Luận văn Ứng dụng tin học và hoàn thiện nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu trong Doanh nghiệp xuất nhập khẩu

(Có TK 007) - Khi nhân tiền đơn vị giao nhờ nộp thuế xuất khẩu: Nợ TK 111, 112 Có TK 3388 - Khi nộp thuế hộ: Nợ TK 3388 Có TK 111, 112 Chương II Thực trạng về kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam I- Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam 1- Đặc điểm tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa của Công ty Công ty sản xuất - Xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là: Viet Nam youth production and Import- Export Company, tên viết tắt là: VYPEXCO được thành lập theo Nghị định số 388 của Chính phủ. Trụ sở đặt tại 15B Hồ Xuân Hương - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Công ty có cơ cấu tổ chức kinh doanh như một mạng lưới hoạt động trong nhiều lĩnh vực từ 3 miền của Tổ quốc: Bắc - Trung - Nam. Là một Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên ngành hàng và địa bàn kinh doanh tương đối rộng, có con dấu, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng trong nước và ngoài nước theo quy định của Nhà nước. Tổ chức và hoạt động theo điều lệ của Công ty. 1.1 Các họat động chính của Công ty - Họat độngxuất khẩu: Tất cả các loại hàng hóa thuộc thế mạnh trong nước mà Nhà nước cho phép. Nhưng mạt hàng chủ yếu vẫn là đồ gỗ, gốm, sứ mỹ nghệ (xuất khẩu sang Tây Âu), hàng tiểu thủ công nghiệp (xuất khẩu sang Pháp), đũa tre, bánh kẹo (xuất khẩu sang Nhật Bản), mây, cói ... (t2 Châu á). - Hoạt động nhập khẩu: Các sản phẩm phục vụ nông nghiệp vật tư, tư liệu tiêu dùng, mỹ phẩm ... Thị trường nhập khẩu chủ yếu của Công ty là Thái Lan, Đài Loan, Hà Quốc, Sinhgapore, ý, Nhật, Pháp... - Hoạt động kinh doanh thương mại nội địa: Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý môi giới mua bán các mặt hàng cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước theo quy định của Nhà nước và Bộ thương mại - Kinh doanh du lịch lữ hành, dịch vụ du lịch và vận tải. - Hợp tác đào tạo trong và ngoài nước, hợp tác lao động quốc tế. Ngoài ra nhờ có vị trí thuận lợi ngay giữa trung tâm Thủ đô, ngoài việc quan hệ với các bạn hàng quốc tế Công ty còn cố gắng tập trung tối đa các điều kiện thuận lợi của mình như: Điều kiện nắm bắt thông tin, nguồn hàng, khách hàng, các nhu cầu đột xuất trên thị trường ... Bên cạnh đó Công ty còn tổ chức một mạng lưới các cửa hàng bán lẻ nhằm đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng. 1.2 Tình hình họat động kinh doanh của Công ty trong những năm qua: Bảng số 1 Chỉ tiêu Đơn vị tính 1998 1999 So sánh (%) 1.Tổng kinh ngạch xuất khẩu 1000USD 31.404 29.566 94 2..Tổng kinh ngạch xuất khẩu 1000USD 26.625 25.832 97 3.Tổng doanh thu Triệu đồng 320.469 306.672 95,69 4.Nộp ngân sách Triệu đồng 10.409 8.860 85,1 Nhìn vào bảng trên ta thấy ràng tình hình kết quả kinh doanh của Công ty năm 199 có giảm hơn so với năm 1998, doanh thu năm 1999 so vơi snăm 1988 giảm 13.842 tỷ đồng (giảm 4,32%).; nộp ngân sách cũng giảm (14,9%). Nguyên nhân cùa tình hình này là do cuộc khủng hoảng kinh tế trầm trọng trên thế giới và trong khu vực đã ảnh hưởng rất lớn tới họat động kinh doanh cuả Công ty. Chính cuộc khủng hoảng này đã làm cho một số nước hạn chế nhập khẩu. Do vậy Công ty cũng phải giảm lượng xuất khẩu và ụ biến động về tài chính cũng làm cho giá cả hàng hóa bị ảnh hưởng, giá nguyên vật liệu đầu vào tăng dẫn đến giá sản phẩm cũng tăng và hàng hóa khó tiêu thụ. Mặc dù vậy Công ty cũng có những cố gắng để tìm bạn hàng, mở rộng thị trường nên kinh doanh và nhập khẩu có giảm nhưng không nhiều (6%, 3%). Trong năm 2000 Công ty dự tính cố gắng phát huy hết khả năng để đạt mức doanh thu cao hơn sơ với nhưũng năm trước đó. 2 Các chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Công ty 2.1 Các chức năng, quyền hạn Tổ chức sản xuất các mặt hàng trong điều kiện Nhà nước cho phép và thị trường trong và ngoài nước chấp nhận. Thực hiện xuất nhập khẩu (trực tiếp hoặc uỷ thác với nước ngoài thuộc thị trường XHCN và thị trường các nước TBCN)các hàng hóa được quy định. Được phép vay vốn (cả vốn ngoại tệ) tại các ngân hàng Việt Nam và nước ngoài, được huy động vốn trong dân và nước ngoài nhằm phục vụ cho họat động kinh doanh của Công ty, thựuc hiện các qui định ngoại hối của Nhà nước. Được ký kết các hợp đồng với các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế trong việc liên doanhh, liên kết kinh tế nhằm đầu tư phát triển chế biến gia công, huấn luyện tay nghề trên cơ sở bình đảng tự nguyện, hai bên đều có lợi. Được đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu với người nước ngoài trong phạm vi kinh doanh của mình theo các qui định của Nhà nước và luật pháp quốc tế. Được dự hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm của Công ty trong và ngoài nước theo các quy định của Nhà nước Việt Nam và nước sở tại. Được thu thập và cung câp thông tin về kinh tế và thị trường thế giới. Công ty là một tổ chức sản xuất kinh doanh tổng hợp trong phạm vi họat động kinh doanh của mình, có quyền tự do lựa chọn quyết định phương hướng kinh doanh , chủ động tìm kiếm bạn hàng, chủ động trong việc tổ chức, sắp xếp lại bộ máy tổ chức, nhân sự trong Công ty, có quyền chủ động trong việc áp dụng các chính sách lương, thworng ... phù hợp với cán bộ nhân viên trong Công ty theo chế độ chính sách Nhà nước ban hành. 2.2 Các nhiệm vụ: Công ty chiu trách nhiệm kế thừa toàn bộ các nghĩa vụ và trách nhiệm của Liên hiệp sản xuất dịch vụ tổng hợp thanh niên Việt Nam bao gồm cả Công ty VYPEXLD trước đây. Xây dựng và tổ chức thực hiện sản xuất và dịch vụ tổng hợp các mặt hàng xuất khẩu cho Công ty và chỉ đạo các đơn vị thanh niên làm hàng xuất khẩu. Từ nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đảm bảo tự trang bị và đổi mới trang thiết bị, nhà xưởng, nguyên liệu vật liệu ... phục vụ cho sản xuất và dịch vụ tổng hợp trong phong trào thanh niên. Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và báo cáo kế hoạch khác có liên quan (dài hạn, 5 năm, 10 năm) nhằm đáp ứng mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, cân đối giữa xuất khẩu nhà nhập, làm tròn nghĩa vụ đối với cấp trên. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại. Thực hiện các cam kết hợp đồng mua bán ngoại thương và các hợp đồng khác có liên quan đến hoạt đoọng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty. Quản lý và sử dụng hợp lý có hiệu quả các nguồn vốn nhằm thựuc hiện các biện pháp nâng cao chất luựng, mở rộng thị trường quốc tế phục vụ cho phong trào sản xuất của thanh niên cả nước. Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý, làm tốt các công tác phân phối lao động tiền lương đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN, làm tròn nhiệm vụ quốc phòng. 3.Cơ cấu bộ máy của Công ty 3.1 Sự ra đời: Công ty sản xuất - xuât nhập khẩu thanh niên Việt Nam tiền thân là từ Liên hiệp sản xuất dịch vụ thanh niên - Việt Nam. Từ tháng 5 năm 1989 theo Nghị định 268 của Thủ tướng Chính phủ cho phép các tổ chức đoàn thể hành chính sự nghiệp làm kinh tế. Liên hiệp sản xuất dịch vụ thanh niên có tên giao dịch là VYCO có chức năng thay mặt Trung ương Đoàn quản lý các đơn vị trực thuộc cụ thể là các Công ty, giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa của đội ngũ cán bộ đoàn nói riêng và lao động xã hội nói chung và tham gia đóng góp một phần kinh tế cho các hoạt động của Trung ương Đoàn hàng năm. Trên tinh thần của Nghị định 388 của Chính phủ thì Liên hiệp VYCO không tồn tại các đơn vị trực thuộc gồm: INCOMEX Hà Nội, INCOMEX Sài Gòn, xí nghiệp 26/3, nhà khách Trung ương Đoàn. Các đơn vị liên doanh như: OSCAR Hà Nội, OSCAR Sài Gòn, PROCEXW, GESICO, Công ty chế biến nuôi trồng thủy sản là các đơn vị trực thuộc Nhà nước và các đơn vị không trực thuộc Nhà nước. Đến năm 1991 thì INCOMEX đổi tên thành VYPEXCO và năm 1992 thì nhà khách Trung ương Đoàn tách thành đơn vị kinh doanh độc lập. Giữa năm 1992 Nhà nước có chủ trương thay đổi Nghị định 268 tức là xoá bỏ mô hình cũ và theo 3 hướng chủ yếu sau: - Thành Công ty cổ phần hoặc Công ty trách nhiệm hữu hạn. - Chuyển thành đơn vị kinh doanh theo Nghị định 388 tức là theo cơ chế quốc doanh hoặc giải thể. Với lòng quyết tâm vượt khó nhất là với cơ chế thị trường hiện nay ban lãnh đạo vẫn quyết định chọn phương án 2 tức là chuyển thành đơn vị kinh doanh theo cơ chế quốc doanh và văn phòng VYCO sát nhập với INEXCO đổi tên thành Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu thanh niên - Việt Nam (gọi tắt là VYPEXCO) trụ sở chính vẫn tại 15B Hồ Xuân Hương, đây là đơn vị kế thưùa của VYCO và INNEXCO. 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành các phòng, ban phù hợp với đặc điểm của Công ty. - Đứng đầu là giám đốc của Công ty do ban chấp hành Trung ương Đoàn bổ nhiệm. Giám đốc Công ty là người có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty đồng thời chiu trách nhiẹem toàn bộ trước Bí thư Trung ương Đoàn và tập thể cán bộ nhana viên toàn Công ty. Ngoài ra trong quá trình kinh doanh 2 phó giám đốc, 1 phó giám đốc phụ trách về nghiệp vụ, 1 phó giám đốc phụ trách về mặt tổ chức hành chính của Công ty họ là những người trực tiếp làm việc với các phòng, ban cũng như các đơn vị trực thuộc, kiểm soat mọi họat động. Kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh trực tiếp nhận các chỉ tiêu giao nộp giám đốc và đến cuối kỳ kinh doanh báo cáo kết quả của đơn vị mình cho giám đốc. Các phòng chức năng có nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của giám đốc, cung cấp các thông tin thuộc chức năng của mình, tạo điều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời đúng đắn 4- Quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Giám đốc đào tạo lao động quốc tế Phòng kinh doanh XNK số 5 104 lê duẩn Phòng kinh doanh xnk số3 Thành phố hạ long Phòng kinh doanh xnk số 2 Thành phố vinh Hỗ trợ nhân tạo Du lịch đông phương 98 láng hạ Phòng kinh doanh XNK số 1 Thành phố hồ chí minh Xí nghiệp XD thanh nên Hệ thống trung tâm Hệ thống cửa hàng Hệ thống các phòng kinh doanh Hệ thống xí nghiệp Hệ thống chi nhánh Phòng kế hoạch KD Phòng kế toán Văn phòng Phòng kinh doanh xnk số 4 Từng phòng ban đều có chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng ban đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Văn phòng: là bộ phận tham mưu của giám đốc tổ chức tiến hành thực hiện nhiệm vụ phân công, tổ chức đồng đều cán bộ có năng lực vào các phòng ban sao cho phù hợp với công việc của từng ngươì, điều chỉnh chế độ lương bồng cho công nhân viên trong toàn Công ty . Đồng thời văn phòng có nhiệm vụ điều hành và sửa chữa bảo dưỡng các văn phòng phẩm, mua sắm các thiết bị để thay thế cho các phòng ban, nhân sự gồm: 1 chánh văn phòng, 1 phó văn phòng, 1 cán bộ nghiệp vụ, 1 văn thư & 1 lái xe. - Phòng kê toán tài vụ: là một bộ phận cấu thành quan trọng của Công ty có chức năng ghi chép, tính toán phản ánh cung cấp những thông tin kinh tế tài chính và xử lý, phân tích các số liệu để kiểm tra giám đốc đối với hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty, với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán luôn gắn liền với hoạt động tài chính, kinh tế. - Nhân sự gồm: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán TGNH, 1 kế toán chi tiết, 1 kế toán phiếu thu, phiếu chi, 1 thủ quỹ. - Phòng kế hoạch kinh doanh: Gồm 7 cán bộ, đây là phòng ban hoạt động sôi động nhất trong Công ty vì nó có chức năng nghiên cứu tình hình trong nước và ngoài nước về mặt thị trường. Cũng từ phòng ban nảy sinh ra các họat động kinh doanh như sản xuất, xuất khẩu cũng như nhập khẩu, phòng này tự đi chào hàng, giao dịch với khách hàng trong nước cũng như nước ngoài dựa trên cơ sở quen biết nhờ họat động xuất nhập khẩu từ trước. Phòng còn chịu trách nhiệm cố vấn về ngôn ngữ, pháp lý cho các họat động xuất nhập khẩu tự doanh cũng như xuất nhập khẩu uỷ thác của các đơn vị khác đối với nước ngoài. Phòng này chính là phòng tham mưu cho giám đốc những đối sách cần thiết để có quyết định đúng đắn trong công tác đối ngoại. Ngoài các phòng ban trên thì Công ty còn có các chi nhánh tại Thành phố Hạ Long, Thành phố Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh và các trung tâm thương mại, các cửa hàng ... Tất cả đều thực hiện theo cơ chế khoán tức là tự do họat động làm sao có hiệu quả đảm bảo thu nhập cho cán bộ công nhân viên đơn vị và đóng góp nghĩa vụ theo hình thức khoán gọn hay theo tỷ lệ doanh số thu được. II - Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của Công ty 1.Hình thức tổ chức công tác kế toán: Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với qui mô kinh doanh lớn. Hàng ngày, hàng tháng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị rất lớn và liên tục đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác các thông tin kế toán đó. Do vậy kế toán áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư hàng hóa. Đây là phương pháp theo dõi phản ánh một cách thường xuyên liên tục tình hình xuất - nhập - tồn kho hàng hóa trên sổ sách kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ mua hoặc bán. Với phương pháp này công việc kế toán được rải đều trong kỳ kế toán, cuối kỳ có ngay số tồn kho trên sổ sách, số liệu dễ đối chiếu. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và hình thức tổ chức công tác kế toán của Công ty là hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu của quản lý là nhiệm vụ trọng tâm đối với công tác kế toán ở VYPEXCO. Đồng thời cũng xuất phát từ đặc điểm kinh doanh ở đơn vị, kế toán áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ". Hình thức kế toán " Chứng từ ghi sổ" có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian (nhật ký) và việc ghi sổ theo nội dung kinh tế (phân loại theo tài khoản) trên hai sổ kế toán tổng hợp khác nhau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái các tài khoản. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ gốc, trước khi ghi vào sổ cái phải được phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ, số liệu của chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái). - Ưu điểm của hình thức này là đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc cho việc phân công và chuyên môn hóa cán bộ kế toán, thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy vi tính, đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. - Nhược điểm của hình thức này là số lượng chứng từ ghi sổ và lập số lựong công việc ghi chép nhiều và dễ sinh trùng lặp công việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng, cuối quý ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo kế toán. Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ" Sổ quĩ chứng từ gốc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ sổ kế toán chi tiết sổ cái bảng tổng hợp chi tiết số liệu từng tài khoản bảng cân đối số phát sinh báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng quý Đối chiếu, kiểm tra * áp dụng hình thức “ chứng từ ghi sổ”. Các loại sổ kế toán sử dụng trong nghiệp vụ xuất khẩu ở Công ty gồm có: - Sổ quỹ - Sổ cái - Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 641, TK 632... Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán (Năm) theo các chỉ tiêu tương ứng - Sổ doanh số và thuế giá trị gia tăng - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết thanh toán Về hệ thống báo cáo tài chính, cuối mỗi liên độ kế toán (Năm) phòng kế toán Công ty lập bảng cân đối kế toán, bảng kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. * Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán TGNH Kế toán chi tiết Kế toán phiếu thu phiếu chi Thủ quỹ - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra các công tác hạch toán kế toán ở Công ty cũng như ở các đơn vị. Tổ chức phỏo biến và hướng dẫn thi hành kịp thời đầy đủ các thể lệ kế toán tài chính của Nhà nước và Quyết định của cấp trên, thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên kê stoán của Công ty. Ngoài ra kê stoán trưởng còn có nghĩa vụ quan trọng trong việc giúp giám đốc thiết kế phương án tự chủ tài chính. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản vào cuối tháng, quý. Kế toán tổng hợp trực tiếp lập chứng từ vào sổ tổng hợp, vào sổ chi tiết và cuối kỳ lập báo cáo tài chính. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn phải giữ toàn bộ các sổ sách lưu trữ của các năm, giữ các bộ chứng từ bản kê .. đồng thời thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến tiền gửi ngân hàng vào các sổ tiết kiệm của từng tài khoản được mở ở các ngân hàng vào các sổ chi tiết của từng tài khoản được mở ở các ngân hàng khác nhau. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, các nghiệp vụ thanh toán với ngân hàng, thanh toán khác. - Kê toán chi tiết: cung cấp thông tin báo cáo nhanh, đòng thời chiu trách nhiệm theo dõi quản lý tất cả các mặt hàng xuất nhập khẩu và tập hợp ghi chép những khoản chi phí và nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào các sổ chi tiết. - Kê toán phiếu thu, phiếu chi: là người luôn ghi chép các khoản phải thu, phải chi cho toàn Công ty khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra, đồng thời viết phiếu lương cho Công ty. - Thủ quỹ: là người chịu trách nhiệm giữ quỹ và là người trực tiếp vào sổ quỹ những nghiệp vụ như thu chi phát sinh bằng tiền mặt. Việc bố trí cán kế toán và phân công công việc trong bộ máy kế toán của Công ty là tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được yêu cầu của quản lý đặt ra. III - Thực trạng hạch toán kế toán nghiệp xuất khẩu hàng hóa tại Công ty sản xuất xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam. 1. Chứng từ sử dụng trong kế toán xuất khẩu: Hoạt động xuất khẩu đối với Công ty diễn ra thường xuyên. Tổng giá trị kinh ngạch xuất khẩu của Công ty trong những năm gần đây là tương với nhập khẩu. Công ty vừa xuất khẩu trực tiếp vừa nhận uỷ thác xuất khẩu. Một hợp đồng xuất khẩu để thực hiện được phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu. Công ty và Phòng kế toán. Phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm các nghiệp vụ mang tính ngoại thương như tìm kiếm bạn hàng, tìm kiếm nguồn hàng đồng thời hoàn tất chứng từ xuất khẩu. Bộ chứng từ bao gồm: - Hợp đồng ngoại - Hóa đơn thương mại (Commercicil Involce) - Vận đơn (Bill of Lading) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quanlity) - Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quanlity) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin) * Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu gồm 2 giai đoạn: Thu mua sản phẩm hàng hóa trong nước hoặc từ nguồn xuất khẩu. Sau đó bán ra nước ngoài theo hợp đồng ngoại thương đã ký kết giưuã 2 chính phủ (xuất khẩu theo Nghị định thư) hoặc giữa Công ty với 1 tổ chức kinh doanh thương mại (xuất khẩu tự cân đối). Hoạt động xuất khẩu ở Công ty xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam được tiến hành chủ yếu theo phương pháp xuất khẩu tự cân đối dưới 2 hình thức: xuất khẩu trực tiếp và nhận xuất khẩu uỷ thác cho đơn vị khác. Trình tự như sau: Ký HĐ Lập phương án KD và tổ chức thu mua chế biến biến hàng XK Kiểm tra L/C Ký HĐ thuê tàu nếu có Chuẩn bị hàng hoá Xin giấy phép XK Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Làm thủ tục t.toán 2. Phương pháp hạch toán kế toán: 2.1 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa phòng kế toán sử dụng 1 số tài khoản sau: - TK 156: hàng hóa - TK 133: thuế và các khoản nộp ngân sách - TK 157: hàng gửi bán - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 111: Tiền mặt - TK 413: ± tỉ giá - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 911: XĐKQ - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 511: DT bán hàng Nếu trong những TK cấp I trên lại có nhiều đối tượng khác nhau về bản chất kinh tế thì cần phải đuực phản ánh cụ thể theo từng TK cấp II. 2.2 Trình tự hạch toán a) Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp Trong khâu xuất khẩu, điều đầu tiên và quan trọng là 2 bên phải đàm phán những điều khoản về thời gian, địa điểm, phương tiện và hình thức thanh toán, từ đó ký kết hợp đồng có chữ ký và dấu của 2 bên. Khi nhận ngân hàng thông báo L?C đã đựoc mở, Công ty triển khai thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng. Khi xuất khẩu gửi hàng đi xuất khẩu Công ty lập lệnh xuất hàng (hàng xuất). Đây vừa là hóa đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho và còn là cănc ứ để kế toán doanh thu. Khi giao hàng lên tàu, Công ty căn cứ vào chứng từ để lập hợp đồng thương mại. Khi bốc xếp hàng lên tàu, cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn đường biển do tàu biển xác nhận. Khi giao hàng xong Công ty lập bộ chứng từ thanh toán yêu cầu của L/C thanh toán. Khi tiền hàng về đến ngân hàng thông báo, ngân hàng gửi giấy báo có cho Công ty và căn cứ vào đó kế toán tiến hành ghi sổ. * Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Lệnh xuất hàng (hàng xuất) - Hóa đơn thương mại (Invoice) - Vận đơn (Bill of lading) - Tờ khai hàng hóa xuất khẩu Tuỳ sự thỏa thuận của 2 bên trong hợp đồng mà Công ty xuất khẩu theo giá CIF hoặc FOB. Nhưng đa phần là đúng giá FOB vì việc mua bảo hiểm ký kết hợp đồng với hãng vận tải biển nước ngoài còn gặp nhiều khó khăn. - TK sử dụng: TK 156, 331, 413, 632 TK 112: Tiền gửi ngân hàng được chia thành 2 TK cấp II: TK 1121: Tiền gửi ngân hàng = tiền Việt Nam TK 1222: Tiền gửi ngân hàng = tiền ngoại tệ. Ngoài ra để tiện theo dõi, kế toán có sử dụng kèm theo 1 số kí hiệu chữ viết tắt sau số tài khoản thể hiện tên ngân hàng như: - TK 112 E: Tài khoản tiền gửi tại NH: EXIMBANK - TK 112 V: Tài khoản tiền gửi tại NH: VIETCOMBANK - TK 112 H: Tài khoản tiền gửi tại NH: HABUBANK - TK 112 C: Tài khoản tiền gửi tại NH: CITYBANK TK 511: doanh thu bán hàngh: ghi chép doanh thu của số hàng đã xác định tiêu thụ và được chi tiết thành 3 TK cấp 2: - TK 5111: DTBH - TK 5112: DTBH nội bộ - TK 5113: DT bán sản phẩm dịch vụ. c) Hạch toán: Để minh hoạ cho việc hạch toán một hợp đồng xuất khẩu trực tiếp ta có thể theo dõi ví dụ cụ thể sau: Ngày 15/12/99 Công ty sản xuất xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam ký hợp đồng kinh tế số 01/VLAS - GEN với BUSSANCO - LTD BANGKOK - Thái Lan về việc xuất khẩu 33 tấn cói chẻ theo giá CIF. Tổng giá trị lô hàng là: 12.672USD. Trong đó: chi phí vận chuyển phải trả cho Singapor CO.PRIRATE-LTD là: 42,2 USD. Thời gian giao hàng : 29/1/2000 Thuế xuất khẩu là 0% ; TGTT= 13.881,76đ/USD TGNH = 13893,93đ/USD. * Quy trình hạch toán: - Căn cứ vào lệnh xuất hàng (hàng xuất) kế toán định khoản: 142.593.4389 Nợ 157 Có 156 - Khoản chi phí cước vận tải khi thuê tàu chuyên chở đến cảng đích, kế toán ghi theo TGTT: 33.316.224 Nợ 641 Có 1222 Đồng thời ghi có: 007: 2400 USD - Khoản chi phí gửi chứng từ nhanh phải trả cho ngân hàng: Nợ TK 1333: 54.179đ = 3,9 x 13.892,99đ Nợ TK 413: 85đ Có TK 1122: 596.052 = 42,9USD x 13.893,99đ Đồng thời ghi có TK 007: 42,9 USD - Khi khách hàng nhận được lô hàng trên và qua ngân hàng gửi thông báo chấp nhận thanh toán cho Công ty, kế toán ghi sổ theo TGTT: 142.593.439 Nợ TK 131 Có TK 157 đồng thời kết chuyển giá vốn bán hàng xuất khẩu theo trị giá mua: 99.329.982 Nợ TK 632 Có TK 157 - Khi nhận báo có của VIETCOMBANK tiền hàng đã về đến TK của Công ty kế toán định khoản căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng: Nợ TK 1122: 142.719.065đ Có TK 413: 125.626đ Có TK 131: 142.593.439đ đồng thời ghi Nợ TK: 007: 10.272USD Kết thúc thương vụ, kế toán tiến hành các bút toán kẻ: DTTT = ồ DT - ồ chi phí = 142.593.439đ - 33.316.224 đ - 596.052đ = 108.681.163đ - Kết chuyển DT thực tế: 108.681.163 Nợ TK 5111 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí: 33.912.276 Nợ 911 Có 641 - Kết chuyển giá vốn hàng xuất khẩu: 99.329.982 Nợ 911 Có 632 Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp. 156 X.Kho, XK hàng 157 Trị giá mua của hàng XK hàng 632 911 Giá vốn 511 Doanh thu 131 Bên NK ký nhận nợ Nhận được tiền hàng XK 151 Hàng mua gửi bán thẳng 133 VAT 334 trả lương bằng tiền mặt Lương của CBCNV 641, 632 chi phí X.Kho, XK hàng 3333 Thuế XK 413 TGTT>TGHT chi phí v/chuyển bốc dỡ (nếu có) 532 532 338 Tính bán hàng 421 lãi Lỗ Các khoản GG hàng hóa 1122 111, 1121 TGTT< TGHT b) Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác * Chứng từ sử dụng: Trường hợp Công ty nhận xuất khẩu uỷ thác cho đơn vị khác ngoài các chứng từ như trong TH xuất khẩu trực tiếp còn có thêm hợp đồng uỷ thác xuất khẩu cho Công ty và đơn vị giao uỷ thác ký kết với nhau để thỏa thuận các điều khoản trong quá trình tiến hành KDXK và các chứng từ thanh toán tiền hàng cho đơn vị giao uỷ thác. * Tài khoản sử dụng: Ngoài ra các TK phản ánh chi phí thuế, kết chuyển DT, xác định KQKD kế toán còn sử dụng các TK sau: - 1388: Phải thu khác: (các khoản chi phí Công ty đã chi hộ đơn vị giao uỷ thác trong quá trình xuất khẩu ) - 3388: Phải trả khác: (Các khoản phải trả về tiền hàng bán hộ cho đơn vị giao uỷ thác sau khi trừ khoản hoa hồng được hưởng) - 5133: DT uỷ thác: (Phản ánh số hoa hồng được hq trong quá trình) * Để minh hoạ ta xét ví dụ sau: VD: Ngày 19/12/9