Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Deka

g quy đinh pháp luật thuộc phạm vi quản lý của Công ty. Nói chung, với chức năng và nhiệm vụ như trên, Công ty đã hoàn toàn tự chủ trong kinh doanh. Song trong nền kinh tế thị trường bất kỳ một đơn vị kinh tế nào muốn khẳng định mình cũng phải cạnh tranh khá gay gắt. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng đòi hỏi Công ty không ngừng phấn đấu nâng cao chất lượng về mặt hàng kinh doanh cùng với nhu cầu về số lượng và giá cả. Để thực hiện được điều đó Công ty phải đi sâu vào nghiên cứu thị trường, khả năng kinh doanh đồng thời phải hoàn thiện các công cụ quản lý và tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với quy mô, chức năng, nhiệm vụ của mình để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: (sơ đồ 09) 3.2. Cơ cấu tổ bộ máy quản lý của Công ty: Công ty TNHH Deka được thành lập theo mô hình trực tuyến, bộ máy gọn nhẹ, điều hành hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu Công ty là Giám đốc người có thẩm quyền cao nhất đồng thời là pháp nhân đại diện trước pháp luật và khách hàng. Giám đốc là người phụ trách chung về hoạt động sản xuất kinh doanh, về nhân sự và trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán. Giúp việc cho Giám đốc là phó Giám đốc có nhiệm vụ phụ trách kinh doanh và quản lý các phòng chức năng: phòng kế hoạch và xuất, nhập khẩu, phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế toán. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra về các mặt công tác mà Giám đốc giao, đồng thời thay mặt cho Giám đốc giải quyết các công việc khi Giám đốc vắng mặt trong phạm vi phụ trách và có thể được uỷ quyền. 3.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Phòng hành chính: có nhiệm vụ xây dựng và biên chế lao động hàng năm, lập kế hoạch, dự án đào tạo, tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động một cách hợp lý theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ tính toán, ghi chép, phản ánh liên tục, toàn diện và có hệ thống các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, giám sát mọi hoạt động của Công ty thông qua chỉ tiêu giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hạch toán. Qua đó cung cấp các thông tin cho quản lý về tình hình hoạt động của Công ty nhằm thực hiện chức năng tham mưu giúp cho Giám đốc trong công tác quản lý tài chính kế toán của Công ty. Phòng kinh doanh: có vai trò hết sức quan trọng trong Công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng và tham mưu cho lãnh đạo về kế hoạch tìm kiếm, khảo sát thị trường và tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận kinh doanh của phòng, thực hiện các hợp đồng kinh tế do Giám đốc uỷ thác. Phòng kế hoạch và xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ chính là xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, chủ động tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước. II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DEKA: 1. Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 48/TC – CĐKT ngày 01/01/2007 và thông tư quy định sửa đổi bổ sung. * Hình thức tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Deka: - Niên độ kế toán: Được tính theo dương lịch từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký sổ cái. - Phương pháp tính thuế GTGT: Được tính theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Được đánh giá theo nguyên giá (giá trị ban đầu) và giá trị còn lại. + Phương pháp tính khấu hao: Được tính theo phương pháp bình quân - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán: Bình quân gia quyền - Kỳ lập báo cáo: Quý. - Hệ thống báo cáo của Công ty: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Bản thuyết minh báo cáo tài chính. + Bảng cân đối tài khoản. * Trình tự ghi sổ: (sơ đồ 10) 2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung từ việc hạch toán bắt đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo. Nhân viên kế toán được điều hành trực tiếp từ kế toán trưởng. 2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán: (sơ đồ 11). 