Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh - TKV

gười/tháng 5.210.000 5.800.000 Lợi nhuận Tr.đồng 36.398,33 76.973,9 Nộp ngân sách NN Tr.đồng 59.117,70 80.286,0 Nguồn: Phòng TK- TK-TC Trong 2 năm gần đây Công ty luôn đổi mới công nghệ sản xuất, không ngừng phấn đấu, nêu cao tinh thần lao đông hăng say nhằm đạt mục tiêu sản lượng năm sau cao hơn năm trước và làm ăn có lãi. Công ty đã đạt được thành tích đáng kể, cụ thể: + Năm 2007 Than nguyên khai thực hiện: 3.042.532 tấn/ 2.750.000 tấn KH = 110 %. Doanh thu đạt: 1.295.748 Trđ. Lợi nhuận: 36.398 Trđ. Nộp ngân sách Nhà nước: 59.117,7Trđ. + Năm 2008 Than nguyên khai thực hiện: 2.919.487 tấn/ 2.900.000 tấn KH = 101%. Doanh thu đạt: 1.635.379 Trđ. Lợi nhuận: 76.973,9 Trđ. Nộp ngân sách Nhà nước: 80.286 Trđ. Từ những thành tựu trên ta thấy Công ty vẫn đang hoạt động có hiệu quả, công ty cần phát huy các mặt tích cực, phát huy các nhân tố làm tăng doanh thu, lợi nhuận, và hạn chế các mặt tiêu cực, giảm chi phí. 2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu của Công ty 2.1.6.1. Thuận lợi Bước vào thực hiện kế hoạch, mục tiêu cho năm 2009 Công ty Cổ phần than Vàng Danh-TKV đang có nhiều thuận lợi, tạo điều kiện cho tập thể cán bộ, công nhân viên của công ty hoàn thành nhiệm vụ mà Tập đoàn giao phó cũng như thực hiện tốt những mục tiêu mà ban Giám đốc Công ty đã đề ra. Đó là: - Đà thắng lợi trong sản xuất kinh doanh của những năm gần đây. Kết quả đầu tư kiên trì nhiều năm qua. - Thế và lực của công ty ngày càng được củng cố và nâng cao. Công ty luôn nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện hỗ trợ lớn từ Tập đoàn CN Than- Khoáng sản Việt Nam, lãnh đạo tỉnh Quảng Ninh và các đơi vị liên quan. - Sự thống nhất cao trong nội bộ: Tập thể lãnh đạo và CBCNV của Công ty luôn đoàn kết, gắn bó lâu dài với Công ty cũng như luôn chung sức, chung lòng, kiên trì thực hiện các mục tiêu Công ty đã đề ra. - Đội ngũ lao động giàu kinh nghiệm, lành nghề: Đội ngũ lao động tay nghề giỏi, với bề dày kinh nghiệm nhiều năm trong nghề khai thác mỏ là thế mạnh của Công ty, đây là nguồn nội lực giúp Công ty đứng vững trong điều kiện môi trường kinh doanh cạnh tranh và hội nhập mạnh mẽ hiện nay. 2.1.6.2. Khó khăn Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi đó vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn: -Hạn chế trong áp dụng cơ giới hoá khai thác: Đặc thù của Công ty là khai thác, sản xuất than hầm lò, trong khi đó các vỉa than của Công ty lại năm trong vùng phay phá, uốn nếp nhiều. Trong tổng số các vỉa than từ vỉa 4 đến vỉa 9 của Công ty, có tới 40% vỉa dốc đứng, khoảng 25% vỉa mỏng đặc biệt trong cùng một vỉa không đồng nhất về chiều dày, nhiều phay phá và đứt gãy, uốn nếp dẫn đến việc khó khăn trong áp dụng cơ giới hoá khai thác, hạn chế năng suất lao động. - Tình hình khai thác ngày càng khó khăn: Hiện nay tài nguyên mức thông thuỷ từ mức +122 lên lộ vỉa đã cạn kiệt, chỉ còn xấp xỉ 8 triệu tấn, để mở rộng sản xuất Công ty phải mở các cặp giếng nghiêng từ +122 xuống phần âm (khoảng -150). Việc đầu tư khai thác xuống sâu và xa hơn là rất tốn kém; Công nghệ khai thác, vận tải, thông gió, thoát nước, cảnh báo khí mỏ... đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy phạm do vậy dẫn đến giá thành sản xuất cao. - Rủi ro trong vấn đề an toàn lao động: So với khai thác than lộ thiên, khai thác than hầm lò có độ rủi ro rất cao: Các biến động về địa chất có thể dẫn đến nguy cơ đổ lò; yếu tố kiến tạo và địa hình có thể dẫn đến bục nước, bục khí... Những rủi ro trên đều làm tăng chi phí cho công tác an toàn bảo hộ lao động, ảnh hưởng đến năng suất lao động và tâm lý cho con người và sản xuất. - Cơ chế thị trường đầy khó khăn bởi sự cạnh tranh gay gắt giữa cac doanh nghiệp, sức ép nặng nề về công ăn việc làm dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh. - Tình hình giá cả vật tư biến động, không ổn định, liên tục tăng đã ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty như: Sắt thép, gỗ chống lò, xăng, dầu, điện năng... Trước tình hình đó, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ, công nhân, viên chức trong toàn Công ty phải nỗ lực phấn đấu, phát huy truyền thống lao động cần cù, sáng tạo nẵm bắt thời cơ, tận dụng những thuận lợi để khắc phục khó khăn đưa công ty hoàn thành nhiệm vụ được giao và ngày càng phát triển vững mạnh. 2.2. Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng Công ty Biểu 04: Sơ đồ bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Chuyên viên Bộ phận lưu trữ Bộ phận in ấn Bộ phận văn thư, liên lạc Bộ phận tạp vụ Bộ phận lái xe Nguồn: Văn phòng- thi đua Hiện nay văn phòng Công ty có 18 người, bao gồm: 1 Chánh văn phòng, 1 phó Chánh văn phòng, 1 chuyên viên, 2 nhân viên văn thư- liên lạc, 1 nhân viên lưu trữ, 2 nhân viên in ấn, 2 nhân viên tạp vụ, 8 nhân viên lái xe. So với khối lượng công việc phải đảm nhận thì số lượng nhân viên như vậy chưa cân đối, công việc nhiều mà người làm ít, đặc biệt là ở bộ phận văn thư, đánh máy photo, nhiều lúc công việc chưa được giải quyết kịp thời gây chậm trễ, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của Công ty. Cán bộ nhân viên trong văn phòng hầu hết đều ở độ tuổi <=45, họ đều là những người có thời gian công tác lâu năm, có kinh nghiệm, tâm huyết với nghề, nắm bắt được tình hình thực tế của Công ty. Lãnh đạo văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo chuyên nghiệp, trong đó: Trưởng, phó phòng, chuyên viên, nhân viên lưu trữ đều tốt nghiệp đại học, văn thư tốt nghiệp cao đẳng, còn lại là trung cấp. Hàng năm, văn phòng thường tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ nhân viên trong văn phòng để nâng cao thêm trình độ. Với vai trò là đầu mối thông tin của toàn cơ quan, là trợ thủ tham mưu đắc lực cho lãnh đạo, văn phòng Công ty ngày càng được quan tâm phát triển, cán bộ nhân viên văn phòng cũng không ngừng phát huy sức sáng tạo, năng động, khẳng định vai trò quan trọng của mình và công tác văn phòng đối với sự tồn tại phát triển chung của Công ty. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận nghiệp vụ được cụ thể như sau: * Chánh văn phòng: - Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. - Chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên trách như: tỗng hợp, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện những kế hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao. - Chịu trách nhiệm trước Công ty, ban lãnh đạo, pháp luật về nhiệm vụ tổ chức, quản lý, điều hành bộ phận văn phòng. - Chánh văn phòng được giám đốc uỷ quyền ký các bản sao, giấy đi đường, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông báo, ký lệnh điều xe chở người phục vụ CBCNV Công ty... - Quan hệ trực tiếp với các đơn vị trong công ty giải quyết các vấn đề thuộc chức trách của Chánh văn phòng, hoặc theo yêu cầu của Giám đốc công ty. - Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng Công ty trong công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để CBCNVC phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty; đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thưởng. - Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để có những phương thức quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng. * Phó chánh văn phòng: - Giúp Chánh văn phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, và đảm nhiệm một số công việc cụ thể do Chánh văn phòng giao. - Trực tiếp chỉ đạo và thực hiện cùng với chuyên viên hỗ trợ lãnh đạo về lập văn bản, soạn thảo và sử dụng văn bản một cách có hiệu quả. - Lập kế hoạch công tác cho lãnh đạo, kế hoạch hoạt động của Công ty, xây dựng nội quy, quy chế làm việc của Công ty, hướng dẫn việc thực hiện các nội quy, quy chế đó. - Xây dựng kế hoạch sử dụng, quản lý trang thiết bị kỹ thuật, thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng để kịp thời sửa chữa, thay thế trang thiết bị cho phù hợp với tình hình phát triển của Công ty. - Điều hành các công việc thuộc lĩnh vực đối nội, đối ngoại, công tác thi đua khen thưởng, phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của Công ty...và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, lãnh đạo Công ty và kết quả hoạt động do mình phụ trách. * Chuyên viên: - Biên tập, quản lý các văn bản, giấy tờ, tài liệu của văn phòng và của Công ty. - Lập các báo cáo trình ban lãnh đạo. -Tham mưu cho Chánh văn phòng về công tác văn phòng của Công ty. * Nhân viên văn thư - liên lạc: - Chịu trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh. - Xác định kiểm tra chữ ký, đóng dấu các tài liệu, văn bản của Công ty theo quy định. Nhận, phân loại, vào sổ theo dõi công văn đi, công văn đến... - Nhận và chuyển các cuộc điện thoại của Công ty. - Nhận các tài liệu, văn bản, thư, báo chí từ văn phòng để phát đến các cá nhân, đơn vị trong và ngoài Công ty. * Nhân viên lưu trữ: Lưu trữ, bảo quan tài liệu, hồ sơ do văn phòng quản lý ( công văn đến, công văn đi, công tác thi đua khen thưởng...),giữ bí mật tài liệu. * Nhân viên in ấn: - Lĩnh đủ vật tư giấy, mực phục vụ công việc in ấn. - Soạn thảo các văn bản và chứng thư bằng máy vi tính. - Sử dụng máy photo để sao chép các công văn gửi đến, các loại tài liệu...theo yêu cầu đặt in. Sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và yêu cầu ký sổ. - Hàng tháng tổng kết các loại vật tư photo, in ấn. - Thực hiện bảo quản tốt thiết bị, vệ sinh ngăn nắp nơi làm việc. * Nhân viên lái xe: - Chịu trách nhiệm đưa đón lãnh đạo trong các chuyến công tác. - Quản lý và chịu trách nhiệm bảo quản xe của Công ty. - Mang xe đi bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo các chuyến đi an toàn cho lãnh đạo. * Nhân viên tạp vụ: - Chịu trách nhiệm dọn dẹp văn phòng Công ty. - Chuẩn bị các hội nghị các cuộc họp của văn phòng, đảm bảo nước uống, chè, thuốc, nước nóng phục vụ cho văn phòng và việc đón tiếp khách. 2.2.2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng Cách thức bố trí phòng làm việc: Việc bố trí vị trí làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả và chất lượng công việc, vì vậy mỗi doanh nghiệp có sự bố trí khác nhau theo điều kiện của doanh nghiệp mình sao cho phù hợp, tận dụng tối đa mặt bằng của văn phòng tạo điều kiện, không gian thuận tiện cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. Văn phòng Công ty Cổ phần Than Vàng Danh-TKV được bố trí theo kiểu sơ đồ đóng, các bộ phận được tách bạch thành các phòng riêng, có cửa ra vào có thể đóng kín. Văn phòng Công ty gồm 5 phòng được bố trí như sau : Phòng của Chánh văn phòng được bố trí trên tầng 2 để tiện liên lạc với lãnh đạo Công ty, phòng lưu trữ được bố trí riêng trên tầng 5 - đây là kho lưu trữ chung của toàn công ty. Các phòng còn lại được bố trí ngay tầng 1 gần cửa ra vào chính của Công ty. Ngay cửa ra vào là phòng khách, bên cạnh là phòng của Phó chánh văn phòng và chuyên viên, đối diện là phòng văn thư - liên lạc, bên cạnh là phòng máy photo và máy vi tính, cuối cùng là phòng lái xe, tạp vụ. Hệ thống văn phòng Công ty được bố trí theo dây truyền đường thẳng không ngược chiều và chồng chéo nhau. Các đơn vị phòng ban, bộ phận có mối quan hệ thường xuyên hàng ngày với nhau được bố trí gần nhau. Tuy nhiên không gian làm việc của các phòng không rộng lắm, do diện tích mặt bằng của công ty còn chật hẹp và còn nhiều phòng ban khác. Các phòng đều được trang cấp các thiết bị đầy đủ phục vụ công việc, có tủ đựng hồ sơ tài liệu riêng thuận tiện cho việc tìm kiếm, lưu trữ tài liệu. Trên mỗi phòng đều có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ thuận tiện cho việc tìm kiếm liên hệ công tác. Để thích nghi phù hợp với các điều kiện công việc của Công ty, văn phòng Công ty được bố trí khoa học, linh hoạt, thuận tiện tạo điều kiện cho CBCNV làm việc có hiệu quả hơn. Hệ thống văn phòng theo kiểu này có những thuận lợi sau: + Đảm bảo yếu tố an toàn, bí mật của công việc. + Đảm bảo tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng. + Bố trí văn phòng theo kiểu này sẽ không làm phân tán nhân viên trong quá trình làm việc, giúp họ tập trung hơn. + Các phòng tiếp khách, văn thư - liên lạc, lưu trữ, phòng photo, phòng lái xe đều được bố trí tại tầng 1 thuận tiện cho việc giao dịch nơi công sở. Song với kiểu bố trí văn phòng như vậy cũng có những nhược điểm: + Sự di chuyển của nhân viên các bộ phận và giao tiếp giữa họ chưa nhanh và thuận tiện. + Các phòng riêng chiếm nhiều diện tích, làm tăng chi phí về tiền điện, trang thiết bị văn phòng... + Khó thay đổi công việc và vị trí nếu cần. Trang thiết bị làm việc trong văn phòng: Máy móc thiết bị hiện đại giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục. Trang thiết bị làm việc là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành nhanh chóng và có hiệu quả cao. Nhận thức được điều đó trong những năm qua Công ty đã đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại cho văn phòng tương đối đầy đủ. Các thiết bị văn phòng đã trang bị như: bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng hồ sơ tài liệu, các loại máy móc như máy vi tính, máy in, máy photo coppy... Các phương tiện văn phòng phẩm: ghim, con dấu, hộp dấu. Các phương tiện thông tin liên lạc: Điện thoại, máy fax... Ngoài ra báo chí là một phương tiện giải trí hữu ích và là nguồn cung cấp thông tin rất hữu hiệu cho người lao động và nhà quản lý. Hiện nay Công ty cũng đã đặt mua các loại báo chí để có thể đáp ứng các nhu cầu về thông tin cho các phòng ban, đơn vị và cán bộ công nhân viên trong Công ty. Các thiết bị dụng cụ được trang bị cho văn phòng cụ thể như sau: Biểu 05: Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ trong văn phòng STT Tên các loại dụng cụ, thiết bị Số lượng Đơn vị 1 Máy vi tính 4 Bộ 2 Máy in 4 Bộ 3 Máy fax 2 Chiếc 4 Máy photo 4 Chiếc 5 Điều hoà nhiệt độ 5 Chiếc 6 Máy điện thoại bàn 5 Cái 7 Ô tô 6 Chiếc 8 Quạt các loại 10 Chiếc 9 Tủ đựng tài liệu hồ sơ 10 Chiếc 10 Bàn ghế làm việc 10 Bộ 11 Bàn ghế tiếp khách 1 Bộ Nguồn: Văn phòng- thi đua 2.3. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại văn phòng Công ty 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin a. Một số khái niệm về thông tin: ( Theo ThS. Trần Thị Ngà- 2007) Thông tin là cơ sở để tham chiến được thực hiện bằng hệ thông máy vi tính để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề. Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó. Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường. b. Vai trò của thông tin: Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã hội của con người. Trong doanh nghiệp thông tin được coi là mạch máu của tổ chức, liên kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý, thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý vì kết quả lao động của người lãnh đạo là các quyết định quản lý. Vì vậy thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ. Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV có 56 phòng ban đơn vị, do vậy công tác thông tin là rất cần thiết. Thông tin được truyền tải, cập nhật thường xuyên từ các phòng ban đơn vị đến lãnh đạo công ty qua các phương tiện truyền thông như: điện thoại, fax, mạng thông tin nội bộ của Công ty... Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể được coi là nguồn duy trì sự hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động của văn phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng sẽ là trung gian thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Tóm lại thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý ra những quyết định đúng đắn, điều chỉnh các sai lệch kịp thời, làm cho chất lượng quản lý ngày càng nâng cao. Ngược lại, thông tin thiếu chính xác, không kịp thời có thể dẫn đến những quyết định sai lầm và gây ảnh hưởng đến hoạt động của toàn cơ quan. Vì vậy thu thập, cung cấp thông tin kịp thời, có chất lượng cao cho hoạt động quản lý và cho đới sống xã hội là rất quan trọng. c. Quy trình quản lý, cung cấp thông tin trong Công ty: Hoạt động thông tin trong văn phòng Công ty được thực hiện theo quy trình sau: Biểu 06: Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin Cần thông tin gì Ai thu nhập, xử lý, cung cấp Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Thời gian nào Hệ thống thông tin Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Công ty mà lãnh đạo công ty yêu cầu bộ phận văn phòng phải cung cấp những thông tin gì để phục vụ công tác điều hành và quản lý, giao cho ai, bộ phận nào có trách nhiệm thu thập, xử lý và phân phối thông tin, ở đó người ta được trang bị bằng các phương tiện, hệ thống thông tin như thế nào để đáp ứng được yêu cầu một các kịp thời trong những thời điểm cần thiết. Và cứ thế quay vòng. Xác định nhu cầu thông tin trong Công ty: Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Có rất nhiều loại thông tin đến công ty, có những thông tin tích cực và có cả những thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Vì vậy nhân viên văn phòng sẽ căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công tymà xác định nhu cầu thông tin cho phù hợp. Số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng, nhưng không phải tất cả các thông tin đều có giá trị như nhau. Vì thế cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu thập. Đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin, nó là cơ sở cho việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong tổ chức. Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin: Xuất phát từ nhu cầu thông tin mà bộ phận văn phòng sẽ xây dựng và tổ chức nguồn thông tin. Đối với Công ty, văn phòng chia ra thành 2 loại nguồn thông tin, đó là: thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài. Thông tin nội bộ được thu thập từ các cán bộ nhân viên ở từng bộ phận, phòng ban, các cấp quản lý trong công ty, qua các bản báo cáo, các biên lai, chứng từ, kết quả khảo sát trước đây... nguồn thông tin này giúp cho văn phòng nắm rõ được tình hình thực tế của công ty về mọi mặt, từ đó tư vấn cho lãnh đạo ra những quyết định đúng hướng và hoàn thành tốt công tác hậu cần trong công ty. Thông tin bên ngoài được thu thập từ các nguồn như khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh, qua sách báo, tạp chí, văn bản hoặc các công trình nghiên cứu của các nhà khoa học..., đặc biệt là qua mạng Internet. Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật được tình hình bên ngoài có tác động như thế nào đến hoạt động của công ty. Thu thập thông tin: Văn phòng được coi là cửa sổ của các luồng thông tin, là bộ lọc thông tin. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải quan văn phòng để thu thập, xử lý, phối hợp. Các thông tin được văn phòng tiếp nhận qua các kênh thông tin như: Thông tin từ trên xuống, thông tin nội bộ, các cuộc họp, nghiên cứu..., dưới các hình thức như: văn bản, lời nói, thông tin ghi nhận qua dư luận, thông tin dự đoán... Việc tiếp nhận thông tin thích hợp sẽ góp phần nâng cao số lượng, chất lượng của hệ thống thông tin trong công ty. Phân tích và xử lý thông tin: Đây là công việc đòi hỏi cán bộ nhân viên văn phòng phải có sự hiểu biết để phân tích, đánh giá các thông tin, tài liệu đã thu thận được để có được các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo. Việc xác định nhu cầu thông tin rõ ràng, kịp thời sẽ giúp cho việc phân tích, xử lý thông tin được nhanh chóng, chính xác và có tính khả thi cao. Căn cứ vào quy định của công ty văn phòng có trách nhiệm phân tích, xử lý thông tin liên quan đến tình hình, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, chính sách phát triển của Nhà nước..., các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính, các quy định, thông tư hướng dẫn của Đảng và Nhà nước cũng như của Tập đoàn CN than- khoáng sản VN. Văn phòng sẽ kết hợp cùng các bộ phận chức năng chuyên môn cùng bàn bạc và đưa ra ý kiến, đề xuất báo cáo với lãnh đạo công ty. Cung cấp, phổ biến thông tin: Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý và trình lãnh đạo phê duyệt thì văn phòng sẽ cung cấp, phổ biến thông tin cho các đối tượng liên quan thông qua các hình thức như: văn bản, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại, trực tiếp... Lưu trữ, bảo quản thông tin: Thông tin trong doanh nghiệp được sử dụng không chỉ một lần hoặc một vài lần mà cần được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài. Các nguồn thông tin trong công ty được lưu trữ trên các file văn bản, các đĩa dữ liệu trong hệ thống máy tính của văn phòng, trong phòng quản trị mạng của công ty... Hình thức này giúp cho việc lưu trữ được gọn nhẹ, bảo mật, đảm bảo chất lượng thông tin và dễ dàng tìm kiếm tra cứu. Kết quả thực hiện: Thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền tải thông tin của công ty đã được bộ phận văn phòng thực hiện theo đúng nguyên tắc, đúng định hướng mục tiêu đề ra. Công tác thông tin đã đạt được những kết quả sau: - Đảm bảo các thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác, trung thực. - Văn phòng đã giúp lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn công ty. - Truyền tải thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận. - Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Bên cạnh các kết quả đã đạt được công tác thông tin của văn phòng còn nhiều tồn tại, cụ thể: - Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp thông tin chung chung, mơ hồ. - Thông tin gửi lên cho cấp trên nhiều khi còn chậm chưa kịp thời. - Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác của công ty, có những văn bản được ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai thực hiện còn chậm. - Công ty đã trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc song một số máy móc thường xuyên hỏng hóc, đã qua sử dụng nhiều năm đã ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Hiện tại hệ thống máy vi tính của văn phòng ở các bộ phận văn thư, đánh máy chưa được nối mạng internet nên việc thu thập thông tin trên mạng chưa thu được hiệu quả. 2.3.2. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Công tác văn thư - lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần than Vàng Danh-TKV. Đây là đầu mối quan trọng cho các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong Công ty. Nghiệp vụ văn thư: Công tác văn thư của Công ty bao gồm 3 nội dung đó là: - Xây dựng và ban hành văn bản như: Soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản (Văn bản đến, Văn bản đi). - Quản lý và sử dụng con dấu. Xây dựng và ban hành văn bản: * Khái niệm văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay bằng mội loại ký hiệu nhất định nào đó. Trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí, mệnh lệnh cuả chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý. * Vai trò của văn bản: - Văn bản là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản lý, giúp cho việc giải quyết các công việc của công ty được nhanh chóng, chính xác, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách. - Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho công việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. * Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản là nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư trong văn phòng. Văn thư sẽ căn cứ vào sự chỉ đạo, yêu cầu của lãnh đạo soạn thảo các văn bản cần thiết phục vụ quá trình quản lý. Khi soạn thảo phải đảm bảo đầy đủ nội dung, hiệu lực pháp lý của văn bản, theo đúng Nghị định, thông tư của nhà nước ban hành. Trong công ty, việc soạn thảo và ban hành văn bản do chuyên viên và nhân viên văn thư thuộc bộ phận đánh máy, in ấn chịu trách nhiệm. Các văn bản sau khi soạn thảo, lấy ý kiến tham gia sẽ được công bố và ban hành. Việc ban hành văn bản không phải do bộ phận văn phòng đảm nhận hết mà những văn bản mang tính chuyên môn sẽ do các phòng ban chức năng soạn thảo và gửi lên văn phòng trình duyệt giám đốc hoặc người có thẩm quyền. Quy trình tổ chức, quản lý văn bản đến * Khái niệm: Mọi văn bản được gửi tới cơ quan