Luận văn Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội

ệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử. Vì Hệ thống thông tin quản lý quản lý phần lớn dựa các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ sử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh phụ thuộc vào sự vận hành tốt hay xấu của hệ sử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên….là các hệ thống thông tin quản lý. +) Hệ thống trợ giúp ra quyết định Là hệ thống được thiết kế với mục đĩnh rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định được mô tả như là một quy trình được tao ra thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. +) Hệ thống chuyên gia Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học nhưng tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối ngoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện các quy tắc được chuyên gia sử dụng. +) Hệ thống tăng cường cạnh tranh Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một Hệ thống thông tin quản lý mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt của nó hoặc không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển , ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống sử lý giao dịch, hệ thông thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ thống chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho người sử dụng là người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng cấp.. Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng canh tranh thể hiện qua khách hành, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 1.4. Mô hình biểu diển Hệ thống thông tin quản lý Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin quản lý là rất quan trọng nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: Mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài +) Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình trả lời cho câu hỏi “ Cái gì? ” và “ Để làm gì? “. Mô hình không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như thới gian của nó. +) Mô hình vật lý ngoài Mô tả dưới góc độ nhìn thấy của hệ thống các vật mang tin, các hoạt động sử lý, các thủ tục thủ công, cùng với những yếu tố về địa điểm thực hiện sử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi “ Cái gì ở đâu? ” và “ Khi nào? “. Các mẫu báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng là được thực hiện theo mô hình này. +) Mô hình vật lý trong Liên quan tới các khía cạnh vật lý, dưới góc nhìn kỹ thuật. Nó trả lời cho câu hỏi “ Như thế nào? “. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, tốc độ sử lý các thiết bị, cầu hình phần cứng….. Mỗi mô hình là kết quả của góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn người sử dụng và mô hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 1.5. Đánh giá hiệu quả một hệ thống thông tin Hoạt động tốt hay xấu của một Hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua chất lượng thông tin nó cung cấp. Một Hệ thống thông tin quản lý tốt phải đảm bảo các tính chất sau. +) Độ tin cậy: Thể hiện các mặt về độ sác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy có thể gây cho tổ chức những hậu quả không lường trước. +) Tính đầy đủ: Tính đẩy đủ của Hệ thống thông tin quản lý thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi thực tế. +) Tính thích hợp và dễ hiểu: Hệ thống thông tin quản lý xây dựng phải thích hợp được với môi trường thực tế, thân thiện, dễ hiểu với người sử dụng. +) Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Chính vì vậy thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. +) Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó được gửi tớ người sử dụng vào lúc cần thiết. 2. Phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 2.1. Nguyên nhân dẫn tới phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Những nguyên nhân chính dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin đó là: - Những vấn đề quản lý - Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi về công nghệ - Thay đổi về sách lược chính trị Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ nhận thấy rằng từ sự hoạt động kém của Hệ thống thông tin quản lý sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Muốn khắc phục sự yếu kém trong quản lý thì Hệ thống thông tin quản lý mới ra đời sẽ là tất yếu. Mục tiêu của những cố gắng phát triển Hệ thống thông tin quản lý là cung cấp các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Khi xẩy ra yêu cầu mới trong quản lý ví dụ sự tăng số lượng các bộ công nhân viên không ngừng ở ICOM hay các quyết định thay đổi về lương, thay đổi về cách tính thuế…của Nhà nước thì hệ thống cũ không thể đáp ứng việc quản lý mà phải thay vào đó là hệ thống mới phù hợp với sự thay đổi mới. Sự thay đổi về công nghệ cũng là một trong nhưng nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi. Khi một công nghệ mới ra đời ví dụ như hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, 2003 thì việc đánh giá hệ quản trị cơ sở dữ liệu ở công ty mà đang sử dụng Access cần phải được xem xét lại. Sự nhận thức những công nghệ mới đáp ứng ngày càng cao cho sự quản lý đã đem lại một hệ thống thông tin hoàn thiện, đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Sách lược chính trị của người quản lý cũng khiến một hệ thông thông tin được phát triển. 2.2. Phương pháp phát triển Hệ thống thông tin quản lý 2.2.1. Các nguyên tắc để phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Mục đích chính xác của dự án phát triển một Hệ thống thông tin quản lý là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức , chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một Hệ thống thông tin quản lý là một đối tượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: +) Nguyên tắc một: Sử dụng các mô hình Những mô hình để đáp ứng nguyên tắc một đó là mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Ba mô hình này được xây dựng dựa trên sự quan tâm đối tượng từ những góc độ khác nhau(từ góc nhìn nhà quản lý, góc nhìn kỹ thuật và góc nhìn người sử dụng) +) Nguyên tắc hai: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Sự cần thiết để áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tắc đi từ các chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Giả sử muốn tạo chương trình quản lý nhân sự và tính lương phải tìm hiểu Hệ thống thông tin quản lý nào sẽ tích hợp quá trình quản lý hồ sơ, quản lý lương. Phải tìm hiểu rằng chương trình quản lý nhân sự là cái chung mới dẫn đến việc tính lương là cái chi tiết. +) Nguyên tắc ba: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic Nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế 2.2.2. Các công đoạn phát triển của một hệ thống Để thiết kế một Hệ thống thông tin quản lý thường chia làm bẩy giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dẫy các công đoạn khác nhau. Cuối mỗi công đoạn kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục, quay lại công đoạn trước hay chấm dứt quá trình phát triển hệ thống. +) Giai đoạn một: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho nhà lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Chi phí ở giai đoạn này không lớn. Bao gồm các công đoạn + Lập kế hoạch đánh giá + Làm rõ yêu cầu + Đánh giá khả năng khả thi + Chuẩn bị và trình bầy báo cáo đánh giá yêu cầu +) Giai đoạn hai: Phân tích chi tiết Được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của giai đoạn này là hiểu rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi, những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này gồm các công đoạn + Lập kế hoạch phân tích chi tiết + Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồi tại + Nghiên cứu hệ thống thực tại + Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp + Đánh giá lại tính khả thi + Thay đổi đề xuất dự án + Chuẩn bị và trình bầy báo cáo phân tích chi tiết +) Giai đoạn ba: Thiết kế logic Đây là giai đoạn xác định tất cả các thành phần logic của Hệ thống thông tin quản lý, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống thông tin mới sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng chấp nhận. Thiết kế logic có những công đoạn sau + Thiết kế cơ sở dữ liệu + Thiết kế sử lý + Thiết kế các luồng dữ liệu vào + Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic + Hợp thức hóa mô hình logic +) Giai đoạn bốn: Đề xuất các phương án của giải pháp Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là phác họa mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý nào tốt hơn các mục tiêu nào đã đinh ra trước đây thì phải đánh giá các chi phí và lợi ích (vô hình, hữu hình) cả mỗi phương án và phải có những kiến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn này đó là + Xác định ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức + Xây dựng các phương án của giải pháp + Đánh giá các phương án của giải pháp + Chuẩn bị và trình bầy báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn năm: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Gồm các công đoạn + Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài + Thiết kế chi tiết các giao diện ( vào/ra) + Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa + Thiết kế các thủ tục thủ công + Chuẩn bị và trình bầy báo cáo về thiết kế vật lý ngoài +) Giai đoạn sáu: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn này gồm các công đoạn + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật + Thiết kế vật lý trong + Lập trình + Thử nghiệm hệ thống + Chuẩn bị tài liệu +) Giai đoạn bẩy: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là phần trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạn gồm có + Lập kế hoạch cài đặt + Chuyển đổi + Khai thách và bảo trì + Đánh giá 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý. 3.1. Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích. Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu là làm sao có được các thông tin liên quan tới hệ thống với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Có một số phương pháp khảo sát nhưng cho dù áp dụng phương pháp nào thì càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được xem xét Phương pháp 1 – Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông tin về các thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng. Để có một hình ảnh đầy đủ về các thành phần của hệ thống thì phải nghiên cứu các khía cạnh sau. + Hoạt động của hệ thông + Thông tin vào của hệ thống + Thông tin ra của hệ thống + Quá trình xử lý + Cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống Phương pháp 2 – Quan sát hệ thống Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng. Có những thông tin phân tích viên rất muốn biết nhưng không thể thấy trong các phương pháp khác, trong tài liệu của hệ thống cũng không có, vì vậy cần phải quan sát hệ thống. Việc quan sát có tác dụng để có một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và các tổ chức các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên phương pháp này có những hạn chế. Một hệ thống mới thường làm thay đổi phương pháp và chi tiết thao tác khiến cho các phương pháp cũ không còn mấy ý nghĩa. Một hạn chế nũa đó là người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và thường thay đổi hành động. Phương pháp 3 – Phỏng vấn Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng phỏng vấn. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác nhau với mô hình trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều Phương pháp 4 – Sử dụng phiếu điều tra Điều tra là một phương pháp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thông tin cho mục đích nghiên cứu nào đó. Có thể áp dụng phương pháp điều tra chọn bộ hay điều tra chọn mẫu. Phương pháp điều tra chọn bộ cho phép thu thập thông tin một cách chính xác nhưng mất nhiều thời gian và công sức, chi phí. Trong thực tế việc áp dụng phương pháp điều tra không toàn bộ, được gọi là điều tra chọn mẫu. Trong phương pháp này là chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một số đối tượng tiêu biểu theo các quy tắc của thống kê học, rồi điều tra theo phiếu các đại diện đã được chọn. Sau khi thu thập được kết quả điều tra mẫu sẽ suy ra kết quả cho toàn bộ tổng thể với mức chính xác nào đó 3.2. Mã hóa dữ liệu 3.2.1. Lợi ích của mã hóa dữ liệu Xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý rất cần thiết mã hóa dữ liệu. Việc mã hóa dữ liệu mạng lại những lợi ích cụ thể như: + Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng + Mô tả nhanh chóng các đối tượng + Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Mã hóa được xem như là việc xậy dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước, thông thường là ngắn ngọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập một thực thể 3.2.2. Các phương pháp mã hóa cơ bản +) Phương pháp mã hóa phân cấp: Phân cấp các đối tượng từ trên xuống. Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiếp sự phân cấp sâu hơn. +) Phương pháp mã hóa liên tiếp: Mã hóa kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc dẫy nhất định. +) Phương pháp mã hóa tổng hợp: Là mã tạo ra khi kết hợp việc mã hóa phân cấp với mã hóa liên tiếp. +) Phương pháp mã hóa theo xeri: Sử dụng một tập hợp theo dẫy gọi là xeri. Xeri được coi như là một giấy phép theo mã quy định +) Phương pháp mã gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng +) Phương pháp mã ghép nối: Chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập con khác nhau với đối tượng được gán mã. 3.3. Công cụ mô hình hóa 3.3.1. Sơ đồ chưc năng nghiệp vụ(BFD – Bussiness Function Datagram) Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của Hệ thống thông tin quản lý. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin Xử lý Thủ công Xử lý Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Hình 4: Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin Các phích vật lý sẽ mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng biểu diễn trên sơ đồ. Có ba loại phích: Phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích sử lý. Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Loại thứ 2: Phích kho dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhâp: Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân rã thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Loại thứ 3: Phích sử lý Hình 5: Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ một chức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một hàm hay quá trình. DFD là một sơ đồ tĩnh nên nó không bao hàm được yếu tố thời gian, địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm sử lý Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một công cụ dùng để mô hình hóa hệ thông thông tin. Mô hình DFD trợ giúp cho các hoạt động chính phân tích, thiết kế, biểu diễn hồ sơ trong quy trình sản xuất phần mềm. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Tên người/bộ phận phát nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình sử lý Tiến trình sử lý Tệp dữ liệu, kho dữ liệu Kho dữ liệu Hình 6: Các cú pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhìn ra nội dung của hệ thống Phân rã sơ đồ Để mô tả chi tiết phải sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1… 3.4. Thiết kế logic – Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.4.1. Thiết kế các cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra +) Nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu + Không bỏ sót dữ liệu + Dữ liệu không trùng lập + Không dư thừa thông tin + Không có sự nhập nhằng + Dữ liệu phải được chuẩn hóa + Tiện, nhanh khi xuất dữ liệu +) Các bước khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Bước 1. Xác định các đầu ra + Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra + Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từ đầu ra + Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra + Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là thuộc tính. Liệt kê toàn bộ thuộc tính thành một danh sách. + Đánh giấu các thuộc tính lắp – là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. + Đánh giấu thuộc tính thứ sinh – những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. + Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. + Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách chỉ để lại thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính có ý nghĩa quan trọng trong quản lý +) Các quy tắc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được có những thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính đinh danh của danh sách gốc. Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chịu phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận khóa thành một danh sách mới. Lấy bộ phận khóa đó làm cho danh sách mới. Đặt cho danh sách này một tiên riêng cho phù hợp với nội dung các thuộc tính danh sách. Chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có phải tách riêng chúng. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. 3.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa +) Khái niệm cơ bản Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng, hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức( và cả bên trong lĩnh vực hệ thống) kể cả thông tin mà nó giữ Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể các kiểu khác nhau. Chẳng hạn có thể thấy rằng các mối quan hệ tồn tại giữa khách hàng và một hóa đơn, một hóa đơn và một khoản mục trong hóa đơn, một sản phẩm và một nhà cung cấp sản phẩm. Bản chất của mối quan hệ này là tổ chức và tạo nên các sử dụng trong việc điều khiển hoạt động công tác. Những mối quan hệ như vậy được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng các đường có mũ tên hoặc dấu có tam giác. Trong một số dạng của quá trình phân tích dữ liệu, việc mô tả mối quan hệ này được viết dưới dạng văn bản bên cạnh của đường( chẳng hạn “thuộc về”, “đặt”,” chứa”…). Trong dạng hiện tại đó là không cần thiết. Ta quan tâm nhiều hơn đến kiều khác nhau của mối quan hệ có thể xuất hiện giữa các thực thể mà các đường này biểu thị Có ba kiểu quan hệ chính được thể hiện dưới các dạng đơn giản nhất của mô hình thực thể: + Một - một. + Một – nhiều. + Nhiều – nhiều. +) Mối quan hệ Ba kiểu này liên quan với số các thực thể trong một bảng có quan hệ với một hoặc nhiều thực thể trong bảng khác. Các quan hệ này được định nghĩa và mô tả thông qua các ví dụ. Cho hai thực thể A và B có mối liên kết với nhau. Chúng ta có thể phân chia thành ba loại sau đây. Quan hệ một - một ( 1 – 1) là mỗi thể hiện của thực thể A được kết hợp với 0 hay 1 thể hiện của thực thể B và ngược lại. Quan hệ một – nhiều (1 – N) với mỗi dòng trong bảng thực thể A đều có nhiều dòng trong bảng B.Với mỗi dòng trong bảng B chỉ có một và một dòng trong bảng A. Quan hệ nhiều - nhiều ( N – N) là với mỗi thực thể trong bản A có nhiều thực thể trong bảng B.Với mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A. Ba kiểu quan hệ trên có thể có nhưng chúng được xem là đơn giản nhất và quan trọng nhất, trong đó kiểu quan hệ một nhiều là quan trọng hơn cả. Mô hình dữ liệu được dùng không chỉ như một công cụ phân tích thiết kế mà còn như một phương pháp để kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu kinh doanh của người sử dụng. 3.5. Thiết kế vật lý ngoài 3.5.1 Mục đích Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Chỉ cần tưởng tượng đến một nhân viên đặt vé máy bay hoặc nhân viên ở một cửa thu ngân của một ngân hàng phải giao tác liên tục với HTTT, một lỗi của thiết kế vật lý (