Luận văn Tổ chức kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I – Thông Tấn Xã Việt Nam

iệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng cấp bậc lương ... cho các cá nhân trong doanh nghiệp. Phòng tổ chức - hành chính: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc về việc quản lý các hồ sơ của công ty, nghiên cứu những chính sách, chế độ liên quan đến các cán bộ, công nhân viên trong công ty như vấn đề tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT,... và xây dựng nội quy, quy chế kỹ thuật lao động, tuyển dụng lao động. Tuy nhiên, các chính sách, chế độ hay nội quy trước khi đi vào thực hiện trong công ty đều phải qua giám đốc ký duyệt. Phòng kế hoạch vật tư: Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất và tìm kiếm khách hàng cũng như nguồn hàng cho công ty. Các kế hoạch, định mức trong doanh nghiệp, các kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch tăng năng suất lao động... phòng đều tham gia giúp đỡ giám đốc và sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng. Phòng còn có nhiệm vụ lập kế hoạch nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo từng tháng, quý, năm; đồng thời tìm kiếm nguồn hàng cho công ty phục vụ kịp thời cho sản xuất. Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm hoàn toàn về kỹ thuật sản xuất của từng loại sản phẩm, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất cho từng bộ phận, tới người sản xuất và theo dõi, giám sát quá trình thực hiện. Phòng có nhiệm vụ theo dõi quản lý toàn bộ trang bị kỹ thuật cơ khí, thiết bị chuyên dùng... Ngoài ra phòng phải lập kế hoạch về phương án đầu tư chuyên sâu, dự phòng các phụ tùng thay thế, tham gia công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và đào tạo cơ khí kỹ thuật. Phòng kế toán - tài vụ: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; đồng thời quản lý mọi mặt hoạt động có liên quan đến công tác tài chính, kế toán như tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành sản phẩm hoàn thành, dự toán sử dụng nguồn vốn... Giám đốc Phòng kế hoạch vật tư Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng kế toán - tài vụ Phòng tổ chức hành chính Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp in I -TTXVN 4- Đặc điểm kế toán của công ty 4.1- Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Bộ máy kế toán của Xí nghiệp in I – TTXVN được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty cũng như trình độ của nhân viên kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp in I -TTXVN Sơ đồ 14: Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ Kế toán trưởng và kế toán thanh toán Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và kế toán công nợ Thủ quỹ Nhiệm vụ chủ yếu của các nhân viên trong phòng kế toán như sau : Kế toán trưởng và kế toán thanh toán Kế toán trưởng là người phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và các quy trình kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán. Kế toán thanh toán phải thường xuyên theo dõi các giao dịch của công ty với các nhà cung cấp, ngân hàng và khách hàng; Hàng tháng kế toán thanh toán lập Báo cáo chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp để từ đó lập các báo cáo tổng hợp. Hàng quý kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính gửi cho các bên liên quan và hàng năm kế toán tổng hợp thực hiện quyết toán cuối năm và đối chiếu số liệu với kế toán các phần hành có liên quan khác. Kế toán TSCĐ phải đảm bảo công tác hạch toán để luôn nắm được chính xác các thông tin về các tài sản cố định của công ty như tài sản hiện có bao nhiêu (giá trị và hiện vật tương ứng), mới cũ thế nào, ai sử dụng, sử dụng như thế nào, tăng giảm bao nhiêu,... Kế toán công nợ và kế toán tiền lương Kế toán công nợ theo dõi tình hình công nợ của công ty và cuối tháng, cuối quý lên bảng kê tổng hợp theo dõi công nợ khách hàng. Kế toán tiền lương phải tính chính xác lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT và KPCĐ cho các cán bộ, công nhân viên ở trong công ty. Sau đó, các bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ được nộp cho kế toán tổng hợp. Kế toán vật tư Nhiệm vụ của kế toán phần hành này là theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn cho từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ; lập các sổ chi tiết về nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Thủ quỹ Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, chi do kế toán thanh toán chuyển sang và phải luôn nắm được các biến động tiền mặt tại quỹ và hàng tháng nộp Báo cáo quỹ cho kế toán trưởng. 