Một số lý luận cơ bản về đàm phán-Ký kết-thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Công ty XNK Hàng không. Tuy nhiên nếu nhìn vào con số tuyệt đối ta thấy kim ngạch nhập khẩu trực tiếp của công ty tuy nhỏ nhưng có xu hướng tăng qua từng năm, đến năm 1999 kim ngạch nhập khẩu trực tiếp đạt 6,03 tỷ đồng. Đây cũng là một nỗ lực lớn của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Sau đây là một vài phân tích nhỏ về kim ngạch nhập khẩu phân theo thị trường. Bảng3: Kim nghạch nhập khẩu phân theo thị trường của Công ty Đơn vị : 1000 USD. TT Nước 1997 Tỉ trọng% 1998 Tỉ trọng% 1999 Tỉ trọng% 1 SNG 2.080 4,4 1.810 3,6 1.448 4,69 2 Đức 540 1,1 594 1,2 463 1,5 3 Pháp 21.500 45,2 23.649 47,04 15.557 50,4 4 Singapore 21.174 44,5 21.809 43,38 11.996 38,86 5 Hà lan 0,89 0,0018 1,12 0,0036 6 Nhật bản 1.667 3,5 1.750 3,5 891 2,89 7 Canada 69 0,14 51 0,165 8 Hồng kông 388 0,8 349 0,69 279 0,9 9 Anh 219 0,5 240,11 0,48 177,88 0,576 10 Tổng cộng 47.568 100 50.271 100 30.86 100 Trong thời gian vừa qua, công ty đã ký kết và thực hiện nhiều hợp đồng nhập khẩu trang thiết bị, máy móc với các nhà cung ứng nước ngoài để phục vụ cho nhu cầu của ngành. Qua bảng kim ngạch nhập khẩu phân theo thị trường của công ty ta nhận thấy rằng chiếm phần lớn giá trị hợp đồng là bốn nước: SNG, Đức, Pháp, Singapore. Năm 1997 riêng Pháp và Singapore đã chiếm 99,7% giá trị hợp đồng của cả năm. Đến năm 1998, 1999 con số này cũng không giảm đi là bao, lần lượt là 90,42%; 89,16%. Nguyên nhân chính là do trong thời gian qua công ty đã ký hợp đồng thuê và mua 10 máy bay AIRBUS, sáu máy bay ATR phục vụ cho các tuyến bay đường dài. Vì vậy mà giá trị ký kết hợp đồng với Pháp đã tăng lên do mua các dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng. Như đã biết AIRBUS được sản xuất bởi liên doanh sản xuất máy bay Anh, Pháp, Đức. Còn riêng với Singapore, nhập khẩu của nước này nhiều do đây là trung tâm hàng không của khu vực Châu á-Thái Bình Dương, ở đây thường tập trung nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện của các hãng sản xuất máy bay lớn. Hiện nay vẫn nhập khẩu nhiều từ SNG; năm 1997, 1998, 1999 lần lượt chiếm tỷ trọng 4,4%, 3,6%, 4,69% giá trị hợp đồng nhập khẩu từ công ty. Nguyên nhân chính là do trong đội bay của Hàng không Việt Nam còn rất nhiều máy bay cũ của Liên Xô (cũ) vẫn đang hoạt động do đó phải ký kết hợp đồng cung cấp các linh kiện để thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa. 5.2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 1996-1999. Bảng 4: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 1996-1999 Đơn vị : 1triệu đồng. Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1999 I.Doanh thu 9.468,284 9.400 10.390 11.427,5 1.Phí uỷ thác 1.867,823 2.200 2.420 2.063 2. Bán hàng NK 4.974,197 5.500 6.050 6.573,5 3. Hoa hồng bán vé 296,264 200 270 291 4.Thu khác 2.330 1.500 1.650 2.500 II. Chi phí 8.839,375 9.282,777 9.997,154 11.124,016 1.GVHB 4.836,027 5.006 5.346 5.923 2.Lương và các khoản trích theo 1.068,712 1.113,47 1.275,4 1.463,434 4. Thuế (các loại) 345,489 442,5 509,1 597,923 3.Chi phí khác. 2.589,147 2.720,803 2.866,655 3.019,826 III.LN trước thuế 628,909 117,223 392,846 686,985 IV.Thuế TNDN 201,25 37,5 125,7 219,84 V.LNST 427,66 79,723 267,135 467,15 Qua bảng số liệu trên ta thấy doanh thu đạt mức tăng trưởng ổn định, tăng trên dưới 10%. Doanh thu của Công ty thu chủ yếu từ bán hàng nhập khẩu. Doanh thu năm 1996 là 9.468,284 tiệu đồng, trong đó thu từ bán hàng nhập khẩu là 4.974,197 triệu. Doanh thu năm 1997: 9.400 triệu đồng bằng 99,3% năm 1996 trong đó thu từ bán hàng nhập khẩu: 5.500 triệu đồng. Doanh thu năm 1998: 10.390 triệu đồng bằng 110,5% năm 1997 trong đó thu từ bán hàng nhập khẩu: 6.050 triệu đồng. Doanh thu năm 1999: 11.427,5 triệu đồng bằng 110% năm 1998 trong đó thu từ bán hàng nhập khẩu: 6.573,5 triệu đồng. Mặc dù doanh thu của Công ty thu chủ yếu từ bán hàng nhập khẩu nhưng giá vốn của các mặt hàng đó cũng cao, do đó lợi nhuận thu được từ hoạt động này không lớn. Ben cạnh đó, phí uỷ thác không chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu nhưng lại chiếm uỷ thác lớn trong lợi nhuận. Điều này lý giải: hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu là nhập khẩu các trang thiết bị phục vụ ngành Hàng không thônbg qua hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Doanh thu hoạt động kinh doanh tăng từng năm, kéo theo lợi nhuận của Công ty cũng tăng theo. Trừ năm1997 doanh thu của Công ty không những không tăng lên mà còn lại bị giảm đi. Kết hợp với chi phí tăng và các khoản thuế cũng tăng lên đã làm cho lợi nhuận của Công ty giảm đi một cách đáng kể (từ 427,66 triệu còn 79,7 triệu vào năm 1997 và tăng lên tới 267,135 vào năm 1998). Tuy nhiên đây là thời kỳ diễn ra khủng hoảng tìên tệ châu á nặng nề nhất, nó tác động trực tiếp, mạnh mẽ và sâu sắc đến ngành Hàng không Việt Nam. Nhưng ngay sau đó Công ty đã tự khẳng định mình bằng các con số xác thực của năm 1999. Lợi nhuận năm 1999 đạt 467,15 triệu đồng bằng 175% năm 1998 và bằng 586% năm 1997. Theo kế hoạch năm 2000 lợi nhuận đạt 1.066,6 triệu đồng bằng 228% năm 1999. Có thể nói Công ty AIRIMEX là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Công ty đã hoàn thành tốt những nhiệm vụ mà Tổng Công ty Hàng không giao cho, vừa đảm bảo trang thiết bị máy móc phục vụ cho ngành Hàng không, vừa đảm bảo việc kinh doanh có lãi, cải thiện, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. II. CÔNG TÁC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG Ở CÔNG TY AIRIMEX. 1.Tổ chức đàm phán AIRIMEX mới được thành lập và hoạt động từ đó cho đến nay hơn 11 năm. Là một công ty non trẻ còn bị hạn chế bởi nhiều mặt do đó công ty chủ yếu nhập khẩu các trang thiết bị máy móc từ các công ty lớn có uy tín trên thế giới hay các bạn làm ăn có mối quan hệ lâu dài. Khi chuẩn bị mua một mặt hàng nào đó công ty thường dựa vào các thư chào hàng hoặc báo giá của những người cung ứng để lựa chọn. Trong thực tế việc phân tích cơ cấu chi phí của người bán là tương đối khó và hầu như AIRIMEX chưa thực hiện được. Để thu thập được các thông tin về chi phí nguyên vật liệu, tiền lương...của các nhà sản xuất quả là khó thực hiện với một AIRIMEX như hiện nay_ một công ty chưa thật đủ lớn để có nhân lực và chi phí cho hoạt động này. Do đó để tiến tới đàm phán và ký kết hợp đồng công ty thường thực hiện theo một trình tự như sau: -Hỏi giá (gọi