Luận văn Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Trị

ƣ cách pháp nhân đầy đủ, không có con dấu, không có tài khoản. Có 09 BHXH các huyện, thị xã, thành phố có tƣ cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng, có trụ sở đặt tại huyện lỵ. 38 Hình 2.1. Mô hình tổ chức của Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Trị Bảng 2.1. Tổng số công chức, viên chức, lao động và trình độ chuyên môn đào tạo của BHXH tỉnh Quảng Trị. Đơn vị tính: người Năm Sau đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Tổng số 2016 7 193 7 9 27 243 2017 8 198 6 8 28 248 2018 7 199 6 6 26 244 “ Nguồn: BHXH tỉnh Quảng Trị - Phòng Tổ chức cán bộ” 39 2.2. Thực trạng triển khai ứng dụng CNTT của ngành BHXH 2.2.1. Về cơ chế, chính sách Trong những năm qua, ngành BHXH đã quan tâm, xây dựng và ban hành nhiều văn bản, cơ chế, chính sách nhằm thúc đẩy ứng dụng và phát triển CNTT đồng thời tháo gỡ các khó khăn trong triển khai ứng dụng và phát triển CNTT. Các văn bản nêu trên là những cơ sở pháp lý quan trọng cho công tác triển khai ứng dụng CNTT để ngành BHXH tổ chức triển khai nhiều hệ thống ứng dụng CNTT quan trọng, qua đó đã khắc phục căn bản những bất cập về ứng dụng CNTT nhƣ: Hạ tầng CNTT yếu, thiếu máy chủ, thiếu mạng máy tính đạt tiêu chuẩn, các phần mềm triển khai phân tán tại cấp huyện, chƣa có đƣờng truyền mạng WAN kết nối từ huyện lên tỉnh, từ tỉnh lên Trung ƣơng, chƣa có các dịch vụ cơ bản nhƣ email, cổng thông tin điện tử nhằm phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Tuy nhiên hiện nay, ngành BHXH còn thiếu các văn bản quy định về triển khai các hoạt động ứng dung CNTT theo khung kiến trúc Chính phủ điện tử. Chƣa xây dựng cơ chế, chính sách thúc đẩy ngƣời dân và doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng dịch vụ công trực tuyến, mới dừng lại ở mức độ khuyến khích ngƣời dân, doanh nghiệp giao dịch điện tử. Các quy định về đầu tƣ kinh phí, mua sắm trang thiết bị và dự án CNTT triển khai mua sắm tập trung ở Trung ƣơng hay phân cấp, phân bổ kinh phí cho địa phƣơng thực hiện còn chƣa đƣợc rõ ràng, cụ thể đối với từng hạng mục triển khai. Ngoài ra cơ quan BHXH còn thiếu các văn bản quy định về an toàn, an ninh thông tin, cách khắc phục sự cố khi bị tấn công mạng, mất, lộ lọt thông tin, dữ liệu quá trình tham gia BHXH, BHYT của ngƣời lao động. Cơ quan BHXH chƣa xây dựng đƣợc quy định về trao đổi dữ liệu giữa cơ quan BHXH với cơ quan liên quan nhƣ Cơ quan Thuế, bộ Lao động Thƣơng binh xã hội, bộ Y tế, bộ Công an, bộ Kế hoạch đầu tƣ. 40 2.2.2. Về bố trí kinh phí cho ứng dụng CNTT BHXH Việt Nam đã triển khai và chỉ đạo BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc thực hiện việc đầu tƣ các hoạt động ứng dụng CNTT đảm bảo đúng trọng tâm, trọng điểm, đảm bảo tính liên thông, kế thừa, tiết kiệm, đúng quy định của Nhà nƣớc nhƣ Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ về quản lý đầu tƣ ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nƣớc. Căn cứ Nghị quyết số 36a/NĐ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg ngày 30/12/2014 của Thủ tƣớng Chính phủ quy định thí điểm về thuê dịch vụ CNTT trong cơ quan Nhà nƣớc và các quy định có liên quan, BHXH Việt Nam đã phê duyệt kế hoạch thuê dịch vụ CNTT cho hệ thống thông tin giám định BHYT tại Quyết định số 435/QĐ-BHXH ngày 25/3/2016 và triển khai thuê dịch vụ CNTT nhƣ sau: Các hạng mục thuê gồm: Thuê phần mềm giám định BHYT; thuê chỗ đặt máy chủ và thiết bị có liên quan; thuê đƣờng truyền kết nối mạng WAN; thuê đƣờng truyền kết nối internet; thuê máy trạm và dịch vụ quản lý, bảo hành, bảo trì