4.2- Hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: “Chứng từ ghi sổ”. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán " Chứng từ ghi sổ” là phù hợp với điều kiện kế toán thủ công và với quy mô của một doanh nghiệp nhỏ, loại hình kinh doanh khá đơn giản và có nhu cầu phân công lao động kế toán như ở Xí nghiệp in I - TTXVN Chứng từ bao gồm : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ chi tiết: Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoá) Sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn, vay dài hạn Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, thanh toán với ngân sách... Trình tự ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp in I - TTXVN Định kỳ vào cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ kế toán tiến hành phân loại chứng từ và lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán tổng hợp kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của chứng từ và ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ Cái các tài khoản. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, xuất vật liệu được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ ghi sổ quỹ được chuyển cho kế toán vào cuối tháng. Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa sổ Cái và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết bằng cách tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sơ đồ tổng quát về quy trình kế toán tại Xí nghiệp in I -TTXVN: Sơ đồ 15: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II- Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I - TTXVN 1- Đặc điểm và phân loại VL tại xí nghiệp Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là ngành in nên sản phẩm sản xuất ra chính là các loại sách, báo, tạp chí và các ấn phẩm khác như lịch, giấy mời,... Nguyên vật liệu để tạo ra các sản phẩm này chủ yếu là giấy, mực và bản kẽm. Đây là bộ phận cấu thành chính nên các ấn phẩm. Nhưng bên cạnh đó còn cần phải có rất nhiều loại vật liệu phụ khác như phim ảnh, bột chống váng, các loại hoá chất sử dụng để pha mực,... Vật liệu phục vụ cho công tác in ấn tại Xí nghiệp in I – TTXVN cần có rất nhiều loại khác nhau. Do vậy, để thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý vật liệu được chia ra thành nhiều loại khác nhau theo công dụng của vật liệu: NVL chính: Đây là bộ phận cấu thành chủ yếu hình thành nên sản phẩm, bao gồm: giấy, mực in và bản kẽm NVL phụ: là bộ phận phụ trợ cần thiết cho quá trình sản xuất tuy không cấu thành trực tiếp nên sản phẩm, gồm: bột phun khô, bột chống váng, phim ảnh, các loại hoá chất dùng để xử lý bản in và pha mực in... Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu nhờn, mỡ LS2,... sử dụng cho hoạt động của các máy móc trong công ty. Phụ tùng thay thế: Các loại phụ tùng thay thế để sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất. Vật liệu khác: chỉ khâu sách, kim khâu bao, keo sơ dừa, chổi quét hồ... và phế liệu gồm các loại giấy hỏng, chất thải bị loại bỏ trong quá trình sản xuất. Công cụ, dụng cụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất của công ty bao gồm rất nhiều loại khác nhau như dao gấp giấy, nhíp gắp giấy, lưỡi dao trổ, kéo cắt, các loại đồ điện… 2- Đánh giá vật liệu tại xí nghiệp 2.1. Giá thực tế nhập kho : Vật liệu sử dụng trong XN được nhập các nguồn chủ yếu sau: Nhập kho vật liệu mua ngoài: Thông thường khi mua vật liêụ với số lượng lớn, XN thường mua với hình thức trọn gói, nghĩa là đơn vị bán sẽ chuyên chở vật liệu đến tận kho của XN( giá mua bao gồm cả chi phí vận chuyển).Đối với vật liệu mua với số lượng nhỏ thì sẽ do cán bộ vật tư chuyên chở. Đối với phế liệu thu hồi( chủ yếu là giấy tiết kiệm trong sản xuất): Thông thường khi xuất giấy cho phân xưởng in, XN vẫn tính khối lượng theo định mức( có tính cả phần bù in hỏng). Trong quá trình sản xuất, do bộ phận in tiết kiệm vật liệu , sử dụng không hết định mức in hỏng nên số giấy tiết kiệm được nhập kho thì giá thực tế của số vật liệu này được xác định đúng bằng giá trị thực tế xuất kho của chúng khi trước. 2.2. Giá thực tế xuất kho: Do XN thường xuyên nhập vật liệu theo từng lô hàng với số lượng lớn nhưng khi xuất lại xuất với số lượng nhỏ tuỳ theo yêu cầu sản xuất. Vì vậy để quản lý tốt vật liệu kế toán sử dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước để tính. Sau đây là ví dụ minh hoạ việc tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước tại XN in I- TTXVN: Bảng số 2: Nhập Ngày Chứng từ Diễn giải Đvt Số lượng Đơn giá(đ) Thành tiền(đ) A B C D 1 2 3=1x2 Dư ngày 01/2/2001 kg 3.185 10.600 33.761.000 17/2 07 Khải nhập kg 4.962 10.600 52.579.000 23/2 23 nt kg 8.797 10.575,6 93.033.553,2 23/2 24 nt kg 8.947 10,575,6 94.619.893,2 Tổng cộng kg 4.962 17.744 10.600 10.595,6 52.597.200 187.653.466,4 Tồn 31/3/2001 8.280 10.595,6 87.731.568  Bảng số 3: Xuất Ngày Chứng từ Diễn giải Đvt Số lượng Đơn giá(đ) Thành tiền(đ) A B C D 1 2 3=1x2 31/1 10 sx218 kg 66 10.600 699.600 1/2 25 sx225 kg 527 16.600 5.586.200 … 1/3 41 sx527 kg 81 16.600 858.600 2/3 41 sx295 kg 136 10.600 1.441.600 … 10/3 89 sx336 kg 3.622 10.595,6 38.377.253,2 12/3 135 sx361 kg 588 10.595,6 6.230.212,8 … 29/3 213 sx527 kg 248 10.595,6 2.627.708,8 31/3 267 sx5322 kg 221 10.595,6 2.341.627,6 Cộng PS 4.962 12.649 10.600 10.595,6 52.597.200 134.0223.744,4 Căn cứ vào vật liệu thực tế tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và xuất trong kỳ, kế toán xác định được trị giá vật liệu tồn cuối kỳ theo công thức : NVL tồn cuối kỳ = NVL dư đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ – NVL xuất trong kỳ 3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại XN in I - TTXVN : Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phán ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, yêu cầu sẽ được đáp ứng. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình sử dụng và quản lý vật liệu tại XN in I – TTXVN. 3.1.Thủ tục nhập kho vật liệu tại XN in I - TTXVN : Tại XN in I – TTXVN, phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm công tác mua các loại vật liệu cho XN. Khi hàng hoá mua về nhập kho, Ban kiểm nghiệm của XN sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại, đơn giá…trên cơ sở Hoá đơn( GTGT) do cán bộ thu mua đem về. Việc thực hiện kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá được ghi chép thông qua " Biên bản kiểm nghiệm vật tư " và được lập thành 2 liên : 1 liên giao cho phòng kế hoạch vật tư để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, 1 liên giao cho phòng kế toán để ghi sổ. Trường hợp phát hiện hàng hoá thừa, thiếu hay không đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất sẽ thông báo cho phòng kế hoạch vật tư để có biện pháp xử lý. Còn đối với vật liệu đã đảm bảo yêu cầu thì phòng kế hoạch sẽ làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho gồm 3 liên ( đặt giấy than viết một lần ) : 1 liên để lưu, 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán,1 liên chuyển cho thủ kho để ghi Thẻ kho. Bảng số 4 : Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT - 3 LL Liên 2 : (Giao cho khách hàng) Ngày 20 tháng 3 năm 2001 Ký hiệu: AA/2000 Số: 230 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư thiết bị ngành in Việt Nam Địa chỉ: 115 Đường Trần Khánh Dư, Hà nội Số tài khoản: Điện thoại: 8343940 Mã số: 01 - 00110684 - 1 Họ tên người mua hàng: Trịnh Tấn Mai Đơn vị: Xí nghiệp in I - TTXVN Địa chỉ: Số 3 – Phan Huy Chú Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Séc Mã số: 01 - 00110454 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Couche 128 g/m2 kg 881 13 045 11 492 654 khổ (79 x 109) (32 x 250 = 8000 tờ) 2 Mực in vàngĐức kg 40 70.000 2.800.000 Cộng tiền hàng: 14. 292.654 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.429.265 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.721.919 Viết bằng chữ : Mười lăm triệu bảy trăm hai mốt nghìn chín trăm mươì chín nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Nhận được hoá đơn và hàng hoá vật tư, xí nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra.Biên bản kiểm nghiệm được viết như sau : Bảng số 5 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 20 tháng 3 năm 2001 Số: 165 Căn cứ Hoá đơn (GTGT) Số: 230 ngày 20 tháng 3 năm 2001 về việc mua vật tư nhập kho, người mua - ông Trịnh Tấn Mai Ban kiểm nghiệm gồm: ông, bà: Lê Huy Hoàng Trưởng ban ông, bà: Nguyễn Thị Thuần Uỷ viên ông, bà: Ngô Thanh Hà Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Tên, nhãn hiệu, Phương Đơn SL Kết quả kiểm nghiệm Ghi STT quy cách vật tư thức kiểm nghiệm vị tính theo chứng từ SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất chú A B C D 1 2 3 F 1 Couche 128 g/m2 cân kg 881 881 0 khổ (79 x 109) (32 x 250 = 8000 tờ) 2 Mực in vàng Đức cân kg 40 40 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật liệu đã được kiểm nghiệm đầy đủ Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Kế toán vật tư căn cứ vào Hoá đơn ( GTGT ) của cán bộ thu mua sẽ lập phiếu nhập như sau : Bảng số: 6 Đơn vị: Xí nghiệp in I – TTXVN Mẫusố Kèm theo 01 chứng từ gốc phiếu nhập Số: 354 Ngày 20 tháng 3 năm 2001 Họ tên người nhập: Trinh Tấn Mai Đơn vị công tác: Phòng kế hoạch vật tư STT Tên tài sản Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Couche 128 g/m2 kg 881 13. 045 11. 492 645 khổ (79 x 109) (32 x 250 = 8000 tờ) 2 Mực vàng Đức kg 40 70.000 2.800.000 Số lưọng ( viết bằng chữ ) : Chín trăm hai mươi mốt cân Người nhập Thủ kho Kế toán Phụ trách kế toán ãThủ tục nhập kho từ bộ phận in : Như đã trình bày ở trên, khi xuất vật liệu , phòng vật tư bao giờ cũng trích thêm tỷ lệ bù in hỏng. Thông thường vật liệu thừa trong sản xuất nhập lại kho chủ yếu là giấy, còn các loại khác không đáng kể. Khi bộ phận in sử dụng không hết số giấy được giao, số giấy còn thừa sẽ được bộ phận vật tư nhập lại kho và viết giấy nhập thành 2 liên : 1 liên giữ lại còn 1 liên giao xuống kho. Liên ở kho từ 5 đến 7 ngày sẽ đưa lên phòng kế toán cùng phiếu nhập kho khác để vào " Sổ chi tiết vật liệu”. 3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu : XN in I - TTXVN là một doanh nghiệp sản xuất, nên việc xuất kho vật liệu chủ yếu là để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào hợp đồng sản phẩm đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập lệnh sản xuất và ghi rõ tên sản phẩm sản xuất,quy cách sản phẩm,vật liệu sử dụng…Giấy xin lĩnh vật liệu sẽ được lập dựa vào lệnh sản xuất và sẽ giao cho các phân xưởng sản xuất. Các phân xưởng và các phòng ban sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế của bộ phận mình để lập phiếu xin lĩnh vật liệu. Trên phiếu này nhất thiết phải có chữ ký của cán bộ phụ trách. Nếu giấy xin lĩnh vật liệu được duyệt, phòng kế hoạch vật tư sẽ viết lệnh xuất kho. Lệnh xuất kho được lập thành 2 liên, 1 liên đính kèm với giấy đề nghị xuất kho và lưu tại phòng Kế hoạch vật tư, 1 liên giao cho người nhận đến kho để nhận vật liệu . Căn cứ vào lệnh xuất kho, kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải ghi rõ vật liệu được xuất cho phân xưởng hay bộ phận nào sử dụng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại phòng Kế toán, 1 liên chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất kho vật liệu , 1 liên để lập chứng từ ghi sổ. ở kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho và lưu phiếu này vào hồ sơ kho. Sau đó căn cứ vào số lượng vật liệu ghi trên phiếu xuất kho, thủ kho cho phép chuyển vật liệu ra khỏi kho. Vật liệu đã được đưa về bộ phận sử dụng nếu bị mất mát, thiếu hụt thì người nhận sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm. Sau đây là một số mẫu chứng từ : XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Giấy xin lĩnh vật liệu Họ và tên: Nguyễn Thanh Bình Đơn vị: Máy màu Dùng cho việc: Sản xuất Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng 1 Mực vàng