Luận văn Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay

tố đầu vào. Để thuận tiện cho nhà quản trị trong quá trình sử dụng báo cáo, thông thường kết cấu mẫu biểu các báo cáo này thường có các cột "kế hoạch" hoặc "kỳ trước" để đối chiếu với kế hoạch, với kỳ trước tình hình thực hiện các chỉ tiêu đó. Ví dụ như: + Báo cáo tình hình tăng, giảm và sử dụng TSCĐ: Cung cấp các chỉ tiêu phản ánh tình hình tăng, giảm và sử dụng TSCĐ của DN để đối chiếu với kế hoạch mua sắm, thanh lý, nhượng bán và kế hoạch sử dụng TSCĐ của đơn vị. + Báo cáo tình hình đảm bảo NLVL cho SX: Cung cấp các chỉ tiêu phản ánh số NLVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ phục vụ SX để đối chiếu với kế hoạch đảm bảo NLVL về mặt số lượng. + Báo cáo tình hình lao động trực tiếp SX: Cung cấp chỉ tiêu phản ánh số lượng lao động thường xuyên, số lượng lao động thuê ngoài, số lượng lao động đảm bảo cho SX để đối chiếu với kế hoạch. Tóm lại, trong chương 1, luận văn đã trình bày khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong DN. Luận văn đã nêu rõ khái niệm, vai trò, chức năng và mục đích của KTQT. Những nội dung trình bày trong chương 1 sẽ là nền tảng cho việc nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế về tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào và đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN Việt Nam hiện nay. Chương 2 Thực trạng tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay 2.1. Quá trình phát triển và vai trò của các Doanh Nghiệp Nhà Nước ở Việt Nam Sau khi giành được độc lập (2/9/1945), nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa non trẻ bắt tay vào xây dựng đất nước, nhưng đến tháng 12/1946 thực dân Pháp quay lại đánh chiếm nước ta một lần nữa. Cả nước phải trải qua 9 năm kháng chiến trường kỳ, cuối cùng giành thắng lợi bằng chiến thắng Điện Biên Phủ (7/5/1954). Trong những năm chiến tranh, các công xưởng, nhà máy nhỏ ở các vùng căn cứ kháng chiến chủ yếu chỉ SX các vũ khí phục vụ cho cuộc kháng chiến. Sau khi chiến tranh kết thúc, Chính phủ cùng toàn dân bắt đầu công cuộc xây dựng đất nước và lúc này các DNNN bắt đầu hình thành với tên gọi ban đầu là các Xí nghiệp, Nhà máy, Nông trường quốc doanh. Từ khi hình thành đến nay, DNNN ở Việt Nam luôn được coi là xương sống của nền kinh tế quốc dân, có vai trò chủ đạo và ảnh hưởng trực tiếp đến sự hưng thịnh hay suy yếu của nền kinh tế. Quá trình phát triển của DNNN Việt Nam, có thể được tóm tắt qua các giai đoạn chủ yếu như sau: * Giai đoạn 1955 - 1960 Chính phủ tiến hành khôi phục và cải tạo xã hội chủ nghĩa nền kinh tế ở miền Bắc. Thực hiện việc công tư hợp doanh các DN tư bản tư nhân ở các vùng bị tạm chiếm trước đây; tiến hành tiếp quản các DN sản xuất lớn như: Nhà máy Xi măng Hải Phòng, Nhà máy Dệt Nam Định, các mỏ than ở Quảng Ninh...; chuyển các công xưởng, nhà máy ở từ các vùng kháng chiến trở về. Trong giai đoạn này, DNNN hình thành và phát triển chủ yếu trong các ngành công nghiệp, tiếp đến là thương mại, giao thông vận tải và dịch vụ bưu chính viễn thông. DNNN gần như chi phối tuyệt đối về số lượng DN, lực lượng lao động cũng như giá trị tổng sản lượng trong các ngành công nghiệp chủ yếu. * Giai đoạn 1960 - 1975 Giai đoạn này đất nước thực hiện hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và đấu tranh thống nhất đất nước. ở miền Bắc bắt tay vào thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất, được sự giúp đỡ của các nước xã hội chủ nghĩa anh em, hàng loạt các DNNN đã được hình thành và đi vào hoạt động như các xí nghiệp ở khu công nghiệp Việt Trì, khu gang thép Thái Nguyên... Các DNNN hoàn toàn giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân và nắm độc quyền trong các lĩnh vực điện lực, khai thác và chế biến nhiên liệu, luyện kim đen, luyện kim màu, cơ khí, hóa chất, vật liệu xây dựng, khai thác chế biến gỗ, thủy tinh, sành sứ, dệt, da, may, nhuộm, thực phẩm, in và văn hóa phẩm. Hoạt động của các DNNN trong giai đoạn này dưới sự chỉ đạo có kế hoạch của Nhà nước, DNNN chủ yếu tập trung vào quản lý các hoạt động SXKD trong phạm vi nội bộ DN còn "đầu vào" và "đầu ra" của DN hoàn toàn tuân theo sự quản lý của Nhà nước. * Giai đoạn từ 1976 - 1986 Sau khi giành được thống nhất đất nước (30/4/1975), Nhà nước bắt tay vào tiếp quản, cải tạo xã hội chủ nghĩa các DN tư bản tư nhân ở miền Nam và tiếp tục xây dựng mới các DNNN trên phạm vi cả nước. Số lượng DNNN trong các ngành công nghiệp và công nghiệp địa phương vẫn chiếm vị trí hàng đầu. DNNN vẫn chiếm vai trò chủ đạo trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Trong giai đoạn này, tư tưởng chỉ đạo của các chính sách và giải pháp phát triển hệ thống DNNN chưa có sự thay đổi so với giai đoạn trước, Nhà nước vẫn tiếp tục quản lý các DNNN theo cơ chế tập trung bao cấp như trước đây chính vì vậy sự phát triển của DNNN đã không được như mong muốn. Ngoài lý do về cơ chế quản lý, còn có hàng loạt các lý do khách quan như: đất nước mới thoát ra khỏi hơn 30 năm chiến tranh, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng cho phát triển kinh tế còn quá lạc hậu, không còn nhận được sự giúp đỡ của các nước anh em như trước... * Từ sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (1986) đến nay Trước những khó khăn trong sự phát triển của nền kinh tế quốc dân nói chung, của các DNNN nói riêng, Nhà nước có chủ trương củng cố về chất lượng khu vực kinh tế quốc doanh thông qua việc thực hiện nhiều cuộc cải cách lớn trong chính sách kinh tế vĩ mô, nhằm phát triển DNNN theo cơ chế thị trường. Trong Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI chỉ rõ: "Phải đổi mới cơ chế quản lý, đảm bảo cho các đơn vị kinh tế quốc doanh có quyền tự chủ, thực sự chuyển sang hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, lập lại trật tự kỷ cương trong hoạt động kinh tế". Quyết định 217/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ngày 14/11/1987 đã đề ra qui chế mới đối với việc quản lý DNNN theo hướng hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, cơ chế thị trường đã bước đầu thay thế cho cơ chế quản lý kế hoạch hóa tập trung trước đó. Tuy nhiên, những thay đổi đó bước đầu mới mang tính chất thử nghiệm, hiệu quả mang lại mới ở một mức độ nhất định, phải tới đầu những năm 1990, sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VII sự thay đổi về cơ chế quản lý nền kinh tế nói chung, thay đổi quản lý đối với các DNNN nói riêng mới thực sự mạnh mẽ. Theo Nghị định số 388/HĐBT, năm 1992 - 1993 đã thực hiện việc chỉnh đốn, sắp xếp và đăng ký lại các DNNN, chấm dứt tình trạng tự phát, tùy tiện thành lập và giải thể DNNN, đảm bảo cho các DNNN hoạt động bình đẳng như các loại hình DN khác. Đồng thời, việc đăng ký lại toàn bộ DNNN đã tạo điều kiện cải tiến quản lý DNNN theo đòi hỏi cao hơn của thời kỳ đổi mới. Năm 1994, Chính phủ ban hành Quyết định số 90/TTg và 91/TTg của Thủ tướng Chính phủ 4-1994 đã hình thành các Tổng công ty 90 (vốn pháp định từ 100 tỷ đến 500 tỷ VNĐ) và Tổng công ty 91 (vốn pháp định trên 500 tỷ VNĐ), thể hiện Nhà nước luôn quan tâm đến việc thực hiện tập trung hóa và tích tụ vốn trong các DNNN để nâng cao qui mô và năng lực sản xuất của DNNN. Tháng 5/1995, Luật DNNN được ban hành, cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành luật đã tạo hành lang pháp lý quan trọng để Nhà nước quản lý DNNN và DNNN từng bước được tổ chức và hoạt động theo pháp luật; Chỉ thị 500/TTg của Thủ tướng Chính phủ tiếp tục sắp xếp tổng thể các DNNN, chuyển một bộ phận DNNN thành công ty cổ phần theo Nghị định 28/CP, đưa các DNNN đi vào hoạt động theo Luật DNNN, xóa bỏ dần chế độ chủ quản của cơ quan hành chính nhà nước cấp trên trực tiếp của các DNNN nhằm tạo thế chủ động trong SXKD cho các DNNN. Thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ 4 Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII), từ giữa năm 1998 đến nay, Thủ tướng Chính phủ đã ra Chỉ thị số 20/1998/CT-TTg về đẩy mạnh sắp xếp và đổi mới DNNN. Chính phủ đã ban hành Nghị định số 44/1998/NĐ-CP về việc chuyển DNNN thành Công ty cổ phần và Nghị định số 103/1999/NĐ-CP về giao, bán, khoán kinh doanh, cho thuê DNNN càng chứng tỏ sự quan tâm của Chính phủ đến việc đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả SXKD trong các DNNN trong giai đoạn hiện nay. Ngày 26/11/2003 Quốc hội thông qua Luật Doanh nghiệp nhà nước thay thế Luật DNNN năm 1995, trong đó quy định ở Điều 1: "Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế do nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ hoặc có cổ phần, vốn góp dưới hình thức công ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn". Điều này cho thấy quan niệm về DNNN đã có những thay đổi cơ bản. Theo Luật Doanh nghiệp nhà nước mới, DNNN gồm: - DN có 100% vốn nhà nước tổ chức, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nhà nước, gọi là công ty nhà nước. - DN có 100% vốn nhà nước tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, dưới hình thức công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn. - DN có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước, tổ chức, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam và các điều luật khác liên quan. Như vậy, từ khi ra đời và trong suốt quá trình phát triển đến nay, DNNN luôn chiếm vị trí quan trọng bậc nhất trong nền kinh tế Việt Nam và là trọng tâm điều hành và quản lý của Nhà nước trong các giai đoạn phát triển của nền kinh tế. Hệ thống DNNN Việt Nam đã và đang đảm nhiệm những vai trò rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam, đó là: * DNNN đã phát huy tốt vai trò trong việc đảm bảo yêu cầu của đất nước trong các giai đoạn lịch sử như phục vụ sản xuất, phục vụ chiến đấu, góp phần ổn định đời sống nhân dân, ổn định và phát triển nền kinh tế. * DNNN đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân, hình thành đòn bẩy thu hút và khuyến khích các thành phần kinh tế khác cạnh tranh phát triển, phát huy sức mạnh tổng hợp của nền kinh tế. * DNNN là công cụ vật chất để nhà nước điều tiết và hướng dẫn nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. * DNNN đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chính sách xã hội và ổn định chính trị - xã hội, góp phần cùng với các khu vực kinh tế khác giải quyết các vấn đề việc làm và thu nhập cho người lao động, xóa đói, giảm nghèo... 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp nhà nước hiện nay Để điều hành hoạt động một cách có hiệu quả, các DNNN đều tổ chức một bộ máy quản lý nhằm thực hiện các chức năng quản lý. Qua khảo sát mô hình bộ máy tổ chức quản lý một số DNNN như Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương, Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp (thuộc Tổng công ty Xây dựng và Phát triển nông thôn), Công ty May 20 (Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng) (Phụ lục 1, 2, 3), chúng tôi nhận thấy: Trong mỗi mô hình tổ chức bộ máy quản lý đều có các bộ phận để thực