Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45 - 1

t động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ : văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với cá nhân, và với các cơ quan, tổ chức khác. II – Các hoạt động cơ bản của văn phòng : Trong văn phòng thường có 3 bộ phận chính : thu thập – xử lý thông tin, văn thư - lưu trữ và quản trị. Thông tin là chất liệu cơ bản trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý. Nhiều thông tin tạo thành dữ liệu. Dữ liệu là những nguồn thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý; là nội dung phản ánh hoạt động của khách thể quản lý, được thể hiện dưới dạng các con số, báo cáo, hình ảnh ... Thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thông tin đầu ra của cơ quan này là thông tin đầu vào của cơ quan khác, hoặc ở các bộ phận trong một cơ quan cũng vậy. Mỗi bộ phận lại có những hoạt động tác nghiệp khác nhau. Các hoạt động tác nghiệp này có thể chia thành một số các dạng hoạt động cơ bản sau : Hoạt động thông tin : Hoạt động thông tin được chia ra thành 3 hoạt động chủ đạo bao gồm : thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Các tác nghiệp cụ thể : Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo cơ quan. Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình để làm cơ sở phân tích những thuận lợi, khó khăn, kết quả đạt được. Từ đó lãnh đạo cơ quan có kế hoạch, quyết định tiếp theo. Đề xuất nội dung chương trình, kế hoạch công tác. Giúp lãnh đạo văn phòng lập chương trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng hoặc cơ quan. Chuẩn bị nội dung cuộc họp; soạn thảo văn bản và các bài diễn văn; rà soát, biên tập văn bản do bộ phận khác soạn thảo trình thủ trưởng cơ quan ký. Tham dự các cuộc họp lãnh đạo cơ quan khi bàn những nội dung thuộc phạm vi được phân công theo dõi. Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin để xử lý ( theo phạm vi được phân công ). Để thực hiện các hoạt động trên đòi hỏi người chuyên viên ( hay thư ký ) phải nắm vững một số nghiệp vụ cơ bản : Thu thập thông tin : Là khâu đầu tiên quan trọng, có ý nghĩa quyết định cho những bước tiếp theo. Nguồn cung cấp thông tin có thể do các cơ quan khác gởi đến, có thể qua các phương tiện thông tin đại chúng, có thể qua các cuộc họp, qua các văn bản quản lý Nhà nước và qua săn tìm thông tin. Hoạt động thu thập thông tin phải đáp ứng được các yêu cầu : Chính xác, khách quan đòi hỏi phương pháp thu thập thông tin phải khoa học, thích ứng với trình độ con người và khả năng của trang thiết bị. Đầy đủ, rõ ràng phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết, tránh tình trạng thông tin bị méo mó, phiến diện; tuy nhiên cũng cần phải chú ý không để lãng phí, dư thừa thông tin. Kịp thời thu thập thông tin đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng. Chất lượng thông tin phải có giá trị, phục vụ cho việc phân tích, thống kê và ra quyết định. Xử lý thông tin : Sau khi thu thập thông tin, việc quan trọng là phải xử lý thông tin. Thông tin chỉ có giá trị khi đã được xử lý. Xử lý thông tin là các tác động lên dữ liệu để đạt được thông tin theo những mục tiêu, yêu cầu nhất định; được thực hiện bằng các quy trình có sự tác động chủ quan của chủ thể quản lý. Quy trình xử lý thông tin là một quy trình nghiệp vụ nhằm đưa ra kết quả, chứng minh một quy luật, làm cho thông tin có giá trị hơn. Thông tin thường được thể hiện thành các luồng : Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Thông tin nội bộ Các nguồn thông tin này phải được xử lý cho thông suốt, không tắc nghẽn và phát huy tác dụng. Khi xử lý thông tin, cần dựa trên các phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá, so sánh. Phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Vì vậy, nguồn cung cấp thông tin rất đáng được chú ý. Truyền đạt thông tin : Khi truyền đạt thông tin ( thông tin đầu ra ) phải xác định rõ : mình muốn truyền đạt thông tin gì. Phải quan tâm đến nội dung thông tin, liều lượng thông tin, thời điểm đưa ra thông tin, hình thức thông tin. Phải dự báo những đối tượng nào sẽ tiếp nhận thông tin này để có hình thức và cách thức phù hợp. Đối với các cơ quan NN, thông tin chủ yếu được truyền đạt qua văn bản quản lý NN, qua các cuộc họp. Còn đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì thông tin được truyền qua các văn bản hành chính, các quyết định, cuộc họp, báo cáo ... Khi truyền đạt một thông tin cần đảm bảo đạt các yêu cầu : rõ ràng, đầy đủ, cụ thể và chính xác. Hết sức tránh tiết lộ bí mật. Nếu người nào ( cơ quan nào ) truyền đạt thông tin thì phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đó. Như vậy, trước hết bộ phận nghiên cứu tổng hợp phải nắm được các kỹ năng soạn thảo văn bản. Hoạt động văn thư - lưu trữ : Công tác văn thư gọi chung là công văn, được chia làm 2 loại : công văn đến và công văn đi. Thực hiện nguyên tắc : mọi công văn giấy tờ khi chuyển đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư. Việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến và công văn đi cần phải thực hiện đúng trình tự và thủ tục. Đối với “ Công văn đến “ cần phải thực hiện 7 bước : Kiểm tra sơ bộ công văn Bóc bì công văn đến Đóng dấu Đến trên công văn Trình xem Đăng ký “ Công văn đến ” Chuyển giao công văn đến Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến Đối với ” Công văn đi ” cần phải thực hiện 4 bước : Kiểm tra thể thức công văn Đóng dấu cơ quan vào “ công văn đi ” Vào sổ “ Công văn đi ” Gửi công văn đi Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan : Việc quản lý và sử dụng con dấu phải được tuân theo quy định tại Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ. Nguyên tắc : mỗi cơ quan, đơn vị chỉ được dùng một con dấu. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không dược đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người. Công tác lưu trữ : Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những công văn đến đã qua xử lý, bản lưu của công văn đi ( bản chính ) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. 2 chức năng cơ bản của công tác lưu trữ là : + Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn phông lưu trữ quốc gia + Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ chức và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất. Công tác lưu trữ có các nghiệp vụ chính như sau : Thu thập, phân loại và sắp xếp tài liệu Đánh giá tài liệu Bảo quản tài liệu Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Tiêu huỷ tài liệu Hoạt động hậu cần : Công việc của bộ phận hành chính – quản trị thực chất là cung cấp dịch vụ, bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động văn phòng và cơ quan, có vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả công việc. Nhiệm vụ của bộ phận này không thể liệt kê hết vì có rất nhiều việc đột xuất phát sinh, tuy nhiên có thể nêu ra một số nghiệp vụ chính như sau : Phục vụ các buổi họp của cơ quan, đơn vị. Giao tiếp : lịch thiệp, văn minh, nhã nhặn, tôn trọng người giao tiếp. Lễ nghi : trang trọng, đúng quy định nhưng hợp lý, không rườm rà, hình thức. Dự trù và chuẩn bị các điều kiện, phương tiện vật chất đảm bảo các nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị. Quản lý vật tư, tài sản, điều hành nhân lực phục vụ công việc hàng ngày, công việc đột xuất của cơ quan. Chuẩn bị các khoản kinh phí và tổ chức chi tiêu sử dụng kinh phí hợp lý, tiết kiệm, đúng mục đích. III – Các yếu tố khác tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng : Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng chính là môi trường hoạt động của văn phòng. Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau như không gian, địa điểm, tiếng động, ánh sáng ... Cần nghiên cứu cách thức tổ chức môi trường hoạt động của văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến các hoạt động văn phòng để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế những ảnh hưởng xấu của môi trường đến hoạt động của văn phòng cơ quan. Quan trọng hơn và trực tiếp hơn là sự tác động của các yếu tố bên trong quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Các yếu tố bên trong cũng đa dạng, phong phú, cần phải quan tâm toàn diện, nhưng quan trọng có 4 yếu tố cơ bản sau đây : Thứ nhất : Quy mô và cách thức tổ chức văn phòng Doanh nghiệp càng lớn, càng có nhiều đơn vị, bộ phận hoạt động trên địa bàn càng rộng bao nhiêu thì công việc của văn phòng càng phức tạp bấy nhiêu. Tuy nhiên, nhiều khi công việc của văn phòng bị chi phối ngay cả ở trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức. Thông thường có 3 hình thức tổ chức văn phòng chính là : mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình hỗn hợp ( nửa tập trung nửa phân tán ). Mô hình tập trung : Tập trung việc xử lý thông tin hành chính - hỗ trợ vào văn phòng đầu não. Mô hình phân tán : mỗi phòng, ban, khối đều có văn phòng thực hiện các chức năng nhất định. Mô hình hỗn hợp : là sự kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình phân tán. Thứ hai : Con người trong tổ chức. Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. ở đây đòi hỏi con người phải có những năng lực và phẩm chất cần thiết, sự hiểu biết và phối hợp hành động, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Nếu mỗi cán bộ trong cơ quan, đơn vị hiểu rõ và hỗ trợ cho hoạt động văn phòng thì mọi công việc sẽ được triển khai thuận lợi. Ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận khác nhau không nắm vững nghiệp vụ văn phòng hoặc không có thái độ đúng mức với công việc văn phòng thì hoạt động văn phòng sẽ gặp khó khăn. Hiện nay, trong các cơ quan hành chính NN cũng như các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau cũng đang thay đổi dần phương cách làm việc đối với hoạt động văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển của xã hội nhằm hỗ trợ mọi công việc có liên quan được giải quyết nhanh gọn, hiệu quả. Vì lý do này, việc huấn luyện nghiệp vụ, nâng cao năng lực, đào tạo mới, đào tạo lại đội ngũ quản trị viên văn phòng trong các cơ quan là nhiệm vụ tất yếu trong tiến trình đổi mới phương thức quản lý hành chính nói chung và nâng cao hiệu quả hỗ trợ quản lý của các hoạt động văn phòng nói riêng. Thứ ba : Xây dựng quy chế, quy định. Trong mỗi cơ quan, quy chế hoạt động và những quy định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng. Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cu thể, từng con người làm việc đơn lẻ không có sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan. Thứ tư : Đầu tư trang thiết bị phù hợp. Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không có hiệu quả chính là thiếu các điều kiện, phương tiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang bị cơ sở vật chất cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà nó còn tạo được tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích trong công việc của mỗi con người cụ thể. Đồng thời, các thiết bị văn phòng hiện đại và đầy đủ sẽ góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng làm việc lâu dài. Như vậy, để văn phòng hoạt động được thuận lợi, ngoài sự nỗ lực, cố gắng bên trong của bản thân nó, các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Thứ năm : ứng dụng công nghệ thông tin. Hiện nay, máy vi tính được khai thác sử dụng với nhiều mức độ và cấp độ khác nhau trong tất cả các lĩnh vực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng thường phục vụ các chức năng như : Soạn thảo văn bản Thống kê công văn đi Xử lý công văn đến Lưu trữ và tìm kiếm văn bản Quản lý tài chính, tài sản, nhân sự, tiền lương Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại, hoạt động văn phòng từng bước được hoàn thiện với những thao tác nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả. Thứ sáu : Kiểm tra, giám sát và đánh giá. Tiến hành kiểm tra, giám sát côngviệc một cách thường xuyên và có hệ thống nhằm bảo đảm mọi công việc đều được thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời. Sau khi đã thực hiện xong, tiến hành đánh giá công việc và báo cáo kết quả với lãnh đạo. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn. Cụ thể như : Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị. Nâng cao năng suất lao động của đơn vị. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. Tóm lại : Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận và toàn thể cơ quan. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Phần 2 Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty lắp máy và xây dựng 45-1 I – Tổng quan tình hình Công ty Lắp máy và xây dựng 45-1 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 được thành lập từ năm 1980 có tiền thân từ Liên hợp các Xí nghiệp Lắp máy 45. Khi nước nhà thống nhất, hơn 2000 cán bộ, công nhân của đơn vị này được điều động vào miền Đông Nam Bộ để xây – lắp Nhà máy Thủy điện Trị An – nhà máy điện lớn nhất phía Nam lúc đó. Mấy năm sau, khi hoàn thành Thủy điện Trị An, lực lượng này bỗng trở nên hẫng hụt do thiếu việc làm giữa thời điểm còn là chế độ bao cấp. Khi đất nước bước vào công cuộc đổi mới, doanh nghiệp phải tự hạch toán, Liên hợp 45 được chia tách thành 3 đơn vị độc lập đều trực thuộc Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam ( LILAMA ). Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 tách ra ở riêng với ngót 1000 công nhân và một số tài sản, máy móc, xe cộ được phân giao kéo về địa phận huyện Long Thành ( Đồng Nai ) làm trụ sở đóng quân. Cố gắng tìm kiếm việc làm, họ đã phải gồng mình để giành giật, cạnh tranh với thương trường nghiệt ngã từng công trình lớn nhỏ để tồn tạ và giữ vững đội ngũ ( bởi toàn bộ CBCNV của Công ty lúc đó toàn là dân xứ Bắc ) . Từ năm 1993 trở lại đây, Công ty 45-1 đã đầu tư mua sắm mới hàng loạt các máy móc, công cụ đặc chủng. Cùng với sự sáng tạo và năng lực của đội ngũ kỹ sư và công nhân, Công ty đã trúng thầu và thắng thầu rất nhiều công trình có dự án lớn. Thành công trong việc chế tạo các bồn bể và đường ống áp lực chứa xăng, dầu và khí gas đã được các hãng gas trên cả nước ký hợp đồng chế tạo và lắp đặt, Công ty 45-1 là đơn vị đột phá trong việc nhận thầu trọn gói các công trình, cũng là doanh nghiệp đầu tiên của ngành Lắp máy VN làm tổng thầu EPC ( tức là nhận làm trọn gói công trình từ thiết kế đến xây dựng và lắp đặt ). Ngay từ thập kỷ 90, Công ty đã đầu tư xây dựng một nhà máy cơ khí trên diện tích 17 ha tại khu Công nghiệp Nhơn Trạch, sản xuất từ 20 – 30.000 tấn sản phẩm cơ khí đạt chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9002, cung cấp cho xây dựng các Nhà máy Xi măng Sao Mai, cho các thủy điện Hàm Thuận - Đa My - Cần Đơn, cho các nhà máy Điện Phú Mỹ I, Phú Mỹ II, III và nhiệt điên Ttrà Nóc (Cần Thơ). Với phương tiện máy móc thi công hiện đại và trình độ kỹ thuật cao, lại có tới gần 400 thợ hàn giỏi đạt chứng chỉ Quốc tế, Công ty còn là đơn vị duy nhất đạt chứng chỉ ASME của Tổ chức Quốc tế ( American Society of Mechanical Engineers ). Năm 1997, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 được Nhà nước tuyên dương là đơn vị Anh hùng Lao động trong thời kỳ đất nước đổi mới. Từ một công ty mới được thành lập chỉ có vài phòng nhỏ, tới nay, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã thiết lập một hệ thống các phòng ban có quy mô lớn hơn cả về số lượng và chất lượng với 10 phòng ban chuyên môn và 13 đội công trình, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Do vậy, công tác văn phòng ngày càng được chú trọng. Căn cứ vào đặc thù, tính chất và điều kiện cụ thể của các đơn vị trong hệ thống quản lý, Công ty xây dựng cơ chế phân rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ về quản lý kinh tế và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban, chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Tính đến đầu năm 2003, Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đã có đội ngũ CBCNV và năng lực chuyên ngành tương đối đông đảo với số lượng khoảng 2800 người bao gồm : 1. Kỹ sư và chuyên viên kỹ thuật 200 người 2. Thợ lắp 600 người 3. Thợ cơ khí chế tạo 500 người 4. Thợ lắp ống 200 người 5. Thợ hàn có Chứng chỉ Quốc tế 350 người 6. Thợ điện và hiệu chỉnh 300 người 7. Tài xế và nhân viên vận hành cẩu 150 người 8. Thợ xây dựng 300 người 9. Lao động khác 200 người Cơ cấu tổ chức của công ty ( Sơ đồ tổ chức trang sau ) Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ khí xây dựng, Công ty 45-1 xây dựng cho mình một tổ chức tương đối gọn nhẹ và dễ thích ứng với sự thay đổi của cơ chế thị trường, trong đó : Giám đốc Công ty : Là người đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty, trước Bộ Xây Dựng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, là lãnh đạo cao nhất trong toàn Công ty quyết định chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của Công ty. Cùng với Giám đốc là 2 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm từng nhiệm vụ cụ thể ( Phó Giám đốc phụ trách kinh tế và Phó Giám đốc phụ trách sản xuất), giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về pháp luật, về nhiệm vụ được giao. Trong bộ máy quản lý còn có rất nhiều phòng ban khác hoạt động theo chức năng chuyên môn riêng của mình, tham gia và giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc toàn Công ty, bao gồm : Phòng quản lý máy - Ban an toàn lao động Phòng quản lý chất lượng - Phòng kinh tế kỹ thuật Phòng hành chính quản trị - Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức - Ban xuất - nhập khẩu Phòng cung ứng vật tư - Phòng pháp chế Ngoài các phòng ban trên, Công ty cũng thiết lập các đội, đơn vị do Giám đốc trực tiếp điều hành quán trình sản xuất. Các đơn vị đó phụ trách những lĩnh vực chuyên môn khác nhau nhưng tất cả đều phục vụ cho công tác quản lý và giám sát công việc xây lắp và thi công tại các công trình như : Nhà máy Cơ khí 45-1; Chi nhánh Hải Phòng; Đội Lắp máy I, II, III; Đội sửa chữa điện hiệu chỉnh; Liên đội lắp điện; Đội sửa chữa cơ giới và cơ điện; Liên đội hàn; Liên đội chống ăn mòn kim loại; Liên đội xây dựng; XN Lắp máy Phú Mỹ; XN Lắp máy Sao Mai cùng các ban quản lý và kỹ thuật khác. Với một hệ thống cơ cấu tổ chức tương đối năng động và khoa học, tránh được tình trạng chồng chéo, cồng kềnh của bộ máy quản lý, Ban lãnh đạo Lắp máy 45-1 đã trực tiếp chỉ đạo xuống các đội, chi nhánh, các đơn vị tham gia sản xuất, tạo hiệu quả cao trong công tác lãnh đạo của mình. Đồng thời, bộ máy quản lý của Công ty cũng được tinh lọc thường xuyên, khuyến khích sự tham gia và phát triển của mọi thành viên cùng với việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho các cấp quản lý của Công ty, đảm bảo công tác quản lý hành chính kịp thời, chính xác, đạt hiệu quả kinh tế tối ưu. Tuy nhiên, bên cạnh đó Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 vẫn phải tiếp tục kiện toàn tổ chức sản xuất nhằm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới đặt ra. Sơ lược tình hình hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Mục tiêu của Công ty là phấn đấu để trở thành nhà cung cấp chủ yếu của thị trường xây lắp với những sản phẩm và những công trình đạt chất lượng cao. Để đạt được mục tiêu này, Công ty đã đặt mua nguyên vật liệu và phụ kiện chính từ các nhà sản xuất có chứng chỉ đạt chất lượng, ưu tiên những nhà sản xuất đã được chứng nhận ISO 9000, nâng cao năng lực sản xuất của Công ty và duy trì hệ thống Quản lý chất lượng theo ISO 9002 Mục tiêu chất lượng của Công ty được xác định theo từng giai đoạn và từng đề án cụ thể. Đó cũng là nội dung của các chương trình cải tiến, nâng cao chất lượng của Công ty. Những năm gần đây, các nhà máy và công xưởng trực thuộc Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 đều đã được trang bị các thiết bị và hệ thống dây chuyền máy móc tân tiến như máy ép thủy lực (kích cầu bằng áp lực); máy vê chỏm cầu (máy dập các khối thép hình cầu); máy cuốn lốc thép tấm dày 100mm; dây chuyền máy dập xà gồ tấm lợp; máy hàn cắt tự động chuyên dùng chế tạo bồn và các dầm thép lớn, nâng khả năng của Công ty thành một trong những nhà chế tạo cơ khí lớn nhất Việt Nam. Thực tế hàng năm, Công ty đã cho xuất xưởng từ 20-30 ngàn tấn thiết bị phục vụ cho các công trình của đất nước như : xi măng, dầu khí, nhiệt điện, thủy điện, thực phẩm, hoá chất, các nhà máy đường, giấy, các cột phát sóng truyền thanh, truyền hình, cầu cảng, giao thông vận tải, chân đế giàn khoan trên biển... Từ năm 1992 – 2000, Công ty đã chế tạo và lắp đặt thành công nhiều dây chuyền công nghệ của các nhà máy như : Các nhà máy xi măng có công suất từ 1 triệu – 3 triệu tấn/năm (XM Hoàng Thạch, XM Bỉm Sơn, XM Sao Mai, XM ChinFon, XM Nghi Sơn) Các nhà máy Nhiệt điện và Thủy điện có công suất từ 500MW cho đến 2000MW (Nhiệt điện Uông Bí, NĐ Ninh Bình, NĐ Phả Lại, Thủy điện Trị An, TĐ Hoà Bình, Tua bin khí Phú Mỹ, NĐ Bà Rịa, NĐ Cần Thơ) Các nhà máy đường có công suất từ 1000 - 8000 tấn mía/ngày (Đường Vĩnh Trụ, Đường Lam Sơn, Đường Long An, Đường Bourbon Tây Ninh) Các nhà máy giấy có công suất từ 35000 – 45000 tấn giấy/năm (Giấy Z72, giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai) Các nhà máy chế biến thực phẩm cho những công ty trong nước và tập đoàn nước ngoài như : Tập đoàn VEDAN, Tập đoàn VEWONG, Bia Heineken, Bia Sài Gòn, Chế biến thức ăn gia súc CHINFON, sữa VINAMILK ... Các nhà máy hoá chất như : N/M Phân đạm Hà Bắc có công suất 10 vạn tấn/năm, N/M Thuốc sát trùng KOSVIDA, N/M Thuốc vi sinh nông dược VIGUATO, N/M Hạt nhựa PVC có công suất 80.000 tấn/năm, N/M Dầu nhờn BP PETCO, N/M Dầu nhờn MOBIL UNIQUE ... Qua nhiều năm hoạt động, Công ty đã không ngừng phát triển toàn diện và lớn mạnh, trở thành đơn vị có năng lực hàng đầu của ngành Lắp máy VN. Hiện nay, Công ty là đơn vị độc quyền tại VN về chế tạo bồn bể áp lực, nhận thầu trọn gói các công trình phục vụ cho ngành cơ khí và xây dựng. II – Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Phòng Hành chính Quản trị là một thực thể tồn tại khách quan, do vậy, văn phòng cũng có những chức năng tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện kinh tế cũng như xã hội. Để thực hiện tốt các chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, Phòng Hành chính Quản trị Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ khó mà liệt kê hết được, vì trên thực tế phải đảm đương rất nhiều công việc phát sinh, việc đột xuất, việc không tên. Tuy nhiên có thể nêu ra một số tác nghiệp chính như : Hoạt động thông tin : Thu thập thông tin : Công ty Lắp máy 45-1 có rất nhiều các xí nghiệp, các đội sản xuất nằm rải rác trên những công trình ở các tỉnh, thành khác nhau, do vậy việc thu thập thông tin chủ yếu là qua điện thoại, fax. Đối với các thông tin bên ngoài, việc thu thập được thực hiện qua tiếp nhận những công văn, văn bản, quyết định ... nơi khác gửi đến do nhân viên văn phòng đảm nhiệm. Các thông tin nội bộ được thu thập bằng hình thức thư, tờ trình ... Xử lý thông tin : Nhân viên phòng HCQT chịu trách nhiệm xử lý các loại thông tin sau khi đã tiếp nhận hoặc thu thập; phân loại thông tin theo các chức năng, phòng ban, chức danh rồi gửi đến những nơi có trách nhiệm để giải quyết. Truyền đạt thông tin : Hoạt động này được thực hiện thông qua việc ban hành các quyết định, văn bản giữa các cấp quản lý tới các phòng ban, các cá nhân, giữa ban điều hành tới các đội sản xuất, công trình; lập bảng thông báo, tạp chí hoặc báo nội bộ. Hàng tuần, phụ trách các đơn vị sản xuất chủ trì cuộc họp giao ban để thông báo các kết quả đã đạt được và những công việc chưa hoàn thành đúng tiến độ, những không phù hợp phát sinh và hành động khắc phục cần thực hiện v.v ... Hàng tháng ( đầu tháng ), Giám đốc Công ty chủ trì cuộc họp giao ban để thông báo việc thực hiện kế hoạch của Công ty v.v ... Để đảm bảo cho công tác thông tin quản lý giữa các phòng ban và các cấp với n