Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất

242: Giá trị hao mòn. + Phản ánh số thu về cho thuê CCDC: Nợ TK 111, 112, 131, 138(8): Tổng số thu cho thuê. Có TK 333 (1): VAT đầu ra phải nộp. Có TK 711: Nếu là hoạt động không thường xuyên. Có TK 511: Nếu là hoạt động chính của DN. + Khi nhận lại CCDC cho thuê: Nợ TK 153: Giá trị còn lại Có TK 142, 242: Giá trị còn lại c - Sơ đồ hạch toán tổng quát VL, CCDC theo phương pháp KKTX (tính VAT theo phương pháp khấu trừ): TK 111, 112, 331 TK 152, 153 TK 621, 627, 641, 642 TK 133 TK 151 TK 411 TK 642, 338 TK 128,228 TK 128, 222 TK 154 TK 642, 138 TK 412 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo SP, xuất cho bán hàng và cho quản lý DN, phân xưởng VAT đầu vào được khấu trừ Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp, phát , tặng... Phát hiện thừa khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng Phát hiện thiếu khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công Xuất góp vốn liên doanh 2- Phương pháp kế toán VL, CCDC xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: a- Tài khoản sử dụng: Phương pháp KKĐK không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư, hàng hoá ở các tài khoản hàng tồn kho (152, 153, 156...). Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hàng ngày việc nhập hàng được phản ánh ở TK 611 "Mua hàng", cuối kỳ kiểm kê hàg tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá hàng xuất kho theo công thức. Giá trị VL, CCDC xuất dùng trong kỳ = Giá trị VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị VL, CCDC tăng trong kỳ - Giá trị VL, CCDC tồn kho cuối kỳ Để ghi chép kế toán NVL, CCDC theo phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * TK 611 "Mua hàng". Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng , giảm NVL, CCDC... theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). - Kết cấu của tài khoản. + Bên nợ: ã Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho lúc đầu kỳ. ã Phản ánh thực tế nhập trong kho. + Bên có: ã Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho lúc cuối kỳ. ã Phản ánh giá thực tế xuất trong kỳ. + Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại VL, CCDC. * TK 152, 151, 153: Điều có kết cấu giống nhau. - Bên nợ: Kết chuyển giá thực tế lúc cuối kỳ. - Bên có: Kết chuyển giá thực tế lúc đầu kỳ. - Dư nợ: Giá thực tế tồn kho. b- Phương pháp kế toán: - Đầu kỳ kinh doanh, kế táon kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (1). Có TK 151, 152, 153. - Trong kỳ kế toán khi mua VL, CCDC căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK 611 (1): Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ khác làm tăng VL, CCDC trong kỳ. Nợ TK 611 (1): Giá trị VL tăng. Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, vốn cấp phát... Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay. Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh. - Khi thanh toán tiền mua hàng nếu được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111, 112, 331. Có TK 515. - Đối với VL, CCDC mua về không đúng chất lượng, quy cách, phẩm chất theo hợp đồng đã ký kết doanh nghiệp đề nghị giảm giá hoặc được hưởng chiết khấu thương mại hoặc trả lại hàng cho người bán. Nợ TK 111, 112, 331: Theo giá thanh toán. Có TK 133: VAT đầu vào không được khấu trừ. Có TK 611: Giá mua chưa thuế. - Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt. Nợ TK 152: NVL tồn khoi cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ Nợ TK 138 (1): Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát có người phải bồi thường. Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức. Có TK 611 (1): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ. - Giá trị NVL, CCDC tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 611 trừ đi tổng số phát sinh bên có TK 611 (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trở lại, số chiết khấu, giảm giá hàng mua...) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo mục đích sử dụng của tỷ lệ định mức... Nợ TK 627, 621, 641, 642... Có TK 611 (1). - Đối với hàng nhập khẩ: + BT1: Nợ TK 611: Thuế NK phải nộp Có TK 333 (3): Thuế NK phải nộp + BT2: Nợ TK 133 (1): VAT được khấu trừ của hàng NK Có TK 333 (1): VAT được khấu trừ của hàng NK c- Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL, CCDC theo phương pháp KKĐK (tính VAT theo phương pháp khấu trừ). TK 151, 152, 153 TK 611 TK151, 152, 153 TK 133 TK 111, 112,331 TK 411 TK 412 TK 111, 112,331 TK 138,334,642 TK 621, 627, 642 Giá trị VL, CCDC tồn kho cuối kỳ Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ chưa sử dụng VAT đầu vào được khấu trừ Giá trị VL, CCDC mua vào trong kỳ Nhận vốn liên doanh, cấp phát Đánh giá tăng VL, CCDC Giá trị VL, CCDC xuất dùng nhỏ Giá trị thiếu hụt, mất mát Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 142, 242 Phân bổ dần TK 151, 152 Kết chuyển giá trị VL, CCDC tồn cuối kỳ Giá trị VL, CCDC xuất dùng lớn d- Các hình thức ghi số kế toán: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu về trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà sử dụng hình thức kế toán cho phù hợp, từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục sổ kế toán tương ứng để hạch toán các nghiệp vụ về NVL, CCDC. Số lượng sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ kế toán sử dụng ở doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức kế toán đã lựa chọn. Trong các doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức kế toán chủ yếu sau: - Hình thức nhật ký - sổ cái. - Hình thức nhật ký chung. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ. Mỗi hình thưsc sổ kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng tương ứng với các điều kiện về quy mô, năng lực cán bộ kế toán... của doanh nghiệp. Trên đây em đã trình bày những hiểu biết của mình về các vấn đề lý luận chung có liên quan đến đề tài hạch toán NVL, CCDC của doanh nghiệp. Tuy nhiên từ lý luận đến thực tế còn có những khoảng cách nhất định. Thực tế công tác kế toán NVL, CCDC có đáp ứng yêu cầu SXKD phù hợp với cơ chế thị trường hay không là điều không dễ dàng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức kế toán NVL, CCDC một cách chặt chẽ, khoa học, đúng quy định của chế độ kế toán. Từ những lý luận đó, em đã đi sâu vào tình hình thực hiện công tác này ở công ty chế biến nông sản thực phẩm - xuất khẩu Hải Dương. Nội dung nghiên cứu được trình bày cụ thể ở các phần tiếp theo. PHẦN HAI Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty chế biến nông sản thực phẩm - xuất khẩu hảI dương. I. Đặc điểm chung của công ty chế biến NSTP-XK hảI dương 1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 1139/QĐ-UB ngày 5/10/1993 của UBND tỉnh Hải Hưng (nay là tỉnh Hải Dương). Với nhiệm vụ của tỉnh giao là sản xuất, chế biến - xuất khẩu hàng nông sản thực phẩm và tiêu thụ các sản phẩm trong quá trình sản xuất và chế biến. Tên giao dịch quốc tế của công ty là: Hai Dương AGREX CO. (Hai Dương agricultural and foodstuffs processing import export company). Trụ sở SX: Số 2 Lê Thanh Nghị - Thành phố Hải Dương - Tỉnh Hải Dương. Người đại diện: Nguyễn Thanh Dâu. Công ty là một doanh nghiệp trọng điểm của tỉnh có nhiệm vụ đầu tư, sản xuất chế biến các mặt hàng nông sản thuwj phẩm phục vụ cho xuất khẩu, góp phần tăng kim ngạch xuất khẩu cho tỉnh, tìm đầu ra cho các mặt hàng nông sản, thực phẩm để từng bước làm thay đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi của tỉnh. Ngoài ra doanh nghiệp còn được phép kinh doanh các mặt hàng lâm sản, vật tư chất đốt, nhập khẩu vật tư, hàng hoá, thiết bị, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng phục vụ các ngành sản xuất, dịch vụ và đời sống. Ngay từ đầu mới thành lập, công ty đã khẩn trương củng cố, kiện toàn bộ máy lãnh đạo, tổ chức lao động phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Một mặt Công ty chú trọng đến công tác thị trường và coi đây là "Chìa khoá vàng" để mở rộng thị trường, mở rộng sản xuất. Công ty cũng hết sức chú trọng đến đầu tư chiều sâu, cải tạo nâng cấp và xây dựng mới các nhà xưởng sản xuất thực phẩm, các khu bể để muối rau quả nhằm chế biến những sản phẩm đảm bảo đủ tiêu chuẩn xuất khẩu. Giữa vòng xoáy của thị trường, Công ty luôn tìm tòi, nắm bắt được những thông tin chính xác về nhu cầu của các ngành khác nên đã có hướng đi đúng đắn và vận dụng các giải pháp kinh doanh tối ưu nhất. Do đó Công ty đã và đang đứng vững trên thị trường, gây được tín nhiệm với khách hàng, các bạn hàng ngày càng quen thuộc với công ty, với những sản phẩm của Công ty. Đạt được điều này là do sự năng động của Ban lãnh đạo cùng với sự nỗ lực vươn lên của các phòng ban và sự đoàn kết nhất trí của toàn thể công nhân viên chức trong công ty. Cho đến nay các mặt hàng xuất khẩu của công ty ngày càng đa dạng về chủng loại và đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng, cụ thể là: Bước vào năm 2003 được sự quan tâm giúp đỡ của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và các ngành chức năng, doanh nghiệp đã từng bước củng cố bộ máy tổ chức, củng cố các điều kiện sản xuất, tích cực triển khai các nhiệm vụ SXKD, đa dạng hoá mặt hàng, đa phương hoá thị trường, nhằm tạo ra thị trường mới, mặt hàng mới để bù đắp cho sự suy thoái của một số mặt hàng do biến động của thị trường gây nên. Tính đến 30/11/2003 doanh nghiệp vẫn tìm được thị trường, tạo ra việc làm , đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên do biến động xấu của thị trường nên doanh nghiệp chỉ đạo được một số kết quả nhất định như sau: Đơn vị tính: Đồng. TT Năm Chỉ tiêu 2002 2003 1 Tổng doanh thu 1.799.510.200 2.057.870.000 2 Doanh thu thuần 1.799.510.200 2.057.870.000 3 Giá vốn hàng bán 1.680.150.420 1.918.393.050 4 Lợi nhuận gộp 119.359.780 139.476.950 5 Chi phí bán hàng 24.525.400 28.972.580 6 Chi phí quản lý DN 81.127.000 93.362.900 7 Lợi nhuận từ h/đ SXKD 13.707.380 17.141.470 8 Thu nhập từ hoạt động tài chính 900.670 7.622.170 9 Lợi nhuận trước thuế 14.608.050 24.763.640 10 Thuế TNDN phải nộp 3.268.522 7.635.117 11 Lợi nhuận sau thuế 11.339.528 17.128.523 Mục tiêu của Công ty trong thời gian tới là đảm bảo việc làm và thu nhập cho công nhân, không ngừng nâng cao trình độ văn hoá nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, từng bước tháo gỡ khó khăn để tiếp tục phát triển không ngừng. Đoàn kết tự tin trong hoàn cảnh nào cũng ủng hộ nhau hoàn thành nhiệm vụ chung của ngành và tỉnh giao. Xây dựng đơn vị vững mạnh, SXKD tốt, góp phần xứng đáng sức mình vào xây dựng một Hải Dương văn minh giàu đẹp. 2 - Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động SXKD của Công ty: Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có một cơ cấu quản lý thích hợp với điều kiện và đặc điểm của mình, cơ cấu tổ chức đó có đặc điểm chung và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Vì vậy để phù hợp với tính chất, quy mô hoạt động, công ty chế biến NSTP - XK Hải Dương đã tổ chức bộ máy sản xuất gồm có các phòng ban và xưởng sản xuất như sau: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Giám đốc Phó giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng tài vụ Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phân xưởng chế biến Phân xưởng sản xuất Ngành kho Qua sơ đồ tổ chức quản lý của công ty ta thấy tổ chức quản lý của doanh nghiệp theo kiểu chức năng. Theo cơ cấu tổ chức này giúp các cấp quản trị điều hành khởi công tác sự vụ, tạo điều kiện sử dụng kiến thức chuyên môn và dễ tìm các nhà quản lý. * Nhiệm vụ của các phòng ban: - Giám đốc: Là người đứng đầu đại diện theo phát luật của Công ty, là người quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty,bảo vệ quyền lợi cho cán bộ công nhân viên, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty, phụ trách chung về vấn đề tài chính đối nội, đối ngoại. đ Giám đốc thực hiện các chức năng sau: + Tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ. + Lập kế hoạch tổng thể ngắn hạn, dài hạn. + Đầu tư xây dựng cơ bản. Giúp việc cho Giám đốc là phó Giám đốc, ngoài ra còn có một số chuyên viên kinh tế, kỹ thuật ở các phòng ban và một số trưởng phòng. - Phó giám đốc: Là người quản lý các công việc tại Công ty, thay thế Giám đốc điều hành mọi công việc khi giám đốc đi vắng. Tuy nhiên phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao. Cụ thể đó là những việc như nghiên cứu và thực hiện các hủ trương và biện pháp kỹ thuật ngắn hạn, dài hạn, áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến trong thiết kế, chế tạo sản phẩm đưa công nghệ vào sản xuất, tổ chức và quản lý, kiểm tra chất lượng các NVL, CCDC, chi tiết máy móc... Như vậy, người trực tiếp điều hành doanh nghiệp là Giám đốc, dưới Giám đốc là Phó giám đốc, dưới nữa là các phòng, ban. Mỗi phòng, ban có nhiệm vụ cụ thể. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ cây dựng và quản lý vịêc thực hiện các quy trình công nghệ, quy trình kỹ thuật, các tiêu chuẩn về định mức kỹ thuật nghiên cứu chế thử và triển khai các mặt hàng mới. - Phòng kế toán tài vụ: Chức năng giúp việc về lĩnh vực thống kê - kế toán tài chính. Đồng thời có trách nhiệm trước nhà nước theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện thu chi tài chính và hướng dẫn thực hiện hạch toán kế toán, quản lý tài chính đúng nguyên tắc, hạch toán chính xác, báo cáo kịp thười cho lãnh đạo và cơ quan quản lý, bảo vệ định mức vốn lưu dộng, tiến hành thủ tục vay vốn, xin cấp vốn, thực hiện kế hoạch và phân tích thực hiện phương án, biện pháp làm giảm chi phí bảo quản hồ sơ và tài liệu kế toán, phát huy và ngăn ngừa kịp thời những hành vi tham ô lãng phí, vi phạm chế độ chính sách kế toán - tài chính của nhà nước, các khoản chi phí, thuế... - Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất, tìm kiếm và khai thác thị trường tiêu thụ, thu thập thông tin kinh tế, đề xuất với giám đốc về mặt hàng mới. Tổ chức vùng NVL, đôn đốc thanh toán tiền hàng và tránh chiếm dụng vốn. - Phòng tổ chức hành chính: Bao gồm bộ phận tiền lương và hành chính quản trị, đảm nhận nhiệm vụ quản trị văn phòng, tham mưu cho giám đốc trong công tác lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, an toàn lao động, tuyển dụng và đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, thực hiện các chế độ của nhà nước quy định đối với người lao động. Mỗi phòng, bàn, mỗi cá nhân đều có nhiệm vụ cụ thể hoạt động dưới sự giám sát của Giám đốc. Mỗi phòng ban là một mắc xích của cả quá trình SXKD tại Công ty. * Theo sơ đồ trên thì cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp dược chia làm 3 bộ phận: phân xưởng chế biến, phân xưởng sản xuất và ngành kho. - Phân xưởng chế biến: Tại đây hàng hoá được sơ chế và lọc, chọn cung cấp cho phân xưởng sản xuất. - Phân xưởng sản xuất: đóng hộp, bai bì, đóng gói. đ Quy trình khép kín, kỹ thuật đảm bảo thực phẩm an toàn. Kiểm tra hàng hoá đúng phẩm chất, an toàn chất lượng. Kiểm tra các cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và thực hiện tốt quy trình công nghệ, công tác vệ sinh văn minh, công việc hoàn thành chính xác báo cáo lên cấp trên. Thực phẩm đóng gói, đóng hộp đúng quy định, kiểm tra sự an toàn. 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất và qui trình công nghệ của doanh nghiệp. Thành phẩm (sản phẩm chính) Bao bì đóng hộp Bán thành phẩm Sơ chế, chế biến Nguyên vật liệu Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng hiện nay là sản xuất kinh doanh, nhập kho hàng thực phẩm xuất nhập khẩu. Sản phẩm chủ yếu là dưa chuột muối, thịt lợn sữa, thịt hộp, ớt khô, tương ớt…Công ty áp dụng quy trình sản xuất khá phù hợp là qui trình khép kín và liên tục từ khâu sản xuất đến khâu hoàn thành sản phẩm. Công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu HảI Dương có nhiệm vụ sản xuất và chế biến các mặt hàng nông sản thực phẩm với chất lương cao để phục vụ cho việc xuất khẩu. Để thực hiện nhiệm vụ đó kết hợp với tình hình thực tế của địa phương và chính công ty, công ty đã chia làm 2 mảng kinh doanh chính. - Tổ chức đầu tư thu mua, chế biến các mặt hàng nông sản xuất khẩu. - Tổ chức thu mua, chế biến các mặt hàng thực phẩm xuất khẩu. Sơ đồ sản xuất của doanh nghiệp được khái quát thành 3 biểu sau: Muối dưa chuột Muối Muối đợt 1 Đảo lần 2 Phân loại đóng gói Thành phẩm Biểu 1. Biểu 2: Quy trình chế biến cải xa lát Cải xa lát tươi Cho vào bể muối Muối Phân loại đóng gói Thành phẩm Căn cứ vào đặc điểm sản xuất, qui trình công nghệ của từng loại, sản phẩm công ty đã tổ chức nhiều bộ phận sản xuất, mỗi bộ phận có chức năng riêng. - Phân xưởng chế biến thực phẩm: Tổ chức thu mua nguyên liệu, chế biến thực phẩm, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. - Phân xưởng chế biến nông sản: Có nhiệm vụ thu mua nguyên liệu và vận động đầu tư sản xuất, chế biến nông sản chịu trách nhiệm về chất lương sản phẩm. - Phân xưởng điện lạnh cung cáp điện, nước phục vụ cho sản xuất của đơn vị trong toàn công ty, đảm bảo an toàn về điện, giải quyết các vấn đề về sửa chữa cơ khí. Biểu 3. Qui trình chế biến thực phẩm(thịt lợn cấp đông) Lợn nguyên liệu Giết mổ, pha lọc, phân loại thịt Cấp đông Đóng gói Thành phẩm Như vậy qui trình chế biến thực phẩm và nông sản là qui trình khép kín và liên tục. Sản phẩm của công đoạn trước là nguyên liệu của công đoạn sau. Máy móc được bố chí theo kiểu dây chuyền. Vì vậy việc biến động, thay đổi ở một bộ phận sẽ kéo theo sự mất cân đối của cả dây chuyền. Đây là đặc trưng nổi bật của công ty quyết định việc tổ chức sản xuất, bố trí lao động để dây chuyền hoạt động liên tục, đều đặn, tránh lãng phí về máy móc, lao động… 4- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. a- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán là một bộ phận trọng yếu, mở đường dẫn lối cho doanh nghiệp có phương hướng phát triển, là quân cờ tiên phong của doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tiêu thụ thành phẩm Kế toán thanh toán Kế toán công nợ và TSCĐ Kế toán tổng hợp CP và tính giá thành Kế toán theo dõi đầu tư XDCB nhân viên kinh tế các trạm, phân xưởng - Căn cứ vào đặc điểm chất lượng và quy mô hoạt động của công ty, căn cứ vào khối lượng công việc, bộ máy kế toán của công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo mô hình này, toàn bộ kế toán được tập trung ở phòng kế toán tài vụ; ở các trạm, phân xưởng SXKD không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, kiểm tra chứng từ ban đầu. Theo sự phân công của kế toán trưởng, kế toán ở trạm, ở phân xưởng sản xuất thực hiện một số phần hành kế toán ở trạm, ở phân xưởng sản xuất thực hiện một số phần hành kế toán chiết cuối tháng lập bảng kê tài sản và bảng cân đối tài sản gửi về phòng kế toán tài vụ. Phòng kế toán tài vụ được trang bị máy vi tính để tự giúp công việc kế toán cho các nhân viên, nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn doanh nghiệp. Thực hiện việc hạch toán theo đúng chế độ kế toán đã được quy định. Phòng kế toán tài vụ làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế và kiểm tra công tác kế toán công ty. Phòng kế toán luôn cố gắng hết mình, vạch ra những kế hoạch và phương hướng kinh doanh cho các phân xưởng, làm sao cho có lãi cao và mức độ lưu thông của hàng hoá nhanh nhất. Bộ máy kế toán của công ty khá đơn giản gồm 8 người, mỗi người có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. - Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác tài chính của Công ty, trực tiếp chỉ đạo: + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán + Kế hoạch cân đối tài chính. + Vay mượn thế chấp cầm cố thanh toán bù trừ. + Đầu tư xây dựng cơ bản, liên doanh, xây dựng dự án, phương án kinh doanh. Tổng quyết toán + Chính sách, chế độ vốn, phân phối lợi nhuận, tiền lương, tiền thưởng. Định kỳ, kế toán trưởng phải lập báo cáo tài chính để phục vụ nhu cầu thông tin về tài chính và phục vụ cho quá trình quản lý của cấp trên. - Phó phòng kế toán: Phụ trách bộ phận quản lý, điều hành bộ phận quản lý, kiểm tra, giám sát và hướng dẫn các qui chế cua cấp trên đối với từng bộ phận trong bộ phận quản lý. Thu nhận kiểm tra các báo các kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc và lập báo các kế toán thống kê cho toàn công ty. Thực hiện công tác tài chính và công tác thống kê trong Công ty. - Kế toán tiêu thụ thành phẩm (kiêm kế toán ngân hàng): Có nhiệm vụ viết hoá đơn bán hàng, theo dõi thu, chi tiền mặt, thanh toán với ngân hàng, nộp thuế, tính VAT đầu vào được khấu trừ... - Kế toán thanh toán: Theo dõi quỹ tiền mặt, chi trả lương cho cán bộ CNV toàn doanh nghiệp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng chế độ hiện hành. - Kế toán theo dõi công nợ và TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động NVL, CCDC, việc thanh toán với người bán, người cung cấp vật tư và tính khấu hao TSCĐ... - Kế toán theo dõi các khoản chi phí và tính tổng: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành. - Ngoài ra còn 2 kế toán theoi dõi XDCB ở khu vực xây dựng chế biến ở các trạm phân xưởng có các nhân viên kinh tế làm một số công tác ban đầu. b- Tổ chức công tác. Đối với mỗi công ty việc đổi mới công tác tổ chức kế toán là rất quan trọng do đó công việc nào cũng cần đến vịêc tổ chức kế toán cho hợp lý. Với công chế biến nông sản thực phẩm - xuất khẩu Hải Dương thì tập trung theo hình thức kiểm nghiệm. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện ở phòng kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến khâu tổng hợp báo cáo kiểm tra kế toán. Đồng thời để tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của Ban giám đốc công ty đối với toàn bộ quá trình SXKD và công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra hình thức này còn thuận lợi trong việc phân công và chuyên môn hoá đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật , kế toán xử lý thông tin về mọi vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của công ty đều được giải quyết ở phòng kế toán c- Hỡnh thức hạch toán. Căn cứ vào điều kiện cụ thể coả doanh nghiệp về quy mô, trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán nên hình thức kế toán tập trung là phù hợp, đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác số liệu, thông tin kinh tế để phục vụ cho công tác đấu tranh và quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Để phù hợp với công tác kế toán tại doanh nghiệp, công ty đã sử dụng hình thức kế toán là "Chứng từ ghi sổ" chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết chứng từ ghi sổ sổ đăng ký chứng từ sổ cái bảng cân đối tài khoản báo cáo kế toán bảng tổng hợp số liệu chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra - Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ, trước khi vào sổ kế toán tổng hợp, theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Hệ thống sổ kế toán. + Sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, có thể là sổ kế toán chi tiết TSCĐ, vật liệu, thành phẩm... - Trình tự ghi sổ: Việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán được tiến hành như sau: + Hàng ngày hay định kỳ căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bải tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. + Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết. + Các chứng từ thu, chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán. + Căn cứ các chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ, sau đó ghi vào sổ các tài khoản. + Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết giữa bảng cân đối phát sinh các tài khoản và sổ ĐKCTGS. + Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. - Ưu , nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu: Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán. + Nhược: Ghi chéo vẫn còn bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản. * Phương pháp hạch toán: - Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho VL, CCDC. - Tính giá NVL, CCDC xuất kho theo giá thực tế. - Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp ghi sổ số dư. II. Thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty chế biến nông sản thực phẩm - xuất khẩu Hải Dương 1- Đặc điểm NVL và quản lý NVL, CCDC: Vật liệu là tài sản dự trữ thường xuyên biến dộng, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất chế biếtn và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm quản lý vật liệu, CCDC của công ty thì trong quá trình SXKD đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua sử dụng và dự trữ. + ở khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về số lượng, khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí th