Luận văn Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

là lĩnh vực hoạt động chủ yếu đem lại 75% doanh thu cho Công ty hàng năm, đồng thời hiện nay Công ty đã có hơn 1000 khách hàng thường xuyên và hàng năm có thêm những khách hàng mới. Tuy nhiên Công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn vì khởi đầu muộn hơn, hệ thống cơ sở vật chất còn nghèo nàn nên Công ty chưa có điều kiện để đưa vào áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin mới nhất vào thực tế công việc. Trong việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cũng vậy, do chưa có đầy đủ điều kiện về tài chính cũng như về nhân lực nên hiện nay Công ty vẫn đang áp dụng mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu. Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán hoàn toàn thủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công chưa có sự can thiệp sâu của công nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việc ghi chép, tính toán, phân tích chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ không thông qua một phương tiện trung gian nào và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm, năng lực của kiểm toán viên. Mặc dù Công ty đã cố gắng trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại song sự trợ giúp của công nghệ thông tin mới chỉ là phần nào còn hầu hết các công việc từ lập đến lưu trữ hồ sơ đều được thực hiện một cách thủ công. Hồ sơ kiểm toán chỉ được lưu trữ dưới hình thức vật chất duy nhất là trên giấy tờ. 2. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC. Là một công ty kiểm toán, nhận thức được vai trò của hồ sơ kiểm toán đối với việc thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến cũng như đáp ứng yêu cầu quản lý đối với mỗi cuộc kiểm toán AASC cũng rất chú trọng việc tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán. Trên cơ sở những Chuẩn mực thực hành và những quy định của Bộ Tài chính, Công ty đã tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán phù hợp với điều kiện thực tế của mình gọi là hệ thống hồ sơ chuẩn AASC. Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán luôn gắn liền với phương pháp kiểm toán, nên những ưu nhược điểm của phương pháp kiểm toán có ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung cũng như cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán. Tại AASC cũng vậy, mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công có sửa đổi theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 và những điều kiện thực tế của Công ty. Việc hình thành tất cả các giấy tờ làm việc của mô hình hồ sơ này hoàn toàn thủ công không thông qua bất cứ một phương tiện trung gian nào và phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá, xét đoán nghề nghiệp của các kiểm toán viên. Đồng thời việc kiểm tra, soát xét đối với hồ sơ kiểm toán cũng được tiến hành một cách thủ công, các kiểm toán viên chính, các chủ phần hùn chỉ có thể thực hiện công việc này thông qua việc đọc lại hồ sơ sau khi hồ sơ kiểm toán đã hoàn thành. Chính những đặc điểm này đã tạo nên những ưu nhược điểm riêng cho mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC. Sau đây chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu chi tiết hơn về mô hình hồ sơ kiểm toán này. 2.1. Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy tờ làm việc của hồ sơ kiểm toán tại AASC. Hồ sơ kiểm toán tại AASC được thiết lập để đáp ứng yêu cầu của một hồ sơ nói chung và một hồ sơ kiểm toán nói riêng : Quản lý công việc kiểm toán cũng như phục vụ chức năng của công việc kiểm toán. Cụ thể : Lưu trữ những bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện kiểm toán và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của kiểm toán viên. Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện quản lý công việc kiểm toán. Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán. Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán. Một nguyên tắc quan trọng đối với việc lập hồ sơ kiểm toán đó là hồ sơ kiểm toán cần được kiểm tra soát xét bởi những người có thẩm quyền. Mục đích của việc kiểm tra soát xét hồ sơ kiểm toán là để bảo đảm rằng các bước công việc đã được lập kế hoạch và thực hiện theo đúng kế hoạch đó bảo đảm chất lượng công việc kiểm toán. Việc kiểm tra soát xét được thực hiện bởi kiểm toán viên chính và người quản lý kiểm toán cụ thể như sau : Kiểm toán viên chính: Việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên chính được thực hiện trong suốt quá trình kiểm toán. Tuy nhiên, kiểm toán viên chính bắt buộc phải thực hiện soát xét chính thức hồ sơ kiểm toán trước khi chuyển cho chủ nhiệm kiểm toán soát xét. Mục đích của việc soát xét hồ sơ là để bảo đảm rằng các trợ lý kiểm toán viên đã thực hiện đúng, hợp lý các bước kiểm toán và các công việc được giao, và chương trình kiểm toán đã hoàn thành đầy đủ và đã được ghi chép đầy đủ. Người quản lý kiểm toán : Mục đích soát xét của người quản lý kiểm toán là để đánh giá tất cả các bằng chứng kiểm toán thu thập được qua các cuộc kiểm toán để có thể đưa ra ý kiến kiểm toán tương ứng và các báo cáo khác được phát hành kèm theo( báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ,...). Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán phải bảo đảm được rằng từ khâu lập kế hoạch chương trình kiểm toán đến các bước kiểm toán đều đã được thực hiện đầy đủ và đã được ghi chép đầy đủ trong hồ sơ kiểm toán sau đó mới được chuyển qua Ban Giám đốc. Chủ nhiệm kiểm toán phải bảo đảm rằng tất cả giấy tờ làm việc của kiểm toán viên và trợ lý trong hồ sơ kiểm toán đã được anh ta tự soát xét hoặc kiểm toán viên chính soát xét, tối thiểu thì phải soát xét tất cả các tờ tổng hợp của từng khoản mục trên báo cáo tài chính, kết luận của kiểm toán viên đối với từng phần hành, chương trình kiểm toán đối với từng phần hành đã được thực hiện, các công việc do kiểm toán viên chính thực hiện mà chưa được soát xét. Sau đó chủ nhiệm kiểm toán sẽ xét đoán và quyết định xem phải đi sâu vào soát xét những tờ chi tiết dựa trên tính trọng yếu, đánh giá rủi ro và kinh nghiệm làm việc của các kiểm toán viên và trợ lý cuộc kiểm toán đó. Trong thời gian chủ nhiệm kiểm toán đi vắng, chủ nhiệm kiểm toán sẽ giao cho một kiểm toán viên có kinh nghiệm phụ trách việc soát xét thay mình. Trong quá trình soát xét, mỗi người đều phải ghi chú vào một tờ giấy làm việc riêng và ghi ra những câu hỏi cần được xử lý. Việc đưa ra những câu hỏi này chỉ giới hạn ở những vấn đề quan trọng. Nhân viên kiểm soát chất lượng phải bảo đảm rằng tất cả các câu hỏi đưa ra trong các giấy tờ ghi chú soát xét đều đã được trả lời và các bước kiểm toán thêm đã được thực hiện để thu thập đủ bằng chứng. Các phần hành kiểm toán liên quan phải được cập nhật sau khi trả lời các câu hỏi xét trên đó đã thực hiện thêm các bước kiểm toán cần thiết và đưa ra một kết luận. Sau khi các câu hỏi đã được trả lời đầy đủ, các tờ ghi chú này vẫn được lưu trong hồ sơ kiểm toán. Người soát xét cần phải phân tích các thông tin tài chính trên báo cáo tài chính giai đoạn cuối cùng của cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên chính thực hiện soát xét khi lập báo cáo kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán sẽ xem xét kết quả phân tích soát xét của kiểm toán viên chính. 2.2. Phân loại hồ sơ kiểm toán tại AASC. Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo trình tự thời gian và được sử dụng chung. Hồ sơ kiểm toán tại AASC được tổ chức thành 2 loại : 2.2.1. Hồ sơ thường trực. Gồm các thông tin tổng hợp về khách hàng, môi trường kinh doanh, tài liệu thuế, tài liệu kế toán được tổ chức phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VAS) số 230. Hồ sơ thường trực gồm các thông tin sau : 2.2.1.1. Các thông tin nêu trong phần thông tin tổng hợp. Bảng kê đặc điểm khách hàng : Gồm những thông tin sơ bộ về khách hàng như ngành nghề kinh doanh, những đặc điểm chung về khách hàng,.. Sơ đồ tổ chức, Ban giám đốc : Những thông tin này có thể do khách hàng cung cấp hoặc do các kiểm toán viên tự tìm hiểu qua phỏng vấn Ban giám đốc Công ty và tự thiết kế lại một sơ đồ minh hoạ cho bộ máy tổ chức của công ty khách hàng. Quá trình phát triển : Bao gồm các thông tin cơ bản về quá trình phát triển của khách hàng với các mốc thời gian quan trọng đánh dấu những bước phát triển cũng như thay đổi trong quá hoạt động kinh doanh của đơn vị khách hàng. Các đối tác thường xuyên : Ngân hàng, cơ quan thuế.. 2.2.1.2. Các thông tin về môi trường pháp luật. Những thông tin về môi trường pháp luật của Công ty thường là do khách hàng cung cấp từ khi bắt đầu đặt quan hệ khách thể - chủ thể kiểm toán. Điều lệ hoạt động của Công ty. Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh. Bố cáo thành lập doanh nghiệp. Biên bản họp đại hội đồng, hội đồng quản trị, ban lãnh đạo hoặc biên bản đại hội công nhân viên chức. Nhật ký lãnh đạo. Ngành nghề kinh doanh. Theo dõi thay đổi tiền lương, giá vốn.. Môi trường pháp luật. 2.2.1.3. Tài liệu về thuế. Quyết toán thuế hàng năm. Biên bản kiểm tra thuế. Các văn bản liên quan đến yếu tố thuế và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế. 2.2.1.4. Tài liệu về nhân sự. Thoả ước về lao động. Các quy định riêng trong hợp đồng lao động. Các quy định trong điều lệ. 2.2.1.5. Thông tin về kế toán. Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính,.. Chế độ kế toán đang áp dụng tại doanh nghiệp. Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. 2.2.1.6. Hợp đồng kiểm toán. Nếu là hợp đồng kiểm toán có thời hạn dưới 1 năm sẽ được lưu ở hồ sơ năm. Phần này nằm ngoài phần thông tin để phân biệt với những tài liệu pháp luật liên quan đến doanh nghiệp. Phần này bao gồm các hợp đồng dài hạn của doanh nghiệp có ảnh hưởng lên báo cáo tài chính và các cam kết của doanh nghiệp cho phép kiểm tra một số chi phí của từng năm căn cứ vào các hợp đồng ban đầu. Hợp đồng kiểm toán. Hợp đồng thuê. Hợp đồng bảo hiểm. Các hợp đồng khác. 2.2.1.7. Các thủ tục (Các kiểm toán viên tự tìm hiểu và mô tả quá trình luân chuyển chứng từ). Tổ chức chung ( hệ thống kiểm soát nội bộ, quy trình quản lý,..) Tài sản cố định. Kho. Nghiệp vụ bán hàng. Nghiệp vụ mua hàng. Nghiệp vụ quỹ. Nhân sự. ... Khi thực hiện kiểm toán cho khách hàng bao giờ các kiểm toán viên cũng mang theo hồ sơ kiểm toán chung. 2.2.2.Hồ sơ kiểm toán năm. Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm tại AASC được tổ chức giống như những quy định của Chuẩn mực Kiểm toán số 230 nhưng lại được chia thành 2 loại hồ sơ là hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc để quản lý một cách dễ dàng hơn. Hồ sơ kiểm toán năm được thiết lập trong và sau khi tiến hành cuộc kiểm toán cho năm tài chính hiện hành. 2.2.2.1. Hồ sơ tổng hợp Gồm những thông tin chung liên quan đến việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm hiện hành. Hồ sơ kiểm toán này chủ yếu được thực hiện bởi các kiểm toán viên phụ trách nhóm. Hồ sơ này khác với hồ sơ thường trực ở chỗ mặc dù cũng là những thông tin chung nhưng là những thông tin chung của riêng năm đó nên mỗi năm kiểm toán viên vẫn phải mở một hồ sơ khác. Nội dung của hồ sơ kiểm toán tổng hợp bao gồm : Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, thư quản lý được lưu cả bản gốc và bản sửa. Đây là phần quan trọng nhất vì mục đích của mỗi cuộc kiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán, thư quản lý về tình tình tài chính của công ty khách hàng. Tổng kết công tác của niên độ Tổng kết công tác của niên độ Kiểm tra lại và nhận xét Chiến lược kiểm toán : Chiến lược kiểm toán : Bao gồm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tích tỷ suất, đánh giá độ rủi ro. Kế hoạch kiểm toán: Chi tiết các công việc cần thực hiện để tiến hành tốt cuộc kiểm toán. Lịch trình kiểm toán : Thời gian thực hiện, ai thực hiện, thực hiện trong thời gian bao lâu,.. Việc phối hợp với các kiểm toán viên khác của công ty khách hàng. Các sự kiện phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán năm trước (Có thể có hoặc không): Các phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán của năm trước có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính của năm nay. Bảng tổng hợp những sửa chữa của kế toán : Ghi những sai sót về số tiền, hạch toán bao gồm cả số tiền đã được sửa và chưa được sửa, những sai sót về số tài khoản trong suốt quá trình kiểm toán. Các sai sót này có thể là một căn cứ để đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần trong báo cáo kiểm toán. Các điểm cần theo dõi, các điểm chưa được trả lời. Các điểm cần theo dõi là các ưu, nhược điểm được phát hiện ra trong quá trình kiểm toán chưa được giải quyết nhưng không ảnh hưởng tới ý kiến nêu trong báo cáo và cần được theo dõi trong năm sau. Chương trình kiểm toán của năm sau phải đưa những vấn đề này vào. Các điểm chưa được trả lời là những điểm còn chưa có lời giải đáp của năm đó. Đó là những điểm mà chừng nào chưa có câu trả lời thì chưa cho phép hình thành nên các ý kiến và soạn thảo báo cáo kiểm toán, hay ít nhất sẽ kéo theo việc đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần hoặc từ chối đưa ra ý kiến nếu như điểm này chưa được giải quyết trong niên độ đang kiểm toán. Danh sách này liệt kê tất cả các điểm khác nhau được phát hiện trong suốt quá trình kiểm toán. Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần phải liệt kê những yêu cầu chưa được thoả mãn. Ví dụ : Yêu cầu khách hàng gửi thư xác nhận nợ nhưng khách hàng chưa làm => Cần phải xem xét có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính hay không. Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán nhưng trước ngày phát hành báo cáo kiểm toán. Phí kiểm toán và thời gian làm việc : Đưa ra ngân sách kiểm toán dự kiến và ngân sách thực giúp cho việc lập kế hoạch năm sau. Các tài liệu khác Thư của lãnh đạo doanh nghiệp khẳng định đã cung cấp đầy đủ các tài liệu cần thiết cho các kiểm toán viên. Các thư trao đổi với : Khách hàng, kiểm toán viên, cơ quan thuế, .. Các tài liệu khác : Giải trình lãnh đạo của các đơn vị được kiểm toán. Phần hồ sơ tổng hợp chủ yếu là ghi chép của kiểm toán viên không phải là tài liệu mà họ thu thập được. 2.2.2.2. Hồ sơ làm việc Lưu lại quá trình làm việc ( thực hiện kiểm toán đối với công ty khách hàng) phải có giấy làm việc trong đó có phần tham chiếu. Hồ sơ làm việc chính là các thủ tục kiểm toán đã được thực hiện để thu thập bằng chứng làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ làm việc lưu lại toàn bộ các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đối với từng chu trình kinh doanh của khách hàng trong đó có phần tham chiếu. Gồm có các trang chi tiết, trang tổng hợp, trang chương trình làm việc về các nội dung: Các vấn đề chung của kiểm toán các chu trình kinh doanh Các vấn đề chung về khách hàng Kiểm toán tiền mặt Kiểm toán công nợ Kiểm toán thuế Kiểm toán tài sản cố định ... 2.2.3. Nội dung của hồ sơ kiểm toán tại AASC. Mô hình hồ sơ kiểm toán AASC đang sử dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán chuẩn nhằm hướng tới mục tiêu phù hợp với Chuẩn mực thực hành kiểm toán quốc tế và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, tạo điều kiện cho việc kiểm tra soát xét, làm tài liệu cho đào tạo,... và đáp ứng yêu cầu pháp lý về kiểm toán. Việc tiếp cận với hồ sơ kiểm toán AASC được thể hiện qua các vấn đề chính sau : Từng loại hồ sơ kiểm toán bao gồm những chỉ mục nào. Chỉ mục thể hiện những phần công việc nào trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Chỉ mục bao gồm những giấy tờ làm việc nào. Yêu cầu và mục đích đối với các loại giấy tờ làm việc có trong chỉ mục. Việc liên kết các thông tin trên các giấy tờ làm việc như thế nào. 2.2.3.1. Hồ sơ kiểm toán thường trực. Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán thường trực : Tên khách hàng : Mã khách hàng : Ký hiệu : TT.I Các thông tin tổng hợp TT.II Các thông tin liên quan đến luật pháp TT.III Các tài liệu về thuế TT.IV Các thông tin về nhân sự TT.V Các thông tin về hệ thống kế toán TT.VI Các thông tin về hợp đồng TT.VII Các thông tin về các thủ tục Hồ sơ kiểm toán thường trực AASC được xây dựng phù hợp với nội dung của Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 bao gồm các thông tin dài hạn liên quan đến khách hàng và của hợp đồng kiểm toán dài hạn. Đây là phần thông tin đầu tiên mà kiểm toán bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về tình hình khách hàng. Phần lớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thường trực là do khách hàng cung cấp. Đối với các khách hàng mới kiểm toán viên phải tiến hành thu thập toàn bộ các thông tin nói trên còn đối với các khách hàng thường xuyên thì kiểm toán viên chỉ cần thu thập thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong công tác kinh doanh của công ty khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung thêm vào hồ sơ thường trực. Chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu từng chỉ mục chi tiết của các chỉ mục tổng hợp trong hồ sơ thường trực. Chỉ mục TT.I : Chỉ mục TT.I: Các thông tin tổng hợp TT.I.1. Bảng kê đặc điểm khách hàng. TT.I.2. Sơ đồ tổ chức chung TT.I.3. Ban giám đốc TT.I.4. Quá trình phát triển TT.I.5. Các đối tác thường xuyên TT.I.6. Môi trường kinh doanh Nội dung của giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.I tuỳ thuộc vào đặc thù khác nhau của từng khách hàng. Đây là những thông tin cơ bản nhất về khách hàng. Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng là một phần rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch kiểm toán cũng như đối với toàn bộ quá trình kiểm toán. Qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ các thông tin giúp cho việc xác định những nhân tố ảnh hưởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và báo cáo tài chính. Đối với các khách hàng thường xuyên thì những thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng được lấy từ hồ sơ kiểm toán thường trực được lập từ những năm trước và được cập nhật thêm. Đối với khách hàng mới thì kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, thu thập các văn bản pháp luật về hoạt động kinh doanh của khách hàng, quan sát,... để thu thập được thông tin. Đây là khoản mục quan trọng mà kiểm toán viên phải lập trước khi lên kế hoạch kiểm toán. Chỉ mục TT.II : Các thông tin về pháp luật Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm : Chỉ mục TT.II : thông tin về pháp luật TT.II.1. Bản điều lệ hoạt động của công ty. TT.II.2. Giấy phép thành lập, Đăng ký kinh doanh. TT.II.3. Bố cáo thành lập doanh nghiệp. TT.II.4. Biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo, Đại hội công nhân viên chức. TT.II.5. Nhật ký lãnh đạo. TT.II.6. Theo dõi thay đổi tiền lương giá vốn. TT.II.7. Môi trường pháp luật. Yêu cầu của chỉ mục chi tiết này là kiểm toán viên phải nắm được những thông tin về pháp luật có ảnh hưởng đến khách hàng cả những nhân tố nội bộ của bản thân khách hàng như : Điều lệ hoạt động, Quy định của công ty, .. cho đến các nhân tố bên ngoài như môi trường pháp luật, những quy định riêng của nghành, những Chuẩn mực nghề nghiệp,... Phần thông tin pháp luật cũng là một khoản mục quan trọng để kiểm toán có được những thông tin cơ bản về khách hàng phục vụ cho mục đích lập kế hoạch kiểm toán. Chỉ mục TT.III : Các tài liệu về thuế Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm : Chỉ mục TT.III : tài liệu về thuế TT.III.1. Quyết toán thuế hàng năm TT.III.2. Biên bản kiểm tra thuế TT.III.3. Các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế Các thông tin trong chỉ mục chi tiết này giúp cho kiểm toán nắm được những quy định, chế độ thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng Chỉ mục TT.IV : Các tài liệu về nhân sự : Giấy tờ làm việc của chỉ mục này gồm : Chỉ mục TT.IV: các tài liệu về nhân sự TT.IV.1. Thoả ước về lao động TT.IV.2. Các quyết định riêng trong hợp đồng lao động TT.IV.3. Các quy định trong Điều lệ, biên bản Đại hội công nhân viên chức, Hội đồng quản trị liên quan đến nhân sự TT.IV.4. Biên bản các cuộc kiểm tra trong doanh nghiệp TT.IV.5. Quy chế quản lý và sử dụng quỹ lương, phân phối quỹ lương Yêu cầu và mục đích : Chỉ mục này yêu cầu phải thu thập đầy đủ các thông tin về nhân sự mang tính đặc thù của công ty giúp cho kiểm toán nắm được những thông tin về vấn đề lao động cũng như các quy chế quy định về lương và quỹ lương của công ty khách hàng. Chỉ mục TT.V: Tìm hiểu về quy trình kế toán Đây cũng là phần tìm hiểu quan trọng được kiểm toán viên tiến hành để tìm hiểu về hệ thống kế toán của doanh nghiệp phục vụ không chỉ cho việc lên kế hoạch kiểm toán mà còn cho cả công việc kiểm toán chi tiết sau này.Trong phần tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng kiểm toán phải nắm được những thông tin về quy trình kế toán, phân tích khái quát các phần hành, tìm hiểu về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của đơn vị. Giấy tờ làm việc trong phần này bao gồm các nội dung sau : Chỉ mục TT.V: tìm hiểu về quy trình kế toán TT.V.1. Tìm hiểu về hệ thống các báo cáo tài chính. TT.V.2. Chế độ kế toán đang áp dụng trong công ty khách hàng. TT.V.3. Các nguyên tắc kế toán đang được áp dụng. TT.V.4. Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. TT.V.5. Các tài liệu khác có liên quan. Thông qua nhiều phương pháp khác nhau như phỏng vấn kế toán trưởng, yêu cầu cung cấp các sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản, sơ đồ kế toán dùng trong hạch toán, xem xét việc hạch toán hàng ngày tại phòng kế toán,... nhóm kiểm toán viên sẽ ghi chép thông tin về hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Những thông tin mà kiểm toán viên thu nhận và ghi chép gồm những thông tin như nhân sự phòng kế toán, quy trình kế toán doanh nghiệp áp dụng, quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp đánh giá hàng tồn kho, mức độ vi tính hoá trong công tác kế toán,... Sau khi thu nhận và ghi chép vào giấy tờ làm việc những thông tin đó từ khách hàng kiểm toán viên cũng cần ghi chép những đánh giá kết luận của mình về độ tin cậy của hệ thống kế toán vào giấy tờ làm việc. Riêng đối với chỉ mục chi tiết TT.VII : Các thủ tục ( kiểm toán viên tự mình mô tả quá trình luân chuyển chứng từ) có thể có hoặc được nhập luôn vào chỉ mục TT.V Việc liên kết các giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.V như sau: Sơ đồ liên kết giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.V Hệ thống các báo cáo tài chính Chế độ, nguyên tắc kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ Các vấn đề khác Tổng quan về hệ thống kế toán của doanh nghiệp Chỉ mục TT.VI: Hợp đồng TT.VI.1. Hợp đồng kiểm toán TT.VI.2. Hợp đồng thuê TT.VI.3. Hợp đồng bảo hiểm TT.VI.4. Hợp đồng tín dụng Sau khi chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, bộ phận thư ký sẽ soạn thảo hợp đồng kiểm toán với những điều khoản cơ bản căn cứ vào luật định và chỉ mục kiểm toán hiện hành. Hồ sơ kiểm toán nhất thiết phải lưu hợp đồng kiểm toán để làm cơ sở pháp lý cho cuộc kiểm toán. Ngoài hợp đồng kiểm toán hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ tất cả các hợp đồng khác có liên quan đến các quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng trong khi chúng còn có hiệu lực. Tóm lại, thông qua hồ sơ kiểm toán thường trực kiểm toán viên phải thu thập được các tài liệu về các vấn đề sau : Những nhân tố nội bộ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng: Cơ cấu tổ chức và chủ sở hữu: Kiểm toán viên sẽ đưa ra cơ cấu tổ chức của Công ty và đặc điểm về chủ sở hữu. Các bên có liên quan : Gồm toàn bộ những bên có liên quan ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của khách hàng. Mục tiêu kinh doanh của khách hàng Khái quát tình hình hoạt động của khách hàng Tài chính : Tìm hiểu về vốn, nguồn hình thành vốn lưu động Chính sách kế toán : Tìm hiểu chính sách kế toán doanh nghiệp đang áp dụng để lập nên báo cáo tài chính cần kiểm toán. Lãnh đạo chủ chốt và nhân sự kế toán : Liệt kê về tên tuổi, chức vụ, nơi làm việc,.. Một số vấn đề khác về nhân sự nếu có Tìm hiểu khái quát các loại thuế áp dụng của doanh nghiệp, tình hình nộp thuế Những nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp : Phần này sẽ ghi chép những đánh giá của kiểm toán viên đối với các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những nhân tố bên ngoài bao gồm : Những nhân tố ngành ( các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh trong ngành đặc thù), môi trường kinh doanh chung, những điều luật và quy định có thể ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những vấn đề hành chính khác của khách hàng : Bao gồm những thông tin về địa chỉ khách hàng, ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản, cố vấn pháp luật,... Thông qua những hiểu biết và kết luận của kiểm toán viên khi tìm hiểu về khách hàng kiểm toán viên có thể đánh giá mức độ trọng yếu, mức độ rủi ro kiểm toán. 2.2.3.2. Hồ sơ kiểm toán năm : Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm những thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm đó. Được chia thành 2 phần : hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc. A. Hồ sơ tổng hợp : Phần thông tin tổng hợp này chủ yếu là ghi chép của kiểm toán viên chứ không phải là tài liệu mà kiểm toán thu thập được. Hồ sơ kiểm toán tổng hợp gồm các chỉ mục sau : Hồ sơ tổng hợp Khách hàng Mã khách hàng Ngày kết thúc niên độ TH.I. Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, thư quản lý TH.II. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ TH.III. Chiến lược kiểm toán TH.IV. Các sự kiện phát sinh khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước TH.V. Bản ghi những sửa chữa của kiểm toán TH.VI. Các điểm cần theo dõi, chưa được trả lời, chưa thoả mãn TH.VII. Các sự kiện phát sinh sau niên độ TH.VIII. Ngân sách kiểm toán và thời gian làm việc TH.IX. Các tài liệu khác Hồ sơ kiểm toán này thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán phụ trách nhóm. Hồ sơ này khác với hồ sơ thường trực ở chỗ mặc dù cũng là những thông tin chung nhưng lại là những thông tin chung của việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của riêng năm đó, cho nên hàng năm kiểm toán viên phải mở một hồ sơ khác. Sau đây chúng ta sẽ đi vào nội dung cụ thể của từng chỉ mục trong hồ sơ tổng hợp. Chỉ mục TH.I: Các báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán,