Luận văn Tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi

động trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực cơ khí chế tạo. Song với sự nỗ lực của Ban lãnh đạo cùng toàn bộ cán bộ công nhân viên, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty đã không ngừng phát triển, sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng, phong phú, đảm bảo chất lượng, qui cách mẫu mã mà Bộ đề ra. Hơn 40 năm qua hầu như năm nào công ty cũng hoàn thành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao và luôn làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước,đời sống cán bộ công nhân viên cũng không ngừng được cải thiện. Dưới đây là một số chỉ tiêu công ty đã đạt được trong 3 năm qua: Đơn vị tính:đồng STT Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1 Giá trị tổng sản lượng 32.400.000.000 40.145.150.888 55.703.546.054 2 Doanh thu bán hàng 27.158.668.565 34.285.588.105 51.947.695.453 3 Các khoản nộp Ngân sách 1.139.174.445 1.690.291.445 3.065.556.637 4 Số cán bộ công nhân viên(người) 380 385 425 5 Thu nhập bình quân 1.036.236 1.226.257 1.336.537 6 Nguồn vốn kinh doanh: -Vốn lưu động -Vốn cố định 6.812.300.533 2.371.943.626 4.440.356.907 6.812.300.533 2.371.943.626 4.440.356.907 7.244.179.533 2.371.943.626 4.872.235.907 Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 425 người, trong đó số công nhân trực tiếp sản xuất là 350 người , số cán bộ nhân viên quản lý là 60 người, nhân viên phục vụ là 15 người. Ngoài ra còn có công nhân viên hợp dồng theo vụ việc là 200 người. Do đặc điểm sản xuất là ngành cơ khí, yêu cầu công việc nặng nhọc nên lực lượng lao động chủ yếu là nam giới (chiếm 80% trong tổng số lao động ). Nói chung hầu hết người lao động đều hăng hái, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn, tay nghề cao, có ý thức kỷ luật lao động tốt nên việc sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. 2.1.2-Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty Cơ khí-Điện Thuỷ Lợi. Công ty Cơ khí-Điện Thuỷ Lợi là một doanh nghiệp sản xuất có qui mô vừa, chuyên thiết kế, chế tạo, lắp đặt và sửa chữa các loại máy móc, thiết bị thuỷ lợi, các trạm thuỷ điện nhỏ,trạm bơm điện, sản xuất cấu kiện kim loại và lắp đặt trang bị điện, công nghiệp điện dân dụng phục vụ không chỉ riêng ngành thuỷ lợi mà còn đáp ứng nhu cầu của nhiều ngành kinh tế quốc dân. Do đặc tính như vậy nên sản phẩm của công ty thường mang tính chất đơn chiếc, làm theo đơn đặt hàng của từng công trình và sản xuất sản phẩm chủ yếu thông qua hai giai đoạn chính là chế tạo tại công ty và lắp đặt tại chân công trình.Vì vậy sản phẩm có chu kỳ kinh doanh dài, qui mô sản xuất lớn, thời gian quay vòng vốn chậm. Để phù hợp với đặc điểm trên, công ty được chia thành khối văn phòng và 6 xí nghiệp nhỏ trực tiếp sản xuất. Mỗi xí nghiệp là một đơn vị độc lập, chịu sự điều hành của ban giám đốc công ty. Như vậy, mô hình tổ chức sản xuất của công ty được tổ chức theo từng xí nghiệp với chức năng, nhiệm vụ sản xuất riêng và được thể hiện cụ thể dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất của Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi. Xí nghiệp gia công nóng Xí nghiệp cơ khí Xí nghiệp lắp máy I Xí nghiệp lắp máy II Xí nghiệp cơ điện Xí nghiệp bơm điện & công trình thuỷ công ty - Xí nghiệp Gia công nóng: Có nhiệm vụ đúc, rèn, dập, tán, uốn các chi tiết cấu thành nên sản phẩm. - Xí nghiệp Cơ khí : Có nhiệm vụ là chuyên gia công, cắt gọt các chi tiết kim loại phục vụ cho công trình như sản xuất các bulông, êcu… - Xí nghiệp lắp máy I và II: Có nhiệm vụ là chuyên gia công và lắp ráp các thiết bị cơ khí và các kết cấu kim loại của công trình theo đồ án thiết kế được duyệt theo yêu cầu của khách hàng. Quá trình gia công và lắp ráp của hai xí nghiệp này thường tạo nên thực thể (phần chính) của sản phẩm - Xí nghiệp Cơ điện: Có nhiệm vụ quản lý mạng điện, gia công và lắp ráp các thiết bị điện, tủ bảng điện cao thế và hạ thế, sửa chữa máy móc công cụ điện. - Xí nghiệp bơm điện và công trình thuỷ: Có nhiệm vụ chính là thay thế và lắp ráp các loại bơm điện , chế tạo sửa chữa các thiết bị về trạm bơm điện. 2.1.3- Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty. Do sản phẩm của công ty là các sản phẩm Cơ khí-Điện thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản, chuyên ngành thuỷ lợi phục vụ chủ yếu cho lĩnh vực sản xuất nông nghiệp như : máy đóng mở quay tay và cửa cống các loại, máy đóng mở chạy điện từ 10-100 tấn, cơ cấu phun xoay phục vụ cho giao thông biển.....đòi hỏi tính chính xác cao nên các sản phẩm đều phải trải qua quá trình kiểm tra nghiêm ngặt, qui trình sản xuất sản phẩm phải được thực hiện chặt chẽ, hợp lý qua các khâu. Làm được như vậy sản phẩm của công ty đảm bảo đạt chất lượng tốt, hoàn thành đúng hoặc vượt mức kế hoạch, đảm bảo thời gian giao hàng do đó sẽ nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm được thể hiện dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty Cơ khí- Điện Thuỷ lợi. Rèn, đập Giai đoạn 1: tạo phôi, nhiệt, luyện tôi mài Kết cấu hình Giai đoạn 2: cắt, gọt Tiện Phay Bào Khoan,doa Mài Bộ phận Tổng thành Rèn, đập Giai đoạn 3: Gia công và lắp đặt Giai đoạn 4: Lắp 2.1.4- Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Cơ khí -Điện Thuỷ lợi Để đảm bảo cho việc sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả, công ty Cơ khí -Điện Thuỷ lợi tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ theo mô hình trực tuyến, tham mưu phù hợp với đặc điểm, quy trình sản xuất của công ty. Đứng đầu bộ máy quản lý của công ty là Giám đốc công ty, giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc và hệ thống các phòng ban chức năng. Cụ thể ,bộ máy quản lý đựơc thực hiện như sau: Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cơ khí - Điện Giám Đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán thống kê Phòng kỹ thuật Thuỷ Lợi - Giám đốc công ty: là người đứng đầu có thẩm quyền cao nhất điều hành mọi hoạt động của công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc Giám đốc trong khâu kinh doanh từ việc xử lý thông tin đến khảo sát, thiết kế dự toán, làm các thủ tục nhận thầu, đấu thầu. - Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc Giám đốc khâu kỹ thuật toàn công ty. - Phòng tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm điều hành tổ chức các hoạt động chung phục vụ cho vấn đề xã hội tinh thần toàn công ty, giúp Giám đốc trong công tác tổ chức lao động, điều hành lao động hay công tác của cán bộ công nhân viên... - Phòng kinh tế kế hoạch: Tìm kiếm các hợp đồng và xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung ứng vật tư cho sản xuất của toàn công ty. - Phòng kỹ thuật: Thiết kế, thuyết minh các sản phẩm, triển khai các phương án kỹ thuật. - Phòng kế toán-thống kê: có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho Giám đốc, phục vụ cho công tác quản lý KT và quan hệ chức năng với các phòng ban chức năng khác trong lĩnh vực KTTC,thống kê ,tiền lương... 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi. 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được kịp thời tình hình hoạt động của công ty, là một doanh nghiệp có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn, Công ty Cơ khí-Điện Thuỷ lợi đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán-thống kê của công ty và ở các xí nghiệp trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tổ chức ghi chép ban đầu, thu nhận chứng từ và gửi về phòng kế toán-thống kê của công ty. Kế toán vật tư và tiêu thụ Kế toán tiền lương và BHXH Thủ quĩ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Các nhân viên kế toán ở các xí nghiệp Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cơ khí-Điện Thuỷ lợi. - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ giám sát, tổ chức và điều hành toàn bộ mạng lưới kế toán- tài chính của công ty, đồng thời phải báo cáo một cách kịp thời chính xác đúng đắn với giám đốc tình hình và kết quả hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, tham gia đóng góp ý kiến với Giám đốc để có biện pháp quản lý đầu tư có hiệu quả. - Kế toán vật tư kiêm tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán theo dõi tình hình biến động của vật liệu, công cụ, dụng cụ cả về số lượng và giá trị.Hàng tuần, hàng tháng lập phiếu xuất, bản kê vào sổ chi tiết từng phiếu sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất, phiếu nhập. Hàng quí lập bảng phân bổ vật liệu và giá thành sản phẩm, giám sát tình hình tiêu thụ sản phẩm. - Kế toán tiền lương và BHXH: Có nhiệm vụ hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lương, phân tích việc sử dụng lao động và định mức lao động, lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, tiền thưởng, lập bảng phân bổ tiền lương dựa trên bảng chấm công. - Kế toán thanh toán : Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ như hoá đơn bán hàng, các chứng từ nhập - xuất kho để lập các phiếu thu, phiếu chi, viết séc, uỷ nhiệm chi, lập bảng kê chứng từ thu, chi tiền mặt, chứng từ ngân hàng, làm các thủ tục vay trả ngân hàng, chứng từ thanh toán với người mua, vào sổ kế toán tài khoản tiền gửi, tiền vay, đôn đốc tình hình thanh, quyết toán các công trình, theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ... - Kế toán tổng hợp : Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kèm theo các bảng kê, các chứng từ gốc để vào Sổ cái, hàng tháng, hàng quý tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Giám sát và hạch toán tình hình biến động tài sản cố định cả về số lượng và giá trị, hàng năm tiến hành kiểm kê tài sản, tính và trích khấu hao tài sản, phân bổ vào giá thành sản phẩm, phản ánh tình hình kết quả kinh doanh của công ty. - Thủ quỹ: Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền mặt, quản lý quĩ tiền mặt của công ty. - Bộ phận kế toán ở các xí nghiệp: Có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và báo cáo về phòng kế toán thống- kê của công ty theo đúng định kỳ. Tại công ty Cơ khí- Điện Thuỷ lợi công tác kế toán vẫn thực hiện ghi chép thủ công tuy nhiên công ty có trang bị máy vi tính để trợ giúp nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán. 2.1.5.2: Hình thức sổ kế toán sử dụng ở công ty. Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141 QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 và vào năm 1999 có bổ sung thêm một số tài khoản mới nhằm phục vụ công tác hạch toán thuế giá trị gia tăng. Đồng thời, công ty đã mở chi tiết một số tài khoản nhằm quản lý cụ thể, các loại vốn, tài sản và nhằm mục đích phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ và hệ thống sổ sách tổng hợp, chi tiết tương ứng tương đối phù hợp với tình hình hạch toán kế toán chung của công ty. Cụ thể, bộ phận kế toán của công ty sử dụng một số loại sổ, thẻ chi tiết như : Sổ tài sản cố định ; Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm ; thẻ kho; Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh; thẻ tính giá thành sản phẩm ; Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả; Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, ngân sách … Sổ chi tiết bán hàng; Các bảng phân bổ: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng phân bổ nguyên vật liệu và CCDC, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định và một số sổ tổng hợp : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ cái như sổ cái TK 111, 112, 136, 331, 336, 154, 621, 622, 627... * Quy trình ghi sổ. Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó CTGS được dùng để nhập vào máy và xử lý dữ liệu đầu vào bằng cách sử dụng các công thức và hàm trong Excel. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế toán phải khoá sổ, đối chiếu số liệu giữa sổ đăng ký CTGS với bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết ). Cuối năm, căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái và các tài khoản chi tiết có liên quan, kế toán tổng hợp tiến hành lập các báo cáo năm của công ty. Cụ thể, quy trình ghi sổ được thể hiện dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 2.5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Máy xử lý rhông tin kết xuất thông tin. : Đối chiếu kiểm tra. Theo quy định hạch toán tài chính của công ty, ngoài những báo cáo tài chính : Bảng cân đối kế toán B01-DN , Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh B02-DN , Báo cáo lưu chuyển tiền tệ B03-DN , Thuyết minh báo cáo tài chính B09-DN công ty còn lập thêm một số báo cáo khác như: Báo cáo công nợ, báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nhập, xuất và tồn kho của hàng tồn kho… nhằm mục đích phục vụ cho công việc kế toán và cung cấp thông tin cho việc quản trị trong doanh nghiệp. 