Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng

ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 30 năm 2007 vì vậy mà doanh thu năm 2008 đã không hoàn thành được chỉ tiêu đạt 34.343.821.240.đ đạt 94% so với kế hoạch đề ra, tuy rằng Xí nghiệp đã không hoàn thành chỉ tiêu về doanh thu nhưng cũng phải thừa nhận rằng năm 2008 một năm mà nền kinh tế nước ta chịu ảnh hưởng đáng kể của cuộc suy thoái toàn cầu ít nhiều nó đã ảnh hưởng tới các nghành dịch vụ mà Xí nghiệp đang phục vụ và khai thác. “ Lửa thử vàng, gian nan thử sức” trong tình cảnh khó khăn như vậy, cán bộ lãnh đạo Xí nghiệp luôn tự chủ tìm kiếm các nguồn hàng mới củng cố, duy trì nguồn hàng cũ, mạnh dạn cắt giảm những ngành dịch vụ có kết quả kinh doanh không cao, tập trung vào những dịch vụ có hiệu quả đem lại nguồn doanh thu tính luơng cho cán bộ CNV trong Xí nghiệp và biểu hiện khả quan cho thấy rằng thu nhập bình quân của Cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp vẫn được đảm bảo đạt 5,402,550 đạt 125% so với kế hoạch. Còn về phần chi phí mặc dù đã quán triệt trong toàn bộ Xí nghiệp sản xuất đẩy mạnh tăng cường tiết kiệm đặc biệt là chi phí quản lý, và giảm chi phí thuê ngoài nhưng do phải xoay sở làm nhiều loại hình dịch vụ nhưng kết quả lại không cao đã đẩy tổng chi phí của doanh nghiệp lên tới hơn 40 tỷ vượt quá 7% so với kế hoạch kéo theo đó là lợi nhuận của của doanh nghiệp chỉ đạt được là (-6 tỷ hơn) không hoàn thành so với kế hoạch đề ra là (-1 tỷ hơn) đây là kết quả kinh doanh mà Xí nghiệp không mong muốn. Đứng từ góc độ thực tế nhìn vào thì cũng tạm chấp nhận được nhưng ít nhiều cũng thấy được dấu hiệu khả quan từ kết quả kinh doanh những quý cuối năm 2008 mong rằng sang năm 2009 thì doanh nghiệp duy trì sự tập trung, sáng tạo đẩy mạnh tiết kiệm vượt qua khó khăn vững bước phát triển . Tới giữa năm 2009 tình hình kinh tế đất nước có nhiều sự thay đổi tích cực, chính phủ đã chuyển đổi từ thực hiện thắt chặt kinh tế kiểm soát lạm phát sang thúc đẩy và phát triển nền kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định đây có thể coi là dấu hiệu khả quan cho sự phát triển của kinh tế đất nước nói chung và cho các doanh nghiệp xí nghiệp nói riêng. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 31 Năm 2009 vượt qua khó khăn trước mắt đồng thời cũng có nhiều cơ hội mở ra cho đơn vị, trong giai đoạn hậu suy thoái chiều hướng hướng phục hồi của nền kinh tế phải nắm bắt được các cơ hội đó để phục hồi để ổn định và để phát triển hơn. Trong giai đoạn này, Xí nghiệp chuyển đổi cơ chế hoạt động theo mô hình mới sẽ có điều kiện để tăng tính tự chủ trong SXKD, tăng cường thêm cơ sở vật chất, tăng thêm vốn cố định và lưu động, cho tới nay thì tài sản cố định của Xí nghiệp bao gồm: - Nhà cửa, vật kiến trúc: + Bãi số 4 diện tích 2700 m2 tại Cổng số 1 Cảng Hải Phòng, khu vực sát ga đường sắt để tổ chức khai thác hàng hóa vận tải bằng tuyến đường sắt Hải Phòng – Lào Cai. + Nhà trực ban, văn phòng làm việc. + Cầu tàu phục vụ gần Đồn biên phòng Đình Vũ. - Phương tiện vận tải: + 03 Bến phao neo tại bến Bạch Đằng. + 02 Tàu chở công nhân làm việc tại phao neo bao gồm 01 tàu công suất 90 CV và 1 tàu 23 CV. + 01 Tàu cần trục 25 tấn. + 02 Xe nâng hàng 42 tấn, 02 xe nâng hàng 3 tấn, 01 xe nâng hàng 4 tấn. + 02 đầu kéo, 05 rơ-mooc. + 400 vỏ container. + Ôtô du lịch Deawoo 4 chỗ. + Ngoài ra còn có các tài khoản khác như là máy tính , điện thoại , fax, điều hòa nhiệt độ trang bị cho các phòng ban. (Phòng Kế toán – Tài chính: 2009, Biên bản kiểm kê Tài sản cố định Quý 2) Được trang bị thêm về cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật giúp cho Xí nghiệp đẩy mạnh khai thác dịch vụ và đã đạt được nhiều thành tích khả quan doanh thu đạt được 35.794.850.615 đồng đạt 102% so với kế hoạch và giảm chi Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 32 phí xuống còn 39.793.391.119 đồng và chỉ bị thua lỗ (3.998.540.504) đây là dấu hiệu tốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo phân tích của các chuyên gia kinh tế, hiện nay hoạt động vận tải biển thế giới đã có tín hiệu khả quan, tuy nhiên thì cần phải có thời gian dài để hoàn toàn hồi phục. Xét các điều kiện của thị trường hàng hải và nội lực của Xí nghiệp trong giai đoạn 2010 – 2012, Công ty đề ra mục tiêu cụ thể là duy trì sự ổn định SXKD, đạt mức tăng trưởng bình quân về doanh thu khoảng 6% năm, đảm bảo thu nhập của người lao động từ 4 tới 5 triệu đồng trên 1 tháng và kinh doanh có lãi. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất, góp phần tạo uy tín và thương hiệu của Cảng Hải Phòng nói chung ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. 2.1.4.2 Thuận lợi và khó khăn Thuận lợi: Thuận lợi lớn nhất mà Chi nhánh có được đó là sự đầu tư, giúp đỡ của Tổng công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng, sự phối hợp chặt chẽ của các Chi nhánh thành viên khác đi trước là Chi nhánh Hoàng Diệu, Chi nhánh Đình Vũ, và hơn hết đó là sự tin tưởng gắn bó của các khách hàng lâu năm của Chí nhánh luôn tin tưởng tạo điều kiện làm việc cho chi nhánh. Ngoài ra cùng với đội ngũ công nhân viên lao động nhiệt tình, sáng tạo cộng với được trang bị về cơ sở vật chất kỹ thuật tiên tiến, hiện đại nhất giúp cho việc giải quyết công việc trở nên đơn giản gọn nhẹ hơn. Mặt khác, tuyến tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai xí nghiệp được đảm nhận khai thác còn ít đối thủ cạnh tranh đây cũng coi là một điểm thuận lợi cho Chi nhánh vì tuyến đường thông thương Hải Phòng - Lào Cai do điều kiện tự nhiên nên rất khó vận chuyển, chỉ với vận chuyển bằng đường sắt chuyên tuyến thì mới nhanh chóng mà giá cả thì lại hợp lý. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 33 Khó khăn Khó khăn lớn nhất hiện nay đối với Chi nhánh đó là nguồn hàng, toàn bộ ban Giám đốc, cùng với nhân viên Chi nhánh cùng cố gắng, nỗ lực thực hiện để duy trì và ổn định nguồn hàng cũ, và tìm ra nguồn hàng mới đảm bảo cho thông tuyến Hải Phòng - Lào Cai chạy được ổn định. Do năm 2008 tuyến đường biển Hải Phòng – TP Hồ Chí Minh chi nhánh đã tạm thời tạm dừng hoạt động do gặp nhiều vấn đề phát sinh không thuận lợi gây nên thua lỗ cho Chi nhánh, nhận thấy đấy vẫn là dịch vụ đầy tiềm năng cho nên Tổng Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng quyết định tái đầu tư phục hồi dịch vụ vận chuyển hàng hóa Hải Phòng – TP Hồ Chí Minh và giao cho Chi nhánh khôi phục và thực hiện.(Nguồn: Kế hoạch sản xuất Quý I – Năm 2010). Trước cơ hội cũng như thách thức này Chi nhánh phải thực hiên: - Khôi phục Bãi Cảng TP Hồ Chí Minh. - Tuyển thêm nhân lực. - Thực hiện chiến lược Marketing để có nguồn hàng mới. Ngoài ra, Chi nhánh cũng chịu áp lực tương đối lớn từ Tổng công ty vì đã thua lỗ hơn 2 năm. Chính vì thế trong năm 2010 toàn thể Cán bộ, công nhân viên toàn Chi nhánh sẽ phải cố gắng, tích cực hoạt động hơn nữa góp phần vào việc giải quyết những khó khăn cho Chi nhánh. 2.2 Giới thiệu khái quát về Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính. Tổng hợp tình hình chung của các phòng ban báo cáo với lãnh đạo quản lý để có hướng chỉ đạo chung. Tổ chức các cuộc họp hội nghị, kỉ niệm ngày lễ lớn của Xí nghiệp, thông báo và mới dự hội nghị, hội thảo, sơ kết tổng kết Giải quyết công việc đối nội đối ngoại của Xí nghiệp. Tổ chức quản lý hành chính toàn bộ Xí nghiệp. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 34 Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Công ty, cấp phát thuốc chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBCNV. Thực hiện công tác y tế trong Xí nghiệp. Theo dõi và thông báo kip thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo cho toàn Xí nghiệp phòng dịch bệnh, vệ sinh môi trường. Theo dõi và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên cơ quan. Xây dựng chương trình công tác lịch làm việc cho lãnh đạo. Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự an ninh. Quản lý và theo dõi, phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo. Giữ vững an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ hỏa hoạn,các tệ nạn cờ bạc rượu chè trong cơ quan. Sửa chữa xe ô tô, điện nước trong Xí nghiệp kịp thời đáp ứng cho làm việc ngày của Xí nghiệp. Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo đi công tác. Có kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị. Lập kế hoạch chi tiêu hàng năm cho cơ quan. Ký kết các hợp đồng sửa chữa, cải tạo nhà làm việc, oto con, thuê mượn địa điểm phục vụ hội nghị. Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo hàng tháng, hàng quý, năm. Vào cuối tháng nhận báo cáo của các đơn vị phòng ban về: Thực hiện sản xuất kinh doanh; tình hình thực hiện và còn có các vướng mắc gì mà cần đề nghị cấp trên giải quyết. Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất của văn bản, phân loại xử lý trình lãnh đạo giải quyết rồi phân phối cho các phòng ban kịp thời và nhanh chóng. Theo dõi giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp nghiệp vụ giải quyết công văn giấy tờ đảm bảo thời gian và đúng với quy định. Nhận các văn bản, bản thảo của các phòng nghiệp vụ duyệt cho đánh máy và Photocopy. Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Xí nghiệp. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 35 Quản lý cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy tờ công văn khác. Quản lý sử dụng các loại con dấu theo đúng chế độ và quy định. Quản lý tài sản của cơ quan bao gồm các trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan. 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng 2.2.2.1 Tổ chức: Hình 2.4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính (Nguồn: Phòng Hành chính - 2008) 2.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ: Trƣởng phòng: 01 người. Tổ chức đôn đốc, kiểm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dưới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp, xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hướng phát triển của Công ty theo từng thời kỳ. Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, hợp đồng thuê mướn cải tạo, sửa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan. TRƢỞNG PHÕNG NHÂN VIÊN VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN VIÊN LÁI XE TỔ BẢO VỆ Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 36 Hàng năm thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng như tài sản trang bị cho cơ quan làm việc. Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo Xí nghiệp Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức, lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt. Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ: 01 người Hàng ngày, cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan, các cơ quan đơn vị và các phòng ban gửi đến; Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc; Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn Xí nghiệp; Hướng dẫn các phòng ban của đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ; Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Xí nghiệp, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường; Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho Xí nghiệp; Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và soạn thảo văn bản bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao. Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời. Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn; Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 37 Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy photocopy đúng số lượng bản thảo được duyệt. Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị cho Xí nghiệp. Ngoài ra nhân viên này còn kiêm nhiệm thêm công tác y tế của Xí nghiệp, thực hiện công tác cấp phát thuốc, sơ cứu Nhân viên hành chính: 01 người. Phụ trách công tác hành chính của Xí nghiệp. Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy tờ công văn khác. Quản lý sử dụng các loại con dấu theo đúng chế độ và quy định. Quản lý và đề xuất công tác quản lý của Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm về các vật dụng văn phòng phẩm. Duy trì việc theo dõi CBCNV thực hiện nội quy của Xí nghiệp, theo dõi thi đua khen thưởng. Theo dõi quản lý tài sản của cơ quan, nếu hỏng đề xuất để sửa chữa. Theo dõi tiến độ làm việc của CBCNV để chấm công đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Kiêm nhiệm trực tiếp sửa chữa điện nước, máy móc trang thiết bị văn phòng Nhân viên bảo vệ: 04 người Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ quan. Thực hiện tốt công tác quản lý người cư trú lại trong cơ quan làm việc Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rượu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan; Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, Nhân viên lái xe: 02 người Thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô kü thuËt vÒ thao t¸c vËn hµnh ®iÒu khiÓn l¸i xe « t«, sö dông thµnh th¹o c¸c trang thiÕt bÞ, m¸y mãc, dông cô trang thiÕt bÞ « t« ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c ®-îc giao; Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 38 Qu¶n lý sö dông tèt xe « t« ®-îc giao nh-: T¨ng c-êng kiÓm tra theo dâi, b¶o d-ìng söa ch÷a vËt ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña xe « t« con ®-îc th-êng xuyªn liªn tôc. Gi÷ g×n b¶o qu¶n xe tèt s¹ch sÏ, tiÕt kiÖm trong viÖc sö dông x¨ng dÇu, x¨m lèp, phô tïng; Mua s¾m x¨ng dÇu, qu¶n lý sö dông x¨ng dÇu vµ b¸o c¸o ho¹t ®éng cña xe, quyÕt to¸n x¨ng dÇu hµng th¸ng; L¸i xe an toµn tuyÖt ®èi, phôc vô ®óng giê theo sù ®iÒu ®éng ph©n c«ng cña l·nh ®¹o v¨n phßng. 2.2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng. + Bố trí phòng làm việc: Việc bố trí phòng làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả, chất lượng công việc. Vì vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp có sự bố trí khác nhau tuỳ theo điều kiện của mỗi cơ quan, doanh nghiệp đó sao cho phù hợp, tận dụng tối đa diện tích mặt bằng các phòng làm việc. + Yêu cầu bố trí văn phòng: - Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng. - Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng. - Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên, giúp họ hoàn thành công việc với năng suất cao nhất. - Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập và xử lý thông tin. - Tiết kiệm chi phí lắp đặt. Tuy phòng hành chính chi nhánh công ty có 9 nhân viên bao gồm cả trưởng phòng nhưng thực ra tại văn phòng chỉ có 3 người đó là trưởng phòng và 2 nhân viên hành chính và văn thư còn tổ bảo vệ và nhân viên lái xe có 1 phòng thường trực trước cửa cơ quan nhằm tiện cho việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Do điều kiện cơ sở hạ tầng còn nhỏ nhưng khang trang sạch sẽ và phong hành chính Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 39 được bố trí ở ngay cổng gần vào cơ quan nhằm tiện đón tiếp khách đến cơ quan làm việc, phía trên tầng 2 là phòng của Giám đốc và phòng của Phó giám đốc cho tiện việc trao đổi và thực hiện các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó. Bên cạnh phía trong là phòng ban chức năng bao gồm: phòng kinh doanh tiếp đến phòng thường trực, phòng tổng hợp và cuối cùng là phòng kế toán tài chính. Việc bố trí như vậy rất thuận lợi cho việc hoạt động của phòng hành chính có thể dễ dàng trao đổi xủ lý công việc. Trong phòng hành chính có 1 phòng nhỏ của Trưởng phòng, phòng bên ngoài vừa tiếp khách đến vừa là phòng làm việc của 2 nhân viên văn thư lưu trữ và nhân viên hành chính. Về trang thiết bị làm việc: Các phòng đều được bố trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn bản để thuận tiện cho việc tìm kiếm và lưu trữ. Riêng phòng làm việc của Trưởng phòng được bố trí tới 3 tủ đựng hồ sơ. Có 2 bộ bàn ghế tiếp khách: 1 được đặt tại phòng làm việc của các nhân viên thuộc bộ phận hành chính và 1 bộ được bố trí trong phòng làm việc của Trưởng phòng. Về thiết bị văn phòng: Phòng hành chính được trang bị, đầu tư một cách hợp lý, không quá hiện đại nhưng cũng đủ để thực hiện các công tác, các nghiệp vụ văn phòng. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 40 Hình 2.5: Bảng kê thiết bị văn phòng (Tháng 12/2009) STT Loại thiết bị Số lượng (chiếc) 1 Máy vi tính 03 2 Máy photo 01 3 Máy in 02 4 Điện thoại 03 5 Máy fax 01 6 Máy điều hoà 02 7 Máy scan 01 8 Loa đài 01 9 Tủ hồ sơ 06 10 Bàn làm việc 03 11 Bàn tiếp khách 02 12 Quạt 03 ( Nguồn: Phòng Hành chính,2009) 2.3 Nội dung hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin Yêu cầu về tổ chức thu thập thông tin và xử lý thông tin của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng: - Thông tin ban đầu phải phù hợp với yêu cầu mà chi nhánh đặt ra: Thông tin từ các dữ liệu chuyển tới chi nhánh đến từ nhiều nguồn khác nhau nhưng những thông tin chu yếu được chuyển tới chi nhánh đó là thông tin tàu cập Cảng Hải Phòng, hay là thông tin về thời gian chuyến tàu chuyên tuyến Hải Phòng - Lào Cai, hoặc là thông báo về giá cả của lô hàng cũng có thể là các thông báo, các quyết định mà Tổng Công ty chuyển xuống cho chi nhánh đối với lượng thông tin đầu vào như vậy thì yêu cầu đối với người tiếp nhận thông tin phải biết phân loại thông tin đồng thời phải xác định được thông tin nào cần Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 41 thiết, có giá trị sử dụng, thông tin nào là không phù hợp với yêu cầu của chi nhánh đặt ra. Vì thế người tiếp nhận phải sử lý ngay khi nhận được tin và tiến hành phân loại theo phương thức hợp lý nhất. - Thông tin phải đảm bảo tính thống nhất: Sau khi người tiếp nhận thông tin đã phân loại thông tin thì phải xắp xếp thông tin ra từng từng khối, từng tệp dữ liệu theo mục đích sử dụng. Những Quyết định, những thông báo thì được xếp riêng; Báo cáo thực hiện sản xuất từ dưới bãi được xếp riêng Việc chia theo từng nhóm như vậy sẽ có ích cho việc tìm kiếm thông tin sau này đồng thời cũng làm cho quá trình kiểm soát kiểm tra thông tin sau này được dễ dàng giúp loại bỏ những thông tin sai lệch không phù hợp với mục đích sử dụng qua đó có thể kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách chuẩn xác nhất. - Thông tin phải đảm bảo chất lượng. Chất lượng thông tin phải đảm bảo được các tiêu chí sau: + Tính đầy đủ + Tính chính xác + Tính kịp thời + Tính hệ thống + Đơn giản – dễ hiểu + Tính thời sự Tại chi nhánh, thông tin phải đáp ứng được 6 yếu tổ trên. Thông thường, khi một nghiệp vụ kinh tế của Chi nhánh phát sinh, thông tin về nghiệp vụ đó nếu thiếu 1 trong 6 yếu tố trên thì sẽ gây ảnh hưởng không tốt tới kết quả thực hiện của nghiệp vụ đó. Giả sử rằng thông tin gửi về phòng Hành chính nhận được về lịch trình tàu hỏa từ Lao Cai về Hải Phòng và đề nghị phía Hải Phòng tiếp nhận, nếu thông tin không đủ, thiếu thông tin về khối lượng hàng hoặc là không chính xác thì phia Chi nhánh sẽ không biết phải phân công bao nhiêu độ xe tiếp nhận hàng hóa, phải nhận bao nhiêu nhân lực để bốc xếp hàng hóa hoặc là phân công nhiều tổ bốc xếp hơn lượng hàng thông báo xẽ gây lãng phí, ít hơn sẽ làm chậm tiến độ công việc gây thiệt hại về kinh tế. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 42 Quy trình thu thập thông tin: Bước 1: Thu thập thông tin. Trước khi thu thập thông tin phải xác định được xem là Chi nhánh cần những thông tin gì và cần biết tới giá trị sử dụng của nó tức là trước tiên cần phải xác định nhu cầu thông tin của chi nhánh, đây chính là cốt lõi trong quản lý thông tin của phòng. Xác định được nhu cầu rồi sẽ giảm thiểu thiểu tình trạng thiếu thông tin hoặc thu thập được những thông tin không cần thiết không thích hợp. Ngoài việc tiếp nhận thông tin theo hệ thống, tính chất, lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh mà còn phải thu thập thông tin theo yêu cầu của ban lãnh đạo Chi nhánh. Kênh thông tin cần thu thập gồm có: + Kênh thông tin theo ngành trong từng phòng ban, trong Công ty, Chi nhánh, trong phạm vi trong nước, quốc tế. + Kênh thông tin qua các báo cáo định kỳ, qua các cuộc họp giao ban, hội nghị + Kênh thông tin qua giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. + Kênh thông tin qua việc tra cứu các văn bản Nhà nước. Bước 2: Xử lý thông tin. Đó là sự tác động chủ quan của chủ thể lên các dữ liệu đã thu thập để có được những thông tin theo mục đích xác định. Đòi hỏi nhân viên xử lý phải sử dụng sự hiểu biết của mình phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận, xác định được thông tin chính và thông tin bổ trợ, biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý căn cứ thực tiễn và thiếu cơ sở khoa học để đưa ra được thông tin đầu ra đảm bảo được yêu cầu. Tại Chi nhánh phòng Hành chính đảm nhận việc phân tích xử lý thông tin liên quan tới chính sách, kế hoạch sản xuất đều được nhân viên phòng tập hợp và kết hợp với nhân viên phòng nghiệp vụ bàn bạc đưa ra ý kiến, đề xuất và báo cáo cho cấp trên. Bước 3: Truyền đạt và phổ biến thông tin. Thông tin đầu vào qua quá trình xử lý cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ phận hữu quan. Cần xác định rõ về Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 43 nội dung và khối lượng thông tin, thời gian và hình thức truyền đạt cũng như đối tượng tiếp nhận thông tin, cần áp dụng công nghệ hiện đại vào việc truyền đạt thông tin, sử dụng hệ thống mạng Internet, mạng nội bộ để giảm bớt thời gian cũng như chi phí trong quá trình truyền thông tin. Yêu cầu khi truyền đạt: Chính xác, đầy đủ, cụ thể, rõ ràng và phải chịu trách nhiệm về những thông tin đã truyền đạt. Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin. Thông tin phải được bảo quản lưu trữ cẩn thận theo các phương pháp khoa học đảm bảo cho thông tin sử dụng được nhiều lần, lâu dài. Các phương pháp bảo quản như sau: - Qua hệ thống máy tính điện tử của Chi nhánh - Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng. Như vậy, về hoạt động thu thập và xử lý thông tin tại Chi nhánh Công ty đã bám sát vào lý luận, vận dụng lý luận để áp dụng vào thự