Luận văn Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung

rong kỳ để xác định kết quả. (2) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí doanh nghiệp để xác định kết quả. (3) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí thuế TNDN để xác định kết quả. (4) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ để xác định kết quả. (5a) Cuối kỳ, kết chuyển lỗ về tiêu thụ (5b) Cuối kỳ, kết chuyển lãi về tiêu thụ 1.2.5.Đặc điểm tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp thương mại trong điều kiện kế toán trên máy. Trong những năm gần đây, công nghệ tin học phát triển nhanh chóng và lan rộng ra các quốc gia trên thế giới. Và để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh các doanh nghiệp hầu hết đã ứng dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán. 1.2.5.1.Tổ chức khai báo ban đầu. Để đưa phần mềm kế toán vào sử dụng một trong những công việc đầu tiên cần làm là khai báo danh mục ban đầu. Danh mục là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng cụ thể cần quản lý. Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm, trong đó mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý, đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì liên quan đến các danh mục như: danh mục tài khoản, danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng … 1.2.5.2.Mã hóa các đối tượng Mã hóa là cách thức thể hiện cách phân loại, sắp xếp theo tiêu chuẩn đã lựa chọn và được ký hiệu riêng cho từng mã số quy định.Có thể mã hóa bằng hệ thống ký hiệu số hay chữ. Việc mã hóa phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu để tổng hợp và đảm bảo bí mật về dữ liệu. Mã hóa các đối tượng cần quản lý, cho phép nhận diện, tìm hiểu một cách nhanh chóng, mặt khác tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. 1.2.5.3.Tổ chức nhập dữ liệu và quy trình xử lý dữ liệu Các tài liệu gốc sau khi phân loại được tập hợp vào máy tính thông qua thiết bị nhập, kế toán chọn phương pháp tính giá xuất hàng hóa, tiêu thức phân bổ chi phí, khấu hao…sau đó thực hiện các bút toán kết chuyển phân bổ, máy sẽ xử lý tự động và thông tin đầu ra là các sổ kể toán. các báo cáo, các sổ kế toán chi tiết, sổ cái. Quy trình xử lý thông tin của kế toán máy: Xem, in Chứng từ gốc Nhập ctừ vào máy Chứng từ trên máy Xử lí của phần mềm KT Chứng từ gốc Hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán, mỗi hình thức kế toán có một hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin khác nhau. Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Từ các chứng từ gốc ban đầu được nhập vào máy sẽ cho ra các loại sổ cái, sổ chi tiết, và các báo cáo kế toán như: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: thẻ kho, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK511, 641, 642, 911... Các bảng kê số 1, số 2, số 5, số 8, số 11... Các nhật ký chứng từ số 5, 8, 10… Sổ cái các TK511, TK641, TK642, TK911... Chương 2thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung. 2.1.Đặc điểm chung của công ty TNHH Trần Trung. 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Trần Trung. Công ty TNHH Trần Trung được thành lập 07/08/2000 chuyên phân phối các loại thiết bị tin học phục vụ cho các ngành trong cả nước. Tên Công ty: Công ty TNHH Trần Trung. Tên giao dịch: Trần Trung Company Limited Trụ sở chính: Số 14B Phố Lý Nam Đế - Phường Hàng Mã - Quận Hoàn Kiếm -HN. Địa chỉ giao dịch: 37 Đào Tấn - Ba Đình - Hà Nội. Ngoài ra, công ty TNHH Trần Trung còn có thêm một chi nhánh hoạt động trong thành phố Hồ Chính Minh. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành công ty có đổi tên hai lần: 2000- 2005 công ty có tên là Công ty TNHH Thương Mại và Tin Học Trần Trung. Đến năm 2006 để đáp ứng xu hướng kinh doanh công ty đổi tên là Công ty TNHH Trần Trung. Công ty Trần Trung đã và đang là một trong những công ty Tin học, Viễn thông hàng đầu của Việt Nam với một đội ngũ nhân viên có chất lượng, quy mô hoạt động kinh doanh lớn và là đại lý của nhiều hãng máy tính nước ngoài có tên tuổi, là công ty được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, trung tâm thiết bị và chuyển giao công nghệ ra đời hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị khoa học, thí nghiệm, hiệu chuẩn, trắc địa, giảng dạy và đo lường tự động. Các hoạt động của Trần Trung không chỉ tập trung vào lĩnh vực dịch vụ thương mại mà còn đầu tư lớn vào việc phát triển phần mềm, tạo một nền móng cho công nghiệp phần mềm đặc thù tại Việt Nam. 2.1.2. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh ở công ty TNHH Trần Trung. Các hoạt động của công ty chia làm 05 lĩnh vực chính: Kinh doanh dự án. Phân phối sản phẩm tin học, viễn thông. Cung cấp giải pháp Tin học, viễn thông. Phát triển phần mềm ứng dụng. Cung cấp thiết bị công nghệ cao, chuyên dụng và chuyển giao công nghệ. Kinh doanh bán lẻ các sản phẩm Tin học, Viễn thông và thiết bị văn phòng. *Đặc điểm kinh doanh: Ngày nay trong thời kỳ kinh tế thị trường, công nghệ thông tin ngày càng phát triển nhu cầu về thiết bị văn phòng: máy tính, máy in tăng rất nhanh. Khoa học kỹ thuật phát triển, máy vi tính ra đời người ta thay thế việc lưu trữ các số liệu, tài liệu viết trên giấy bằng việc lưu trữ trong máy tính, tìm hiểu và cập nhật thông tin nhanh nhất. Đây chính là một thuận lợi để cho công ty TNHH Trần Trung cần phải nắm bắt kịp thời để nâng cao hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình. Công tác kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau: Phương thức kinh doanh: bán buôn, bán lẻ. Hình thức hoạt động: Kinh doanh và phục vụ. Lĩnh vực hoạt động: trong nước. Mạng lưới hoạt động: Rộng khắp trên địa bàn thành phố Hà Nội và một số tỉnh. Phương thức thanh toán: có hai hình thức thanh toán ngay và thanh toán chậm. Công tác giao nhận và vận chuyển hàng: hầu hết việc giao hàng được thực hiện ngay tại kho của công ty, trường hợp khách hàng yêu cầu giao tận nơi công ty có đội ngũ nhân viên thị trường vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách. Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: ĐVT: đồng Chỉ Tiêu Năm 2006 Năm 2007 1.Doanh thu bán hàng 49 252 487 280 62 478 250 542 2. Lợi nhuận trước thuế 467 412 538 815 227 248 3.Lợi nhuận sau thuế 332 568 412 585 129 056 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Trần Trung. Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Trần Trung Chủ tịch HĐTV Hội đồng thành viên Giám Đốc P. XNK P. Kế Toán TT Bán lẻ P. Tổng hợp P.Giám Đốc P.Giám Đốc P. Kinh doanh TT Dự án TT DVKỹ Thuật P. Nhân Sự *Ban lãnh đạo công ty : Bao gồm 11người là lãnh đạo, giám đốc, trưởng phòng của các phòng, trung tâm, chịu sự điều hành trực tiếp của Chủ tịch hội đồng thành viên. Có nhiệm vụ xây dựng và hoạch định chiến lược kinh doanh, dịch vụ cho công ty. * Phòng nhân sự: Bao gồm 3 người chịu trách nhiệm trực tiếp trước phó Giám Đốc công ty. Có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý hồ sơ, cán bộ, nhân viên, theo dõi chấm công, chế độ bảo hiểm nghỉ phép, ốm đau, sinh sản,… tư vấn phó Giám đốc về phát triển nhân sự. *Phòng tổng hợp: 14 người 04 nhân viên bảo vệ: Bảo vệ coi giữ tài sản của công ty và khách hàng đến liên hệ công tác. 08 nhân viên giao nhận hàng và thu ngân. 02 nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo và vận chuyển *Phòng kinh doanh: 06 nhân viên kinh doanh phục vụ cho việc phân phối sản phẩm đến các đại lý *Phòng xuất nhập khẩu: 05 nhân viên chuyên làm xuất nhập khẩu với đối tác nước ngoài *Phòng tài chính: 06 nhân viên theo dõi công nợ, làm thuế và giao dịch Ngân Hàng *Trung tâm bán lẻ 04 nhân viên bán lẻ phục vụ khách hàng đến mua hàng tại gian hàng trưng bày của công ty. *Trung tâm dự án: 06 nhân viên tư vấn dự án chuyên đi làm các dự án phục vụ cơ quan và doanh nghiệp *Trung tâm dịch vụ và kỹ thuật: 16 nhân viên 02 nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ hệ thống 02 nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chương trình ứng dụng 04 nhân viên triển khai lắp đặt dự án và khách lẻ 02 nhân viên kỹ thuật phần cứng máy tính 06 nhân viên làm dịch vụ bảo trì máy tính, máy in và các thiết bị khác. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty là mô hình trực tuyến chức năng, có ưu điểm thực hiện tốt nguyên tắc một thủ trưởng, trực tiếp lãnh đạo từng bộ phận độc lập nhau, do đó tận dụng được hết năng lực của mỗi cán bộ công nhân viên, lại có thời gian nghiên cứu chiến lược hoạt động kinh doanh cho từng đơn vị độc lập. 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trần Trung. 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. KT ngân hàng và TSCĐ Thủ quỹ KT xuất nhập hàng hóa KT bán hàng KT tổng hợp giám đốc KT trưởng KT thuế Hình2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Công ty TNHH Trần Trung đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. * Kế toán trưởng: điều hành bộ phận kế toán của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hoạch toán, kiểm tra và lập báo cáo tài chính theo chế độ của nhà nước và của doanh nghiệp quy định. Ngoài ra kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình của công ty và tham mưu cho giám đốc. * Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, giám sát tất cả các kế toán thành viên. Tập hợp thông tin từ kế toán viên làm cầu nối với kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và các công việc chung trong phòng kế toán, đồng thời thực hiện công việc quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế,... * Kế toán ngân hàng và TSCĐ: theo dõi chặt chẽ các khoản tiền gửi ngân hàng, các hoạt động rút tiền, gửi tiền. Theo dõi và thực hiện việc tính khấu hao tài sản cố định, quản lý tài sản cố định về mua mới, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tình hình trích nộp khấu hao tài sản cố định. * Thủ quỹ: Rút tiền từ ngân hàng về quỹ. Tổ chức thu tiền và chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi do kế toán thành lập. * Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra phát sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế hàng tháng, quản lý hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất kho, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối chiếu các khoản thu nộp với cơ quan nhà nước và thực hiện các công việc khác khi được giao. * Kế toán xuất nhập hàng hóa: Theo dõi tình hình xuất, nhập và tồn kho hàng hóa về mặt số lượng và giá cả. xác định giá vốn hàng mua, theo dõi nợ nhà cung cấp. * Kế toán bán hàng: Tiến hành theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, xác định doanh thu, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. 2.2.2. Các chính sách kế toán của công ty Chế độ kế toán áp dụng: QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006. Niên độ kế toán tại đơn vị : từ ngày 01/01 đến 31/12. Kì kế toán : công ty hạch toán theo tháng Phương pháp kế toán hàng tồn kho: khê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nộp thuế GTGT : phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao đường thẳng. Đơn vị tiền tệ : VNĐ Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ trên phần mềm Asia Accounting 2005. Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ và cung cấp thông tin kế toán của công ty đều được thực hiện trên máy. Căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự sau : Chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Chứng từ mã hóa nhập dữ liệu vào máy Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái tài khoản Chứng từ mã hóa các bút toán điều chỉnh, kết chuyển Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu : 2.3. Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Trần Trung. 2.3.1. Đặc điểm về hàng hóa và các phương thức bán hàng, thanh toán tại công ty TNHH Trần Trung. *Đặc điểm về hàng hóa: Công ty TNHH Trần Trung là doanh nghiệp thương mại chuyên phân phối các loại thiết bị tin học, thiết bị viễn thông, thiết bị văn phòng, thiết bị chuyên dùng và công nghệ cao…của các hãng nổi tiếng trên thế giới như HP-ComPaq IBM, Acer, CANON, SIEMENS, PHILIIPS, PANASONIC...Vì vậy, hàng hóa của công ty rất đa dạng, phong phú bao gồm: Các thiết bị tin học như: máy tính, mainboard, CPU, card màn hình, ổ đĩa cứng, đĩa mềm, RAM, màn hình, chuột, loa, thiết bị mạng… Các thiết bị viễn thông: Cung cấp đa dạng các chủng loại thiết bị viễn thông chuyên dụng và công nghệ cao. Cung cấp thiết bị văn phòng: Máy chiếu giao diện (Multimedia Projector), Over head, bảng điện tử, máy huỷ tài liệu, máy in… Cung cấp thiết bị chuyên dùng và công nghệ cao: Thiết bị hiệu chuẩn, đo lường, bảo mật, trắc địa, RADA thời tiết, định vị vệ tinh… Cung cấp phần mềm: Cung cấp phần mềm của Microsoft, Novell, Unix, Lotus Note... * Các phương thức bán hàng: Hiện nay công ty bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp theo hai hình thức: Bán buôn, bán lẻ hàng hoá. Bán buôn trực tiếp qua kho: Đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh của công ty, lượng hàng hoá bán ra nhiều và chiếm phần lớn trong doanh thu bán hàng của công ty. Theo hình thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn do đó khối lượng hàng hoá bán ra lớn, công ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện đẩy nhanh vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Với phương thức này, hàng hoá mua về đem nhập kho sau đó mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đến tận kho công ty để nhận hàng hoặc công ty chuyển hàng đến tận nơi cho khách theo yêu cầu. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại kho công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Đây là căn cứ chủ yếu nhất để bên giao hàng hoặc khi phát sinh các tranh chấp kinh tế sẽ dễ dàng giải quyết. Mặt khác, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác bán hàng nói riêng và công tác kinh doanh của công ty. Bán lẻ hàng hoá : Bán lẻ hàng hoá được thực hiện tại các cửa hàng của công ty. Doanh số bán lẻ này không lớn so với doanh số bán buôn nhưng nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng của công ty và chủ yếu thông qua cửa hàng bán lẻ nhằm giới thiệu sản phẩm, quảng bá sản phẩm, hàng hoá của công ty sớm biến chúng trở nên thân thuộc với người tiêu dùng, tăng uy tín, sức cạnh tranh sản phẩm hàng hoá trên thị trường. Mặt khác, phương thức bán lẻ hàng hoá giúp công ty nhanh chóng thu được tiền của khách hàng ngay tại thời điểm giao hàng cho khách. Nhờ vậy tình hình tài chính của công ty được ổn định và đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty. * Phương thức và hình thức thanh toán. Trong quá trình tiêu thụ công ty có rất nhiều bạn hàng vì vậy ngoài việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, công ty TNHH Trần Trung còn đa dạng hoá các phương thức thanh toán nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, cũng như là công ty. Tuỳ theo tình hình tài chính của công ty mà công ty có thể lựa chọn phương thức thanh toán khác nhau cho phù hợp. Hiện nay công ty cho phép khách hàng có thể lựa chọn các phương thức thanh toán sau: Thanh toán ngay: Khách hàng đã nhận đủ số hàng cần mua và thanh toán trực tiếp số tiền hàng. Phương thức này áp dụng chủ yếu với khách hàng không thường xuyên và mua hàng với số lượng ít. Thanh toán sau: Hình thức này áp dụng với những khách hàng truyền thống, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Ngoài ra khách hàng còn sử dụng các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán áp dụng chủ yếu ở công ty, khi khách hàng lấy hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Thanh toán thông qua ngân hàng: áp dụng đối với khách hàng ở xa công ty. Đối với khách hàng truyền thống thì gửi hàng sau đó mới chuyển tiền, còn đối với khách hàng lần đầu tiên lấy hàng của công ty thì chuyển tiền xong mới chuyển hàng. Khách hàng ứng trước tiền hàng: hình thức này áp dụng với khách hàng lần đầu tiên mua hàng của công ty hoặc hàng hoá khi khách hàng có nhu cầu nhưng hiện tại công ty chưa có phải đặt hàng. Để mở rộng thị trường tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty còn áp dụng các biện pháp khuyến khích việc tiêu thụ như thực hiện các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại với khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán ngay. Nhìn chung bằng các phương thức và hình thức thanh toán nhanh gọn, các chính sách giá cả mềm dẻo và linh hoạt cùng những phương thức bán hàng hợp lý, Công ty TNHH Trần Trung đang ngày càng thu hút được số lượng lớn khách hàng đồng thời khẳng định vị thế của mình trên thị trường với doanh số bán hàng, lợi nhuận của công ty tăng nhanh. Công ty có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán máy, công ty đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng. Việc mã hoá được sử dụng ngay từ đầu khi sử dụng phầm mềm kế toán. Các đơn vị khách hàng của công ty được mã hoá như sau: Mã đơn vị Tên đơn vị Habac Công ty cổ phần Hà Bắc t.thuy Công ty TNHH TM & Máy Tính Trường Thủy h.hong Công ty TNHH TM&DV Hoa Hồng v.ha02 Công ty Đầu Tư Công Nghệ Việt Hà NETLINK Công ty TNHH Nguyên Liên. t.son1 Công ty TNHH PT Công Nghệ Trường Sơn … … 2.3.2. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty TNHH Trần Trung. 2.3.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng. 2.3.2.1.1. Chứng từ, tài khoản kế toán sử dụng. Chứng từ :Hiện nay công ty đang sử dụng các loại chứng từ như: Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng … Tài khoản kế toán sử dụng : để hạch toán tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty, kế toán sử dụng các TK sau : TK131: Phải thu của khách hàng TK511: Doanh thu bán hàng hóa. TK111:Tiền mặt TK112: Tiền gửi ngân hàng… 2.3.2.1.2 Quy trình xử lý chứng từ kế toán Với nghiệp vụ bán buôn: Căn cứ vào các hợp đồng bán hàng hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kinh doanh sẽ lập yêu cầu xuất hàng chuyển lên phòng kế toán viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Với nghiệp vụ bán lẻ: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng kế toán bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán doanh thu và là chứng từ gốc để ghi sổ, thủ kho xuất hàng. Sau đó thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và tiến hành xuất hàng theo hóa đơn. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng thanh toán Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Giá trị gia tăng NT/2007B 00091864 Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trần Trung Địa chỉ: 14 B Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội Số Tài khoản: 3031519 Điện thoại: 04.7665258 Mã số thuế 0101044405 Họ và tên người mua hàng: Anh Đức Tên Công ty: Công ty TNHH Nguyên Liên Địa chỉ: 12 Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: CN MST 0101344889 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Máy in Laser1020 Cái 01 1 711 626 1 711 626 Cộng tiền hàng: 1 711 626 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 171 163 Tổng số tiền thanh toán: 1 882 789 Số tiền viết bằng chữ: (Một triệu, tám trăm tám mươi hai nghìn, bảy trăm tám mươi chín đồng chẵn). Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán nhập các dữ liệu vào máy theo trình tự sau : Từ màn hình giao diện, chọn phần “bán hàng “ sau đó chọn “ Hóa đơn bán hàng “. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán sẽ nhập các dữ liệu vào máy, cụ thể như sau: Tại dòng “ Mã khách “: Nhập tên khách hàng bằng cách nhấn phím F5. Tại dòng “ địa chỉ “ nhấn phím F5 để nhập địa chỉ của khách hàng. Tại dòng “ Mã thuế “ nhập mã số thuế ghi trên hóa đơn GTGT. Tại dòng “ Người mua “: nhập theo hóa đơn GTGT. Tại dòng “ Số dư “ nhấn phím F5 để nhập số dư của khách hàng. Tại dòng “ diễn giải “ nhập nội dung nghiệp vụ xuất kho thực tế phát sinh Tại dòng “ Số hóa đơn “ nhập theo số hóa đơn ghi trên hóa đơn GTGT. Tại dòng “ Số seri “ nhập từ bàn phím. Tại dòng “ ngày hạch toán “: Nhập từ bàn phím. Tại dòng “ ngày lập hóa đơn“: Nhập từ bàn phím. Tại dòng “ Tỷ giá “ nhấn phím F5 để nhập tỷ giá. Tại dòng “ mã nhập xuất (tài khoản nợ)“ : Nhập mã là 131 Tại cột “ mã hàng” : nhấn phím F5 để nhập mã hàng Tại cột “ Tên hàng”: Nhập tên của hàng bằng cách nhấn phím F5 Tại cột “ đvt” : Nhập đơn vị tính cụ thể của hàng hóa. Tại cột “ Mã kho “ : Nhập tên kho bằng cách nhấn phím F5 Tại cột “ số lượng “ : Nhập số lượng tương ứng của mã hàng hóa xuất kho. Tại cột “giá bán“ và cột “ thành tiền “ : nhập theo hóa đơn GTGT. Tại dòng “TK thuế”:131/3331 Tại dòng” mã thuế ” : Nhập mã thuế bằng cách nhấn phím F5. ấn nút “Lưu” Máy sẽ tự động tính số tiền hàng, số thuế GTGT, và tổng tiền thanh toán. Dưới đây là màn hình của hóa đơn GTGT. Từ các hóa đơn bán hàng nhập vào máy, số liệu sẽ tự động chuyển sang các sổ liên quan như sổ chi tiết TK511, bảng kê thuế GTGT đầu ra, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khi có chứng từ thanh toán kế toán sẽ cập nhật vào máy. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần viết phiếu thu. VD: Ngày21/12/2007 có nghiệp vụ bán máy in Laser HP1020 cho anh Đức công ty TNHH Nguyên Liên, số tiền: 1 882 789 đ (trong đó thuế GTGT 10%), đã thanh toán bằng tiền mặt (phiếu thu số 00000331 ngày 31/12/2007). Mẫu phiếu thu: Công ty TNHH Trần Trung Số: 331 14B Lý Nam Đế, HK, Hà Nội Tk nợ: 1111 Tk có: 131 Phiếu thu Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người nộp tiền: Anh Đức Địa chỉ: 12, Lý Nam đế, HK, Hà Nội Lý do nộp tiền: Mua máy in Laser HP1020 Số tiền: 1 882 789 đồng. (Viết bằng chữ): Một triệu tám trăm tám mươi hai nghìn, bảy trăm tám chín đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Quy trình nhập liệu chứng từ này như sau: Từ màn hình giao diện, chọn phần “Tiền mặt – ngân hàng “ sau đó chọn “ Phiếu thu “.Sẽ xuất hiện một phiếu thu có giao diện như sau : Tại dòng “ Số pt “ nhập 00000331 Tại dòng “ Ngày pt“ nhập ngày 31/12/2007 Tại dòng “tỷ giá” chọn VND, tỷ giá 1.00 Tại dòng “ TK nợ” nhập : TK1111 Tại dòng “Mã khách “ nhấn F5 để tìm mã khách là : NETLINK công ty TNHH Nguyên Liên. Tại dòng “ địa chỉ “ nhập : 12, Lý Nam đế, HK, Hà Nội Tại dòng “ người nộp tiền “ nhập: Anh Đức Tại dòng “ diễn giải “ nhập : thu tiền hàng 00091864 Tại cột “TK có “ và cột “Tên tài khoản” nhập :TK131 phải thu của khách hàng Tại cột “Mã khách ” và cột “tên khách hàng” nhập mã khách là : NETLINK tên khách hàng là công ty TNHH Nguyên Liên. Tại cột “số dư” nhấn F5 để tìm Tại cột “ Phát sinh có VNĐ” nhập : 1 882 789 Tại cột “ diễn giải “ nhập : thu tiền hàng Để lưu vào máy ấn nút “Lưu” Dưới đây là màn hình của Phiếu thu Phiếu thu sau khi nhập vào máy phần mềm kế toán tự động chuyển số liệu để ghi sổ chi tiết thanh toán với từng khách hàng. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, bảng kê số 1, bảng kê số 2 số liệu được tự động vào bảng kê số 11, nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK 131. Để xem in các sổ ta thực hiện các bước như sau: Từ màn hình giao diện vào phần “Tổng hợp ” sau đó chọn “Sổ kế toán theo hình thức NKCT”, sau đó chọn “sổ chi tiết tài khoản” hoặc “bảng kê số 1-11” hoặc “ Nhật ký chứng từ số 1-10” hoặc “sổ cái tài khoản” cần xem. Để xem sổ chi tiết TK131 chọn sổ chi tiết TK131 rồi chọn mã khách hàng ví dụ “NETLINK ”sau đó ấn nút “ chấp nhận”. Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Bảng số 1). Để xem sổ chi tiết TK5111 trong phần “sổ chi tiết” chọn sổ chi tiết TK5111. Sổ chi tiết TK5111(Bảng 2) Để xem bảng kê số 11 trong phần “ Bảng kê số 1-11”, chọn “bảng kê số 11”, sau đó nhập từ bàn phím ngày định xem chứng từ và ấn nút “ chấp nhận”. Bảng kê số 11(Bảng số 3) Để xem nhật ký chứng từ số 8 trong phần “Nhật ký chứng từ số 1-10”, chọn “Nhật ký chứng từ số 8”, sau đó nhập từ bàn phím ngày định xem chứng từ và ấn nút “ chấp nhận”. Nhật ký chứng từ số 8 (Bảng số 4) Để xem sổ cái TK 131 trong phần “sổ cái tài khoản” chọn “ sổ cái tài khoản 131”. Sổ cái TK 131 (Bảng số 5) Làm tương tự với Sổ cái TK 511 (Bảng số 6) (Trích) sổ cái TK 131 Bảng số 5 Phải thu của khách hàng Số dư đầu năm Nợ Có 6.281.479.698 Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK này ..... Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK511 5 104 387 630 TK3331 425 365 636 Cộng SPS Nợ 5 529 753 266 Tổng SPS Có 3 536 007 545 Số dư cuối tháng Nợ 2 158 328 520 4 152 074 241 Có Bảng số 6 (Trích) sổ cái tk 511 Doanh thu bán hàng. Dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK này ... Tháng11 Tháng 12 Cộng TK911 5 104 387 630 Cộng SPS Nợ 5 104 387 630 Tổng số PS Có 5 104 387 630 Số dư cuối tháng Nợ Có 2.3.2.2.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng của công ty bao gồm : Chiết khấu thương mại, giảm giá