Luận văn Xây dựng và phát triển Hệ thống thông tin quản lý Truy vấn và kết xuất báo cáo

hân cấp: phân cấp các chức năng phức tạp thành các chức năng nhỏ hơn và cứ thế tiếp tục. 2.2.1.3. Sử dụng mô hình công cụ biểu diễn có tăng cường hình vẽ: Mô hình phân rã liên kết thực thể liên kết quan hệ 2.2.2. Các công việc của phân tích và thiết kế hệ thống: Thiết kế là một quá trình bắt đầu bằng ý niệm hoá và kết thúc bằng việc thực hiện thảo chương trình cài đặt và đưa vào sử dụng. Thông thường, xuất phát từ các hoạt động chưa có hiệu quả so với mục tiêu đề ra mà việc phân tích sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu và hoạt động hiệu quả hơn. Việc phân chia các giai đọan cho quá trình phân tích chỉ mang tính tương đối, không tách rời từng giai đoạn, phân tích và thiết kế xen kẽ nhau, vừa làm vừa trao đổi với NSD để hoàn thiện cho thiết kế. 1. Lập kế hoạch: Xác định khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia, một kế hoạch can thiệp để dẫn đến các nghiên cứu từng khu vực, lãnh vực, phân hệ của hệ tổ chức có liên quan. Kế hoạch này thể hiện đường lối có tính chất tự giác của ban giám đốc, để cải tiến hệ tổ chức hơn là những chi tiết nhất thời để giải quyết các vấn đề nóng bỏng. 2. Nghiên cứu và phân tích hiện trạng: Giai đoạn này áp dụng theo từng lãnh vực và theo dự kiến đã xác định ở kế hoạch. Giai đoạn này thực chất là phân tích hoạt động hệ thông tin vật lý. Để tiến hành giai đoạn này, cần sử dụng các kỹ thuật của những người tổ chức (nghiên cứu hồ sơ, quy trình, v.v…). Làm quen với công việc tại cơ quan liên quan về hệ thống cũ, từ đó, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ để có các đề xuất mới, hoàn thiện hơn cho thiết kế. Nghiên cứu hiện trạng có thể đưa đến việc phân chia mới các lĩnh vực hoặc các chức năng. Việc phân chia lại thực chất có liên quan đến cơ sở hoặc độ phức tạp của lĩnh vực nghiên cứu. 3. Nghiên cứu và phân tích khả thi "sổ điều kiện thức": a. Nghiên cứu khả thi: Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định hệ chương trình tương lai cùng các bảo đảm tài chính. Các bước như sau: - Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự những điểm quan trọng cần giải quyết. - Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận. - Hình dung các kịch bản khác nhau bằng cách xác định một cách tổng thể các giải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng, gồm: chi phí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu và khuyết điểm, chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự. - Từ kết quả bước trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu trách nhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã được xác định hoặc trở lại từ đầu bước nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân, ví dụ: không tìm được người chịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dự án quá cao, v.v… - Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là "Sổ điều kiện thức" (hoặc điều kiện sách). b. Sổ điều kiện thức: Cơ bản được tổ chức như sau: - Mô tả giao diện giữa hệ thống và NSD. Điều này dẫn đến một thoả thuận xác định hệ thống cung cấp những gì cho NSD. - Thực chất các công việc và các cài đặt cần thực hiện. * Tóm lại, sổ điều kiện thức xác lập một hợp đồng giữa những phân tích viên với Ban giám đốc và NSD trong tương lai. 4. Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin: Giai đoạn này xác định một cách chi tiết kiến trúc của hệ thông tin. Chia các hệ thống lớn thành các hệ thống con. Đây còn gọi là bước phân tích chức năng. Tất cả các thông tin, các quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các khai thác, những thiết bị, phương tiện sẽ được xác định trong giai đoạn này. 5. Phân công công việc giữa con người và máy tính: Không phải bất kỳ công việc nào cũng hoàn toàn được thực hiện bởi bằng máy tính. Hệ thống thông tin là sự phối hợp giữa các công đoạn thực hiện thủ công và máy tính (ví dụ: thu thập thông tin khách hàng). 6. Thiết kế các kiểm soát: Thiết kế các bảo mật cho chương trình nhằm chống âm mưu lấy cắp, phá hoại, gây mất mát hoặc làm hỏng dữ liệu. 7. Thiết kế giao diện Người - Máy: Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức màn hình (Form), báo biểu, v.v… 8. Thiết kế CSDL (Database Files): Giai đoạn này nhằm xác định các files cho chương trình, nội dung mỗi file như thế nào? cấu trúc của chúng ra sao? Ví dụ: trong FoxPRO là công việc thiết kế các DBF hoặc trong Access thì thiết kế các bảng, v.v… 9. Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình): Gồm những chương trình gì? Mỗi chương trình gồm những module nào? Nhiệm vụ của mỗi module ra sao? Đưa ra các mẫu thử cho chương trình: mẫu thử này do người thiết kế đưa ra chứ không phải do lập trình viên. Chương trình phải đưa ra những kết quả như thế nào với những mẫu thử đó. Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước các tình huống này. 10. Lập trình, chạy thử, cài đặt, hướng dẫn sử dụng, khai thác chương trình như thế nào? 2.2.3. Các nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tác cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình Những mô hình để đáp ứng nguyên tắc 1 đó là mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Ba mô hình này được xây dựng dựa trên sự quan tâm đối tượng từ những góc độ khác nhau (từ góc nhìn quản lý, góc nhìn kỹ thuật và góc nhìn người sử dụng) Nguyên tắc 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Sự cần thiết để áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tác đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Giả sử muốn tạo chương trình tính khấu hao tài sản cố định thì sẽ phải tìm hiểu hệ thống thông thông tin nào sẽ tích hợp với chương trình tính khấu hao. Phải tìm hiểu rằng chương trình quản lý tài sản là cái chung mới dẫn đến việc tính khấu hao là cái chi tiết Nguyên tắc 3. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic Nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế CÁC CÔNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 3.1. Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Chi phí ở giai đoạn này không lớn. Bao gồm các công đoạn: -Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu -Làm rõ yêu cầu -Đánh giá khả năng khả thi -Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 3.1.1.Lập kế hoạch Đây là công đoạn đầu tiên cho bất cứ một quá trình phát triển hệ thống nào. Việc lập kế hoạch cho quá trình phát triển thông tin là việc cần làm và cần phải được làm cẩn thận. Về cơ bản thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Quy mô số lượng, độ đa dạng của nguồn thông tin này tuỳ thuộc và mức độ phân tích của từng dự án. Đối với dự án lớn thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên cũng như các phương tiện đi kèm với từng nhiệm vụ. 3.1.2.Làm rõ yêu cầu Làm rõ yêu cầu với mục đích làm cho phân tích viên xác định chính xác yêu cầu của người sử dụng tránh việc xác định sai yêu cầu. Chẳng hạn trợ lý Khoa Tin học kinh tế muốn làm lại hệ thống quản lý điểm của các sinh viên. Thực chất người trợ lý này chỉ muốn bổ xung một phần nhỏ trong hệ thống đó ví như quản lý điểm của các sinh viên học lại. Nếu yêu cầu không được làm rõ rất có thể phân tích viên xác định sai yêu cầu là viết cả một chương trình quản lý điểm của sinh viên. Thông qua việc đánh giá xem liệu yêu cầu đó có đúng như đề nghị của tổ chức hay có thể giảm xuống hoặc tăng cường mở rộng thêm. Phân tích viên sẽ thực hiện nhiều hình thức, như: phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liêu, sử dụng phiếu điều tra... để có cái nhìn khác nhau về vấn đề gốc của yêu cầu, hay nói cách khác là xác định khung cảnh chính xác nhất về hệ thống. Khung cảnh hệ thống phải vừa vặn, hẹp quá hay rộng quá đều ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện dự án. 3.1.3. Đánh giá khả thi Khả thi của một dự án được đánh giá qua: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật. Khả thi về tổ chức: Là xét giải pháp được thực hiện trong môi trường của tổ chức. Phân tích viên phải trả lời hàng loạt các câu hỏi: Dự án có tôn trọng chính sách quản lý nhân sự của tổ chức hay không? Nó ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Tác động của dự án đối với các hệ thống bên cạnh? Người sử dụng có sẵn sàng tham gia vào dự án hay không?... Khả thi về kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất. Cũng như việc các thiết bị đó có tương thích với công nghệ có sẵn trong tổ chức. Khả thi về tài chính: Cần xem xét giữa lợi ích thu được từ hệ thống so với chi phí bỏ ra để thực hiện dự án. Khả thi về thời gian: Là xem xét các khả năng trên có thể hoàn thành đúng thời gian đã đặt ra hay không.Trong giai đoạn này phải đưa ra được bảng tiến độ thời gian. 3.1.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu Báo cáo này được gửi cho người có thẩm quyền quyết định việc có thực hiện bước tiếp theo của dự án. Vì thế báo cáo phải là bức tranh toàn cảnh về hệ thống mới và những kiến nghị trong những bước thực hiện tiếp theo một cách rõ ràng đầy đủ nhất. Báo cáo cần trình bày rõ các nội dung sau: - Nhắc lại yêu cầu (tên yêu cầu, tên người yêu cầu, hệ thống thông tin nghiên cứu, những vấn đề do người yêu cầu nêu lên) - Phương pháp tiến hành yêu cầu ( các công cụ thu thập thông tin, những người đã gặp và làm việc ) - Mô tả khung cảnh ( nêu các bộ phận, các chức năng, các vị trí công tác có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng của hệ thống nghiên cứu, nêu tên các nhà quản lý có trách nhiệm, đặc trưng về tổ chức, đặc trưng về công nghệ, khung cảnh tài chính ) - Hệ thống nghiên cứu ( tên gọi và mô tả, mục đích của hệ thống ) - Nêu các vấn đề ( vấn đề dưới góc độ các nhà quản lý có liên quan và dưới góc độ nhà phân tích ) - Đánh giá về tính khả thi ( tổ chức, kỹ thuật, thời gian, tài chính ) - Kiến nghị - Đề xuất của dự án ( Mô tảnhiệm vụ cần thực hiện, đề xuất về thời hạn, đề xuất về chi phí ) 3.2. Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đế đó, xác định những đòi hỏi, những ràng buộc áo đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn này gồm có các công đoạn sau đây: -Lập kế hoạch phân tích chi tiết -Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại -Nghiên cứu hệ thống thực tại -Đứa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp -Đánh giá lại tính khả thi -Thay đổi đề xuất của dự án -Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết 3.2.1.Thu thập thông tin. Để có thể tiến hành phân tích chi tiết trước hết ta phải thu thập thông tin. Có nhiều phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát. Các thông tin thu thập được cần phải được phân loại theo các tiêu chí: - Hiện tại / tương lai: Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trường hoàn cảnh, các thông tin có lợi ích cho nghiên cứu hệ thống quản lý. Thông tin cho tương lai được lấy thu thập từ các mong muốn, phàn nàn, các dự kiến kế hoạch - Tĩnh / động / biến đổi: Các thông tin tĩnh là các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá. Ví dụ các thông tin về mã khoa, mã lớp, sinh viên, … Các thông tin động thường là các thông tin về không gian, thời gian, … Các thông tin biến đổi: thông tin biến đổi là do các quy tắc quản lý, các quy định của nhà nước… - Môi trường / nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội bộ hay môi rường có tác động tới hệ thống Thông tin thuộc nội bộ hay môi trường của hệ thống, thông thường thì người ta tổ chức sắp xếp, tổ hợp những vấn đề thông tin trên lại như sau: Các thông tin về hệ thống hiện tại. Các thông tin về môi trường, hoàn cảnh. Các thông tin có ích cho hệ thống đang nghiên cứu. - Các thông tin sơ đẳng - Các thông tin có cấu trúc (sổ sách, file…). - Hình thức tổ chức của cơ quan (phòng, ban). - Trong không gian: con đường lưu trữ tài liệu, chứng từ. - Trong thời gian: th.gian xử lý hạn định thực hiện (tính lương, v.v…). - Các quy tắc quản lý. - Các công thức tính toán. - Thứ tự xử lý trước / sau. Tĩnh Biến đổi Động Các thông tin cho tương lai (nguyện vọng, yêu cầu) - Được phát biểu (ý muốn, dự định cải tiến trong tương lai) - Có ý thức không phát biểu: cần gợi ý (do ngại mà không phát biểu) - Không ý thức: dự đoán Các thông tin về hệ thống hiện tại. Các thông tin về môi trường, hoàn cảnh. Các thông tin có ích cho hệ thống đang nghiên cứu. - Các thông tin sơ đẳng - Các thông tin có cấu trúc (sổ sách, file…). - Hình thức tổ chức của cơ quan (phòng, ban). - Trong không gian: con đường lưu trữ tài liệu, chứng từ. - Trong thời gian: th.gian xử lý hạn định thực hiện (tính lương, v.v…). - Các quy tắc quản lý. - Các công thức tính toán. - Thứ tự xử lý trước / sau. Tĩnh Biến đổi Động Các thông tin cho tương lai (nguyện vọng, yêu cầu) - Được phát biểu (ý muốn, dự định cải tiến trong tương lai) - Có ý thức không phát biểu: cần gợi ý (do ngại mà không phát biểu) - Không ý thức: dự đoán 3.2.2. Mã hoá dữ liệu Việc xây dựng hệ thống thông tin rất cần phải mã hóa dữ liệu. Mã hoá là tên viết tắt gắn cho một đối tượng nào đó. Trong mỗi đối tượng gồm nhiều thuộc tính khác nhau thì yêu cầu mã hoá cho các thuộc tính cũnglà một yêu cầu cần thiết. Ngoài ra mã hoá còn là hình thức chuẩn hoá dữ liệu để phân loại dữ liệu lưu trữ và tìm kiếm có hiệu quả và bảo mật dữ liệu đặc biệt trong các hệ thống thông tin xử lý bằng máy tính. VD: Khi ta xác định một sinh viên thì mã số sinh viên chính là mã của sinh viên đó. Và khi ta nói mã số sinh viên 44CQ2417 thì chỉ có duy nhất một sinh viên có mã số đó. Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn 3.2.3. Công cụ mô hình hóa 3.2.3.1. Sơ đồ luồng thông tin Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn - Kho dữ liệu: Thủ công Tin học hóa - Dòng thông tin: Điều khiển: 3.2.3.2. Sơ dồ luồng dữ liệu (SĐLDL): - Trong SĐLDL có sử dụng luồng dữ liệu (thông tin) chuyển giao giữa các chức năng. - SĐLDL gồm có 5 yếu tố chính: Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Tác nhân trong Định nghĩa Nhiệm vụ xử lý thông tin Thông tin vào / ra một chức năng xử lý Nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian Người hay tổ chức ngoài hệ thống có giao tiếp với hệ thống Một chức năng hay một hệ con của hệ thống nhưng được mô tả ở trang khác Tên đi kèm Động từ(+ bổ ngữ) Danh từ(+ tính từ) Danh từ(+ tính từ) Danh từ Động từ Tên Tên Tên Tên Tên Làm đơn đặt hàng Đơn hàng Nhà cung cấp Hoá đơn đã xác nhận chi Thanh toán Biểu đồ Ví dụ Ví dụ: Sơ đồ cung ứng vật tư Nhà cung cấp Đặt hàng Đối chiếu Nhận hàng Dự trù / Đơn hàng Phân xưởng sản xuất Đơn hàng Nhận hàng Nhà cung cấp Thanh tóan Phiếu giao hàng (+hàng) Hóa đơn Cheque Hóa đơn đã xác nhận chi Đơn đặt hàng Thông tin thương lượng Phiếu phát hàng Danh sách đơn hàng Dự trù Danh sách hàng nhận 3.2.3.3. Phân mức: a. Khái niêm: Là sự phân cấp từ mức tổng quát đến mức chi tiết để nêu lên các chức năng của hệ thống. Tùy theo quy mô của hệ thống mà sự phân cấp này chi tiết đến mức nào, tuy nhiên, đa số thường được chia thành 3 mức: A B C D E F G H I Mức 0 (Mức khung cảnh) Mức 1 (Mức đỉnh) Mức 2 (Mức dưới đỉnh) Hình 3.2: Cấu trúc một biểu đồ phân cấp chức năng b. Phân mức để vẽ nhiều biểu đồ luồng dữ liệu: - Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0): mức này chỉ có một biểu đồ gồm chức năng chính của hệ thống và biểu diễn hệ thông tin có giao tiếp với các tác nhân ngoài nào. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh thường có dạng như sau: Tác nhân ngoài Chức năng A Tác nhân ngoài Hình 3.3: Hình thức một biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1): Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh dùng để biểu diễn chức năng tổng quát A một cách chi tiết hơn bằng cách phân nhỏ chức năng A thành các chức năng chi tiết hơn và cũng chỉ có một biểu đồ. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh thường có hình thức như sau: Tác nhân ngoài 1 1 Chức năng A.1 Tác nhân ngoài 2 2 Chức năng A.2 Kho dữ liệu A Hình 3.4 : Hình thức một biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2): Tất cả những chi tiết thông tin của hệ thống thường thể hiện rõ ở biểu đồ mức dưới đỉnh. Biểu đồ luồng dữ liệu này gồm nhiều biểu đồ chi tiết, mỗi biểu đồ thể hiện một chức năng chi tiết thường đầy đủ tất cả các đối tượng của hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu . Ví dụ một biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh được thể hiện chi tiết của chức năng 1 ở trên. Tác nhân ngoài 1.1 Chức năng A.1.1 1.2 Chức năng A.1.2 Kho dữ liệu A Tác nhân trong Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1 (giải thích chức năng 1 ở biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh) Tác nhân ngoài 2.1 Chức năng A.2.1 2.2 Chức năng A.2.2 Kho dữ liệu B Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2 (giải thích chức năng 2 ở biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh) 3.3. Thiết kế Logic Giai đoạn náy nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng chấp nhận. Thiết kế logic có những công đoạn sau -Thiết kế cơ sở dữ liệu -Thiết kế xử lý -Thiết kế các luồng dữ liệu vào -Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic -Hợp thức hóa mô hình logic 3.3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1.1. Thiết kế cở dữ liệu logic từ thông tin đầu ra Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra + Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra + Nội dung khối lượng tần xuất và nơi nhận chúng Bước 2: Xác định các tệp cần để cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra các thông tin đầu ra theo yêu cầu. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra thành một danh sách các thuộc tính, đánh dấu các thuộc tính lặp (ký hiệu R), đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) - thuộc tính được sinh ra từ các thuộc tính khác, sau đó loại bỏ chúng ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Các mức chuẩn hóa: - Chuẩn hoá mức 1 (1NF): trong một danh sách không được chứa những thuộc tính lặp. Cần tách các thuộc tính lặp này ra một danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Cần gắn cho danh sách mới một cái tên, và tìm thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Trong một số trường hợp nếu có thuộc tính ít ý nghĩa thì cũng có thể bỏ đi. - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần tử của khoá. Nếu có sự phụ thuộc này thì cần phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đồng thời đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. - Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): trong danh sách không cho phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Ví dụ : Z=f(Y) và Y=g(X), vì thế cần phải tách ra hai danh sách chứa quan hệ Z với Y và Y với X Mô tả các tệp Sau khi chuẩn hoá xong mức 3, mỗi danh sách tương ứng trong mức 3 sẽ cho ta một tệp cơ sở dữ liệu. Mỗi một thuộc tính trong dánh sách tương ứng là một thuộc tính trong tệp. Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thành một tệp duy nhất cho thực thể đó Bước 4: Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu 3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa a.Thực thể: Thực thể là những đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, trong một hệ thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong đó có khi tên thực thể: Môn học Sinh viên b.Liên kết: Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một ràng buộc. c. Kiểu liên kết: là tập hợp các liên kết cùng bản chất. Giữa các thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Các dạng kiểu liên kết: - Liên kết một - một (1 - 1) giữa hai thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Trong thực tế liên kết này ít xảy ra, thông thường liên kết này mang đặc trưng bảo mật hoặc cần tách bạch một kiểu thực thể phức tạp thành kiểu thựcthể nhỏ hơn. - Liên kết một nhiều (1 - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngượclại ứng với một thực thể trong B chỉ có 1 thực thể trong A - Liên kết nhiều nhiều (N - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thựcthể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A. d. Các thuộc tính: Thuộc tính là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết. Ví dụ: Thuộc tính điểm thi cho quan hệ giữa một môn học và một sinh viên Có 3 loại thuộc tính: -Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác địnhmột cách duy nhất mỗi lần xuất Ví dụ: Mã số hàng hóa là duy nhất cho hàng hóa -Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể Ví dụ: Họ tên sinh viên - Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Ví dụ: Thuộc tinh mã môn khi trong thực thể môn học trỏ tới thực thể sinh viên 3.3.2.Thiết kế xử lý Các sơ đồ logic của xử lý làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm đến những yếu tố mang tính chất tổ chức. Thiết kế xử lý logíc được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật. Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. Kết quả của việc phân tích sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được thường xuyên cập nhật để đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh được tình trang dữ liệu mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. Phân tích cập nhật phải thông qua các bước sau: - Lập bảng sự kiện cập nhật - Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu cập nhật Tính toán số lượng xử lý, tra cứu và cập nhật: Một xử lý trên sơ đồ con logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật. Để tính khối lượng cho chúng, ta phải quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị. 3.4. Đề xuất các phương án của giải pháp Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý nào tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây thì phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn này đó là: -Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức -Xây dựng các phương án của giải pháp -Đánh giá các phương án của giải pháp -Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp 3.4.1. Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức Hệ thống thông tin luôn luôn tồn tại trong một môi trường nhất định, luôn có sự tác động qua lại giữa hệ thống và môi trường. Một hệ thống có thể hoạt động tốt trong môi trường của tổ chức này nhưng có thể lại hoạt động kém trong môi trường một tổ chức khác. Do đó trong quá trình phát triển hệ thống thông tin phải luôn luôn chú ý đến các ràng buộc liên quan đến hệ thống. Các ràng buộc có liên quan đến tổ chức bao gồm tài chính dự trù cho việc phát triển hệ thống mới, phân bố người sử dụng, phân bố của trang thiết bị đang sử dụng, quan điểm của người lãnh đạo , tình hình nhân sự… Các ràng buộc về tin học bao gồm các ràng buộc về phần cứng, phần mềm và nguồn lực về tin học. 3.4.2