Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng công tác lập dự án đầu tư tại công ty xây dựng quốc tế HN

ủa nhà nước... Các yếu tố này chính là chất xúc tác nhằm kích thích sự hăng hái nhiệt tình và có trách nhiệm cao đối với công việc và đối với việc đầu tư theo dự án mà Nhà nước khuyến khích. Trên đây là các lí luận chung liên quan đến tất cả các khía cạnh, các vấn đề liên quan đến công tác lập dự án đầu tư, phần 2 sau đây sẽ đi sâu vào phân tích thực trạng công tác lập dự án đầu tư của công ty xây dựng quốc tế HN. Chương 2 thực trạng công tác lập dự án đầu tư tại công ty xây dựng quốc tế hà nội trong thời gian vừa qua i - khái quát về đặc điểm, tình hình hoạt động của công ty xây dựng quốc tế hà nội 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty xây dựng quốc tế Hà nội (viết tắt là HICC - Hanoi international construction company) là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty xây dựng Việt nam được thành lập năm 1990 có giấy phép đăng kí kinh doanh số 104578 do Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà nội cấp. Công ty xây dựng quốc tế Hà nội là một đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân. Trụ sở đóng tại số 57 Quang Trung - Hà nội. Cho đến nay thì công ty đã có quá trình hình thành và phát triển tương đối dài, tốc độ tăng trưởng bình quân khoảng 15%. Quá trình hình thành này có thể khái quát thành giai đoạn phát triển chính như sau: Từ năm 1990 đến 1993 : Công ty xây dựng quốc tế HN khi ấy có tên là công ty xây dựng 209 thuộc Tổng công ty xây dựng Việt nam được thành lập theo quyết định số 209 QĐ - BXD ngày 20/9/1990 của Bộ trưởng bộ xây dựng. Trong giai đoạn này, nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thi công xây lắp các công trình tại Cộng hoà dân chủ Nhân dân Lào. Mục đích của hoạt động xây lắp của công ty này là: + Mở rộng địa bàn hoạt động của Tổng công ty nhằm tạo ra sự tăng trưởng mới cả về quy mô và doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh. + Giúp đỡ các bạn Lào trong khuôn khổ hợp tác hữu nghị Việt - Lào về đầu tư phát triển kinh tế xã hội khoa học kĩ thuật mà chính phủ 2 bên đã kí kết. Các công trình mà công ty đã tham gia xây lắp bên Lào lúc đó là Trụ sở Công ty Mường Phuôn ( chuyên sản xuất các loại giầy dép, may mặc); Ngân hàng á Luôn May ở Xiêng Khoảng; xây dựng khách sạn hữu nghị Việt-Lào. Từ năm 1994 đến 1999: Lúc này hình thức hoạt động của công ty đã được mở rộng thêm một bước mới, cụ thể: + Tham gia thi công xây lắp tại CHDCND Lào và ở Việt nam + Đầu tư xây dựng cơ bản tại Lào Các công trình mà công ty tham gia xây lắp là: Trụ sở Uỷ ban Hành chính QG Lào tại Xiêng Khoảng; các trường học ở Nọn Tầng; chợ Khangkhay Nọnpét; xưởng chế biến gỗ Đài Loan; Bảo tàng Khai sỏn Khôm mi hẳn... Từ năm 2000- 2002: Công ty xây dựng 209 được chính thức đổi tên là công ty xây dựng quốc tế HN theo quyết định số 123 QĐ - BXD 12/3/2000 của Bộ trưởng bộ xây dựng. Lúc này hoạt động của công ty một lần nữa lại được mở rộng ra., cụ thể: + Tham gia thi công xây lắp các công trình tại Lào, trong nước, tại Campuchia, và một số nước asean. + Đầu tư xây dựng cơ bản ở trong nước và CHDCND Lào. Các công trình mà công ty đã tham gia vào thi công xây lắp như sau: Tại Việt nam: Công trình trung tâm thương mại Đông Anh, Khách sạn sông Cầu Thái Nguyên; khu du lịch Hồ Núi Cốc; trường mẫu giáo 10/10; kè sông Tô Lịch; làng quốc tế Thăng Long... Tại Lào: Trung tâm văn hoá Việt nam tại Lào; Đài truyền hình quốc gia Lào; Đài TH Việt nam tại Lào... Tại Campuchia: xây dựng hệ thống 20 trường học... 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty a) Chức năng - xây dựng và lắp đặt các công trình dân dụng và công nghiệp quy mô lớn, vừa và nhỏ. - Đầu tư xây dựng cơ bản tạo ra TSCĐ b) Nhiệm vụ của công ty - Nhiệm vụ cơ bản của công ty là sản xuất kinh doanh đúng nghành nghề theo quy định của pháp luật. - Đảm bảo theo đúng sự quản lí của cơ quan chuyên ngành. - quản lí và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo và phát triển nguồn vốn do Ngân sách cấp, nguồn vốn tự bổ sung. - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước . - Có trách nhiệm bảo vệ môi trường khi tham gia quá trình xây dựng. 3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và hình thức tổ chức sản xuất của công ty a) Đặc điểm Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh với đặc trưng là tạo ra TSCĐ với đặc điểm là: Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng , vật kiến trúc... có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, cố định tại một chỗ, thời gian thi công và sản xuất kinh doanh thu hồi vốn lâu. Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc thoả thuận với chủ đầu tư. Lãi định mức + Giá trị dự toán từng công trình, hạng mục công trình Giá thành dự toán từng công trình, hạng mục công trình = Đây cũng chính là giá dự thầu khi công ty chính thức tham gia đấu thầu. Nếu trúng thầu công ty sẽ chính thức kí hợp đồng với chủ đầu tư. Căn cứ vào hợp đồng dự toán chính thức cho công trình rồi tiến hành thi công theo dự toán. Có thể khái quát quá trình này như sau: Thi công Dự toán Hợp đồng Quá trình sản xuất phức tạp, không ổn định và có tính lưu động cao, việc hoàn thành kế hoạch sản xuất chịu sự tác động của nhiều nhân tố khác nhau ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp . Trong quá trình đầu tư theo dự án hoặc mua tài sản có giá trị lớn thường có thời gian thu hồi vốn rất lâu, cho lên giá trị của tiền ngày càng lớn. Mặt khác hiệu quả đầu tư lại phụ thuộc vào nhiều nhân tố chủ quan và khách quan khác nhau như các yếu tố bất định về chính trị, xã hội, luật pháp, kinh tế, văn hoá và môi trường. Sản phẩm đầu tư phát triển mang tính đơn chiếc, mới lạ và đặc thù. b) Hình thức tổ chức quản lí đầu tư doanh nghiệp. Do đặc điểm của công ty là vừa xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản, do vậy hình thức tổ chức quản lí sản xuất của công ty là hình thức "Tự thực hiện" chứ không phải là hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lí dự án, hình thức chủ nhiệm điều hành dự án, hay hình thức chìa khoá trao tay. Ta có thể thấy rõ theo sơ đồ dưới đây Chủ đầu tư Có chuyên môn nghề nghiệp Quản lí điều hành dự án Tham gia thi công xây lắp Sơ đồ hình thức tự thực hiện 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí công ty Đứng đầu là ban giám đốc công ty lãnh đạo chung toàn công ty, chỉ đạo đến từng tổ đội sản xuất. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Nhà nước , Tổng công ty xây dựng Việt nam về toàn toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trợ giúp giám đốc là 2 phó giám đốc kĩ thuật và tài chính. Để giúp ban giám đốc quản lí các tổ đội sản xuất có các phòng ban chức năng. Các phòng ban này được tổ chức theo yêu cầu quản lí sản xuất kinh doanh bao gồm: Phòng kế hoạch & đầu tư, phòng tổ chức hành chính, phòng kĩ thuật thi công, phòng kế toán tài chính, ban quản lí dự án, và văn phòng đại diện bên Lào ( Đây là văn phòng do công ty đặt tại CHDCND Lào ) Các phòng ban có chức năng như sau: Phòng kế hoạch & đầu tư: Đề ra các mục tiêu, hoạch định các chính sách về đầu tư, sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai. Phân tích hiệu quả đầu tư và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh để tìm các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phối hợp với các phòng ban khác trong việc lập và quản lí dự án đầu tư. Phòng tổ chức hành chính: Là bộ phận chịu trách nhiệm lập ra các nội quy, nguyên tắc hoạt động của công ty, là phòng ban đại diện bảo đảm tính pháp lí cho công ty, chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lí công ty trước giám đốc, Tổng công ty và các nghĩa vụ thuế trước Nhà nước. Phòng kĩ thuật thi công : chuyên thiết kế dự toán xây lắp và chịu trách nhiệm tổ chức thi công xây lắp các công trình kĩ thuật. Phòng kế toán tài chính : Có nhiệm vụ chuyên môn về các vấn đề hạch toán tài sản cố định, tiền lương, vật tư, thanh toán, thủ quỹ và kế toán tổng hợp (hạch toán chi phí sản xuất, kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo kế toán) Ban quản lí dự án: trực tiếp tham gia quản lí điều hành dự án từ tất cả các khâu thực hiện dự án cho đến vận hành dự án sản xuất kinh doanh thu hồi vốn khi công ty đóng vai trò trực tiếp là một chủ dự án đầu tư. Còn các tổ đội xây dựng là các đơn vị trực tiếp tham gia vào quá trình thi công xây lắp các công trình dưới sự quản lí của các tổ trưởng tổ đội thi công xây lắp. Ban quản lí dự án quản lí chung về thi công xây lắp đối với các tổ đội xây dựng này. Hiện nay số lao động trực tiếp và gián tiếp của công ty là gần 380 người. Giám đốc Phó giám đốc kĩ thuật Phó giám đốc tài chính Phòng kế hoach & đầu tư Phòng tổ chức hành chính Phòng kĩ thuật thi công Phòng cung ứng vật tư Phòng tài chính kế toán Ban quản lí dự án Dự án A Dự án B Dự án C Đội xây dựng 1 Đội xây dựng 2 Đội xây dựng 3 Đội xây dựng 4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty 5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Bảng 1 Các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong 3 năm (2000-2002) (Đvt : VND) STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1 Tổng doanh thu 33.681.998.812 26.870.676.811 51.235.663.010 2 Chi phí HĐSXKD 32.346.356.246 25.887.452.242 49.589.820.365 3 Thu nhập từ HĐSXKD 1.335.642.556 983.224.596 1.645.842.645 4 Lợi nhuận bất thường 2.423.933 42.162.226 142.394.772 5 Lợi nhuận từ HĐTC 10.845.226 8.652.345 12.453.548 6 Tổng thu nhập 1.348.911.765 1.304.039.140 1.800.690.965 7 Nộp Ngân sách - Thuế thu nhập - Thu sử dụng vốn NS 337.227.941 203.850.559 258.509.785 156.226.304 450.172.741 272.124.440 8 Thu nhập sau thuế 807.833.265 619.263.051 1.078.393.783 9 Thu nhập bq/LĐ 986.573 1.241.627 1.356.213 Công ty xây dựng quốc tế HN là một bộ phận của Tổng công ty XD nhưng cũng đã góp phần rất lớn vào việc xây dựng các công trình. Do vậy mà uy tín của công ty ngày càng được nâng cao. Bằng khả năng tích luỹ những kinh nghiệm của mình thì công ty đã mở rộng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của mình sang hoạt động đầu tư theo dự án, công việc này bắt đầu từ năm 1994 đến nay. Thế nhưng nó chỉ mới được phát triển trong những năm gần đây. Là đơn vị sản xuất kinh doanh công ty đã không ngừng phấn đấu tăng trưởng, góp phần nâng cao thu nhập, mức sống cho cán bộ CNV, tăng hiệu quả thi công xây dựng công trình và tăng khả năng cạnh tranh. Qua bảng 1 ta có thể thấy rằng mặc dù nền kinh tế nói chung và toàn ngành xây dựng nói riêng còn gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ và sức cạnh tranh gay gắt trong ngành song công ty vẫn đạt được sự tăng trưởng tương đối khả quan. Tuy rằng trong năm 2001 thì doanh thu có giảm song thu nhập bình quân của cán bộ CNV vẫn tăng lên. Ta cũng thấy rằng doanh thu trong năm 2001 giảm rồi lại tăng vọt vào năm 2002 vượt 30,2% so với kế hoạch với tổng giá trị sản xuất kinh doanh lớn nhất là 54.175.627.736 VND. Như vậy ta thấy rằng ban lãnh đạo công ty luôn đề ra được các chiến lược đúng hướng trong việc đẩy mạnh phát triển công ty trong điều kiện khó khăn như hiện nay. ii - công tác lập dự án tại công ty Công ty bắt đầu mở rộng đầu tư theo dự án từ năm 1994 nhưng đến năm 1999 mới bắt đầu triển khai dự án đầu tư lần đầu tiên, đó là dự án đầu tư xây dựng khách sạn hữu nghị Lào-Việt và cho đến nay thì công ty đã sắp sửa hoàn thành xong 3 dự án đầu tư dưới sự uỷ quyền làm chủ đầu tư của Tổng công ty xây dựng HN. Trong quá trình lập dự án đầu tư thì thường là có hai lực lượng cán bộ tham gia: Thứ nhất, các cán bộ chuyên môn về kinh tế kĩ thuật của công ty tham gia lập các thiết kế kĩ thuật, phân tích tài chính, kinh tế xã hội ; thứ hai, thuê tư vấn về thiết kế công nghệ, dây chuyền sản xuất của dự án, thuê một phần dự án hoặc toàn bộ dự án. (chẳng hạn như thuê thiết kế kĩ thuật dây chuyền công nghệ sản xuất gạch của dự án xây dựng nhà máy gạch Tuynel ở CHDCDN Lào do công ty lập với đơn vị tư vấn là công ty TNHH thuỷ tinh gốm sứ HN) Quá trình lập dự án đầu tư của công ty được tiến hành như sau: 1. Đề ra chiến lược mục tiêu của phòng KH & ĐT Với chức năng của mình, phòng Kế hoạch và đầu tư là bộ phận quan trọng trong việc nghiên cứu và tìn hiểu và phát triển dự án đầu tư mà bước đầu là nghiên cứu cơ hội đầu tư. Như vậy phòng KH & ĐT có nhiệm vụ như sau: Có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận chức năng khác lập ra phòng chuyên môn lập dự án đầu tư, các công việc gồm: + Lập dự án đầu tư các dự án sản xuất công nghiệp, các dự án có tính chất sản xuất kinh doanh, các dự án liên doanh trong và ngoài nước. + Lập dự án đầu tư với sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác như: phòng kĩ thuật, phòng kinh tế tài chính, phòng tổ chức hành chính và thuê các đơn vị tư vấn (nếu có thể). Khi dự án được hoạt động thì sẽ lập ra ban quản lí dự án. + Báo cáo các tình hình tiến độ trong các công đoạn của quá trình lập dự án đầu tư cho ban lãnh đạo của công ty, xem xét thẩm định hoặc xin ý kiến lãnh đạo của Tổng công ty để thuê thẩm định và thực hiện các thủ tục trình duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án đầu tư. Với chức năng và nhiệm vụ được giao, lãnh đạo phòng đã đề ra các mục tiêu cụ thể để nâng cao chất lượng các báo cáo nghiên cứu khả thi do phòng phụ trách lập để các dự án đầu tư có thể đạt được hiệu quả cao và có tính khả thi cao. Nhận thấy khâu lập dự án đầu tư giữ vai trò quyết định tới sự thành bại của một công cuộc đầu tư, phòng đã tập hợp đầy đủ lực lượng cán bộ là những chuyên viên cao cấp trong các lĩnh vực: thuỷ điện, thuỷ lợi, nguyên vật liệu xây dựng, cầp thoát nước, luật, kinh tế. Những dự án đầu tư do phòng KH & Đầu tư lập bao gồm những dự án thuộc lĩnh vực xây dựng và những dự án đầu tư phát triển năng lực sản xuất của công ty xây dựng quốc tế. 2. Quy trình thực hiện công tác lập dự án Trong những năm gần đây đầu tư theo dự án mới thực sự phát triển ở công ty, những dự án này thuộc lĩnh vực xây dựng (như dự án khu nhà ở Thanh Trì) hay dự án thuộc lĩnh vực tăng cường năng lực sản xuất kinh doanh (như dự án xây dựng nhà máy gạch Tuynel). Để dự án được lập ra có chất lượng cao, đáp ứng các yêu cầu về quản lí chất lượng thì trong quy trình lập dự án, công ty luôn chú trọng nghiên cứu các vấn đề liên quan sau đây: + Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư. + Tiến hành tiếp xúc và thăm dò thị trường trong và ngoài nước để xác định nhu cầu tiêu thụ, khả năng cạnh tranh của sản phẩm, nguồn cung ứng thiết bị, vật tư cho sản xuất, xem xét khả năng về vốn đầu tư và tiến hành lựa chọn hình thức đầu tư. + Tiến hành khảo sát chọn địa điểm xây dựng. + Lập dự án đầu tư. + Gửi hồ sơ dự án và các văn bản trình bày đến người có thẩm quyền quyết định đầu tư, tổ chức vay vốn đầu tư và cơ quan thẩm định dự án đầu tư. Thông thường quy trình lập dự án đầu tư được mô tả theo sơ đồ dưới đây: ý tưởng Lập đề án Lập dự án đầu tư Phê duyệt ỉ ý tưởng: Bản chất là quá trình nghiên cứu cơ hội đầu tư, sau khi ý tưởng đã được sự phê duyệt thì các bộ phận tiến hành triển khai nó như sau: * Bước 1: Nhận nhiệm vụ Chủ nhiệm dự án nhận nhiệm vụ dự án thông qua kế hoạch giao nhiệm vụ cho công ty/chủ nhiệm dự án. * Bước 2: Nghiên cứu kế hoạch và các tài liệu liên quan, thu thập các tài liệu cần thiết. Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, kế hoạch đã lập cho dự án, chủ nhiệm dự án/trưởng đơn vị cùng với chủ trì bộ môn và các thành viên tham gia lập dự án liên hệ với các bộ phận chức năng của công ty hay khách hàng để nhận tài liệu liên quan đến công tác lập dự án. Lập danh sách tài liệu nhận được để quản lí số tài liệu này theo biểu mẫu chung của công ty. Danh sách tài liệu được cập nhật thường xuyên trong quá trình thực hiện. Đồng thời các bộ phận trên đề xuất phương án thực hiện thống nhất. Công tác thu thập tài liệu phải tuân thủ đúng thời gian quy định trong đề cương. Việc nghiên cứu cơ hội đầu tư phải xem xét tới các vấn đề sau: + Chiến lược phát triển KTXH của đất nước, phát triển SXKD của ngành và của Tổng công ty. + Tình hình thị trường đầu vào và đầu ra. + Tiềm năng về vốn, tự nhiên, khoa học kĩ thuật của quốc gia, của ngành. ỉ Lập đề án: Đây là giai đoạn hình thành sơ bộ dự án đầu tư trên cơ sở biến ý tưởng thành những công việc và mục tiêu cụ thể, giai đoạn này gồm các bước như sau: + Bước 1: Căn cứ vào kế hoạch dự án được giao, chủ nhiệm dự án chủ trì bộ môn, các thành viên lập đề cương sơ bộ, rồi chi tiết việc thực hiện dự án. + Bước 2: Phê duyệt đề cương và tiến hành lập đề án. Chủ nhiệm dự án, giám đốc công ty hay khách hàng (nếu cần) phê duyệt đề án. ỉ Lập dự án đầu tư Việc lập này theo đúng đề án đã được phê duyệt, phòng kế hoạch & đầu tư được sự uỷ quyền của ban lãnh đạo công ty để tiến hành lập các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi. Tổ chức thực hiện dự án khi được trao nhiệm vụ sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi khâu của việc lập dự án và phải đảm bảo dự án được lập đúng tiến độ để lãnh đạo công ty trình duyệt và trình cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thẩm định. Đối với những công việc tổ dự án không làm được hoặc có thể làm được nhưng chất lượng không cao hoặc chi phí thực hiện nó quá cao thì có thể đề nghị cấp trên thuê tư vấn nhưng phải chịu trách nhiệm kiểm tra những phần việc này. Trong quá trình thực hiện lập dự án thì phải luôn có các khâu kiểm tra việc thực hiện nó, công tác kiểm tra bao gồm: a) Kiểm tra cấp bộ môn: Theo kế hoạch đề ra, chủ trì bộ môn kiểm tra công tác lập dự án. Việc kiểm tra này nhằm phát hiện ra những sai sót ngay trong quá trình lập dự án, và có những đề xuất kịp thời. Việc góp ý sẽ ghi thành biên bản kiểm tra. b) Kiểm tra cấp dự án: Chủ nhiệm dự án cùng với trưởng đơn vị phối hợp tổ chức kiểm tra kết quả lập dự án theo kế hoạch đã duyệt, việc kiểm tra này đảm bảo: - Sự tương thích giữa các phần việc trong dự án. - Kết quả đầu ra phù hợp với các dữ liệu đầu vào. - Các công việc khác phù hợp với kế hoạch của dự án. c) Kiểm tra cấp kĩ thuật, tài chính: Toàn bộ dự án được chuyển về bộ phận quản lí kĩ thuật, tài chính để xem xét, kiểm tra. Nhiệm vụ xem xét và phê duyệt này đảm bảo: - Các giai đoạn các phương án thực hiện đã được thực hiện đúng với kế hoạch hay chưa. - Đáp ứng yêu cầu cao nhất của khách hàng Vậy nếu phát hiện ra sai sót thì sẽ được đề nghị của chủ nhiệm dự án bằng biên bản kiểm tra. d) Kiểm tra cấp công ty : Sau khi dự án được kiểm tra tại phòng kinh tế kĩ thuật xong sẽ được chuyển cho ban lãnh đạo công ty xem xét lần cuối nếu thấy sai sót thì sẽ được chuyển cho chủ nhiệm dự án để xem xét và sửa đổi. Các tiêu chí để kiểm tra như sau: ỹ Kiểm tra sự phù hợp của các dự án với các văn bản pháp quy của Nhà nước . ỹ Phù hợp với các kết quả thiết kế (nếu có). ỹ Phù hợp với các yêu cầu kế hoạch dự án. ỹ Hình thức trình bày theo quy định của công ty hoặc khách hàng. ỹ Thực hiện đúng các quy định của công ty hay Nhà nước. ỹ Tất cả các kết quả của việc kiểm tra được lập thành hồ sơ. Như vậy các công việc trên hoàn tất thì bắt đầu in, đóng quyển, kí, đóng dấu và gửi tới cơ quan thẩm định sau khi đã hoàn thành các BCNCTKT và BCNCKT. ỉ Phê duyệt Khi các cơ quan có chức năng thẩm quyền thẩm định và phê duyệt thì dự án được triển khai thực hiện. Tuỳ theo mức độ dự án mà các cơ quan thẩm định có thể là Bộ kê hoạch & đầu tư, Uỷ ban nhân dân, Bộ, cơ quan ngang Bộ... tham gia thẩm định, xét duyệt. Hoặc là các dự án nhỏ thì ban lãnh đạo công ty, thậm chí đại diện khách hàng có thể thẩm định hoặc có thể thuê các đơn vị chuyên ngành khác thẩm định dự án đầu tư. Kết thúc dự án chủ nhiêm viết báo cáo tổng kết nêu rõ yêu cầu đối với dự án, kết quả đạt được sau khi đã áp dụng và đánh giá chung về chất lượng lập dự án. Toàn bộ hồ sơ dự án được lưu trữ theo trình tự các bước thực hiện và theo bộ phận. Các hồ sơ này được quản lí tại bộ phận văn phòng. 3. Các bộ phận tham gia lập dự án Trong thực tế công ty lập ra một phòng ban chuyên môn về lập dự án trong đó bao gồm đầy đủ các bộ phận về kĩ thuật, tài chính, tổ chức quản lí gồm các đội ngũ chuyên môn của mình để thực hiện những công việc theo chức năng của mình. Người đứng đầu là chủ nhiệm dự án. Mối quan hệ giữa các bộ phận được biểu thị theo sơ đồ dưới đây: Chủ nhiệm dự án Bộ phận kĩ thuật Bộ phận kinh tế tài chính Bộ phận tổ chức quản lí Đối với công ty thì sau khi phòng chuyên trách lập dự án khi lập xong các báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ photo ra nhiều bản gửi về các phòng ban chức năng trong công ty, và mỗi phòng ban đó với chuyên môn nghiệp vụ của mình sẽ có các ý kiến nhận xét và được tổng hợp để chỉnh sửa trước khi trình các cơ quan chức năng thẩm định. Chức năng các bộ phận tham gia lập dự án 3.1.Bộ phận phòng ban Để có thể xây dựng được các phương án tốt cũng như thúc đẩy nhanh được quá trình lập và thẩm định dự án đầu tư đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau. a) Bộ phận kĩ thuật: Có chức năng đề xuất các phương hướng kĩ thuật từ khâu lập dự án cho đến khi kết thúc dự án. Thẩm tra chất lượng tất cả các đề án về nội dung cũng như hình thức, quy trình, quy phạm. Đầu mối tổ chức thực hiện công tác biên soạn tài liệu, số liệu kĩ thuật mỗi dự án. Kiểm tra về mặt kĩ thuật đối với những công việc thuê tư vấn. b) Bộ phận kinh tế: Có chức năng thực hiện công việc có nội dung liên quan đến kinh tế, quản trị doanh nghiệp trong các dự án đầu tư xây dựng, phân tích kinh tế để tham gia lựa chọn phương án tối ưu về quy mô dự án. Sau khi phương án kĩ thuật được duyệt, bộ phận này có chức năng chủ trì lập dự án phần kinh tế (xác định quá trình biến động của vốn cố định, vốn lưu động, xác định doanh thu, giá cả sản phẩm, và phân tích hiệu quả kinh tế). Đề xuất những kiến nghị về biện pháp huy động và sử dụng vốn. Nghiên cứu thị trường sản phẩm để kịp thời đưa ra những ý tưởng, những cơ hội đầu tư. c) Bộ phận tổ chức quản lí: Có chức năng thực hiện các dự án về liên doanh lien kết với đối tác nước ngoài, thành lập công ty cổ phần. Chịu trách nhiệm cung cấp các văn bản pháp lí liên quan đến dự án và lo thủ tục giấy tờ pháp lí của dự án để tiến hành thuận lợi, đúng tiến độ. Tổ chức bố trí xắp xếp nhân lực cho dự án. ỉ Trong toàn bộ nhân lực công ty từ lập cho tới vận hành dự án đầu tư thì tuỳ thuộc vào từng dự án cụ thể mà đội ngũ cán bộ CNV sẽ được huy động vào vị trí công tác khác nhau. Sau khi kết thúc dự án thì các bộ phận này lại quay về vị trí cũ. Toàn bộ lực lượng tại công ty xây dựng quốc tế HN được trình bày dưới đây: Bảng 2 Chỉ tiêu Năm 1990 Năm 1994 Năm 2001 Đại học 8 15 26 Cao đẳng, trung học 18 23 12 Công nhân kĩ thuật 108 172 338 Tổng 134 210 376 3.2. Bộ phận máy móc thiết bị a) Các phần mềm tin học Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, tin học được coi như là một trong những công cụ trong lĩnh vực khảo sát thiết kế. Hơn nữa với những đòi hỏi khắt khe ngày càng cao về chất lượng, độ chính xác, nên các phần mềm tin học đã góp phần rất lớn, đề ra các giải pháp hiện đại trong đồ hoạ như là: Kĩ thuật hỗ trợ không gian 3 chiều (3D), kĩ thuật tăng cường độ nét, kĩ thuật in ấn với độ phân giải cao... Có thể kể ra một số phần mềm như KPW (là chương trình tính toán thiết kế khung nhà thép tiền chế ); RDW 2000 (dùng để tổ hợp nội lực thiết kế kiểm tra cấu kiện bê tông cốt thép theo TCVN từ kết quả tính toán của các phần mềm SAP90, STADIII); DT 2000 (chương trình đơn giá-dự toán 2000); CIVII-DESIGN/SURVEY là các chương trình thiết kế đường và khảo sát trắc địa... b) Thiết bị khảo sát địa hình Thiết bị khảo sát như máy Ypb-3A của Liên Xô, máy khoan XJ-1 có ưu điểm trong công tác khoan, khai thác các giếng nước ngầm; máy khoan khảo sát địa chất XJ-1AY-XT-1 do Trung Quốc sản xuất có chất lượng tương đối cao. Máy khảo sát địa hình như máy đo dài toàn đạc điện tử và một máy cơ điện tử. c) Thiết bị thí nghiệm bao gồm Các thiết bị phục vụ cho công tác thí nghiệm vật liệu và bê tông xi măng; các thiết bị dùng cho công tác thí nghiệm vật liệu đắp và công tác nền; các thiết bị phục vụ cho công tác thí nghiệm thép, mối hàn không cần phải phá huỷ; các thiết bị phục vụ công tác thí nghiệm mặt đường và vận chuyển mẫu. d) Phương tiện vận tải phục vụ quản lí thi công Để phục vụ cho công tác vận chuyển mẫu thí nghiệm về hiện trường từ phòng thí nghiệm và vận chuyển vật tư thiết bị khoan, khảo sát, công ty lựa chọn phương án đầu tư loại xe 1,5-2 tấn phù hợp với điều kiện thực tế. Ngoài ra do điều kiện khảo sát thí nghiệm ở những địa bàn vùng sâu, vùng xa thì lựa chọn phương án đầu tư xe 4 chỗ ngồi, 2 cầu loại Pick-up. 4. Quản lí công tác lập dự án tại công ty Các hoạt động quản lí của công ty đều được xây dựng dựa trên mô hình quản lí chất lượng TCVN ISO 9001:2000. Hoạt động lập dự án đầu tư và thẩm định cũng được quản lí theo ISO 9002 tức là xác định trách nhiệm và quyền hạn từng vị trí công việc. Từng vị trí công việc có bản mô tả công việc, trong đó có đề cập đến chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ trao đổi thông tin trong tổ chức. Mọi quá trình hoạt động của công tác lập dự án đầu tư của công ty đều được lập kế hoạch và kiểm soát theo các quy trình tương ứng để đảm bảo kết quả thu được đều phù hợp với yêu cầu đã xác định. Mỗi dự án trước khi được triển khai sẽ đề ra một tiến độ dựa trên tình hình hoàn cảnh thực tế mỗi dự án. Người chỉ đạo sẽ dựa trên bảng tiến độ đó để so sánh mức độ hoàn thành và kiểm tra kiểm soát các dự án. Việc kiểm tra kiểm soát bao gồm: + Xây dựng kế hoạch chất lượng cho mỗi dự án. + Các tài liệu chỉ dẫn cách thức thực hiện các công việc mà nếu thiếu sẽ ảnh hư