Luận văn Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại ủy ban nhân dân huyện Đà bắc, tỉnh Hòa Bình

Hiến pháp, pháp luật và trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, xây dựng chính quyền: - Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân huyện; 34 - Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh; biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật; - Quyết định biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện; - Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; - Trong lĩnh vực kinh tế, tài nguyên, môi trường: + Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hằng năm của huyện, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của huyện trước khi trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; + Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách huyện; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của huyện theo quy định của pháp luật; + Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành, lĩnh vực trên địa bàn huyện trong phạm vi được phân quyền; + Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng biển và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường, phòng, 35 chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão, lụt ở địa phương theo quy định của pháp luật. + Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học và trung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịch bệnh, thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện pháp phát triển việc làm, thực hiện chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng, chính sách bảo trợ xã hội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật. - Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện. - Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. - Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền. 36 - Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện. 2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: +Hình 2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: 37 Hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức. Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tác thanh niên. Phòng Kinh tế và Hạ tầng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: cấp nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh 38 tế, khu công nghệ cao, cơ sở sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây xanh đô thị; quản lý nghĩa trang, trừ nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng ngầm đô thị; quản lý sử dụng chung cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; khoa học và công nghệ. Phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính, tài sản; quy hoạch, kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã, kinh tế tư nhân theo quy định của pháp luật. Phòng Giáo dục và Đào tạo thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương, gồm: Chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội. Phòng Văn hóa và Thông tin tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo; bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình; báo chí; xuất bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng thông tin. Phòng Y tế thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân 39 huyện thực hiện quản lý nhà nước về y tế, bao gồm: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình trên địa bàn. Phòng Tài nguyên và Môi trường thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường gồm: đất đai, tài nguyên nước, khoáng sản, môi trường, biến đổi khí hậu. Phòng Tư pháp tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề ở nông thôn và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vực công tác ở địa phương. Thanh tra huyện tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, 40 chống tham nhũng theo quy định của pháp luật. Phòng Dân tộc thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về công tác dân tộc. 2.2. Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp là vấn đề không còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực. Tuy nhiên, đối với nước ta thì việc sử dụng, khai thác những khả năng và ứng dụng đó còn chưa thực sự phổ biến tại các địa phương. Mặc dù vậy, một số nơi đã mạnh dạn ứng dụng CNTT vào hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả, đồng thời tiết kiệm các nguồn lực cho đơn vị. UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình là một trong số các địa phương như vậy. Là một huyện miền núi với những yếu tố tự nhiên đặc thù, nên việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp có ý nghĩa hết sức quan trọng với UBND huyện Đà Bắc trong các trường hợp cần phổ biến đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước với số đông người tham gia để giảm thiểu việc đi lại, di chuyển của các đại biểu, đồng thời, giúp tối đa hóa số lượng người có thể tham gia để nắm bắt các thông tin cần thiết. Đặc biệt, trong các trường hợp thiên tai, lũ lụt khiến giao thông bị chia cắt, hoặc trường hợp dịch bệnh xẩy ra, cần có sự giãn cách trong xã hội, thì họp trực tuyến là lựa chọn tối ưu để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả đối với hoạt động của cả hệ thống. 2.2.1. Điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và nguồn nhân lực Tại huyện Đà Bắc, hiện nay đã trang bị 50 máy tính cho các phòng, ban. 100% cơ quan chuyên môn, đơn vị đã triển khai hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp, 100% cán bộ, công chức, viên chức 41 sử dụng thư điện tử công vụ, 20/20 xã, thị trấn thực hiện nhận văn bản qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp. Tích cực tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện xây dựng các văn bản triển khai ứng dựng công nghệ thông tin (CNTT) trong cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn huyện. Việc ứng dụng CNTT trong cơ quan hành chính nhà nước đạt hiệu quả cao về tính khoa học, đổi mới phương thức làm việc, minh bạch trong quá trình tiếp nhận, giải quyết các văn bản hành chính, các thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước đối với tổ chức, công dân. Quản lý vận hành tốt hệ thống thiết bị phục vụ hội nghị trực tuyến tại Ủy ban nhân dân huyện và 20 xã, thị trấn tạo thêm kênh thông tin trong việc chỉ đạo, điều hành trực tuyến, hiện đại, nhanh chóng, kịp thời, qua đó góp phần tích cực phục vụ cải cách hành chính, minh bạch hóa thông tin, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan cơ bản có đủ kiến thức và kỹ năng để khai thác thông tin từ môi trường Internet, nghiêm túc sử dụng hộp thư điện tử công vụ trong việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan. Trình độ ứng dụng CNTT của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan được cải thiện rõ rệt. Toàn huyện, hiện có 01 Trang thông tin điện tử thường xuyên hoạt động, Trang thông tin điện tử có nội dung thông tin phong phú, đảm bảo đúng tôn chỉ, mục đích; thường xuyên cập nhật, bổ sung, điều chỉnh dữ liệu cơ bản; phản ánh kịp thời, tương đối đầy đủ các hoạt động, sự kiện chính trị diễn ra hàng ngày trên địa bàn huyện; phản ánh kết qủa thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng, các giải pháp tháo gỡ khó khăn, thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội của huyện, kiện toàn lại Ban Biên tập Trang thông tin điện tử của huyện. 42 Hiện nay, 13 phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng ... tại địa phương. Trong những năm qua, công tác ứng dụng CNTT tại các phòng ban chuyên môn đã đạt được một sô kết quả tích cực, hình thành nên một môi trường tin học bước đầu phục vụ có hiệu quả công tác cải cách hành chính, như: Đầu tư một số trang thiết bị tin học; hạ tầng mạng nội bộ (LAN) của cơ quan, mạng Internet và một số phần mềm ứng dụng. * Về hạ tầng kỹ thuật Hiện nay, tại UBND huyện Đà Bắc, 100% cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện được trang bị đầy đủ 3 máy tính; các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn đã có mạng nội bộ (LAN), có kết nối Internet băng thông rộng đạt, 100% các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện sử dụng phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn được kết nối Internet băng thông rộng và sử dụng phần mềm liên thông một cửa điện tử. Tại bộ phận phụ trách kỹ thuật của UBND huyện Đà Bắc, máy chủ được kết nối với tất cả các máy vi tính tại các phòng ban khác. Máy chủ này được nạp đầy đủ các số liệu về tình hình hoạt động của UBND, về nhân sự, về trang thiết bị, phương tiện vận tải...Những máy móc và phương tiện này do một bộ phận của văn phòng quản lí. Bất cứ cán bộ công nhân viên nào cần sử dụng thì phải báo cáo với văn phòng để nhân viên văn phòng sắp xếp thời gian và lịch làm việc cho hợp lí. Riêng với hệ thống máy vi tính, do được nối mạng cục bộ cho nên chỉ cần khởi động máy thì máy chủ sẽ báo ngay tín hiệu cho nhân viên quản lí biết. 43 Bảng 2.1. Chỉ số và xếp hạng tổng thể mức độ chính quyền điện tử của UBND huyện Đà Bắc. Năm Điểm Xếp hạng Điều kiện sẵn sàng Chính quyền điện tử Kết quả chính quyền điện tử đạt đƣợc Tổng điểm 2018 37,50 54,50 92,00 9/11 2019 21,55 48,08 69,63 7/11 (Nguồn: Quyết định về việc công bố Chỉ số và xếp hạng mức độ Chính quyền điện tử của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thành phố của tỉnh Hòa Bình các năm 2018, 2019). Bảng 2.2. Chỉ số và xếp hạng nhóm tiêu chí đánh giá điều kiện sẵn sàng chính quyền điện tử. Năm Điểm Tổng Xếp hạng Cơ sở hạ tầng thông tin Nhân lực CNTT Môi trƣờng chính sách 2018 21 10,5 6 37,5 5/11 2019 10,1 5,5 6 21,6 2/11 (Nguồn: Quyết định về việc công bố, xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thành phố của tỉnh Hòa Bình các năm 2018, 2019). * Về nguồn nhân lực có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về năng lực ứng dụng CNTT trong hoạt động, UBND huyện Đà Bắc rất chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng 44 nguồn nhân lực CNTT. Đơn vị thường xuyên cập nhật kỹ năng sử dụng máy tính và khai thác mạng LAN, Internet cho cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống các cơ quan, đơn vị. Đến nay, cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan cơ bản có đủ kiến thức và kỹ năng thao tác, trao đổi thư điện tử, truy cập Internet phục vụ công việc. Nâng cao một bước về trình độ sử dụng tin học trong công việc thường ngày của cán bộ, công chức, viên chức. Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan quản lý nhà nước được cải thiện rõ rệt. Tỷ lệ bình quân đạt 95% cán bộ, công chức, viên chức thành thạo tin học văn phòng, sử dụng mạng để trao đổi thư điện tử, khai thác thông tin qua Internet và tham gia họp trực tuyến. Bảng 2.3. Trình độ chuyên môn của CBCC UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. Năm Tổngsố (người) Trình độ Đại học Trình độ Trung cấp - Cao đẳng Trình độ tin học Ngƣời % Ngƣời % Ngƣời % 2017 85 77 91% 8 9% 53 62% 2018 82 76 93% 6 7% 71 86% 2019 80 77 96% 3 4% 80 100% (Nguồn: Báo cáo tổng kết năm 2019 của UBND huyện Đà Bắc) * Môi trường pháp lý Cơ chế, chính sách cho ứng dụng CNTT được các cấp có thẩm quyền quan tâm, từng bước hoàn thiện, triển khai. Tăng cường các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn. 45 2.2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình Khi quyết định đưa các ứng dụng của CNTT trong tổ chức hội họp của UBND đã phải tập trung giải quyết hai vấn đề lớn. Đó là vốn đầu tư cho việc mua sắm các thiết bị máy móc khá tốn kém và trình độ của nhân viên sử dụng. Mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển nhưng máy móc không thể thay thế được con người vì chính con người làm ra máy móc. Hiểu được điều này các cán bộ lãnh đạo cũng như nhân viên trong UBND đã tự trau dồi kiến thức về CNTT để nâng cao khả năng tư duy tổng hợp, đánh giá và phân tích tình hình, nắm bắt kịp thời những thông tin trong nước và trên thế giới để có thể đưa ra những đề xuất, ý tưởng, quyết định chính xác trong các cuộc họp mà mình tham gia. 2.2.2.1. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. Để ứng dụng CNTT vào tổ chức hội họp, UBND huyện Đà Bắc đã có một quá trình chuẩn bị lâu dài với các bước tiến hành cụ thể: Bảng 2.4. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. TT Các bƣớc thực hiện Đơn vị thực hiện 1 Thông báo về việc đồng ý chủ trương xây dưng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến từ huyện đến các xã Ban Thường vụ Huyện ủy 2 Quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư xây dựng công trình UBND huyện 3 Quyết định Về việc thành lập Bộ phận giúp việc quản lý dự án Văn phòng 4 Quyết định về việc phê duyệt nhiệm vụ khảo Văn phòng 46 sát, lập đề cương và dự toán dự án 5 Biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn lập đề cương và dự toán Văn phòng 6 Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói Tư vấn khảo sát, thiết kế lập đề cương và dự toán dự án Văn phòng 7 Hợp đồng tư vấn lập đề cương và dự toán Văn phòng 8 Quyết định phê duyệt đơn giá máy móc, thiết bị (lấy tối thiểu 03 báo giá của 03 đơn vị khác nhau, chọn giá thấp nhất) Văn phòng 9 Chứng thư thẩm định giá Tư vấn thẩm định giá 10 Về việc thẩm định thiết kế kỹ thuật dự án Văn phòng 11 Ý kiến thẩm định kỹ thuật dự án Sở Thông tin và Truyền thông 12 Phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết dự án Phòng Tài chính - Kế hoạch 13 Quyết định phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết UBND huyện 14 Quyết định phân bổ vốn kế hoạch năm UBND huyện 15 Thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu Phòng Tài chính - Kế hoạch 16 Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu UBND huyện 17 Thương thảo hợp đồng gói thầu Tư vấn lựa chọn nhà thầu Văn phòng 18 Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà Văn phòng 47 thầu gói thầu Tư vấn lựa chọn nhà thầu 19 Hợp đồng gói thầu Tư vấn lựa chọn nhà thầu Văn phòng 20 Hồ sơ mời chào giá Tổ tư vấn đấu thầu 21 Thẩm định hồ sơ mời thầu Bộ phận giúp việc 22 Quyết định phê duyệt Hồ sơ mời thầu gói thầu số 01 Văn phòng 23 Đăng tải hồ sơ mời chào giá Tổ tư vấn đấu thầu 24 Mở thầu Tổ tư vấn đấu thầu 25 Đánh giá hồ sơ dự thầu (chấm thầu) Tổ tư vấn đấu thầu 26 Tờ trình thẩm định kết quả đấu thầu Tổ tư vấn đấu thầu 27 Thương thảo hợp đồng gói thầu cung cấp thiết bị và lắp đặt Văn phòng 28 Phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu cung cấp thiết bị và lắp đặt Văn phòng 29 Ký hợp đồng gói thầu cung cấp thiết bị và lắp đặt Văn phòng 30 Thương thảo hợp đồng Tư vấn giám sát Văn phòng 31 Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu Tư vấn giám sát Văn phòng 32 Ký hợp đồng Tư vấn giám sát Văn phòng 33 Nghiệm thu lắp đặt thiết bị Văn phòng 34 Nghiệm thu chạy thử Văn phòng 35 Nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng Văn phòng (Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đà Bắc). Quá trình chuẩn bị cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại để tiến hành các cuộc họp trực tuyến tại UBND huyện Đà Bắc đã huy động sự tham gia, phối hợp của rất nhiều bên. Trong quá trình triển khai việc ứng dụng, mỗi 48 một văn bản ban hành tương ứng với một bước trong quy trình thực hiện và các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm đã phải trải qua rất nhiều khâu tiến hành trước khi đi đến sự hoàn tất để sẵn sàng cho việc ứng dụng tại các cuộc họp do UBND tổ chức. 2.2.2.2. Quy trình tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. Bước 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm, quý, tháng trong chương trình công tác, gửi về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi tắt là Văn phòng) để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chung của UBND huyện. Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh không nằm trong kế hoạch chung, cơ quan, đơn vị chủ trì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo UBND huyện phụ trách lĩnh vực, trừ các cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện yêu cầu. Bộ phận Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp kế hoạch tổ chức các cuộc họp, báo cáo UBND huyện, đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc họp có thời gian và địa điểm tổ chức gần nhau, có thành phần tham dự tương đối như nhau, báo cáo UBND huyện. Trong quá trình tổng hợp kế hoạch, theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện, thường xuyên rà soát kế hoạch họp đã được duyệt và nhu cầu họp phát sinh để kịp thời đề xuất. Đồng thời, thông báo tới cơ quan, đơn vị chủ trì để phối hợp thực hiện, sau khi có ý kiến đồng ý của Chủ tịch UBND huyện. Muốn tổ chức một cuộc họp hiệu quả, cần đặt ra và tìm câu trả lời cho một số câu hỏi cụ thể như: - Mục đích của cuộc họp là gì? - Thành phần tham gia là những ai? 49 - Số lượng người tham gia là bao nhiêu? - Thời gian, lịch trình thực hiện các phần nội dung cụ thể ra sao? - Điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp như thế nào? ... Sau khi có được những câu trả lời với những câu hỏi nêu trên, Văn phòng UBND có thể căn cứ quy mô, tính chất của cuộc họp để làm tờ trình và trình cấp trên phê duyệt. Nội dung tờ trình cần nêu bật các điểm sau: - Lý do, mục đích tổ chức; - Thời gian và địa điểm tổ chức; - Nội dung chủ yếu và dự kiến chương trình nghị sự của cuộc họp; - Thành phần tham dự gồm số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu; - Nguồn kinh phí tổ chức. Bước 2. Trình duyệt kế hoạch tổ chức cuộc họp Sau khi chủ trương tổ chức họp được phê duyệt, cơ quan, đơn vị chủ trì xây dựng kế hoạch cụ thể, cùng với Văn phòng trình lãnh đạo UBND huyện phê duyệt. Nội dung kế hoạch cụ thể gồm: a) Mục đích, yêu cầu, hình thức (trực tuyến hoặc trực tiếp); b) Trang trí, khánh tiết: Tiêu đề, sơ đồ phòng họp, hoa, nước uống c) Người chủ trì; d) Thành phần, số lượng đại biểu, thời gian, địa điểm; đ) Danh mục các tài liệu (báo cáo chính và các báo cáo chuyên đề), phân công cơ quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu; e) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn chi); g) Dự kiến thành lập Ban Tổ chức cuộc họp (đối với những cuộc họp lớn); h) Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp; i) Dự thảo chương trình họp. - Triển khai các công tác chuẩn bị cho cuộc họp: 50 + Phổ biến kế hoạch đến các bộ phận liên quan thông qua công văn hoặc họp mặt trực tiếp để phổ biến kế hoạch và biện pháp triển khai. + Chuẩn bị về nhân sự: Ban Tổ chức thành lập các tiểu ban như Tiể