chào hàng)-Báo giá-Hoàn giá-Đàm phán-ký kết. Đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ, ít quan trọng thì sau khi hoàn giá một hai lần thường là chấp nhận mua hàng, xác nhận bằng giấy xác nhận bán hàng và mua hàng và ký kết hợp đồng luôn, chứ không tổ chức đàm phán nữa. Song loại hợp đồng này thường ít, chủ yếu là trải qua đàm phán. *Hỏi giá (gọi chào hàng) Theo yêu cầu của khách hàng-các công ty, các hãng, các xí nghiệp của ngành Hàng không-công ty AIRIMEX tiến hành gọi chào hàng từ các nhà cung ứng có uy tín mà công ty đã từng có quan hệ làm ăn trước đây hoặc qua việc nghiên cứu tìm hiểu tàI liệu, sách báo. Công ty có thể hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh để so sánh, lựa chọn bản chào hàng mang sức thuyết phục nhất. Nội dung của các thư hỏi hàng là công ty thông báo cho chủ hàng biết công ty đang cần loại hàng gì; yêu cầu chủ hàng gửi catalogue, mẫu hàng...đồng thời cho biết giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán... *Báo giá: Sau khi nhận được thư hỏi giá của AIRIMEX đưa ra, các nhà cung ứng sẽ gửi lại cho AIRIMEX một báo giá về mặt hàng đó với đầy đủ các điều kiện mà AIRIMEX đưa ra và có thể đưa ra ý giảm gía để tăng tính thuyết phục bản báo giá của họ đối với công ty. Trang thiết bị vật tư hàng không là ngành đòi hỏi thông số kỹ thuật cao, có sự đồng bộ mà ở Việt Nam hiện nay chưa có nhiều chuyên gia trong lĩnh vực này, nên đòi hỏi một bản báo giá phải có điều khoản bảo hành, đào tạo huấn luyện chuyên gia hay lắp đặt ra sao... *Hoàn giá: Sau khi có được một bản báo giá ưng ý nhất. Nếu chấp nhận tất cả các điều khoản trong bản báo giá đó, công ty sẽ tiến hành đặt hàng và ký kết hợp đồng. Nhưng điều này hiếm khi xảy ra ở công ty, thường thì công ty sẽ không chấp nhận một số điều khoản trong bản báo giá đó. Công ty sẽ đưa ra đề nghị mới cho các điều khoản đó bằng Telex hoặc Fax tới nhà cung ứng. Trong các hợp đồng được ký kết tại công ty, công việc hoàn giá này thường được trảI qua nhiều lần mới đi đến kết thúc. Thông thường trong vấn đề hoàn giá điều khoản về giá cả được đề cập nhiều nhất. *Chấp nhận: Sau khi nhà cung ứng và công ty AIRIMEX trải qua nhiều lần báo giá và hoàn giá, cuối cùng đi đến thoả thuận ký kết hợp đồng. Khi ấy qua Telex hoặc qua Fax, công ty AIRIMEX sẽ gửi thư chấp nhận cho nhà cung ứng. Sau đó AIRIMEX gửi “Phiếu xác nhận mua” và “Đơn đặt hàng”, đồng thời thông báo cho họ biết mình đã sẵn sàng cho cuộc mua bán này và mong muốn nhà cung ứng sẽ quan tâm hơn đến đơn đặt hàng của mình. Sau khi đã gửi thư chấp nhận qua Telex hoặc Fax cần xác nhận một lần nữa cho rõ ràng. *Xác nhận: Khi đã thống nhất với nhau về các đIều kiện giao dịch, AIRIMEX ghi lại các kết quả đã đạt được, lập thành 02 bản rồi ký nhận và gửi cho nhà cung ứng xác nhận vào đó. AIRIMEX sẽ giữ 01 bản và gửi cho nhà cung ứng một bản và văn kiện này gọi là giấy xác nhận mua hàng. Đồng thời AIRIMEX cũng nhận 01 văn kiện như vậy do nhà cung ứng lập gọi là giấy xác nhận bán hàng. Thường thì công ty không ký kết được hợp đồng luôn vì còn một vài đIều khoản chưa được thống nhất giữa hai bên. Hơn thế bản thân công ty cũng muốn đàm phán để trao đổi về điều kiện giao dịch, đặc biệt là vấn đề bảo hành, đào tạo chuyên gia kỹ thuật...một cách chi tiết và rõ ràng hơn. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và hai phòng nghiệp vụ 1,2 sẽ trực tiếp đảm nhận mọi công việc từ hỏi giá cho đến ký kết hợp đồng. Công tác chuẩn bị đàm phán ở công ty AIRIMEX thường được mở màn bằng một cuộc họp với đầy đủ các thành viên: phó giám đốc phụ trách, trưởng phòng nghiệp vụ, các cán bộ trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc cán bộ ở phòng nghiệp vụ 1 hoặc 2 (phụ thuộc vào loại hàng nhập khẩu). Sau cuộc họp đó xác định được mục tiêu tổng quát của cuộc đàm phán và chia mục tiêu lớn này thành các mục tiêu bộ phận và xác định thứ bậc ưu tiên cho các mục tiêu này. Trong mỗi mục tiêu này, AIRIMEX sẽ hình thành nên nhiều phương án kinh doanh và các phương án này cũng được xếp thứ bậc ưu tiên. Trong cuộc họp đó cũng phân công cho một nhóm cán bộ tiến hành nghiên cứu người cung ứng, kể cả những người cung ứng đã từng làm ăn với công ty. Công việc này được tiến hành rất nhanh chóng, chỉ sau một thời gian ngắn AIRIMEX đã thu được một bức tranh tổng thể về đối tác làm ăn của mình qua thông tin của tổ chức hiệp hội hàng không, từ các trung tâm ngoại thương, phòng thương mại Việt Nam...và nhiều thông tin do chính AIRIMEX thu thập được thông qua trao đổi trực tiếp với các nhà cung ứng. Bên cạnh việc nghiên cứu về đối tác thì công ty cũng tiến hành nghiên cứu rất sát sao về thị trường loại hàng hoá đang chuẩn bị mua để tạo ra những miếng đòn tâm lý khi đàm phán, tiến tới giành thế chủ động. Ngày nay kinh doanh rất phức tạp, một người không thể có kiến thức đủ rộng để bao quát mọi vấn đề trong đàm phán vì vậy các công ty nói chung và AIRIMEX nói riêng không bao giờ đi thương lượng chỉ có một người mà thường có thêm các chuyên viên kỹ thuật, chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương, trợ lý về luật pháp, ngoài ra có thêm phiên dịch và tất nhiên phảI có trưởng đoàn. Hiện nay thông thường một cuộc đàm phán tại AIRIMEX gồm có: + 01 Phó giám đốc phụ trách. + 01 Trưởng phòng nghiệp vụ. + 1-3 Chuyên viên nghiệp vụ ngoại thương (đảm nhiệm cả luật pháp) + 01 Chuyên viên tài chính (nếu cần) Trong công tác chuẩn bị đàm phán ký kết hợp đồng, một yếu tố sẽ gây ảnh hưởng cho quá trình đàm phán nếu nó không được chuẩn bị tốt đó là địa điểm đàm phán. Thông thường nước nào cũng muốn giành được địa điểm giao dịch đàm phán là tại nước mình vì khi đó họ sẽ có nhiều ưu thế hơn đối tác của họ như không tốn chi phí đi lại, chủ động hơn...Hiện nay AIRIMEX thường thực hiện đàm phán ký kết tại công ty mình tại :100 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội. Một khi các bên đối tác đã bước vào đàm phán, bên nào cũng muốn giành và duy trì quyền chủ động trong cuộc đàm phán sao cho có lợi cho mình nhất. Thông thường công ty thường giành được thế chủ động trong đàm phán. Tuỳ từng kết quả nghiên cứu về bạn hàng (văn hoá, phong cách...) mà AIRIMEX sẽ mở đầu bằng một trong hai phương pháp sau: -Phương pháp mở đầu trực tiếp: Trưởng đoàn đàm phán của AIRIMEX thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ chức thương lượng, giới thiệu các thành viên tham gia, nêu các vấn đề đàm phán và đi vào cụ thể ngay. -Phương pháp mở đầu gián tiếp: Trưởng đoàn đàm phán của công ty giới thiệu các thành viên tham gia, sẽ nêu các vấn đề, các sự kiện một cách ngắn gọn làm cớ để liên hệ nội dung thương lượng. Tiếp đến là giai đoạn AIRIMEX và các đối tác bàn bạc về các vấn đề liên quan đến giao dịch. Tuỳ tính chất của từng thương vụ mà một số vấn đề nào đó được đề cập đến nhiều hoặc ít, được đề cập đến đầu tiên hoặc sau cùng. Tuy nhiên vấn đề giá cả, thanh toán và điều kiện bảo hành, hướng dẫn sử dụng thường được trao đổi nhiều nhất trong các cuộc đàm phán tại công ty. Ví như các đIều khoản về hàng hoá như tên, số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất...việc thảo luận nó tương đối dễ dàng vì chủ yếu dựa vào hỏi giá, báo giá hay chào hàng mà hai bên đã thống nhất. Cái gì mở đầu cũng phải có kết thúc. Các cuộc đàm phán bao giờ cũng đi đến một trong hai kết cục cơ bản: hoặc là thỏa thuận ký kết hợp đồng hoặc là không đạt được thoả thuận. Mặc dù mục đích của AIRIMEX đặt ra trong đàm phán vẫn là đạt được thoả thuận và ký kết hợp đồng. Tuy nhiên không phải lúc nào AIRIMEX cũng đạt được mục đích của mình. Một số cuộc đàm phán sau nhiều ngày thương lượng vẫn không có kết quả gì và hai bên rút khỏi bàn đàm phán. 2. Tổ chức ký kết hợp đồng. Phải nói rằng tính đặc thù trong hợp đồng nhập khẩu của công ty là rất lớn và nguyên nhân là do tính đặc chủng của hàng hóa. Hàng hoá là những trang thiết bị vật tư Hàng không-một ngành kỹ thuật công nghệ cao đòi hỏi các yếu tố đồng bộ, khép kín với mục tiêu an toàn tuyệt đối. Do đó ngoài các điều khoản chất lượng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã...được kiểm tra rất khắt khe, còn có các điều khoản về chuyên gia đào tạo, điều khoản bảo hành, điều khoản cung cấp thiết bị, phụ tùng thay thế bổ sung hay bị mất cũng được đặc biệt chú ý. Và nhiều khi điều khoản thanh toán sẽ ràng buộc các điều khoản trên. Nội dung các điều khoản này đựơc thương lượng trong đàm phán ký kết hợp đồng tại công ty AIRIMEX: 2.1. Điều khoản hàng hoá và chất lượng. Trong các hợp đồng phải nêu tên các loại hàng hoá bằng những danh từ thông dụng nhất để đàm phán chính xác tên hàng. Thông thường, các trang thiết bị vật tư hàng không phải đúng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc tế. Chi tiết về quy cách kỹ thuật, xuất xứ... Cửaa hàng nhập về như trong Cataloge và phụ lục đính kèm. Các tiêu chuân quốc tế mà Công ty AIRIMEX thường áp dụng. - Tiêu chuẩn của Châu Âu JAA Form - Joint Aviation Authority Form. - Tiêu chuẩn của FAA của Mỹ Fedeval Aviation Authority. - Tài liệu hướng dẫn của IATA - Internationa Aviation Transportation Asociation (Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế). - Tài liệu hướng dẫn của ICAO - Innternational Civil Aiviation Oganization. 2.2. Điều khoản về số lượng. Trong từng hợp đồng cụ thể được ký kết, hai bên sẽ thoả thuận số lượng giao hàng là bao nhiêu. Các điều kiện về số lượng khi hàng hoá được nhập về sẽ đúng như thư mời thầu hay thư hỏi hàng do AIRIMEX gửi đi và đính ở các phụ lục kèm theo. 2.3 Điều khoản về giá cả. Trong đàm phán ký kết hợp đồng những điều khoản về hàng hoá như tên, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng... việc thảo luận nó là tương đối dễ dàng vì chủ yếu dựa vào hợp đồng nội mà AIRIMEX đưa ra những yêu cầu của mình, tuy nhiên điều quan trọng và cũng là khâu phát sinh nhiều tranh chấp ở đây là điều khoản về tính giá. Giá mà AIRIMEX ký kết với người cung ứng thường là giá cố định tại thời điểm ký kết hợp đồng. Vì trang thiết bị vật tư hàng là những mặt hàng không ảnh hưởng bởi các yếu tố như thời vụ, hạn hán... để làm giá mặt hàng đó tăng hay giảm thất thường trên thị trường. Điều này cũng giúp cho quá trình thương lượng giá của AIRIMEX phần nào đơn giản hơn. Tuy nhien vấn đề phát sinh ở đây là AIRIMEX thường yêu cầu Người Bán giảm giá ở phần chuyển giao công nghệ; chủ yếu là hướng dẫn sử dụng hay đào tạo miễn phí... Các yêu cầu này thường được hai bên thoả thuận nhiều trong quá trình đàm phán. Công ty AIRIMEX nhập khẩu theo phương thức giá CIF hay FOB tuỳ thuộc hãng cung cấp nhiên liệu. Nếu tính hợp đồng giá CIF, Người Bán phải ký kết hợp đồng chuyên chở bằng đường biển đến cảng đích, trả cước phí bốc hàng, ký hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá (CIF * 10%), cung cấp đầy đủ cho Công ty hoá đơn, vận đơn hoàn hảo, chứng từ bảo hiểm còn AIRIMEX sẽ chịu rủi ro và tổn thất hàng hoá kể từ khi hàng đã qua lan can tàu. Nếu hợp đồng tính theo giá FOB. AIRIMEX phải thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hoá tại Bảo Việt. 2.4. Điều kiện về thanh toán. Đồng tiền mà AIRIMEX thường thanh toán cho các hãng nước ngoài là USD. Để thanh toán hàng nhập khẩu. Công ty mở L/C (Irrwecable Letter of Credit) không huỷ ngang (Irrwecable) tại Vietcombank và thanh toán theo các bước sau: - 90% tổng giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán từ L/C căn cứ vào các chứng từ sau, mỗi thứ 03 bộ: + 2/3 bộ vận đơn đường biển gốc, sạch, xếp hàng tên tàu có đóng dấu “cước trả phí trước (Freight prepaid) theo lệnh AIRIMEX. + Hoá đơn thương mại đã ký + Phiếu đóng gói chi tiết. + Chứng chỉ chất lượng kiểm tra do người sản xuất cấp. + Chứng chỉ xuất xứ do phòng thương mại của nước Người Bán cấp: 01 bản gốc và 02 bản coppy đã ký. + Hợp đồng/ chứng chỉ bảo hiểm với điều kiện “mọi rủi ro”, “rủi ro chiến tranh” (“all risk”, “war risk” cho 110% trị giá hoá đơn. Chứng nhận DHL hoặc của Công ty chuyển phát nhanh khác đã nhận được 03 bộ sao chứng từ gửi hàng và 1/3 bộ vận đơn gốc để gửi trực tiếp cho AIRIMEX. - Trị giá 10% còn lại của hợp đồng sẽ được trả từ L/C căn cứ vào các chứng từ sau: Chứng chỉ chấp nhận do người mua, Người Bán và người sử dụng xác nhận rằng tất cả các dịch vụ của Người Bán đã hoàn thành và thiết bị trong tình trạng hoạt động tốt. Người mua và Người Bán tự chịu phí ngân hàng, những phí để sửa đổi hoặc gia hạn L/C sẽ do bên có yêu cầu chịu. Trong thanh toán ngoại thương, có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau như là: Phương thức nhờ thu, thư tín dụng, ghi sổ, chuyển tiền... Lựa chọn được một phương thức thanh toán đúng đắn sẽ đảm bảo cho sự an toàn tạo ra sự thuận lợi cho các bên trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán với nhau. Đối với AIRIMEX hiện nay thường áp dụng hai hình thức chủ yếu: thư tín dụng và chuyển đổi bằng điện là tương đối hợp lý. Đối với những nhà cung cấp đã có quá trình làm ăn lâu dài với những Công ty (ATR của Pháp. VIT của Nga) thì hai bên đã thật sự tin tưởng nhau, vì vậy mà để cho quá trình thanh toán thuận lợi thì hai bên đã áp dụng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T). Phương thức thư tín dụng được Công ty áp dụng rộng rãi đối với những người cung ứng lần đầu hoặc những người cung cấp mà hai bên chưa thật tin tưởng nhau. Việc áp dụng thanh toán qua thư tín dụng đảm bảo cho sự an toàn của AIRIMEX. Số tiền AIRIMEX thanh toán với Người Bán trong hợp đồng nhập khẩu được bên A (người uỷ thác) trong hợp đồng uỷ thác thanh toán cho bên B (AIRIMEX) bằng chuyển khoản như sau: * Lần 1: Thanh toán 30% tổng giá trị hợp đồng cho bên B. Trong vòng 7 ngày sau khi nhận được số tiền này thì bên B tiến hành mở L/C. * Lần 2: Thanh toán 60% giá trị của lô hàng trong vòng 7 ngày kể từ khi bên A nhanạ được bộ chứng từ hàng (Invoice, B/L, Packinglish) để đảm bảo cho bên B thanh toán đúng quy định hợp đồng ngoại. * Lần 3: Thanh toán 10% giá trị còn lại của lô hàng (+1% phí uỷ thác và các chi phí mà bên B ứng trước) trong vòng 7 ngày kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu thiết bị. Việc thanh toán lần của AIRIMEX trong hợp đồng ngoại dựa trên điều kiện thanh toán quy định trong hợp đồng uỷ thác. Việc thanh toán này ràng buộc trách nhiệm của Người Bán và đảm bảo thiết bị máy móc nhập về trong điều kiện hoàn hảo. 2.5. Điều khoản bao bì đóng gói và ký tên mã hiệu. Trong quá trình thương lượng đàm phán các hợp đồng nhập khẩu tại AIRIMEX, các điều kiện mà AIRIMEX đưa ra trong điều khoản bao bì đóng gói và kỹ mã hiệu thường được Người Bán chấp nhận và không có vướng mắc gì. Tuy nhiên đây cũng là một điều khoản không thể thiếu được trong hợp đồng. Đóng gói: Hàng hoá phải được đóng gói trong bao bì mới phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu đảm bảo giữ nguyên vẹn trạng thái của chúng trên đường vận chuyển bốc xếp cũng như trong quá trình bảo quản tại kho. Thời hạn bảo quản hàng hoá phải phù hợp với quy định kỹ thuật của hàng hoá (trong tài liệu kỹ thuật kèm theo hàng hoá) tính từ ngày giao hàng. - Ký mã hiệu. Mỗi kiện/ mỗi thiết bị phải in ký hiệu theo tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế chỉ các tính chất đặc biệt của vận chuyển, người nhận hàng, trọng lượng, kích thước... 2.6. Điều khoản giao hàng và thông báo giao hàng. Trong hợp đồng AIRIMEX luông quy định cụ thể về thời gian bàn giao hàng cảng bốc, cảng, giao hàng mấy chuyến, có cho phép chuyển tải hay không. Trong giai đoạn ít nhất 7 ngày trước khi tàu đến, Người Ban sẽ thông báo bằng FAX hoặc Telex về đặc trưng của hàng hoá tới AIRIMEX. Trong thời gian 3 ngày, 2 ngày, 1 ngày và nửa ngày trước khi tàu đến, Người Bán phải thông báo liên tục cho AIRIMEX và đại lý tàu biển bằng FAX, Telex những thông tin có liên quan. Người Bán phải gửi AIRIMEX: tên tàu, số và trọng lượng hàng hoá, trị giá hoá đơn, số vận đơn, ngày tàu khởi hành và các thông tin khác có liên quan. 2.7. Điều khoản về kiểm tra. Kiểm tra tại nhà máy sẽ do người sản xuất tiến hành trước khi xếp hàng và biện bản kiểm tra sẽ được trình ra cho ngân hàng như là một bộ phạn của chứng từ nhập hàng như đã quy định tại điều khoản thanh toán. Kiểm tra tại cảng dỡ hàng: AIRIMEX có quyền mời cơ quan giám định Vanacotrol hoặc Công ty Bảo hiểm Việt Nam - phù hợp với hợp đồng bảo hiểm giám định hàng hoá tại bến đến. Nếu có bất cứ sự khác biệt nào hoặc tổn thất phát sinh về chất lượng, hoặc số lượng của hàng hoá thì AIRIMEX trước hết sẽ gửi đơn khiếu nại bằng Telex hoặc Fax cho Người Bán và trong vòng 30 ngày kể từ ngày dỡ hàng, AIRIMEX sẽ làm đơn khiếu nại chính thức kèm theo các chứng từ có liên qua. Người Bán sẽ giải quyết khiếu nại này trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được đơn khiếu nại chính thức của AIRIMEX. Thủ tục này cũng được áp dụng cho trường hợp khiêu nại bảo hành. 2.8. Điều khoản về đào tạo chuyên gia kỹ thuật Trong điều kiện cán bộ kỹ thuật của nước ta hiện nay chưa thể đảm đương được việc tự lắp đặt và đưa vào vận hành hành thử, việc gửi chuyên gia kỹ thuật sang Việt Nam để đảm nhận công việc này đồng thời huấn luyện cho cán bộ kỹ thuật của ta về việc vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa là hết sức quan trọng. Nếu không có điều khoản này thì máy móc, thiết bị nhập khẩu về đủ tài liệu kỹ thuật kèm theo cũng trở nên vô dụng. Vì đây là một điều khoản không thể thiếu được trong quá trình đàm phán ký kết và thường bên bán không gây khó dễ cho AIRIMEX trong vấn đề này sau khi hai bên đã thoả thuận xong điều khoản giá cả. Người Bán có trách nhiệm theo như chào hàng và phụ lục kèm theo hợp đồng, gửi chuyên gia sang Việt Nam huấn luyện cho các kỹ thuật viên của người sử dụng cho việc vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa trong cùng thời gian với việc vận hành thử. Trên thực tế Công ty xuất nhập khẩu Hàng không không phải là công ty trực tiếp sử dụng các trang thiết bị máy móc vật tư nhập khẩu. Do đó Công ty chưa thực sự quan tâm, theo dõi sát sao đối với việc đào tạo chuyên gia kỹ thuật nên nhiều khi các đơn vị sử dụng trang thiết bị máy móc vật tư nhập khẩu bị thiệt thòi do không tận dụng được lợi thế mình là người mua và buộc người bán phải cung ứng dịch vụ một cách tốt nhất có thể. Ngoài ra Người Bán sẽ cung cấp miễn phí cho AIRIMEX hai bộ tài liệu kỹ thuật bao gồm tài liệu về vận hành và bảo dưỡng hàng năm bằng tiền Anh. Hại bộ tài liêu kỹ thuật sẽ được gửi trực tiếp đến AIRMEX bằng DHL trước thời hạn giao hàng. 2.9. Điều khoản cung cấp các phần thiết bị, các phụ tùng thay thế bổ xung hoặc bị mất. Mục đích cao nhất của hợp đồng là hàng nhập về phải trong điều kiện hoàn hảo. Tuy nhiên không phải lúc nào máy móc thiết bị của hợp đồng cũng trong tình trạng hoàn hảo và hoạt động tốt. Việc mất mát, hư hỏng và hao mòn sau một thời gian sử dụng là có thể xảy ra và để khắc phục chỉ có cách là cung cấp các phụ tùng thay thế. Trường hợp các thiết bị máy móc của hợp đồng trong tình trạng không hoàn thiện hoặc hoạt động không hoàn hảo do thiếu các bộ phận hoặc do tổn thất bộ phận. Người bán phải gửi cho AIRIMEX bằng đường hàng không các bộ phận bổ sung / mất đó, hoặc các bộ phận thay thế với chi phí do người Bán chịu gồm giá trị bộ phận thiết bị, cước máy bay và mọi chi phí tại cảng bọc hàng trong vòng 10 ngày hoặc sớm hơn kể từ khi nhận được thông báo của AIRIMEX. 2.10. Điều khoản bảo hành. Điều khoản