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty Cơ khí- Điện Thuỷ Lợi. 2.2.1. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất. 2.2.1.1. Đặc điểm chi phí sản xuất của công ty Cơ khí- Điện Thuỷ Lợi. Mỗi doanh nghiệp sản xuất ở các ngành nghề khác nhau thì đặc điểm sản xuất, đặc điểm sản phẩm cũng khác nhau. Theo đó, chi phí sản xuất phát sinh ở mỗi ngành cũng có những đặc thù riêng. Công ty Cơ khí - Điện Thủy lợi là doanh nghiệp sản xuất hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản chuyên ngành thuỷ lợi, sản phẩm của công ty thường là ống sắt thép, ống máy bơm, đê kè...nơi sản xuất cũng là nơi tiêu thụ do đó chi phí sản xuất có một số đặc điểm sau: - Do quy trình sản xuất phức tạp, quy mô sản xuất lớn và sản xuất sản phẩm đơn chiếc nên chi phí sản xuất thường được tập hợp theo công trình hoặc theo từng đơn đặt hàng. - Là doanh nghiệp sản xuất - chế tạo và lắp đặt các thiết bị thuộc về cơ khí- điện nên chi phí nguyên vật liêụ trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 70- 80% giá trị sản phẩm ). Vật liệu chính thường bỏ ngay từ khi bắt đầu sản xuất. - Chi phí sản xuất theo từng khoản mục cho từng công trình phần lớn là dựa trên định mức do phòng kế hoạch vật tư xây dựng sẵn. Định mức này sẽ là cơ sở để kế toán vật tư xuất nguyên vật liệu. 2.2.1.2. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất tại công ty. Xuất phát từ đặc điểm của công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi, đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất được kế toán xác định là từng đơn đặt hàng, từng công trình (theo nơi chịu chi phí) và từng xí nghiệp, toàn công ty (theo nơi phát sinh chi phí). Các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được kế toán tập hợp trực tiếp cho các đối tượng kế toán tập hợp chi phí nếu chi phí đó liên quan đến từng đối tượng. Các chi phí liên quan đến nhiều đối tượng kế toán tập hợp chi phí thì kế toán sử dụng phương pháp phân bổ gián tiếp. Tiêu thức phân bổ được công ty sử dụng là: tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp định mức..... 2.2.1.3. Phân loại chi phí sản xuất ở công ty Cơ khí- Điện Thuỷ Lợi. Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty cũng như theo quy định của Nhà nước, chi phí sản xuất được chia theo các khoản mục sau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là những chi phí về vật liệu chính (các loại sắt, thép, tôn…), vật liệu phụ (đất đèn, ôxi, sơn eposy…), nhiên liệu (gas, dầu diezen…) sử dụng vào mục đích trực tiếp sản xuất sản phẩm của Công ty. - Chi phí nhân công trực tiếp: Là những chi phí về tiền lương gồm lương sản phẩm cá nhân trực tiếp, lương sản phẩm tập thể, lương thời gian, các khoản phụ cấp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất. - Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở các xí nghiệp ngoài hai khoản mục trên. Để phục vụ cho công tác quản lý trong từng xí nghiệp theo quy định hiện hành, đồng thời giúp kế toán thuận lợi trong việc xác định các chi phí sản xuất theo yếu tố, toàn bộ chi phí sản xuất chung phát sinh tại các xí nghiệp được chia thành: + Chi phí nhân viên xí nghiệp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương mà Công ty phải trả cho các giám đốc, nhân viên xí nghiệp. + Chi phí dụng cụ đồ dùng: Bao gồm chi phí như dụng cụ bảo hộ lao động, đồ dùng phục vụ sản xuất: búa, kính hàn, pam, mũi khoan… + Chi phí khấu hao TSCĐ: Là toàn bộ số tiền trích khấu hao TSCĐ sử dụng ở xí nghiệp như : Máy tiện, máy khoan từ tính, máy hàn… + Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí về điện, nước, điện thoại, sửa chữa TSCĐ thuê ngoài phát sinh... + Chi phí khác bằng tiền: chi tiếp khách, giao dịch, chi phí khác bằng tiền trong phạm vi xí nghiệp. 2.2.1.4. Nội dung kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại công ty. 2.2.1.4.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tại công ty Cơ khí - điện thuỷ lợi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm (khoảng 70% đến 80%). Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong sản xuất các loại sản phẩm bao gồm: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nguyên liệu...trong đó: - Nguyên vật liệu chính gồm các loại sắt tròn ỉ20-ỉ200,sắt 9kc-ỉ22,sắt gai, sắt lục lăng..., các loại thép như thép buộc 11 ly, thép INOC, thép nhíp, thép L 35*25, thép U 280*80... các loại tôn: tôn 8 ly, tôn 10 ly... - Vật liệu phụ gồm: các loại que hàn, oxi, đất đèn, dây kẽm. - Nguyên vật liệu gồm: xăng, dầu diezel, gas. Căn cứ vào phiếu sản xuất do phòng Kế hoạch vật tư chuyển sang, Kế toán vật tư viết phiếu nhập kho theo sản lượng, chủng loại quy cách đã định mức trong phiếu xuất kho. Sau đó giao phiếu xuất kho cho bộ phận cần vật liệu đó để đưa xuống kho. Thủ kho sau khi giao vật tư giữ lại phiếu xuất kho làm căn cứ ghi thẻ kho định kỳ một ngày 10 lần, các phiếu nhập – xuất kho được chuyển về cho Kế toán vật tư. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành hoàn thiện chứng từ bằng cách điền cột đơn giá và tính giá thành tiền của các vật liệu xuất kho. Đánh giá vật tư xuất kho ở Công ty cơ khí điện thuỷ lợi được xác định theo phương pháp nhập trưóc xuất trước. Thực tế kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty được thể hiện qua số liệu kế toán của công trình Vạn Thắng - một trong số những công trình đã được thực hiện từ tháng 8-2001 và đã hoàn thành cuối quý IV năm 2001. Biểu số 01: Đơn vị: Công ty Cơ khí- Điện Thuỷ Lợi. Số: 251/KH 2001 Phiếu sản xuất Đặt cho xí nghiệp: Lắp máy I Sản xuất cho: công trình Vạn Thắng Chi tiết : cánh cửacống Số lượng: 01 chiếc Nguyên công và quy cách: tạo phôi Chuyển cho xí nghiệp gia công nóng doa và lắp máy II sơn chống rỉ Ngày giao:2/12/2001 Ngày hoàn thành: 27/12/2001 Điều độ: T.P KHVT (ký, họ tên) Phần định mức theo bản vẽ 1) Vật tư công ty cấp: - Sắt 9KC- φ22: 740 kg - Sắt lục lăng: 580 kg - Thép DN- φ60: 490 kg 2) Định mức lao động: 138 công 4/7 Người định mức TP kỹ thuật (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kiểm nghiệm Người kiểm Nhập kho Thủ kho Phần thanh toán Căn cứ vào phiếu sản xuất do phòng kế hoạch- vật tư chuyển sang, kế toán vật tư sẽ dựa vào barem khối lượng của từng qui cách vật tư xác định khối lượng của từng loại vật tư. Trên cơ sở khối lượng vật tư qui đổi, kế toán viết phiếu xuất kho số117 cho xí nghiệp cơ khí như sau: Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ/1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Biểu số 02: Đơn vị: Công ty Cơ khí- Điện Thuỷ Lợi. Địa chỉ: Km 10- QL1A, Thanh Trì,Hà Nội. Phiếu xuất kho Ngày 05 tháng 12 năm 2001 Số: 117 Nợ: 621 Có:152 Họ, tên người nhận hàng: Anh Hà Địa chỉ (bộ phận): XNLMI Lý do xuất kho: theo PSX số 251-KH2001 – công trình Vạn Thắng Xuất tại kho: Chị Nga STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu Thực cầu xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1. 2. 3. Sát KC – φ 22 Sát lục lăng Thép DN- φ 60 Kg Kg Kg 740 580 490 490 5320 5500 5150 3.936.800 3.190.000 2.523.500 Cộng 9.650.300 Xuất, ngày 05 tháng 12 năm 2001 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu xuất kho ở Công ty được lập thành 2 liên: 1 liên để lưu, 1 liên kế toán vật tư giao cho bộ phận sử dụng để xuống kho lấy vật tư và giao lại cho thủ kho. Định kỳ 10 ngày một lần, thủ kho mang các chứng từ kho giao cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ và đó là các chứng từ gốc. Sau khi hoàn thiện chứng từ, kế toán vật tư tiến hành lập định khoản ngay trên chứng từ Nợ TK 621: 9.650.300 (chi tiết công trình Vạn Thắng: 9.650.300) Có TK 152: 9.650.300 Như vậy ở phòng kế hoạch vật tư không lưu bản nào, khi phòng vật tư muốn lấy số liệu về tình hình tồn kho vật tư thì lại phải mượn liên lưu tại phòng kế toán. Điều này làm cho cả hai bộ phận đều mất thời gian và làm mất khả năng đối chiếu giữa hai phòng. Theo em, Công ty nên mở thêm một liên nữa giao cho phòng kế hoạch vật tư để theo dõi tình hình vật tư, tránh tình trạng khi cần lại phải đi mượn và đảm bảo quan hệ đối chiếu, kiểm tra giữa số liệu trên sổ của kế toán vật tư và trên sổ của phòng kế hoạch vật tư. Các phiếu nhập - xuất kho còn được dùng làm căn cứ để kế toán vật tư ghi sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng loại vật tư ở Công ty. Trong tháng khi nhận được phiếu nhập - xuất kho vật tư kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư theo lượng thực nhập - xuất. Đơn giá nhập là trị giá thực tế của vật tư nhập kho. Đơn giá xuất là giá thực tế theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Sau mỗi lần nhập - xuất vật tư, kế toán vật tư phải tính lượng vật tư tồn kho để ghi vào cột tồn trên sổ. Hàng quý, kế toán mới cộng số phát sinh quý và tính ra số dư cuối kỳ. Các chứng từ gốc còn là căn cứ để định kỳ kế toán lập bảng kê chi tiết vật tư xuất dùng ( xem biểu số 03). Biểu số 03: Bảng kê chi tiết vật tư xuất dùng Tháng12 năm 2001 TT Diễn giải SCT TK Nợ TK Có 621 … 152 ... I. Công trình Vạn Thắng 1. A.Hà - LMI cánh cửa cống 117 9.650.300 9.650.300 2. A.Sơn – XNGCN – doa 125 2.817.500 2.817.500 .................................... .................... ................ A.Tuấn – LMII – sơn 282 1.580.000 1.580.000 Cộng công trình Vạn Thắng 148.790.650 148.790.650 II. Công trình Quảng Trị A.Oánh - PX nhận dây kẽm 56 678.492 678.492 A.Hoan - LMI nhận máy phát 173 79.994.000 79.994.000 .............................................. ................. ................. Cộng công trình Quảng Trị 97.540.530 97.540.530 III. Công trình Linh Cảm A.Dũng – XNCK – nhận xilanh 176 12.198.700 12.198.700 A.Nhạc – LMII – nhận van 175 42.650.255 42.650.255 ........................................ .................. .................. Cộng công trình Linh Cảm 75.642.000 75.642.000 ...................................................... ...................... ................. Cộng 1.036.123.649 1.036.123.649 Ngày 30 tháng 12 năm 2001 Người lập Bảng kê này tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ theo từng công trình một cách chi tiết.Cuối kỳ, từ số liệu trên bảng kê chi tiết kế toán lấy dòng cộng của từng công trình để ghi vào bảng kê tổng hợp ( xem biểu số 04 ).  Biểu số 04: Bảng kê Tổng hợp vật tư xuất dùng Tháng12 năm 2001 TT Diễn giải TK Nợ TK Có 621 627 642 152 153 I. Sản xuất chính 1. CTr Vạn Thắng 148.790.650 148.790.650 2. CTr Quảng Trị 975.540.530 975.540.530 3. CTr Linh Cảm 75.642.000 75.642.000 .... .......................... Cộng 1.036.123.649 1.036.123.649 II. Phục vụ sản xuất 13.407.000 4.360.400 9.046.600 III. QLDN 527.900 527.900 Tổng cộng 527.900 1.041.011.949 9.046.600 Ngày 30 tháng 12 năm 2001 Người lập Căn cứ vào bảng kê tổng hợp vật tư xuất dùng quí IV năm 2001, kế toán vật tư lấy số liệu cộng của từng khoản mục để lập chứng từ ghi sổ số 329A (Xem biểu số 05 ) và chứng từ ghi sổ số 329B ( xem biểu số 06 ) Biểu số 05: Chứng từ ghi sổ Số: 329A Ngày 30 tháng 12 năm 2001 Trích yếu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Phân bổ vật liệu 621 1.036.123.649 Tháng 12 năm 2001 627 4.360.400 642 527.900 152 1.041.011.949 Kèm theo...chứng từ gốc. Kế toán trưởng Người lập Biểu số 06 : Chứng từ ghi sổ Số : 329B Ngày 30 tháng 12 năm 2001 Trích yếu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Phụ tùng dụng cụ thay thế tháng 12 năm 2001 627 153 9.046.600 9.046.600 Kèm theo...chứng từ gốc. Kế toán trưởng Người lập Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán lấy số liệu tổng của các chứng từ ghi sổ bên Nợ hoặc bên Có ghi sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ này được dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh vào cuối kỳ. Biểu số 07: Đơn vị : Công ty Cơ khí- Điện Thuỷ lợi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2001 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng .