Luận văn Ứng dụng máy vi tính hiện đại hoá công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty vật tư vận tải xi măng

ban: Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc và ban thư kí chịu trách nhiệm tổng hợp về các nhiệm vụ kế hoạch kinh doanh của công ty, là nơi ra các quyết định kinh doanh và ký kết hợp đồng, ra quyết định đến các phòng ban trực thuộc. Ban giám đốc là nơi nhận báo cáo trực tiếp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc, được phân công trực tiếp, phụ trách các lĩnh vực xây dựng cơ bản, đoàn vận tải, kinh doanh và chi nhánh dưới Phả Lại. Phòng tổ chức lao động tiền lương: Chịu trách nhiệm về công tác xây dựng quy hoạch cán bộ, điều động tiếp nhận cán bộ, giải quyết các vấn đề về CBCNV nắm chắc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được giao để lập kế hoạch lao động tiền lương thưởng theo từng thời kỳ cho toàn công ty, chỉ đạo kế hoạch phòng hộ an toàn lao động. Phòng kế hoạch: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch về quản lý và sản xuất kinh doanh cho toàn công ty, theo dõi việc thực hiện các kế hoạch của các cán bộ phòng ban và các chi nhánh, đầu tư xây dựng cơ bản tổng hợp các mặt kinh doanh, quyết toán vật tư và tính hiệu quả kinh doanh. Phòng tài chính kế toán thống kê: Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán, lập các báo cáo theo biểu mẫu chế độ thể lệ của Nhà nước, cung cấp thông tin cùng những số liệu cần thiết về hoạt động sản xuất kinh doanh cho giám đốc và các bên liên quan, phục vụ yêu cầu phân tích kế toán tài chính của công ty, cân đối vốn, sử dụng hài hoà các loại vốn. Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm tham mưu cho giám đốc công tác tổ chức thiết kế chỉ đạo sản xuất, theo dõi và quản lí về mặt kỹ thuật, giám sát quá trình sử dụng nguyên liệu vật liệu để đạt được kết quả cao nhất trong sản xuất, tăng năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm. Phòng công đoàn: Chịu trách nhiệm đảm bảo công tác hành chính hậu cần an ninh an toàn trong cơ quan văn thư lưu trữ, thủ tục giấy tờ, phục vụ các trang thiết bị cần thiết chăm lo cho đời sống CBCNV, quản lý tài sản của công ty. Ban thanh tra: Thực hiện việc thanh tra kiểm tra theo quy định của Nhà nước và kế hoạch của giám đốc công ty nhằm đảm bảo đúng chế độ quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, thực hiện các chính sách và thoả ước lao động của công ty. Phòng kinh doanh vận tải: Chịu trách nhiệm chủ động tìm bạn hàng, nguồn hàng và trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế về vận tải với các đối tượng có nhu cầu, lập và triển khai các kế hoạch các phương án, thực hiện vận tải tập thể với từng công ty… Phòng kinh doanh xi măng: Có chức năng kinh doanh các mặt hàng phụ gia xi măng cho các nhà máy sản xuất xi măng, khai thác các phương tiện vận tải, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế về vận tải và mua bán hàng hóa phụ gia. Qua sơ đồ cũng như chức năng các phòng ban như trên ta thấy cơ cấu này khá phù hợp với quy mô của công ty. Chế độ một thủ trưởng - một giám đốc điều hành một công việc lớn là rất khó khăn nhưng bên cạnh đó lại có sự trợ giúp cuả các phòng ban, bởi vậy nó đã tạo nên sự gắn kết, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong cơ cấu này từ đó mà việc ra quyết định thực hiện, giám sát và quyết định công việc diễn ra tốt hơn. * Tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp Công ty vật tư vận tải xi măng cũng như các doanh nghiệp nhà nước khác, được tự chủ trong hoạt động kinh doanh. Cũng vì vậy, công ty luôn coi hoạt động hạch toán kế toán là một công cụ để quản lý kinh doanh, quản lý vốn, tài sản và thực hiện hạch toán kế toán. Công tác kế toán ở công ty đã được tổ chức tương đối khoa học và hợp lý… Với đặc điểm hoạt động của công ty như trên và với đặc thù là công ty có nhiều chi nhánh, các đơn vị đầu nguồn cuối nguồn nên hình thức kế toán của công ty được tổ chức một cách phù hợp với tình hình, đó là hình thức sổ Nhật ký chung với loại hình vừa tập trung vừa phân tán. ở công ty, thời gian ghi chép kế toán được áp dụng theo năm dương lịch (từ ngày 1/1/N đến ngày 31/12/N), đồng tiền Việt Nam là đơn vị tiền tệ được áp dụng trong ghi chép sổ sách kế toán. Loại hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán mà công ty đang áp dụng được biểu hiện cụ thể như sau: Tại công ty có phòng tài chính kế toán thống kê thực hiện các công việc về kế toán, đồng thời tại các chi nhánh cũng có riêng bộ phận kế toán. Chẳng hạn tại chi nhánh công ty ở Phả Lại thực hiện hạch toán phụ thuộc tức là kế toán chi nhánh lên toàn bộ bảng cân đối và tập trung về công ty còn chứng từ gốc thì lưu lại chi nhánh. Đây là loại hình kế toán phân tán. ở các chi nhánh chuyên kinh doanh đầu vào như: chi nhánh ở Quảng Ninh, Sơn Tây, Lạng Sơn… thì thực hiện hạch toán báo sổ tức là các chứng từ gốc sau khi tập hợp thì chuyển lên phòng kế toán của công ty để phòng kế toán của công ty vào sổ, đây là loại hình kế toán tập trung. Còn ở các chi nhánh đầu ra như Gia Lâm, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Thái Nguyên… cũng hạch toán báo sổ nhưng khác ở chỗ là kế toán của công ty và kế toán của từng chi nhánh chỉ kết chuyển tổng số. Do phần hành của kế toán được sắp xếp như vậy nên cơ cấu phòng kế toán của công ty như sau: Mô hình quản lý theo chức năng của phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán mua hàng Kế toán QL chi nhánh ban đầu Kế toán thanh toán chi phí vận chuyển Kế toán bán hàng Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán tiền mặt và tiền gửi Kế toán các chi nhánh Thủ quỹ - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán thống kê của công ty. Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, công tác lập báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Tổ chức hoạt động kinh doanh định kỳ sáu tháng và một năm theo chỉ đạo của giám đốc công ty, xây dựng các quy chế về quản lý tài chính luân chuyển chứng từ để quản lý hoạt động bán hàng. Ngoài ra, kế toán trưởng phải có trách nhiệm chỉ đạo công tác kiểm kê định kỳ đánh giá lại tài sản theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. Quản lý chi tiền hàng ngày, trực tiếp ký chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan. - Kế toán tổng hợp: điều hành trong phòng kế toán và họp giao ban khi trưởng phòng đi vắng từ hai ngày trở lên. Chủ trì đối chiếu và ra thông báo kết quả đối chiếu hàng tháng, xử lý các vấn đề có liên quan. - Kế toán mua hàng: theo dõi các tài khoản sau : + 3311: Phải trả người bán + 1561: Giá vốn hàng bán + 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý + 3381: Tài sản thừa chờ xử lý Đồng thời, kế toán mua hàng theo dõi toàn bộ khách hàng, bán hàng cho công ty, kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của từng chứng từ. Mở sổ sách theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng trong từng tháng. Định kỳ sáu tháng và một năm phải tổ chức đối chiếu công nợ với từng khách hàng trong từng tháng của công ty. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo thống kê định kỳ trực tiếp kiểm tra kê khai thuế GTGT đàu vào của lĩnh vực đựơc phân công phát sinh tại văn phòng công ty. - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: theo dõi các tài khoản: + 111: Tiền mặt + 112: Tiền gửi ngân hàng + 141: Tạm ứng Kế toán tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các chứng từ chi tiêu bằng tiền mặt trước khi làm thủ tục thanh toán và lưu trữ. Hàng tháng tham gia cùng với thủ quỹ tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng. Lập các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi từng tài khoản công nợ, tạm ứng. Đồng thời theo dõi và đôn đốc thu hồi kịp thời các khoản tạm ứng theo đúng thời hạn. - Kế toán TSCĐ và XDCB: theo dõi các tài khoản : + 211: TSCĐ hữu hình + 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình + 2412: Đầu tư XDCB Kế toán TSCĐ và đầu tư XDCB có trách nhiệm lập sổ tổng hợp và sổ chi tiết để theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tình hình XDCB của công ty. Định kỳ sáu tháng và một năm kiểm kê TSCĐ. - Kế toán bán hàng theo dõi các tài khoản: + 511: Doanh thu hàng bán + 3331: Thuế GTGT của hàng bán ra + 911: Xác định kết quả kinh doanh + 641: Chi phí bán hàng + 131: Phải thu của khách hàng Kế toán bán hàng có trách nhiệm mở sổ tổng hợp và sổ chi tiết theo dõi toàn bộ doanh thu của công ty đồng thời theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng. Cuối kỳ tính và xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Kế toán tiền lương theo dõi các tài khoản: + 334: Phải trả công nhân viên + 338: Phải trả phải nộp khác + 141: Tạm ứng + 335: Chi phí phải trả + 642: Chi phí nhân công trực tiếp Kế toán tiền lương có trách nhiệm lập các bảng, sổ tổng hợp và sổ chi tiết thanh toán lương cho toàn công ty, ghi chếp tổng hợp số liệu về lao động tiền lương, tính toán trả lương cho từng phòng ban và người lao động theo đúng chính sách, điều lệ của công ty… Định kỳ phân tích lao động tiền lương theo quy định của kế toán công ty. - Các kế toán còn lại thực hiện hạch toán kế toán trong phạm vi phần việc của mình. * Công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính doanh nghiệp Công ty vật tư vận tải xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong cơ chế thị trường, vì thế, việc kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ là rất cần thiết. Hiện nay, công ty không có tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ nhưng sự giám sát chặt chẽ của kế toán trưởng cũng tránh được những sai sót không đáng có. Từ trước tới nay, phòng kế toán chịu hoàn toàn trách nhiệm kiểm tra kiểm soát tài chính của doanh nghiệp và trước công ty về báo cáo tài chính. Mặt khác, công ty là một đơn vị kinh tế trực thuộc tổng công ty xi măng, công ty nhận vốn từ tổng công ty do vậy phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển nguồn vốn tài sản, thực hiện các chỉ tiêu mà cơ quan cấp trên giao cho. Các cơ quan cấp trên khi muốn kiểm tra kiểm soát tình hình tài chính của doanh nghiệp thì họ phải thuê kiểm toán viên độc lập để kiểm toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, công ty là một đơn vị kinh tế độc lập có quan hệ với các cơ quan tài chính như thuế... các đối tác trong khuôn khổ pháp luật. Các cơ quan tài chính này cũng tiến hành theo dõi giám sát và kiểm tra tính chính xác của báo cáo tài chính Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức sổ Nhật ký chung. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc hoặc bảng Tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ (thẻ) chi tiết Nhật ký chuyên dùng Nhật ký Chung Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp các chi tiết Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra * Hình thức Nhật ký Chung bao gồm có các sổ chủ yếu sau : Sổ Nhật ký Chung và các nhật ký chuyên dùng, sổ Cái và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Sổ Nhật ký Chung là sổ chủ yếu dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế. Số liệu ở sổ Nhật ký Chung sẽ là tài liệu để ghi vào sổ Cái . Sổ Nhật ký chuyên dùng (hay còn gọi là sổ Nhật ký đặc biệt) được mở trong trường hợp một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu cùng loại phát sinh nhiều, mà ghi tất cả vào sổ Cái sẽ làm cho kế toán viên khó có thể theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế đặc thù. Có thể mở sổ Nhật ký chuyên dùng về các nghiệp vụ như: thu, chi tiền mặt; nợ phải thu, nợ phải trả. Định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu ở sổ này để ghi vào sổ Cái. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp, được sử dụng để ghi chép hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng loại tài khoản tổng hợp. Cuối tháng, các số liệu trên sẽ được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Đối với các sổ (thẻ) chi tiết, chúng sẽ được mở theo yêu cầu kiểm tra, phân tích các đối tượng cụ thể của doanh nghiệp. Trình tự hạch toán được tiến hành theo các bước: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ ghi lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Nếu có sử dụng Nhật ký chuyên dùng, các nghiệp vụ kinh tế này sẽ được ghi chép vào sổ Nhật ký chuyên dùng. Các nghiệp vụ kinh tế chi tiết II- Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý ở công ty vật tư vận tải xi măng 1- Nội dung chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và tài khoản sử dụng: Hàng ngày, mọi nghiệp vụ kinh tế về hai loại chi phí phát sinh đều được kế toán của công ty tập hợp và phản ánh trên hai tài khoản TK 641 “Chi phí bán hàng” TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Trong đó, tài khoản 641 phản ánh những chi phí phát sinh tại các chi nhánh của công ty, còn tài khoản 642 phản ánh những chi phí phát sinh tại văn phòng công ty. Các tài khoản này lại tiếp tục được phân cấp thành các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4... Do hình thức tổ chức công tác kế toán của của công ty là vừa tập trung, vừa phân tán nên đối với các chi phí phát sinh ở các chi nhánh như dưới Phả Lại và một số nơi khác sẽ được kế toán tại các chi nhánh này tập hợp rồi gửi lên văn phòng kế toán công ty tại 21B Cát Linh. Các kế toán viên tại văn phòng kế toán công ty có chức năng kiểm tra, theo dõi, hạch toán các chi phí này lên hệ thống sổ Nhật ký chung để đảm bảo các chi phí này luôn hợp lý, hợp lệ, phản ánh chính xác những khoản chi đã bỏ ra. Đồng thời, công ty vật tư vận tải xi măng hiện đang sử dụng phần mềm kế toán FAST2000. Đây là một phần mềm kế toán hiện đại, có thể cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình thực hiện chi phí tại bất cứ thời điểm nào trong năm. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên máy vi tính. Chính vì vậy, sổ Cái các tài khoản chỉ được in ra ở cuối tháng và không tồn tại sổ Nhật ký chung dưới hình thức văn bản. 2- Kế toán tổng hợp CPBH và CPQL: 2.1- Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp: Để thực hiện hạch toán tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ kế toán sau đây: Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Bảng thanh toán tiền thưởng Bảo hiểm xã hội bao gồm các khoản như: Trợ cấp ốm đau, thai sản, trợ cấp về tai nạn lao động, mất sức lao động, trợ cấp thôi việc làm, hưu trí, trợ cấp chôn cất tử tuất... Các quyền lợi của bảo hiểm y tế gồm chăm sóc sức khoẻ toàn diện, chữa bệnh miễn phí... Ngoài ra công ty còn đóng góp các khoản kinh phí công đoàn cho liên đoàn lao động cấp trên để cơ quan này thực hiện các khoản chi tiêu cần thiết phục vụ cho các quyền lợi vật chất và tinh thần cho người lao động.Trong công ty, các khoản phụ cấp phát sinh không nhiều, chỉ bao gồm một số loại như: Phụ cấp lưu trú khi đi công tác, phụ cấp đắt đỏ, tiền ăn giữa ca... Hàng ngày, kế toán các chi nhánh và văn phòng công ty sẽ tiến hành chấm công cho các cán bộ công nhân viên. Từ bảng chấm công công này, kết hợp với hệ số lương, nhân viên kế toán tiền lương sẽ làm cơ sở để lập ra bảng thanh toán tiền lương hàng tháng. Mỗi cán bộ công nhân viên sẽ được đánh giá theo năng lực, trình độ cá nhân để có hệ số lương. Chẳng hạn với giám đốc công ty hệ số này là 3,0; đối với trưởng phòng là 2,0; các cán bộ có trình độ đại học là 1,2 còn trình độ trung cấp là 1,1... Sau đó, bảng thanh toán tiền lương sẽ được gửi cho giám đốc để tiến hành ký phê duyệt rồi gửi cho thủ quỹ để phát lương và trợ cấp tới từng cán bộ công nhân viên. Hàng tháng, công ty phải trích 19% tổng quỹ lương của cán bộ công nhân viên để nộp, được tính vào chi phí ở bộ phận có cán bộ công nhân viên. Các khoản này gồm có: 15% cho bảo hiểm xã hội 2% cho bảo hiểm y tế 2% cho kinh phí công đoàn Ngoài ra người lao động cũng trích 7% quỹ lương của mình để nộp các khoản mục trên (5% bảo hiểm xã hội, 1% bảo hiểm y tế và 1% kinh phí công đoàn) Định khoản Tiền lương của cán bộ công nhân viên công ty trong tháng 2: Nợ TK 642 (1) Có TK 334 289.824.646 đồng BHXH, BHYT, KPCĐ phát sinh trong tháng được kế toán hạch toán: Nợ TK 642(1) Nợ TK 334 Có TK 338 (2,3,4) : 55.066.683 đồng : 20.287.725 đồng : 75.354.408 đồng Sổ lương tháng 2/2002 của cán bộ công nhân viên văn phòng công ty ( Đơn vị: Nghìn đồng ) Còn glĩnh 11.531.689 9.283.736 6.663.036 12.556.259 10.095.770 7.547.180 31.245.267 10.326.795 11.791.665 3.641.054 6.581.127 121.803.587 Tổng Trừ (nđ) 12.439 8.329 4.510 10.129 7.885 6.621 27.496 9.359 8.561 98 5.023 100.456 6%BHXH + BHYT 399.294 348.012 198.828 402.948 305.928 279.972 1.109.430 363.006 358.218 61.488 207.144 4.634.268 1% KPCĐ 239.707 181.533 111.736 226.861 179.815 141.686 587.421 196.867 203.534 37.399 116.043 2.222.605 Tạm ứng(nđ) 11.800 7.800 4.200 9.500 7.400 6.200 25.800 8.800 8.000 0 4.700 94.200 Lương SP 23.970.690 18.153.281 11.173.600 22.686.066 17.981.513 14.168.840 58.742.118 19.686.667 20.353.414 3.739.941 11.604.314 222.260.446 Lương cơ bản tháng 7.028.700 5.800.200 3.313.800 6.715.800 5.098.800 4.666.200 18.490.500 6.050.100 5.970.300 1.024.800 3.402.000 67.564.200 Số NV 13 9 6 11 10 7 35 9 11 2 5 118 Các phòng ban 1. Phòng kế toán TC 2. Phòng KD phụ gia 3. Phòng điều độ 4. Phòng kinh tế KH 5. Phòng KD vận tải 6. Phòng KT 7. Văn phòng cty 8. Phòng tổ chức LĐ 9. Phòng KD xi măng 10. Tổ ĐD Tp HCM 11. Công đoàn và Thanh tra cty Tổng cộng Tiền ăn giữa ca là một trong những khoản mục phụ cấp mà mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty được hưởng. Chi phí tiền ăn giữa ca được thể hiện dưới bảng sau đây: Bảng tổng hợp ăn giữa ca tháng 2/2002 ( Khối văn phòng công ty) STT Tên đơn vị Số người Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Phòng kế toán TCTK Phòng KD phụ gia Phòng điều độ Phòng kinh tế kế hoạch Phòng KD vận tải Phòng Kỹ thuật Văn phòng công ty Phòng tổ chức LĐ Phòng KD xi măng Tổ ĐD Tp HCM Công đoàn và thanh tra cty 13 9 6 11 10 7 35 9 11 2 5 1.932.000 1.449.000 966.000 1.764.000 1.610.000 1.127.000 5.635.000 1.449.000 1.750.000 322.000 805.000 Tổng cộng 118 18.809.000 2.2- Chi phí công cụ đồ dùng và bao bì: Công cụ đồ dùng là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về mặt thời gian và giá trị để trở thành TSCĐ. Công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn, giá trị nhỏ và thường được mua bằng nguồn vốn lưu động của công ty. Do tính chất hoạt động kinh doanh nên chi phí mua sắm công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp phát sinh rất ít, chủ yếu là các loại như tủ, bàn ghế, các máy móc có giá trị nhỏ phục vụ cho quá trình kinh doanh, khi xuất dùng thời gian và giá trị sử dụng rất lâu, có thể nhiều kỳ kế toán mới bị hao mòn. Do vậy, kế toán phải phân bổ dần vào chi phí kinh doanh. Trong trường hợp xuất dùng với số lượng ít, giá trị thấp có thể đưa hết một lần vào các tài khoản chi phí có liên quan. Nếu xuất dùng với số lượng nhiều, thời gian sử dụng từ một năm trở lên cần phải đưa vào chi phí trả trước và sẽ phân bổ cho 2 hoặc nhiều kỳ kế toán để làm cho chi phí kinh doanh của công ty không tăng đột biến, ảnh hưởng không tốt đến kết quả kinh doanh của công ty. Hạch toán ban đầu: Khi hạch toán chi phí công cụ đồ dùng, kế toán sử dụng các chứng từ: Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm kê sản phẩm hàng hoá Hoá đơn thuế GTGT Định khoản: Khi hạch toán kế toán chi phí công cụ đồ dùng, kế toán sử dụng tài khoản 153 “ Công cụ, dụng cụ”. Tài khoản này phản ánh tất cả chi phí công cụ dụng cụ đồ dùng xuất dùng trong kỳ. Sau đây để minh họa, em xin lấy ví dụ: Trong tháng 2/2002, tại các chi nhánh, tổng số chi phí dụng cụ đồ dùng phát sinh là 20.878.573 đồng (không có loại nào thuộc loại phân bổ nhiều lần). Kế toán căn cứ vào các hóa đơn chứng từ có liên quan để hạch toán : Nợ TK 641(3) Có TK 153(1) 20.878.573 đ 2.3- Chi phí khấu hao TSCĐ: Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn dần. Phần giá trị hao mòn này được tính vào giá trị sản phẩm dịch vụ đã tạo ra trong kỳ dưới hình thức trích khấu hao. Việc trích khấu hao TSCĐ là nhằm thu hồi lại vốn đầu tư trong một thời gian nhất định để tái đầu tư vào TSCĐ. Khi TSCĐ bị hư hỏng, phải thanh lý loại bỏ khỏi quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với một doanh nghiệp thương mại như công ty vật tư vận tải xi măng, khấu hao TSCĐ là một yếu tố chi phí quan trọng, được biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi trong doanh thu bán sản phẩm hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đây là nguồn tài chính tích luỹ để mua sắm TSCĐ mới. Vì chi phí khấu hao có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận nên việc tính khấu hao đòi hỏi phải có phương pháp khoa học hợp lý để phản ánh chính xác những hao mòn thực tế đã phát sinh. Hiện nay, Nhà nước có quy định các doanh nghiệp đều tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính. Để tính được khấu hao, kế toán cần xác định nguyên giá của TSCĐ cũng như thời gian sử dụng của nó. Mức khấu hao = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao (tháng) 12 Tùy theo từng loại tài sản mà có tỷ lệ khấu hao quy định. Đối với máy móc thiết bị, tỷ lệ này là 10% / năm, còn với nhà cửa vật kiến trúc là 3,5 đến 5,2% / năm. Hạch toán ban đầu: Hàng tháng, kế toán căn cứ vào khấu hao cơ bản tháng trước, các chứng từ kế toán có liên quan đến TSCĐ tháng trước để tính khấu hao TSCĐ tháng này. Sau khi tính được tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong tháng, kế toán lên bảng phân bổ khấu hao TSCĐ theo từng tháng. Định khoản: Trong công ty vật tư vận tải xi măng, không tồn tại các TSCĐ vô hình. Vì vậy, toàn bộ chi phí khấu hao TSCĐ sẽ đều được kế toán tập hợp trên tài khoản 2141 “Hao mòn TSCĐ hữu hình”. Tài khoản này lại tiếp tục được phân cấp thành các tài khoản cấp III. Tổng chi phí khấu hao TSCĐ của toàn công ty phát sinh trong tháng 2/2002 là 135.388.166 đồng. Kế toán phản ánh : Nợ TK 641(4) Nợ TK 642(4) Có TK 2141(2,3,4) (Nợ TK 009 : 86.346.723 đồng : 49.041.443 đồng : 135.388.166 đồng : 135.388.166 đồng) Số liệu trong sổ Cái tài khoản 2141 và Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, của công ty tháng 2/2002 như sau: Sổ Cái tài khoản 21412 Nhà cửa vật kiến trúc tháng 2 năm 2002 ( đơn vị: nghìn đồng ) Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK sổ TK đ/ứ PS Nợ PS Có Số Ngày 17/3 17/3 HTA46 HTA46 28/2 28/2 Trích khấu hao TSCĐ vào đối tượng CP tháng 2 Trích khấu hao TSCĐ Vào đối tượng CP tháng 2 38/2 38/2 64241 64141 5.369 14.348 Tổng tk 21412 ++++ 19.717 Sổ cái tài khoản 21413 Máy móc thiết bị tháng 2 năm 2002 ( Đơn vị nghìn đồng ) Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK sổ TK đ/ứ PS Nợ PS Có Số Ngày 17/3 HTA46 28/2 Trích khấu hao TSCĐ vào đối tượng CP tháng 2 38/2 6414 4.359 Tổng tk 21413 ++++ 4.359 Bảng tổng hợp trích khấu hao tscđ toàn công ty năm 2001 ( Đơn vị: Nghìn đồng ) Toàn công ty Cộng 331.926 191.437 431.712 597.581 1.552.658 BX 255.727 93.991 431.712 597.581 1.379.012 NS 76.199 97.445 0 0 173.645 CN xỷ Phả Lại Cộng 95.309 139.123 0 870 235.304 BX 37.091 41.678 0 870 79.640 NS 58.218 97.445 0 0 155.664 Số trích tại công ty và chi nhánh Cộng 236.616 52.313 431.712 596.710 1.317.353 BX 218.635 52.313 431.712 596.710 1.299.372 NS 17.981 0 0 0 17.981 Nhóm TSCĐ Nhà cửa kiến trúc Máy móc thiết bị Phương tiện vtải Thiết bị quản lý Cộng 2.4- Chi phí thuế, phí và lệ phí: Chi phí thuế, phí, lệ phí là một trong những khoản quan trọng của chi phí kinh doanh và là nguồn thu chủ yếu của Ngân sách Nhà nước. Chúng phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, thuế nhà đất... và các khoản chi phí khác như: phí bảo hiểm, lệ phí giao thông, phải nộp ngân sách nhà nước... phát sinh tại doanh nghiệp. Mức thuế môn bài nhà đất mà công ty phải nộp trong tháng 2/2002 Nợ TK 642 (5) Có TK 338(8) 8.912.763 đồng Đồng thời, số tiền nộp phí, lệ phí phát sinh trong tháng 2/2002 Nợ TK 642 (5) Có TK 141 23.241. 140 đồng Kế toán phản ánh số đã nộp: Nợ TK 338 Nợ TK 141 Có TK 111 : 8.912.763 đồng : 23.241.140 đồng : 32.153.903 đồng Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước của toàn công ty năm 2001 Số còn phải nộp cuối kỳ 42.515.092 4.512.485 60.129.456 22.126.849 42.515.092 Lũy kế từ đầu năm Số đã nộp 2.490.303.626 494.485.091 344.004.485 500.000.000 6.459.850 139504.200 5.850.000 2.490.303.606 Số phải nộp 2.428.178.090 506.202.496 1.283.215.395 486.946.149 6.459.850 139.504.200 5.850.000 2.428.178.090 Số phát sinh trong kỳ Số đã nộp 801.047.776 115.248.276 400.000.000 250.000.000 2.337.500 33.462.000 801.047.776 Số phải nộp 662.372.026 257.335.719 246.728.649 122.508.158 2.337.500 33.462.000 662.372.026 Số còn phải nộp đầu kỳ 181.190.842 137.574.958 213.420.807 105.364.993 181.190.842 Chỉ tiêu I. Thuế 1.ThuếGTGT phải nộp 2.ThuếTNDN 3.Thutrênvốn 4.Thuế tài nguyên 5.Thuế nhà đất 6.Tiền thuê đất 7.Các loại thuế khác II. Các khoản phải nộpkhác Tổng cộng 2.5- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi phí tiền điện, nước điện thoại... phát sinh tại văn phòng công ty và tại các chi nhánh. Các chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh tại các chi nhánh đều được kế toán tại các chi nhánh này gửi các chứng từ có liên quan như hoá đơn, tiền điện, tiền nước, điện thoại, hoá đơn thanh toán tiền vận chuyển.. lên phòng kế toán công ty. Sau đó kế toán chi phí công ty sẽ căn cứ vào các chứng từ đó để tập hợp lên TK 6417 và 6427 Sau khi nhận các chứng từ thanh toán này, kế toán công ty sẽ lập phiếu chi để chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Khi phát sinh các khoản chi phí, kế toán ghi Nợ TK 641