hiện các chức năng, công việc của quản lý. Tuy nhiên, việc sắp xếp, bố trí, lắp ghép các bộ phận chức năng khác nhau vào cùng một bộ phận có sự khác nhau Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương ghép bộ phận kế hoạch với bộ phận vật tư còn Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp lại bố trí tách ra. Tuy có sự khác nhau như đã nêu ở trên nhưng nhìn chung mô hình tổ chức bộ máy quản lý trong DNNN có thể khái quát qua sơ đồ 2.1. Ban lãnh đạo DN Bộ phận tổ chức hành chính, lao động, tiền lương Bộ phận kế hoạch, kinh doanh Bộ phận vật tư Bộ phận kế toán, tài vụ, thống kê Bộ phận kỹ thuật, chất lượng Bộ phận chức năng khác... Các bộ phận khác: sản xuất, bán hàng, dịch vụ... : Quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý trong DNNN Trong mô hình này, các bộ phận có chức năng cụ thể là: - Ban lãnh đạo: Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động của DNNN, đưa ra các chiến lược SXKD cụ thể trong từng giai đoạn, điều hành, kiểm tra việc thực hiện các chiến lược đó. - Bộ phận tổ chức, hành chính, lao động tiền lương: Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự của đơn vị, thực hiện việc bố trí và sắp xếp cán bộ, đào tạo và phân công lao động cho phù hợp với công việc, thanh toán chế độ cho người lao động theo chính sách của Nhà nước và quy chế của đơn vị, theo dõi các hợp đồng lao động, lập kế hoạch về lao động của đơn vị... - Bộ phận kế hoạch, kinh doanh: Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch KD của đơn vị trong từng giai đoạn (tháng, quý, năm), xây dựng các kế hoạch chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, kế hoạch tiêu thụ, tìm kiếm thị trường, ký kết các hợp động kinh tế giữa DNNN với các chủ thể khác... - Bộ phận vật tư: Lập và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa theo từng giai đoạn, căn cứ vào tình hình tồn kho thực tế, định mức tiêu hao vật tư để lập kế hoạch thu mua, theo dõi, quản lý việc cung ứng, sử dụng vật tư trong đơn vị. - Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách việc thiết kế, chế tạo, cải tiến sản phẩm, nhận chuyển giao công nghệ, cung cấp các định mức kinh tế kỹ thuật, kiểm tra đôn đốc quá trình SX, kiểm tra chất lượng của các SP. - Bộ phận chức năng khác: Tùy thuộc vào quy mô hoạt động của DNNN mà có thể tổ chức thêm các bộ phận chức năng khác như bộ phận tiếp thị, bộ phận xuất nhập khẩu... - Các tổ, đội, phân xưởng, cửa hàng...: Thực hiện các hoạt động SX, bán hàng... - Bộ phận tài chính kế toán: Đặc điểm của việc tổ chức bộ máy kế toán trong các DNNN là bộ máy kế toán kiêm luôn công việc tài vụ và thống kê. Chức năng của bộ phận này ngoài việc ghi chép, phản ánh toàn bộ các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, chấp hành các chế độ hạch toán của Nhà nước, lập báo cáo kế toán theo quy định để cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý các hoạt động của đơn vị còn thực hiện luôn công việc xây dựng kế hoạch nguồn vốn để đảm bảo nhu cầu về vốn KD của đơn vị. Tùy thuộc chính sách chế độ về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước, phụ thuộc vào đặc điểm, quy mô, tính chất hoạt động, yêu cầu quản lý của DN, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán, trình độ trang thiết bị kỹ thuật cho kế toán mà bộ máy kế toán của DN được tổ chức theo mô hình tập trung, phân tán, hoặc vừa tập trung vừa phân tán. Qua tham khảo mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở một số DNNN (Phụ lục 4, 5), chúng tôi thấy mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung chiếm phần lớn. Kế toán trưởng Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Bộ phận kế toán TSCĐ, hàng tồn kho Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc : Quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Trong mô hình này, mỗi bộ phận kế toán phụ trách một công việc kế toán (phần hành kế toán) riêng. Tùy thuộc vào quy mô của DN, đội ngũ nhân viên kế toán mà có thể ghép một số phần hành kế toán vào cùng một bộ phận kế toán. 2.3. Thực trạng tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay Trước khi ban hành và đưa vào áp dụng Luật Kế toán, thuật ngữ KTQT mới chỉ xuất hiện trong các tài liệu nghiên cứu cho nên công tác KTQT các yếu tố đầu vào mới chỉ thể hiện trong các tài liệu nghiên cứu còn trên thực tế công tác kế toán các yếu tố đầu vào được thực hiện theo đúng chế độ kế toán mà Bộ Tài chính quy định. Mặc dù vậy, nội dung công việc KTQT các yếu tố đầu vào (đã đề cập ở chương 1- phần 1.3.4) vẫn được các DNNN tiến hành và được biểu hiện cụ thể như sau. * Đối với việc "Thiết lập hệ thống chỉ tiêu quản trị các yếu tố đầu vào" và "Lập dự toán các yếu tố đầu vào". Trước đây, trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung, công tác kế hoạch được các DN rất chú trọng nên công việc này thường do các bộ phận chức năng thực hiện như bộ phận kế hoạch, bộ phận vật tư, bộ phận tổ chức thực hiện. Hiện nay, qua khảo sát thực tế ở các DNNN trên, chúng tôi thấy rất ít DN tiến hành công tác này (chỉ có Công ty May 20 là thực hiện việc lập kế hoạch SX đối với các mặt hàng là quân, tư trang phục vụ cho bộ đội theo kế hoạch của Tổng cục Hậu cần). Đây là một hạn chế lớn trong công tác quản trị DN. Vẫn biết rằng KD, đặc biệt là KD trong cơ chế thị trường thì thước đo đánh giá hiệu quả của quản trị DN là hiệu quả KD và có nhiều DN vẫn có lợi nhuận dù không tiến hành lập kế hoạch. Nhưng theo chúng tôi, việc lập kế hoạch vẫn rất cần thiết vì không lập kế hoạch thì DN không có cơ sở để đánh giá kết quả công việc cũng như mục tiêu phấn đấu. Mặt khác, đối với các DNNN thì kế hoạch KD không chỉ phục vụ cho quản trị DN mà còn phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô. * Đối với việc "Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin về các yếu tố đầu vào theo các chỉ tiêu đã xây dựng", "Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin về các yếu tố đầu vào" và "Tổ chức cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào" phục vụ cho việc ra quyết định. Công việc này do bộ phận kế toán đảm nhận được biểu hiện cụ thể là: Bộ phận kế toán tổ chức, hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu ở từng bộ phận, thu nhận, kiểm tra thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành về các yếu tố đầu vào ở từng bộ phận trong DN bằng các chứng từ kế toán. Sau khi thu nhận các chứng từ ban đầu, kế toán tiến hành tổng hợp, hệ thống hóa thông tin trên các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, lập các báo cáo kế toán phục vụ cho việc lãnh đạo, điều hành hoạt động về các yếu tố đầu vào bằng các phương pháp của mình. Sau đây luận văn trình bày thực tế công tác kế toán các yếu tố đầu vào tại một số DNNN trong lĩnh vực SX trên địa bàn Hà Nội. 2.3.1. Kế toán nguyên liệu vật liệu * Chứng từ kế toán sử dụng Các DN đã thực hiện việc ghi chép ban đầu và lập các chứng từ kế toán theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành. * Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán hàng tồn kho được tiến hành theo hai phương pháp là: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Phần lớn các DNNN thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên đối với kế toán NLVL. * Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu - Lập danh điểm NLVL Lập danh điểm NLVL là qui định cho mỗi thứ NLVL một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, qui cách, kích cỡ của chúng. Qua khảo sát thực tế tại các DNNN trên chúng tôi thấy: Có DNNN sử dụng chữ số để lập danh điểm NLVL như Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương (xem Bảng kê nhập - xuất - tồn kho của công ty - trang 44), có DN sử dụng cả ký hiệu bằng số và bằng chữ như Công ty May 20 (xem Bảng kê nhập - xuất - tồn kho của công ty - trang 48). Việc lập danh điểm như vậy đã giúp kế toán cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý NLVL một cách chi tiết, tỉ mỉ, chặt chẽ theo từng loại, từng thứ NLVL đồng thời giúp cho việc ghi chép, tổng hợp số liệu trên các sổ kế toán chi tiết được thuận tiện (đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán). Tuy nhiên cũng có DN không thực hiện công việc này như Công ty vật liệu xây dựng và xây lắp. - Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu Có ba phương pháp kế toán chi tiết NLVL: phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Qua kết quả khảo sát thực tế (bảng 2.1), chúng tôi thấy phần lớn các DN áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Bảng 2.1: Khảo sát thực tế phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu tại một số doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Hà Nội TT Tên doanh nghiệp Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư KT máy KT thủ công KT máy KT thủ công KT máy KT thủ công 1 Công ty Thăng Long - Bộ Quốc phòng x 2 Công ty xây dựng số 2- Tổng CT xây dựng Hà Nội x 3 Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương x 4 Công ty Hóa chất sơn Hà Nội x 5 Xí nghiệp Sản xuất dụng cụ TDTT Hà Nội x 6 Công ty Vật tư nông sản Hà Nội x 7 Công ty Cơ khí Hà Nội x 8 Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc phòng x 9 Công ty Xe đạp, xe máy Đống Đa x 10 Công ty Hóa phẩm dầu khí x 11 Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp x 12 Công ty Cơ điện Trần Phú x 13 Công ty Rượu nước giải khát Thăng Long x 14 Công ty X 20 Bộ Quốc phòng x Trình tự ghi sổ theo phương pháp này được khái quát theo sơ đồ 2.3. Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày, hoặc định kỳ Đối chiếu cuối tháng Sơ đồ 2.3: Kế toán chi tiết NLVL theo phương pháp ghi thẻ song song Tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương Kế toán chi tiết NLVL đã được thực hiện theo đúng sơ đồ trên. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất kho NLVL, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, kế toán tiến hành nhập vào chương trình kế toán trên máy vi tính Các thông tin từ Phiếu nhập kho số 10 ngày 3/3/2004 và Phiếu xuất kho số XNLT03 ngày 5/3/2004 được chương trình máy tính tự động xử lý, tính toán và đưa ra kết quả như sau: Sổ chi tiết tài khoản 152.1 của vật liệu Bột cá Minh hải (trang 43) và Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn kho tài khoản 152.1 của các loại nguyên vật liệu chính trong tháng 3/2004 (trang 44). Đến cuối tháng hoặc định kỳ thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho (trang 45) với sổ kế toán chi tiết với của từng thứ NLVL nhằm quản lý chặt chẽ cả về mặt hiện vật và giá trị. Tại Công ty May 20 Kế toán NLVL cũng thực hiện tương tự: Căn cứ vào các phiếu xuất kho số 6 ngày 7/1/2004 (trang 45), phiếu nhập kho số 17 ngày 30/1/2004 (trang 46) kế toán tiến hành nhập vào chương trình máy tính. Tại Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp Do đặc điểm SX là các công trình xây dựng ở xa công ty nên các chứng từ về nhập, xuất NLVL do các đội xây dựng gửi lên theo từng công trình mà họ đang thi công. Kế toán chủ yếu thu nhận các chứng từ này để tổng hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình. Ban Vật tư của Công ty có chức năng KD vật tư theo cơ chế khoán (số tiền phải nộp về công ty tính bằng 1% doanh thu) và hàng tháng Ban Vật tư gửi các chứng từ nhập xuất kho về để Công ty kiểm tra, đối chiếu mà thôi, công việc hạch toán chi tiết cụ thể do cán bộ của Ban Vật tư thực hiện, cuối kỳ gửi báo cáo để kế toán kiểm tra. Do đó kế toán Công ty không lập các sổ chi tiết NLVL. Trên thực tế qua việc khảo sát công tác kế toán NLVL ở các công ty trên chúng tôi nhận thấy: * Về ưu điểm - Về công tác hạch toán ban đầu Phần lớn các DNNN đã thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đầu, sử dụng và ghi chép chứng từ về NLVL theo đúng quy định của Nhà nước làm cơ sở để kế toán cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin (tổng hợp và chi tiết) về tình hình NLVL phục vụ cho quản lý của DN. Các DN áp dụng kế toán máy đã thực hiện việc lập danh điểm NLV theo yêu cầu quản lý cụ thể của DN mình. - Về công tác kế toán tổng hợp Các DNNN đã thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành. - Về công tác kế toán chi tiết Kế toán chi tiết NLVL ở các DN trên đã cung cấp thông tin một cách thường, xuyên liên tục về từng thứ NLVL giúp cho nhà quản trị nhận biết một cách chặt chẽ tình hình dự trữ, bảo quản, sử dụng của từng thứ NLVL; quản lý cả về mặt số lượng và giá trị. Kế toán chi tiết NLVL đã cung cấp các thông tin giúp cho nhà quản trị có thể kiểm tra tình hình chấp hành các định mức dự trữ, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng NLVL; phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng NLVL... để từ đó có các quyết định quản lý đúng đắn. Công việc kế toán chi tiết NLVL ở các DN này được sự hỗ trợ rất đắc lực của máy tính. Tuy nhiên, có một thực tế là đối với các DN tiến hành kế toán thủ công khi thực hiện kế toán chi tiết NLVL theo phương pháp ghi thẻ song song, kế toán không tính được số lượng và giá trị tồn cuối ngày của từng loại NLVL. Do đó, thông tin của kế toán chưa được thường xuyên, liên tục, chưa đáp ứng được yêu cầu của quản lý. Nguyên nhân của tình trạng này là do phần lớn các DN thực hiện kế toán thủ công đều áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền cả kỳ cho nên không ghi được chỉ tiêu giá trị hàng ngày, còn nếu áp dụng các phương pháp tính giá xuất kho hàng ngày thì khối lượng tính toán và ghi chép quá lớn. * Về hạn chế - Mặc dù hệ thống danh điểm NLVL đã bước đầu đáp ứng được nhu cầu quản lý và ghi chép chi tiết nhưng vẫn chưa dựa vào các phương pháp quản trị hàng tồn kho hiện đại (ví dụ phương pháp ABC) để quản lý có hiệu quả hơn. - Trên thực tế các DNNN trên đều chưa chú trọng đến công tác lập kế hoạch cũng như công tác phân tích hoạt động KD nên tác dụng của số liệu kế toán cung cấp về NLVL còn hạn chế. - Để tiến hành SX liên tục, các DN đã dự trữ NLVL đầy đủ cho nhu cầu SX. Tuy nhiên gắn liền với NLVL dự trữ là hàng loạt các chi phí như: + Chi phí đặt hàng: Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng như: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại). Theo chế độ tác kế toán hiện hành một phần các chi phí này trong các DN kinh doanh thương mại được phản ánh ở tài khoản cấp II TK156.2 - Chi phí thu mua hàng hóa, còn đối với các DNSX thì được tính vào chi phí quản lý quản lý doanh nghiệp. + Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ. Những chi phí này có thể được thống kê theo bảng dưới đây: Bảng 2.2: Chi phí lưu kho nguyên liệu vật liệu Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị NLVL dự trữ 1. Chi phí về nhà cửa và kho tàng: - Tiền thuê hoặc khấu