Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức - Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3

ũ cán bộ trong công ty, công tác quản lý lao động lao động ngành nghề trong các phòng ban, xí nghiệp… + Chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động, công tác an ninh trật tự, tham gia công tác thi đua, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vƣợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phó phòng: + Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng. Giúp trƣởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trƣởng một số bộ phận trong phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc có thể do trƣởng phòng giao. + Là ngƣời trực tiếp phụ trách quản lý đất đai, công tác phòng chống bão lũ, hỏa hạn. + Chịu trách nhiệm trƣớc trƣởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách. - Nhân viên văn thƣ: Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng, tổ chức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của công ty nên giữ vai trò quan trọng trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của công ty nói chung. Nhiệm vụ của nhân viên văn thƣ: + Chịu trách nhiệm về quản lý và sử dụng con dấu của công ty, đảm bảo an toàn quy chế + Xử lý văn bản đến, đi của công ty theo đúng quy trình xử lý công văn, giấy tờ. + Trực tiếp quản lý các thiết bị văn phòng + Soạn thảo các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của phòng theo sự phân công của trƣởng phòng và gửi cho các đơn vị, cơ quan có liên quan. + Thực hiện công tác lễ tân theo yêu cầu của công ty. - Cán bộ chế độ chính sách lao động tiền lƣơng: + Là nhân viên chịu sự lãnh đạo của phụ trách phòng Tổ chức – hành chính, triển khai công việc đƣợc giao về chế độ chính sách, lao động tiền lƣơng cho ngƣời lao động. + Chịu trách nhiệm thực hiện và hƣớng dẫn các đơn vị triển khai việc thực hiện chế độ chính sách và bảo hiểm xã hội cho ngƣời lao động theo quy định hiện Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P hành của nhà nƣớc, của nghành và của công ty. Tập hợp, thống kê lƣu trữ tài liệu, số liệu thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội ( nhƣ: Chế độ hƣu trí, mất sức, thanh toán lƣơng Bảo hiểm xã hội, chế độ thu hút Dƣợc sĩ…..) Theo dõi nắm bắt các thay đổi, biến động về nhân lực, về tiền lƣơng để tiến hành lên báo cáo tăng giảm hàng tháng, hàng kỳ, và cả năm trình phụ trách phòng Tổ chức – hành chính ký duyệt.  Thực hiện các công việc của công tác lao động tiền lƣơng nhƣ : giúp phụ trách phòng tổng hợp, phân loại và lƣu giữ các chứng từ chi trả tiền lƣơng và các khoản chi trong chế độ tiền lƣơng của toàn công ty. Kiểm tra bảng biểu thanh toán tiền lƣơng, tiền thƣởng và các sự vụ khác của các đơn vị trực thuộc trƣớc khi trình phụ trách phòng phê duyệt. Làm lƣơng và trực tiếp thực hiện chế độ cho cán bộ công nhân viên công ty.  Theo dõi diễn biến tiền lƣơng và tập hợp thống kê nâng bậc lƣơng hàng năm. Làm các báo cáo về công tác lao động tiền lƣơng.  Phối hợp với y tế thực hiện quản lý và cấp phát thẻ bảo hiểm y tế cho toàn thể cán bộ công nhân viên chức của công ty. Giúp y tế làm danh sách khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên hàng năm.  Làm một số công việc dƣới sự hƣớng dẫn của phụ trách phòng. Theo dõi thời gian nghỉ không hƣởng lƣơng và báo cáo cho phụ trách phòng để quản lý lao động, làm căn cứ để tính thƣởng và giải quyết các chế độ khác. Cập nhật tất cả các số liệu thông tin khác phục vụ cho công tác chuyên môn.  Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của phụ trách phòng. 2.2.3.Công tác sắp xếp bố trí văn phòng Để làm việc có hiệu quả và thuận tiện thì sắp xếp và bố trí văn phòng là một vấn đề hết sức cần thiết và đặc biệt quan trọng. Nó chi phối, ảnh hƣởng trực tiếp lên trạng thái tâm lý làm việc của nhân viên,ảnh hƣởng đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên. Phòng tổ chức – hành chính gồm có hai phòng ban, hai phòng ban nằm ngay cạnh nhau. Phòng thứ nhất nhìn đối diện với cổng ra vào,cách cổng ra vào bên tay trái 30m,đây là phòng của các nhân viên phòng Tổ chức – hành chính. Phòng thứ hai là của trƣởng phòng nằm ngay sau phòng của các nhân viên của phòng Tổ chức – hành chính, có hai cửa. Một cửa nhìn về phía xƣởng sản xuất đây là cửa ra vào để đón tiếp khách hay những bộ phận, đơn vị đến liên hệ, làm việc. Còn một cửa thông sang phòng các nhân viên,để tiện kiểm tra,làm việc với các nhân viên của phòng . Phòng trƣởng phòng đƣợc bố trí làm hai phòng nhỏ,ngăn cách bởi một tủ hồ sơ. Phía bên ngoài là bàn làm việc và bàn ghế tiếp khách, còn phía sau tủ thì là nơi lƣu trữ hồ sơ nằm ngay trung gian giữa phòng của nhân viên và trƣởng phòng. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P *Ƣu điểm: Tận dụng đƣợc mặt bằng sẵn có của công ty. Dễ dàng trong việc thực hiện nhiệm vụ lễ tân Có môi trƣờng làm việc tốt đặc biệt là về thiết bị chiếu sáng và thông gió Dễ dàng cho việc tìm tài liệu. *Nhƣợc điểm Do nằm ngay mặt đƣờng nên chịu ảnh hƣởng của các tiếng ồn dẫn đến xao nhãng, mất tập trung Kiểm tra nhân viên làm việc khó mặc dù hai phòng có cửa thông nhau nhƣng cửa kính thông ra hai phòng lại nằm ở gần chỗ để hồ sơ mà bàn làm việc của trƣởng phòng đặt phía gần cửa tiếp khách nên không thể quan sát đƣợc. 2.2.3.1.Trang thiết bị văn phòng Văn phòng là một bộ phận quản lý, ở đó có các cán bộ công nhân viên đƣợc đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức hành chính. Vì vậy việc trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho việc giải quyết công việc thuận lợi hơn. Các trang thiết bị của văn phòng công ty bao gồm 3 loại: o Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý nhƣ : máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. o Các phƣơng tiện làm việc : bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tài liệu, các loại kẹp hồ sơ. o Trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thƣờng an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng. o Số lƣợng trang thiết bị cho phòng tổ chức hành chính đƣợc bố trí tƣơng đối đầy đủ, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các nhân viên làm việc tại văn phòng Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Bảng thống kê các thiết bị văn phòng : Stt Tên thiết bị Số lƣợng 1 Máy photocopy 1 2 Máy vi tính 3 3 Máy điều hòa 2 4 Máy in 3 5 Điện thoại 3 6 Tủ đựng hồ sơ 4 7 Máy fax 2 8 Tủ lạnh 1 9 Bàn làm việc 8 10 Bàn ghế tiếp khách 1 11 Giá đựng sách báo tài liệu 3 12 Quạt 5 13 Đèn 6 ( Nguồn : phòng Tổ chức-hành chính) Trang thiết bị tại phòng hành chính đƣợc trang bị đầy đủ, đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng cho nhân viên.Điều đó đã tạo cho nhân viên một môi trƣờng làm việc thuận lợi hơn và tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên khi làm việc. 2.2.3.2.Môi trƣờng làm việc: Môi trƣờng làm việc là một yếu tố ảnh hƣởng đến sức khỏe ngƣời lao động . Hiện nay do địa thế của công ty nằm ngay mặt đƣờng, nhiều ô tô qua lại nên không tránh khỏi ảnh hƣởng của không khí, mang theo mùi khó chịu,ảnh hƣởng của tiếng ồn. ngoài các yếu tố vật chất yếu tố tinh thần cũng đóng một vai trò quyết định, ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả lao động. Vì vậy hàng năm công ty thƣờng tổ chức khám sức khỏe định kỳ, tổ chức nghỉ mát, thăm nom những nhân viên đau ốm…chính điều này đã thúc đẩy công nhân viên cố gắng làm việc hơn. 2.2.4.Nghiệp vụ tổ chức công việc 2.2.4.1.Quy trình xử lý thông tin Có nhiều cách để phân loại thông tin. Nhìn chung Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm trung ƣơng 3 đã phân loại thông tin nhƣ sau: Thông tin của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 gồm 3 loại +Thông tin công khai: là những thông tin đƣợc phổ biến đến toàn thể cổ đông trong Công ty và những ngƣời có liên quan. +Thông tin nội bộ: là những thông tin chỉ đƣợc phổ biến trong nội bộ Công ty. +Thông tin bảo mật: là những thông tin đƣợc giữ bí mật trong công ty. Chỉ một vài cán bộ liên quan trực tiếp đƣợc biết và quản lý thông tin này. Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, ban kiểm soát và những ngƣời đƣợc Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, ban kiểm soát ủy quyền mới đƣợc cung cấp thông tin. *Những thông tin về tổ chức nhân sự: Những thông tin về tổ chức nhân sự đƣợc lƣu giữ tại phòng Tổ chức – hành chính theo đúng pháp lệnh lƣu trữ. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 1. Những thông tin về tổ chức nhân sự đƣợc công khai: o Quyết định thành lập công ty. o Đăng ký kinh doanh o Số cổ đông, số ngƣời lao động, cơ cấu bộ máy quản lý điều hành. o Điều lệ, nội quy, kỷ luật lao động. o Thảo ƣớc lao động tập thể….. 2. Những thông tin nội bộ về tổ chức nhân sự o Sổ đăng ký cổ đông o Các loại hợp đồng o Hồ sơ cán bộ, sổ BHXH, sổ lao động của ngƣời lao động. * Thông tin về ngiên cứu phát triển sản phẩm: 1. Mọi hồ sơ về kết quả nghiên cứu, thử nghiệm đƣợc lƣu trữ tại phòng nghiên cứu phát triển và không đƣợc công bố. 2. Kế hoạch, tiến độ nghiên cứu phát triển sản phẩm, kỹ thuật công nghệ là những thông tin bảo mật. Trong quá trình thực hiện chỉ cán bộ nghiên cứu, trƣởng phòng nghiên cứu, ủy viên HĐQT phụ trách nghiên cứu mới đƣợc biết, đồng thời có trách nhiệm báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm lên Ban giám đốc. 3. Bí quyết, thủ thuật bào chế là những thông tin bảo mật. Chỉ những cán bộ có liên quan đƣợc biết. 4. Các thông tin khác về nghiên cứu phát triển chỉ đƣợc phổ biến khi đƣợc sự đồng ý của HĐQT, Ban giám đốc. 5. Các chuyên gia hợp tác chỉ đƣợc phép thực hiện các công việc ghi trong thỏa thuận bằng văn bản chính thức với công ty. * Thông tin về đăm bảo chất lƣợng, kiểm tr chất lƣợng. 1. Quy trình sản xuất, hồ sơ sản xuất, hồ sơ kiểm tra chất lƣợng thực tế là những thông tin bảo mật. Trong quá trình thực hiện chỉ có những cán bộ liên quan đƣợc biết và chịu trách nhiệm bảo quản, lƣu trữ. 2. Các nguyên tắc đảm bảo chất lƣợng, kiểm tra chất lƣợng, quy định sủ dụng, bảo dƣỡng nhà xƣởng, máy móc thiết bị là thông tin nội bộ, đƣợc phổ biến cho ngƣời lao động để thực hiện. 3. Trƣởng phòng Kiểm tra chất lƣợng đƣợc phép gửi tiêu chuẩn cơ sở sản phẩm của Công ty cho Trung tâm kiểm nghiệm Dƣợc các tỉnh, thành phố, phiếu kiểm nghiệm cho khách hàng khi họ yêu cầu. * Thông tin về sản xuất : 1. Kế hoạch sản xuất, nhu cầu cung ứng hàng tháng, quý năm , chi phí sản xuất, công suất máy móc thiết bị là những thông tin nội bộ, chỉ đƣợc phổ biến đến những bộ phận có liên quan trong công ty. 2. Ngƣời ngoài Công ty không đƣợc vào khu vực sản xuất khi chƣa đƣợc sự đồng ý của Ban giám đốc. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 3. Không đƣợc quay phim chụp ảnh khu vực sản xuất khi chƣa đƣợc sự đồng ý của Ban giám đốc. * Thông tin về Marketing và bán hàng: 1. Các thông tin hình ảnh Công ty, Hình ảnh sản phẩm nhƣ biểu tƣợng Công ty, nhãn hiệu hàng hóa, công dụng, cách dùng của sản phẩm… là những thông tin công khai, càng phổ biến rộng rãi càng tốt. 2. Các thông tin về chiến lƣợc tiếp thị, bán hàng, cách định giá, các số liệu về số lƣợng hàng hóa bán ra, chi phí quảng cáo, thị phần, mức tăng trƣởng, hiệu quả bán hàng, hồ sơ khách hàng, kết quả nghiên cứu thị trƣờng là những thông tin bảo mật. Chỉ những cán bộ làm việc trực tiếp mới đƣợc nắm giữ, chỉ đƣợc cung cấp khi có yêu cầu của HĐQT, Ban giám đốc. * Thông tin về tái chính kế toán: 1. Các thông tin về bảng cân đối kế toán, tổng kết tài sản, báo cáo lãi, lỗ, báo cáo thu nhập chƣa phân phối…là những thông tin bảo mật. Chỉ có các cán bộ tài chính kế toán nắm giữ và chỉ cung cấp khi có yêu cầu của HĐQT, Ban giám đốc, Ban kiểm soát. 2. Hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận ròng, cơ cấu phân bổ các quỹ, cổ tức là những thông tin công khai, đƣợc công bố trong Đại hội cổ đông. 3. Các số liệu tài chính, kế toán nếu gửi cho cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan hữu quan phải đƣợc thông qua và nhất trí của HĐQT, Ban giám đốc. Tại công ty Cổ phần Dƣợc phẩm trung ƣơng 3 ngoài việc nhận thông tin qua hệ thống văn bản công ty thì thông tin cồn đƣợc thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại nhƣ: điện thoại, máy fax, chuyển phát nhanh, internet,.. nhờ công nghệ hiện đại này công tác quản lý và sử dụng thông tin của công ty trở nên hiệu quả và đảm bảo hơn. Việc thu nhận và xử lý thông tin cũng luôn đƣợc ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong công ty chú trọng vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống và tính kịp thời. Văn phòng công ty thực hiện truyền phát thông tin từ lãnh đạo xuống ngƣời lao động, giữa công ty với công ty khác, giữa công ty với các cơ quan chức năng có liên quan, từng bƣớc đảm bảo thông tin 2 chiều. Văn phòng công ty cũng quan tâm đến việc củng cố công tác thông tin nộ bộ đặc biệt là từ cấp dƣới lên cấp trên đã tổ chức thông tin khá nhanh nhạy có hiệu quả, thực hiện tƣơng đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy điịnh của công ty bao gồm đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng qua hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống thông tin giúp lãnh đạo công ty nắm đƣợc tình hình thông tin về vật tƣ, lao động, những thay đổi về kỹ thuật, khoa học công nghệ qua đó có chủ trƣơng, chính sách, phƣơng pháp sản xuất sao cho phù hợp. hình ảnh công ty cũng nhý các sản phẩm của công ty ðýợc giới thiệu ðến ðối tác, khách hàng tiềm nãng. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Ngoài ra còn trang bị cho ngƣời lao động không chỉ về chủ trƣơng, đƣờng lối chính sách của Đảng và nhà nƣớc, về chuyên môn nghiệp vụ mà còn cả về kinh tế, chính trị xã hội để nâng cao dân trí ngƣời lao động. Ngƣời ta cho rằng trong thế giới thƣơng mại, có với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát triển trong kỹ thuật xử lý làm cho hoạt động văn phòng ngày càng có vị trí quan trọng hơn trong công ty. Đánh giá đƣợc tầm quan trọng đó phòng Tổ chức – hành chính rất chú trọng trong việc thu nhận và xử lý thông tin. Với việc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện thông tin hiện đại nhƣ: máy điện thoại, máy fax, máy tính nối mạng…đã tạo điều kiện hết sức thuận tiện cho bộ máy toàn công ty hoạt động hiệu quả Nhƣng bên cạnh những ƣu điểm đó em nhận thấy văn phòng vẫn còn những hạn chế tồn tại là: - Công ty chƣa có hệ thống mạng nội bộ dẫn đến hiệu quả làm việc chƣa cao, ban lãnh đạo công ty vẫn thƣờng xuyên phải xuống các phòng ban lấy số liệu, giấy tờ. - Một số bộ phận, phòng ban đơn vị chƣa chấp hành tốt các quy định về chế độ thông tin theo quy định của nhà nƣớc và công ty. Thông tin gửi vẫn còn chậm. - Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chƣa đƣợc chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác, có những văn bản đƣợc ban hành khá lâu nhƣng việc đôn đốc triển khai thực hiện vẫn còn chậm. - Mặc dù văn phòng công ty đƣợc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện làm việc nhƣng một số máy móc, thiết bị hỏng hóc, cũ kỹ ảnh hƣởng đến chất lƣợng công việc. Nguyên nhân của những hạn chế trên đó là: - Ban lãnh đạo vẫn chƣa thƣờng xuyên đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, chƣa bàn bạc với các đơn vị, phòng ban để cải thiện nâng cao chất lƣợng thông tin. - Các phƣơng tiện thông tin tuy đƣợc trang bị đầy đủ nhƣng đã đƣợc sử dụng trong nhiều năm cộng thêm có những nhân viên chƣa sử dụng đúng cách dẫn đến tình trạng hỏng hóc. 2.2.4.2.Công tác văn thƣ lƣu trữ Đối với công tác văn phòng thì nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ giữ một vị trí vô cùng quan trọng, làm tốt đƣợc nghiệp vụ này cũng chính là thực hiện các hoạt động văn phòng một cách thông suốt và có hiệu quả. Đây chính là đầu mối quan trọng cho các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong công ty. Bao gồm các nội dung: 1.Công tác văn thƣ: Gồm có các nội dung: - Soạn thảo ban hành văn bản - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P - Quản lý và sử dụng con dấu - Lập hồ sơ tài liệu *Soạn thảo và ban hành văn bản: Văn bản là cánh tay trợ giúp đắc lực cho hoạt động quản lý tại công ty. Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của công ty. Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt đông kịp thời, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động công ty có hiệu quả.ngƣợc lại nếu không làm tốt sẽ làm hạn chế kết quả hoạt động quản lý làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của lãnh đạo công ty. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng đó nên nhân viên văn thƣ lƣu trữ của phòng Tổ chức – hành chính khá chú trọng công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Trong công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 thƣờng ngày tiếp nhận và xử lý ban hành rất nhiều văn bản, để việc quản lý văn bản trong công ty đƣợc thống nhất, tuân thủ theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành đảm bảo yêu cầu chung là tính kịp thời, chuẩn xác, bảo mật, an toàn. Vì vậy công ty đã xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã đƣợc quy định và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức của công ty. Quy chế đó đƣợc phổ biến rộng rãi tới từng phòng ban bộ phận của công ty, nhân viên có liên quan đến công văn, giấy tờ biết để thực hiện. Việc quản lý văn bản gồm: o Nếu là thƣ, đơn, các công văn mang tính chất phong trào, hƣởng ứng, thông báo tiền điện,nƣớc thì nhân viên văn thƣ sẽ vào sổ công văn đến, trình trƣởng phòng sau đó sẽ chuyển đến các phòng ban, đơn vị, cá nhân có liên quan. o Nếu là văn bản đi gửi có tính pháp chế của các ban nghành nhƣ quyết định thành lập công ty, các chính sách điều lệ mới thì khi phân phối nhân viên văn thƣ phải giữ lại bản gốc. o Đối với văn bản đi nhân viên phải giữ lại bản gốc. o Các văn bản thao mẫu sẵn nhƣ: giấy đi đƣờng, giấy giới thiệu do phòng hành chính lƣu giữ, khi co nhu cầu, cá nhân hoặc bộ phận sẽ đăng ký với nhân viên văn thƣ, điền đầy đủ nội dung sau đó xin chữ ký cho phòng hành chính xin dấu, nhân viên văn thƣ vào sổ. o Về thẩm quyền ký văn bản, tài liệu: tất cả các công văn đối ngoại do giám đốc hoặc phó giám đốc ký ( khi có ủy quyền). Các phòng ban đƣợc ký những văn bản thuộc phần nghĩa vụ chuyên môn đƣợc phó giám đốc ủy quyền. Tất cả các khâu quản lý văn bản đều đƣợc coi trọng, không đƣợc xem nhẹ khâu nào. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P *Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: *Sơ đồ quy trình xử lý công văn Giải quyết Công văn (2) (1) Công văn đã hoàn thành Công văn đƣợc phát hành (1) : xem xét công văn (2) : công văn đƣợc xem xét - Công văn đến: Nguyên tắc chung: + Tất cả các công văn đƣợc gửi đến công ty bằng bất cứ hình thức nào (qua bƣu điện hoặc chuyển trực tiếp, bản fax) đều đƣợc đăng ký vào sổ và quản lý có hệ thống tại phòng Tổ chức hành chính. +Công văn đến phải đƣợc xử lý nhanh, chính xác, kịp thời và giữ bí mật theo yêu cầu. +Phải có ký giao và nhận vào sổ chuyển giao công văn.Trƣờng hợp cần thiết phải ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm giao-nhận công văn. Nhận công văn đến: +Kiểm tra sơ bộ: Cán bộ nhân viên phòng hành chính tiếp nhận công văn đến và kiểm tra sơ bộ một lần phía bên ngoài phong bì. Trƣờng hợp công văn gửi nhầm thì trả lại ngƣời gửi hoặc nhân viên bƣu điện. +Phân loại công văn đến: Công văn đến/ đi Bộ phận xử lý công văn(P.TCHC) Phụ trách P.Tổ chức- hành chính Lãnh đạo công ty Xử lý công văn Đơn vị thực hiện công văn Phát hành công văn Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Các loại công văn không đóng dấu mật gửi Ban giám đốc và công ty ( không phải là thƣ gửi riêng, gửi đích danh) không đề tên ngƣời thì nhân viên văn thƣ có nhiệm vụ mở phong bì và vào sổ chi tiết. Những công văn có đóng dấu “ Hỏa tốc ” hoặc “Khẩn” cần đƣợc mở trƣớc để đảm bảo về mặt thời gian. Trƣờng hợp đã quá thời gian yêu cầu ghi trong công văn ( ví dụ : thƣ mời họp hoặc yêu cầu báo cáo nhanh…) ghi rõ thời gian nhận đƣợc công văn đó trên bì thƣ và ghi chú vào sổ công văn đến. Các công văn ngoài phong bì đề rõ tên ngƣời nhận ( gửi đích danh), công văn mật, công văn gửi các bộ phân chức năng khác thì nhân viên văn thƣ vào sổ, để nguyên phong bì chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân đó. Trình tự xử lý công văn đến: +Mở phong bì, sắp xếp theo từng loại văn bản đến hoặc theo nơi gửi văn bản. +Đóng dấu công văn đến,vào sổ +Trình Ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo +Vào sổ theo dõi, xử lý, sao chép, chuyển công văn đến các đơn vị cá nhân có liên quan theo ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc, lƣu trữ. Đóng dấu công văn đến: +Đóng dấu công văn đến là để xác nhận công văn đó đã đƣợc đƣa qua phòng Tổ chức – hành chính. Qua dấu công văn đến có thể xác định công văn đó đến cơ quan ngày nào, số thứ tự vào sổ để theo dõi và giải quyết kịp thời. Dấu công văn đến thƣờng đƣợc đóng vào khoảng trống góc phải. +Phân phối và kiểm tra thực hiện công văn: Công văn sau khi đƣợc Ban giám đốc xem xét có ý kiến phân phối và giải quyết sẽ đƣợc chuyển trả lại cho bộ phận văn thƣ vào sổ và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân thực hiện theo ý kiến của Ban giám đốc. +Công văn đến ngày nào cần vào sổ, chuyển giao ngay trong ngày hôm đó.Đối với công văn đến cần theo dõi giải quyết, bộ phận văn thƣ theo dõi và báo cáo thƣờng xuyên việc giải quyết công văn của bộ phận đó cho Lãnh đạo phòng biết và đôn đốc giải quyết khẩn trƣơng công việc Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Mẫu bìa sổ công văn đến Mẫu sổ dăng ký văn bản đến: Ngày tháng Số thứ tự Công văn đến Nơi gửi Trích yếu Ngƣời giải quyết Lƣu hồ sơ Ghi chú Số thứ tự Ngày tháng 18.3.2010 70 52 10.3.2010 Tổng công ty dƣợc Việt Nam v/v nộp báo cáo về tình hình bán hàng Tổng giám đốc Kế toán tổng hợp Nhân viên văn thƣ đã tiến hành theo đúng quy trình mà Công ty đã quy định dƣới sự quản lý, kiểm tra thƣờng xuyên của trƣởng, phó phòng trong việc quản lý, ban hành, chuyển phát các loại văn bản đƣợc giám đốc đánh giá đề cao tính chuyên môn, nghiệp vụ của các nhân viên trong phòng Tổ chức – Hành chính. Lãnh đạo Công ty thƣờng xuyên khuyến khích bộ phận văn phòng phát huy tính sáng tạo, đổi mới phƣơng thức mang tính khoa học, hiện đại, thƣờng xuyên học hỏi các phƣơng thức quản lý văn bản có hiệu quả cao. Đầu năm 2010 vừa CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM TRUNG ƢƠNG 3 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…….. Từ ngày..........đến ngày............ Từ số..........đến số………….. Quyển số:…….. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P qua, lãnh đạo có cuộc trao đổi kinh nghiệm quản lý với trƣởng phòng, phó phòng và trao đổi về tính chuyên môn của các nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên văn phòng. Bên cạnh đó vẫn còn có các nhƣợc điểm ví dụ nhƣ trong trƣờng hợp văn thƣ đang bận giải quyết một số công việc với lãnh đạo mà có nhân viên bƣu điện đến giao tài liệu, buộc phải đợi nhân viên văn thƣ xuống ký nhận trong khi đó các nhân viên trong phòng Tổ chức – Hành chính có thể hỗ trợ nhau trong công việc, do đó ảnh hƣởng hiệu quả công việc quản lý, ban hành văn bản trong trƣờng hợp có công văn, thông báo khẩn cần đƣợc giải quyết nhanh chóng. -Công văn đi: Công văn đi là tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu da công ty gửi đi các nơi khác. Tất cả công văn, giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa của công ty gửi ra ngoài nhất thiết phải thông qua phòng Tổ chức – hành chính để đăng ký lấy số, đóng dấu và phát hành. * Kiểm tra thể thức công văn đi: Trƣớc khi vào sổ, lấy số cần kiểm tra lại công văn xem thể thức trình bày và thẩm quyền ký ban hành đã đúng chƣa. Công văn đã đƣợc đảm bảo hình thức, đầy đủ tiêu ngữ, tiêu đề, số- ký hiệu, trích yếu nội dung sau đó đƣợc bộ phận văn thƣ của phòng đóng dấu, vào sổ công văn đi và phát hành. * Phát hành công văn đi: Công văn đi phải đƣợc chuyển ngay trong ngày sau khi có chữ ký của Ban giám đốc hoặc lãnh đạo phòng, ban chức năng. Ph