Đức kg 40 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 Duyệt Ngày 22/03/2002 Người xin lĩnh XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Lệnh xuất kho Ngày 22 tháng 03 năm 2001 Phòng kế hoạch vật tư XN inI - TTXVN lệnh xuất kho một số nguyên vật liệu như sau: Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng 1 Mực vàng Đức kg 40 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 Xuất cho: Phân xưởng In màu Mục đích: Sản xuất sản phẩm theo lệnh sản xuất số 143/LSX Trưởng phòng kế hoạch vật tư XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Phiếu xuất kho Ngày 22 tháng 03 năm 2001 Họ và tên: Nguyễn Thanh Bình Địa chỉ: Phân xưởng Máy màu - XN inI - TTXVN Lý do xuất kho: Sản xuất văn hoá phẩm theo Lệnh sản xuất 143/LSX Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Mực vàng Đức kg 40 70.000 2.800.000 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 13.000 3.900.000 Tổng cộng 6.700.000 Viết bằng chữ: Sáu triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Người lĩnh Kế toán Thủ kho Thủ trưởng đơn vị 3.3.-Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại XN in I - TTXVN Phương pháp hạch toán chi tiết Vl được áp dụng trong XN là phương pháp Thẻ song song. Trình tự được thực hiện như sau: Tại kho: Thẻ kho được thủ kho sử dụng để ghi chép về mặt số lượng tình hình nhập - xuất - tồn tại kho vật tư. Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư và tuỳ theo số lượng nghiệp vụ phát sinh mà mỗi thẻ kho có thể được lập một hay nhiều tờ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, thủ kho kiểm tra các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan. Sau khi ghi thẻ kho, tuỳ theo số lượng chứng từ nhập, xuất, hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày một lần, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã ghi Thẻ kho cho phòng kế toán để kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. Bảng số7: Thẻ kho Số thẻ: 13 Số tờ: 05 Tên vật tư: Giấy Couche 128g/m2 (79x109) Kho: Giấy Đơn vị tính :Kg Chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 Tồn đầu tháng 3 2.310 ... PN354 20/3 Nhập 881 2.035 PX433 22/3 Xuất 300 1.735 ... Tồn cuối tháng 3 4.763 5.477 1.626 Bảng số 8 : Thẻ kho  Số thẻ : 17 Số tờ : 05 Tên vật tư : Mực vàng Đức Kho : Mực Đơn vị tính : Kg Chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 3 70 ... 120 7/3 Nhập 30 120 143/LSX 14/3 Xuất 10 110 ... Tồn cuối tháng 3 150 180 90 Tại phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày khi thủ kho chuyển các chứng từ nhập, xuất kho lên cho phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ kiểm tra các chứng từ, đối chiếu chứng từ nhập, xuất và các chứng từ có liên quan như Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng vận chuyển... rồi ghi đơn giá nhập, xuất theo giá thực tế và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Tiếp đó kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền ghi lần lượt các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào Sổ kế toán chi tiết VL liên quan theo trình tự như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Như vậy, khác với thủ kho, kế toán vật tư mở Sổ chi tiết VL cho từng loại vật tư theo từng kho theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn theo cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Việc áp dụng phương pháp tính giá VL theo phương pháp nhập trước, xuất trước sẽ giúp kế toán dễ dàng theo dõi VL hiện tồn kho tại công ty cả về số lượng cũng như đơn giá từng mặt hàng thông qua Sổ chi tiết VL.Tuy nhiên, việc ghi chép các nghiệp vụ vào Sổ chi tiết lại phức tạp do sau mỗi nghiệp vụ lại phải tính lại số lượng VL tồn kho với đơn giá tương ứng để có thể tính được giá ngay cho lần xuất kho kế tiếp. Công việc này phải tính toán thật chính xác và kịp thời phản ánh từng nghiệp vụ diễn ra nếu không sẽ xảy ra trường hợp nhập sau, xuất trước. Có thể thấy rõ là cách tính giá vật liệu xuất kho nhập trước, xuất trước là không phù hợp với một doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuất thường xuyên và số lượng VL nhập xuất lúc nhiều lúc ít như ở công ty Xí nghiệp in I – TTXVN. Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ tính ra tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư dựa trên các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Số lượng vật tư nhập, xuất và tồn kho trên Sổ chi tiết VL được đối chiếu với số lượng vật tư tương ứng phản ánh trên Thẻ kho của thủ kho; Trường hợp có sai sót khi đối chiếu sẽ được giải quyết kịp thời. Tuy nhiên, kế toán không lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL nên khi đối chiếu kiểm tra số lượng với thủ kho, kế toán phải đem toàn bộ Sổ chi tiết VL có liên quan để đối chiếu với sổ sách của thủ kho. Điều này không những gây khó khăn cho công tác đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho mà còn có khả năng bị thất lạc sổ sách. Bảng số 6: Đơn vị: Sổ chi tiết vật liệu (sản phẩm, hàng hoá) Năm 2001 Tài khoản: 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính - Giấy Tên kho: Giấy Tên,quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Couche 128g/m2 (79x109) Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT đ/ứng giá SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 ... Số tồn cuối tháng 2 13 040 1 733 22.598.320 13 000 607 7.891.000 ... PN354 20/3 Mua giấy nhập kho 112 13 045 881 11.492.645 13.000 1.154 15.002.000 13.045 881 11.492.654 PX433 22/3 Xuất cho sản xuất 621 13 000 300 3.900. 000 854 11.102.000 .... Cộng phát sinh 4.763 62.381.011 5.477 71.568.331 Số tồn cuối tháng 3 13200 820 10.824.000 13000 806 10.478.000 ... Sổ chi tiết vật liệu (sản phẩm, hàng hoá) Tên, quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Mực vàng ĐứcĐơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT đ/ứng giá SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 ... Số tồn cuối tháng 2 60.000 20 1.200.000 72.000 10 720.000 ... 120 7/3 Mua mực vàng Đức 112 70.000 40 2.800.000 69.000 30 2.070.000 70.000 40 2.800.000 143/LSX 14/3 Xuất mực vàng Đức để sx văn hóa phẩm. 621 69.000 10 690.000 20 1.380.000 .... Cộng phát sinh 150 10.425.000 180 12.420.000 Số tồn cuối tháng 3 68.000 65 4.420.000 69.000 25 1. 125.000 ... 4. Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các TK kế toán để phán ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. 4.1. Tài khoản sử dụng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho sử dụng ở XN in I - TTXVN là phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên. Để theo dõi sự biến động của VL tại XN, kế toán sử dụng các tài khoản sau: ãTK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. TK này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu . TK 152 được chi tiết thành các TK cấp hai sau: TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính (Giấy, mực và bản kẽm) TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1528 - Vật liệu khác ãTK 331 – Phải trả cho người bán.TK này phản ánh quan hệ thanh toán giữa XN với người bán. Một số tài khoản liên quan khác cũng được sử dụng như TK 111, 112, 141… 4.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. VL nhập vào của XN in I - TTXVN chủ yếu được mua từ các nguồn trong nước cho dù chúng được sản xuất ở trong nước hay được nhập từ nước ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay, do sự phong phú, đa dạng về sản phẩm và tính cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp nên nhu cầu về nguồn hàng của công ty luôn được đáp ứng kịp thời, không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về. Mặt khác, kế toán chỉ ghi định khoản khi hàng hoá mua nhập đủ trong kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. ã Phương pháp ghi Chứng từ ghi sổ : Chứng từ ghi sổ gồm các cột : Cột trích yếu : Viết vắn tắt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày. Cột tài khoản: Ghi tên các tài khoản tương ứng với các nghiệp vụ phát sinh. Cột số tiền : Viết số tiền theo các tài khoản. Sau đây là các nghiệp vụ cụ thể diễn ra tại XN : 4.2.1.Hàng mua về nhập kho Trong tháng, VL mua về nhập kho tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán định khoản khác nhau. Phương thức thanh toán của công ty