiên cứu và lựa chọn thị trường xuất khẩu trong kinh doanh là một loạt các thủ tục đưa ra giúp các nhà kinh doanh thương mại quốc tế có đầy đủ thông tin cần thiết từ đó đưa ra quyết định chính xác về chiến lược Marketing. Nghiên cứu thị trường tốt tạo khả năng cho các nhà kinh doanh nhận ra được qui luật vận động của từng loại hàng hoá cụ thể, thông qua sự biến đổi về nhu cầu cung cấp và giá cả hàng hoá trên thị trường, giúp họ giải quyết được các vấn đề thực tiễn trong kinh doanh như yêu cầu của thị trường, khả năng tiêu thụ và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường quốc tế. Trên cơ sở những kết quả thu lượm được trong quá trình nghiên cứu thị trường, đơn vị lập phương án kinh doanh cho mình. Phương án này là kế hoạch của đơn vị nhằm đạt tới các mục tiêu kinh doanh đã xác định. Sau khi lập phương án kinh doanh, đơn vị kinh doanh phải tạo ra nguồn hàng xuất khẩu. Nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ hàng hoá của một đơn vị kinh doanh, một vùng có khả năng xuất khẩu được. Để tạo nguồn hàng cho xuất khẩu các doanh nghiệp có thể đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp cho sản xuất, có thể thu gom, ký kết hợp đồng thu mua với các đơn vị sản xuất, tuỳ theo từng ngành hàng mà người ta có thể tự tổ chức hoặc ký kết hợp đồng thu mua. Người ta thường tìm nguồn hàng xuất khẩu thông qua việc nghiên cứu nguồn hàng để nắm bắt được khả năng cung ứng hàng xuất khẩu của các đơn vị trong và ngoài ngành, trong và ngoài địa phương, doanh nghiệp Nhà nước cũng như tư nhân để thu mua, khai thác xuất khẩu . Quá trình lưu chuyển hàng hoá trong nước hoặc từ nguồn nhập khẩu sau đó bán ra nước ngoài theo hợp đồng ngoại thương ký kết giữa hai chính phủ hoặc giữa hai tổ chức kinh doanh thương mại. Sau đây là sơ đồ biểu diễn quá trình xuất khẩu hàng hoá tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Đàm phán,ký kết hợp đồng Xin giấy phép xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra hàng hoá Thuê tàu và mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Giao nhận hàng với tàu Làm thủ tục thanh toán * Đàm phán ký kết hợp đồng. Đàm phán là việc trao đổi, bàn bạc với nhau các điều kiện mua bán giữa hai bên tham gia vào kinh doanh để đi đến ký kết các hợp đồng kinh doanh. Thông thường có các hình thức sau: Điều kiện phẩm chất; điều kiện số lượng; điều kiện bao bì; điều kiện cơ sở giao hàng; điều kiện giá cả; điều kiện thanh toán; điều kiện khiếu nại; điều kiện bảo hành Sau khi giao dịch nếu đạt được sự thoả thuận giữa hai bên về các diều kiện mua bán sẽ dẫn đến ký kết các hợp đồng thương mại quốc tế. Tổng Công ty có một số bạn hàng thường xuyên như Itôchu Nomura (Nhật Bản), Neste cafe (Thuỵ Sỹ) *Xin giấy phép xuất khẩu. Giấy phếp xuất khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu, khi đối tượng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sin phép gồm có: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch, hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (nếu là hàng uỷ thác xuất khẩu) Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên chở một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. * Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Từ việc thu gom, tập trung thành lô hàng xuất khẩu đến các vấn đề như bao bì, đóng gói theo qui định của hợp đồng, kiểm tra hàng về số lượng, chất lượng xem đã phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng chưa. * Kiểm tra chất lượng hàng hoá . Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mãViệc kiểm tra thường được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định và có tác dụng triệt để nhất, còn việc kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế. * Thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm. Việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào các căn cứ của các điều khoản mua bán hợp đồng ngoại thương và điều kiện vận tải. Dựa vào điều kiện cơ sở giao hàng và các điều khoản quốc tế khác mà nhà xuất khẩu phải thuê tàu chở hàng đi. Khi mua bảo hiểm, chủ hàng (đơn vị kinh doanh xuất khẩu) ký hợp đồng từ đầu, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” và “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm. * Làm thủ tục hải quan. Tổng công ty thường làm thủ tục hải quan ở hai cảng chủ yếu là cảng Hải Phòng và cảng Sài Gòn. Hàng hoá làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu: - Khai báo trạm hải quan: Chủ hàng khai báo chi tiết về hàng hoá trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra thủ tục giấy tờ. Xuất trình hàng hoá : Hàng hoá xuất khẩu phải được sắp xểptật tự, thuận lợi cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu mọi chi phí về việc đóng, mở các kiện hàng. Thực hiện các quyết định hải quan: Sau khi đã kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra quyết định cho phép hàng qua biên giới. * Giao nhận hàng với tàu. Xếp hàng vào Container, chủ hàng giám sát và giao tàu ký nhận vào Bill và Packing List. * Làm thủ tục thanh toán. Hầu hết các thương vụ của Tổng Công ty đều được thanh toán bằng phương thức L/C, các ngân hàng thông báo của Tổng Công ty là: CREDIT LYONAIS, CHAFORED BANK, Ngân hàng công thương Ba Đình 2.2.1.2- Đặc điểm cà phê xuất khẩu của Tổng Công ty. Cây cà phê có nguồn gốc từ Châu Phi, nói cách khác Châu Phi là cái nôi của tất cả các giống cà phê được trồng hiện nay trên thế giới. Trước đây cà phê là một loại mọc hoang dã ở các nước thuộc vùng nhiệt đới châu Phi, mọc trên cao nguyên và các vùng núi cao. Sau khi loài người tìm ra đã nhanh chóng thuần dưỡng thành một loại cây trồng. Cà phê là một loại thức uống được tiêu dùng rộng rãi và ngày càng nhiều trên thế giới. Cà phê có nhiều đặc điểm quí, được nhiều người ưa thích vì nó có tác dụng bồi bổ cơ thể, nâng cao sinh lực, kích thích thần kinh làm cho con người thông minh hoạt bát. Cà phê là một mặt hàng truyền thống quốc tế, sản phẩm cà phê đang là một trong những mặt hàng có giá trị kinh tế và được xuất khẩu ngày càng nhiều ở nước ta và các nước trên thế giới. Hiện nay ở nước ta cà phê chủ yếu được xuất khẩu dưới dạng sản phẩm thô. Tổng Công ty cà phê việt Nam thường thu gom cà phê ở các hộ nông dân hay ở các nông trường, qua sơ chế rồi đem đi xuất khẩu . 2.2.1.3- Đánh giá cà phê xuất kho. Chức năng chủ yếu của Tổng Công ty là quản lý, do vậy phát sinh rất ít nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp mà chủ yếu là xuất khẩu uỷ thác, việc xác định kết quả của từng lô hàng xuất khẩu không khó thực hiện. Kế toán hàng tồn kho thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên và giá xuất kho thực tế đích danh. Đối với phương pháp này giá xuất được tính cụ thể cho từng lần xuất kho chính là giá nhập của từng lần cụ thể. Biểu số 1: Bảng tổng hợp đơn giá xuất kho cà phê loại 1. Tháng 3 / 2001 Chỉ tiêu Số dư Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ SL (tấn) Đơn Giá(đ) Sản lượng (tấn) Đơn giá (đồng) Sản lượng (tấn) Đơn giá (đồng) A. Nhập 0 0 1. Lần 1 18 28100 000 2. Lần 2 72,517 16514 040 3. Lần 3 90,4596 15298 555 B. Xuất 1. Lần 1 18 28100 000 2. Lần 2 72,517 16514 040 3. Lần 3 90,4596 15298 555 Bảng tổng hợp đơn giá xuất kho được lập riêng cho từng loại cà phê xuất kho và được lập vào cuối mỗi tháng. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào bảng này. 2.2.2- Tổ chức công tác kế toán thành phẩm ở Tổng Công ty cà phê Việt Nam. 2.2.2.1- Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán và để thực hiện chính xác, kịp thời việc hạch toán luân chuyển vốnthì quá trình nhập xuất thành phẩm diễn ra phải lập chứng từ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác. Những chứng từ này cung cấp số liệu cho công tác kế toán thành phẩm, là căn cứ pháp lý để tiến hành việc hạch toán thành phẩm, đảm bảo sự chính xác về số liệu mà kế toán tiến hành xử lý và cung cấp. Hiện nay cách lập và luân chuyển chứng từ nhập – xuất thành phẩm ở Tổng Công ty được thực hiện như sau: Nhập kho thành phẩm. Thành phẩm của công ty chủ yếu là cà phê dung cho xuất khẩu được thu mua từ các hộ nông dân. nông trườngnên trước khi nhập kho phải qua bộ phận KCS để kiểm tra. Nhân viên KCS xác nhận đã kiểm tra sản phẩm ghi rõ số lượng, loại, thứ sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.Việc nhập kho thành phẩm được tiến hành ở các kho là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. ở kho thuộc các đơn vị trực thuộc căn cứ vào đề nghị nhập của cán bộ cung ứng có xác nhận của thủ kho về mặt số lượng, kế toán đơn vị trực thuộc lập phiếu nhập kho bình thường. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: liên 1 giao cho thủ kho để làm cơ sở ghi thẻ kho, liên 2 lưu tại phòng kế toán, liên 3 lưu gốc hoá đơn bán hàng. Còn kế toán ở Tổng Công ty cũng lập phiếu nhập kho để theo dõi. Biểu số 2: Đơn vị: Văn phòng phiếu nhập kho Số 01 Mẫu số 01- VT Địa chỉ: Tổng Công ty Ngày 3/3/2001 QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT cà phê Việt Nam Nợ: Ngày 1/11/1995 Có: của Bộ Tài Chính Họ tên người giao hàng: Công ty sản xuất thương mại Thái Hoà. Theo: Hoá đơn số 075093 ngày 3/3/2001 Của: Công ty sản xuất thương mại Thái Hoà. Nhập tại kho: Gửi tại kho công ty Thái Hoà. Số TT Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Sản lượng Đơn giá ( nđ) Thành tiền (nđ) Theo CT Thực nhập Cà phê nhân arabica xuất khẩu Theo hợp HĐ số 01-3/01/VNCF-TH Tấn 18 28 100 505 800 Phụ trách Người giao Thủ Kế toán Thủ trưởng cung tiêu hàng kho trưởng đơn vị. Sau khi nhập kho hàng hoá mua về và nhận đủ hoá đơn tài chính của bên bán hàng, Tổng Công ty tiến hành thanh toán với người bán. Nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ viết phiếu chi và vận chuyển cho thủ quĩ làm căn cứ để thủ quĩ xuất quĩ, kế toán tiền mặt ghi sổ quĩ và sổ kế toán tiền mặt. Phiếu chi được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 kế toán tiền mặt giữ, liên 3 giao cho người nhận tiền. Đơn vị: Tổng Công ty Mã số : 02 - TT cà phê Việt Nam QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính phiếu chi Ngày Nợ : TK 157 Có : TK 111 Người nhận tiền Địa chỉ: Tổng công ty cà phê Việt Nam Lý do chi: Chi trả người vận chuyển hàng hoá Số tiền: 3700000 đồng Đã nhận đủ số tiền: Ba triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc. Thủ trưởng Kế toán Người lập Thủ quĩ Người nhận đơn vị trưởng phiếu tiền Nếu thanh toán bằng séc qua ngân hàng kế toán uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm chi được lập thành 4 liên cho. Ngân hàng căn cứ vào uỷ nhiệm chi tiến hành trả tiền, sau đó ngân hàng gửi cho Tổng công ty một liên uỷ nhiệm chi, một liên lưu ở ngân hàng A, một liên lưu ở ngân hàng B, một liên gửi cho người nhận. Kế toán căn cứ vào uỷ nhiện chi ghi vào sổ chi tiết TK 112.1. Uỷ nhiệm chi Số 09 Chuyển khoản, chuyển tiền, thư điện lập ngày 22/3/2001. Phần do ngân hàng ghi Nợ .. Số hiệu ngân hàng A Có Số hiệu ngân hàng B Loại nghiệp vụ Đơn vị trả tiền: Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Số tài khoản: 361 111 000 851. Tại ngân hàng: Công thương Ba Đình Đơn vị nhận tiền: Công ty Thái Hoà Địa chỉ: D21- Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản : Tại Ngân hàng: Nội dung thanh toán: Theo hợp đồng mua Cà phê nhân arabica Số tiền: 531 090 000 Bằng chữ: Năm trăm ba mươi mốt triệu không trăm Chín mươi ngàn đồng chẵn Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán chủ Sổ phụ kiểm soát Sổ phụ kiểm soát Tài khoản Trưởng NH Trưởng NH Sau khi kết thúc nghiệp vụ mua hàng hoá nhập kho, hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng. Xuất kho thành phẩm. Để ghi chép, phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng, kế toán các đơn vị trực thuộc mà có hàng gửi tại kho sử dụng phiếu xuất kho còn kế toán Tổng Công ty sử dụng hoá đơn thuế GTGT cho việc bán hàng của mình, phiếu này do Bộ Tài Chính qui định và gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc (Phòng kế toán giữ ) Liên 2: Hoá đơn đỏ (Giao cho khách hàng ) Liên 3: Dùng để thanh toán ( Thủ kho ở các đơn vị trực thuộc xem xét tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn dưới sự giám sát của cán bộ ở ban xuất nhập khẩu của Tổng Công ty mới xuất hàng, khi xuất xong vào thẻ kho, sau đó đối chiếu và trao trả cho phòng kế toán để ghi chép ) Biểu số 3: Ngày 3/3/2001 Tổng Công ty xuất khẩu cà phê sang Nhật Bản Hoá đơn gtgt. Mẫu số: 01 GTKT- 3LL (Liên 2: Giao cho khách hàng) DL/99- B N