Luận văn Ứng dụng tin học trong việc tính toán quỹ thu nhập của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển Nông thôn Quận Hoàn Kiếm Hà Nội

c sự kiện còn thô, chưa được phân tích và chưa được tóm lược. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng có nghĩa và tiện dùng hơn. Khái niệm thông tin được sử dụng thường ngày. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn, đúng hơn về những đối tượng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên,... giúp họ thực hiện hợp lý công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất. Thông tin được thể hiện dưới nhiều dạng thức khác nhau như sóng ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ, các dạng ký hiệu viết trên giấy hoặc khắc trên gỗ, trên đá, trên các tấm kim loại...Về nguyên tắc, bất kỳ cấu trúc vật chất nào hoặc bất kỳ dòng năng lượng nào cũng có thể mang thông tin. Chúng được gọi là những vật mang tin. Dữ liệu là sự biểu diễn của thông tin và được thể hiện bằng các tín hiệu vật lý. Sự phát triển của văn minh nhân loại được đặc trưng bởi sự gia tăng nhu cầu khai thác , xử lý và tích lũy thông tin. Toàn bộ tri thức nhân loại chính là lượng thông tin được tích lũy và hệ thống hóa. Dung lượng, cấu trúc và độ phức tạp của lượng thông tin này phản ánh rõ nét sự tiến hóa của lịch sử loài người. Tính chất dùng để mô tả thông tin là độ cứng và độ phong phú của thông tin. Đó là thước đo khách quan của tính chính xác, mức độ tin cậy của một mẩu tin và thước đo cho tính đa dạng của thông tin. Ngày nay, thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của các cơ quan, làm thay đổi nhanh chóng trong quan hệ kinh tế giữa các khu vực, các quốc gia trên toàn thế giới. Các doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm và dịch vụ dựa trên thông tin và dùng thông tin làm tăng thêm giá trị của sản phẩm và dịch vụ thông qua các chương trình quảng cáo. Lao động thông tin ngày càng chiếm một tỷ trọng lớn và xã hội đang chuyển dần sang xã hội thông tin và thông tin đã khẳng định được vai trò to lớn của nó đối với văn minh nhân loại. Tổ chức. 1.2.1. Khái niệm: Tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Thử thách lớn lao đối với các tổ chức hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt là làm sao sử dụng được một cách có hiệu quả những dữ liệu được lưu trữ. Ông Thomas Watson, nguyên chủ tịch của công ty IBM đã nói: “Toàn bộ gia trị của công ty nằm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên và những tệp dữ liệu. Dù tất cả các nhà cửa, văn phòng của công ty bị cháy trụi nhưng vẫn giữ được con người và những tệp dữ liệu thì chẳng bao lâu chúng ta sẽ lại trở nên hùng mạnh như xưa.” 1.2.1. Tổ chức và thông tin Dưới giác độ của tin học và điều khiển học có thể xem quản lý một tổ chức theo sơ đồ sau: Thông tin vào Thông tin ra Thông tin trong Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Thông tin quyết định Trong tổ chức thường có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý ( Đối tượng quản lý). Hệ thống quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đưa ra các thông tin. Như vậy, nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực. Thông tin trong tổ chức được diễn đạt bằng công thức: Lao động quản lý= Lao động thông tin+ Lao động ra quyết định Lao động ra quyết định chỉ bao hàm phần lao động của nhà quản lý từ sau khi có thông tin cho tới khi ký ban hành quyết định. Đây là lao động nghệ thuật, ít mang tính quy trình, có nhiều yếu tố chủ quan. Thời gian lao động ra quyết định chỉ chiếm 10% thời gian lao động của nhà quản lý. Lao động thông tin của nhà quản lý là toàn bộ lao động dành cho việc thu thập, xử lý và phân phát thông tin. Lao động này thường mang tính khoa học kỹ thuật, có quy trình và mang nhiều tính khách quan. Thời gian lao động thông tin chiếm 90% lao động của nhà quản lý. Việc phân chia thời gian lao động khẳng định tầm quan trọng của thông tin trong quản lý một mặt giúp các nhà quản lý phân biệt cán bộ lao động thông tin và cán bộ lãnh đạo. Tính chất của thông tin theo cấp quyết định. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có tên là Lập kế hoạch chiến lược, Kiểm soát quản lý chiến thuật và điều khiển tác nghiệp. Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ tổ chức. Trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý có nghĩa là nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược,thiết lập các chiến thuật. Cuối cùng, ở mức điều khiển tác nghiệp người ta quản lý sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Ngoài ra còn có bộ phận ở mức thứ tư được cấu thành từ tất cả những hoạt động chế biến thông tin mà nhờ đó tổ chức thực hiện những nhiệm vụ của mình. Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau. Điều này được thể hiện ở định nghĩa thông tin quản lý: “Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.” Tương ứng với các mức quản lý, người ta chia quyết định của một tổ chức thành 3 loại: Quyết định chiến lược: là những quyết định xác lập mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức Quyết định chiến thuật: là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp: là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Với mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ cần có những tính chất riêng theo bảng sau: Đặc trưng thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kỳ, đều đặn Sau một kỳ dài, trong trường hợp đặc biệt Tính độc lập của kết quả Dự kiến trước được Dự đoán sơ bộ, có thông tin bất ngờ Chủ yếu không dự kiến trước được Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai là chính Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là chủ yếu Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc, một số phi cấu trúc Phi cấu trúc cao Độ chính xác Rất chính xác Một số dữ liệu có tính chủ quan Mang nhiều tính chủ quan Cán bộ sử dụng Giám sát hoạt động tác nghiệp Cán bộ quản lý trung gian Cán bộ quản lý cao cấp 2. Hệ thống thông tin . Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tượng và thiết bị thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Đích Nguồn Xử lý và lưu trữ Phân phát Thu thập Kho dữ liệu 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 2.2.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Gồm 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý: nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Hệ thống trợ giúp ra quyết định là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định theo một quy trình ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải pháp và lựa chọn một phương án. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyên gia: hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo nhằm mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chất chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh: được sử dụng như một hệ trợ giúp chiến lược, thiết kế cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức để thực hiện các ý đồ chiến lược. 2.2.2. Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống thông tin phục vụ Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Tài chính chiến lược Marketting chiến lược Nhân lực chiến lược Sản xuất và chế tạo chiến lược HTTT văn phòng Tài chính chiến thuật Marketting chiên thuật Nhân lực chiến thuật Sản xuất và chế tạo chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketting tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Sản xuất và chế tạo tác nghiệp 2.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm người mô tả. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là: Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời gian và địa điểm. Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?. Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là cái nhìn của các kỹ thuật viên. 2.4. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn: Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực. Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho người nhận, lời văn phải sáng sủa. Tính bảo vệ được: chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp vụ. 3. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 3.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin 3.1.1. Giá trị của một thông tin quản lý Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra. Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tin đó để lựa chọn được phương án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án quyết định 3.1.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin. Nếu gọi A1,A1,...,An là thiệt hại của các rủi ro. P1,P2,...,Pn là xác suất xảy ra các rủi ro. R1,R2,...,Rn là tỉ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin thì lợi tránh rủi ro là: PR tổng các tích Ai*Pi*Ri. Tương tự, Ci, Pi, Ri là lợi ích tận dụng được cơ hội i, lợi ích tận dụng được cơ hội là: CR tổng các tích Ci*Pi*Ri. 3.2. Chi phí cho hệ thống thông tin Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác. Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khai thác. Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác. 3.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 3.3.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị 3.3.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích là có được một sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng mà nó được hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào ba nguyên tắc: Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 3.4. Các giai đoạn phát triển hệ thống Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tùy theo kết quả của từng giai đoạn có thể phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Số lượng các thành viên tham gia vào dự án phát triển hệ thống thay đổi tùy theo quy mô và độ phức tạp của dự án. Cấu hình tương đối phổ biến của nguồn nhân lực phát triển hệ thống là những người ra quyết định, những nhà quản lý, phát triển viên và thiết kế viên, người sử dụng cuối, người sử dụng thao tác viên, những người sử dụng gián tiếp, các lập trình viên và các hướng dẫn viên. 4. Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin Các giai đoạn của quá trình phát triển thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin : Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 4.1. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn đầu của quá trình phát triển hệ thống nên rất quan trọng cho việc thành công của một dự án. ở giai đoạn cần phải nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, tính khả thi của dự án. Giai đoạn này thường giao cho các phân tích viên giàu kinh nghiệm. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu: Lập kế hoạch Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 4.2. Phân tích chi tiết 4.2.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết: Mục tiêu của giai đoạn này là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính, xác định mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề xuất một số yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. 4.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin. Phỏng vấn: Cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản mà khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Nghiên cứu tài liệu:Cho phép nghiên cứu kỹ và tỷ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức, phản ánh trên giấy tờ quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Sử dụng phiếu điều tra: Lấy được thông tin từ số lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng thì dùng tái phiếu điều tra. Quan sát: Khi quan sát viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn. 4.2.3. Mã hóa dữ liệu Định nghĩa: Mã hóa dữ liệu được xem như là biểu diễn theo quy ước, thông thường là gắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Các phương pháp mã hóa cơ bản là: Phương pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân chia cấp đối tượng từ trên xuống dưới và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện sự chi tiết phân cấp sâu hơn. Phương pháp mã liên tiếp: Được tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định Phương pháp mã tổng hợp: Là sự kết hợp của mã hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp Phương pháp mã hóa theo Xeri: Sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là Xeri để mã hóa. Phương pháp mã hóa gợi nhớ: phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp mã hóa ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính Khi mã hóa dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu như bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỉ lệ sâu sắc, có tính uyển chuyển và lâu bền, tiện lợi khi sử dụng. Mã hóa và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin Các thức tiến hành mã hóa: Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa Xác định các xử lý cần thực hiện Lựa chọn giải pháp mã hóa Triển khai mã hóa 4.2.4. Công cụ mô hình hóa 4.2.4.1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD): Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý Thủ công Giao tác người ,máy Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Có ba loại phích là phích kho chứa dữ liệu, phích luồng thông tin, phích xử lý. 4.2.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Nguồn hoặc đích Luồng dữ liệu Xử lý Kho dữ liệu Tên xử lý Tên người hay tổ phát tin hoặc nhận tin Tên dữ liệu Tên dữ liệu được lưu trữ Các mức của DFD: Sơ đồ khung cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ khung cảnh có thể bỏ qua các kho dữ liệu. Sơ đồ phân rã: Để mô tả chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã từ sơ đồ khung cảnh và gọi đây là sơ đồ mức 1 Phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic mô tả luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu , các tệp dữ liệu và các phân tử thông tin. Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD: Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Mỗi dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra của một DFD con phải là ra của những DFD mức lớn hơn. Xử lý phải luôn được đánh mã số Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra của xử lý Thông thường một xử lý được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc trong một trang giấy thi không phân rã tiếp. Có gắng tối đa chỉ có 7 xử lý trên một trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một phân rã. Xử lý không phân rã thêm gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý trong từ điển hệ thống 4.2.5. Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết: Có 7 công đoạn: Lập kế hoạch: Bao gồm việc thành lập đội ngũ, lưa chọn phương pháp và công cụ, xác định thời hạn. Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại: Gồm việc nghiên cứu môi trường ngoài, môi trường tổ chức, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật. Nghiên cứu hệ thống thực tại: Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: Là việc nghiên cứu hệ thống như hoạt động chung của hệ thống, dữ liệu vào, thông tin ra, xử lý, cơ sở dữ liệu và nghiên cứu các vấn đề của hệ thống Xây dựng mô hình vật lý ngoài Xây dựng mô hình logíc Chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp Đưa ra chuẩn đoán: là hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ. Xác định mục tiêu của hệ thống mới: Phải đo được và phải có giá trị bằng số cần đạt được. Xác định các yếu tố của giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi Sửa đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 4.3. Thiết kế logíc. 4.3.1. Mục đích của giai đoạn thiết kế logíc. Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logíc là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logíc của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét. Các khái niệm cơ bản khi thiết kế logíc: Thuộc tính: là các phần tử thông tin trên mỗi thông tin đầu ra Thực thể: là phương pháp được sử dụng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết (hay quan hệ): được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữ trên các thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác nhau. Kho dữ liệu là nơi cất giữ dữ liệu có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm máy tính cho phép người sử dụng có thể truy cập tới những dữ liệu cơ sở. 4.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Có bốn cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin là: Hỏi người sử dụng cần thông tin gì ? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. Phương pháp thực nghiệm. 4.3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logíc đi từ các thông tin đầu ra. (a) Xác định các đầu ra. (b) Xác định các tệp cần thiết Thực hiện chuẩn hóa mức 1 Chuẩn hóa mức 2 Chuẩn hóa mức 3 Mô tả các tệp Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riên của danh sách đó. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp Xác định khối lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều. Nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. 4.3.2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Số mức độ của liên kết Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, việc chỉ biết được thực thể này liên kết với thực thể khác thì chưa đủ. Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. Những cặp số lượng: Một-một, một- nhiều, nhiều nhiều được gọi là số mức độ liên kết. Liên kết một- một (1@1) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Liên kết một- nhiều (1@N) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Liên kết nhiều- nhiều (N@M) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và một lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Chiều của một liên kết: Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết. Có 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều- nhiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Người ta thường chuyển đổi các quan hệ nhiều-nhiều thành quan hệ một nhiều. Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ . có 3 loại thuộc tính: T