Một số biện pháp nhằm ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm ở công ty in tạp chí cộng sản

hính kế toán, thống kê việc thực hiện sản xuất kinh doanh, thanh quyết toán với Nhà nước. - Phòng sản xuất - kinh doanh: có nhiệm vụ tiếp thị, chuẩn bị các văn bản, ký hợp đồng kinh tế, cung ứng vật tư cho sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, theo dõi kiểm tra kỹ thuật in. - Các phân xưởng sản xuất: là các bộ phận có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo lệnh của phòng sản xuất – kinh doanh trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Cơ cấu tổ chức của công ty in được biểu hiện theo sơ đồ sau: PX sách PX chế bản PX máy in Giám đốc Phó giám đốc (P. Sản xuất kinh doanh) P.Tài chính KT P. Tổng hợp PX II Sơ đồ 1. Tổ chức bộ máy của công ty Tóm lại, mô hình tổ chức quản lý sản xuất của công ty đã được tổ chức một cách hợp lý và khoa học, có khả năng chỉ đạo, điều hành quá trình sản xuất một cách có hiệu quả. Tuy vậy, ta có thể thấy qua sơ đồ, hiện nay công ty không có phòng Marketing. Chính điều này đã hạn chế công ty xâm nhập vào thị trường trong nước do không nghiên cứu thoả mãn thị hiếu của người tiêu dùng cho phù hợp với thời hiện đại. Do đó, trong thời gian tới công ty cần thiết lập phòng Marketing để có thể hoàn thiện hơn bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm hơn nữa để có thể chiếm lĩnh thị trường trong nước, khẳng định vị trí của mình trên thị trường cạnh tranh ngày càng phức tạp như hiện nay. 4. Một số đặc điểm kinh tế, kỹ thuật có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty 4.1. Đặc điểm về sản phẩm sản xuất Tạp chí Cộng sản là một sản phẩm truyền thống của công ty (được sản xuất ngay từ năm 1968), nói chung sản phẩm được đánh giá là đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra, sản phẩm đưa ra đều được thị trường chấp nhận. Tùy theo từng loại sản phẩm mà kích thước, kết cấu của sản phẩm khác nhau, hình thức thực hiện khác nhau. Nhìn chung sản phẩm in rất đa dạng, phức tạp, phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của khách hàng. Sản phẩm in là sản phẩm được sản xuất phần lớn theo nhu cầu và đơn đặt hàng của khách hàng. Vì thế nó không giống những sản phẩm khác ở chỗ tự thiết kế sản xuất và tiêu thụ mà phải bằng chính chất lượng của mình để thu hút khách hàng tới ký hợp đồng sản xuất và tiêu thụ. Xuất phát từ những yêu cầu chất lượng của sản phẩm này, công ty in Tạp chí Cộng sản đã nhận thức rõ trách nhiệm của mình là phải sản xuất sản phẩm chất lượng cao lấy việc hoàn thành tốt nhiệm vụ in Tạp chí Cộng sản, các tài liệu của đảng làm mục tiêu chính trị của mình. Vì vậy, chủ trương của công ty luôn đề cao chất lượng là trên hết nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. 4.2. Đặc điểm máy móc thiết bị và công nghệ sản xuất 4.2.1. Đặc điểm thiết bị của công ty Một số máy móc thiết bị của nhà máy đều được Đức, Nhật thiết kế, chế tạo, lắp ráp từ những năm 1960 - 1970. Đặc điểm của các loại máy móc thiết bị này đều là máy gia công, năng suất thấp, độ chính xác không cao, thường xuyên bị hỏng hóc đột xuất và mỗi khi hỏng hóc xuất hiện nhà máy luôn gặp khó khăn trong việc đi tìm phụ tùng thay thế vì phụ tùng này hiện nay rất hiếm do đã quá lạc hậu. Bên cạnh đó, hệ thống thiết bị kiểm tra cũng đã cũ kỹ lạc hậu, kém chính xác do đó khó có thể xác định được các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm sản xuất ra. Tuy nhiên, từ năm 1996 công ty cũng đã đầu tư thêm dây chuyền sản xuất như máy đóng xén liên hợp tự động, vừa lồng, đóng, vừa xén 3 mặt với công suất mỗi giờ 6.000 cuốn tạp chí, mức độ tự động và hiện đại của máy in là một trong những tiêu chí đánh giá khả năng kỹ thuật của công ty. Trong thời đại bùng nổ thông tin – máy vi tính tràn vào các lĩnh vực quản lý cũng như công nghệ, chỉ trong hai năm 1996 - 1997, công ty đã trang bị máy vi tính cho toàn bộ khâu quản lý, điều hành và một phân xưởng chế bản hiện đại. Bên cạnh đó, các máy móc thiết bị cũ được công ty tận dụng để làm ra sản phẩm, thêm việc làm và tăng thu nhập cho người lao dộng. Tuy vậy, có thể nói rằng máy móc thiết bị của công ty là chưa hiện đại, đồng bộ đã gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, làm giảm năng suất và gây ra phế phẩm. Bảng 2: Danh mục thiết bị sản xuất chính Tên máy Số lượng Nước sản xuất Năm sản xuất Máy vi tính 11 Malaysia 1996 Máy quét ảnh trống 1 Đức 1998 Máy quét ảnh phẳng 1 Mỹ 1997 Máy in phim 1 Đức 1998 Máy tráng phim 1 Đức 1998 Máy in SP10 (2 màu) 1 Nhật 1987 Máy in PO4 (1 màu) 1 Đức 1970 Máy in S26 (2 màu) 1 Nhật 1996 Máy in L26 (2 màu) 1 Nhật 1996 Máy in H1(4 màu) 1 Đức 1998 Máy in H2(4 màu) 1 Đức 1998 Máy dao 1 mặt 2 Đức 1970 Máy dao 3 mặt 1 Đức 1970 Máy gấp 256 tự động 1 Đức 1970 Máy gấp tự động 1 Nhật 1998 Máy vào bìa keo 1 Đức 1998 Máy đóng ghim 5 Đức 1970 Máy đóng, xén liên hoàn 1 Trung Quốc 1990 (Nguồn: phòng sản xuất – kinh doanh) Trên đây là danh mục máy móc thiết bị hiện có dùng trong sản xuất tạp chí, sách, báo… Tuy chưa đồng bộ, hiện đại nhưng vẫn đảm bảo sản xuất với số lượng lớn đáp ứng được mong mỏi về mặt số lượng trong thời điểm cạnh tranh như hiện nay. 4.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm Công ty in Tạp chí Cộng sản khi nhận hợp đồng ký kết để in báo và các tài liệu khác, trước tiên phải hoàn thành các thủ tục pháp lý. Khi ký hợp đồng, phòng sản xuất – kinh doanh có nhiệm vụ tính giá và thoả thuận với khách hàng. Sau khi đã có hợp đồng phòng sản xuất kinh doanh nhận bông bài của khách rồi viết phiếu giao việc cho quản đốc các phân xưởng có liên quan. Các sản phẩm in của công ty được sản xuất theo công nghệ in offset. Trước đây nhà máy áp dụng công nghệ in typô nên các chỉ tiêu chất lượng chưa thực sự ổn định, hình thức sau khi gia công chưa đẹp và năng suất còn thấp. Một trong những nguyên nhân dẫn đến kết quả trên là do máy móc thiết bị cũ và lạc hậu. Sau khi nghiên cứu công nghệ in offset thì kết quả có khả quan hơn, giúp cho sản phẩm của công ty có thể chinh phục được nhiều khách hàng khó tính nhất. Hiện nay, công ty in Tạp chí Cộng sản tổ chức sản xuất theo một dây chuyền khép kín, được chia làm 3 giai đoạn theo kiểu chế bản liên tục: Giai đoạn 1: Chế bản gồm: + Sắp chữ điện tử + Sửa bài + Mi phim + Phơi bản Giai đoạn 2: In Giai đoạn 3: Gia công + Gấp + Lồng + Đóng + Xén +Bao gói Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ in offset Sửa bài Mi phim Phơi bản In Bao gói Sắp chữ Gấp, lồng Đóng Xén KCS PX CHế BảN PX SáCH PX Máy IN Tuy công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm báo, tạp chí…khác nhau nhưng tất cả đều được sản xuất theo quy trình công nghệ trên. Các khâu trong quy trình có liên quan chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của nhau. Nếu một khâu nào đó bị trục trặc thì sẽ ảnh hưởng đến cả quy trình, do đó không hoàn thành được sản phẩm, làm giảm tiến độ sản xuất, ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm của cả công ty. 4.3. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Hầu hết các nguyên vật liệu chính của công ty đều nhập từ nước ngoài, chất lượng tốt. Vì phải mua ở nhiều nơi nên có nhiều kích cỡ chủng loại, việc thu mua tốn nhiều thời gian vận chuyển nhiều lần dễ gây hư hỏng và lãng phí. Chủ trương của công ty là giữ uy tín đối với khách hàng bằng chất lượng sản phẩm nên hầu hết các vật tư, nguyên liệu đều được nhập từ nước ngoài, trừ giấy in báo còn mực in, hoá chất, bản in đều mua loại tốt để phục vụ cho sản xuất. Sau đây là số lượng vật tư, nguyên vật liệu được sử dụng trong một năm tại công ty: Bảng 3: Số lượng nguyên vật liệu được sử dụng trung bình trong một năm Khoản mục Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Đế phim TQ Phim Bản kẽm Giấy Couchés Giấy bãi bằng Giấy Tân Mai Mực Dầu hỏa Mỡ pha mực Dây thép Điện Kg Cuộn Cái Tấn Tấn Tấn Kg Lít Kg Kg KWh 48 120 23.994 236 362 476 11.376 3840 468 612 630864 250.000 3.182.540 30.000 15.000.000 11.427.900 9.950.000 88.000 3455 60000 5000 810 12.000.000 381.904.800 719.820.000 3.540.000.000 4.136.899.800 4.736.200.000 1.001.088.000 13.267.200 28.080.000 3.060.000 511.000.000 (Nguồn: phòng sản xuất – kinh doanh) Để phân phối và sử dụng vật liệu một cách hợp lý, công ty đã xây dựng một tỷ lệ sai hỏng cho phép đối với giấy in. Đối với các sản phẩm định kỳ công ty có tỷ lệ bù hao cho giấy in như sau: Bảng 4: Tỷ lệ bù hao giấy in cho phép STT Chỉ tiêu Tỷ lệ bù hao cho từng loại giấy(%) Bìa(%) Ruột(%) Phụ bản(%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tạp chí Cộng sản NS nhân dân Hoa học trò Sinh viên VN Thương Mại Truyền hình Kinh tế đô thị Tạp chí Y Tạp chí dược Tạp chí hội nhà văn 2,2 3 2,2 4 3 5 14 11 13 12 3 3 3 3 2 4 12,4 5 4 4 4 4 3 5 4 13 (Nguồn: phòng sản xuất - kinh doanh) Đối với những sản phẩm chất lượng cao, mức độ kỹ thuật phức tạp, phòng sản xuất sẽ xem xét tỷ lệ sai hỏng thích ứng với sản phẩm. 4.4. Đặc điểm về lao động Nhân tố con người có ảnh hưởng quyết định tới chất lượng sản phẩm. Dù trình độ công nghệ có hiện đại đến đâu nhưng nếu con người không có trình độ tay nghề thì không đem lại hiệu quả trong quá trình sản xuất. Từ những ngày đầu mới thành lập, quy mô sản xuất của công ty còn nhỏ hẹp, máy móc lạc hậu… nên lao động lúc đó chủ yếu là lao động thủ công. Qua quá trình phát triển và mở rộng sản xuất kinh doanh. Hiện nay, công ty có 131 lao động trong đó có: 36 lao động gián tiếp, 95 lao động trực tiếp, đội ngũ công nhân lao động lành nghề được đào tạo qua thực tế. Công ty liên tục thực hiện việc sắp xếp lại lao động kết hợp với đào tạo lại, đào tạo mới, tiếp nhận thêm công nhân, tổ chức biên chế vào các bộ phận sản xuất kịp thời phát huy ngay hiệu quả các chương trình đầu tư thiết bị hiện đại, mở rộng phát triển sản xuất. Bảng 5: Cơ cấu lao động TT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Số LĐ (người) % S LĐ Số LĐ (người) % S LĐ Số LĐ (người) % S LĐ S số lao động 121 100 125 100 131 100 I 1 2 II 1 2 3 III Lao động quản lý Trình độ đại học Trình độ trung cấp Công nhân trực tiếp sản xuất Công nhân bậc 6,7 Công nhân bậc 4,5 Công nhân bậc 2,3 Lao động khác 27 9 18 90 22 33 35 4 22,31 7,44 14,87 74,38 18,18 27,27 28,92 3,3 29 11 18 92 24 35 33 4 23,2 8,8 14,4 73,6 19,2 28 26,4 3,2 30 12 18 95 24 35 36 6 22,9 9,16 13,74 72,52 18,32 26,72 27,48 4,58 (Nguồn: phòng kế hoạch - tổng hợp) Bảng 5 cho thấy: Lao động của công ty tăng dần qua các năm. Cụ thể năm 1999 số lao động tăng so với năm 1998 là 3,3%. Năm 2000 so với 1999 tăng 4,8%. Điều này chứng tỏ quy mô sản xuất của công ty chưa được mở rộng. Lao động quản lý trong công ty chiếm 22,31% so với tổng số lao động trong năm 1998 và 23,2% năm 1999, đến năm 2000 số lao động quản lý chiếm 22,9% so với tổng số lao động. Điều này chứng tỏ bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ và hợp lý. Đối với những lao động này tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm song, họ là những người lãnh đạo, quản lý và điều hành sản xuất. Vì vậy, lao động quản lý cần có trình độ cao, có kinh nghiệm trong quản lý và điều hành. Nhưng trong lao động quản lý số cán bộ có trình độ đại học còn ít, do vậy công ty cần tổ chức đào tạo và nâng cao trình độ của cán bộ quản lý và của công nhân trực tiếp sản xuất. Đối với lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Nếu họ không có trình độ tay nghề, không có sự am hiểu về công nghệ thì không đem lại hiệu quả trong quá trình sản xuất. Bởi vậy, các doanh nghiệp cần coi trọng nhân tố căn bản nhất có tác động đến chất lượng sản phẩm và các hoạt động khác. Năm 2000 lao động trực tiếp của công ty chủ yếu là tay nghề bậc trung (bậc 4,5) chiếm 36,8% so với tổng số lao động trực tiếp, lao động có tay nghề bậc cao chiếm 25%. Như vậy, số lao động trực tiếp có tay nghề cao chỉ chiếm 1/4 trong tổng số lao động trực tiếp. Đây là điều khó khăn trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, vì muốn nâng cao chất lượng sản phẩm thì phải đổi mới công nghệ, dây chuyền in ngày càng hiện đại. Điều này đòi hỏi phải có đội ngũ công nhân lành nghề, có trình độ kỹ thuật cao để vận hành máy móc, có khả năng ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. 4.5. Đặc điểm về vốn và cơ cấu vốn của công ty Nguồn vốn sản xuất kinh doanh của công ty do phòng tài vụ quản lý và phân phối, phần lớn là do ngân sách Nhà nước cấp. Công ty in Tạp chí Cộng sản là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, do đó nguồn vốn của công ty được hình thành chủ yếu từ vốn do ngân sách Nhà nước cấp. Theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp ngày 12 tháng 01 năm 2000, công ty có tổng số vốn kinh doanh là: 19.219.000.000 đồng Trong đó: Vốn cố định: 16.400.000.000 đồng Vốn lưu động: 2.819.000.000 đồng Để thích ứng với quy mô sản xuất ngày một mở rộng của công ty. Riêng năm 2000 tổng số vốn đầu tư xây dựng phân xưởng lên tới 10.000.000.000 đồng. Được đầu tư do nguồn vốn ngân sách Nhà nước. Do tốc độ tăng trưởng sản xuất kinh doanh ngày càng cao nên công ty luôn phải đương đầu với vấn đề huy động vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh. II. Thực trạng về việc thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty 1. Một số nét về chất lượng sản phẩm của công ty Mỗi sản phẩm đều chứa đựng trong nó một hệ thống những đặc điểm nội tại. Đó là các chỉ tiêu phản ánh chất lượng của sản phẩm. Các doanh nghiệp muốn sản xuất hàng hoá đều phải xây dựng những tiêu chuẩn nhằm đánh giá và đảm bảo các chỉ tiêu trên. Để có những chỉ tiêu đó, bộ phận kỹ thuật của công ty phải nghiên cứu đưa ra các chỉ tiêu trên cơ sở tiêu chuẩn quốc tế, ngành và các điều kiện của công ty. Sau đó, tập hợp lại thành một hệ thống các tiêu chuẩn. Hệ thống tiêu chuẩn này phải được trung tâm đo lường chất lượng Nhà nước phê duyệt và cho phép tiến hành sản xuất. Dựa vào hệ thống tiêu chuẩn đã đăng ký này, cơ quan Nhà nước và chất lượng có thể kiểm tra giám sát tình hình chất lượng của công ty, đồng thời cán bộ của công ty có cơ sở để đánh giá tình hình bảo đảm chất lượng của công ty mình. Sau khi chuyển sang hoạt động theo cơ chế mới, công ty in Tạp chí Cộng sản gặp rất nhiều khó khăn trong sản xuất Một số lượng lớn công nhân bậc cao, có kinh nghiệm đã đến tuổi về hưu nên tay nghề bình quân của công nhân giảm rõ rệt. Các công cụ sản xuất, máy móc thiết bị cũ kỹ, lạc hậu không còn đáp ứng được trong tình hình mới. Đứng trước tình hình như vậy, ban lãnh đạo công ty đã chỉ đạo tiến hành nâng cao chất lượng sản phẩm. Phòng kỹ thuật đã nghiên cứu dựa trên các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành và các yêu cầu của khách hàng thuê gia công. Cùng với sự xem xét một cách toàn diện hệ thống sản xuất như máy móc thiết bị, năng lực làm việc của công ty đã đưa ra tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm in của công ty. 1.1. Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm của ngành in nói chung: Sản phẩm của ngành in phải đạt những tiêu chuẩn sau: sản phẩm in phải có tính truyền cảm, hợp lý về hình thức, nguyên vẹn về kết cấu, hoàn thiện về sản xuất và độ ổn định sản phẩm, đó là: - Giấy đảm bảo độ bắt mực, giấy đảm bảo không bị ẩm. - Mực đảm bảo có độ bám, không bị nhoè, không đổi màu. - Chữ rõ ràng, không đứt nét, không lộn ống. - Mầu sắc hài hoà, không bị nhoè. - Đảm bảo thứ tự trang in - Không bị lệch gáy, không rách, không nham nhở… - Tỷ lệ sai hỏng cho phép không vượt quá 3%. 1.2. Tiêu chuẩn được áp dụng tại công ty: Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm của ngành in áp dụng trong công ty được cụ thể hoá hơn đối với từng bộ phận, từng khâu như sau: - Đối với vật liệu chính: + Giấy in: phải trắng xốp, có độ bắt mực, không rách mép, không mép, đúng chủng loại và kích cỡ thiết kế của máy in. + Mực in: màu sắc chuẩn, bắt chữ trên giấy, không trôi mực. + Bản in: bóng láng, không bị xước, đảm bảo tính chất đàn hồi khi đưa vào máy. - Đối với bình bản: + Sắp chữ theo yêu cầu của bản thảo. + Làm nổi bật tiêu đề, nội dung quan trọng. + Không chồng chéo, đảm bảo đúng nội dung trong mỗi trang in. + Đảm bảo thứ tự các trang in. + Phân màu theo tỷ lệ % hợp lý, màu sắc hài hoà. - Đối với khâu in: + Chữ phải rõ ràng, không đứt nét, không bị lộn ống. + Hình ảnh rõ ràng, màu sắc hài hoà theo yêu cầu phân màu. + Mực in bám chặt, không đổi màu. + Không bẩn màng, không rách mép. - Đối với gia công sách: + Đóng đúng thứ tự trang in. + Không lệch gáy, ghim chắc chắn. + Cắt xén thẳng, không nham nhở. + Không bẩn, không nhàu nát. - Tỷ lệ sai hỏng không vượt quá 3%. Trước đây, công ty sử dụng hệ thống máy móc thiết bị cũ, lạc hậu nên sản lượng in thấp, mẫu mã đơn giản, chất lượng sẩn phẩm không đồng đều vì còn có nhiều công đoạn phải làm thủ công, tốn nhiều sức lao động. Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra gay gắt. Vì vậy muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp không chỉ ngoài chính sách về giá thì chất lượng sản phẩm phải được quan tâm hàng đầu. Nhận thấy được điều này, công ty đã đầu tư máy móc thiết bị hiện đại, sản lượng in hàng năm đạt được ngày càng tăng và đáp ứng được nhu cầu của thị trường trong thời kỳ mới. Bảng 6: Tình hình thực hiện sản lượng in Đơn vị: 1000 tờ TT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 1 Tạp chí Cộng sản 1.211 1.226 1.320 2 Báo tuần các loại 14.251 15.955 18.253 Cộng 15.462 17.181 19.573 (Nguồn: phòng sản xuất – kinh doanh) Nhìn vào bảng 6 cho thấy: sản lượng của công ty tăng dần qua các năm đối với từng loại sản phẩm in. Trên thực tế, do đặc trưng sản xuất công ty là in theo đơn đặt hàng hoặc phiếu giao việc nên sản lượng tăng hay giảm không phụ thuộc vào doanh nghiệp. Điều này chứng tỏ số lượng mà khách hàng đặt ngày càng cao, nhu cầu của thị trường về các loại sách báo đó ngày càng tăng, công ty luôn hoàn thành đúng thời gian, đảm bảo cho khách hàng đúng số lượng và chất lượng theo yêu cầu quy định. Đây là yếu tố giúp cho công ty tạo được uy tín đối với khách hàng và thu hút được nhiều khách hàng mới. Đạt được kết quả này là do nỗ lực không ngừng của các cán bộ công nhân viên nói riêng và toàn thể công ty nói chung. Công ty đã kết hợp nhiều biện pháp, thực hiện một cách đồng bộ nhằm góp phần nâng cao sản lượng và chất lượng của sản phẩm. Ngoài tiêu chuẩn của ngành in và của công ty, để đánh giá chất lượng sản phẩm ta còn căn cứ vào số lượng sản phẩm hỏng. Bảng 7: Thống kê sản phẩm hỏng TT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Số SP hỏng % Số SP hỏng % Số SP hỏng % 1 Tạp chí Cộng sản 92.772 0,6 85.905 0,5 86.121 0,44 2 Báo tuần các loại 137.611 0,89 137.448 0,8 103.737 0,53 Cộng 230.383 1,49 223.353 1,3 189.858 0,97 (Nguồn: phòng sản xuất – kinh doanh) Nhìn vào bảng 7 ta thấy tỷ lệ sản phẩm hỏng của công ty những năm qua đã giảm dần cho thấy sản xuất ngày càng ổn định và có hiệu quả. Tỷ lệ sản phẩm đã giảm có nghĩa là chất lượng in ngày một tăng lên. Nguyên nhân của những sai hỏng là do công ty vẫn còn sử dụng những máy móc thiết bị cũ, đặc biệt máy móc đó ở khâu đóng hoặc cắt xén. Những máy móc này thường ở công đoạn cuối của quá trình sản xuất, nếu số sản phẩm đã in xong nhưng đến giai đoạn cuối làm sai thì cũng đều bị coi là sản phẩm hỏng. Mặt khác, do công ty chưa bảo quản tốt công tác quản lý nguyên vật liệu. Vấn đề quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu còn là bài toán khó đối với công ty. Đối với giấy in phải đảm bảo không ẩm, không mép, không nhàu… nhưng do công ty chưa có kho để bảo quản nên lúc đưa vào sản xuất giấy vẫn bị ẩm hoặc nếu có sấy thì vẫn chưa đảm bảo được đúng tiêu chuẩn vì cần phải giao đúng thời gian cho khách hàng. Ngoài những nguyên nhân kể trên còn một số nguyên nhân khác do sơ suất của công nhân đứng máy, một phần là trình độ tay nghề của công ty còn thấp, đa phần tay nghề ở bậc trung (bậc 4- 5), một phần là do ý thức làm việc không cao, đôi lúc còn bao che cho nhau, đôi khi còn do cả người quản lý khi phát phiếu giao việc nhưng không có sự theo dõi, kiểm tra, có lúc còn khoán trắng công việc. 2. Tình hình thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm ở công ty Khi bước vào nền kinh tế thị trường, cũng như tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, công ty in Tạp chí Cộng sản xác định: không thể tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh nếu sản xuất không hiệu quả, chất lượng không cao và giá cả không hợp lý. Muốn thoát khỏi những quan niệm, tư tưởng cũ trong thời kỳ bao cấp không còn cách nào khác là phải nâng cao trình độ hiểu biết của cán bộ công nhân viên về quy luật của cạnh tranh, quy luật thị trường để từ đó công ty mới có thể đưa một số biện pháp vào hoạt động thực tiễn của mình. 2.1. Từng bước tổ chức bộ máy quản lý chất lượng sản phẩm theo hướng đồng bộ Trước kia cả công ty đều có chung một nhận thức rằng chất lượng sản phẩm thuộc về bộ phận KCS và bộ phận sản xuất nên nhiều trường hợp bị xử lý không đúng người đúng việc, kết quả là chất lượng vẫn không được cải thiện, sai sót vẫn còn xảy ra. Ngay sau khi bước vào thời kỳ các doanh nghiệp tự hạch toán kinh doanh, công ty nhận thấy nếu chất lượng sản phẩm cứ như vậy thì sản phẩm sản xuất ra không thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Muốn vậy tất cả các phòng ban và toàn thể người lao động phải cùng nhau giải quyết vấn đề này. Do vậy công ty đã đề ra một cách quy củ, rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ của từng phòng, từng bộ phận như sau: - Ban giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo về chất lượng bằng cách xây đựng, điều hành và kiểm tra việc thực hiện chất lượng… - Phòng sản xuất - kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo trang thiết bị kỹ thuật phục vụ sản xuất, đảm nhiệm thu mua vật tư đúng tiêu chuẩn cả về số lượng, chất lượng đã đề ra và chuyển xuống các phân xưởng sản xuất để đảm bảo sản xuất ổn định, đề ra những phương án cải tiến sản phẩm… - Phân xưởng sản xuất gồm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận đảm nhiệm một công đoạn trong quá trình sản xuất. Kết thúc mỗi công đoạn, bán thành phẩm đều phải đạt các tiêu chuẩn chất lượng rồi mới được chuyển sang công đoạn tiếp theo… - Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thông tin cho các bộ phận có liên quan về tình hình thị trường có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Các bộ phận đều phải phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ với nhau… Ban đầu, việc tổ chức lại hệ thống chất lượng này đã gặp nhiều ý kiến phản đối. Người ta cho rằng chỉ có mỗi vấn đề về chất lượng mà cũng cần phải có nhiều bộ phận, nhiều người tham gia thì thật là lãng phí. Nhưng bằng sự nỗ lực của ban lãnh đạo và những cán bộ phụ trách về chất lượng, hầu hết mọi người trong công ty đều tham gia vào quá trình đó. Họ đã thấy rõ được lợi ích của phối hợp đồng bộ với nhau: Quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng hơn, khắc phục được những biểu hiện tiêu cực trước kia (làm việc không hết sức mình, vô trách nhiệm, kém hiệu quả), chất lượng sản phẩm được đảm bảo, hạn chế được phế phẩm tràn lan, thu nhập ổn định, đời sống được nâng cao… Tóm lại, với biện pháp tổ chức lại bộ máy quản lý chất lượng sản phẩm theo hướng đồng bộ hơn công ty in Tạp chí Cộng sản đã làm một cuộc cách mạng về quản lý chất lượng. Muốn chất lượng được đảm bảo thì phải có một hệ thống quản lý chất lượng và trong hệ thống này, đảm bảo chất lượng là nhiệm vụ của tất cả các bộ phận, nó phải được đảm bảo ngay từ đầu để ngăn ngừa sai sót xảy ra. 2.2. Cải tiến, đổi máy móc thiết bị - công nghệ Quy luật của kinh tế thị trường là phải tăng năng suất - chất lượng và hạ giá thành. Muốn đạt 3 tiêu chuẩn trên cần phải có thiết bị - công nghệ tiên tiến. Công ty in Tạp chí Cộng sản cũng nhận thức được nguyên nhân dẫn đến tình trạng hình thức các sản phẩm in ra chưa đẹp là do máy móc dùng trong sản xuất còn cũ kỹ lạc hậu, thiếu đồng bộ. Mặt khác, do máy móc lạc hậu, năng suất thấp nên trong quá trình sản xuất gây nhiều lãng phí về nguyên vật liệu, năng lượng, nhiều phế phẩm, dẫn đến tăng chi phí sản xuất và giá bán cao. Vì vậy, tình trạng về máy móc thiết bị hiện nay của công ty đang là vấn đề đáng quan tâm. Công ty đã đề ra một số biện pháp để cải tiến tình trạng máy móc thiết bị: + Khuyến khích cán bộ công nhân phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật. + Vay vốn để mua sắm máy móc thiết bị. + Trên cơ sở máy móc thiết bị hiện có tiến tới đổi mới từng phần máy móc thiết bị và công nghệ. Từ việc đề ra biện pháp cải tiến máy móc như trên, trong những năm qua công ty đã nghiên cứu cải tiến công nghệ in (từ công nghệ in typô sang công nghệ in offset) chất lượng sản phẩm in đã được nâng lên, nâng cấp một số máy in của Đức, Nhật. Những kết quả đạt được đều ở trên đều là thành quả do cán bộ công nhân viên công ty đã miệt mài học hỏi, nghiên cứu và ứng dụng vào công ty. Việc đầu tư đổi mới công nghệ kỹ thuật được thực hiện theo cách cuốn chiếu nghĩa là cái gì công ty xét thấy có thể làm được thì tự làm lấy, hoặc kết hợp với các đơn vị trong nước làm, cái gì trong nước không làm được thì mới mua của nước ngoài do đó đã đạt được một bước tiến đáng kể về năng suất chất lượng. Cụ thể năm 1998, song song với việc tự sửa chữa máy móc, công ty đã đầu tư 2 máy in (4 màu) mới của Đức, nâng cao công suất, sản phẩm sản xuất ra có hình thức đẹp hơn, ít phế phẩm hơn trước khi đầu tư. 2.3. Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu Vật liệu là yếu tố tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và tạo nên thành phẩm. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu. Nếu vật liệu tốt, đúng chủng loại thì s