thiết bị; thuê máy tính xách tay và dịch vụ quản lý, bảo hành, bảo trì thiết bị; thuê bản quyền phần mềm hệ điều hành; đào tạo sử dụng dịch vụ. Trên cơ sở nguồn kinh phí BHXH Việt Nam cấp cho BHXH tỉnh hằng năm. BHXH tỉnh Quảng Trị đã phân bổ kinh phí để mua sắm, sửa chữa trang thiết bị CNTT, nâng cấp hệ thống mạng nội bộ, đƣờng truyền Internet đáp ứng thực hiện nhiệm vụ. Tổng số chi phí để duy trì hệ thống CNTT thực hiện giai đoạn 2016-2018 với số tiền: 2.024 triệu đồng. Trong đó: năm 2016: 560 triệu đồng; năm 2017 thực hiện là: 600 triệu đồng; năm 2018 là: 864 triệu đồng. “Nguồn: BHXH tỉnh Quảng Trị”. Hiện nay cơ quan BHXH đang thực hiện mua sắm trang thiết bị CNTT, các dự án CNTT tập trung cho toàn ngành ở trung ƣơng trên cơ sở nhu cầu 41 mua sắm, sửa chữa do các đơn vị trực thuộc đề xuất hàng năm. Khi có nhu cầu phát sinh trang cấp các thiết bị CNTT, các đơn vị trực thuộc phải làm tờ trình, hồ sơ thủ tục gửi BHXH Việt Nam và chờ BHXH Việt Nam thẩm định, duyệt, mua sắm bổ sung do đó mất rất nhiều thời gian, gây khó khăn cho đơn vị. Với yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật CNTT ngày càng cao, nhu cầu tự mua sắm bổ sung, sửa chữa các thiết bị hƣ hỏng, cấu hình yếu, tốc độ chậm là cấp thiết. Do vậy, BHXH Việt Nam cần nghiên cứu phân cấp, phân bổ kinh phí đầu tƣ ứng dụng CNTT cho các đơn vị trực thuộc một cách hợp lý để các đơn vị có thể chủ động trong việc triển khai ứng dụng CNTT có hiệu quả. 2.2.3. Về nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động ứng dụng CNTT BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 298/QĐ-BHXH ngày 25/02/2016 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành quy chế chi tiêu nội bộ và trích lập các quỹ đối với các đơn vị thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trong đó có quy định về chi bồi dƣỡng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ, quản lý, đến nay đã có nhiều địa phƣơng triển khai thực hiện theo quy định mới, tạo động lực cho công chức, viên chức đƣợc giao nhiệm vụ liên quan đến CNTT. Cơ cấu và tổ chức hoạt động của hệ thống CNTT theo đánh giá cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu nghiệp vụ, tuy nhiên trong tƣơng lai, khi các hệ thống đƣợc chuyển đổi lên mô hình tập trung cần phải có sự chuyển đổi về cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự do quá trình tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ và ứng dụng CNTT. Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng đang có định hƣớng chỉ tập trung nhân lực cho việc quản lý hoạt động ứng dụng CNTT của ngành, hầu hết nhân sự vận hành, đảm bảo hệ thống sẽ đƣợc thuê dịch vụ CNTT theo Quyết định 80/QĐ-TTg về thí điểm thuê dịch vụ CNTT. Hiện nay hoạt động ứng dụng CNTT vào giải quyết TTHC tại BHXH tỉnh Quảng Trị có một số thuận lợi nhất định. Tại BHXH tỉnh có phòng 42 CNTT với 04 viên chức, tại 09/09 BHXH các huyện, thị xã, thành phố có bố trí 01 viên chức chuyên trách về CNTT. Mỗi cán bộ đều có máy tính để phục vụ công tác. Tại tất cả các đơn vị đều có mạng máy tính nội bộ, kết nối mạng Internet tốc độ cao. 100% cán bộ công chức, viên chức tại cơ quan BHXH tỉnh Quảng Trị sử dụng thành thạo máy tính, các phần mềm nghiệp vụ để phục vụ cho giải quyết công việc hàng ngày. Bảng 2.2. Số cán bộ có trình độ CNTT từ trung cấp trở lên tại BHXH tỉnh Quảng Trị Đơn vị tính: người Năm Cao học Đại học Cao đẳng Trung cấp 2016 02 17 01 04 2017 02 19 01 05 2018 02 19 01 05 “Nguồn: BHXH tỉnh Quảng Trị - Phòng CNTT” Hệ thống CNTT của ngành BHXH là rất lớn, với số lƣợng cán bộ CNTT nhƣ trên là chƣa đủ để đảm bảo vận hành cho hoạt động liên tục của các hệ thống CNTT. Vì vậy, việc thuê thêm chuyên gia, đơn vị ngoài ngành BHXH có năng lực và kinh nghiệm để hỗ trợ vận hành các hệ thống ứng dụng CNTT là rất cần thiết. Cơ quan BHXH chƣa xây dựng đƣợc khung năng lực cán bộ chuyên trách về CNTT áp dụng vào cơ chế tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp. Việc triển khai đào tạo, tập huấn chuyên sâu về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu, an ninh mạng máy tính, an ninh dữ liệu cho cán bộ CNTT chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Việc bồi dƣỡng kiến thức sử dụng mạng máy tính, khai thác các phần mềm nghiệp vụ, cập nhật, bổ sung kỹ năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng cho cán bộ nghiệp vụ cũng chƣa đƣợc tiến hành một cách thƣờng xuyên, liên tục. 43 2.2.4. Về hạ tầng thiết bị CNTT Theo báo cáo ứng dụng CNTT của ngành BHXH năm 2017 thì ở tất cả các đơn vị trực thuộc BHXH Viẹ t Nam đều đã có hệ thống mạng nội bộ (LAN). BHXH Việt Nam đã lắp đạ t mạng truyền dữ liệu diẹ n rộng (WAN) ở tất cả 63 tỉnh thành và ho n 700 huyẹ n để thực hiện kết nối từ Trung ƣơng đến tỉnh, từ tỉnh đến huyện. Hệ thống mạng WAN ngành đã đảm bảo kết nối liên tục, thông suốt và bảo mật cho các hoạt động nghiệp vụ và quản lý trên môi trƣờng mạng. 100% cán bộ, công chức, viên chức có máy tính đƣợc kết nối vào mạng để sử dụng trong công việc. Trong những năm qua, hạ tầng thiết bị CNTT tại BHXH tỉnh Quảng Trị đã có những đầu tƣ nâng cấp đáng kể, cơ bản đáp ứng nhu cầu trang thiết bị CNTT phục vụ cho công việc chuyên môn của các cán bộ công chức, viên chức. Tỷ lệ bình quân máy tính/ số cán bộ đạt 100%. Hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), hệ thống máy chủ (server) đƣợc trang bị khá đầy đủ. Tại Văn phòng BHXH tỉnh và 09 BHXH các huyện đƣợc trang bị hệ thống mạng LAN, WAN cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, đã xây dựng đƣờng truyền dữ liệu kết nối trực tiếp từ Huyện -Tỉnh - Trung ƣơng. Số mạng LAN tại tỉnh: 10; Số mạng WAN: 10; số mạng có kết nối Internet: 10 BHXH Việt Nam đã trang bị cho tỉnh hệ thống máy chủ để quản lý các phần mềm và cài đặt cơ sở dữ liệu và quản trị mạng máy tính. Số máy chủ tại tỉnh là: 13 máy chủ (server). BHXH Việt Nam đã trang bị cho tỉnh các thiết bị CNTT chuyên dụng nhƣ thiết bị chuyển mạch (switch), thiết bị định tuyến (router), thiết bị tƣờng lửa (firewall) và các thiết bị CNTT khác phục vụ cho việc quản trị mạng máy tính đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu của ngành. Hệ thống máy vi tính cá nhân, máy in, máy photocopy đã đƣợc BHXH Việt Nam trang bị khá đầy đủ. Cụ thể tại tỉnh có: 292 máy vi tính; 198 máy in; 21 máy photocopy.“Nguồn : BHXH tỉnh Quảng Trị - Phòng CNTT” 44 Mặc dù hạ tầng thiết bị CNTT đã đƣợc cơ quan BHXH quan tâm đầu tƣ khá đầy đủ. Tuy nhiên, với tốc độ phát triển ngày càng cao, cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH rất lớn, dữ liệu phần lớn đƣợc tập trung ở trung tâm dữ liệu ngƣời dùng tại các đơn vị trên toàn quốc kết nối đến để khai thác, cập nhật dữ liệu. Với các thiết bị CNTT trang bị từ lâu, một số có cấu hình thấp, tốc độ đƣờng truyền nhƣ hiện tại thì vẫn chƣa đáp ứng đƣợc so với yêu cầu thực tế. 2.2.5. Hệ thống các phần phần mềm ứng dụng Tại cơ quan BHXH tỉnh Quảng Trị đã triển khai các phần mềm ứng dụng CNTT sau: * Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành BHXH tỉnh Quảng Trị đã triển khai, sử dụng hệ thống quản lý văn bản điều hành, 100% cán bộ công chức, viên chức đã ứng dụng CNTT trong công tác quản lý điều hành, xử lý văn bản thông qua hệ thống quản lý văn bản điều hành (gửi, nhận văn bản điện tử; phân công, xử lý công việc qua mạng). Hệ thống quản lý văn bản điều hành đã kết nối liên thông với các đơn vị trực thuộc và các đơn vị bên ngoài nhƣ kết nối với UBND tỉnh, các sở, ban ngành cấp tỉnh để gửi và nhận văn bản điện tử. Danh sách các văn bản đƣợc xử lý, trao đổi qua môi trƣờng mạng bao gồm: TT Loại văn bản 1 Các văn bản do BHXH tỉnh ban hành 2 Giấy mời họp 3 Tài liệu phục vụ cuộc họp 4 Văn bản để biết, để báo cáo 5 Thông báo chung của cơ quan 6 Các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc 7 Các hoạt động nội bộ khác (thông báo giao ban; thông báo kết luận cuộc họp; dự thảo văn bản). 45 Tại BHXH tỉnh cũng đã triển khai hệ thống thƣ điện tử trong toàn Ngành. Tổng số công chức, viên chức đƣợc cấp hòm thƣ điện tử chính thức: 250 hộp thƣ địa chỉ email tỷ lệ đạt 100%. Có thể khẳng định, việc ứng dụng và phát triển CNTT trong quản lý văn bản điều hành đã tạo sự chuyển biến đáng kể về phƣơng pháp làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức; thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, tăng cƣờng năng lực phục vụ ngƣời dân, doanh nghiệp. Thông qua việc sử dụng văn bản điện tử, theo tính toán có thể tiết kiệm kinh phí hàng trăm triệu đồng/năm cho việc in ấn tài liệu phục vụ cuộc họp, in ấn, chuyển phát giấy mời họp và giảm 50% thời gian xử lý khi văn bản đƣợc luân chuyển qua môi trƣờng mạng. * Hệ thống giao dịch BHXH điện tử (phần mềm TNHS) Hệ thống giao dịch điện tử đƣợc triển khai tập trung tại Trung ƣơng cho phép ngƣời dân, đơn vị sử dụng lao động thực hiện các giao dịch BHXH, BHYT, BHTN với cơ quan BHXH thông qua môi trƣờng mạng. Đồng thời cho phép BHXH tỉnh quản lý, theo dõi trực tuyến công tác tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính về lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN, đảm bảo việc thực hiện thủ tục hành chính tại BHXH tỉnh, BHXH các huyện, thị xã, thành phố đƣợc công khai minh bạch, chuyên nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tham gia, thụ hƣởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN. * Hệ thống thông tin giám định BHYT Tại tỉnh Quảng Trị tính đến 31/12/2018 có 167 cơ sở khám chữa bệnh bảo hiểm y tế (KCB BHYT) kết nối liên thông và chuyển dữ liệu đề nghị thanh toán chi phí KCB BHYT hàng ngày đến cơ quan BHXH. 46 Hệ thống thông tin giám định BHYT góp phần bảo đảm quyền lợi cho ngƣời dân đƣợc chăm sóc sức khỏe tốt hơn, qua đó tạo niềm tin để ngƣời dân yên tâm và tích cực tham gia BHYT. Hệ thống thông tin giám định BHYT đƣợc vận hành đồng bộ sẽ mang lại ích lợi không nhỏ cho cả 3 bên. Ngƣời dân KCB BHYT đƣợc giảm thiểu TTHC, rút ngắn thời gian khi đi KCB. Cùng với việc Bộ Y tế sẽ cập nhật kết quả xét nghiệm theo từng hồ sơ lên Cổng dữ liệu, bệnh nhân chuyển tuyến sẽ không bị các chỉ định trùng lặp trong các xét nghiệm, chỉ định cận lâm sàng đã thực hiện. Cơ sở KCB có thể khai thác bệnh sử khám, chữa bệnh, kết quả xét nghiệm của bệnh nhân để có các chỉ định hợp lý, đồng thời quản lý và ngăn ngừa đƣợc tình trạng trục lợi quỹ KCB BHYT, giảm bớt thời gian tổng hợp, lập các báo cáo theo quy định. Dữ liệu cấp thẻ BHYT của cơ quan BHXH đƣợc cập nhật trực tuyến đến cơ sở KCB. Về phía cơ quan BHXH, hệ thống thông tin giám định BHYT là công cụ hiệu quả trong quản lý quỹ KCB BHYT. Theo dõi đƣợc tình hình sử dụng quỹ tại từng địa phƣơng, từng cơ sở KCB từng giờ, từng ngày, phát hiện kịp thời các sai sót, chi phí bất thƣờng để kịp thời chấn chỉnh các sai phạm, giảm sức ép lên công tác giám định BHYT trong bối cảnh khối lƣợng công việc ngày càng lớn. Cơ quan BHXH cũng quản lý đƣợc việc thanh toán BHYT, những chi phí trùng lặp, sai giá, các chi phí ngoài quy định sẽ đƣợc phát hiện và xử lý kịp thời tránh đƣợc tình trạng lạm dụng quỹ BHYT. Việc triển khai hệ thống giám định BHYT còn giúp cho công tác quản lý quỹ BHYT đảm bảo công khai và minh bạch, khắc phục tình trạng một số bệnh nhân, ngƣời nhà bệnh nhân lợi dụng việc thông tuyến để trục lợi từ thẻ BHYT, khám bệnh nhiều nơi trong cùng một thời điểm. * Hệ thống cấp số định danh và quản lý BHYT hộ gia đình. 47 Ngành BHXH đã xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu của hơn 95 triệu ngƣời với 30 triệu hộ gia đình, của hơn 10 trƣờng dữ liệu cơ bản. Đây là cơ sở để ngành hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia về BHXH theo Quyết định 714/QĐ- TTg của Thủ tƣớng Chính phủ, góp phần tiến tới cấp sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử. Hệ thống đã quản lý, đồng bộ thông tin và cấp mã số BHXH duy nhất cho khoảng 80 triệu ngƣời đang tham gia và thụ hƣởng các chính sách BHXH, BHYT, BHTN. Việc cấp mã số bảo hiểm xã hội nhằm ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý, cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lƣợng phục vụ ngƣời tham gia, thụ hƣởng chính sách. Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2007 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, BHXH Việt Nam cấp mã số BHXH. Mỗi ngƣời dân khi tham gia BHXH, BHYT sẽ đƣợc cấp một mã số BHXH duy nhất theo suốt cuộc đời. Đây là mã số định danh duy nhất ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT nhằm quản lý xuyên suốt quá trình tham gia đóng, hƣởng chế độ BHXH, BHYT. Thông qua mã số BHXH, ngƣời tham gia có thể tự kiểm tra thông tin quá trình tham gia đóng, hƣởng chế độ BHXH, BHYT của mình. Với đơn vị sử dụng lao động cũng sẽ thuận tiện trong quá trình tham gia và giải quyết các chế độ: giảm thời gian kê khai, giảm thủ tục hành chính, theo đó là giảm các chi phí liên quan. Ngƣời lao động, ngƣời dân khi có phát sinh giao dịch với cơ quan BHXH chỉ cần cung cấp mã số BHXH đã đƣợc cấp, mà không cần phải kê khai, nộp các hồ sơ thủ tục nhƣ trƣớc đây (trƣớc đây ngƣời dân phải kê khai các hồ sơ, biểu mẫu theo quy định, cung cấp chứng minh thƣ nhân dân, hộ khẩu, ... thì nay không phải kê khai, cung cấp cho cơ quan BHXH). * Hệ thống các phần mềm nghiệp vụ của ngành BHXH Các phần mềm nghiệp vụ đang đƣợc triển khai bao gồm: 48 + Phần mềm Quản lý nhân sự + Phần mềm Quản lý tài chính - kế toán + Phần mềm Quản lý thanh tra, kiểm tra về BHXH + Phần mềm quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN + Phần mềm quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT + Phần mềm xét duyệt các chế độ BHXH + Phần mềm quản lý BHYT hộ gia đình, cấp mã số định danh BHXH + Hệ thống phần mềm giám định BHYT, Cổng tiếp nhận dữ liệu BHYT + Phần mềm tiếp nhận hồ sơ Các phần mềm tập trung dữ liệu tại Trung ƣơng để quản lý các mảng nghiệp vụ quan trọng gồm: Thu, sổ thẻ, quản lý tài chính, quản lý các đối tƣợng hƣởng BHXH. Tiến tới xây dựng hệ thống phần mềm tổng thể, thống nhất, đáp ứng hầu hết các yêu cầu nghiệp vụ khác của ngành. 2.3. Quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC 2.3.1. Quy trình tiếp nhận TTHC trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ * Đơn vị sử dụng lao động Tổ chức, cá nhân kê khai đầy đủ thành phần hồ sơ, biểu mẫu theo quy định đối với từng lĩnh vực TTHC của cơ quan BHXH. * Tiếp nhận hồ sơ Viên chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ: - Trƣờng hợp hồ sơ hợp lệ, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ, lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 01 ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH; - Trƣờng hợp hồ sơ chƣa hợp lệ thì hƣớng dẫn cá nhân, tổ chức theo mẫu số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH; 49 - Trƣờng hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hƣớng dẫn cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền. * Chuyển hồ sơ Viên chức tiếp nhận chuyển hồ sơ kèm theo mẫu số 01, 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH cho phòng nghiệp vụ hoặc tổ nghiệp vụ (sau đây gọi chung là Bộ phận nghiệp vụ) giải quyết. Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH tỉnh, sau khi BHXH huyện tiếp nhận phải chuyển kịp thời về Phòng nghiệp vụ giải quyết kèm theo mẫu số 03 ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH đồng thời gửi phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính 01 bản để theo dõi, tổng hợp. * Quy trình giải quyết Trƣờng hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: viên chức đƣợc giao nhiệm vụ thẩm định, trình lãnh đạo có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả. Trƣờng hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: + Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: thực hiện theo quy định Điểm c.1 khoản này. + Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chƣa hoặc không đủ điều kiện giải quyết: viên chức báo cáo lãnh đạo BHXH tỉnh hoặc lãnh đạo BHXH huyện, trả lại hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cần bổ sung hoặc không giải quyết. Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Bộ phận nghiệp vụ phải thông báo ngay cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, đồng thời gửi văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả lần sau. * Trả kết quả 50 Viên chức tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhập vào phần mềm quản lý hồ sơ và thực hiện nhƣ sau: - Các hồ sơ đã giải quyết xong + Đối với hồ sơ của cá nhân: trả kết quả theo hình thức đăng ký trên giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. + Đối với hồ sơ của tổ chức: trả kết quả qua dịch vụ bƣu chính. - Đối với hồ sơ chƣa đủ điều kiện giải quyết: thông tin kịp thời cho cá nhân, tổ chức theo yêu cầu bổ sung hồ sơ của bộ phận nghiệp vụ giải quyết hồ sơ và gửi văn bản xin lỗi (nếu do lỗi của viên chức khi tiếp nhận hồ sơ). - Đối với hồ sơ không giải quyết: liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo nêu rõ lý do không giải quyết. - Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của bộ phận nghiệp vụ. - Trƣờng hợp cá nhân chƣa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ đƣợc lƣu giữ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Việc chuyển kết quả giải quyết từ bộ phận nghiệp vụ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đƣợc theo dõi qua danh sách bàn giao hồ sơ đã giải quyết thủ tục hành chính mẫu số 04 tại phụ lục ban hành kèm theo ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH đồng thời gửi cho phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính 01 bản để theo dõi, thống kê, tổng hợp (nếu hồ sơ chuyển từ bộ phận nghiệp vụ của BHXH tỉnh về BHXH huyện). 51 Hình 2.2. Quy trình cung cấp dịch vụ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN bằng hồ sơ giấy. Trong mô hình trên thể hiện việc đăng ký tham gia phải trải qua 7 bƣớc bắt buộc phải có hồ sơ chứng từ bằng giấy. Thời gian phản hồi cho đơn vị sử dụng lao động là từ 10 đến 20 ngày làm việc. Trong quá trình thực hiện việc thiếu hoặc sai giấy tờ đơn vị sử dụng lao động không có thông tin, chỉ đến khi đơn vị sử dụng lao động đến bộ phận “một cửa” của BHXH nhận kết quả thì mới có thông tin. Điều này dẫn đến đơn vị sử dụng lao động phải đến cơ quan BHXH hơn 2 lần (01 lần nộp hồ sơ; 01 lần nhận hồ sơ). Nếu hồ sơ sai sót hoặc thiếu thì phải tiếp tục chỉnh sửa và nộp trực tiếp bằng hồ sơ giấy. 52 2.3.2. Quy trình tiếp nhận TTHC qua dịch vụ Bưu chính * Đơn vị sử dụng lao động Tổ chức, cá nhân kê khai đầy đủ thành phần hồ sơ, biểu mẫu theo quy định đối với từng lĩnh vực TTHC của cơ quan BHXH. * Bƣu chính Nhân viên bƣu chính tiếp nhận hồ sơ tại đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ theo quy định của TTHC sau đó chuyển hồ sơ về bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của cơ quan BHXH đồng thời thu hộ phí (nếu có). * Tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH Viên chức bộ phận một cửa thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ nhân viên bƣu chính và thực hiện các bƣớc tƣơng tự nhận hồ sơ giấy từ đơn vị. * Trả kết quả Viên chức bộ phận tiếp nhận hồ sơ bàn giao hồ sơ cho nhân viên bƣu chính để trả cho tổ chức, cá nhân. Đối với hồ sơ chƣa đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện, hoặc quá hạn giải quyết thực hiện theo quy định tƣơng tự nhận hồ sơ giấy từ đơn vị. 2.3.3. Quy trình tiếp nhận TTHC qua giao dịch điện tử * Đơn vị sử dụng lao động Kê khai thông tin của đơn vị; nhập thông tin của ngƣời lao động từ các tờ khai tham gia hoặc thay đổi thông tin, các giấy tờ chứng minh của ngƣời lao động; lập danh sách ngƣời tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN (mẫu số D02-TS), Bảng kê thông tin (mẫu số D01-TS) vào phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-V AN; 53 Ký số điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN. Nhận thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử (mẫu số 02/TB-GDĐT); thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB- GDĐT) tại địa chỉ thƣ điện tử đã đăng ký của đơn vị. Nhận kết quả giải quyết TTHC do Bƣu chính chuyển đến * Cơ quan BHXH - Phòng/Tổ Quản lý thu: + Truy cập hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị gửi đến, kết xuất tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS); tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS); danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN (mẫu số D02-TS); danh sách ngƣời tham gia BHXH tự nguyện (mẫu số D05-TS); Danh sách ngƣời chỉ tham gia BHYT (mẫu số D03-TS) chuyển sang phần mềm nghiệp vụ để kiểm tra, đối chiếu thông tin, đối chiếu với cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý thông tin. Trƣờng hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. + Gửi thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB-GDĐT) đến địa chỉ thƣ điện tử đã đăng ký của đơn vị. + Cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý thông tin, ký điện tử vào các bản tổng hợp danh sách mẫu số D02a-TS, mẫu số D03a-TS, mẫu số D05a-TS và chuyển hồ sơ kèm theo đến Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ. + Hàng tháng: gửi thông báo điện tử kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng trƣớc theo mẫu số C12-TS đến tài khoản giao dịch của đơn vị. 54 - Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ: + Truy cập hồ sơ BHXH điện tử trong Hệ thống quản lý thông tin, kết xuất hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định do Phòng/Tổ quản lý thu chuyển đến; kết xuất hồ sơ cấp lại, đổi sổ BHXH, thẻ BHYT của các trƣờng hợp mất, rách, hỏng sổ BHXH, thẻ BHYT do đơn vị chuyển đến. + Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu của đơn vị, ngƣời tham gi