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Kế toán trưởng: kiêm kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tổ chức, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, làm tham mưu cho Giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng, tổ chức kiểm tra công tác kế toán trong toàn Công ty, nghiên cứu, vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toán của Nhà nước vào đặc điểm của Công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn Công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng… đồng thời tham mưu cho Giám đốc bố trí, sắp xếp nhân sự của phòng tài chính kế toán. Kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ: có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng, mở L/C khi thực hiện các hợp đồng ngoại, theo dõi yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán, đồng thời theo dõi tiền gửi, tiền vay của Công ty. Kế toán bán hàng: ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kế toán, tập hợp các chi phí và xác định kết quả kinh doanh (lỗ – lãi). Kế toán kho, lương, BHXH, tài sản cố định: viết phiếu nhập kho, xuất kho, cập nhật số lượng hàng hoá nhập – xuất – tồn về mặt số lượng và giá trị, tính giá vốn hàng hoá nhập khẩu, tính lương và trích BHXH cho công nhân viên, quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm, phân bổ, trích khấu hao TSCĐ. Từ những kết quả tính được ở trên tại Công ty TNHH Deka, ta rút ra nhận xét như sau: So với năm 2005, doanh thu thuần của năm 2006 tăng 5 568 894 560 đồng với tỷ lệ tương ứng là 27.75% trong khi đó giá vốn của hàng bán tăng 4 438 463 640 đồng với tỷ lệ là 30.33%. Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng vốn có tương đối tốt. Chi phí kinh doanh năm sau cao hơn năm trước là 1 910 028 279đồng với tỷ lệ tăng là 44.27%. Đây cũng là yếu tố nghịch chiều làm giảm lợi nhuận kinh doanh của Công ty. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng làm cho thuế thu nhập doanh nghiệp cũng tăng lên 296 931 910 đồng và dẫn đến lợi nhuận sau thuế năm sau so với năm trước tăng. Do đó, lương của cán bộ, nhân viên trong Công ty khá ổn định qua các năm. Với những kết quả mà Công ty TNHH Deka đã đạt được trong 2 năm qua cho thấy tình hình kinh doanh của Công ty là rất khả quan. III. KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DEKA. 1. Kế toán doanh thu bán hàng: 1.1. Nội dung doanh thu bán hàng tại Công ty: Doanh thu bán hàng của Công ty TNHH Deka chủ yếu là doanh thu từ hoạt động kinh doanh mỹ phẩm Essance, Florena, xi Kiwi… và các mặt hàng thuốc chữa bệnh và hóa chất sinh phẩm do các nước như Đức, Pháp, Hàn Quốc, Áo… sản xuất. Doanh thu bán hàng = Số lượng hàng xuất bán x Giá bán (chưa có thuế GTGT). 1.2. Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng: - Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng: + Hoá đơn GTGT. + Phiếu xuất kho. + Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng. - Để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, kế toán sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng Tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 131, 331, 333… * Các phương pháp bán hàng Công ty áp dụng: Hiện nay, Công ty áp dụng phương thức bán buôn, bán lẻ hàng hoá. Bán buôn là hoạt động nhằm bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ cho người mua về bán lại hoặc để kinh doanh. Theo phương thức bán hàng này, hàng hoá tuy đã được bán nhưng chưa đến tay người tiêu dùng. Đặc điểm của bán buôn hàng hoá tại Công ty TNHH Deka: - Đối tượng bán hàng hoá là nhà phân phối, bệnh viện tỉnh, trung ương, các Công ty dược phẩm và các tổ chức kinh tế khác. - Khối lượng hàng bán ra là những đơn đặt hàng nhỏ lẻ nhưng với tổng trị giá thanh toán là lớn. - Thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, chuyển khoản, séc. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá ở Công ty TNHH Deka là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Hình thức này được Công ty thực sự chú trọng và đem lại hiệu quả. Phương thức bán buôn chủ yếu mà Công ty áp dụng là phương thức bán buôn qua kho. Theo hình thức này, hàng hoá được đưa về kho doanh nghiệp rồi mới trực tiếp chuyển đi bán cho khách hàng. Bán lẻ hàng hoá ở Công ty TNHH Deka chủ yếu là bán những đơn hàng nhỏ lẻ, thường là bán cho hệ thống các cửa hàng chuyên doanh, siêu thị phục vụ nhu cầu sinh hoạt. Hình thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt. Doanh số bán lẻ tuy không cao so với doanh số bán buôn nhưng nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng cho Công ty. 1.3. Phương pháp hạch toán: a. Bán buôn trực tiếp thu tiền ngay: Ví dụ: Ngày 28/03/2007 Công ty TNHH Deka bán thuốc cho khoa dược bệnh viện Quân y 103 - Đường Phúc La – Hà Đông – Hà Tây số hàng như sau: STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Aminosteril 5% 250ml chai 150 37 800 5 670 000 2 Aminosteril N – Hepa 8% 250 ml chai 120 85 500 10 260 000 3 Lipovenoes 10% 500 ml Chai 80 139 500 11 160 000 4 Fresofol 1% 20 ml ống 100 94 500 9 450 000 5 Fresofol 1% 50 ml lọ 80 189 000 15 120 000 Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt với tổng số tiền hàng như trên là 51 660 000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT là 10%. Phòng kinh doanh viết hoá đơn bán hàng (phụ lục 01) và hoá đơn GTGT (phụ lục 02) sau đó chuyển sang phòng kế toán, kế toán kiểm tra rồi chuyển xuống thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn lập phiếu xuất kho (phụ lục 03) và xuất hàng. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng theo định khoản: Nợ TK 111 56 826 000 Có TK 511 51 600 000 Có TK 333(1) 5 166 000 Cuối tháng căn cứ hoá đơn GTGT và ghi sổ theo dõi hoá đơn, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 12 ngày 28/03/2007 (phụ lục 04) và căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 12 kế toán ghi vào sổ cái TK 511. b. Bán buôn trực tiếp khách hàng chưa trả tiền: Ví dụ: Ngày 05/03/2007 Công ty TNHH Deka ký một hợp đồng bán thuốc cho Công ty dược phẩm Hải Phòng mặt hàng thuốc Fresofol với tổng số tiền thanh toán là 42 525 000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT là 10%. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 46 777 500 Có TK 511 42 525 000 Có TK 333(1) 4 252 500 Định khoản này phản ánh vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng (phụ lục 05) – Sổ chi tiết công nợ. c. Nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: Khi khách hàng mua hàng với số lượng ít thì nhân viên bán hàng sẽ lập báo cáo hàng ngày và căn cứ vào báo cáo này kế toán lập sổ chi tiêt bán hàng và định khoản: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 333(1) Ví dụ: Ngày 11/03/2007, nhân viên bán hàng của Công ty nộp báo cáo bán hàng với tổng số tiền là 5 913 380 đồng. Nhân viên bán hàng nộp đủ số tiền. Từ báo cáo bán hàng ngày 11/03/2007 (phụ lục 06) kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng. Từ phiếu thu, báo cáo ban hàng hàng ngày và sổ chi tiết bán hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 111 5 913 380 Có TK 511 5 375 800 Có TK 333(1) 537 580 Cuối tháng, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 14 về doanh thu của Công ty (phụ lục 07). Kế toán sau khi đối chiếu các số liệu trên các sổ chi tiết và báo cáo chuyển đến, căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 09, 14 và sổ cái TK 511 (phụ lục 08). 2. Kế toán giá vốn hàng bán: 2.1. Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 154, 156, 157, 911… 2.2 Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ luân chuyển để tính trị giá vốn hàng bán. Đơn giá bình quân = Trị giá mua thực tế của hàng còn đầu kỳ Số lượng hàng còn đầu kỳ + + Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ Sau đó tính trị giá mua thực tế của hàng xuất bán trong kỳ theo công thức: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng hàng xuất kho 2.3. Kế toán giá vốn hàng bán: Ví dụ: Trong tháng 3/2007, kế toán tính trị giá vốn thực tế xuất kho mặt mỹ phẩm Essance theo bảng kê số 8 – Tổng hợp nhập xuất tồn (phụ lục 09). Số lượng hàng tồn đầu tháng : 35 thùng x 10 hộp Trị giá thực tế hàng tồn đầu tháng : 30 800 000 Số hàng nhập kho trong tháng : 400 thùng x 10 hộp = 4 000 hộp Trị giá thực tế hàng nhập kho trong tháng : 352 000 000 Số hàng xuất kho trong tháng : 370 thùng x 10 hộp = 3 700 hộp Trị giá mua thực tế 30 800 000 + 352 000 000 của hàng xuất kho = x 3 700 trong tháng 350 + 4 000 = 325 600 000 Kế toán đồng thời phản ánh vào sổ chi tiết TK 632 (phụ lục 10) với bút toán: Nợ TK 632 325 600 000 Có TK 156(1) 325 600 000 Cuối tháng căn cứ vào dòng cộng của sổ chi tiết TK 632 đề ghi vào Nhật ký sổ cái (phụ lục 11). 3. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh: Theo quyết định số 48/TC – CĐkế toán ban hành ngày 01/01/2007 và các thông tư quy định sửa đổi bổ sung áp dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc hạch toán chi phí bán hàng – TK 641 và chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642 được thay thế bằng TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. TK này được mở chi tiết với hai tài khoản cấp 2: TK 642(1) – Chi phí bán hàng TK 642(2) – Chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.1. Kế toán chi phí bán hàng: Tất cả những chi phí liên quan đến việc phục vụ quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như chi phí đóng gói, bảo quản, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hành sản phẩm, lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, trích khấu hao TSCĐ… đều được tập hợp vào Chi phí bán hàng – TK 642(1). Cuối kỳ, Công ty sẽ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. * Trình tự kế toán: Trong kỳ có các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng đều được kế toán theo dõi, ghi chép. Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái TK 642(1). Ví dụ: Các nghiệp vụ kinh tế tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong tháng 03/2007 của Công ty TNHH Deka: (phụ lục 12). - Trả lương nhân viên bán hàng: 18 578 000 Nợ TK 6421(1) 18 578 000 Có TK 334 18 578 000 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 6421(1) 3 529 820 Có TK 338 3 529 820 Chi tiết TK 338(2) 371 560 (18 578 000 x 2%). TK 338(3) 2 786 700 (18 578 000 x 15%) TK 338(4) 371 560 (18 578 000 x 2%). - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: 2 450 000 Nợ TK 6421(1) 2 450 000 Có TK 111 2 450 000 - Chi phí bao bì, đóng gói: 4 320 000 Nợ TK 6421(2) 4 320 000 Có TK 111 4 320 000 - Trích khấu hao TSCĐ: 645 420 Nợ TK 6421(4) 645 420 Có TK 111 645 420 - Chi phí bảo hành máy móc thiết bị trong tháng: 355 000 Nợ TK 6421(5) 355 000 Có TK 111 355 000 - Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chào hàng: 280 000 Nợ TK 6421(8) 280 000 Có TK 111 280 000 Cuối tháng, kế toán tiến hành tính toán và kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng: Nợ TK 911 28 158 240 Có TK 642(1) 28 158 240 3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ khác liên quan đến hoạt động của cả Công ty như: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng… được tập hợp vào Chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642(2). Cuối kỳ, Công ty kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. * Trình tự kế toán: Trong kỳ có các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp đều được kế toán theo dõi, ghi chép. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán lập các chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái TK 642(2) và cuối tháng tập hợp chi phí và thực hiện bút toán kết chuyển. Ví dụ: Trong tháng 03/2007, nội dung hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Deka (phụ lục 13) cụ thể như sau: - Trả lương cho bộ phận quản lý: 9 475 000 Nợ TK 642(21) 9 475 000 Có TK 334 9 475 000 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí QLDN: Nợ TK 642(21) 1 800 250 Có TK 338 1 800 250 - Chi phí photo, mua giấy bút văn phòng: 524 000 Nợ TK 642(22) 524 000 Có TK 111 524 000 - Trích khấu hao một số máy tính văn phòng: Nợ TK 642(24) 247 290 Có TK 214 247 290 - Trả tiền điện nước và các khoản dịch vụ mua ngoài khác: 5 045 800 Nợ TK 642(27) 5 045 800 Có TK 111 5 045 800 - Chi công tác phí, đào tạo cán bộ: 1 800 000 Nợ TK 6422(8) 1 800 000 Có TK 111 1 800 000 Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí và kết chuyển sang TK 911 theo định khoản: Nợ TK 911 17 092 340 Có TK 642(2) 17 092 340 4. Kế toán xác định kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng được xác định như sau: Kết quả bán hàng Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán CP BH, CP QLDN * Trình tự kế toán: Việc xác định kết quả tiêu thụ thường được thực hiện vào cuối tháng. Kế toán thực hiện việc kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả hoạt động bán hàng. Phần chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có của TK 911 sẽ được kết chuyển vào TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối. Ví dụ: Kết quả bán hàng tháng 03/2007 tại Công ty TNHH Deka (phụ lục 14) được xác định như sau: - Kết chuyển doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng: Nợ TK 511 1 110 430 230 Có TK 911 110 430 230 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 974 445 980 Có TK 632 974 445 980 - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 285 158 240 Có TK 642(1) 285 158 240 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 17 092 340 Có TK 642(2) 17 092 340 Vậy ta có kết quả bán hàng của Công ty TNHH Deka trong tháng 03/2007 như sau: + Kết quả bán hàng = 1 110 430 230 - 974 445 980 - 285 158 240 - 17 092 340 = 90 733 670 + Kết chuyển lãi Nợ TK 911 90 733 670 Có TK 421 90 733 670 CHƯƠNG III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DEKA I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DEKA: Công ty TNHH Deka là một Công ty tiêu biểu cho loại hình kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, có bộ máy gọn nhẹ phù hợp với quy mô hoạt động. Công ty TNHH Deka được thành lập từ năm 2001, với chặng đường không phải là nhiều nhưng Công ty đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Có được thành công như ngày hôm nay là nhờ có sự cố gắng, nỗ lực lớn của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên, bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng. 1. Ưu điểm: * Về tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, Công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, bộ máy kế toán gọn nhẹ, đội ngũ nhân viên nhiệt tình, trung thực, có trình độ, năng lực được bố trí hợp lý phù hợp với khả năng của từng người, tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm đối với công việc được giao. Đồng thời, các thông tin do bộ phận kế toán của Công ty cung cấp thường chính xác, đầy đủ và kịp thời giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán và việc lâp báo cáo kế toán thuận lợi, dễ dàng. * Về hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán nói chung và vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Hệ thống tài khoản mà Công ty đang sử dụng trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế xảy ra nói chung và trong quá trình bán hàng nói riêng khá đầy đủ, phản ánh chính xác. * Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái. Đây là hình thức đơn giản và phù hợp với trình độ, khả năng của nhân viên kế toán, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và loại hình hoạt động của Công ty. Hơn nữa, Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa nên giảm được phần lớn công việc ghi chép, nhầm lẫn số liệu. Đồng thời việc lập báo cáo và cung cấp các chỉ tiêu tại Công ty được tiến hàng nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện cho công tác quản lý. 2. Tồn tại: Ngoài những ưu điểm kể trên thì công tác kế toán bán hàng và xác định kết kinh doanh của Công ty không tránh khỏi những hạn chế nhất định cần nghiên cứu, khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán. Thứ nhất: Về hệ thống sổ sách kế toán: Việc áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái tuy đơn giản nhưng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, quy mô của Công ty cũng như khối lượng các nghiệp vụ phát sinh. Về cơ bản Công ty đã sử dụng hầu hết các sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong việc thực hiện công tác kế toán nói chung và trong quá trình bán hàng của Công ty nói riêng. Tuy nhiên, Công ty không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt và khi hạch toán quá trình bán hàng Công ty không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng. Điều này sẽ làm cho Công ty gặp khó khăn: công việc phức tạp hơn, việc theo dõi số liệu nhiều hơn, ghi sổ trùng lắp… Thứ hai: Về phương pháp phân bổ chi phí quản lý kinh doanh: Toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh cho số hàng bán ra và số hàng còn trong kho cuối kỳ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng. Với trường hợp chi phí này nhỏ thì làm như vậy không ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh của Công ty. Nhưng khi Công ty ngày càng phát triển thì việc xác định kết quả kinh doanh của Công ty sẽ không được chính xác. Thứ ba: Về chiết khấu thanh toán: Việc hạch toán quá trình bán hàng khi có nghiệp vụ chiết khấu cho khách hàng, Công ty quan niệm đây là khoản tiền thưởng cho khách hàng do thanh toán đúng hạn quy định và khoản tiền này phục vụ cho quá trình bán hàng nên hạch toán vào chi phí bán hàng như vậy là không hợp lý. Thứ tư: Về công tác phòng ngừa rủi ro: Hiện nay, Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch Hơn nữa, trong quá trình bán hàng Công ty còn áp dụng hình thức thanh toán chậm cho khách hàng chưa có khả năng thanh toán do đó kế toán không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trong hai trường hợp này, Công ty buộc phải hạch toán lỗ. Vì vậy, Công ty TNHH Deka chưa đảm bảo được nguyên tắc “thận trọng” – một nguyên tắc rất quan trọng trong công tác kế toán. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DEKA. Trước yêu cầu hoàn thiện hơn công tác kế toán cho phù hợp với chế độ Nhà nước, với trình độ của cán bộ kế toán Công ty trên cơ sở những kiến thức được học và những tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Deka, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty như sau: Thứ nhất: Hoàn thiện sổ sách kế toán: Công ty TNHH Deka là doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên số lượng các nghiệp vụ bán hàng xảy ra nhiều, bên cạnh đó Công ty còn áp dụng hình thức thanh toán chậm. Do đó, để quản lý tiền vốn, theo dõi tình hình bán hàng và tình hình thanh toán của khách hàng được thuận lợi, nhanh chóng, giảm bớt được khối lượng ghi ở Nhật ký sổ cái và tiết kiệm được thời gian ghi sổ, Công ty nên sử dụng thêm sổ Nhật ký bán hàng sau (phụ lục 15). Thứ hai: Hoàn thiện phân bổ chi phí quản lý kinh doanh: Hiện nay, Công ty không phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho số hàng được bán trong kỳ và số hàng còn tồn kho. Để xác đinh đúng kết quả bán hàng, Công ty nên tiến hàng phân bổ chi phí này. Việc phân bổ nên thực hiện theo công thức: Chi phí QLKD phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí QLKD đầu kỳ + Chi phí QLKD phát sinh trong kỳ - Chi phí QLKD tính cho hàng còn lại cuối kỳ Chi phí QLKD tính cho hàng hoá còn lại cuối kỳ = Chi phí QLKD đầu kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ + + Chi phí QLKD phát sinh trong kỳ Trị giá hàng tồn cuối kỳ x Trị giá hàng tồn cuối kỳ Ví dụ: Trong quý II/2007, kế toán tính toán như sau: Tổng chi phí quản lý kinh doanh: 148 352 050 Trị giá hàng xuất bán trong quý: 285 420 250 Trị giá hàng tồn kho cuối quý: 79 214 250 Chi phí QLKD 148 352 050 tính cho hàng còn = x 79 214 250 lại cuối kỳ 285 420 250 + 79 214 250 = 32 228 427 Chi phí QLKD phân bổ cho hàng bán ra = 148 352 050 - 32 228 427 = 116 123 623 Thứ ba: Hoàn thiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng: Về bản chất, cần phân loại chiết khấu: Chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán. - Chiết khấu thương mại là chiết khấu dành cho người mua hàng với số lượng lớn. - Chiết khấu thanh toán là chiết khấu dành cho người mua thanh toán sớm tiền hàng. Do vậy, khách hàng mua hàng với số lượng lớn, Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán thương mại và khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán định khoản: Nợ TK 521 Nợ TK 333(1) Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ kết chuyển, ghi giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 521 Khi khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán với định khoản: Nợ TK 635 Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ, kế toán kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 Có TK 635 Thứ tư: Công tác dự phòng: a. Giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp cho Công ty có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất. Vì vậy, Công ty cần khắc phục và xem xét để có cách quản lý vốn một cách hi