Một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh ở Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động

ất hữu hiệu, không bố trí hợp lý các khâu, các trình độ lao động, các giai đoạn sản xuất sẽ gây lãng phí nguồn lực, vốn, vật liệu... Điều đó có nghĩa là năng lực quản lý của doanh nghiệp yếu kém và sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng vốn nói riêng. Trong quản lý tài chính, nhà quản trị tài chính phải xác định được nhu cầu vốn kinh doanh, phải bố trí cơ cấu hợp lý, không để vốn bị ứ đọng, dư thừa, phải huy động đủ vốn cho sản xuất. Nếu cơ cấu vốn không hợp lý, vốn đầu tư lớn các tài sản không sử dụng hoặc ít sử dụng, vốn trong quá trình thanh toán bị chiếm dụng sẽ làm tăng chi phí sản xuất, làm giảm khả năng luân chuyển vốn...Điều đó có nghĩa là năng lực quản lý hành chính yếu kém và tất yếu ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng vốn. Nói tóm lại, nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp thì có nhiều. Tuỳ theo từng loại hình, lĩnh vực kinh doanh cũng như mội trường hoạt động của từng doanh nghiệp mà mức độ và xu hướng tác động của chúng có thể khác nhau. Do đó, việc nhận thức đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn sẽ giúp doanh nghiệp có những biện pháp kip thời, hữu hiệu để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tồn tại và đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, vì bất cứ khâu nào trong kinh doanh cũng liên quan đến vốn. Tuy nhiên sử dụng vốn có hiệu quả hay không lại phải liên quan tới tất cả các khâu, các bộ phận trong kinh doanh, từ phương hướng hoạt động kinh doanh, chiến lược kế hoạch kinh doanh đến các tổ chức thực hiện kế hoạch. Vì thế có rất nhiều biện pháp nâng cao sử dụng vốn tại doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp lựa chọn biên pháp phù hợp với mình. Dưới đây là một số giải pháp mà các doanh nghiệp hiện nay thường áp dụng : Lựa chọn và sử lý các nguồn vốn Để đáp ứng về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau. Đối với doanh nghiệp nhà nước bên cạnh số vốn thuộc ngân sách nhà nước cấp, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nguồn vốn tự bổ xung, vay tín dụng liên doanh liên kêt... Việc lựa chọn nguồn vốn huy động là rất quan trọng phải dựa trên nguyên tắc hiệu quả. Tuỳ thuộc vào mục đích của việc huy động và sử dụng nguồn vốn mà sử dụng nguồn vốn huy động cho hợp lý, có hiệu quả đáp ứng đầy đủ nhu cầu về vốn, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu vốn... Mở rộng thị trường, đẩy mạnh hoạt động tiêu thu sản phẩm. Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động chủ yếu là hoạt động mua bán hàng hoá và các hoạt động dịch vụ. Do vậy, biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của các doanh nghiệp này là mỏ rộng thị trường, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm, từ đó tăng doanh thu bán hàng, doanh nghiệp có thể bán hàng trực tiếp qua khách hàng mà không cần qua trung gian. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí kinh doanh, tăng doanh thu. Nói chung, việc mở rộng thị trường sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều cơ hội nhưng cũng cần phải xem xét đến quy mô của doanh nghiệp có phù hợp với việc mở rộng thị trường không. Ngoài ra, để tăng doanh thu doanh nghiệp cần phải đẩy mạnh khối lượng hàng hoá, dịch vụ bán ra, trên cơ sở nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mã sản phẩm, thoả mãn tốt nhu cầu của khách hàng. Tăng nhanh khối lượng hàng hoá trên cơ sở mở rộng thị trường, tăng năng xuất lao động, hoàn thiện mạng lưới bán hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ thương mại ... 2.3. Lựa chọn phương án kinh doanh phương án sản phẩm Những doanh nghiệp tạo ra được sản phẩm, tiêu thụ được sản phẩm mang lại hiệu quả kinh doanh tốt tức là doanh nghiệp đó đã khẳng định được khả năng của mình, sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Trong nền kinh tế thị trường, quy mô và tính chất kinh doanh không phải do doanh nghiệp quyết định mà một phần do thị trường quyết định. Vì vậy vấn đề đặt ra có tính chất quyết định hiệu quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn là phải lựa chọn đúng phương án kinh doanh, phương án sản phẩm. Các phương án này phải dựa trên cơ sở tiếp cận thị trường, xuất phát từ nhu cầu thị trường hay phải đảm bảo loại hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh sẽ đáp ứng nhu cầu thị trường và được thị trường chấp nhận. Làm tốt điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu và áp dụng tốt các phương án Marrketing, phương án xúc tiến thương mai ...Có như vậy doanh nghiệp mới có điều kiện để nâng cao hiệu quả kinh doanh và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Tổ chức tốt quá trình sản xuất kinh doanh Nhu cầu thị trường luôn tồn tại khách quan, luôn biến động và phát triển. Để đáp ứng được nó đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức tốt quá trình sản xuất kinh doanh vì đây là biên pháp quan trọng nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Tổ chức tốt quá trình hoạt động kinh doanh là đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thông suốt, đều đặn nhịp nhàng giữa các khâu dữ trữ, lưu thông hàng hoá, và đảm bảo ăn khớp giữa các bộ phận kinh doanh nhằm tạo ra những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, phù hợp với sự phát triển không ngừng của thị trường. Để đạt được các mục tiêu trên, các doanh nghiệp phải tăng cường quản lý yếu tố sau : Đối với vốn cố định đòi hỏi doanh nghiệp cần phải : + Sử dụng hợp lý các máy móc thiết bị, phương tiện cả về thời gian và công xuất, đổi mới kỹ thuật, áp dụng kỹ thuật tiên tiến trong việc xuất nhập dự trữ bảo quản để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. +Cho thuê các cơ sở và phương tiện thừa hoặch trong thời gian chưa sử dụng, hoặc liên doanh liên kết để sử dụng hết năng lực của tài sản cố định. + Phân cấp quản lý tài sản cố định cho các bộ phận nằm nâng cao chất lượng vật chất trong quá trình sử dụng tài sản cố định. +Tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định nhằm đảm bảo, duy trì khả năng hoạt động bình thường cho tài sản cố định. +Sau mỗi kỳ kế hoạch phải phân tích, đánh giá tình hình sử dụng tài sản cố, vốn cố định qua các chỉ tiêu phân tích hiệu quả sử dụng. Từ đó có thể cân nhắc, đưa ra những quyết định đầu tư, điều chỉnh quy mô, cơ cấu sản xuất cho phù hợp, khai thác được những tiềm năng sẵn có và khắc phục được những tồn tại trong quản lý. Đối với vốn lựu động đòi hỏi doanh nghiệp cần phải : + Xác định nhu cầu vốn lưu động ở từng khâu luân chuyển, từng thời kỳ kinh doanh nhằm tiết kiệm được vốn lưu động, đồng thời không để có tình trạng thiếu hụt vốn cản trở hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Cần tổ chức tốt quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản vật tư hàng hoá, giảm phí tổn vận tải chồng chéo, có như vậy mới đảm bảo sự liên tục của vốn kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. +Tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động hay rút ngán số ngày lưu chuyển của hàng hoá bằng cách đẩy mạnh khối lượng hàng hoá bán ra, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng, nâng cao lòng tin đối với khách hàng truyền thống trên cơ sở đảm bảo cả số lượng và chất lượng hàng hoá tổ thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Mở rộng lưu chuyển hàng hoá trên cơ sở tăng năng xuất lao động, mua hàng hoá tân nơi sản xuất nhằm thu hồi vốn nhanh nhất. + Tổ chức tốt quá trình lao động, tăng cường các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, áp dụng các hình thức khen thưởng vật chất và tinh thân cho người lao động. Tăng cường ứng dụng khoa học kỹ thuật Đặc điểm của nền kinh tế thị trường là sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Vì thế, để tồn tại và phát triển tốt thì sự đổi mới máy móc thiết bị ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật và mạnh dạn đưa công nghệ mới vào quá trình sản xuất kinh doanh là vấn đề rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ kỹ thuật mới cho phép doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm tốt giá thành hạ do giảm chi phí từ các khâu lưu thông, quản lý tài chính kế toán... Giúp cho doanh nghiệp tăng cương sức cạnh tranh và tạo cơ hội thu được nhiều lợi nhuận. áp dụng khoa học kỹ thuật mới giúp cho doanh nghiệp rút ngắn được chu kỳ kinh doanh, tăng tốc độ luân chuyển vốn tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. 2.6. Tăng cường công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp trên các mặt Doanh nghiệp có trách nhiệm mở sổ và ghi sổ kế toán theo dõi chính xác toàn bộ tài sản và vốn hiện có theo đúng chế độ hạch toán, thống kê hiện hành, phản ánh trung thực kịp thời, tình hình sử dụng biến động của tài sản, và vốn trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chấp hành nghiêm chế độ quản lý vốn kinh doanh như quản lý công nợ của doanh nghiệp, quản lý vốn đầu tư ra ngoài doanh nghiệp, để giảm mức thiệt hại về vốn. Doanh nghiệp phải làm tốt công tác thanh toán nợ, chủ động phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh. Doanh nghiệp cần chủ động trong công tác tiêu dùng, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng hàng bán không thu được tiền, vốn bị chiếm dụng, dẫn đến khi cần cho tái sản xuất doanh nghiệp phải đi vay ngoài kế hoạch, phát sinh thêm chi phí sử dụng vốn mà lẽ ra không có nếu thanh toán tốt. Nối số vốn bị chiếm dụng trở thành nợ khó đòi thì sẽ làm thất thoát vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp khó có thể tránh khỏi những rủi ro xẩy ra nên doanh nghiệp nên mua bảo hiểm,lập quỹ dự phòng tài chính để phòng ngừa những rủi ro đó va bù đắp lượng vốn bị thiếu. Tóm lại, trên đây là một số biên pháp chủ yếu có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất tổ chức quản lý, tuỳ theo lĩnh vực ngành hãng kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp có những giải pháp thích hợp cho riêng mình. Ngoài ra, quá trình sản xuất kinh doanh là một quá trình thông xuốt, do đó doanh nghiệp phải sử dụng các biện pháp đồng bộ, tổng hợp thì mới có tác dụng nâng cao được hiệu quả về tổ chức sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất mà lợi nhuận tối đa mà doanh nghiệp có thể thu được từ đồng vốn bỏ ra. chương II: Thực trạng sử dụng vốn kinh doanh tại Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động. I. Khái quát chung về Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty. Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động- Bộ Thương mại là một Công ty nhà nước kinh doanh hàng tạp phẩm và bảo hộ lao động. Trước năm 1985, Công ty tiền thân là Công ty dụng cụ gia đình và tạp phẩm. Đến năm 1986, sát nhập các đơn vị và đổi tên thành: Trung tâm buôn bán bách hoá. Đến ngày 10/ 03/ 1995 theo quyết định số 153/ TM- TCCB( căn cứ vào nghị định 95/CP ngày 4/ 12/ 1994 của chính phủ và văn bản số 7131/ĐMĐN ngày 21/12/1994 của văn phòng chính phủ ) do Bộ trưởng Bộ Thương mại ký duyệt thành lập Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động trên cơ sở hợp nhất Công ty Tạp phẩm, Công ty trang bị bảo hộ lao động và Xí nghiệp nhựa Bách hoá ( thuộc Tổng công ty Bách hoá ). Công ty mang giấy phép kinh doanh số 109789 ngày 09/05/1995 do Sở Kế hoạch- Đầu tư hà Nội cấp. Công ty có tên giao dịch đối ngoại là: SUNDIE AND LABUR PROTECTION FACILITES COMPANY, gọi tắt là SUNPROTEXIM. Có trụ sở chính tại số 11A Cát Linh- Đống Đa- Hà Nội và tại cơ sở 30 Đoàn Thị Điểm- Đống Đa- HN. Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động là doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, thực hiện hoạch toán độc lập, có tài khoản mở tại ngân hàng Ngoại thương, được sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước. Hoạt động của Công ty là kinh doanh các mặt hàng tạp phẩm, vật tư và bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, sản xuất, gia công các mặt hàng bằng nhựa, ni lông, vải giả da, xuất nhập khẩu các mặt hàng trên theo quy định của nhà nước. Và thông qua hoạt động kinh doanh bán buôn, bán lẻ trong nước, xuất nhập khẩu và liên doanh hợp tác đầu tư để khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu hàng hóa làm giàu cho đất nước. 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động là một Công ty kinh doanh thương mại nên đặc điểm của Công ty là kinh doanh một số mặt hàng bảo hộ lao động ( quần, áo, giày, mũ...), phích và ruột phích, giấy viết, dây điện, bóng đèn điện, xà phòng... Trong đó, mặt hàng phích và ruột phích, bóng đèn điện, quần áo bảo hộ lao động là các mặt hàng chiếm 70% tổng giá trị kinh doanh của Công ty. Nhìn chung các sản phẩm mà Công ty kinh doanh nó gắn liền với đời sống hàng ngày của người dân. các mặt hàng Công ty kinh doanh là những loại hàng hoá có chất lượng cao, có uy tín trên thị trường và phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. 2.1.1. Chức năng Kinh doanh hàng tạp phẩm, bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, điện tử, điện lạnh, văn phòng phẩm, vật liệu xây dựng, vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất. Tổ chức sản xuất gia công hàng tạp phẩm, bảo hộ lao động, bách hoá dưới những hình thức như tự tổ chức sản xuất, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Trực tiếp xuất nhập khẩu hàng công nghiệp tiêu dùng, đồ dùng và các thiết bị văn phòng, dụng cụ bảo hộ lao động, vật liệu xây dựng. Đại lý cho các hãng trong và ngoài nước về mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty theo hướng của nhà nước. 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: Công ty có nhiệm vụ tổ chức kinh doanh tạo nguồn hàng tạp phẩm và bảo hộ lao động bán buoon cho các địa phương cả nước, phục vụ nhu cầu đời sống và xuất khẩu. Các nhiệm vụ cụ thể của Công ty là: Nghiên cứu nắm vững nhu cầu thị trường trong và nước, thị hiếu người tiêu dùng của xã hội trong từng thời kỳ, năng lực sản xuất của các ngành, các địa phương và các ngành khác về tạp phẩm và dụng cụ gia đình để xây dựng chiến lược phát triển ngành hàng, lập kế hoạch, định hướng phát triển dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của Công ty trình Bộ thương mại duyệt. Tổ chức các hoạt động kinh doanh và đầu tư phát triển theo kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của Công ty Thực hiện phương án đầu tư chiều sâu các cơ sở kinh doanh của Công ty nhằm đem lại hiệu quả kinh tế trong kinh doanh Kinh doanh theo ngành, nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp . Thực hiện những nhiệm vụ mà nhà nước giao Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm mới Nhân vốn, bảo toàn vốn và phát triển vốn nhà nước giao Đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách của nhà nước đối với công nhân viên chức Công ty có quyền chủ động trong kinh doanh ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, hợp tác đầu tư, liên doanh, được vay vốn tại các ngân hàng Việt nam Được tổ chức bộ máy quản lý, mạng lưới sản xuất kinh doanh. Được tiếp thị tại hội chợ triển lãm, quảng cáo háng hoá, đặt văn phòng đại diện, chi nhánh kinh doanh ở trong nước và nước ngoài Được quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, tuyển dụng, điều động lao động, cho thôi việc, hạ bậc lương, khen thưởng kỷ luật theo chính sách của nhà nước và quy chế của Công ty Uỷ quyền sử dụng và đề ra các chỉ tiêu sử dụng vốn cho các đơn vị cơ sở. Phân cấp hoạt động kinh doanh và giao kế hoạch cho các đơn vị phụ thuộc Chịu sự thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Tạp phẩmvà Bảo hộ lao động là một Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ của nhà nước. Tương tự nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, Công ty đã xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy theo loại hình cơ cấu trực tuyến- chức năng. Bao gồm: Ban giám đốc, hai phòng chức năng: phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán kế hoạch, và 7 đơn vị trực thuộc bao gồm: - Phòng nghiệp vụ thị trường Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1 Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2. Cửa hàng bảo hộ lao động vầ bách hoá Cửa hàng bách hoá số 1 Cửa hàng bách hoá số 2 Trạm bách hoá Hà Nội Ban giám đốc và các phòng ban, cửa hàng, trạm được bố trí theo sơ đồ sau: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Ban giám đốc Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế toán - Kế hoạch Phòng nghiệp vụ thị trường Phòng nghiệp vụ BHLĐ 1 Phòng nghiệp vụ BHLĐ 2 Cửa hàng BHLĐ Cửa hàng bách hoá số 1 Cửa hàng bách hoá số 2 Trạm bách hoá Hà Nội Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 131 người, trong đó có 42 người là trình độ đại học, số người có trình cao đẳng và trung cấp là 37 người, trình độ sơ cấp là 17 người. Tỷ lệ nữ trong Công ty chiếm khoảng 60,76%( 88 người). 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, cửa hàng, trạm 2.2.2.1 Ban giám đốc Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty do Bộ trưởng thương mại bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung, điều khiển vĩ mô. Tổ chức, quản lý, điều hành và phối hợp hoạt động của toàn Công ty. Ra quyết đinh và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban, các cửa hàng, trạm thực hiện. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc: Do đặc điểm lịch sử của Công ty là việc sát nhập giữa Công ty Tạp phẩm và Công ty Bảo hộ lao động. Do vậy, một phó giám đốc giúp giám đốc phụ trách khối tạp phẩm và phó giám đốc còn lại phụ trách khối baỏ hộ lao động. Phó giám đốc giúp giám đốc lập kế hoạch và tổ chức bảo vệ tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý, tháng. Tổ chức chỉ đạo sản xuất và điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thời điểm thị trường, khả năng thu mua nguyên vật liệu của Công ty. Các phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bổ trưởng thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phó giám đốc được giám đốc phân công lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực đã được phân công. 2.2.2.2 Phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính có chức năng như sau: Tổ chức bộ máy, chức năng nhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạt cán bộ, thù lao lao động, khen thưởng kỷ luật Thực hiện chức năng hành chính pháp chế Tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội văn hoá, thể thao Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính: Thực hiện toàn bộ công tác tổ chức quản lý nhân sự, sắp xếp điều phối lao động. Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ. Bảo vệ an toàn cho Công ty như chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt Tham mưu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự. Đứng đầu phòng tổ chức hành chính là trưởng phòng phụ trách chung các chức năng của phòng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việc nội bộ. Giúp việc cho trưởng phòng có các phó phòng phụ trách các công việc hành chính, văn thư... Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảo văn bản, phân tích chiến lược về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạch nhằm tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thôi việc đối với cán bộ công nhân viên. Một nhân viên phụ trách công việc giấy tờ, công văn, quản lý con dấu. Các nhân viên bảo vệ và thường trực có nhiệm bảo vệ tài sản của Công ty. 2.2.2.3 Phòng kế toán kế hoạch Hiện nay Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa phân tán, vừa tập trung. Tức là, toàn bộ chứng từ gốc được các đơn vị cơ sở hạch toánvà lập bảng kê cuối tháng rồi đưa lên phòng kế toán kiểm tra sau đó lập bảng kê đưa vào sổ kế toán tổng hợp cuối mỗi quý mới báo cáo. * Phòng kế toán kế hoạch có các chức năng sau: Hạch toán việc kinh doanh của Công ty Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động và tạo nguồn vốn. Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Công ty Giám sát quá trình kinh doanh của Công ty * Nhiệm vụ của phòng kế toán kế hoạch: Giúp giám đốc thực hiện công tác kế toán, thống kê theo quy định của Nhà nước Cung cấp thông tin để xử lý các vấn đề tài chính. Thanh toán luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế. Tính toán chi phí, thu nhập, lỗ lãi hàng ngày của Công ty thông qua hệ thống tài khoản chứng từ sổ và từ đó lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm. Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Công ty thông qua các tài khoản liên quan. Đứng đầu phòng kế toán kế hoạch là kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo công việc của phòng theo đúng điều lệ tổ chức kế toán mà Nhà nước đã ban hành, lập kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt động kinh tế, ký duyệt các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các kế toán viên trong phòng kế toán kế hoạch bao gồm: Kế toán vốn – tiền, kế toán công nợ, kế toán hàng tồn kho, kế toán các cửa hàng, kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định. Các kế toán này có nhiệm vụ theo dõi ghi chép những nghiệp vụ mình được phân công công tác. Bộ phận thống kê thực hiện quá trình thông tin bao gồm việc thu thập và xử lý thông tin về tình hình kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán căn cứ những thông tin, phân tích và lập các phương án kế hoạch tài chính cho Công ty. 2.2.2.4 Phòng nghiệp vụ thị trường * Chức năng: Phòng nghiệp vụ thị trường có chức năng phân tích và lập kế hoạch về thị trường tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức nguồn hàng cùng với ban giám đốc tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh. Thực hiện chức năng marketing bao gồm việc xác định và thực hiện các chiến lược sản phẩm, chiến lược giá cả, thiết lập các kênh phân phối, tiêu thụ sản phẩm, chiến lược quảng cáo sản phẩm, chiến lược quảng cáo khuyến mại... * Nhiệm vụ Tham mưu cho ban giám đốc trong việc mở rộng phát triển kinh doanh trong và ngoài nước về ngành hàng tạp phẩm, dụng cụ trong gia đình. Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và các biện pháp chính để tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Chủ động nắm nhu cầu của thị trường để cải tiến các phương thức kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng thích ứng được vơí cơ chế thị trường. Phòng nghiệp vụ thị trường bao gồm trưởng phòng chỉ đạo trực tiếp các công việc của phòng theo đúng quy định của quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty. Hai phó phòng nghiệp vụ thị trường: 1 phó phòng phụ trách thị trường trong nước và 1 phó phòng phụ trách nghiệp vụ xuất khẩu. Các cán bộ nghiệp vụ thị trường có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích sự biến động của thị trường, quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng nhằm thực hiện việc tổ chức nguồn hàng và hệ thống tiêu thụ. 2.2.2.5 Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1 và phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2: Hai phòng này cũng có chức năng, nhiệm vụ tương tự phòng nghiệp vụ thị trường tuy nhiên phòng nghiệp vụ thị trường phụ trách các loại hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình còn hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động phụ trách các nghiệp vụ thị trường đối với hàng bảo hộ lao động như hàng vải, quần áo, các thiết bị bảo hộ lao động. Đứng đầu phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động là trưởng phòng phụ trách công việc chung của phòng. Giúp việc cho trưởng phòng là các phó phòng phụ trách từng lĩnh vực được phân công. Các cán bộ nghiệp vụ, nhân viên có nhiệm vụ bám sát các cơ sở của nhà cung ứng và khách hàng, tạo nguồn hàng, tiêu thụ hàng và đánh giá chất lượng mẫu mã của sản phẩm. 2.2.2.6.Các đơn vị trực tiếp kinh doanh: Các đơn vị trực tiếp kinh doanh bao gồm: Cửa hàng bảo hộ lao động và bách hoá tại 30 Đoàn Thị Điểm, Cửa hàng bách hoá số 1 và số 2 Cát Linh, và Trạm bách hoá Hà nội tại Km6-Đường Giải Phóng. Các đợn vị này có chức năng trực tiếp kinh doanh. Nhiệm vụ của các cửa hàng này là: -Tổ chức kinh doanh, bán buôn bán lẻ hàng tạp phẩm và bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng điện tử điện lạnh, văn phòng phẩm, vật liệu xây dựng, vật tư, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. -Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập khẩu cho các đơn vị trong và ngoài nước. -Đại lý cho các hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của Nhà nước. Đứng đầu các cửa hàng, trạm là các cửa hàng trưởng và trạm trưởng quản lý việc mua bán xuất nhập kho của cửa hàng, trạm. Bán buôn và bán lẻ được thực hiện bởi các nhân viên bán hàng của công ty. 2.2.3.Nhận xét chung về cơ cấu bộ máy hiện tại của công ty: Nhìn chung Công ty được tổ chức theo mô hìnhtrực tuyến chức năng. Do đó, tránh được tình trạng tập trung toàn bộ vấn đề quản lý cho Giám đốc dẫn đến tình trạng quá tải nhưng vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng. Theo mô hình quản lý này, các vấn đề phát sinh trong từng bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng giải quyết. Đối với những vấn đề chung, các bộ phận chức năng sẽ đề xuất ý kiến. Giám đốc là người đưa ra phương hướng cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về cách giải quyết của mình. Với bộ máy tinh gọn, trách nhiệm phân chia rõ ràng cho từng phòng ban, cửa hàng, trạm làm cho hoạt động của Công ty ngày càng nề nếp, đồng bộ. Các phòng ban, cửa hàng, trạm và các cá nhân có điều kiện phát huy hét khả năng của mình. Bộ máy của Công ty thống nhất từ trên xuống dưới, tuy nhiên lao động gián tiếp ở Công ty còn nhiều, còn có lao động dư thừa, cán bộ có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp còn ít. Công ty cần tăng cường đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô, cơ cấu lao động nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong kinh doanh. Nhìn chung, những năm gần đây về cơ bản Công ty đã quản lý được đáng kể nhân viên dư thừa làm cho bộ máy của công ty gọn nhẹ, tinh thông, một người