Luận văn Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định trong ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Nam Hà Nội

n thường thỏa mãn hai tiêu chuẩn sau có giá trị lớn hơn hoặc bằng 10 triệu đồng và thời gian sử dụng lớn hơn hoặc bằng 1 năm. Tuy nhiên một số tài sản không thỏa mãn đồng thời hai tiêu chuẩn trên muốn xếp vào TSCĐ phải được phép của bộ tài chính bằng văn bản. Phân loại TSCĐ - Tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định) thỏa mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị.... - Tài sản cố định vô hình (TSCĐVH) là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thỏa mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một sô chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành; bằng phát minh; bằng sáng chế ; bản quyền tác giả... - Tài sản cố định thuê tài chính là những tài sản mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện thỏa thuận trong hợp đồng thuê tài chín. Tổng số tiền thuê một loại tài sản qui định tại hợp đồng thuê tài chính, ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm kí hợp đồng. Nguyên giá của TSCĐ. - Nguyên giá TSCĐHH là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản cố định đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. - Nguyên giá TSCĐVH là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính. Thời gian sử dụng TSCĐ: Là thời gian doanh nghiệp dự tính sử dụng tài sản cố định vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc xác định theo số lượng, khối lượng sản phẩm dự kiến sản xuất được từ việc sử dụng tài sản cố định theo quy định hiện hành, ở điều kiện bình thường phù hợp với các thông số kinh tế - kỹ thuật của tài sản cố định và các yếu tố khác có liên quan đến sự hoạt động của tài sản cố định. Hao mòn TSCĐ: Là sự giảm dần giá trị sử dụng và giá trị của tài sản cố định do tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, do hao mòn của tự nhiên, do tiến bộ kỹ thuật... trong quá trình hoạt động của tài sản cố định. Giá trị hao mòn lũy kế: Là tổng cộng giá trị hao mòn của tài sản cố định tính đến thời điểm báo cáo. Khấu hao TSCĐ: Là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian sử dụng của tài sản cố định. Số khấu hoa lũy kế: Llà tổng cộng số khấu hao đã trích vào chi phí sản xuất kinh doanh qua các kỳ kinh doanh của tài sản cố định tính đến thời điểm báo cáo. Giá trị còn lại TSCĐ trên sổ sách là hiệu số giữa nguyên giá của tài sản cố định và số khấu hao lũy kế (hoặc giá trị hao mòn lũy kế) của tài sản cố định tính đến thời điểm báo cáo. Sửa chữa TSCĐ: Là việc tu sửa, bảo dưỡng, sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định. Nâng cấp TSCĐ: Là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ xung thêm cho tài sản cố định nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng áp dụng của tài sản cố định so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của tài sản cố định; đưa vào áp dụng các qui trình sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của tài sản cố định so với trước. Phương pháp tính khấu hao Tài Sản Cố Định Qui định của Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam về các loại Tài Sản Cố Định không trích khấu hao: - TSCĐ phục vụ cho các hoạt động phúc lợi được hình thành từ nguồn vốn quĩ phúc lợi của Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam - TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng - TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài - TSCĐ không tham gia vào hoạt động kinh doanh Phương pháp trích khấu hao Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam thống nhất áp dụng phương pháp trích khấu hao đường thẳng. Nội dung cuả phương pháp khấu hao theo đường thẳng: - TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao được khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ. TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao nhanh là máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm, thiết bị và phương tiện vận tải, dụng cụ quản lý, súc vật, vườn cây lâu năm, Khi thực hiện trích khấu hao nhanh, doanh nghiệp phải đảm bảo kinh doanh có lãi. Công thức trích khấu hao - Công thức tính khấu hao với những tài sản mua mới Khấu hao tháng =(Nguyên giá TSCĐ) / (Thời gian sử dụng (năm)*12) Khấu hao quí = (Nguyên giá TSCĐ)/(Thời gian sử dụng (năm))*3 Khấu hao năm = (Nguyên giá TSCĐ)/(Thời gian sử dụng (năm)) Hay khấu hao năm = (NG)/T Tỷ lệ % khấu hao năm = (1/T)*100% Tỷ lệ khấu hao TSCĐ = GTCL/NG - Đối với tài sản do mua cũ, điều chuyển Khấu hao tháng = GTCL1/T1 Trong đó T là thời gian sử dụng của TSCĐ tính theo năm NG là nguyên giá TSCĐ GTCL là giá trị còn lại của TSCĐ GTCL1: Là giá trị còn lại do hội đồng hay ban quản lý TS đánh giá T1 : Là thời gian sử dụng còn lại của TS đó Biểu thời gian sử dụng TSCĐ Biểu thời gian sử dụng của Tài Sản Cố Định được qui định cố định theo năm và được áp dụng thống nhất trong hệ thống Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam. Thời gian sử dụng TSCĐ áp dụng trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam đính kèm văn bản số 569 / NHNo-TCKT ngày 27/2/2004 Tên Nhóm Tài Sản Thời gian sử dụng (Năm) Đối với các chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam Máy móc thiết bị động lực Máy phát điện Máy biến áp và thiết bị nguồn điện Máy móc thiết bị động lực khác Máy móc thiết bị công tác Máy móc thiết bị viễn thông, thông tin, điện tử, tin học và truyền hình Thiết bị phương tiện vận tải Phương tiện vận tải đường bộ Phương tiện vận tải đường thủy Phương tiện bốc dỡ, nâng hàng Thiết bị và phương tiện vận tải khác Dụng cụ quản lý Máy móc thiết bị thông tin, điện tử và phần mềm tin học phục vụ cho quản lý Phương tiện và dụng cụ quản lý khác Nhà cửa, vật kiến trúc Nhà cửa kiên cố bậc I,II Nhà cửa có độ bền vững bậc III, IV và nhà cửa khác Tài sản khác Tài sản vô hình (trừ quyền sử dụng đất) 7 - 10 7 - 10 6 - 10 3 - 15 6 - 10 7 - 15 6 - 10 6 - 10 3 - 8 5 - 10 25 -50 6 -25 5 - 25 5 Đối với các công ty độc lập thuộc NHNo&PTNTVN Trường hợp các công ty có các tài sản chuyên dùng, TS thuê tài chính khác. Thời gian sử dụng TSCĐ là thời gian tối thiểu được qui định 2. Phương pháp quản lí Tài sản cố định hiệu quả Trong NHNN&PTNT Nam Hà Nội các TSCĐ phần nhiều được cấp từ NHNN&PTNT Việt Nam theo qui định đối với TSCĐ được cấp được quản lý như sau: Nguyên giá TSCĐHH được cấp là giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ ở các đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển... hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng các chi phí mà bên nhận TS phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, lắp đặt chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có)... Riêng nguyên giá TSCĐHH điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong doanh nghiệp là nguyên giá trị phản ánh ở đơn vị bị điều chuyển phù hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đó. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyên giá, số khấu hao lũy kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của TSCĐ đó để phản ánh vào sổ kế toán. Các chi phí có liên quan đến việc điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc. Nguyên giá TSCĐ trong doanh nghiệp chỉ được phép thay đổi khi: Đánh giá lại TSCĐ theo qui định của pháp luật Nâng cấp TSCĐ Tháo gỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, số khấu hao lũy kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo qui định hiện hành. Việc phản ánh tăng giảm nguyên giá TSCĐ được thực hiện tại thời điểm tăng, giảm TSCĐ Nguyên tắc quản lý TSCĐ Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bộ hồ sơ gồm có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ có liên quan). TSCĐ phải được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ = Nguyên giá của TCSĐ - Số khấu hao lũy kế của TSCĐ Doanh nghiệp phải thực hiện quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn chưa tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông thường. Định kỳ vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ. Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Qui trình quản lý TSCĐ - TSCĐ mua sắm từ vốn đầu tư phát triển của NHNo&PTNT Việt Nam, bao gồm một phần vốn điều lệ, vốn tích lũy, vốn tín dụng thương mại để đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính (bù đắp tổn thất TS), quỹ phúc lợi (TS phục vụ cho mục đích phúc lợi), vốn khấu hao TSCĐ và các khoản nhà nước để lại cho doanh nghiệp để đầu tư, vốn sửa chữa lớn TSCĐ. - Đối tượng cụ thể sau: Các máy móc thiết bị lẻ, thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị báo động tự bảo vệ, thiết bị kho quỹ không gắn với giai đoạn đầu tư xây dựng, máy tính, máy Photocopy, máy Fax và các thiết bị văn phòng khác. Phương tiện vận chuyển như Ô tô con, ô tô tải, xe chở tiển, các phương tiện vận chuyển chuyên dùng khác (xuồng ghe, xe máy, tời điện...) Các loại TS khác phục vụ công tác chuyên môn Các dự án ứng dụng tin học và bản quyền sở hữu công nghệ, các dự án công nghệ chuyên dùng khác sẽ có quy định riêng. - Việc đầu tư mua sắm mới TSCĐ phải phù hợp nhu cầu sử dụng và tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước được cân đối vào kế hoạch hàng năm do hội đồng quản trị (HĐQT) phê duyệt và phải được hạch toán giá trị khấu hao theo chế độ. - Đối với những TSCĐ là thiết bị chuyên dùng (thiết bị an toàn kho quỹ, phương tiện chuyên chở hàng đặc biệt...) phải tuân thủ qui định của NHNo - Những TSCĐ đã hết nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không còn hiệu qủa được phép thanh lý, nhượng bán hoặc điều chuyển nhằm sử dụng hiệu quả vốn đầu tư. TS phải được kiểm kê đánh giá hàng năm về số lượng, giá trị và hiện trạng sử dụng. - Ban quản lý TS: Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ có nhiệm vụ tham mưu cho HĐQT và Tổng GĐ thực hiện công tác quản lý mua sắm, SCL, thanh lý TSCĐ trong toàn bộ hệ thống theo đúng chế độ của nhà nước. Kế toán trưởng ngành, ban tài chính kế tóan và ngân (quĩ gọi tắt là ban tài chính kế toán) thực hiện chức năng quản lý cấp phát vốn đầu tư theo kế hoạch được phê duyệt hàng năm, ban kiểm soát hội đồng quản trị, ban kiểm tra hội đồng kiểm toán nội bộ có trách nhiệm giám sát kiểm tra giúp hội đồng quản trị và tổng GĐ kịp thời phát hiện và xử lý những sai phạm trong đầu tư mua sắm tài sản. Phương pháp xác định nguyên giá đối với TSCĐ Đối với TSCĐ mua sắm: - Nguyên giá TSCĐ (kể cả mua cũ và mua mới) là giá trị thực tế phải trả cộng với các khoản thuế (không bao gồm khoản thuế hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào hoạt động như tiền lãi vay đầu tư cho TSCĐ, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ… - Đối với mua trả chậm, trả góp thì nguyên giá TSCĐ là giá trị thực tế phải trả ngay tại thời điểm mua cộng với các khoản thuế (không bao gồm khoản thuế hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào hoạt động như tiền lãi vay đầu tư cho TSCĐ, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ…Khoản chênh lệch giá giữa mua chậm và mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí tài chính theo hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ theo qui định vốn hóa chi phí lãi vay. Nguyên giá TSCĐ được cấp hay điều chuyển đến : - Nguyên giá TSCĐ được cấp hay điều chuyển đến là giá trị còn lại trên sổ kế toán của tài sản cố định ở các đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển … hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng với các chi phí mà bên nhận tài sản phải chi tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ… - Nhưng đối với TSCĐ điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong danh nghiệp là nguyên giá phản ánh ở đơn vị bị điều chuyển phù hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đó. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyên giá, số khấu hao lũy kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của TSCĐ đó để phản ánh vào sổ kế toán. Các chi phí liên quan đến việc điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc không hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ mà hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kì. Nguyên giá TSCĐ được cho, biếu, tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa… - Là giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng các chi phí mà bên nhận phải chi ra cho đến thời điểm TSCĐ sẵn sàng hoạt động như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ… Nguyên giá TSCĐ trong doanh nghiệp thay đổi trong các trường hợp sau: - Đánh giá lại giá trị TSCĐ theo qui định của pháp luật - Nâng cấp TSCĐ - Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ Khi thay đổi nguyên giá của TSCĐ, trong doanh nghiệp phải lập biên bản các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ sách, khấu hao lũy kế của TSCĐ và thời gian sử dụng của TSCĐ. Từ đó tiến hành hạch toán lại TSCĐ theo qui định hiện hành. 2.1. TSCĐ do NHNo&PTNTVN cấp Khi NHNo&PTNT Nam Hà Nội có nhu cầu được cung cấp TSCĐ thì cần lập kế hoạch mua sắm TSCĐ. Giám đốc chi nhánh cấp 1 Nam Hà Nội lập kế hoạch mua sắm tài sản hàng năm của đơn vị mình trình Tổng Giám đốc. Sau đó Tổng Giám đốc trình HĐQT phê duyệt theo nguyên tắc: -Danh mục TSCĐ đề nghị kế hoạch phải phù hợp với nhu cầu sử dụng và khả năng cân đối nguồn vốn hàng năm - Kế hoạch phải do Giám đốc chi nhánh Nam Hà Nội ký và trực tiếp trình duyệt và là người chịu trách nhiệm trước cấp trên cũng như pháp luật. Không ủy quyền cho người thứ hai ký vào tờ trình xin phê duyệt kế hoạch đầu tư, mua sắm, SCL TSCĐ gửi cấp trên. - Kế hoạch mua sắm hàng năm phải thực hiện từ đầu quí I và xem xét điều chỉnh vào đầu quí III năm kế hoạch. Đơn vị phải gửi kế hoạch đầu tư, mua sắm mới, SCL TSCĐ hàng năm của đơn vị về trụ sở chính trước ngày 15/10 của năm trước và 1/6 năm kế hoạch đối với các yêu cầu điều chỉnh bổ xung -Việc thuê TS tài chính các đơn vị thuê phải có phương án kinh doanh trình TGĐ phê duyệt, chỉ tiêu thuê tài sản, thuê tài chính của toàn ngành hàng năm phải đưa vào kế hoạch trình HĐQT phê duyệt - Những trường hợp mua sắm, SCLTSCĐ khẩn cấp do thiên tai địch họa theo yêu cầu thực tế của các đơn vị do TGĐ trình thường trực HĐQT phê duyệt. TGĐ chỉ đạo Ban quản lý tài sản hướng dẫn các đơn vị thiết lập kế hoạch đầu tư hàng năm. theo nội dung trên. 2.2. Thanh lý và chuyển nhượng TSCĐ Những TSCĐ bị hư hỏng không có khả năng phục hồi, lạc hậu về kỹ thuật không có nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không hiệu quả và không thể nhượng bán nguyên trạng được phép tổ chức thanh lý. Những TSCĐ khi sử dụng không còn hiệu quả mà xem xét về mặt kinh tế thì việc chuyển nhượng để thu hồi vốn. Sử dụng cho mục đích kinh doanh khác đem lại hiệu quả cao hơn thì được phép tổ chức chuyển nhượng Thẩm quyền quyết định và tổ chức thực hiện: Thực hiện theo điều 8 QĐ số 555 QD,HĐQT ngày 7/12/2001 của chủ tịch HĐQT về việc ban hành qui chế tài chính của NHNN&PTNT Việt Nam. GĐ chi nhánh cấp 1 (hoặc tương đương) là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, tổng GĐ và trước pháp luật về kết quả thực hiện. Sau khi thực hiện thanh lý TSCĐ các đơn vị gửi báo cáo về trụ sở chính (ban quản lý TS) để tổng hợp theo dõi. Hội đồng giao nhận, hội đồng thanh lý, hội đồng nhựơng bán... TSCĐ trong doanh nghiệp do doanh nghiệp quyết định thành lập gồm các thành viên bắt buộc là Giám đốc DN, kế toán trưởng của DN, một chuyên gia kĩ thuật am hiểu về loại TSCĐ (trong hay ngoài doanh nghiệp), đại diện bên giao TS (nếu có) và các thành viên khác do doanh nghiệp quyết định. Trong những trường hợp đặc biệt hoặc theo qui định của chế độ quản lý tài chính hiện hành, doanh nghiệp mời thêm đại diện cơ quan tài chính quản lý và cơ quan quản lý kinh tế, kĩ thuật (nếu có) cùng tham gia các hội đồng này. 2.3. Nâng cấp, sửa chữa TSCĐ Các chi phí doanh nghiệp chi ra để nâng cấp TSCĐ được phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Các chi phí sửa chữa TSCĐ được coi như khoản phí tổn và được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm. Đối với một số ngành có chi phí sửa chữa TSCĐ lớn và phát sinh không đều giữa các kỳ các năm, doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong kỳ với điều kiện sau khi trích trước doanh nghiệp vẫn kinh doanh có lãi. Doanh nghiệp phải lập kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ và thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Doanh nghiệp phải quyết toán chi phí sửa chữa thực tế phát sinh với chi phí sửa chữa đã trích trước. Nếu chi phí sửa chữa lớn hơn chi phí đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán toàn bộ hoặc được phân bổ dần dần vào chi phí trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm. Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ. Các chi phí liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau khi nhận ban đầu được đánh giá một cách chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế của TSCĐ vô hình so với mức hoạt động ban đầu, thì được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ. Các chi phí khác liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau khi nhận ban đầu được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. II. QUI ĐỊNH VỀ HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1. Nhiệm vụ của hạch toán TSCĐ Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng đơn vị. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất – kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định Tham gia lập kế hoạch sửa chữa dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám sát việc sửa chữa TSCĐ về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa. Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo gỡ bớt làm giảm nguyên giá TSCĐ cũng như tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, các bộ phận trực thuộc trong các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ; mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐ theo qui định Tham gia kiểm tra đánh giá lại TSCĐ theo qui định của nhà nước và yêu cầu quản lý vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản, sử dụng TSCĐ tại đơn vị. 2. Nguyên tắc hạch toán TSCĐ TS do đơn vị nào trực tiếp sử dụng thì đơn vị đó có trách nhiệm tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng, hạch toán giá trị và tính khấu hao TSCĐ phải được theo dõi, phản ánh đầy đủ sự biến động về số lượng, giá trị hiện trạng sử dụng. Phân rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân với các trường hợp làm hư hỏng mất mát TS Hàng năm đơn vị sử dụng TS phải tổ chức thực hiện kiểm kê đánh giá lại TS theo chế độ. Việc kiểm kê, đánh giá lại TS và xử lý TS tốt nhất thực hiện theo số 555- QĐHĐQT ngày 7/12/2001 của chủ tịch HĐQT về việc ban hành qui chế tài chính qui định của NHNN&PTNT Việt Nam Tổng GĐ hướng dẫn việc kiểm kê, quản lý sử dụng, hạch toán gía trị và trích khấu hao TS. Phân định cụ thể trách nhiệm đối với các đơn vị cá nhân quản lý sử dụng TS Đánh giá TSCĐ là xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ. TSCĐ được đánh giá lần đầu và có thể đánh giá lại trong quá trình sử dụng. TSCD được đánh giá theo nguyên giá (giá trị ban đầu), giá trị đã hao mòn và giá trị còn lại. Nguyên giá TSCĐ bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc xây dựng, mua sắm TSCĐ, kể cả chi phí về vận chuyển, lắp đặt, chạy thử trước khi dùng. 3. Phương pháp hạch toán 3.1. Hạch toán tăng TSCĐ Trong hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ của Ngân hàng luôn luôn biến động để quản lý tốt TSCĐ, kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trường hợp biến động. Khi TSCĐ tăng do bất kỳ nguyên nhân gì đều phải do ban kiểm nghiệm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với các biên bản giao lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” theo mẫu qui định trong “chế độ ghi chép ban đầu” cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Đối với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán sao lục cho mọi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ Các bản sao tài liệu kỹ thuật Các hóa đơn, giấy vận chuyển Từ hồ sơ TSCĐ phòng kế toán mở thẻ hay sổ để hạch toán chi tiết TSCĐ theo mẫu thống nhất. Thẻ TSCĐ lập làm 1 bản và để lại phòng kế toán để theo dõi, ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Khi lập xong thẻ TS được đăng ký vào sổ TSCĐ (được lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và từng đơn vị sử dụng một quyển) Thẻ TS và Sổ TS sau khi lập xong cần sắp xếp bảo quản trong hòm thẻ TSCĐ và giao cho cán bộ kế toán TSCĐ giữ ghi chép và theo dõi. 3.2. Hạch toán giảm TSCĐ TSCĐ của doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như: Nhượng bán, thanh lý, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị khác, tháo gỡ bộ phận... Trong trường hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ các thủ tục, xác định đúng những khoản thiệt hại và thu nhận (nếu có). Chứng từ chủ yếu là “Biên bản thanh lý TSCĐ”, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi sổ theo dõi từng trường hợp cụ thể. 3.3. Hạch toán khấu hao TSCĐ Nguyên tắc khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp - Mọi TSCĐ của doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động kinh doanh đều phải trích khấu hao. Mức trích khấu hao TSCĐ được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Doanh nghiệp không được tính và trích khấu hao đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng vào hoạt động kinh doanh Đối với những TSCĐ chưa khấu hao hết nhưng đã hỏng, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân, qui trách nhiệm đền bù, đòi bồi thường thiệt hại... và tính vào chi phí khác. - Những TSCĐ không tham gia vào hoạt động kinh doanh thì không phải trích khấu hao bao gồm: TSCĐ thuộc dự trữ nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý hộ, giữ hộ TSCĐ phục vụ các hoạt động phúc lợi trong doanh nghiệp như nhà trẻ, câu lạc bộ, nhà truyền thống, nhà ăn... được đầu tư bằng quĩ phúc lợi. Những TSCĐ được phục vụ nhu cầu chung toàn xã hội, không phục vụ cho hoạt động kinh doanh của riêng doanh nghiệp như đắp đê, cầu cống, đường xá... mà nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý. TSCĐ khác không tham gia vào hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp thực hiện việc quản lý theo dõi các TSCĐ trên đây như đối với các TSCĐ dùng trong hoạt động kinh doanh và tính mức hao mòn của TSCĐ này nếu có; mức hao mòn hàng năm được xác định bằng cách lấy nguyên giá chia cho thời gian sử dụng của TSCĐ, xác định theo qui định tại phụ lục1 ban hành kèm theo quyết định số 206-2003-QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của bộ trưởng bộ tài chính. Nếu các TSCĐ này có tham gia vào hoạt động kinh doanh thì trong thời gian TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện tính và trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán khấu hao TSCĐ Sử dụng TSCĐ sẽ bị hao mòn dần về giá trị và hiện vật, phần giá trị hao mòn được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm làm ra dưới hình thức trích khấu hao. Hay nói cách khác TSCĐ chính là sự biểu hiện bằng tiền của phần giá trị TSCĐ đã hao mòn. Hao mòn TSCĐ là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ, mục đích của trích khấu hao là biện pháp chủ quan nhằm thu hồi vốn đầu tư để tái tạo lại TSCĐ đã bị hư hỏng. III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Đặc tả phần mềm Chương trình quản lý tài sản cố định được xây dựng nhằm quản lý tài sản cố định trong NHNo&PTNT chi nhánh Nam Hà Nội và thực hiện quản lý theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước và của Bộ Tài Chính cũng như thỏa mãn yêu cầu của lãnh đạo và người sử dụng. Do chương trình được xây dựng có nhiều người sử dụng nên có sự phân quyền cho những người dùng. Chương trình có các Danh mục từ điểm cho phép người sử dụng theo dõi đến từng chi tiết liên q